Bruk av ny printerløsning. Idrettskontor Sluttbrukeropplæring portal. Agenda opplæring

Transkript

1 Idrettskontor Sluttbrukeropplæring portal Agenda opplæring 12:00 12:30 Del 1: Introduksjonskurs 12:30 13:20 Del 2: Dokumenthåndtering 13:30 14:00 Del 3: Gjenfinning 14:00 15:00 Oppgaver Side 2 Bruk av ny printerløsning 1. Legg ditt kort på leseren. (Klistremerke eller annet kort med RFID) 2. Vent på tilbakemelding, skjermen skal da vise "Fyll inn alle felter og trykk OK" 3. Fyll inn brukernavn og passord. 4. Ditt kort er nå registrert og kan benyttes for å hente utskrift. Mer informasjon for bruk av nye printere på 1

2 Brukerveiledninger Brukerveiledninger finner du her: Disse vil oppdateres forløpende og nye vil bli lagt til Brukerveiledning for ny printerløsning finner du her: Informasjon om hvordan ta i bruk klistermerke/kort for pålogging Veiledning for bruk av nye skrivere Programvarekatalog Grunnet problemer med lenke til programvarekatalogen fra programvaresenteret må følgende adresse benyttes for å få tilgang: Agenda Del 1 Terminologi Prinsipper for informasjonshåndtering i Idretten Hva er Idrettskontor og SharePoint? Struktur og innhold Arbeide med innhold Bli kjent med funksjoner Personlig side (MySite) Side 5 Terminologi SharePoint Webplattformen som danner grunnlag for deres nye intranett og dokumenthåndteringssystem Dokument-området Særforbundets dokumentområde hvor alle dokumenter knyttet til deres organisasjon skal opprettes/lagres og håndteres. OneDrive Ditt personlige dokumentområde i "skyen". Ingen dokumenter relatert til din organisasjon skal lagres her! 2

3 Terminologi Metadata, hva er det? "Merkelapper" som beskriver et dokument og bidrar til enklere gjenfinning og klassifikasjon av dokumentet Eksempel: - Ta utgangspunkt i Finn.no hva ville du gjort dersom du skulle finne drømmehuset kun med utgangspunkt i en tittel? På Finn.no bruker du metadata for å angi husets størrelse, byggeår, antall soverom, lokasjon, pris På samme måte brukes metadata for å angi hvem som har opprettet dokumentet, hvem som er saksbehandler, dokumentkategori, dato for når dokumentet er opprettet og endret Eksempel metadata Metadata Gjør at du som boligkjøper kan finne et hus (informasjon) som tilfredsstiller dine kriterier (metadata) Prinsipper for håndtering av informasjon i Idretten All informasjon som produseres i forbindelse med et ansettelsesforhold er arbeidsgivers eiendom og skal håndteres iht. vedtatte retningslinjer Ansatte skal sørge for at arbeidsrelatert informasjon er tilgjengelig for arbeidsgiver Ikke-sensitiv informasjon skal deles med ansatte for å legge til rette for samhandling og gjenbruk All informasjon skal håndteres i henhold til de lover og retningslinjer som er gjeldende De ansatte skal ikke gjennom arbeidsgivers nettverk tilegne seg eller forsøke å tilegne seg informasjon vedkommende ikke er ment å ha tilgang til 3

4 God praksis for dokumenthåndtering i Idrettskontor Dele informasjon med andre for å bidra til samhandling og gjenbruk Unngå unødvendig bruk av begrenset tilgang Versjonshåndtering skal bidra til riktig bruk av informasjon Hovedversjoner (1.0, 2.0, X.0) er ferdige dokumenter og kan gjenbrukes ved behov Kladdeversjoner (0.1, 1.2, 2.x) er arbeidsdokumenter og bør ikke gjenbrukes uten forfatters samtykke Dokumentkategorier er med på å gjøre gjenfinning enklere, samt gjøre det enklere å forme et fremtidig arkiv Hva er Idrettskontor og SharePoint? Nytt intranett felles informasjonskanal Nyheter og aktiviteter felles for alle Nyheter og aktiviteter for egen organisasjon Nyheter og aktiviteter for lokasjon Dokumenter Søk Ny løsning for dokumenthåndtering felles for hele idretten Metadatastandard med minimum metadata, felles for alle Versjonshåndtering Synkronisering av dokumenter med datamaskin Maler Virksomhetssøk søk på tvers av organisasjonen Struktur og innhold 4

5 Nyheter Nyheter for egen organisasjon Relevant og synlig kun for deg og ditt særforbund/din idrettskrets Nyheter felles for alle Åpne nyheter som deles med alle særforbund og idrettskretser Nyheter for lokasjon Relevant og synlig kun for din lokasjon Nyheter felles for alle Nyheter for lokasjon Ullevål Felles for lokasjon 5

6 Support og Felles Dokumenter Mitt Idrettskontor 6

7 Søk Arbeide med innhold Liste Et sted hvor du oppretter og lagrer informasjon som ikke er et dokument (kun metadata) Eksempler Aktiviteter Kontaktpersoner Oppgaver Lenker/koblinger Dokumentbibliotek Et sted hvor du oppretter og lagrer dokumenter (både fil og metadata) Eksempler: Administrative dokumenter Personaldokumenter Prosjektdokumenter E-post Bilder Bli kjent med funksjonene Funksjonsfanene er verktøyboksen for funksjoner slik som i Office Kommer til syne øverst i vinduet når du åpner en liste eller et bibliotek Tilgangsstyrt kun de funksjonene du kan bruke er aktivert Dynamisk Funksjonene blir tilgjengelig avhengig av hva du gjør 7

8 Bli kjent med funksjonene Fanene for lister kommer til syne når arbeider i lister Element-fanen Viser deg funksjonene for ett element i listen Liste-fanen viser deg funksjonene for hele listen Bli kjent med funksjonene Fanene for bibliotek kommer til syne når du arbeider med dokumenter Filer-fanen Viser deg funksjonene for en fil i biblioteket Bibliotek-fanen Viser deg funksjonene for hele dokumentbiblioteket Personlig side (MySite) Din personlige side Om meg (kontaktinformasjon, innstillinger for nyhetsfeed ) Blogg Nyhetsfeed (samler inn informasjon som er relevant for deg) 8

9 Personlig side (MySite) Lokasjon (knyttet til nyheter, aktiviteter og kantinemeny) Må settes opp manuelt i pilot Spørsmål? 9