MØTEINNKALLING FOR FORMANNSKAPET ADM.

Transkript

1 NORDRE LAND KOMMUNE MØTEINNKALLING FOR FORMANNSKAPET ADM. TID: kl STED: FORMANNSKAPSSALEN, 2. ETG. Eventuelle forfall meldes på telefon Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. SAKSLISTE: Sak nr. Innhold: 11/11 SØKNAD OM PERMISJON FRA STILLING SOM PLAN-OG UTVIKLINGSRÅDGIVER NORDRE LAND KOMMUNE, den 06. oktober Svein Rønningsveen varaordfører

2 NORDRE LAND KOMMUNE SAK NR.: 11/11 Utvalg: Formannskapet adm. Lnr.: 12337/11 Møtedato: Arkivsaksnr.: 11/2553 Saksbeh.: Hege Nermoen Arkivnøkkel.: 410 Styre/råd/utvalg: Møtedato: Sak nr: Formannskapet adm /11 Saksbehandler: HNE Utskrift til: SØKNAD OM PERMISJON FRA STILLING SOM PLAN-OG UTVIKLINGSRÅDGIVER Sammendrag: Ordfører Liv Solveig Alfstad er nettopp tilsatt i fast stilling som plan- og utviklingsrådgiver i Nordre Land kommune. Hun har ikke tiltrådt i stillingen. Samtidig som hun har takket ja til stillingen, søker hun om permisjon fra samme stilling for å virke som ordfører i kommende 4- årsperiode. Gjeldene lover og regelverk regulerer ikke permisjonssøknader i forhold til tilsatte som ikke har tiltrådt i stilling. Da saken er av såpass spesiell karakter ønsker Rådmannen at saken behandles i FADM. Rådmannen innstiller på at Liv Solveig Alfstad innvilges permisjon fra stillingen som plan-og utviklingsrådgiver fra oktober 2011 til 1.november Vedlegg: Permisjonssøknad fra Liv Solveig Alfstad, datert Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): Ingen Saksopplysninger: Prosessen med rekruttering av ny plan- og utviklingsrådgiver har kulminert med at Liv Solveig Alfstad (LSA) som best kvalifiserte, er tilsatt, med Inger Toril Breien Johansen som reserve. I forbindelse med tilsettingsprosessen ble det innhentet ekstern bistand til uavhengig testing av kandidatene.

