Orientering til formannskapet om arbeidet med eierstrategi for Drammen Eiendom KF. Drammen, 13. mai 2014

Transkript

1 Orientering til formannskapet om arbeidet med eierstrategi for Drammen Eiendom KF Drammen, 13. mai 2014

2 Bakgrunn Som tidligere varslet har rådmannen startet arbeidet med å utarbeide eierstrategi for Drammen Eiendom KF I denne forbindelse ønsket rådmannen å benytte ekstern bistand i arbeidet, og oppdraget ble lyst ut januar i år. Deloitte AS ble etter vurdering av anbudene leid inn som rådgiver Det som presenteres i dag er Deloittes innspill og ikke nødvendigvis et uttrykk for administrasjonens endelige innstilling 2

3 Agenda Bakgrunn om foretaket og eierstrategi Hvordan forsikre at kommunens eiendom disponeres klokt Hvordan forsikre at driften av foretaket er god og effektiv Hvordan forsikre at bygningsverdiene blir bevart og at vedlikeholdsmidler fordeles rettferdig Hvordan forsikre at foretaket lytter nok til brukere og leietagere Hvordan forsikre at vi får ny eller renovert eiendom av riktig kvalitet Bør Drammen Eiendom KF prøve å tjene penger på eiendom eller kjøpe opp en portefølje for å møte fremtidige behov? Alt det andre: formell styring, organisering, avkastning, fullmakter og informasjon Spørsmål, kommentarer og tilbakemelding 3

4 Mange har bidratt konstruktivt for å forstå hvor foretaket er og mange har gitt innspill om hva kommunen bør kreve av foretaket Dokumentasjon, styringsinformasjon, planer, utredninger Styre og ledelse i Drammen Eiendom KF Administrasjon i Drammen kommune, planer og erfaringsdokumenter NÅ: Hva gjør Drammen Eiendom og hvordan har eier til nå påvirket? Gap FREMTID: Hva bør Drammen Eiendom være og hva bør eier forvente seg? Nye mål i en eierstrategi for å forvalte kommunens verdier godt og profesjonelt, skaffe kommunen god oversikt og bidra til klare ansvarsforhold Investorer, eiendomsadvokater, rådgivere, eiendomsselskaper 4

5 Kommunens behov for eiendom, eiendomsutvikling, forvaltning og innleie vil uansett bestå Foretaket disponerer ca 1200 objekter med ca kvm eiendom og kvm tomt Fire roller for Drammen Eiendom KF i dag Boliger* 75 (7%) Idrettsanlegg Eierrollen Utviklerrollen Foretaket forvalter eierskapet og utvikler kommunens eiendomsmasse, grunneiendom og eiendomsselskaper etter forretningsmessige prinsipper Foretaket skal være i stand til å ivareta kommunens byggherrefunksjon og bidra til å realisere kommunens eiendomsengasjementer 6 (43%) (93%) Administrasjonslokaler 1 (7%) Barnehager 7 (50%) 11 (100%) Kulturbygg 2 (17%) 2 (17%) 8 (67%) Skoler Forvalterrollen Som eiendomsforvalter skal foretaket balansere miljøhensyn og hensyn til leietagere innenfor den rammen som husleien tillater 25 (100%) 23 (100%) Formidlerrollen Foretaket skal være kommunens kompetansesenter og kontraktspart for leie av lokaler *) Boliger står for en stor del av antallet og forvaltningsoppgavene, men en liten del av arealet (ca 20%) 5 Institusjonslokaler 3 (13%) 4 (17%) 16 (70%) Naturforvaltning og friluftsliv 12 (100%)

6 Agenda Bakgrunn om foretaket og eierstrategi i alminnelighet Hvordan forsikre at kommunens eiendom disponeres klokt Hvordan forsikre at driften av foretaket er god og effektiv Hvordan forsikre at bygningsverdiene blir bevart og at vedlikeholdsmidler fordeles rettferdig Hvordan forsikre at foretaket lytter nok til brukere og leietagere Hvordan forsikre at vi får ny eller renovert eiendom av riktig kvalitet Bør Drammen Eiendom KF prøve å tjene penger på eiendom eller kjøpe opp en portefølje for å møte fremtidige behov? Alt det andre: formell styring, organisering, avkastning, fullmakter og informasjon Spørsmål, kommentarer og tilbakemelding 6

