Standardiseringsarbeid av FDV-U innen helsesegmentet

Veiledning ved innføring av internhusleie Standardiseringsarbeid av FDV-U innen helsesegmentet Håndbok versjon 1.0 Mars 2005 Veiledning knyttet til innføring av internhusleie innenfor Helse Øst

Innholdsfortegnelse 1 INNLEDNING...3 2 MÅL...4 3 ORGANISERING... 10 4 PRINSIPPER FOR INTERNLEIE ELLER BRUKERBETALING... 11 5 DATAGRUNNLAG... 15 6 BEREGNINGER (EKSEMPLER)... 27 7 RAPPORTERING... 28 8 KOSTNADER... 30 9 KOST / NYTTE... 32 10 HANDLINGSPLAN OG STRATEGI... 34 VEDLEGG... 35 2

1 Innledning Flere helseforetak i Helse Øst er i ferd med å innføre internleie, og til dette benyttes ulike metoder og verktøy. Det enkelte helseforetak er ansvarlig for sitt resultat, men kostnader og tidsforbruk kan reduseres ved å benytte felles maler og sørge for systematisk erfaringsoverføring. Helse Øst RHF ønsker en standardisering og felles forståelse, som gjør det mulig å sammenligne helseforetakene internt og eksternt. Eksempelvis er det ønskelig å kunne sammenligne arealbehov som en resursinnsats for helseproduksjon. Behovet for standardisering og felles forståelse gjelder også på nasjonalt plan. Felles forståelse av arealkoder, kontoplaner, verdifastsettelse og kapitalkostnader er viktige elementer for å kunne treffe best mulige beslutninger. Innføring av internleie vil synliggjøre kostnader, og dermed kunne bidra til bedre utnyttelse av areal. Det er et viktig poeng at systemet med internleie blir så enkelt som mulig, og ikke krever for mye resurser til ajourhold. Ved å etablere et resultatregnskap og en balanse på eiendommene skapes det en mer profesjonell holdning til de verdier som ligger i bygg og eiendom. 3

2 Mål Mål med å innføre internleie kan være som følger: 1. Å bidra til at det produseres mer helse på mindre areal. En arealeffektivisering vil føre til kostnadsreduksjoner. 2. Å redusere FDV kostnadene pr. m2 gjennom bedre planlagt innkjøp, forvaltning, drift og vedlikehold. Hvilke mål og målsetting har ditt HF? 4

2.1 Mål for hvem? Det er tre parter/aktører innen arealforvaltning: Eier Bruker/leietaker Forvalter Mål og oppgaver er avhengig av hvor i virksomheten en som aktør befinner seg. Eier Kan selv forestå utleie, eller la dette være oppdrag for forvalter. Eier kan bestemme prisene på de ulike ytelsene. Bestiller av forvaltningstjenestene og nye bygg eller ombygging Premissgiver for vedlikehold og utvikling av eiendommene Formålsbygg som sykehus gjør at eier ikke er like konkurranseutsatt som i et vanlig marked Forvalter Gir tilbud på og utfører de forvaltningstjenester som eier bestiller Utfører oppdrag for leietaker (utover det som dekkes av husleien), facility Management (FM) oppgaver, viser til vedlagt NS 3454 som definerer FM oppgaver Tilfredsstille eier og leietaker som kunder Bruker/Leietaker Leier bare det som ønskes Kan forhandle om priser og kreve konkurransedyktig prisnivå Bestiller og betaler for de FM-tjenestene som ønskes Vil tjene på å spare energi og redusere vannforbruk Vil kreve forbedringer som gjør byggene mer areal- og energieffektive 5

2.2 Roller EIER Eierskap FDV- oppdrag / avtale Tillatelse til bruk / leieavtale FDV Renhold Bruk FORVALTER Forvaltning av brukers tillatelse / leieavtale Driftstjenester BRUKER Kilde Per T. Eikeland Kursdagene NTNU, januar 05 6

