Mangelfull dokumentasjon av helsehjelp i kommunene

Transkript

1 Forprosjekt Mangelfull dokumentasjon av helsehjelp i kommunene Hva mangler av IKT -støtte og -kompetanse? 15. februar 2016.

2 Prosjekttittel: Behovsområde: Prosjekteier i HS: Prosjektansvarlig i HS: Prosjektleder i InnoMed: Mangelfull dokumentasjon av helsehjelp i kommunene IT støtteverktøy Utviklingssenter for sykehjem i Troms (USH Troms) i samarbeid med kommuner i Midt -Troms Tromsø kommune, USH Lisbeth Remlo Abelsen Prosjektansvarlig i InnoMed: Wenche Poppe Utarbeidet av: Lisbeth Remlo Abelsen og Wenche Poppe Dato: 15. februar

3 Innholdsfortegnelse 1 Sammendrag Bakgrunn for prosjektet Målsetting med prosjektet Organiseringen av prosjektet Resultatet fra prosjektet Forankring av prosjektet Behovskartlegging Kartlegging og vurdering av eksisterende løsning Bearbeiding av informasjon Finne bedrifter for videreføring Konseptutvikling av ny løsning Markedsvurdering av ny løsning Bistand i etablering av hovedprosjekt Konklusjon Referanseliste Vedlegg

4 1 Sammendrag Forprosjektet (heretter bare kalt prosjektet) er gjennomført i perioden mai november 2015 av Innomed og Utviklingssenter for sykehjem (USH) i Troms i samarbeid med 10 kommuner i Troms og PA Consulting Group AS. Prosjektet har avdekket store behov for forbedringer på flere områder knyttet til dokumentasjon av helsehjelp i elektronisk pasientjournal. Behovene knyttes delvis til organisasjonsinterne forhold som ledelse, rolle- og ansvarsforhold, teknisk infrastruktur, opplæring, holdninger og kultur. Hovedfunnene er imidlertid knyttet til manglende samsvar mellom dagens Elektroniske Pasientjournalsystemer (EPJ) og det behov omsorgstjenesten har for et effektivt og velfungerende verktøy i arbeidshverdagen. Konsekvensen av dette er at de ansatte opplever vanskeligheter i forhold til å oppfylle sin juridiske dokumentasjonsplikt, noe som i verste fall kan føre til at kvaliteten og sikkerheten knyttet til pasientbehandlingen settes i fare. Dagens systemer er i en kontinuerlig utvikling, men prosessen synes å gå for sakte og den styres heller ikke direkte av behovene til en majoritet av brukerne. Helsehjelp skal dokumenteres av alle faggrupper helsepersonell, også den store andelen av assistenter som til enhver tid jobber i tjenesten. Dagens systemer for dokumentasjon skal også dekke alle tjenestetyper innen kommunal omsorg som ulike former for hjemmebaserte tjenester, institusjonstjeneste, boligtjeneste, tjeneste til utviklingshemmede, avlastning osv. I tillegg kommer behovet for administrative og merkantile funksjoner som post- og saksbehandling, vederlagsberegning, plassadministrasjon og administrering av tilganger. Resultatene fra prosjektet kan tyde på at dette ikke er en heldig kombinasjon. Store og komplekse «multifunksjonssystemer» synes å påvirke endringsmulighetene og endringshastigheten. Det påvirker også brukergrensesnittet i forhold til faggruppers spesifikke behov for hva de trenger å se, og ikke minst hva de burde slippe å se. Skal systemene fungere som et godt verktøy må alle ansatte i tjenesten møte et grensesnitt som støtter deres arbeidsprosesser og dokumentasjonsplikt. Videre anbefalt løp er todelt. Funnene som er gjort inne ledelse, roller og ansvar, holdninger/kultur, opplæring og teknisk infrastruktur, vil i første omgang bli kanalisert tilbake til de aktuelle kommunene, og som direkte innspill til kompetanse- og kvalitetsprosjektet DokHelseTroms. Funnene vil også bli tatt med til aktuelle forskningsmiljøer fordi det absolutt vil være interessant med mulige forskningsprosjekt innen de temaene. Funnene som knytter seg til selve journalsystemene (brukergrensesnitt, sykepleieprosess/ - fag, basisfunksjoner, dataflyt, intuitivitet og øvrige funksjoner) tas direkte med inn mot en oppfølging i et eventuelt hovedprosjekt. Her anbefales et konkret og langsiktig løp med både forskning og innovasjon der alle faggrupper innen omsorgstjenesten involveres aktivt. Det anbefales også at det knyttes kontakt med miljøer innen design, applikasjon- og programutvikling, samt tjenestedesign for å få spesifisert og testet ut nye brukerflater og delfunksjoner for dokumentasjonsprosessen. Et slikt prosjekt vil også kunne gi nyttig informasjon inn i den videre prosessen frem mot Én innbygger - én journal 4