7 Foretaket bør gjennom en verdsettelse, ikke som et mål i seg selv, men for å bidra til godt utnyttelse, tilstrekkelig fornying og gode prioriteringsdiskusjoner Skjønnsmessig vurdering av nytte knyttet til god verdsettelse Prioriteringsdiskusjon (hvordan bruke verdiene) Unngå verdifall vedlikeholde tilstrekkelig ift. avskrivninger Forbedre utnyttelsen av eiendommene Forstå Drammens finansielle handlingsrom Riktig husleie og riktig avkastning fra DEKF Eiendom og tomter som ikke benyttes fullt ut Eiendom og tomter med kommersielle formål Boliger, idrett og andre formål der eiendom bare er én mulig innsatsfaktor for kommunen Kontorer og annet der det finnes et leiemarked Institusjoner og eiendom som er sterkt tilpasset kommunal tjenesteyting Rent praktisk, ut fra eiendommens karakter, er det ulike prinsipper som kan ligge til grunn for verdsettelse Historisk kost reduksjon for slit og elde (avskrivninger) Gjenanskaffelsesverdi avskrivninger Forsikringsverdi Salgsverdi med/uten hensyntagning av reguleringer Nåverdi basert på forventning om fremtidige inntekter 7 Viktig Mindre viktig

8 Agenda Bakgrunn om foretaket og eierstrategi i alminnelighet Hvordan forsikre at kommunens eiendom disponeres klokt Hvordan forsikre at driften av foretaket er god og effektiv Hvordan forsikre at bygningsverdiene blir bevart og at vedlikeholdsmidler fordeles rettferdig Hvordan forsikre at foretaket lytter nok til brukere og leietagere Hvordan forsikre at vi får ny eller renovert eiendom av riktig kvalitet Bør Drammen Eiendom KF prøve å tjene penger på eiendom eller kjøpe opp en portefølje for å møte fremtidige behov? Alt det andre: formell styring, organisering, avkastning, fullmakter og informasjon Spørsmål, kommentarer og tilbakemelding 8

9 Drammen kommune bør forsikre seg om at selskapet driver kostnadseffektivt Utgangspunkt Mye av drift og vedlikehold er konkurranseutsatt. Slik sett har DEKF en implisitt markedsprising av tjenestene. Eier har likevel et behov for å forstå at prisene man oppnår er fornuftige. Kommunens eiendomsforvalter skal ikke bare drive kostnadseffektiv, men også finne frem til en rasjonell arbeidsdeling. Hva skal vi forlange av den som leier ut eiendom til DEKF, hva forlanger vi av DEKF og hva forlanger vi av DEKF sine leietagere? Utfordring Det er ikke opplagt eller gjennomskuelig hva forvaltning, drift og vedlikehold bør koste i en hver sammenheng, og eiendomsbransjen er avhengig av benchmarking. Å finne frem til riktig vedlikeholdsnivå innebærer prioriteringer og skjønn Drammen Eiendom har et gunstig, eller ikke unaturlig, kostnadsnivå for FDV sammenlignet med en del andre storbyer (i følge ASSS data), men for eier er det minst like naturlig å holde DEKF sin produktivitet opp mot produktivitet i privat sektor Utfordringen med benchmarking innen FDV er ikke minst at det ikke er opplagt hva som er eierkostnader, leierkostnader og felleskostnader (som skal utføres av forvalteren på leietagerens bekostning) Deloittes erfaring er at det er vanlig å ikke kjenne til sine reelle eierkostnader og at det er svært vanlig at det oppstår tvister om hvem som har ansvar for hva. Implikasjon For å få til en god kostnadsanalyse (benchmarking) er det antagelig nødvendig at man innledningsvis gjør en gjennomgang av hva som inngår som eierkostnader, leierkostnader og felleskostnader Siden Drammen kommune ikke bare er eier, men også leietager, er det naturlig at eieren interesserer seg for grenseflaten mellom hvilke tjenester som DEKF bør gjøre og hva som påligger andre. Kommunen bør spørre seg hvorfor akkurat dette tjenestenivået er riktig

