HELHETLIGE VELFERDSTEKNOLOGISKE LØSNINGER

Transkript

1 INNOVATIV OFFENTLIG ANSKAFFELSE AV HELHETLIGE VELFERDSTEKNOLOGISKE LØSNINGER OPPSUMMERING OG STATUS, AUGUST 2017 Dette ntatet ppsummerer g gir et innblikk i bakgrunnen fr samarbeidet, erfaringer fra gjennmføringen av felles markedsdialg g anskaffelse av pasientvarslingsanlegg, samt status g videre planer.

2 Ferdigstilt: Frfattere: Marthe Alnes Aarøe Marie Christine Thrstensen Tne Kiperberg Kirkhrn ppsummering av prsess - helhetlige velferdsteknlgiske løsninger

3 Innhld Frrd 3 1. Fra læringsnettverk til felles dialg 4 2. Dialg med markedet 8 Del 1. Dialgknferanse 9 Del 2. Innspillsntat 12 Del 3. En-til-en-møter Felles anskaffelse av pasientvarslingsanlegg 15 Invitasjn til kmmuner 15 Val av prsedyre 15 Prekvalifisering 15 Kravspesifikasjn 16 Frhandling, vurdering g tildeling 16 Tilbakemeldinger på prsessen 18 Status implementering pasientvarslingsanlegg, august Veien videre 19 Fellesmøte 20. mars Arbeidsgruppe plattfrm / trygghetspakke 20 Vedlegg 1: Dialgntat 2: Tilbakemelding fra leverandører 3. Knkurransegrunnlag ppsummering av prsess - helhetlige velferdsteknlgiske løsninger

4 Frrd Helse- g msrgstjenestene står sm kjent verfr stre utfrdringer i årene sm kmmer. Det vil bli en lavere andel skattebetalere i beflkningen, færre tjenesteytere per tjenestemttaker g ppgavene vil bli mer kmplekse. Mange nrske kmmuner har derfr valgt å satse på velferdsteknlgi sm en av flere løsninger fr å møte fremtiden. Kmmunene står verfr innkjøp av velferdsteknlgi, nå eller i nær fremtid. Det kan være utfrdrende fr den enkelt kmmune å bli kjent med g beskrive egne behv fr velferdsteknlgi, frberede rganisasjnen til å ta det i bruk (tjenesteinnvasjn), vite kva markedet g leverandørene kan levere, g sikre at en får teknlgiske løsninger sm er nyttige g gir de gevinstene man er ute etter. Med mål m å bidra til å bygge tverrfaglig kmpetanse til å håndtere dette i kmmunene fikk Arena fr Læring m Velferdsteknlgi (ALV-Møre g Rmsdal) i 2016 med seg Nasjnalt prgram fr leverandørutvikling g Innkjøpssamarbeidet på Sunnmøre i gjennmføring av læringsnettverket: Arena fr læring m smarte ffentlige anskaffelser av velferdsteknlgi - et læringsnettverk m innvative ffentlige anskaffelser g tjenesteinnvasjn. I løpet av første samlingene i læringsnettverket ble det avdekket felles behv g ønske m å samarbeide fr anskaffelse av «helhetlige velferdsteknlgiske løsninger». I dette ligger et behv fr g ønske m behvsrettede løsninger med brukervennlige grensesnitt, sm kmmuniserer med hverandre gjennm hele tjenestefrløpet (back stage g frnt stage). I dette ntatet ønsker vi å ppsummere g gi et innblikk i bakgrunnen fr samarbeidet, erfaringer fra gjennmføringen av felles markedsdialg g anskaffelse av pasientvarslingsanlegg, samt krt m status g videre planer. ppsummering av prsess - helhetlige velferdsteknlgiske løsninger

5 1. Fra læringsnettverk til felles dialg Invitasjnen til Læringsnettverk m innvative anskaffelser av velferdsteknlgi gikk i februar 2016 ut til alle kmmunene i Møre g Rmsdal. 45 deltakere fra 12 kmmuner meldte seg på. Underveis falt nen fra, men flere km til g vi avsluttet med en tverrfaglig gruppe på 50 persner med kmpetanse innen helse, IT, bygg, innkjøp g administrativ leiing. Kmmunene sm deltk var: Aukra, Nrddal, Rauma, Sandøy, Skdje, Sula, Stranda, Sykkylven, Vlda, Ørskg, Ørsta g Ålesund. Vi vil her se tilbake på frløpet g vise hvrdan læringsnettverket gikk ver i en felles markedsdialg. 12. april 2016; 1. samling i læringsnettverket Tema: Metdikk fr smarte, innvative anskaffelser av velferdsteknlgi. Fallgruver, g hvrdan kan vi unngå dem. Frankring, hva handler det m? Hvrdan sørger vi fr frankring? I løpet av denne første samlingen km det frem et sterkt ønske m å samarbeide m innvativ ffentlig anskaffelse av trygghetsalarmer. ALV ble utfrdret til å initiere et første arbeidsmøte fr å starte arbeidet parallelt med læringsnettverket. Samtidig var det flere kmmuner sm hver fr seg planla anskaffelse av pasientvarslingsanlegg. Bilde 1 Engasjerte deltakere på første samling. Kmmunene var ulikt representert i læringsnettverket, både i antall g fagmråder. Flere ga i etterkant av denne samlingen tilbakemelding m at de ønsket å få med flere fra sin kmmune, ne vi åpnet fr til neste samling. 28.april 2016; Arbeidsgruppe fr anskaffelse trygghetsalarm På bakgrunn av ønsket m samarbeid m anskaffelse av trygghetsalarmer initierte ALV et første arbeidsgruppemøte. 9 kmmuner møtte. ppsummering av prsess - helhetlige velferdsteknlgiske løsninger