5 2 Bakgrunn for prosjektet Helsedirektoratet og KS sin rapport Elektronisk pasientjournal i omsorgstjenesten, som ble publisert oktober 2014, stadfester manglede funksjonalitet i omsorgstjenestens EPJ. Rapporten hevder at systemene ikke er videreutviklet i tilstrekkelig grad for å møte endringer i pasientgrunnlaget, tjenesteutvikling, understøtting av arbeidsprosesser og sentrale helsepersonellgruppers behov. Manglende funksjonalitet og stort opplæringsbehov for å kunne endre rutiner og ta i bruk funksjonalitet, har ledet til sidesystemer (papir og regneark) og dobbeltføring med spredt informasjon og fare for feil. Journalsystemene er heller ikke tilstrekkelig tilrettelagt for å ivareta samhandlingsreformen og har ikke nok funksjonalitet til medisinskfaglig oppfølging av pasientene. I prosjektet ønsket USH Troms, i samarbeid med kommuner i Midt-Troms og andre fagmiljøer, å finne ut hvilke utfordringer som skyldes menneskelige faktorer, og som dermed evt kan endres ved hjelp av kompetanse og holdningsendringer, og hva som reelt skyldes dårlig struktur/støtte fra datasystemer. Hvis resultater fra kartleggingen kunne gi resultater som gjorde at man kunne skille de to, ville det være grunnlag for to parallelle løp for hovedprosjekter, og dermed et bedre grunnlag for å løse den totale problemstillingen. Prosjektets mål var å følge ulike typer helsepersonell i 8 kommuner i Midt-Troms samt Karlsøy og to enheter i Tromsø kommune, og avdekke områder der forhold ved selve journalsystemet (IKT-støtten) vanskeliggjør oppgaven med å levere helsehjelp og dokumentere i henhold til krav som er gitt. Problemstillingen som skulle utforskes i prosjektet var: Hva er det i teknologien som benyttes i omsorgssektoren som hindrer god dokumentasjon av helsehjelp? Prosjektets resultater skulle så sjekkes ut mot behov i kommuner i andre regioner, og med leverandører av andre journalsystemer enn det som brukes i Troms. 3 Målsetting med prosjektet Hovedmålsettingen med prosjektet var å etablere ett eller flere hovedprosjekt innenfor valgt område, på bakgrunn av en grundig behovskartlegging og konseptutvikling. Allerede ved oppstart ble det jobbet med planer for opplæring og utvikling i kommunene, og resultatet fra prosjektet ville bli utslagsgivende for innhold i fremtidige prosjekter på både utvikling/anskaffelse og for kompetanse/kvalitetsforbedring. For å gjennomføre prosjektet i henhold til målsetningen, ble det delt opp i følgende arbeidsoppgaver: 1. Forankre i 8 kommuner i Midt-Troms samt Karlsøy og Tromsø Kommune. 2. Konkretisere relasjoner til referansekommuner med andre systemløsninger for å kunne sjekke ut funn mot deres behov. 3. Forankre i Helsedirektoratet og KS, samt i evt tilgrensende prosjekter. 4. Detaljplanlegge innhenting av informasjon sammen med prosessveileder fra PA Consulting Group og finne ulike typer helsepersonell til kartleggingen. 5. Observasjon og analyse av arbeidsoperasjoner knyttet til arbeid med ernæring og legemiddelhandtering. Innsikt oppsummering behovsbeskrivelse. 5

