Elektroniske dokumentasjonssystemer som et rasjonelt og effek4vt styringsverktøy

Transkript

1 Elektroniske dokumentasjonssystemer som et rasjonelt og effek4vt styringsverktøy Runar Berget Oktober

2 2 Visjon: Et skolebygg å være stolt av! Hersleb videregående skole

3 3 Fakta om Undervisningsbygg - Eier og driher ca 177 skoler med ca. 750 bygg i Oslo Forvalter ca. 1,4 millioner kvadratmeter eiendom Eiendommenes bokførte verdi: 18,1 milliarder kroner Våre bygg benypes daglig av ca elever og ansape BudsjePerte investeringer : ca 9,5 milliarder kroner I underkant av 200 medarbeidere

4 4 Organisasjon Adm. dir. Økonomi Innkjøp/juridisk Organisasjon Kommunikasjon Prosjekt Eiendom Bilde av alle ansape ved Kuben yrkesarena mars 2014

5 5 Langsik4ge mål Etablere frem4dsrepede elevplasser og oppgradere eldre bygg En effek4v og nyskapende leverandør og forvalter av skolebygg En aprak4v arbeidsgiver Lindeberg Hauketo Oppsal Vetland

6 6 Elektroniske dokumentasjonssystemer som et rasjonelt og effek4vt styringsverktøy Hva er premissgivere for hvilken dokumentasjon vi skal ha? LiP om hva vi har og hvordan vi bruker det Hva kan systemene hjelpe oss med? Får vi de svarene vi ønsker? Er det rasjonelt? Effek4vt?

7 7 Elektroniske dokumentasjonssystemer som et rasjonelt og effek4vt styringsverktøy Hva er premissgivere for hvilken dokumentasjon vi skal ha? Lover, forskriher og veiledninger/standarder som for alle andre byggeiere I 4llegg har vi en felles kravspesifikasjon som s4ller krav (klimagass, kunst, sikkerhet og soneinndeling, beredskap mm) Siden vi bare har formålsbygg/skoler må vi også forholde oss 4l blant annet opplæringsloven, forskrih om miljørepet helsevern, lekeplassforskriher

8 Elektroniske dokumentasjonssystemer som et rasjonelt og effek4vt styringsverktøy 8 Li8 om hva vi har og hvordan vi bruker det Vi har mange systemer, de fleste med grensesnip mot hverandre, ep mot ep eller ep mot flere/alle. Hvert system er førende på sip område Masterdata hentes fra noen få Enkelte systemer berikes bare med info Andre har «to veis» kommunikasjon Noen er sap opp som rene web løsninger Andre igjen kun internt 1600 brukere på det meste..

9 9 Elektroniske dokumentasjonssystemer som et rasjonelt og effek4vt styringsverktøy Li8 om hva vi har og hvordan vi bruker det Interne systemer som har alle våre prosedyrer og interne avvik Regnskapssystemer Systemer som brukes 4l bes4llinger av arbeide Alt av planlagt vedlikehold basert på 4lstandsvurdering Til oppfølging av avvik, 4ltak, reklamasjoner, uønskede hendelser og HMS status ute på våre eiendommer Oppfølging av leverandører Rapporteringer BudsjePering Erfaringsoverføring

10 Elektroniske dokumentasjonssystemer som et rasjonelt og effek4vt styringsverktøy 10 Hva kan systemene hjelpe oss med? Effek4v samhandling med brukerne/kundene Oversikt over bruk Oversikt over krav som s4lles 4l den enkelte eiendom Oversikt over oppgaver som skal gjennomføres Oversikt over installasjoner som skal ha service Effek4v dialog med: Poli4 Brannvesen Beredskap Andre etater Oversikt over det som ikke er ujørt!

