FDVU Dataverktøy. Nøkkeltall. Innføring og bruk FDVU verktøy i praksis. Runar Berget Eier og drifter ca 180 skoler med ca. 790 skolebygg i Oslo

Transkript

1 FDVU Dataverktøy Innføring og bruk FDVU verktøy i praksis Runar Berget Nøkkeltall Eier og drifter ca 180 skoler med ca. 790 skolebygg i Oslo Ca. 1,5 millioner kvadratmeter, ca elever og ansatte Bokført verdi ca. 18 milliarder kroner Investeringer 2014: ca 3,6 mrd kroner Investeringer neste 4 år ca 12 mrd kroner 140 fast ansatte og 60 innleide Ca 60 ansatte som jobber med drift av eiendom Tåsen Kjøper 20 % av all tid av alle skolevaktmestere i Oslo, er under endring

2 3 FDV satt i system, er det nytt?? Har vært lovhjemlet i Norge siden 1274 Eiendommer har blitt tatt vare på før også. Trenger vi det virkelig? Får vi mindre å gjøre? Får vi bedre kontroll? Eller får vi bare greie på at vi ikke har det? 4 Krav / Ønsker Hva har vi? Hva trenger vi? Er alle enige om det? Hvem skal bruke det? Tid Når ønsker vi å ha det på plass? Når er det realistisk? Offentlige anskaffelser Blir det en offentlig anskaffelse? Doffin/Ted? Evaluering Hvor mange skal evaluere? Vet vi hva vi ser etter? Trenger vi hjelp til det?

3 5 Ett system? Hva skal det brukes til? Kontrakter, arealoversikt, arbeidsordre, tegninger, branndokumentasjon, intern kontroll, fakturering, avtaleoversikt, regnskap med mer Finner vi noen av systemene som har alt? Mange av systemene på markedet reklamerer med at de kan løse alt! Jeg har ikke sett det systemet enda, eller personen som kan bruke det! Mange har mye ingen har alt.. Vær kritisk, det som fungerer utmerket i det ene fungerer ikke like bra i det andre og vice versa. 6 Finne systemer som snakker sammen Finnes det systemer/programmer som er kompatible med det dere har? Hvor lukkede er systemene dere har? Kommer til å kjøpe? Lar det seg gjøre å integrere?? Hva koster det å få det til?? Forenkle arbeidsprosesser. Sørg for at informasjon kan leses fra ett sted til alle applikasjoner En database og legge inn i Single sign on!!

4 7 Hvem skal bruke det til hva? Driftsorganisasjon / vaktmestere? Renholdspersonell? Forvaltere? Økonomi avd.? Ledelse?.. Flere? Eksterne? Forenkle arbeidsprosesser Skal det bli vellykket må brukerne føle at det blir enklere Smidigere rutineoppgaver Enklere rapportering 8 Sette av nok tid og ressurser Sørg for dedikerte medarbeidere som skal jobbe med systemet Få med brukere fra alle gruppene som skal benytte systemet Kommunikasjon!! Ikke la de negative bli de eneste som blir hørt!! Regn med at det tar dobbelt så lang tid og koster tre ganger så mye som planlagt.. Interne/eksterne Kan være lurt å få noen utenfra egen organisasjon til å verifisere Har de interne tid/kunnskap/vilje?

5 9 3 viktige suksesskriterier.. Kommunikasjon. Tid, ikke lov for mye for tidlig. Opplæring.. 10 Ikke lag det for vanskelig R.Berget 86

6 11 Hva gjør vi, hvor mange systemer bruker vi?? Spør noen som jobber hos oss, de vil svare for mange 12 Landlord FDV system, internt ca 180 brukere, ca 40 daglig

7 13 Weblord Arbeidsordre fra driftspersonell/vaktmestere ca 160 brukere 14 Trix Tegningsdatabase, 5 10 aktive brukere ( tegninger)

8 15 Websak Saksbehandlingssystem, alle ansatte 16 Agresso Faktura, regnskapssystem, alle ansatte

9 ABISAIR/ORRA Branndokumentasjon, Intern kontroll, avviksbehandling, ca 1100 brukere Mottak av FDV dokumentasjon, meldingssystem til alle skolene alle webbaserte støttesystemer Projectplace, Entro, Safewiew, Byggnet, Byggforsk, SKE, Prosmart, AVI Smart, Joint, Toppsystem, Insight.. 18

10 19 Opplæring implementering referansegrupper Vi har en overordnet opplæringsplan, årlig plan for kurs på alle systemer Introkurs for nyansatte 1 til 1 opplæring på mange av systemene Tema kurs på de fleste systemene Stadig nye systemer og versjoner implementeres. Noe går til h hver gang regn med det. Enkle ting som ny versjon av nettleser kan være nok! Referansegrupper Vi har egne referanse grupper med superbrukere på de fleste systemene. Faste møter med tilbakemeldinger.. 20 Mange brukere = forskjellige datakunnskaper Vi har på det meste i systemene vår ca 1100 forskjellige brukere, ett av de største problemene er spennet i datakunnskapene hos brukerne Vi har alt fra renholdspersonell/vaktmestere til eksterne entreprenører via brannvesen og Politi til rektorer og sivilingeniører som brukere av våre systemer. Og det er ikke alltid kunnskapen som er problemet.. En del personer føler at de blir dyttet på systemene, da mangler viljen også..

11 21 Antall brukere som trenger systemet/support Regn med spørsmål På systemene våre med flest brukere har vi ca 15 personer som gir support til sine grupper. Tilbakemeldingsfunksjoner i systemene, rutes til flere superbrukere Meldingsfunksjoner i systemene til alle brukerne Når noe ikke virker er det mange som melder samme feil Det blir noen tusen mail.. 22 Rettighetsnivåer Skal alle ha tilgang til alt? Hvem bestemmer? Kan på de fleste av våre systemer settes selv Dedikerte personer Grupper med superbrukere Interne pådrivere

12 23 Løpende opplæring opplæringsplaner nye ansatte Sett av tid til løpende opplæring Lag en plan for videre opplæring av brukerne Hvor stort turnover har dere? Hvor mange nye hvert år? Ting tar tid optimalisering Hvem gjør endringene? Hvem retter opp feilene i databaser? Hva med nye krav/lovverk? Hva med avhendinger? Hva kan snakke sammen? Webservices, jason, FTP servere, Fi2xml. 24 Landlord FDV Weblord Websak Abisair/ORRA ikt ORRA Toppsystem Trix Agresso Landlord FDV Weblord Websak Abisair/ORRA ikt ORRA Insight Entro Agresso

13 Hva kan snakke sammen? 25 Hva kan snakke sammen? 26

14 Takk for meg! 27