10 Som kombinert eier og leietager er det nyttig å bli sikker på grenseflaten mellom DEKF og leietager er rasjonell, lik og sammenlignbar Kategorier av kostnader Eierkostnad Forsikring Eiendomsskatt Utvendig vedlikehold Utskiftninger Administrasjon / rådgivning Felleskostnad Strøm, olje, gass Offentlige avgifter Rengjøring og renovasjon Tilsyn, service og vedlikehold av installasjoner Resepsjonstjenester Vakthold Administrasjonspåslag Leierkostnad Innvendig vedlikehold Energi (eget forbruk) Vann (eget forbruk) Renhold (egne lokaler) og deretter gjøre systematisk sammenligning med andre kommuner som i dag og med private eiendomsutviklere innenfor relevante kategorier Normtall for private næringsbygg Faksimile fra ASSS benchmarking av eiendomskostnader Kostnadselement Lav Høy Eierkostnad 150 per kvm 300 per kvm Felleskostnad 250 per kvm 400 per kvm Leierkostnad 200 per kvm 300 per kvm 10

11 Agenda Bakgrunn om foretaket og eierstrategi i alminnelighet Hvordan forsikre at kommunens eiendom disponeres klokt Hvordan forsikre at driften av foretaket er god og effektiv Hvordan forsikre at bygningsverdiene blir bevart og at vedlikeholdsmidler fordeles rettferdig Hvordan forsikre at foretaket lytter nok til brukere og leietagere Hvordan forsikre at vi får ny eller renovert eiendom av riktig kvalitet Bør Drammen Eiendom KF prøve å tjene penger på eiendom eller kjøpe opp en portefølje for å møte fremtidige behov? Alt det andre: formell styring, organisering, avkastning, fullmakter og informasjon Spørsmål, kommentarer og tilbakemelding 11

12 Verdsettelse og benchmarking er gode steg for å sikre tilstrekkelig vedlikehold i tillegg bør eier forsikre at det finnes strategi og prioriteringer for vedlikehold Observasjoner Selv om fokuset er endret i de siste årene, har det historisk sett vært en underprioritering av vedlikehold i kommunal sektor (ref. NOU 2004:22) Drammen Eiendom ser ut til å produsere gode vedlikeholdsplaner og konkurranseutsetting gir en implisitt kostnadskontroll Som eier og leietager - bør man være nysgjerrig, ikke bare på hvilke bygninger som skal pusses opp, men på hvilken prioriteringsmekanisme som ligger til grunn Prioriteringene kan endre seg og de vil være sammensatte, for eksempel basert på Hensynet til å bevare bygningers verdi Prisgunstig tilgang på kompetanse og tjenester, subsidier, etc Tidsvinduer for eksempel i forbindelse med flyttinger Nye krav og forskrifter eller teknologiske muligheter (velferdsteknologi) Hensynet til lavere kostnader for eier (og leietager) Et skolebygg som forfaller koster ikke det offentlige en krone. Før det plutselig blir veldig dyrt når det må bygges et nytt

13 Agenda Bakgrunn om foretaket og eierstrategi i alminnelighet Hvordan forsikre at kommunens eiendom disponeres klokt Hvordan forsikre at driften av foretaket er god og effektiv Hvordan forsikre at bygningsverdiene blir bevart og at vedlikeholdsmidler fordeles rettferdig Hvordan forsikre at foretaket lytter nok til brukere og leietagere Hvordan forsikre at vi får ny eller renovert eiendom av riktig kvalitet Bør Drammen Eiendom KF prøve å tjene penger på eiendom eller kjøpe opp en portefølje for å møte fremtidige behov? Alt det andre: formell styring, organisering, avkastning, fullmakter og informasjon Spørsmål, kommentarer og tilbakemelding 13