3 LSA har takket ja til stillingen, men samtidig søkt om permisjon fra stillingen frem til neste kommunevalg, i LSA sier i sin permisjonssøknad at hun er utdannet samfunnsplanlegger og har relevant bakgrunn for stillingen, men at arbeidsmarkedet for denne typen stillinger er ganske begrenset og det kan gå lang tid før slike stillinger blir utlyst på nytt. Hun ønsker derfor denne stillingen for å kunne gå inn i en jobb hun er kvalifisert til og svært motivert for når ordførerperioden er over. Spørsmålet omkring rett til permisjon dreier seg i dette tilfelle om permisjon fra en stilling LSA ennå ikke har tiltrådt i. Situasjonen faller derfor utenfor gjeldende regelverk. For ordførere eller andre hel-/deltidspolitikere som søker permisjon fra stilling de arbeider i på det tidspunkt de blir valgt, reguleres dette av Kommuneloven 40 og kommunens eget permisjonsreglement. Kommuneloven 40, punkt 1, sier at 1. Den som er valgt som medlem av kommunalt eller fylkeskommunalt folkevalgt organ, plikter å delta i organets møter, med mindre det foreligger gyldig forfall. Arbeidstaker har krav på fri fra arbeid i det omfang dette er nødvendig på grunn av møteplikt i kommunale eller fylkeskommunale folkevalgte organer. Arbeidstaker har også rett til permisjon fra sitt arbeid i fire år eller for resten av valgperioden for å utføre heltids- eller deltids kommunalt eller fylkeskommunalt verv. I Nordre Land kommune sitt eget permisjonsreglement heter det i punkt 3.1, 3. ledd Arbeidstaker som velges til stortingsrepresentant, ordfører eller annet offentlig tillitsverv på heltid innvilges permisjon uten lønn for valgperioden. Kommunens permisjonsreglement og praksis de senere årene, tilsier en kritisk vurdering av permisjonssøknader. Vurderingen skal ivareta hensynet til driften av tjenesten og inneholde en vurdering av muligheten til å skaffe kompetente vikarer. Den ansattes mulighet til å utvikle sin kompetanse og motivasjon som kommunen kan dra nytte av ved gjeninntredelse i stillingen tillegges også vekt. På bakgrunn av dette får en del fast ansatte (inkludert ledere) innvilget permisjon uten lønn fra sin faste stilling, for å tiltre enten i fast eller midlertidig stilling i annen virksomhet/kommune. I enkelte tilfeller har det blitt gitt permisjon uten lønn fra generell stilling i kommunen. En permisjonssøknad fra en person som nettopp er tilsatt men ennå ikke tiltrådt i stillingen, er en spesiell situasjon. En nytilsatt forventes normalt å tiltre, eller å takke nei til stillingen. LSA varslet i løpet av prosessen at en slik søknad kunne bli aktuell, dersom hun skulle bli tilsatt. Rådmannen har i sluttfasen av prosessen informert LSA om at en eventuell permisjonssøknad ville bli lagt fram for FADM for avgjørelse, som det rette organ i slike saker. Dette hadde LSA på forhånd regnet med. Dialogen mellom rådmannen og LSA har vært åpen og ryddig. Rådmannen har ikke funnet tilsvarende eksempler fra andre kommuner. Ei heller KS kjenner til samsvarende saker. Rådmannen vurderer saken så vidt spesiell, at det ikke er riktig at en slik søknad behandles administrativt. Side 3

4 Vurdering: Rådmannen har tilsatt LSA som den best kvalifiserte kandidaten, og ønsker hennes tiltredelse så snart som råd. Samtidig er LSA i ferd med å bli gjenvalgt som ordfører i Nordre Land kommune, og viser gjennom sin søknad at hun først og fremst ønsker å fortsette i ordførerposisjonen, i det minste i en periode til. Forhold som taler mot at permisjon innvilges, kan være; Å gi så vidt stort unntak fra gjeldende regelverk kan oppleves som forskjellsbehandling. Å skaffe en kompetent vikar kan bli utfordrende, kanskje stillingen må lyses ut på nytt som et vikariat (se også under). Å sette inn en vikar tjener kanskje ikke fagområdet og organisasjonen best. Kompetanse og kontinuitet kan bli skadelidende. Det vil være usikkert om LSA tiltrer stillingen etter endt permisjon. I skrivende stund er det imidlertid muntlig signalisert fra innstilt nr 2. at hun gjerne går inn i et vikariat på 3,5 år. Dette er et positivt signal, men kan selvsagt endre seg. Det inneholder også en usikkerhet i at vedkommende allikevel kan søke seg over i andre (faste) stillinger i løpet av vikarperioden. Forhold som taler for å innvilge en permisjon, kan være; LSA er en svært godt kvalifisert kandidat, en faglig ressurs og svært motivert for planog utviklingsrådgiverjobben, og vil etter all sannsynlighet være det selv etter 4 år. Det er stor sannsynlighet for at hun vil tiltre i løpet av oktober Det at hun velges som ordfører samtidig som en stor jobbmulighet for henne dukker opp administrativt, bør ikke stå i veien for at hun skal kunne ansettes i en fast stilling i kommunen. I egenskap av å være ordfører i en ny 4 års periode får hun ytterligere økt relevant kompetanse i forhold til stilling som plan- og utviklingsrådgiver. Det er ikke nødvendigvis noen ulempe å skifte medarbeider i stillingen som plan-og utviklingsrådgiver etter 3-4 år, jf. inntak av vikar i en 3-4 års periode. Dette kan snarere bety nye måter å se løsninger og muligheter på. Saken er så vidt spesiell, at den ikke vil danne noen presedens av betydning. Den vil i så fall være retningsgivende for andre eventuelle fremtidige hel-halvdags politikere i kommunen, som søker og tilsettes i faste stillinger i kommunen. I dagens situasjon gjelder dette kun ordføreren. Rådmannen kan, med bakgrunn i sakens spesielle karakter, se muligheten for at det i dette særtilfellet etter en konkret vurdering gis en permisjon i inntil 4 år. Dette ut fra to forhold; a) Det er en relativt god mulighet til å kunne rekruttere en kvalifisert vikar (innstilte nr 2 Inger Toril Breien Johansen). b) Å være sittende heldagspolitiker/ordfører bør ikke være til hinder for å bli tilsatt i stilling. Dette understøttes også av Kommunesektorens etikkutvalg som har slått fast at ordførere og andre politikere må kunne søke utlyste stillinger på samme måte som alle andre, men at de må være særlig oppmerksom på de rollekonflikter som kan oppstå. Side 4

