Protokoll fra styreseminar- og møte i Høgskolestyret mai 2010

Transkript

1 Protokoll fra styreseminar- og møte i Høgskolestyret mai 2010 Styreseminar 4. mai kl Dialogmøter med avdelingene (DNF, TVF, HIS, AHS og ØKORG) og SeLL Avdelingenes handlingsplan, årsrapport og kvalitetsrapport var lagt fram som grunnlagsdokumenter for møtene Dekan og SeLL-leder ga en kort presentasjon/innledning, deretter ble det åpnet for dialog med styret. Det var satt av 30 minutter totalt per avdeling. DNF og TVF har god dialog og ønsker å skape Den norske film og TV skole sammen. Dialogmøtet med HIS ble konsentrert rundt en eventuell nedleggelse av avdelingen. Styremøte 5. mai Styremøtet varte fra kl Tilstede: Styreleder Bente Ohnstad Nestleder Jens Uwe Korten Styremedlem Krister Johnson Styremedlem Camilla Victoria Gjerløw Martinsen Styremedlem Jon Helge Lesjø Styremedlem Kerstin Norén Styremedlem Jenny Steinnes Styremedlem Sigrun Dancke Skaare Styremedlem Sigmund Thue Styremedlem Rune Øygard (forlot møtet etter sak 38/10) Varamedlem Kjetil Bjørklund Forfall: Styremedlem Vigdis Lian Sekretariat: Høgskoledirektør Jostein Skurdal Førstekonsulent Kristin Korsvold Prosjektdirektør PiU, Harald Landheim (forlot møtet etter sak 38/10) Studiedirektør Iben Kardel (tilstede fra sak 32/10 t.o.m. sak 38/10) Personaldirektør Lars Petter Mathisrud (tilstede fra sak 36/10 t.o.m. sak 38/10) Flere fra avdeling HIS, samt tillitsvalgte, var tilstede under sak 37/10 Innkalling og sakliste, samt protokoll fra styremøtet , ble godkjent. Det ble meldt to nye referatsaker; 43/10j og 43/10k. 1

2 Det ble ettersendt / utdelt følgende dokumenter: 32/10 - kort referat fra etatsstyringsmøtet 13. april. Delt ut møtedagen. 33/10 - oppfølging av tiltaksplanen knyttet til budsjett Delt ut møtedagen. 37/10 - HIS. Saksdokumentene ble ettersendt per e-post Vedlegg med forhandlingsprotokoll ble delt ut møtedagen. 40/10 - foreløpige søkertall. Saksdokumentet ble delt ut 4.5. Vedlegg med tall over søkernes fylkestilhørighet ble delt ut møtedagen. 43/10 j + k - de to nye referatsakene ble delt ut 4.5. Styreleder oppsummerte viktige hendelser i perioden og orienterte om de viktigste sakene: 4. mai besøkte en delegasjon fra KD, med statsråd Tora Aasland i spissen, de tre Innlandshøgskolene. Møtet fant sted på HiL og bl.a. PiU og SAK (samarbeid, arbeidsdeling og konsentrasjon) sto på dagsplanen. Innlandshøgskolene har fått bevilget 3 av de 50 mill kronene som er avsatt til SAK. Møtet var også en oppfølging av møtet den 14. april. Representanter fra høgskolene og næringslivet, samt fylkespolitikere var til stede. Oppfølgingssaker: 31/10: Høgskoledirektør utlysningstekst, innstillingsutvalg og prosess. Oppfølging av s-sak 30/10 Rektor Bente Ohnstad informerte kort om at Høgskoledirektør Jostein Skurdal vil jobbe ut juni og at dekan Kjell Ivar Iversen er konstituert som ny direktør fra 1. juli dette i samråd med godkjenning fra styret via e-post. Flere innspill vedrørende avlønning og sammensetning av innstillingsutvalget. Det ble også påpekt at omdømme bør legges til i utlysningsteksten under ansvarsområde, kulepunkt 3; Videreutvikle høgskolens organisasjon og omdømme. Styret leger vekt på å rekruttere en person med erfaring fra og evne til å utvikle en god forvaltningskultur og gode saksbehandlingsrutiner. Rektor tar med seg innspillene fra styret videre. Det er gjort én endring på vedtaket under punkt 2 (kulepunkt 1). 