2.3 Hvordan ivareta brukernes behov? Det stilles store krav fra brukerne til investeringer i oppgraderinger og nybygg. Dette skyldes i stor grad en meget stor økning i antall ansatte og endringer i arbeidsprosessene de siste ti år, som har gitt nye reelle behov. Et faktum er imidlertid at det blir gitt liten eller ingen belønning til brukerne for å redusere areal. En stor utfordring er derfor å finne insentiver for avdelingsledelsen til å redusere areal. Videre ligger det utfordringer i det å finne en fornuftig prislapp på eiendomsdriften. Når kostnadene er kjent, kan alternativer lettere finnes for brukerne. Dagens modell: Kjernevirksomheten har få eller ingen insentiver for arealreduksjon. inntekter utgifter HF Ledelse budsjett budsjett utgifter Eiendomsavd Kjernevirksomhet utgifter 7

2.4 Suksesskriterier ved innføring av internleie For å lykkes med innføring av internleie, bør følgende være ivaretatt: Prosjektledelse Enighet og lik prioritering av mål Felles forståelse - Enhetlig og konsistent terminologi Klare ansvarsforhold - Ansvar nedfelt i en kontrakt Oversikt gjennom et tilstrekkelig dataunderlag Tilstrekkelige styringsverktøy Prosess for innføring: Målsetninger Prinsipper Datagrunnlag Beregning og kontrakt Rapportering og resultatoppfølging 8

2.5 Hvilket resultat forventes 1. Arealbehov skal reduseres med [X] %. 2. FDV kostnadene skal være entydige og kunne måles med andre. Resultat målsettes til [Y] %. 3. Internleie skal sikre et optimalt vedlikeholdsnivå. Dette kan måles ved å se om markedet utenfor har bedre og billigere lokaler til støttefunksjoner. Når forventet resultat er kjent, kan det arbeides videre med organisering og prinsippene for innføring 9

3 Organisering Organisasjonsmodell for byggforvaltning Eiendomsavdelingen bør skilles ut som egen selvstendig enhet med mulighet for langtidsplanlegging. Videre må Eiendomsavdelingen få ansvaret for inntekter og utgifter slik at profesjonell drift kan utføres. Eiendomsutvikling og større prosjekter (FDV)-U Kirurgi HF ledelse Regnskap Controller Eiendoms Forvaltning FDV-(U) Medisin Bygg Psykiatri Elektro Div. VVS Sikkerhet Utvikling (U) kan ved større foretak med fordel være en funksjon som er knyttet til stab hos direktør idet strategi og eiendomsutvikling henger nøye sammen. 10

4 Prinsipper for internleie eller brukerbetaling Det må tas stilling til følgende prinsipper før fastsettelse av internleie: Skal alle arealer fordeles? Skal alle kostnader knyttet til arealbruken fordeles? Skal arealkostnader variere? Byggtype, areal/ romfunksjoner, målbare forskjeller i driftsutgifter/ brukertjenester, etc Skal det inkluderes fast andel til oppgradering og vedlikehold uavhengig av nåværende standard? Hvordan skal kapitalbetraktninger trekkes inn i leien? Skal arealkostnader knyttes til kriterier som produksjonskapasitet, forskningsaktivitet, etc? Ved oppgradering av gamle arealer til ny standard, er leietaker villig til å dekke kostnadene? 11

4.1 Ulike hovedprinsipper som kan benyttes Eksempler på hovedprinsipper for internleie Kostnadsdekkende leie - Leietaker dekker faktiske kostnader inkludert kapitalkostnadene Flat leie - Snittpris på kapitaldel og FDV- del basert på nøkkeltall Omsetningsbasert leie - Leie knyttet til tjenesteproduksjon for eksempel en fast % av produserte tjenester Markedsbasert leie - Gjengsleie i markedet, den pris det må betales for tilsvarende areal på stedet Insentivbasert leie - Kun kontorlokaler kan belastes, som et eksempel..samt ulike kombinasjoner av disse 12