5 LSA sto selvsagt overfor et selvstendig personlig valg; hun kunne velge å takke nei til stillingen. Samtidig er det en kjensgjerning at det går mange år mellom hver gang det er ledig en stilling av denne typen i Nordre Land kommune, som LSA i dette tilfellet er best kvalifisert til og motivert for. Ordførergjerningen, som hun føler en sterk forpliktelse til å følge opp, står altså i veien for å tiltre i denne bestemte stillingen hun har sterkt ønske om å virke i. LSA bør kunne innvilges permisjon under forutsetning av at hun, på grunn av hensynet til fagområdet og vikar, må varsle senest 1. mars 2015 om eventuell tiltredelse i/oppsigelse av stillingen eller om det eventuelt er aktuelt å søke ytterligere permisjon fra stillingen. Administrasjonens innstilling: Rådmannen anbefaler formannskapet-adm. til å fatte slikt vedtak: 1. Liv Solveig Alfstad innvilges permisjon uten lønn fra stillingen som plan- og utviklingsrådgiver fra dd til 1. november Liv Solveig Alfstad plikter å varsle Nordre Land kommune om eventuell tiltredelse/oppsigelse innen 1. mars Samme frist gjelder for en eventuell søknad om forlengelse av permisjon fra stillingen. NORDRE LAND KOMMUNE, den 6. oktober 2011 Jarle Snekkestad Rådmann Hege Nermoen saksbehandler Side 5

6 Lnr.: 12337/11 Arkivsaksnr.: 11/2553 Arkivnøkkel.: 410 Saksbehandler: HNE Utskrift til: SØKNAD OM PERMISJON FRA STILLING SOM PLAN-OG UTVIKLINGSRÅDGIVER Sammendrag: Ordfører Liv Solveig Alfstad er nettopp tilsatt i fast stilling som plan- og utviklingsrådgiver i Nordre Land kommune. Hun har ikke tiltrådt i stillingen. Samtidig som hun har takket ja til stillingen, søker hun om permisjon fra samme stilling for å virke som ordfører i kommende 4-årsperiode. Gjeldene lover og regelverk regulerer ikke permisjonssøknader i forhold til tilsatte som ikke har tiltrådt i stilling. Da saken er av såpass spesiell karakter ønsker Rådmannen at saken behandles i FADM. Rådmannen innstiller på at Liv Solveig Alfstad innvilges permisjon fra stillingen som planog utviklingsrådgiver fra oktober 2011 til 1.november Vedlegg: Permisjonssøknad fra Liv Solveig Alfstad, datert Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): Ingen Saksopplysninger: Prosessen med rekruttering av ny plan- og utviklingsrådgiver har kulminert med at Liv Solveig Alfstad (LSA) som best kvalifiserte, er tilsatt, med Inger Toril Breien Johansen som reserve. I forbindelse med tilsettingsprosessen ble det innhentet ekstern bistand til uavhengig testing av kandidatene. LSA har takket ja til stillingen, men samtidig søkt om permisjon fra stillingen frem til neste kommunevalg, i LSA sier i sin permisjonssøknad at hun er utdannet samfunnsplanlegger og har relevant bakgrunn for stillingen, men at arbeidsmarkedet for denne typen stillinger er ganske begrenset og det kan gå lang tid før slike stillinger blir utlyst på nytt. Hun ønsker derfor denne stillingen for å kunne gå inn i en jobb hun er kvalifisert til og svært motivert for når ordførerperioden er over. Spørsmålet omkring rett til permisjon dreier seg i dette tilfelle om permisjon fra en stilling LSA ennå ikke har tiltrådt i. Situasjonen faller derfor utenfor gjeldende regelverk.