6 Gruppen utvekslet status relatert til trygghetsalarm g drøftet utfrdringer relatert til behv fr snarlig anskaffelse pp mt ønske m den beste løsningen, samkjøring mt institusjn, langsiktig perspektiv, behv til bruker, behv i tjenestene g tekniske rammer fr integrasjn mt elektrnisk pasientjurnal (epj), respnssentral mm.. Dilemmaet mellm behv fr raske løsninger g ønsket m å kjøre gde prsesser fr å sikre utvikling g fremtidsrettede løsninger km tydelig frem. Det ble satt ned t grupper fr videre arbeid med behvskartlegging. En med hvedfkus på behv hs bruker g tjenesteutøver, g en mt de tekniske sidene. Knkretisering av ppgavene til gruppene skulle gjøres etter 2. samling i læringsnettverket. Innkjøpssamarbeidet på Sunnmøre var psitive til å lede selve anskaffelsen. 10. mai 2016; 2. samling i læringsnettverket Tema: Samveis veikart fr tjenesteinnvasjn Innsikt g dybdeinnsikt, hvrdan få innsikt i reelle behv? Une Tangen g Maja Brita Hauan fra KS presenterte Veikart fr tjenesteinnvasjn (samveis.n), ga en intrduksjn til tjenestereise g ledet gruppa gjennm en tjenestereise basert på case. Slrunn Hårstad delte erfaringer fra Værnesreginen sin prsess mt innvativ anskaffelse av respnssentertjenester. På denne samlingen ble det avdekket behv fr helhetlige velferdsteknlgiske løsninger basert på brukerens tjenestereise, g at utfrdringene i kmmunene er nkså like. Arbeidet med tjenestereiser synliggjr hvr mange ulike aktører, prsedyrer, tekniske løsninger sm påvirker hver enkelt bruker sitt møte med tjenestene. 7. juni 2016; 3. samling i læringsnettverket Tema: Planlegging g rganisering av en innvativ anskaffelse. Status g refleksjn ang. felles prsess trygghetsalarmer. Hvrdan bygge funksjnelle g bærekraftige helse- g msrgsbygg i kmmunene Erfaringer fra pågående byggeprsesser i Rauma kmmune, Aukra kmmune g Vikna kmmune. Drøfting rundt veien videre Innsikten fra 2. samling, m at vi må planlegge velferdsteknlgi ut i fra brukerens behv g tjenestereise ble tatt frem igjen under drøftingene på denne samlingen. Det ble diskutert hvrdan vi kunne se behvet fr anskaffelse av pasientvarslingsanlegg i sammenheng med anskaffelse av trygghetsalarmer. Knklusjnen ble at man ønsket å initiere en felles markedsdialg fr alle behvene, med mål m å synliggjøre sammenhengen. ALV-Møre g Rmsdal g Innkjøpssamarbeidet ble utfrdret til å arrangere et felles planleggingsmøte. ppsummering av prsess - helhetlige velferdsteknlgiske løsninger

7 27. juni 2016; Planleggingsmøte felles prsess Invitasjnen til møtet gikk ut til alle deltakere (kmmuner) fra læringsnettverket. Ca. 20. persner fra 10 kmmuner møtte. Det ble bestemt å arrangere dialgknferanse med påfølgende en-til-en-møter, g utarbeidet mål fr dialgen, mål fr ev. anskaffelse (resultat g effekt), agenda fr dialgknferansen inkl. tema fr wrkshps, aktuelle instanser vi ville invlvere g fremdriftsplan. I tillegg til leverandører var det gså ønskelig å nå g invlvere andre aktører både fra brukerrganisasjner g de kmmunale rganisasjnene. Ved å gjennmføre en dialgfase i frkant av knkurranseutlysning håpet kmmunene på å få innspill til egne behv, gi leverandører innsikt i behvet, få versikt ver markedet, g få nye aktører inn på markedet. Bilde 2: Gde diskusjner under planleggingsmøte Bilde 3: Grunnlag fr knklusjnene på møtet Det var mange ubesvarte spørsmål vi ønsket å få innspill på gjennm dialgprsessen; Kjenner vi behvet gdt nk? Hva finnes i nåtidens- g fremtidens marked? Blir våre behv tilfredsstilt av dagens løsninger? Hvilke løsninger er under utvikling på krt g lang sikt, sm blir tilgjengelig g bidrar til ytterligere gevinster? Er det utviklingsbehv sm ikke er tatt tak i hs leverandører, g hva skal eventuelt til fr at løsninger videreutvikles? En kmmune vil kunne være lite attraktivt. Vil man kunne få strdriftsfrdeler ved å stå sammen? På hvilken måte vil man kunne få strdriftsfrdeler? Det ble bestemt at Innkjøpssamarbeidet på Sunnmøre, ved knserninnkjøp Ålesund kmmune, skulle lede prsessen videre fr å sikre gd gjennmføring g infrmasjn. 5.juli 2016; Veiledende kunngjøring publisert på Dffin ppsummering av prsess - helhetlige velferdsteknlgiske løsninger