4.2 Ulike prinsipper som kan benyttes ved fordeling av leie Som beskrevet må internleie oppfattes som enkelt, forståelig og rettferdig. Bruker/leietaker vil sammenligne med hva andre avdelinger på sykehuset betaler og hva markedet i nærheten kan tilby. FDV kostnader Fast gjennomsnittlig kostnad eller reelle kostnader knyttet til enkeltarealer og fagområder Inkl/eks. administrasjonskostnader, forsikringer, kommunale avgifter og andre kostnader Primærareal På leieobjektsnivå, eller knyttet til delareal/ romfunksjoner Fellesarealkostnader Ingen, prosentvis eller arealmessig fordeling (hoveddel, tilleggsdel, utomhus eller andre felleskostnader) Kostnader til brukertjenester Fakturering etter forbruk eller faste tillegg Kapitalkostnader Pr. enhet, bygg eller på arealnivå Hensyn til investering, avskrivninger og avkastningskrav Andre kostnader Tjenester knyttet til leietakers tjenesteproduksjon Kostnader forårsaket av mislighold, ukyndig bruk eller annet 13

4.3 Vurderinger av fordeler og ulemper ved ulike prinsipper Fordeler KOSTNADSBASERT Riktige tallstørrelser Virker rettferdig Forståelig FLAT HUSLEIE Enkel å forstå Enkel i bruk Ulemper Tidkrevende å finne tall Kan være krevende å vedlikeholde Historiske høye kostnader som kanskje ikke kan forsvares Mangler insentiver for å redusere lite effektive arealer OMSETNINGSBASERT Bruker betaler etter evne/resultat Helseproduksjon i fokus MARKEDSBASERT Ved utleie/ innleie er marked kjent Alternative lokaler kan finnes for støttefunksjoner Alternative lokaler for klinikker som ikke må være sentralt på sykehuset INSENTIVSBASERT Fokus på mål Resultatoppfølging mulig Kompliserte beregninger God produksjon kan oppfattes som straff nå leien øker Fokus på eiendoms- marked og ikke helseproduksjon Synliggjøre bygninger som har en teknisk verdi langt over markedsverdi (også en fordel) Bi-effekter ikke kjent, ny metode og tankegang Ved valg av prinsipp må ajourhold av datagrunnlaget vurderes nøye 14

5 Datagrunnlag Generelt om datagrunnlag Et godt faktagrunnlag skaper trygghet i avgjørelser. Systematisk arbeid med data gjør innføring av internleie enklere. Det er dessverre et faktum at kvaliteten på tegninger og kostnadstall er både usikre og til dels svært mangelfulle ved flere sykehus. Få sykehus i Norge benytter Norsk Standard NS 3454 for registrering av FDV kostnadstall, som et eksempel. Hva danner datagrunnlaget Tegninger (Standard DWG) Rom oversikt med presise areal definisjoner ( i en database eller i et regneark)* Regnskapstall Nøkkeltall (kr/m 2, ansatte/m 2, antall senger/m 2 ) Verdifastsettelse Tilstandsvurderinger Arealfordelinger * Nomenklaturet til kompetansenettverket for sykehusplanlegging gir presise beskrivelser av aktivitet/prosess som utføres på alle sykehus areal. Med nomenklatur menes liste over fagord/terminologi som her beskriver romfunksjon. 15

5.1 Relevant datagrunnlag Eksempler på relevant datagrunnlag, og behov for oversikt. Ønskede data Oversikt over avdelinger Kilde Tegninger og romdatabase X Regnskapstall Tilstandsvurderinger/ rapporter Romfunksjon etter nomenklaturet* X Arealstørrelse og (teknisk) romnummer X Eierforhold (leid, eid, utleid) X FDV kostnader pr. bygg, NS 3454 X Verdifastsettelse (Utvikling) X Bruks- og salgsverdi pr. bygg X Teknisk standard tilpasset bruken X Fleksibilitet ved endring av aktivitet X *Se side 15 16