14 Det kan være naturlig å bruke leietagertilfredshetsundersøkelser for å skaffe bedre informasjon om leietageres og brukeres prioriteringer Utgangspunkt Drammen kommune er ikke bare eier, men også leietager, og det er naturlig at en eierstrategi gjenspeiler kommunens prioriteringer også som leietager Foretaket får noe informasjon om sine leietagere og brukere gjennom de spørsmål som stilles om inneklima i kommunens elevundersøkelser og arbeidsmiljøundersøkelser supplert med enkelte brukerundersøkelser Utfordring Drammen Eiendom har mange kunder uten valgmulighet, og med det følger det med et ekstra ansvar. Foretaket blir ikke disiplinert av noen «kundeflukt» Eiendom er en viktig faktor i kommunal tjenesteproduksjon, og Drammen Eiendom anskaffer bygg, driftstjenester og vedlikehold for andres penger på andres vegne. I det ligger det en implisitt fare for at kvaliteten er en annen enn det brukeren selv ville ønske seg, kanskje også når man holder kvaliteten opp mot kostnaden Implikasjon I ennå større grad enn konkurranseutsatte eiendomsselskap, bør DEKF etterstrebe å lytte til leietagere. Det kan være nødvendig å supplere informasjonen om opplevd inneklima og arbeidsmiljø med spørsmål som også fanger opp kostnadsnivå, tilgjengelighet, servicegrad og andre forhold som ligger til Drammen Eiendom og foretakets ulike leverandører? En eierstrategi kan sende signaler om at eier forventer at Drammen Eiendom, ikke bare passivt får informasjon om bokvalitet / arbeidskvalitet / læringskvalitet og passivt følger retningslinjer for hvordan og brukere skal tas hensyn til, men også aktivt etterstreber å lytte til leietagere og brukere gjennom utstrakt bruk av sammenlignbare undersøkelser som gir informasjon om leietageres og brukeres prioriteringer

15 Agenda Bakgrunn om foretaket og eierstrategi i alminnelighet Hvordan forsikre at kommunens eiendom disponeres klokt Hvordan forsikre at driften av foretaket er god og effektiv Hvordan forsikre at bygningsverdiene blir bevart og at vedlikeholdsmidler fordeles rettferdig Hvordan forsikre at foretaket lytter nok til brukere og leietagere Hvordan forsikre at vi får ny eller renovert eiendom av riktig kvalitet Bør Drammen Eiendom KF prøve å tjene penger på eiendom eller kjøpe opp en portefølje for å møte fremtidige behov? Alt det andre: formell styring, organisering, avkastning, fullmakter og informasjon Spørsmål, kommentarer og tilbakemelding 15

16 Kvalitet i form av energieffektivitet, uteområder, arkitektur, kulturminner og utsmykking har nytte og kostnad eier/leietager bør være med på prioriteringene Utgangspunkt Drammen kommune er ikke bare eier - det er naturlig at en eierstrategi gjenspeiler kommunens prioriteringer også som leietager (og bank) Foretaket er pålagt å ta miljøhensyn og har også fått anerkjennelse for sin miljøprofil, blant annet for bruk av passivhusstandard i skolebygg Utfordring Hensynet til miljø kan av og til være gunstig også for kostnader og leietagere, men oftere vil miljøhensynet komme på bekostning av andre hensyn avkastning til eier, eller muligheten til å åpne vinduer På samme måte er det ikke opplagt at foretaket og eieren alltid har samme vurdering om kulturminner, utsmykking, bokvalitet og en lang rekke andre spørsmål Kjernespørsmål I en situasjon der miljøbygg kommer med en kostnad, hvordan forstå hva som er en korrekt balanse fra eierens og leietagerens synspunkt? Hvordan unngå unødvendig diskusjon og strid om kvalitet og standarder? Hvordan sikre likebehandling på tvers av kommunen? Både Drammen Eiendom og eieren har antagelig nytte av å kommunisere en standard for de vanligste situasjonene der kvalitet har en kostnad slik at det blir økt bevissthet om kost-nytte vurderinger. Hvis noen ønsker høyere eller lavere kvalitet enn standarden, vil det kreve en egen beslutning og en avtale om hvem som skal ta kostnaden eller gevinsten