8 Budskap i kunngjøringen: Dialgknferanse Anskaffelse av helhetlige løsninger fr velferdsteknlgi 13. september 2016, Bystyresalen i Ålesund rådhus. Samarbeidet visste ikke på dette tidspunkt m det ville bli gjennmført anskaffelse/-er. 19. august 2016; Dialgntat publisert under kunngjøringen I periden august 2016 ble det jbbet intensivt med dialgntat. Dette er et ntat sm legger grunnlag fr dialgprsess i frkant av anskaffelser. Målgruppen fr dialgntatet var leverandører av teknlgi sm kan legge grunnlag fr, eller inngå i, helhetlige velferdsteknlgiske løsninger. Se vedlegg 1. Det var i str grad knserninnkjøp g leder i ALV sm utfrmet dialgntatet. Sm grunnlag fr behvsbeskrivelsen ble ulike rapprter g erfaringsntat fra tidligere g pågående prsjekt benyttet, behv sm var belyst i drøftinger i læringsnettverket, samt behv sm var synliggjrt gjennm arbeidet til kmmunene sm deltk i Utviklingssenteret fr sykehjem g hjemmetjenester (USHT) sitt Læringsnettverk fr tjenestedesign g velferdsteknlgi hvr flere kmmuner hadde jbbet med behv relatert til trygghetspakker, respnssentral g pasientvarslingsanlegg. Ntatet ble sendt ut på høring til samarbeidskmmunene (2 høringsrunder) g deretter publisert på Dffin. All infrmasjn vedrørende dialgprsessen ble publisert på Dffin (under den veiledende kunngjøringen) fr å ivareta gjennmsiktighet g likebehandling. 24. august 2016; 4. samling i læringsnettverket Tema: Verdien av samspill mellm ulike aktører Erfaringer fra leverandører Erfaringer fra Lindås kmmune Planlegging av dialgknferanse 13. september frdeling av ppgaver g bruker case Siste del av denne samlingen ble brukt til planlegging av dialgknferansen, g vi startet arbeidet med å lage bruker case fr presentasjn der. Brukerhistrier med ulike aldre g diagnser ble delt mellm gruppene, g de st fritt til å planlegge enkel presentasjn, skuespill eller tilsvarende. Gruppene jbbet videre med disse frem mt dialgknferansen. Refleksjn: Det var spennende å følge gruppen sin prsess fra et ønske m raskt å «bytte ut» trygghetsalarmer, til et ønske m å sikre at teknlgien kan følge bruker/pasienten sine behv gjennm den enkelte sitt tjenestefrløp. I dette ligger at bruker kan benytte lik teknlgi i eget hjem, på institusjn mv. Vi så gså en klar aksept fr verdien av samarbeid mellm de ulike faggruppene fr å få til gde ppsummering av prsess - helhetlige velferdsteknlgiske løsninger

9 løsninger. Arbeidsmøte 2: Sett i ettertid var det viktig å diskutere mål g videre fremdrift på et tidlig tidspunkt. Dette fr å sikre invlvering g eierskap til prsessen videre fr deltakende kmmuner. Det var gså avgjørende fr å sikre bredest mulig deltakelse på fremtidige møter. Det var av str verdi å ha med Hilde Sætertrø på dette møtet, g få innspill på hva andre hadde gjrt g bli utfrdret på hvrdan vi best kunne tiltrekke ss leverandørene sin interesse. Det hadde på dette tidspunktet alt blitt gjennmført flere dialgknferanser rundt m i landet, g det var viktig fr ss at dette skulle være en nyttig møtearena fr alle parter. Resultatet var behvspresentasjn kmbinert med leverandørtrg g wrkshps. Erfaringer dialgntat: Priritering g sammenstillingen var utfrdrende siden innkjøp/alv ikke sitter på dybdekunnskap m rganisering, behv g utfrdringer i den enkelte kmmune. Det var gså utfrdrende å sikre at behv ble beskrevet direkte, uten å angi knkrete løsninger. Det gikk dermed mye tid til gjennmgang av frmuleringer. Tidsfristene var krte (nødvendig), g det ble svært avgjørende at samarbeidskmmunene pririterte gjennmgang av ntat g videre tilbakemelding innen satte frister. Verdien av å jbbe gdt med andre fase i metdikken fr Smarte anskaffelser, ble synliggjrt i praksis g vi anbefaler at flere persner fra de ulike fagmrådene er sterkt invlvert g ansvarliggjøres gså i denne fasen. Bilde 4: Mdell fr Smarte anskaffelser Steg fr Steg. Kilde: 2. Dialg med markedet Hvedmålet med gjennmføringen av markedsdialg var å bygge kunnskap fr fremtidige anskaffelser gjennm behvsbasert dialg med leverandørmarkedet. Kmmunene ønskte best mulig ppsummering av prsess - helhetlige velferdsteknlgiske løsninger