5.2 Tegninger Arealer og arealbruk For å sikre at elektroniske tegninger blir tegnet og lagret på samme måte, og dermed kan leses av alle, er det viktig med en DAK- manual som sier noe om: Minimumskrav til tegningsproduksjon, tegneteknisk lagdeling etter NS8351 og andre standarder, oppbygning av AutoCAD tegninger, etc. Klargjøring av digitale tegninger for bruk i FDV-system Det ble høsten 2004 utarbeidet en DAK-manual for Helse Øst, vedlegg 2. Det er verdt å merke seg to forhold: DAK- manualen er et levende dokument som må følge utviklingen til produkter som benyttes og standarder i markedet AutoCAD endres over tid Bruk av IAI/ IFC* produktmodeller setter nye krav til leverandører og brukere Det må utarbeides rutiner for kontroll ved mottak av elektroniske tegninger fra nybygg og rehabiliterte bygg * IAI = International Alliance for Interoperability * IFC = Industry Foundation Classes, praktisk bruk/rammeverk for av IAI-modell for byggebransjen 17

5.3 Arealfordeling Visuell presentasjon av funksjonsområdene To funksjoner på de samme rommene (forskningspost og sengepost) Sengeområde Behandlingsområde Medisinsk service Ikkemedisinsk service Administrasjon Personalservice Pasientservice Undervisning og forskning Tekniske arealer Trafikkarealer Utleie Ledig For å gi en visuell presentasjon av funksjonsområdene som finnes på sykehus, kan fargekoder benyttes. Se vedlegg 3 for utfyllende informasjon av hva som ligger i de ulike begrepene. Tilsvarende presentasjoner kan lages med avdelingstilknytning eller sortert etter romtyper. 18

5.4 FDV-US kostnader F = Forvaltning D = Drift V = Vedlikehold U = Utvikling S = Service FM = Facility Management Begrepenes betydning og sammenheng er vist i tabell fra NS 3454 på de neste sidene. Å finne presise kostnadstall er erfaringsmessig den største utfordringen knyttet til datafangstarbeidet. Prosessen kan være som følger: 1. Hvilke kostnadstall skal medregnes Knyttet til eier og leietakers ansvar 2. Gjennomgang av eksisterende regnskapstall og kontostrukturer er nødvendig for å få oversikt Har leverandører fakturert etter kontoplan NS 3454 Er regnskapssystem bygget opp etter kontoplan gitt i NS 3454 (Kostra må tilpasses) Er egne lønnskostnader splittet på riktig kode 3. Hva er ønsket situasjon Hvilke økonomiske tallstørrelser er det behov for 19

4. Tiltak hvis tall mangler Mangler tallgrunnlag kan erfaringstall benyttes, avstemming mot reelle tall kan utføres når kontoplan er justert etter NS 3454 Bruk tall fra andre sykehus og faglitteratur, det finnes mye materiale og kunnskap 5. Hvordan kan nøkkeltall brukes Andres erfaringer må kunne deles Benchmarking resultater må kunne deles 6. Brukertjenester, rene serviceoppdrag (S) Bruker har behov for tjenester som ligger utenfor oppgaver definert under FDV-U. Dette kan være oppgaver som forvalter kanskje ikke ønsker å tilby (Møblering, flytting av løst inventar og annet) 20