1. Høgskolestyret gir rektor fullmakt til å fastsette endelig utlysningstekst med grunnlag i vedlagte utkast og styrets behandling. 2. Styret vedtar følgende sammensetning av innstillingsutvalget: Rektor Bente Ohnstad (leder av utvalget) Ekstern styrerepresentant Kerstin Norén oppnevnt på rektorfullmakt etter innspill fra styret Intern styrerepresentant Jenny Steinnes oppnevnt på rektorfullmakt etter innspill fra styret En studentrepresentant Heidi Gulli utpekt av LiSt En representant for de ansatte utpekt av fagforeningene Personal- og organisasjonsseksjonen er sekretariat for tilsettingsprosessen. 3. Rektor gis fullmakt til å beslutte rekrutteringsprosessen og i samråd med innstillingsutvalget, beslutte eventuell bruk av ekstern bistand. 2

3 32/10: Etatsstyringsmøtet muntlig redegjørelse. Oppfølging av s-sak 8/10 Høgskoledirektøren gjennomgikk det utdelte referatet, med de tilbakemeldinger som kom fra departementet, under møtet den 13. april I etterkant (14. april) av etatsstyringsmøte ble det holdt et fellesmøte for de tre høgskolene og departementet. Referatet fra dette møtet sendes til styret i etterkant av styremøtet. Flere innspill fra styret. 33/10: Budsjett 2010 muntlig redegjørelse. Oppfølging av s-sak 12/10 Høgskoledirektøren orienterte om status i oppfølging av tiltaksplanen knyttet til budsjett Høringen om arbeidstidsordningen er utsatt, og saken kommer derfor først i junimøtet. Saksframlegget fra studieporteføljen vil også komme i juni. Ingen innspill eller merknader fra styret. Beslutningssaker: 34/10: PiU opprettelse av et universitetsprosjektstyre Rektor og høgskoledirektør orienterte om saken som også har blitt behandlet av styrene ved HiG og HH. Henstilling til HiL om at det bør være med en tekn./adm. ansatt, samt at det må oppnevnes vara. Styret presiserer at Høgskoledirektøren har møte- og talerett. 1. Styret vedtar å opprette et Universitetsprosjektstyre fra med følgende sammensetning: Rektorene ved HiG, HH og HiL To øvrige styremedlemmer fra hver av høgskolene (hvorav en ekstern) En student fra hver av høgskolene Ekstern styreleder 2. Styret oppnevner følgende personer til Universitetsprosjektstyret: Rektor Bente Ohnstad (vara prorektor Jens Uwe Korten) Internt styremedlem Jon Helge Lesjø (vara Sigrun Dancke Skaare) Eksternt styremedlem Rune Øygard (vara Kerstin Norén) Student Camilla Victoria Gjerløw Martinsen (vara Krister Johnson) stiller ved første møte i juni. Ved valget h-10 blir de nye studentrepresentantene automatisk med i Universitetsprosjektstyret. 3. Styret gir de tre rektorene fullmakt til å engasjere den eksterne styrelederen for Universitetsprosjektstyret. Den som engasjeres må ha høy faglig legitimitet og integritet og bred erfaring fra universitets- og høgskolesektoren. 4. Styret vedtar følgende mandat for universitetsprosjektstyret: Hovedoppgavene for universitetsprosjektstyret er videre arbeid med universitetskvalifiseringen og arbeid med å forberede sammenslåing av de tre høgskolene (inklusiv fusjonssøknad). 3