17 Agenda Bakgrunn om foretaket og eierstrategi i alminnelighet Hvordan forsikre at kommunens eiendom disponeres klokt Hvordan forsikre at driften av foretaket er god og effektiv Hvordan forsikre at bygningsverdiene blir bevart og at vedlikeholdsmidler fordeles rettferdig Hvordan forsikre at foretaket lytter nok til brukere og leietagere Hvordan forsikre at vi får ny eller renovert eiendom av riktig kvalitet Bør Drammen Eiendom KF prøve å tjene penger på eiendom eller kjøpe opp en portefølje for å møte fremtidige behov? Alt det andre: formell styring, organisering, avkastning, fullmakter og informasjon Spørsmål, kommentarer og tilbakemelding 17

18 Drammens politikere har selv tatt en sterk rolle i byutvikling Politiske føringer* (Kommuneplanen mot 2036) Det skal være et mangfold av boliger i Drammen og Drammensregionen når det gjelder pris, størrelse, beliggenhet og utforming. Nye boliger skal være energieffektive og flere boliger skal ha universell utforming Byveksten skal skje fortrinnsvis i Elvedalen, og skal legge til rette for at en større andel av transporten skjer ved å gå, sykle eller ved bruk av kollektivtransport Kommunen skal føre en aktiv eiendomspolitikk i byområdet, med strategiske oppkjøp av eiendommer med tanke på utbygging av sosial infrastruktur og tilrettelegging for annen utbygging Byveksten bør så langt som mulig skje uten at dette i vesentlig grad går ut over matproduksjon, friluftsområder, naturtyper og arter Øvrige rammevilkår Områdeutvikling og investeringer skal prioriteres der dette kan gjennomføres som samarbeid mellom kommunen, andre offentlige etater og private. Drammen kommune har høyere gjeld og høyere investeringsutgifter enn de andre ASSS-kommunene. Hvor høy gjeldsutvikling kan kommunen tåle? Befolkningsutviklingen gir behov for ca nye boliger frem mot 2036, ca nye barnehageplasser frem mot 2025 og ca nye skoleplasser frem mot I tillegg trengs boliger og infrastruktur slik at flest mulig over 67 år klare seg selv i hjemmet i stedet for å flyttes til institusjon. Kilder: Økonomiplan Drammen kommune , utkast til kommuneplan mot 2036, samt finansreglement for Drammen kommune. 18

19 Foretaket har noen gode forutsetninger for å bidra, men også mangler som det er vanskelig å kompensere for Skjønnsmessig vurdering av styrker og utfordringer for Drammen Eiendom i en aktiv rolle Identifisere mulighet og utforme konsept Håndtere regulering og planlegging Markedsføre og finne leietagere Finansiere og bygge ut (byggherre) Forvaltning, drift og vedlikehold Avhending, salg eller omdisponering Mulighet til å håndtere risiko, særlig finansiell løfteevne Mennesker, kompetanse og erfaring Styringsmekanismer og insentivstrukturer Prosess, verktøy og rutiner Entreprenørskap eller evne til å mobilisere ressurser God posisjon Situasjonsbetinget Mindre god Lite egnet Drammen Eiendom KF er ikke alene svaret på utfordringen. Ofte er spørsmålet om rett aktør betinget av den konkrete muligheten som foreligger. Vi forstår at administrasjonen ønsker å komme tilbake med egen sak som rolledeling knyttet til byutviklingsspørsmål 19