11 11 Elektroniske dokumentasjonssystemer som et rasjonelt og effek4vt styringsverktøy Får vi de svarene vi ønsker? Vi har systemer som i detalj gir oss oversikt over: Persontall UU krav Tegninger, installasjoner for brannsikkerhet, påsape branner, vannlekkasjer, varme, ven4lasjon, radon osv Blir mye informasjon, må være selek4ve Er ikke all4d vi liker svarene Kan være vanskelig å få rik4g nøyak4ghet ned på enkelt objekter Avhengig av rik4g data inn her som alle andre systemer

12 Elektroniske dokumentasjonssystemer som et rasjonelt og effek4vt styringsverktøy 12 Er det rasjonelt? For vår del ligger rasjonaliseringen i å kun gjøre 4ng en gang Entreprenørene gjør mer av jobben, leverer og godkjenner Mange av våre prosesser som handler om å dokumentere og rapportere er gjort raskere og enklere Effek@vt? LePere å finne relevant data/underlag Kortere 4d på å besvare henvendelser Bedre underlag for budsjep/lepere 4lgjengelig Effek4ve oppslagsverk

13 13 Elektroniske dokumentasjonssystemer som et rasjonelt og effek4vt styringsverktøy Hva er det byggebransjen kan bidra med? Skjønne hvorfor! Levere rik4g dokumentasjon 4l rik4g 4d! Myndighetskrav er for sent Det leveres fortsap mange maler og ikke ujylte planer Skal det drihes må vi vite hva vi har fåp, intervaller osv. Der det leveres produktspesifikke datablader er det sjelden rik4g Er som regel ikke merket ut eksakt produkt hele kataloger, alle typer osv. Prosjekteringsforutsetninger! Med dagens tekniske bygg blir depe bare vik4gere Må vite hvordan hvert enkelt komponent skal virke og hvordan det skal samhandle med andre installasjoner

14 Elektroniske dokumentasjonssystemer som et rasjonelt og effek4vt styringsverktøy 14 Hva kreves når det skjer noe? Hva vil andre myndigheter ha når noe går galt? Erfaringer fra noen poli4saker: Svaret vi ohe får er at de vil ha alt spesielt når det er personskade Her er lip av hva som måpe fremlegges ved skade på grunn av huskesta4v: Vår kontrakt med hoved entreprenør, kontrakt med landskapsentreprenør, kontrakt med montører, oversikt over internkontrollsystem for alle fire ledd, KS dokumentasjon for montørene (fulgt bruksanvisning), vår leiekontrakt som tydeliggjorde ansvar, våre kontrakter med servicepartner daglig oppfølging, SLA for oppfølging, utdrag av IK system som viste at oppgaver var gjennomført, prosedyrer for kontroll, kvartalsvise og årlige revisjoner av utstyr, kontrollrapporter av uavhengig part eper ulykke, produsentens upalelse og alle standarder som området var bygget og drihet eper. DePe ble ca 1470 sider. Og ep 3 4mers poli4avhør.

15 15 Elektroniske dokumentasjonssystemer som et rasjonelt og effek4vt styringsverktøy Hva koster det? Hvis vi ikke har det.. DriHskostnader ligger pa mellom % av byggekostnad avhengig av funksjon. En NIST- rapport fra 2004 slår fast at mangel pa effek4v 4lgang 4l dokumentasjon i gjennomsnip koster NOK 14/m2/år Et bygg pa m2 vil tape NOK 8.4 mill. over 30 år. Pa grunn av: Tid brukt pa å lete opp informasjon Reparere i stedet for å vedlikeholde At garan4/reklamasjonsavtaler ikke benypes At energi ikke styres intelligent For Undervisningsbygg vil depe bety ca pr år Sintef har i sin prosjektrapport 17 /2008 e8 noe høyere tall og fordelt de8e mellom ujørende og eier

16 16 Elektroniske dokumentasjonssystemer som et rasjonelt og effek4vt styringsverktøy Vi å fortse8e å kreve dokumentasjon. Og behovet for kontroll på denne blir ikke mindre Noen spørsmål?? Takk for meg, god middag