Rapport fra forprosjekt Interkommunalt prosjekt på plan, miljø og landbruk for Åfjord, Leksvik og Rissa

Transkript

1 1 Rapport fra forprosjekt Interkommunalt prosjekt på plan, miljø og landbruk for Åfjord, Leksvik og Rissa

2 2 1. Bakgrunn Forprosjektet for Fosen ble laget sommeren 2013 med fin veiledning av fylkesmann, fylkeskommune og kommunenes sentralforbund. Forprosjektet startet opp samme høst etter møter i styringsgruppa, besøk hos berørte personalgrupper og med sak til hver kommunes formannskap eller kommunestyre. Utgangspunktet for prosjektet var at noen fagpersoner, rådmenn og representanter for statlige organer opplevde at flere små og mellomstore kommuner hadde sårbare tjenester. Følgelig ble fokuset satt på hvordan tjenesteproduksjonen kan gjøres mer robust. I rapporten går det frem at flerfaglig samarbeid på tvers av kommunegrenser kan styrke noen av de sårbare tjenestene. Her går vi gjennom noe av materialet som ligger til grunn for overbevisningen. 2. Noen viktige mål Beskrivelsen av forprosjektet som ble laget sommeren 2013 har flere målsettinger: A. Det overordnede målet som er at personer og grupper i befolkningen skal få styrket sin kvalitative opplevelse av lokalsamfunnet, av kommunen som organisasjon og av de kommunale tjenestene. B. De viktigste delmålene som er å tilrettelegge for: robuste og flerfaglige miljøer (med både generalister og spesialister), ansatte som yter tjenester på tvers av kommunegrenser, bruk av helhetlige arbeidsgrupper i håndtering av utfordrende oppdrag, samt bærekraftige mål og tiltak som fremmer folkehelse og estetikk i kommunal virksomhet. Hoved- og delmålene kan sies å ha både et klassisk og et noe mer tidsriktig innhold. Klassisk fordi hovedfokus er på innbyggernes behov for tjenester og på organisering av ansatte. De fleste delmålene, og da særlig det som vektlegger bærekraftighet og tiltak som fremmer folkehelse og estetikk, anses som ganske tidsriktige. Med bakgrunn i at landsbygda på Fosen forventes å ta en økende del av Trondheimregionens utfordringer, og forhåpentligvis befolkningsvekst, ble folkehelse og estetikk valgt som viktige satsingsområder. Satsing på miljø er også svært viktig, men det området inngår jo som en del av det faglige samarbeidsgrunnlaget.

3 3 3. Organisering Departementene styrer kommunal virksomhet via lover, forskrifter, veiledere og rundskriv. I tillegg kommer veiledning og kontroll som representanter hos fylkesmann har på kommunalt ansatte. På tilsvarende vis er dette interkommunale forprosjektet underlagt statlig styring. Styringslinjen i forprosjektet består av 3 ledd: Det er styringsgruppa, prosjektgruppa og samarbeidsgruppa. Styringsgruppa har hatt fire møter og består av varaordfører i Åfjord Jon Husdal, ordfører Einar Strøm fra Leksvik, leder av Hovedutvalg for landbruk, teknisk og miljø i Rissa Rune Schei, samt prosjektansvarlig og representant for rådmennene Vigdis Bolås. Leder i styringsgruppa er Jon Husdal. Prosjektgruppa har hatt tre møter og består av prosjektansvarlig Vigdis Bolås, Trude Iversen Hårstad fra Åfjord, Hans Killingberg fra Leksvik, Siri Vannebo fra Rissa og prosjektleder Sissel Grimsrud. Samarbeidsgruppa har også hatt tre treff. Den består av 31 medarbeidere: 12 fra Åfjord, 6 fra Leksvik og 13 fra Rissa. Gruppa har flerfaglig kompetanse på plan, miljø og landbruk. Vennligst se bildene som også navngir kollegagruppen fra hver kommune! Åfjords kollegagruppe pluss noen fler fra Landbuk og tekniske tjenester Kollegagruppen består av Hilde Haugdahl Humstad, Viktor Blomlie, Sverre Fjeldheim, Gisle Kvernland, Kari Arnevik Stamnes, Trude Hårstad, Tor Skjevdal, Magne Silseth, Per Ove Hårstad, Vemund Stjern, Elin Skorstad og Erlend Aune. De to siste er ikke med på bildet.