4 Universitetsprosjektstyret skal med utgangspunkt i det felles styrevedtaket fra desember 2009 (inkl. det felles styresaksframlegget): 1. Ha ansvar for å sikre framdrift og å få fram beslutningsgrunnlag for å samle Høgskolen i Hedmark, Høgskolen i Gjøvik og Høgskolen i Lillehammer til en høgskole som kan søke om universitetsstatus. 2. Være en pådriver for å utvikle samhandling mellom de tre høgskolene slik at visjonen om et universitet i Innlandet kan realiseres. 3. Være en arena for likeverdig og forpliktende partnerskap mellom de tre høgskolene. 4. Skape bredest mulig engasjement og vilje til arbeid for et universitet i Innlandet i samfunnsog næringsliv, gjennom en aktiv promotering av universitetssatsingen, og formidling av resultater fra satsingen. 5. Utvikle grunnlag for felles saker til høgskolestyrene med anbefalinger/tilrådninger og forslag til vedtak i spørsmål vedrørende videre arbeid med universitetskvalifiseringen: a) Tiltak for å sikre tilstrekkelig robusthet i MA og Ph.D-utdanningene b) Tiltak for å sikre nødvendig1. kompetanseandel. c) Tiltak for å øke FoU-aktiviteten. 6. Utvikle grunnlag for felles saker til høgskolestyrene med anbefalinger/tilrådninger og forslag til vedtak i spørsmål vedrørende sammenslåingen av høgskolene. I forhold til søknaden om sammenslåing skal universitetsprosjektstyret avklare og gi anbefalinger til overordnede prinsipper for organisering bl.a. på følgende områder: a) Navn på den sammenslåtte høgskolen. b) Visjon og virksomhetsidé for den sammenslåtte høgskolen. c) Styrings- og ledelsesmodell og faglig organisering av den sammenslåtte høgskolen: Valgt eller ansatt rektor. Dimensjonering av rektorat og lokalisering av rektoratets medlemmer. Valgt eller ansatt ledelse på avdelingsnivå. Faglig organisering; studiested - fakultet/avdeling institutt. d) Kvalitetssystem for den sammenslåtte høgskolen. e) Økonomiske forhold i tilknytning til den sammenslåtte høgskolen: Gjennomgang av økonomisk status og økonomiske forpliktelser hos de fusjonerende høgskolene. Etablering av felles økonomi-/budsjettmodell. Organisering av økonomifunksjonen ved den sammenslåtte høgskolen. f) Organisering av studieadministrasjonen for den sammenslåtte høgskolen. g) Organisering av personalfunksjonen for den sammenslåtte høgskolen. h) Organisering av IT-funksjonen for den sammenslåtte høgskolen. i) Organisering av bibliotekfunksjonen for den sammenslåtte høgskolen. 7. Detaljering av milepælsplaner i tråd med overordnede vedtak fattet av prosjekteierne i PIU / de tre høgskolestyrene. 8. Universitetsprosjektstyret skal sikre god forankring og bred involvering på tvers av høgskolene i sitt arbeid med å få fram anbefalinger og forslag til vedtak. Universitetsprosjektstyret tar selv stilling til arbeidsform i prosjektstyringen. 5. Styret oppnevner styremedlem Sigmund Thue til et partssammensatt utvalg for utarbeidelse av ny tilleggsavtale mellom de fem prosjekteierne i PIU. 6. Styret ber om at det til neste møte i juni 2010 legges fram en sak vedr. revisjon av høgskolenes samarbeidsavtale fra juni Styret ber videre om at det til første møte høsten 2010 legges fram en sak vedr. revisjon av tilleggsavtalen i PIU. 4