5.5 Eksempel på ansvarsfordeling Ansvars- og kostnadsfordeling, mellom eier og bruker/leietaker (NS 3454) Forvaltning Skatter Eiers ansvar og kostnad Dokumentasjon Forsikringer Eiers ansvar, leietakers kostnad Felles kostnader Leietakers ansvar og kostnad Direkte kostnader Drift EDB Møbler Reserve/ nødkraft Medisinsk utstyr Signalanlegg/ svakstrøm Kjøleskap/ autoklaver osv Renhold Energi Vedlikehold Tak Rørpost Løst utstyr Reserve/ Spesiell Fasade nødkraft belysning Vinduer Persienner Varmere Fellesarealer Elektro VVS Ominnredning Service Lyspæreskift Skilting* *Innkjøp etter felles avtale som sikrer lik identitet og god pris Tette toaletter Flekkmaling/ ruter Utenomhus Inventar* Flytting Hærverk 21

r 5.6 FDV-U og FM definisjoner (NS 3454) STANDARDPOSTER 1 Kapitalkostnader 2 Forvaltning s-kostnader 1.Ledig 2.Prosjektkostnade 3.Restkostnader 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.Diverse 1.(Ledig) 2.Skatter og avgifter 3.Forsikringer 4.Administrasjon 5. 6. 7. 8. 9. 10.Diverse BYGG OG EIENDOMSFORVALTNING FM Facilities Management FDVU 3 Vedlikeholdskostnader Driftskostnader 4 Utviklingskostnader 5 1.(Ledig) 2.Løpende drift 3.Renhold 4.Energi 5.Vann og avløp 6.Avfallshåndtering 7.Vakt og sikring 8.Utendørs 9. 10.Diverse 1.(Ledig) 2.Planlagt vedlikehold 3.Utskiftninger 4. 5. 6. 7. 8.Utendørs 9. 10.Diverse 1.(Ledig) 2.Løpende ombygging 3.Offentlige krav og pålegg 4.Oppgradering 5. 6. 7. 8. Utendørs 9. 10.Diverse 6 Ledig 1.(Ledig) 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. TILLEGGSPOSTER 7 Service-/støttekostnad til kjernevirksomhet 8 Potensiale i eiendom 1.(Ledig) 2.Administrativ kontorledelse 3.Sentralbord- og resepsjonstjeneste 4.Kantine- /cateringtjeneste 5.Møbler og inventar 6.Flytting/rokering arbeidsplasser 7.Tele- og IT-tjenester 8.Post- og budtjenester 9.Rekvisita- og kopieringstjeneste 10.Diverse 1.(Ledig) 2.Ombygging 3.Påbygg/tilbygg 4. 5. 6. 7. 8.Utendørs 9. 10.Diverse 9 Ledig 1.(Ledig) 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 22

5.7 Kapitalstrøm Kapitalstrøm ved internhusleie Eiendomsforvaltning som resultatenhet Låner penger til investeringer/ OPS-prosjekter Betaler avdrag, bidrag Kjernevirksomheten betaler for arealer Et eksempel med noen tallstørrelser: Avskrivningstilskudd 2%; ca 100millioner Driftsbudsjett; ca 200millioner Driftstilskudd/Utvikling; ca 30millioner Inntekter +300 mill. Utgifter -30 mill. HF Ledelse Utvikling +270 mill. Utgifter Inntekter Bidrag, renter avdrag Eiendomsavd (resultatenhet) Lån til investeringer fra RHF el. andre INTERNLEIE Budsjett Kjernevirksomhet Utgifter Husleie skal dekke FDV kostnader: F: 70 kr/m² D: 500 kr/m² V:110 kr/m² -270 mill. S: 50 kr/m² 23

5.8 Ajourhold av data Etablering av ajourholdsrutiner Rutiner for ajourhold av data knyttet til arealer og arealbruk Ad-hoc oppdateringer, skippertak Oppdateringer i intervaller (f.eks. 2 eller 4 ganger pr. år), eksternt eller internt Løpende ajourhold, internt eller eksternt Kostnader (Regnskap) Kun prosentvis regulering Tilpasning av økonomisk rapportering/kontostrukturer Bruk av NS 3454 Livssykluskostnader for bygg, viser til erfaringer fra Helse Sør, se vedlegg 6 Bruk av IT- verktøy til å forenkle ajourhold 24