6 6. Peke ut sentrale områder der manglende IKT-støtte, eller andre forhold i journalsystemet, ser ut til å være årsak til svakheter i dokumentasjonen. 7. Vurdere eksisterende teknologier med tanke på å løse kartlagte behov. 8. Lage en overordnet spesifikasjon av funksjoner som må dekkes i nye løsninger. 9. Rapportere resultater og informere bidragsytere og samarbeidspartnere om resultater fra prosjektet. 10. Foreslå videre tiltak. 4 Organiseringen av prosjektet Utviklingssenter for sykehjem (USH) i Troms driver, i samarbeid med Løkta (Interkommunal kvalitetsutviklingsenhet for helse og omsorgstjenesten i Midt-Troms), Regionrådet i Midt- Troms, Fylkesmannen i Troms, UiT Norges arktiske universitet, Senter for omsorgsforskning Nord, KS Nord Norge og kommunene i Midt- Troms, prosjektet «Dokumentasjon av helsehjelp et kompetanse og kvalitetsforbedringsprogram for kommunene i Troms» (kalt DokHelseTroms) finansiert av Helsedirektoratet. DokHelseTroms gikk parallelt i de samme kommunene, og gjennom felles eierskap hos USH Troms og felles prosjektgruppe, ble forprosjektet forankret både i kommunene og i aktuelle fagmiljøer. Med støtte fra Helsedirektoratet bisto PA Consulting Group AS i kartleggingen. Prosjektgruppe Lisbeth Remlo Abelsen, USH Troms Karl-Johan Olsen, Dyrøyseminaret Hege Elstad, Tromsø kommune Lena Røsæg Olsen, Løkta Liza Nienova og Anton Häggström fra PA Consulting Group bidro som prosessveiledere i deler av prosjektet. Referansegruppe inkl styringsgruppe for DokHelseTroms Elisabet Sausjord, Utviklingssenter for hjemmetjenester (UHT) i Troms Espen Hetty Carlsen fra Helsedirektoratet Egil Rasmussen fra KS Unni Stensvold, Forprosjekt utvikling av veiledende planer i ICNP (NSF) og USHT Vestfold, Sandefjord kommune Elona Zakariassen, USHT Hordaland, Bergen kommune Anne Lene Wood Gundersen, Farsund kommune Janne M. Heddeland, Mandal kommune Styringsgruppe: Jan Erik Risvik, Byrådsavdeling for helse og omsorg, Tromsø kommune Toril Bülow, USH Troms Guri Moen Lajord, KS Nord- Norge Guttorm Nergård, Midt- Troms regionråd (senere erstattet av Roar Åge Jacobsen) Ragnhild Hakkebo, Fagforbundet Tromsø I tillegg ble det holdt kontakt med Ann- Britt Nilssen fra FIKS (Felles Innføring Kliniske Systemer, Helse-Nord IKT) og andre fagpersoner i deltakerkommunene. 6

7 5 Resultatet fra prosjektet 5.1 Forankring av prosjektet Ettersom prosjektet foregikk parallelt, og i nært samarbeid med DokHelseTroms, var forankringsprosessen i gang allerede før prosjektstart. Det betyr at det eksisterte ferdige samarbeidsavtaler med hver av de deltagende kommunene og en etablert kontakt med Helsedirektoratet, samt andre aktuelle fagmiljø. Begge prosjektene var designet slik at de var uavhengige i forhold til størrelse og organisering av kommuner, intern organisering av IT- og omsorgstjenester, ulike programvareleverandører og så videre. Dette var gjort for å sikre nasjonal overføringsverdi. Prosessen rundt forankringen bidro klart til at gjennomføringen gikk uten organisatoriske utfordringer. Kommunene stilte både system og nødvendig personell til rådighet, og både ordførere og rådmenn stilte seg bak de prosesser som ble igangsatt. Hovedforskjellen på de to prosjektene var at DokHelseTroms fokuserte på kompetanse og kvalitetsutvikling knyttet til bruk av de eksisterende journalsystemer, mens dette forprosjektet fokuserte på IKT-støtten de elektroniske verktøyene gav, og hvilke hindringer som eventuelt fantes i forhold til den praktiske bruken av systemene. Denne forskjellen gjorde at man også forsøkte å få prosessen forankret hos leverandøren av det aktuelle journalsystemet, men det lyktes i liten grad. 5.2 Behovskartlegging Utviklingssenter for sykehjem (USH) Troms er ett av totalt 35 utviklingssentra i Norge, og gjennom det nettverket har senteret en god kjennskap til hvilke utfordringer praksisfeltet står i til enhver tid. De har også ett tett og godt samarbeid med landets fylkesmenn, og har derigjennom fått bekreftet at riktig og tilstrekkelig dokumentasjon av helsehjelp er en stor utfordring for alle landets kommuner. Som nevnt i kapittel 2 utgjorde Helsedirektoratet og KS sin rapport Elektronisk pasientjournal i omsorgstjenesten, som ble publisert oktober 2014, en stor del av behovsgrunnlaget for dette forprosjektet. USH Troms hadde også, sammen med Utviklingssenter for hjemmetjenester (UHT) i Troms, gjennomført et kompetanseprosjekt innen dokumentasjon i Tromsø kommune i (rapport Dokumentasjon Helsehjelp utgitt av USHT Troms oktober 2014) Her ble det konkludert med at kvalitative og kvantitative mangler i dokumentasjonen har konsekvenser både for pasienter, ansatte og ledere, samt for fag- og kvalitetsutviklingen i tjenesten. Prosjektet avdekket at det var et stort behov for kompetanseheving innen grunnleggende dokumentasjon i alle deler av omsorgstjenesten. Opplæringen må inneholde både juss, helsefag og etikk, og disse erfaringene ble direkte videreført i DokHelseTroms. Prosjektet avdekket også at bruken av selve journalsystemet ble oppfattet som unødvendig komplisert og at det i seg selv ga et større behov for både grunn- og etteropplæring av ansatte. I tillegg til dette bekreftet en rapport fra Universitetet i Agder og Setesdal regionråd (Senter for omsorgsforskning Rapportserie 1/2013) de samme utfordringene. Her konkluderes det blant annet med at pasientjournalsystemet, der den daglige tjenesten dokumenteres, har en funksjonalitet og et brukergrensesnitt som ikke er intuitivt i bruk. Det er utfordrende å lage en behandlingsplan for helsehjelp som skal gis fordi det krever mange «klikk» inn i utallige 7