10 kunnskap m mulighetsrmmet i dagens g fremtidens marked, g samtidig stimulere aktørene (leverandør, kmmune, bruker, akademia) til dialg g samskaping (c-creatin) fr å bygge ny kunnskap g initiere utvikling. Gjennm å legge grunnlag fr en kunnskapsbasert g utviklingsrettet anskaffelse av helhetlige velferdsteknlgiske løsninger ønsket kmmunene bidra til: Å gi brukere g pårørende økt trygghet, egenmestring g mulighet fr ssial deltakelse Å mbilisere til mstilling av tjenestene (driver fr tjenesteinnvasjn) Gevinstrealisering gjennm bedre kvalitet, effektiv ressursinnsats g sparte kstnader. Dialgprsessen bestd av 3 deler: Del 1 Dialgknferanse Del 2 Innspillsntat Del 3 en-til-en-møter Del 1. Dialgknferanse Dialgknferansen ble gjennmført i Ålesund den 13. september I tillegg til kunngjøringen på ble invitasjn til dialgknferanse delt gjennm mange ulike kanaler. Knferansen var gratis, åpen fr alle interesserte g ble i tillegg streamet via Ålesund kmmune sin web-tv. Til sammen ble 157 deltakere registrert. Blant disse var 32 firma representert med 46 persner, samt ulike brukerrepresentanter, 16 kmmuner, helsefretaket g NTNU. I tillegg fulgte flere persner knferansen ver web-tv. 11 av kmmunene fra læringsnettverket deltk. Bilde 5: Knsentrerte deltakere under dialgknferansen Deltakerne fikk presentert bakgrunnen fr knferansen, en krt innføring m Innvative ffentlige anskaffelser g de verrdnede behv g utfrdringer sm kmmunene står verfr, før gruppene fra læringsnettverket presenterte casene gjennm skuespill, bildeserier g film. Gjennm presentasjnene ble det lagt vekt på ulike behv g brukerperspektiver. ppsummering av prsess - helhetlige velferdsteknlgiske løsninger

11 Bilde 6: Impnerende presentasjner av bruker case! Leverandørene ble ppfrdret til å delta på leverandørtrg (gratis) med mulighet fr å dele infrmasjn m egne løsninger g prsesser. 16 leverandører benyttet muligheten g fikk tildelt et brd g plass til en rll-up.. Bilde 7; Et utvalg av stands under dialgknferansen Deltakerne på dialgknferansen ble ved påmelding bedt m å velge wrkshp A eller B. ppsummering av prsess - helhetlige velferdsteknlgiske løsninger

12 A. Samskaping: Kntinuerlig dialg g samskaping hvrdan sikre kntinuerlig dialg g samskaping av velferdsteknlgiske løsninger mellm kmmuner g leverandører? (Engasjert Byrå) B. Integrering g brukergrensesnitt: Hvrdan sikre gd integrasjn mellm ulike velferdsteknlgiske løsninger, g hvrdan kan vi raskere utvikle bedre brukergrensesnitt? (Inventas) Det ble benyttet innleid kmpetanse til å gjennmføre wrkshpene, krrespndert via Nasjnalt prgram fr leverandørutvikling. Bilde 8; Strt engasjement g gd stemning under begge wrkshpene. Fr å sikre åpenhet g legge til rette fr samarbeid ble referat fra dialgknferansen g presentasjner publisert på Dffin g deltakerlisten delt ut på knferansen. Mt slutten av knferansen ble leverandørene ppfrdret til å sende inn innspillsntat g melde seg på til en-til-en møte, gjerne i samarbeid mellm flere. Refleksjner: Dette var en svært spennende g krevende dag å arrangere. Over 25 persner bidr med smått g strt av ppgaver gjennm dagen, g bidr til å knferansen ble vellykket. Antall påmeldte var langt ver det vi frventet, ne sm gav nen utfrdringer relatert til gjennmføring av wrkshpene. Fr å få plass til alle deltakerne i bystyresalen samtidig var det ikke plass til å sette pp gruppebrd fra starten av, men med psitive deltakere var ikke det ne prblem. De tk utfrdringen m å bidra til mmøblering til wrkshp på strak hånd! Vi satt igjen med inntrykk av at dette bidr sm ice-breaker, g gav psitiv effekt fr dialg under lunsj, leverandørtrg g mingling. Å lede wrkshps med rundt 50 eller 100 deltakere er ikke lett, g ideelt sett burde vi delt gruppen på 4 wrkshps dersm vi hadde hatt lkaliteter til dette. Etter knferansen fikk vi mange psitive tilbakemeldinger på nytten av å sitte likestilt rundt samme brd, uavhengig av m man var bruker, leverandør eller kmmunalt ansatt. Fr mange var dette en ppsummering av prsess - helhetlige velferdsteknlgiske løsninger