5.9 Nivå på leiekostnader Leiekostnader relative størrelser pr. år definisjoner etter NS 3454 og tallverdier fra bl.a. Sverige Årskostnader Vårdbyggnader 2004 Forvaltning (adm. avgift og skatt) kr. 20-80,- pr. m2 Drift (energi og renhold) kr. 400-800,- pr. m2 Vedlikehold (Maling, reparasjon, teknisk vedlikehold) kr. 60-200,- pr. m2 Utvikling (Flytte vegger etc) kr. 0-999,- pr. m2 I utvikling ligger en investeringskostnad som skal avskrives etter gitte regler. Kapitalkostnader kr. 200-1200,- pr. m2 Kapitalkostnader omfatter renter og avskrivninger Kapitalelementet skal dekkes av avskrivningstilskuddet på 2% som gies av RHF ene/ HD. 25

5.10 Regnskapssystemer FDV- U kostnader Det er tre regnskapssystemer i bruk innen Helse Øst, alle systemene kan tilpasses NS 3454, men det krever omarbeiding av rutiner og kontoplaner. NB! Her må ledelsen gi et pålegg for å oppnå resultater. NS 3454 angir presise definisjon for kontoføring av FDV kostnader Kostnader må kunne henvises til det spesifikke bygg og fag Det må utarbeides en kontostreng som er detaljert nok til å ivareta FDV- U regnskapet NB! Dette er en kritisk prosess Det må etableres overføring av tall fra regnskapsavdelingen for å unngå duplisering av arbeid, og for å skape en felles forståelse. Bestilleren bør påføre presis kontostreng slik at denne kommer på faktura fra leverandør og derav legges riktig inn etter NS 3454. 26

6 Beregninger (eksempler) Prinsipper (og tilgjengelig datagrunnlag) er bestemmende for beregningsmetode Totalpris på leieobjektet (med leieobjekt menes en naturlig inndeling av utleiebart areal) Pris pr. m2 estimert fra eksterne kilder, ikke fra egne regnskapstall Pris pr. m2 basert på egne regnskapstall Pris pr. m2 pr. arealtype, kombinasjon av estimert/kalkulert Pris pr. m2 med vektede parametere Byggtype, alder, beliggenhet, målbare forskjeller i driftsutgifter og brukertjenester kan danne grunnlag Valg av beregningsmetode er avgjørende for måloppnåelse, en komplisert metode kan ødelegge for resultatet Vår anbefaling: Gjør det enkelt og forståelig Leiepris = kr / m 2 + tillegg (fradrag) 27

7 Rapportering En del av oppgaven med å innføre internleie er å kartlegge og spesifisere rapporteringsbehov. Eksempler på nivåer kan være: Operasjonelt (Servicesenter) Korrekt informasjon om arealer, brukere, kostnader og kostnadskontroll på flersiffret nivå Taktisk nivå (Eiendoms/teknisk avdeling) Oppfølging av ressurser og virkemidler Valg av leverandører Grunnlag for budsjett, regnskap og prosjektstyring Strategisk nivå (Eiendomssjef teknisk ledelse) Beslutningsgrunnlag for leie/eie, nybygging vs. ombygging, sammenslåing, flytting og evt. omorganisering. Dokumentere resultater for ledelse og styre 28

7.1 Rapportering Strategisk nivå Asset Management (AM) Utvikling (U) Konsepter Finansiering Controlling Eierskap & eiendomsutvikling Taktisk nivå Facility Management (FM) FDV Arealanalyse Prosessansvar Service Level Agreement (SLA) Benchmarking Styring & kontroll Operativt nivå Facility Services (FS) Eiendomsservice Renhold Vakthold Uteanlegg Kantine Post Sentralbord/ resepsjon Kontormidler Bil-/ reise i adm. EL/ ventilasjon Produksjon 29

