Løsningsforslag oppgavesett 22 OPPGAVE 1 a) Her bør det drøftes hvorvidt kriteriene (kjennetegnene) til et prosjekt er oppfylt, dvs. - Konkret mål - Begrensede ressurser - Temporært (start og slutt) - Engangsforetak (unikt) - Tverrfaglig Alle disse kriteriene synes å være oppfylt når det gjelder kulturfestivalen, så det er riktig å kalle dette et prosjekt. b) I et prosjekt må man identifisere og planlegge de mange arbeidsoppgaver som skal utføres. Denne prosessen starter med en prosjekt- eller arbeidsnedbrytning. Dette dreier seg om å bryte prosjektet ned i mindre håndterbare arbeidsenheter. En slik nedbrytning av prosjektet i mindre arbeidsenheter kalles Work Breakdown Structure (WBS). Å foreta en slik oppdeling er nødvendig for å planlegge hva som skal gjøres av arbeid i prosjektet. Det har også avgjørende betydning for effektiv oppfølging av prosjektet. WBSen er et kart over prosjektet. Ved hjelp av en WBS kan prosjektledelsen forsikre seg om at alle enheter og arbeidselementer som inngår i prosjektet er identifisert. WBS angir to viktige forhold ved prosjektet: - Hvilke oppgaver som inngår i prosjektet - Hvilke relasjoner som gjelder mellom disse oppgavene (struktur) Hvor langt prosjektnedbrytningen bør foregå er avhengig av behovet for detaljert planlegging, oppfølging og kontroll. Abeidspakkenivået danner grunnlag for det vi kaller prosjektkontroll basis og skal inneholde følgende informasjon: - Ressursbehov (arbeidskraft, utstyr, materialer, etc.) - Fremdriftsplan (tid) - Kostnadsestimat Det kan utformes mange forslag til WBS for kulturfestivalen. Her er et forslag:
c) Vi kan skille mellom samfunnsmål, effektmål, resultatmål og ressurser. Disse målene kan bli formulert ovenifra og nedover, hvor målene på et lavere nivå presiserer og utdyper målene på nivået over, fra samfunnsmål til ressurser. I figuren under ser vi et målhierarki. Pilen nedover i hierarkiet gir svaret på «hvordan» målet skal oppnås. Pilen oppover i hierarkiet gir svaret på «hvorfor» målet bør oppnås. Samfunnsmålet begrunner det strategiske argumentet for prosjektet og beskriver hvilken langsiktig effekt prosjektet skal bidra med til samfunnet. På nivået under samfunnsmålet finner vi prosjektets effektmål. Dette målet uttrykker den viktigste grunnen til at prosjektet er igangsatt. Resultatmålet er det konkrete og målbare resultatet, dvs. hva som skal leveres av prosjektet. Eksempel kulturfestival: Ressurser: prosjektpersonell, frivillige medarbeidere, utstyr, materiell Resultatmål: gjennomføre festival med diverse arrangementer Effektmål: gjøre Valle kjent, skapt større kulturinteresse Samfunnsmål: ivareta lokal kulturarv, bedre trivsel hos innbyggerne d) Forhold som det kan legges vekt på ved valg av prosjektleder: Kompetanse og erfaring Evne til å kommunisere og bygge relasjoner Personlige egenskaper Evne til å få jobben gjort Evne til å lede og motivere e) Hendelsesusikkerhet dreier seg om en type usikkerhet som er diskrete. Med det menes at enten så inntreffer usikkerheten eller så inntreffer den ikke. Hendelsesanalyse og kritikalitetsmatrise benyttes for å analysere hendelsesusikkerheter.
Ved hendelsesanalyse bør studentene for hver usikkerhet vurdere: 1) Sannsynlighet for at usikkerheten inntreffer og 2) Konsekvens for prosjektet (kostnad, tid og kvalitet). Deretter plassere usikkerhetene matrisen under for å illustrere grad av alvorlighet/kritikalitet. Eksempler på hendelsesusikkerheter kan være: Innblanding i prosjektet fra kommunens side Valgt entreprenør går konkurs Kommunens største bedrift blir sponsor for festivalen Positiv omtale av festivalen i media Deltakere/artister må trekke seg fra festivalen f) Ved oppstart av prosjektet kan en flat (samarbeidende) teamstruktur være en god måte å organisere prosjektgruppen. Denne organiseringen kjennetegnes ved at beslutninger tas gjennom konsensus, at teamets medlemmer gjennomfører oppgavene i fellesskap, og at strukturen oppmuntrer til et nært og gjensidig samarbeid og god kommunikasjonsutveksling. Dette er en struktur som passer godt når ideer skal skapes og det viktig at alle får bidra. Senere når effektivitet og produktivitet er viktig i prosjektet, kan for eksempel en isomorphic eller spesialistorientert teamstruktur være mer passende. Ved isomorphic teamstruktur (se figur nedenfor) settes teamet sammen på en slik måte at sammensetningen reflekterer den fysiske strukturen i det som skal produseres eller leveres. Den spesialistorienterte teamstrukturen er en matrisestruktur som innebærer at prosjektmedarbeiderne bidrar med sin erfaring og kunnskap i de oppgavene hvor denne kompetansen er kommer til nytte.