13 ny pplevelse! Vi fikk psitive tilbakemeldinger fra leverandørmarkedet m at det helhetlig perspektiv var bra, at behvspresentasjnene var gde g at det var psitivt med invlvering g muligheten til å diskutere med både kmmuner, g leverandører. Det er strt behv fr dette innen velferdsteknlgi. Fr flere tilbakemeldinger se vedlegg 2. Del 2. Innspillsntat På bakgrunn av den åpne dialgknferansen ble interesserte leverandører invitert til å sende ett innspillsntat (ikke mer enn 5 A4-sider), innen 21. september Innspillsntatet skulle beskrive hvrdan deres løsninger møter behvene beskrevet i dialgntatet, samt behvene sm ble frmidlet på dialgknferansen. Mal fr innspillsntat ble gjrt tilgjengelig på dialgknferansen g på Dffin. Målet med innspillsntatene var å få best mulig kunnskap m mulighetsrmmet g alternative løsninger sm finnes i markedet, nå g fremver. Ved at leverandørene fikk presentert sine løsninger, planer g visjner på denne måten, sikres gså tidlig invlvering av bransjen. Det var ønskelig at innspill ble beskrevet på et verrdnet g mest mulig funksjnelt nivå. De sm ønsket å presentere sine innspill fikk anledning til en muntlig presentasjn i prsessens del 3, en-tilen-møter. Det var gså mulig å sende innspillsntat uten å delta på en-til-en-møte. Det km inn hele 26 innspill fra leverandørene, sm ble distribuert ut til alle deltakerne i læringsnettverket samt representant fr KmUT. Innspillene ble behandlet frtrlig, unntatt ffentlighet. Refleksjn Dialgntatene bidr til et gdt innblikk i markedet g et gdt grunnlag før en-til-en møtene. Siden det var mange sm sende inn var det tidkrevende å sette seg gdt inn i hver enkelt av innspillene. Det er viktig å planlegge kapasitet/ressurser gdt nk til å dra nytte av denne prsessen. Del 3. En-til-en-møter Hele 27 leverandører meldte seg på til en-til-en møter innen fristen 16. september. Leverandørene var på frhånd ppfrdret til samarbeid, g ett møte ble gjennmført med t leverandører g ett møte ble gjennmført med tre leverandører. Det ble satt av 45 minutter til hvert møte med en leverandør, g 1 time til en gruppen med t leverandører g 1 timer g 15 minutter til gruppen med tre leverandører. Nen av møtene ble gjennmført ver Skype fr business. Frmålet med en-til-en-møtene var å få ytterligere infrmasjn fra leverandørene, samt avklare g diskutere prblemstillinger rundt: ppsummering av prsess - helhetlige velferdsteknlgiske løsninger

14 Hvrdan behvene kan dekkes Innsikt i hvilke frtrinn ulike løsninger har Avdekke hva sm eventuelt enda ikke fungerer gdt nk (sm ikke tilfredsstiller behvet gdt nk) Det ble pplyst m at dialgprsessen ville kunne bli brukt sm grunnlag fr utarbeidelse av ulike kravspesifikasjner g i senere anskaffelser, g at disse anskaffelsene ville bli gjennmført sm etterfølgende prsess i henhld til lv g frskrift m ffentlige anskaffelser. Referat fra alle en-til-en-møtene, basert på felles malppsett, ble distribuert til kmmunenes kntaktpersner, samt til leverandør sm ble bedt m å krrigere ev. feil/mangler. 23. september 2016 ble det arrangert et arbeidsmøte i frkant av en-til-en-møtene. Her ble det kartlagt kntaktpersner g hvem sm skulle representerer den enkelte kmmune i møtene, et tverrfaglig «møtepanel» g arbeidsfrdelinger til møtene ble satt, innspillsntatene ble gjennmgått g spørsmål g uklarheter ntert. En- til-en møtene ble gjennmført 26., 27., g 30. september Opprinnelig hadde vi frespeilet time pr. møte, men på grunn av den stre respnsen måtte vi sette 45 min. pr. møte. Trss dette fikk vi psitive tilbakemeldinger fra leverandørene m at vi hadde satt av gd tid til møter. Oppsummeringsmøte 4. ktber 2016 møttes vi til ppsummeringsmøte m veien videre. Agenda fr møtet var: Krt status på nasjnale standarder v/alv Tilbakemeldinger på prsessen så langt fra deltakende kmmuner Helhetlige løsninger hvilke kategrier snakker vi m (sett i helhetlig perspektiv)? Deltakerne ble delt i 4 grupper fr å diskutere hvrdan det var ønskelig å priritere eventuelle anskaffelser sett i helhetlig perspektiv Samarbeidet ble enige m å gå til felles anskaffelse av: 1. a) Pasientvarslingsanlegg (inne - institusjn/heltidsbemannet blig) b) Trygghetspakke varsling ute, rammeavtale 2. Plattfrm Varslingsanlegg fr institusjn/heltidsbemannet blig ble førstepriritet, g parallelt ville en arbeide med kravspesifikasjn fr felles plattfrm. Trygghetspakke varsling ute, ville deretter pririteres. Det var viktig fr gruppen at de ulike anskaffelsene skulle ses i sammenheng. Det var i utgangspunktet et ønske m å starte med plattfrm, men på grunn av krte frister fr igangsatte byggeprsjekter ble pasientvarsling priritert. Det ble satt ned 2 grupper på tvers av kmmunene til å jbbe med kravspesifikasjner. ppsummering av prsess - helhetlige velferdsteknlgiske løsninger