4 4 4. Fellesaktiviteter Forprosjektet har bestått av flere aktiviteter. Det dreier seg i hovedsak om: Skriftlig og muntlig informasjon til politkere i hver kommunes. Muntlig informasjon til berørte medarbeidere i hver kommune. Kartlegging av medarbeideres kompetanse, interesse (og delvis kapasitet). Kartlegging av generelle og fagspesifikke dataløsninger. Samlinger for medarbeidergruppa med dialog om kommunenes bistandsbehov og bidragsmuligheter, samt aktuelle samarbeidsområder. Foredrag om miljø og estetikk, samt om hvordan omgivelsene påvirker oss og om hvordan vi kan forme dem. Samlinger hos fylkesmann for forprosjektets ledelse. Rådmenn og representanter for fylkesmann og fylkeskommune har vært invitert til enkelte av aktivitetene. Kollegasamlingene har vært av både faglig og sosial karakter. Når man skal jobbe sammen på tvers av kommunegrenser, er det avgjørende at man får tillit til hverandres kompetanse og kjenner hverandre litt personlig. Noe av det første som ble gjort i forprosjektet var å dele de tre feltene (plan miljø landbruk) i underområder, slik som oversikten på side 7 og 11 viser. Så forsøkte man å kartlegge årsverk og antall personer som var avsatt til hvert fagfelt med tilhørende underområder i hver kommune. Deretter ble de ansattes kompetanse kartlagt, samt den enkeltes interesse for fagområdet og tro på en flerfaglig og interkommunal satsing. Leksviks kollegagruppe Kollegagruppen består av Geir Løkken, Marit Kvarmesbakk, Aud Dagmar Ramdal, Hans Killingberg, Odd-Robert Solvåg og Nils Alvin Hindrum. Sistnevnte var ikke tilstede.

5 5 Om grunnleggende spørsmål Hensikten med et forprosjekt var å avklare grunnlaget for et eventuelt hovedprosjekt. Følgelig var disse spørsmålene sentrale: 1. Årsverk Hvor mange årsverk og ansatte har hver kommune på hvert fagfelt med underområder? Fremstår denne ressursen som tilstrekkelig til å drifte og utvikle fagfeltet på forsvarlig vis? Er det noen områder på hvert fagfelt som ikke ivaretas?(se også Nivi-rappport 2012:5) 2. Kompetanse Hvilken kompetanse har medarbeiderne (les: utdanning, kurs og erfaring)? Hvilken kompetanse ser ut til å mangle på de respektive områdene i hver kommune? 3. Interesse for fagfeltet Hvor stor interesse har medarbeiderne for sitt fagfelt med underområder? 4. Tro på fellesløsning Hvilke fagfelt og delområder med tilhørende tjenester tror den enkelte medarbeider kan bli kvalitativt styrket ved en felles satsing? Hvilke områder og tjenester er man usikker på? Hvilke delområder og tjenester tror man kan bli svekket ved en felles satsing? 5. Kommunalt bistandsbehov Plan Hvilken kommune trenger ny samfunnsplan med tilhørende arealdel, ny delplan for kommunens organisasjon med tilhørende tjenester, og/eller nye bygdeplaner, og ønsker bistand i produksjonen av disse planene? Miljø Hvilken kommune trenger ny plan for miljøvernet, og/eller har behov for bistand til forvaltning, drift og utvikling av miljøvernet i sin kommune? Landbruk Hvilken kommune trenger ny plan for landbruket, og/eller har behov for bistand til forvaltning, drift og utvikling av landbruket i sin kommune? På denne måten kartla man samtidig bistandsbehovet og bidragsmuligheten på fagfeltene med tilhørende underområder i hver kommune. I forprosjektbeskrivelsen sto det også at kartleggingen kunne få en viss betydning for om kommunene ønsket å bli med i et hovedprosjekt. Vi antok at funnene i kartleggingen, men også selve prosessen, kunne bidra til at kommunene kunne ta et kvalifisert valg i forhold til fremtidig samarbeid. Det er viktig å være åpen for at noen kan si seg fornøyd med forprosjektet og avvikle samarbeidet. Det er også en mulighet for at det kan komme flere interesserte kommuner. Utfallet her er vanskelig å forutsi! Når forprosjektet nærmer seg slutten, dvs. i juni 2014, mener vi at det foreligger et godt grunnlag for å svare på de fem ovenfor nevnte spørsmålene. Det vil si at styrings-, prosjektog medarbeidergruppa nok er i stand til å gi relativt reflekterte svar på de nevnte spørsmålene. Det går for langt å oppsummere hver kommunes situasjon på de tre fagfeltene med tilhørende underområder. Isteden henviser man til forslaget om samarbeidsområder på side 7-8. Om kartlegging av kompetanse og data I desember-januar ble kompetansekartleggingen gjort. Den viste at medarbeidergruppa samlet har en meget imponerende realkompetanse. Mange har også solid formalkompetanse fra universitet og høyskole. Oversikten viste også kommunenes knapphet på spesialistkompetanse på enkelte områder.