20 Agenda Bakgrunn om foretaket og eierstrategi i alminnelighet Hvordan forsikre at kommunens eiendom disponeres klokt Hvordan forsikre at driften av foretaket er god og effektiv Hvordan forsikre at bygningsverdiene blir bevart og at vedlikeholdsmidler fordeles rettferdig Hvordan forsikre at foretaket lytter nok til brukere og leietagere Hvordan forsikre at vi får ny eller renovert eiendom av riktig kvalitet Bør Drammen Eiendom KF prøve å tjene penger på eiendom eller kjøpe opp en portefølje for å møte fremtidige behov? Alt det andre: formell styring, organisering, avkastning, fullmakter og informasjon Spørsmål, kommentarer og tilbakemelding 20

21 Sannsynligvis vil det ikke komme forslag som vekker oppsikt knyttet til de mest formelle delene av eierstrategien Fullmakter Kommunikasjon Utbytte Integrasjon med basisorganisasjonen Eier forventer at Foretaket vurderer hensiktsmessig alternativ finansiering før man eventuelt ber om kommunale investeringsmidler. For investeringer der det er et vesentlig innslag av eksterne leietagere, forutsettes det at gode forretningsmessige prinsipper ligger til grunn. Som utgangspunkt skal det avholdes eiermøte med formannskapet hvert år, og som et minimum annethvert år. Situasjonsbetinget Eier ønsker en løpende og god dialog med selskapet om den langsiktige utviklingen av Drammen Eiendom Krav om utbytte fastsettes gjennom årlig budsjettprosess. Riktig krav forutsetter segmentering av porteføljen og verdsettelse etter hensiktsmessig prinsipp Foretakets indre selvstyre er balansert mot kommunens behov for å opptre enhetlig og samordnet. Utkastet til eierstrategi gjentar og understreker rolledelingen som Drammen kommune har praktisert, i alle fall siden Styret skal involveres dersom avhending av eiendom skjer under takst og vurdere om eier skal konsulteres. Samme grunnleggende prinsipper som for øvrige selskaper eiet av Drammen kommune (jamfør Eierskapsportalen). Dette innebærer at styret må tilpasse ambisjoner og prioritere satsningsområder innenfor rammen av eiers overordnede føringer i eierstrategien Når virksomheten utøves på et marked og formålet er å tilføre eieren en økonomisk gevinst, er har eier som utgangspunkt at gevinsten i sin helhet videreformidles som utbytte. Behovet for samordning skyldes blant annet at Drammen Eiendom ofte har en utførerrolle, at foretaket er en del av kommunen som juridisk enhet, at det drives i samsvar med kommunens økonomiplan og bystyrets vedtak, og at det er pålagt å benytte mange av kommunens styringssystemer og fellestjenester samt innrette seg etter arbeidsgiverpolitikk, offentlighetslov, regler for etikk, omdømme og profilering, etc.

22 Spørsmål?

23 Vedlegg

24 Hvis boligprisen er et uttrykk for eiendomsverdier, har eiendommene blitt fire ganger mer verdt (i løpende kroneverdi) siden DEKF ble stiftet Kilde, Norges Eiendomsmeglerforbund, Boliger

25 Detaljinndeling av eiendomsporteføljen Type lokale Antall Areal (eie) Areal (innleie) Husleie Husleie per kvm Markedsleie? Administrasjonslokaler Aktivisering og servicetjenester ovenfor eldre Barnehage Diagnose, behandling, re-/habilitering Institutionslokaler Kommunal næringsvirksomhet Kommunale idrettsbygg Kommunale kulturbygg Naturforvaltning og friluftsliv Prestebolig Skolelokaler Tilbud med personer med rusproblemer Kommunale boliger - sosialboliger Kommunale boliger - øvrige Sum

26 I forbindelse med kompliserte verdsettelser er korrigert gjenanskaffelseskostnad en god løsning tilnærmingen innebærer en dekomponering av anlegg Eksempel på forhåndstall som ble benyttet i forbindelse med helseforetaksreformen Tilnærmingen gir både indikasjon på kostnad og avskrivningstid Delanlegg Somatiske, sykehus Spesialsykehus Sykehjem Primærhelse, Kontor, Restaurant Bygningstyper Skole, Lab, Hotell Garasje, Lager Boliger Bygning Ventilasjon Varme/Sanitær Elkraft Tele og automatisering Andre Installasjoner Sum