15 Refleksjner Sm på dialgknferansen fikk vi gså her større respns enn frventet, ne sm preget frberedelsestiden. Det var utfrdrende, med krt tid mellm frist fr å levere innspillsntat, distribusjn til de deltakende kmmunene g fastsatte en-til-en-møter. De knappe tidsfristene var nødvendig med tanke på ulike pågående byggeprsesser i flere kmmuner. Frberedelsesmøtet før en-til-en-møter var svært viktig fr å sikre felles frståelse fr hvrdan møtene ville bli gjennmført. Fr at flest mulig skulle dra utbytte av prsessen åpnet vi fr at alle sm ønsket fikk være med, men det ble satt pp et fast tverrfaglig panel til å føre dialgen. Dette var svært nyttig, g bidr til at flere aktører ble invlvert i den videre prsessen. På grunn av den stre interesse i markedet måtte vi utvide antall møtedager fra 2 til 3 (30. september var ikke pprinnelig avsatt). Dette var en krevende kabal å legge g ikke minst var det utfrdrende fr nen av samarbeidskmmunene, da timeplanene til enkelte var fullbket med andre møter. Samarbeidskmmunene pplevde møtefrmen sm gd. Møtene ga et gdt innblikk i hva sm kan leveres. Det tverrfaglige møtepanel sm hadde ansvaret fr å stille spørsmål mm. til levererandørene sikret bred kmpetanse, g kntinuitet i hvem sm deltk i møtene med tanke på videre arbeid. Gjennm prsessen lærte vi at det ikke er mulig å få dekket behvene fult ut i dagens marked, spesielt på grunn av manglende integrasjn mellm fagsystemer g at retningslinjer fr felles prtkll/språk ikke er på plass. Ingen av leverandørene eier hele kjeden. Verdien av at vi sm ppdragsgivere må stille krav g tilkjennegi våre frventninger ble tydelig.. ppsummering av prsess - helhetlige velferdsteknlgiske løsninger

16 3. Felles anskaffelse av pasientvarslingsanlegg Invitasjn til kmmuner Frespørsel m deltakelse ble sendt ut til alle kmmunene i innkjøpssamarbeidet på Sunnmøre g ROR-innkjøp. Fr å sikre frankring ble frespørselen sendt til både innkjøpskntakt g rådmann. Det ble bedt m skriftlig tilbakemelding på deltakelse eller ikke deltakelse. Endelig bekreftelse på hvilke kmmuner sm deltk i anskaffelsen ble kunngjrt via KGV til alle interessenter nsdag 16. nvember Val av prsedyre Anskaffelsen ble gjennmført sm en knkurranse med frhandling. Denne prsedyren gir alle interesserte leverandører mulighet å søke m kvalifikasjn fr å få lv til å delta i knkurransen. Anskaffelsen ble gjennmføres med frhandlinger på bakgrunn av at det ikke er mulig å få sammenlignbare tilbud uten dialg, g det vil være behv fr å gjøre tilpasninger underveis. Prekvalifisering Prekvalifisering ble kunngjrt via Dffin med søknadsfrist Det ble satt begrensninger til at minimum 3 g maksimum 6 deltakere skulle få anledning til å delta i knkurransen, på bakgrunn av et ønske m tilstrekkelig knkurranse, men samtidig et behv fr å en avgrensning slik at arbeidsmengden g antall tilbud ikke skulle bli fr mfattende. Vi mttk 11 søknader til å delta i knkurransen «Pasientvarslingsanlegg, 2016», fra følgende leverandører: Alfred Nesset Autmasjn AS, Ascm Nrway AS, Atea AS, CSAM Health AS, Hepr AS, Intelecm Grup AS, OneC Technlgies AS, Relacm AS, Securitas Teknikk AS, Stanley Security AS, Telecm Nrden AS. Oppdragsgiver valgte ut 6 deltakere. Utvelgelsen ble gjrt på grunnlag av best kvalifisert-prinsippet g best knkurranse-prinsippet hvr en innkjøpsfaglig samlet vurdering av kvalifikasjnskravene Gjennmføringsevne, Strategi g utvikling er lagt til grunn. Oppdragsgiver meddelte dermed at følgende Leverandører ble invitert videre i knkurransen: Ascm Nrway AS Atea AS Hepr AS Intelecm Grup AS OneC Technlgies AS Stanley Security AS ppsummering av prsess - helhetlige velferdsteknlgiske løsninger

17 Kravspesifikasjn Det ble gjennmført 3 heldagsmøter hvr arbeidsgruppen jbbet intenst med kravspesifikasjnen: 2. nvember i Ålesund, 18. nvember i Mlde g 2. nvember i Ålesund. På første arbeidsmøtet ble gruppen delt inn etter kmpetansemråde, slik at en kunne jbbe mer effektivt med «sin del» av kravspesifikasjnen. De tre gruppene sine mråder var; Funksjnelle krav (bruker g tjenesteutøver), byggtekniske krav g driftstekniske krav. De videre møtene mfattet både arbeid i gruppene g felles samkjøring. Knkurransegrunnlaget ble sendt ut til inviterte leverandører via knkurranseverktøyet KGV Visma TendSign. Se vedlegg 3. Tilbudsfrist Refleksjner: Arbeidsgruppen brukte mye tid på å skape felles frståelse fr struktur g ppbygging av kravspesifikasjnen. Det hadde vært lurt å ta en tidlig gjennmgang på dette, samtidig sm vi på denne måten erfarte i fellesskap undervegs. Det gikk mye tid til felles begrepsfrståelse g bruk av uttrykk, g det resulterte i at gruppen laget en begrepsfrklaring i knkurransegrunnlaget. Vi erfarte raskt at det var utfrdringer med å «sy sammen» tekst fra du ulike gruppene uten gjentagelse, da alt j henger sammen. Vi erfarte gså hvr krevende det er å skrive basert på behv/funksjn, istedenfr å beskrive en løsning, g måte flere ganger gå tilbake g endre tekst. Her var det stre frdeler med å være ulike grupper sm så andre grupper sin tekst med nye øyne g frskjellig kmpetanse. Vi så et skille mellm de delene sm går direkte på funksjn/brukergrensesnitt g de sm går mer mt teknisk drift. Områdene sm berører teknisk drift var ekstra utfrdrende å frmulere «åpent», på bakgrunn av ulike eksisterende tekniske løsninger i kmmunene, samt at løsningen skulle fungere både fr nybygg g fr eksisterende bygg. Det var mange runder på kravene i krav-tabellen, fr å sikre at en ikke satte unødvendige skal-krav. Gruppen valgte å benytte svartabell (Excel-vedlegg) sm leverandør skulle fylle ut iht. kravkder g svarkder presentert i kravspesifikasjnen. Gruppen valgte å presentere «kmmende planlagte anskaffelser» i knkurransegrunnlaget fr å fremheve fkuset på den helhetlige velferdsteknlgiske løsningen Frhandling, vurdering g tildeling 4 av de inviterte leverandørene valgte å levere tilbud g ble deretter innkalt til videre frhandlinger. Dette var Atea AS, OneC Technlgies AS, Ascm Nrway AS g Intelecm Grup AS. Evalueringsgruppen var tverrfaglig sammensatt, med kmpetanse innen bygg, ikt, helse g ffentlige anskaffelser. I frkant av frhandlingsmøtene fikk alle anledning til å lese gjennm tilbudene, frberede spørsmål g skissere et inntrykk på en pengskala fra 1-10 på de enkelte tildelingskriteriene ppsummering av prsess - helhetlige velferdsteknlgiske løsninger