7 For ordførere eller andre hel-/deltidspolitikere som søker permisjon fra stilling de arbeider i på det tidspunkt de blir valgt, reguleres dette av Kommuneloven 40 og kommunens eget permisjonsreglement. Kommuneloven 40, punkt 1, sier at 1. Den som er valgt som medlem av kommunalt eller fylkeskommunalt folkevalgt organ, plikter å delta i organets møter, med mindre det foreligger gyldig forfall. Arbeidstaker har krav på fri fra arbeid i det omfang dette er nødvendig på grunn av møteplikt i kommunale eller fylkeskommunale folkevalgte organer. Arbeidstaker har også rett til permisjon fra sitt arbeid i fire år eller for resten av valgperioden for å utføre heltidseller deltids kommunalt eller fylkeskommunalt verv. I Nordre Land kommune sitt eget permisjonsreglement heter det i punkt 3.1, 3. ledd Arbeidstaker som velges til stortingsrepresentant, ordfører eller annet offentlig tillitsverv på heltid innvilges permisjon uten lønn for valgperioden. Kommunens permisjonsreglement og praksis de senere årene, tilsier en kritisk vurdering av permisjonssøknader. Vurderingen skal ivareta hensynet til driften av tjenesten og inneholde en vurdering av muligheten til å skaffe kompetente vikarer. Den ansattes mulighet til å utvikle sin kompetanse og motivasjon som kommunen kan dra nytte av ved gjeninntredelse i stillingen tillegges også vekt. På bakgrunn av dette får en del fast ansatte (inkludert ledere) innvilget permisjon uten lønn fra sin faste stilling, for å tiltre enten i fast eller midlertidig stilling i annen virksomhet/kommune. I enkelte tilfeller har det blitt gitt permisjon uten lønn fra generell stilling i kommunen. En permisjonssøknad fra en person som nettopp er tilsatt men ennå ikke tiltrådt i stillingen, er en spesiell situasjon. En nytilsatt forventes normalt å tiltre, eller å takke nei til stillingen. LSA varslet i løpet av prosessen at en slik søknad kunne bli aktuell, dersom hun skulle bli tilsatt. Rådmannen har i sluttfasen av prosessen informert LSA om at en eventuell permisjonssøknad ville bli lagt fram for FADM for avgjørelse, som det rette organ i slike saker. Dette hadde LSA på forhånd regnet med. Dialogen mellom rådmannen og LSA har vært åpen og ryddig. Rådmannen har ikke funnet tilsvarende eksempler fra andre kommuner. Ei heller KS kjenner til samsvarende saker. Rådmannen vurderer saken så vidt spesiell, at det ikke er riktig at en slik søknad behandles administrativt. Vurdering: Rådmannen har tilsatt LSA som den best kvalifiserte kandidaten, og ønsker hennes tiltredelse så snart som råd. Samtidig er LSA i ferd med å bli gjenvalgt som ordfører i Nordre Land kommune, og viser gjennom sin søknad at hun først og fremst ønsker å fortsette i ordførerposisjonen, i det minste i en periode til. Forhold som taler mot at permisjon innvilges, kan være;