6 6 l løpet av kompetansekartleggingen ble prosjektleder også oppfordret til å kartlegge kommunenes fagdataprogrammer. Problemstillingen kom som usikkerhet fra deler av medarbeidergruppa, i forhold til om data kanskje kan hindre et interkommunalt samarbeid. Konklusjonen ble imidlertid at kommunene har forbausende like fagdataprogrammer med flere statlige databaser og søknadsprosedyrer. Data er altså ikke et hinder for fremtidig samarbeid! Om refleksjonssamlinger Samarbeidsgruppa har hatt to dialogbaserte samlinger. Første samling I november møttes kollegagruppene i Leksvik rådhus. Samlingen dreide seg om refleksjon omkring kommunenes bidragsmuligheter og bistandsbehov. Her var også fylkesmannen representert. De kommunale lederne startet refleksjonen omkring kommunenes bidragsmuligheter og bistandsbehov. Deretter kom medarbeiderne med mange innspill. Her er noen av forslagene som ble nevnt: Felles juridisk kompetanse. Felles miljømessig kompetanse. Videreutvikling av skjønn på flere delområder med tilhørende særlover. Felles innkjøp av dataprogram. Med mer. Lista var av foreløpig karakter og skulle utvikles. Se neste side!

7 7 Bidragsmuligheter og bistandsbehov Fagfelt Delområder Åfjord Leksvik Rissa Plan Planprosesser på samfunn Mulig behov etter Har behov og delområder mai Uavklart Areal-, område- og Har behov Kan bistå detaljreguleringsplan Konsekvensutredning, ROS Bør gjøres av hver kommune Har behov Miljø Byggesaksbehandling, tilsyn Markarbeid, oppmåling, matrikkelføring Geodataforvaltning m/planarkiv, planreg, digit. av dokumenter, grunnkartdata, oppbygging av kartinnsynsløsninger Var-området med kommundelplaner, vann, avløp, veger mv Utvikling og deltagelse i regional planpolitikk Lovforvaltning (forurensing, verneområde, naturmangfold, forvaltning av vassdrag, fiske, rovvilt, hjortevilt, motorferdsel) Miljøprogram inkl. undersøkelser av vann, jord, luft Miljøledelse, utredning, klima- og energiplan, Utvikling og deltagelse i regional miljøvernpolitikk Har behov for samarbeid i noen saker Evt. samarbeid om matrikkelføring Kan bistå Har behov Kan bistå Har behov på byggetilsyn? Kan evt. bidra Har behov på motorferdsel Har samarbeidsprosjekt v/nord- Fosen vannområde Har behov Har behov Har behov på rivingstilsyn på flere felt Kan bistå Har behov Har behov Har behov? Har behov Kan evt. bidra Landbruk Velferdsordninger Har godt samarbeid med Åfjord avløser lag, sykeavløser Produksjonstilskudd Næringsutvikling Jordbruk Har samarbeid med Åfjord Utvikling, landbruksprosjekt Skogbruk Landskapsskjøtsel Har samarbeid m/bjugn, Roan, osen. Deler på stilling i prosjekt Har fortsatt behov Kan fortsatt Bidra Utvikling og deltagelse i regional landbrukspolitikk Deltar på Røroskonferansen