18 Frhandlingsmøtene fregikk i flere runder, uten avskalling av leverandører underveis. Tidsfrløp januar 2017: Individuelle møter i Ålesund med alle tilbudsgivere. Varighet; 3 timer. Fkus på disse møtene var å bli gdt kjent med leverandørene g den løsningen sm er tilbudt. Det ble skrevet referat fra hvert enkelt møte. Utfrming av «case» fr å sikre likt grunnlag fr prissetting ble drøftet med alle leverandørene. 9.februar 2017: Frist fr å levere revidert tilbud g inngi pristilbud basert på «case» 15.februar 2017: Arbeidsgruppemøte, gjennmgang av tilbud. 17.februar 2017: Telefnmøte arbeidsgruppe. 21.februar 2017: Telefnmøte/skype med leverandørene varighet 25 min. pr. leverandør. Fkus på telefnmøtene var tilbakemelding på våre vurderinger hittil vedrørende kvalitet g gjennmføringsevne samt prising av case, herunder enkeltkmpnenter g kstnader knyttet til pplæring g drift/supprt. 23. februar 2017: Frist fr justert tilbud. 1.mars 2017: Arbeidsgruppemøte, siste runde evaluering av reviderte tilbud. 08.mars 2017: Tildeling 28. mars 2017: Signering Under frhandlingsmøtene var evalueringsgruppen pptatt av å bli gdt kjent med leverandørene g hva de ulike løsningene innebærer. Det ble brukt mye tid på gde drøftinger fr å sikre at pristilbudene var sammenlignbare. Resultatet av vurdering g penggivning er dermed et uttrykk fr gruppens samlede vurdering g innkjøpsfaglige skjønn. Refleksjn: Det var mfattende arbeid å sette seg inn i de fire tilbudene fra leverandørene, g dermed gså svært krevende å hlde versikten på alle detaljene. Ut i fra svarene så vi flere mråder i kravspesifikasjnen sm kunne vært bedre frmulert fr å sikre felles frståelse, unngå gjentagelser mv. I knkurransegrunnlaget ba vi leverandørene m å angi m de enkelte løsningene/funksjnene var del av løsningen, m de var tatt i bruk eller m de hadde en alternativ løsning eller m de ønsket å utvikle dette sammen med ppdragsgiver. Ved siste alternativ måtte kstnadsfrdeling ppgis. Det viste seg at leverandørene tlket/benyttet skalaen ulikt, ne sm bidr til utfrdringer ved pengsetting. Leverandørene fikk tilbakemelding m dette g anledning til å krrigere på revidert tilbud. På de punktene sm mfattet løsninger sm var under utvikling/utprøving ble de gså bedt m å sette tidspunkt fr når dette ville være klart. Behvet fr å spesifisere tidspunkt ble gjrt etter anbefaling fra andre kmmuner, sm har erfart at løsninger under utvikling tar lenger tid å få på plass enn frespeilet. ppsummering av prsess - helhetlige velferdsteknlgiske løsninger