5 35/10: Årsrapporter fra avdelinger og SeLL Høgskoledirektøren orienterte kort. Styret savner prosedyrer rundt oppstart av større studieplanarbeid knyttet til nye studier som for eksempel utvikling av ny master. Arbeidet krever mye ressurser og godkjenning av NOKUT uten at det er rammer til igangsetting. Det etterlyses også en årsrapport fra fellesadministrasjonene. Det har tidligere blitt henstilt av styret at fellesadmininstrasjonen skal utarbeide en handlingsplan og en årsrapport vil følges automatisk av dette. Styret tar årsrapportene fra avdelinger og SeLL til etterretning, og ber om at disse utarbeides slik at de kan bidra til høgskolens budsjettdokument. 36/10: Rammer og prosess for studieportefølje for HiL 2011/12 Høgskoledirektøren innledet kort før studiedirektøren la fram saken. Flere innspill fra styret. 1. Styret ber om å få seg forelagt en sak i juni hvor følgende studieprogrammer vurderes særskilt i forhold til studieporteføljen for 2011/12: årsstudium i samtidshistorie og internasjonale studier, bachelor i samtidshistorie, bachelor i internasjonale studier, årsstudium og bachelor i sosiologi, årsstudium og bachelor i kulturprosjektledelse, samt årsstudium i kunsthistorie. I saken bør ulike sider ved studiene belyses som grunnlag for styrets behandling inkludert søkning, opptak, studiepoengproduksjon, gjennomstrømming, kandidatproduksjon, forskning, kvalitetsrapporten og faglig profil. 2. Styret ønsker å behandle saken i sammenheng med studieporteføljeutvalgets innstilling og kvalitetsrapporten for Tidsplanen for prosessen med behandling av studieportefølje for høgskolen vedtas slik den er beskrevet i saksframlegget. 4. Årshjulet for studieplanlegging, slik det er beskrevet i høgskolens kvalitetssystem, skal overholdes slik at studieplanene kan bli vedtatt i styremøtet i oktober. Det lages en prosessplan hvor aktører, handlinger og tidsfrister presiseres ut fra plan over høstens styremøter. 5. Studieprogrammene skal være forankret i høgskolens strategiske plan og ivareta avdelingenes faglige profil. Avdelingene har ansvar for faglig kompetanse og ressursvurdering jf. gjeldene budsjetteringsprinsipper for høgskolen. Studieporteføljeutvalgets innstiling skal danne grunnlag for at studie- og emneportefølje samordnes der dette er hensiktsmessig. Målsetningen er å gi kvalitative og ressursmessige forbedringer for god gjennomføring av studieprogrammer. 6. Når resultatet av opptaket 2010 foreligger i oktober (aktive studenter), utgjør disse grunnlaget for å vurdere og evt. justere planlegging av dimensjonering for opptaket 2011/12. 37/10: HIS videreføring eller avvikling? Høgskoledirektøren gjennomgikk saken og presenterte et nytt forslag til vedtak som er et resultat av forhandlingene etter Hovedavtalen i staten. Det ble også vurdert og satt inn et nytt punkt om utsettelse av tilsetting av ny dekan. Styret er positive til det reviderte forslaget. 5

6 1. Styret ber om at det legges fram en sak om revidert faglig organisering innen 1. oktober Styret vedtar å stanse tilsetting av dekan ved HIS og trekker saken. 3. Rektor får fullmakt til å konstituere dekan på HIS i en overgangsperiode 4. I saksframlegget skal det inngå en analyse av følgende: 1. Faglige og økonomiske konsekvenser av videreføring av nåværende HIS inkludert Juss og Psykologi 2. Faglige og økonomiske konsekvenser av ledelsens alternative forslag til ny avdelingsstruktur 5. Både 1 og 2 må analyseres i lys av beslutningen om studieportefølje 38/10: Møteplan høsten 2010 og våren 2011 Rektor gjennomgikk datoene for høsten 2010; 21. september, oktober, 19. oktober, november, 14. desember, og for våren 2011: 1.mars, april og 15.juni. Styret vedtar møteplan for høsten 2010 i tråd med de forslag som er satt opp under punkt 1. Styret tar foreløpig møteplan for våren 2011 til orientering. 