8 8 Oversikten viser kommunenes behov for bistand fra andre og muligheten for å bidra til andre. Et eksempel er at Leksvik ønsker å justere sin kommuneplan. De har kompetanse på arealdelen, men ikke på samfunnsdelen. Rissa har den sistnevnte kompetansen. Følgelig er det avtalt et samarbeid hvor Leksvik kjøper komptetanse på samfunnsdelen fra Rissa. Et annet eksempel er at alle kommunene har noe behov for bistand på miljøområdet, og at man i fremtiden kanskje kan avtale at en felles ressurs tar seg av noen oppgaver på dette feltet. Andre samling I februar møtes kollegagruppene i Åfjord rådhus. Her presenterte vi forslaget til felles satsings- og samarbeidsområder, delte fagfolka inn i hensiktsmessige grupper, og oppfordret til refleksjon. Arbeidsgruppene mente at et fremtidig samarbeid kan bestå av: Et felles forum for refleksjon og opplæring i avgrensede grupper. En felles satsing på særlige egnede fagområder. Et bytte eller kjøp av konkrete tjenester. Det er mulig å velge bare ett, to eller alle de tre alternativene. I tillegg kom det innspill til noen forutsetninger for samarbeidet. Det står mer om forslaget på side 11. Om foredrag I mars holdt fylkesmannens miljøverndirektør foredrag om miljø, og fylkeskommunens overarkitekt foredrag om estetikk, i Rissa rådhus. Hensikten var å inspirere til satsing på estetikk og miljø i fremtidig utvikling av lokalsamfunn. På lokalt nivå synes estetikk og miljø å være sentrale i utviklingen av sunne og attraktive samfunn. Politikere og administrasjon i Åfjord, Leksvik og Rissa ble invitert til inspirasjonsforedragene. I juni kommer en «arkitekturpsykolog», anbefalt av Norsk Form, til Rissa. På dagtid foredrar han for formannskapene på Fosen pluss medarbeidergruppa i forprosjektet. På kveldstid holder han foredrag for alle interesserte. Temaet er hvordan vi påvirkes av omgivelsene og hvordan vi kan forme dem. Vekten vil nok ligge på stedlig utvikling, med fokus på urbanisering av tettsteder uten rasering av landlige omgivelser. På denne dagen benytter vi også anledningen til å ha en tredje samling for medarbeidergruppa. Da vil dialogen sannsynligvis bli viet det foreliggende samarbeidsforslaget, samt nødvendige forutsetninger i et eventuelt hovedprosjekt. Om fylkesmannens samlinger I løpet av forprosjektet har fylkesmannen invitert prosjektledelsen til tre treff. Det skjedde i juni 2013 og i april 2014, samt nå i juni. Samlingene har vært uvurderlige, både for fundamentering og gjennomføring av forprosjektet. Samlingene har også bidratt til flerfaglig og sosial utveksling mellom prosjektene. Dette vurderes å være en viktig forutsetning for suksess, og bør videreføres i et senere hovedprosjekt.

9 9 Deler av Rissas kollegagruppe Kollegagruppen består av Grethe Rostad, Tove Gravås, Olbert Aasan, Linn Kristin Hassel, Tore Solli, Liv Heide og Ivar Asbjørn Fallmyr. I tillegg kommer Siri Vannebo, Toril Bratland Jacobsen, Odd Marvin Ashjemshalten, Trine Bjørnerås, Geir Arne Lein og Sissel Grimsrud som ikke er med på bildet. 5. Økonomi Forprosjektets samlede utgifter Utgiftstyper kv kv Samlet Kommunenes egenandel -Møte- og reisetid SUM , , , ,00 Prosjektets andel -Kjøregodtgjørelse -Bevertning -Foredragsutgifter -Kollegagruppens int.møter -Kontaktenes oppgaver -Foredragsforberedelser -Prosjektleders lønn -Prosjektleders kjøring SUM 6.401, , , , ,00 (7m) , , , , , , ,00 (3m)83.748,00 604, , ,40 Ca 3000,00 Ca , , , ,00 (3m)83.748,00 Ca 604, , , ,00 Ca , , , , , , ,00 UTGIFTER TOTALT , , , ,00