8 Kostnader Kostnader ved innføring Kostnadene er avhengig av valgte prinsipper, men resultatet er ikke avhengig av et absolutt korrekt datagrunnlag Den største kostnaden i et internleieprosjekt er etablering og kvalitetssikring av datagrunnlaget Viktig å se nytteverdien i gode tegninger også for andre oppgaver innen FDV- faget; lovpålagt branndokumentasjon, renhold, energioppfølging osv Det må settes av ressurser til prosjektleder, datafangst og ajourhold Både oppstart- og løpende kostnader må budsjetteres 30

8.1 Kostnader Kostnader knyttet til etablering og drift av internleiesystem ETABLERING DRIFT (årlig) Kartlegging og fremskaffelse av underlag Ca kr 1,- pr. m 2 Leieregulering Kontraktsadministrasjon kr 1,50 til 3,- pr. m 2 eller min. 500 Ny datafangst, CAD tegninger, etc Ca kr 2-4,- pr. m 2 Systemkost 50 til 100 Kvalitetskontroll / befaringer Ca kr 1-6,- pr. m 2 Etablering av kontraktsunderlag, priser, faktureringsrutiner, reskontro, etc Ca kr 2,- pr. m 2 Tall basert på markedspriser fra aktuelle system- og tjenesteleverandører Systemkostnader ikke inkludert 31

9 Kost / Nytte Erfaringer viser: Ressurser er blitt frigjort til kjernevirksomhet Arealer er blitt frigjort og solgt/ leid ut Redusert areal med mer enn 30 % Behov for innleide arealer er gått ned Behov og krav om nybygg/ ombygginger reduseres Økt kostnadsbevissthet Positive sideeffekter ved en systematisk eiendomsforvaltning: Nytteeffekt av en totaloversikt over eiendomsmassen bergenes til 1-1,5 % av byggverdien Nytteeffekt ved effektivisering av drift og vedlikehold (bedre oversikt, enklere planlegging, systematisk kontrahering, felles innkjøp, etc) beregnes til 2-4% av de årlige FDV kostnadene Tall fra Kommunalteknisk forening, o.a. Som konklusjon: Erfaringer fra Telenor, Posten, Forsvaret og Locum viser at fordelene er større enn ulempene ved innføring av internleie. 32

9.1 Kost / Nytte Følgende faremomenter og negative sider ved innføring av internhusleie bør det tas høyde for: En forsøker å kvitte seg med lokaler som ikke har noen verdi på det åpne marked Brukerne leier lokaler i det åpne marked til tross for at det finnes tomme og passende lokaler Unødig bruk av intern tid til fagfolk som bør være ute å serve kundene/avdelingene Krav til datagrunnlaget er så stort av prosessen tar flere år Den overordnede målsetningen er at hele virksomheten skal ha størst mulig nytte av internleie 33

10 Handlingsplan og strategi 1. Nåsituasjonen Beskrivelse av nåsituasjonen og evaluering av datagrunnlag 2. Ønsket situasjon, mål og en beslutning Beskrivelse av mål og sette tall på det som skal måles/følges opp 3. Oppdatering av arealoversikter og tegninger 4. Verdifastsettelse av eiendommene Verdi og inntektsgrunnlag ut fra dagens rammebetingelser, prinsipper for internleie vedtas 5. Organisering En liten gruppe må få ansvar og myndighet til å drive profesjonell eiendomsdrift 6. Resultatkrav fra eiere. Avtaler mellom partene eier, forvalter og bruker/leietaker 34

Vedlegg Vedlegg 1: Nomenklatur for sykehusbygg Vedlegg 2: DAK- manual Vedlegg 3: Fargekoding av funksjoner, arealanalyse Vedlegg 4: Talleksempler på markedsbasert leie, kapitalkostnader Vedlegg 5: Ansvarsfordeling eier, leietaker og forvalter, Statsbygg Vedlegg 6: Presentasjon fra Sykehuset Telemark, HF NS 3454 Vedlegg 7: NS 3454 Henvisning 1: Tverrfaglig merkesystem, Statsbygg (Se www.statsbygg.no) Henvisning 2: HMT nr. 6/2004 Innføring av internleie på Haukeland 35