8 Å gi så vidt stort unntak fra gjeldende regelverk kan oppleves som forskjellsbehandling. Å skaffe en kompetent vikar kan bli utfordrende, kanskje stillingen må lyses ut på nytt som et vikariat (se også under). Å sette inn en vikar tjener kanskje ikke fagområdet og organisasjonen best. Kompetanse og kontinuitet kan bli skadelidende. Det vil være usikkert om LSA tiltrer stillingen etter endt permisjon. I skrivende stund er det imidlertid muntlig signalisert fra innstilt nr 2. at hun gjerne går inn i et vikariat på 3,5 år. Dette er et positivt signal, men kan selvsagt endre seg. Det inneholder også en usikkerhet i at vedkommende allikevel kan søke seg over i andre (faste) stillinger i løpet av vikarperioden. Forhold som taler for å innvilge en permisjon, kan være; LSA er en svært godt kvalifisert kandidat, en faglig ressurs og svært motivert for plan- og utviklingsrådgiverjobben, og vil etter all sannsynlighet være det selv etter 4 år. Det er stor sannsynlighet for at hun vil tiltre i løpet av oktober Det at hun velges som ordfører samtidig som en stor jobbmulighet for henne dukker opp administrativt, bør ikke stå i veien for at hun skal kunne ansettes i en fast stilling i kommunen. I egenskap av å være ordfører i en ny 4 års periode får hun ytterligere økt relevant kompetanse i forhold til stilling som plan- og utviklingsrådgiver. Det er ikke nødvendigvis noen ulempe å skifte medarbeider i stillingen som plan-og utviklingsrådgiver etter 3-4 år, jf. inntak av vikar i en 3-4 års periode. Dette kan snarere bety nye måter å se løsninger og muligheter på. Saken er så vidt spesiell, at den ikke vil danne noen presedens av betydning. Den vil i så fall være retningsgivende for andre eventuelle fremtidige hel-halvdags politikere i kommunen, som søker og tilsettes i faste stillinger i kommunen. I dagens situasjon gjelder dette kun ordføreren. Rådmannen kan, med bakgrunn i sakens spesielle karakter, se muligheten for at det i dette særtilfellet etter en konkret vurdering gis en permisjon i inntil 4 år. Dette ut fra to forhold; a) Det er en relativt god mulighet til å kunne rekruttere en kvalifisert vikar (innstilte nr 2 Inger Toril Breien Johansen). b) Å være sittende heldagspolitiker/ordfører bør ikke være til hinder for å bli tilsatt i stilling. Dette understøttes også av Kommunesektorens etikkutvalg som har slått fast at ordførere og andre politikere må kunne søke utlyste stillinger på samme måte som alle andre, men at de må være særlig oppmerksom på de rollekonflikter som kan oppstå. LSA sto selvsagt overfor et selvstendig personlig valg; hun kunne velge å takke nei til stillingen. Samtidig er det en kjensgjerning at det går mange år mellom hver gang det er ledig en stilling av denne typen i Nordre Land kommune, som LSA i dette tilfellet er best kvalifisert til og motivert for. Ordførergjerningen, som hun føler en sterk forpliktelse til å følge opp, står altså i veien for å tiltre i denne bestemte stillingen hun har sterkt ønske om å virke i.

9 LSA bør kunne innvilges permisjon under forutsetning av at hun, på grunn av hensynet til fagområdet og vikar, må varsle senest 1. mars 2015 om eventuell tiltredelse i/oppsigelse av stillingen eller om det eventuelt er aktuelt å søke ytterligere permisjon fra stillingen. Administrasjonens innstilling: Rådmannen anbefaler FADM å fatte slikt VEDTAK 1. Liv Solveig Alfstad innvilges permisjon uten lønn fra stillingen som plan- og utviklingsrådgiver fra dd til 1. november Liv Solveig Alfstad plikter å varsle Nordre Land kommune om eventuell tiltredelse/oppsigelse innen 1. mars Samme frist gjelder for en eventuell søknad om forlengelse av permisjon fra stillingen. NORDRE LAND KOMMUNE, den 6. oktober 2011 Jarle Snekkestad Rådmann Hege Nermoen saksbehandler

10