10 10 Når forprosjektet avrundes i juni 2014 har man om lag brukt kr Av dette forventes kr dekt av prosjektmidler og kr er kommunenes egeninnsats. I oversikten er alle typer relevante utgifter medregnet. Dette betyr at forprosjektet bruker opp hele det statlige bevilgede beløpet. Om avvik Utgangspunktet sommeren 2013 var at prosjektet skulle vare i noen måneder, eller inntil ½ års tid, og at prosjektkostnaden skulle bli omlag kr Resultatet ble ikke helt som forventet. Faktum er at forprosjektet varer 3/4 år og prosjektkostnaden blir om lag kr Det er flere årsaker til at forprosjektet tok lengre tid enn opprinnelig plan: Noe uklarhet mht. innhold. Behov for flere kartleggende aktiviteter. Behov for flere større sammenkomster av faglig og sosial art. Fylkesmannens samlinger for prosjektledelsen. Uansett, så synes det forsvarlig med et lengre forprosjekt. Lengre varighet og flere aktivitete styrker trolig forankringen av prosjektet, særlig i samarbeidsgruppa som består av de som skal utføre interkommunale oppdrag. Forprosjektet bruker trolig opp det bevilgede beløpet på kr Allkevel knytter vi noen kommentarer til økonomien. Sommeren 2013 var utgangspunktet at stat og kommune skulle finansiere halvparten av utgiftene hver. På det daværende tidspunktet var det vanskelig å se alle utgifter i et realistisk lys. Jevnfør det som ble sagt tidligere om uklarhet omkring behovet for aktiviteter/samlinger. I den foreliggende økonomiske oversikten har man lagt opp til at kommunene kun dekker faktiske reise- og møteutgifter. Det betyr at staten bør dekke kjøregodtgjørelse, bevertning, foredragsutgifter, samarbeidsgruppas forberedene møter, kontaktpersonenes oppgaver, opplæringsansvarliges forberedelser pluss prosjektleders lønn og kjøring. Denne utgiftsfordelingen oppleves som balansert og nødvendig. 6. Forslag til samarbeidsområder i et hovedprosjekt De kommunene som blir med videre må være rimelig avklart i forhold til: Hvilke fagfelt med tilhørende underområder som defineres inn i samarbeidet. De berørte ansattes kompetanse. Kommunenes bistandsbehov og bidragsmuligheter. Det forutsettes også at kommunene undertegner en forpliktene samarbeidsavtale. Etter endt forprosjekt kommende sommer, og i oppstarten på et eventuelt hovedprosjekt kommende høst, begynner samarbeidsgruppa å kjenne hverandre på tvers av fagfelt og kommunegrenser. Prosjektleder har også fått et noe bedre tak på detaljer og linjer i den helhetlige og flerfaglige tilnærmingen som prosjektet representerer. Styringsgruppa har nok også fått en økt innsikt i hva et fremtidig samarbeidsforsøk kan gi av erfaringer og effekter: for medarbeidere, fagfelter og kommuner.

11 11 Et fremtidig hovedprosjekt kan bestå av: Et felles forum for refleksjon og opplæring i avgrensede grupper. En felles satsing på særlige egnede fagområder. Et bytte eller kjøp av konkrete tjenester. Det er mulig å velge bare ett, to eller alle de tre alternativene. Dersom kommunene faktisk velger alle samarbeidsalternativene, så kan målformuleringen i hovedprosjektet bli: «Fra deling til felles kompetanse- og kapasitetsdeling». Forslag til samarbeidsområder Fagområder Alternativ 1 Felles forum for refleksjon og opplær i avgrensede grupper PLANFELTET Planprosesser på samfunn og delområder Areal-, område- og detaljregulering Konsekvensutredning Alternativ 2 Felles satsing på særlig egnede fagområder Alternativ 3 Bytte eller kjøp av tjenester Byggesaksbehandling og tilsyn Markarbeid, oppmåling og matrikkelføring Var-området med vann, klokk og veger, mv Geodataforvaltning m/planarkiv med mer Utvikling og deltagelse i regional planpolitikk LANDBRUKSFELTET Velferdsordninger Produksjonstilskudd Gårdskart Næringsutvikling Jordbruk Skogbruk Landskapsskjøtsel Utvikling og deltagelse i reg landbrukspolitikk MILJØFELTET Lovforvaltning (Forurensing og (forurensing, med mer) motorferdsel) Miljøprogram inkl. undersøk av vann, mm Miljøledelse, utredning, klima- og energiplan Utvikling og deltagelse i reg. miljøvernpolitikk (På miljøfeltet består lovforvaltning av forurensing, verneområde, naturmangfold, forvaltning av vassdrag, fiske, rovvilt, hjortevilt, motorferdsel.)