g) Den kontraktsformen som medfører lavest usikkerhet for oppdragsgiver er fastpris. Det betyr at oppdragsgiver betaler en fast pris for jobben som entreprenøren(e) skal utføre. Fordelen for kunden er at dette blir den totale kostnaden, altså lav risiko for kunden. En ulempe for kunden er at prisen i utgangspunktet vil være høyere enn om en annen type kontrakt hadde blitt valgt pga et risikotillegg. Kontraktstypen kan med fordel benyttes når det som skal leveres klart spesifisert. Spørsmålet er om entreprenøren(e) vil gå med på en slik kontrakt. En annen kontraktsform som medfører litt høyere usikkerhet er regningskontrakt (kost-pluss) med et maksbeløp. Alternativt kan f.eks. en målpriskontrakt benyttes, der f.eks. besparelser/ kostnadsoverskridelse i forhold til målpris (kontraktssum) fordeles mellom oppdragsgiver og leverandør. Insentiver som kan benyttes for å sikre at entreprenøren(e) opptrer slik ledelsen av kulturfestivalen ønsker kan være: - Dagbøter ved forsinkelse - Avtaler om nye kontrakter hvis tidsplanen/budsjett holdes - Bonus utbetaling hvis tidsplanen/budsjett holdes Andre forhold ved kontrakten som kan bidra til å redusere usikkerhet: - Krav i kontrakten om at leverandøren har en god prosess for usikkerhetshåndtering - I kontrakten legges det opp til et tett samarbeid mellom kunde og leverandør - En god kravspesifikasjon h) Hovedinteressenter til dette prosjektet kan være: Kommuneadministrasjonen Lokal presse Entreprenører Innbyggere i kommunen Lokale politikere Lokal handelsstand Arrangører av andre nærliggende festivaler Kulturarbeidere Kulturskole Posisjonsanalysen dreier seg om å gjøre seg kjent med interessentene og kartlegge f.eks.: Interessentens interesseområde i prosjektet Ønskelig bidrag (hva ønsker prosjektet fra interessenten) Forventninger om nytte fra prosjektet (hva ønsker/krever interessenten) Interessentens relasjon til prosjektet Interessentens maktbase (mulighet for å påvirke prosjektet) Interessentens konfliktatferd Interessentens syn på og forhold til andre interessenter
Analysen kan settes opp i en tabell slik som vist her: Interessent Kulturarbeidere Makt eller påvirkning Liten Hva er interessenten ute etter Formidle sin kultur på festivalen Behandling av Kommune- Stor adm. flere pasienter Lokal presse Middels Skape en story, skrive om fengende ting Hva vil prosjektet ha av interessenten Samarbeid Samarbeid, føringer, prioritet, støtte Støtte og markedsføring Atferd ved eventuell konflikt Trekke sitt bidrag Kansellere prosjektet Brette ut problemer i media OPPGAVE 2 a) Kjennetegn og krav til milepæler: - Milepæler er kontrollstasjoner i prosjektet som gjør at vi kan forsikre oss om at vi er på rett kurs - En milepæl er en beskrivelse av en tilstand som prosjektet bør være i på et visst stadium av prosjektarbeidet - En milepæl beskriver hva vi skal oppnå, ikke hvordan (skal ikke være aktiviteter) - En milepæl skal så langt som mulig være løsningsnøytralt formulert Eksempel på en enkel milepælplan for kulturfestivalen (fortløpende milepæler): 1. Når organisering/bemanning av prosjektet er avklart 2. Når finansiering av prosjektet er avklart 3. Når markedsføringstiltak er bestemt 4. Når artister/arrangementer er booket 5. Når lokaler/scener ferdig rigget og klar 6. Når arrangement er avsluttet 7. Når sluttevaluering er utført
b) 4 9 B 5 7 11 16 7 9 E 2 3 10 12 2 16 16 Du 0 0 16 16 0 4 A 4 0 0 4 4 7 C 3 3 7 10 7 8 F 1 6 13 14 14 16 H 2 0 14 16 4 10 D 6 0 4 10 10 14 G 4 0 10 14 Det tar 16 dager å gjennomføre aktivitetene. Kritiske aktiviteter: A D G H Slakk: C = 3, E = 3, F = 6, B = 7 c) Gantt-diagram A B C D E F G H 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16