39/10: Orientering om regnskap og budsjett. Del 1 er utsatt offentlighet. Rektor innledet kort før Høgskoledirektøren orienterte om saken. Del 1, Riksrevisjonens kommentarer til årsregnskapet, er utelatt offentlighet. Styret endret saken fra orienteringssak til beslutningssak. Styret tar saken foreløpig til orientering og ber administrasjonen følge opp de punkter som er påpekt, og forventer full gjennomgang i junimøtet (når riksrevisjonens avsluttende brev foreligger). Orienteringssaker: 40/10: Foreløpige søkertall. Høgskoledirektøren orienterte om tallene fra Samordna opptak. HiL har rekordstor søkning i år, bare høgskolene i Oslo, Bergen og Trondheim har høgere søkertall enn HiL. Ingen innspill fra styret. 41/10: HMS og sykefraværsrapportering 2009 Høgskoledirektøren orienterte kort. Ingen merknader fra styret. 42/10: Rapporter fra utvalg og råd Høgskoledirektøren orienterte kort om rapportene som årlig legges fram for styret. Ingen merknader fra styret. 43/10: Referatsaker a) Protokoll fra møtet i Høgskolestyret

7 b) Referat fra Avdelingsstyremøte ØKORG c) Referat fra møte i Studienemnda d) Referat fra styringsgruppa PiU e) Brev fra KD : Oppnevning av eksterne styremedlemmer ved statlige høyskoler f) Rundskriv fra KD : Opptak til høyere utdanning Opptakskalender g) Brev til KD : Rapport om gjennomgang av studentsamskipnadene i Norge - Innspill fra Høgskolen i Lillehammer h) Brev fra Riksarkivet : Dokumentbasert tilsyn av elektronisk arkivdanning i universitets- og høgskolesektoren i) Brev fra KD : Fordeling av SAK-midler j) Referat fra avdelingsstyremøte TVF k) Referat fra avdelingsstyremøte AHS /10: Eventuelt I år er det 40 år siden ODH / HiL ble etablert. Jubileet markeres fredag 28.mai kl i Aud A. Styret inviteres til å delta denne dagen. UHR-samling i november legges til Lillehammer Østlandsforskning har gitt signaler om at midlertidig bygg (som er behandlet av styret tidligere) ikke er attraktivt nok, og det kan bli problemer med å få Østlandsforskning tilbake til Storhove. Ledelsen ser på hvordan vi kan påvirke prosessen positivt fram til møtet i juni. I lys av dette er det satt i gang en prosess med innvendig arealplan, denne er sendt ut på høring. Campusutvikling. Kommunen og fylkeskommunen er positive til å bidra. Det skal nedsettes tre grupper; 1. offentlige instanser, hvor fylkeskommunen kan være villig til å ta ledelse og sekretariat, 2. ansatte og studenter, og 3. næringsutviklere og aktører på campus. PhD-søknaden fra BUK ble likevel ikke behandlet under NOKUTs styremøte i april, da styret mottok sakspapirene for sent til en fullverdig behandling. Styret tar opp saken på ny 15.juni. Lillehammer er eneste søker til ungdoms-ol Prorektor og Høgskoledirektør er engasjert i prosessen. I planene ligger 300 nye studentboliger. Saker til neste møte 15. juni: a. Årsregnskap 2009 b. Regnskapsrapport pr. 1. tertial 2010 c. Revidert budsjett d. Foreløpige planrammer for 2011 og plan for videre budsjettprosess e. Styrets årsrapport for kvalitetsarbeid 2009 f. Tilbakemeldingsrapport fra KD fra etatsstyringsmøtet med oppfølgingsplan. g. Prosjekt Innlandsuniversitetet h. Tiltak 3: Studieporteføljen i. Innføring av rammeverk for bruk av kilder i akademisk og kunstnerisk arbeid ved HiL j. Arbeidstidsordningen Styremedlem Kerstin Norén melder at hun ikke kan delta denne dagen. 7