19 Ved gjennmgang av tilbudene så vi klare utfrdringer med å sammenligne pris, siden tilbudene mfattet ulike løsninger g dermed ulik prissetting. Fr å sikre grunnlag fr sammenligning ble det i dialg med leverandørene utarbeidet et case de måtte prise. Caset mfattet et basisanlegg, tillegg (investeringer) g driftskstnader. Leverandørene var psitive til å benytte case, fr å sikre likebehandling. Det var sm ventet svært viktig at vi var en tverrfaglig gruppe. Det enkelte fagmrådet har lett fr å vekte egne mråder i vurdering av løsninger, ne sm j er naturlig ettersm dette er kjente mråder. Når en løsning skal vurderes både ut fra behv g funksjn fr bruker, ansatt, drift g øknmisk var det viktig å ha tid g takhøyde fr gde diskusjner fr å sikre felles innsikt i de ulike faggruppene sine vinklinger. Vi lærte mye m g fra hverandre. På denne måten pparbeidet deltakerne i gruppen seg gså et mer helhetlig bilde av behvene, mulighetene g utfrdringene g dermed et felles grunnlag fr å kmme frem til enighet m pengsetting. Et mråde vi gså så variasjner i gruppe på var i diskusjner rundt hvr innvativt g fremtidsrettet vi skulle satse, pp mt sikker drift g effektiv igangsetting. På bakgrunn av de vernevnte erfaringene var det svært viktig med kntinuitet i gruppen, fra en-tilen møtene g frem til tildelingen. Dette var ikke alltid like lett, da det er en tidkrevende prsess. Tilbakemeldinger på prsessen I etterkant av tildelingen km det inn en klage, der en leverandør mente de var tildelt fr lav scre ved evaluering av «gjennmføringsevne» g at de dermed skulle vært vinner av knkurransen. Klagen ble besvart uten at man fant grunn til å endre fastsatt scre. Fra leverandørene har vi fått generelt gdt tilbakemeldinger, ikke minst m at dette har vært en åpen prsess sm har blitt pplevd sm «fair». Status implementering pasientvarslingsanlegg, august kmmuner er nå i gang med planlegging av sine pasientvarslingsanlegg, men ingen er ferdigstilt. Fremdriften fr de ulike kmmunene er ulik, men de gir alt nå tilbakemelding m psitiv nytte av å jbbe med felles «prdukt» g utveksling av erfaringer underveis. ppsummering av prsess - helhetlige velferdsteknlgiske løsninger

20 4. Veien videre Det viste seg raskt at prsessen fr anskaffelse av pasientvarslinganlegg var så mfattende (kmpetansebyggende) g tidkrevende at det planlagte parallelle løpet fr anskaffelse av plattfrm ikke ble igangsatt sm planlagt. Samtidig fikk vi flere gangen gjennm prsessen innspill g kunnskap sm underbygde det pprinnelige ønsket m å starte prsessene med anskaffelse av plattfrm, siden flere av tilbudene på pasientvarslingsanlegg mfattet en plattfrm sm gså kunne nyttes inn mt teknlgi fr hjemmebende. Ettersm vi nærmet ss sluttføring av anskaffelsen av pasientvarslingsanlegg var det på tide å løfte blikket gså mt andre anskaffelser. Fellesmøte 20. mars 2017 Innkjøpssamarbeidet på Sunnmøre g ALV-Møre g Rmsdal initierte, i samarbeid med arbeidsgruppa fr anskaffelse av pasientvarslinganlegg, et felles møte 20.mars fr infrmasjn g erfaringsdeling m prsessen så langt i anskaffelse av Helhetlige velferdsteknlgiske løsninger. Også til dette arrangementet var ppmøtet svært gdt, g til sammen møttes rundt 120 persner. Dette var i hvedsak kmmunalt tilsette, men gså nen brukerrepresentanter g leverandører. Møtet ble streamet ver web-tv. Bilde 9: Gdt ppmøte fra kmmuner, leverandører g brukere på felles møtet 20.mars. Målet fr dagen var å gi en felles rientering m erfaringene så langt g planene fr videre prsess fr anskaffelse av plattfrm, trygghetspakke g ev. respnssentral. I tillegg til egne krefter fra kmmunene var representanter fra Det nasjnale velferdsteknlgiprgrammet/ehelse Direktratet (ver skype) g fra Nasjnalt prgram fr leverandørutvikling fr å frtelle siste nytt. ppsummering av prsess - helhetlige velferdsteknlgiske løsninger

21 Refleksjn: Under planlegging av dette møtet var målsetningen å få til diskusjner g engasjere persner til å bli med på den videre prsessen. Flere av de sm hadde bidratt mye i prsessen til nå ville ikke ha mulighet til å følge neste runde like tett, så det var behv fr nye krefter. Siden vi, nk en gang, ble flere enn frventet mistet vi ne av muligheten til å få dialg i gruppen. Dette viste gså igjen i etterkant av knferansen, da det km mange spørsmål. Det var et tydelig behv fr at vi skulle ha å planlagt mer tid til å være tilgjengelig fr spørsmål i etterkant. Arbeidsgruppe plattfrm / trygghetspakke I etterkant av fellesmøtet ble det dannet en ny arbeidsgruppe. Denne mfatter «nye» persner, men gså nen sm var med i anskaffelsen av pasientvarslingsanlegg. Bilde 10: Arbeidsgruppen samlet til møte i Skdje, 12.mai. Gruppen har bl.a. gjennmført et infrmasjns- g dialgmøte 22.mai, hvr e-helsedirektratet, Kristiansand kmmune g Værnesreginen har bidratt med erfaringer g kmpetanse i drøftingene rundt vegen videre. Bilde 11 g 11: Thr Steffensen infrmerer fra e-helse direktratet g innkjøpssjef Jnny Indrevåg leder diskusjnen under møtet 22. mai. I etterkant av møtet 22.mai har det blitt gjennmført dialgmøter med tre ulike leverandører. ppsummering av prsess - helhetlige velferdsteknlgiske løsninger

22 Prblemstillingen gruppen nå står verfr i videre drøftinger mfatter blant annet å definere behvet fr plattfrm, sett pp mt bl.a. anskaffelsen sm er gjennmført g uavklarte planer relatert til respnssenter. Videre må fremdrift g rekkefølgen på anskaffelse av plattfrm, trygghetsalarm g eventuelt en videre trygghetspakke avklares. ppsummering av prsess - helhetlige velferdsteknlgiske løsninger