12 12 Det samlede samarbeidsforslaget, med felles opplæring, felles satsing på særlige områder, samt bytte eller kjøp av tjenester, vurderes ikke å være av svært omfattende karakter. Det er heller ikke av beskjeden karakter. Isteden representerer det nok en middels utfordring i interkommunal sammenheng. Det eneste som vurderes å være kontroversielt i forslaget, er landbruksfeltet med felles satsing på produksjonstilskudd. 7. Forutsetninger for videreføring i hovedprosjekt På nåværende tidspunkt synes følgende rammer viktige for samarbeid i et hovedprosjekt: Treffpunkter hver 2-3.måned for hvert fagområde (dvs. opplærings- og nettverksmøter for faglig utvikling, utveksling og utarbeiding av nødvendige sjekklister som grunnlag for samarbeid, med videre). Intranettområde med tilgang til gode eksempler fra hver kommune. («Det blir selve biblioteket i huset vårt».) Tilgjengelig og oppdatert oversikt over medarbeidernes: o Kompetanse. o Nåværende arbeidsoppgaver. o Mulige oppgaver man kan eller har lyst til å påta seg for andre. Oversikten bør være noe mer detaljert enn den kompetanseoversikten som foreligger. Samarbeidsgruppa vil nok konkretisere dette mer på sin tredje og avsluttende samling i juni. 8. Anbefaling I utgangspunktet er interkommunalt samarbeid på plan, miljø og landbruk ønsket av flere medarbeidere, ledere og politikere. Dette på grunn av situasjonen i mindre kommuner med sårbare tjenester, utsatte medarbeidere og behov for flere spesialister. Prosjektet synes å ha en politisk forankring ved at formannskap/kommunestyre i tre kommuner har vedtatt deltagelse i forprosjektet. Dette skjedde selvsagt på bakgrunn av rådmennenes positive innstilling. Det har også vært bred oppslutning om forprosjektets aktiviteter i samarbeidsgruppa. Det synes kanskje unødvendig eller overdrevent å ha en prosjektleder i 50% stilling. Et interkommunalt samarbeid bør vel være en naturlig videreutvikling av dagens kommunale virksomhet. Hva gjør egentlig prosjektleder? Jo, vedkommende koordinerer helheten i prosjektet: Som blant annet består i å kommunisere mellom gruppene i styringslinja, planlegge og gjennomføre aktiviteter, hensynta medarbeideres ordinære driftsoppgaver, sørge for fremdrift og oppnå resultater. Hver kollegagruppes reise- og møtetid kan også virke noe overdreven og unødvendig. Det er jo tross alt tid som kunne blitt brukt til å produsere tjenester for innbyggere i egen kommune. Her bør man kanskje se medgått tidsforbruk som innsats i felles fremtid. Når medarbeidere forsøker seg på interkommunal tjenesteyting og bruk av helhetlige arbeidsgrupper i håndtering av utfordrende oppdrag, legger man samtidig grunnlaget for å beholde og rekruttere både spesialister og generalister. I tillegg til at befolkningens opplevelse av lokalsamfunnet og kommunen med tilhørende tjenester sannsynligvis styrkes.

13 13 Behovs- og bidragsoversikten på side 7 og forslaget til samarbeidsområder på side 11 utgjør kjernen i det interkommunale samarbeidet på plan, miljø og landbruk. Ved bruk av relasjonell nærhet vil kommunene kjenne både egne og andres behov og muligheter. Dersom forprosjektet videreføres i et hovedprosjekt, så får enkeltpersoner i samarbeids-gruppa anledning til å yte spesialisttjenester på tvers av kommunegrenser. Hver kommune trenger altså ikke å ha spesifikk kompetanse på de tre fagfeltene med tilhørende områder og krav til skjønnsmessig utvikling. Isteden kan man avtale bytte eller kjøp av tjenester, ha felles satsing på enkelte områder, samt ha felles forum for refleksjon og opplæring. Det forventes at et hovedprosjekt vil kunne føre til mer robuste tjenester og fagmiljøer. På dette grunnlaget oppfordres hver kommunes ledelse til å gå aktivt inn i hovedprosjektet.