8 «rom» for å ferdigstille planen. Helsepersonell har derfor problemer i forhold til å benytte EPJ som et arbeidsredskap i den daglige praksis. 5.3 Kartlegging og vurdering av eksisterende løsning Også vurdering av eksisterende system ble påvirket av samarbeidet mellom de to prosjektene. I DokHelseTroms ble det foretatt innsyn i totalt 500 pasientjournaler noe som utgjorde ca 20 % av de pasientene som mottok en eller annen form for helsehjelp på det aktuelle tidspunktet. Fokuset for innsynet var delvis å se hvordan systemet var bygd opp i den enkelte kommune og hvorvidt den praktiske bruken var i henhold til oppbyggingen av journalen og/eller i tråd med de muligheter som programmet inneholder. Som indikatorer på dette ble det gjort en registrering av hvor mange pasienter som hadde en statusbeskrivelse på det området i journalen som er best tilrettelagt for en slik registrering (kalt Sammenfatning) og når denne statusen sist var oppdatert. Andre indikator var en telling av hvor mange deler som var tatt i bruk av strukturen for oppbygging av den enkeltes journal. Spesielt så man her på tiltaksplanene inkludert når disse sist var oppdatert. Tredje indikator var hvorvidt det fantes planer for ernæringskartlegging og/eller medikamenthåndtering, og om disse planene hadde et faglig innhold som samsvarte med faglige krav og nasjonale retningslinjer. Kartleggingen i forhold til forprosjektet ble gjort etter opplæring og veiledning fra prosessveiledere i PA Consulting Group. Det ble brukt en strukturert metodikk for innsiktsarbeid og prosjektet ble også brukt som pilot for KS i forbindelse med utarbeidelsen av Samveis-metodikken. Innsiktsarbeid kan beskrives med følgende illustrasjoner hentet fra PA Consulting group: 8

9 Kartleggingen ble gjort ved hjelp av observasjoner og intervjuer, og ved at deler av prosjektgruppa og prosessveilederne var sammen med ansatte i hjemmetjenesten og overvar diverse dokumentasjon og rapportsituasjoner i omsorgstjenesten. Det ble gjort intervjuer av ledere, systemansvarlige, sykepleiere, hjelpepleiere og miljøterapeuter. Observasjoner ble gjort både av rapportskriving på pc og på nettbrett, muntlige rapporter, papirbaserte journalelementer og daglig arbeidsflyt. Første runde ble gjennomført i to kommuner i Midt- Troms og resultatene ble oppsummert på to ulike måter. For det første ble det laget en beskrivelse (kalt tjenestereise) for en sykehjemsavdeling (se vedlegg 1). For det andre ble enkeltfunnene systematisert og kategorisert inn i to hoveddeler med tilhørende kravbeskrivelser. 9

10 Disse resultatene ble presentert for deltagerne på første nettverkssamling i DokHelseTroms. Resultatene, og innspillene fra nettverkssamlingen, ble senere supplert med resultatene av observasjoner og intervjuer i de øvrige 6 kommunene i Midt-Troms, før en oppdatert beskrivelse av funnene ble presentert for hoveddelen av referansegruppa i møte Her ble det innhentet nye innspill spesielt i forhold til de andre journalsystemene som brukes i kommunene. Referansegruppa fikk en gjennomgang av status og informasjon om at kartleggingen hadde avdekket svikt og mangler på flere nivå, ikke bare i forhold til teknologien. Funnene var så langt kategorisert i følgende hovedpunkter: - Ledelse: Utydelighet på hva som skal dokumenteres og hvordan. - Roller- og ansvar: Mangler beskrivelser av ansvarsområder for ulike roller jamfør journalforskriften. - Holdning /kultur: Ansatte prioriterer ikke dokumentasjon i nåværende systemer. - Opplæring: Ansatte har behov for kontinuerlig opplæring i dokumentasjonsprosessen og systemet. - Teknisk infrastruktur: Ansatte har behov for at teknologien fungerer raskt og feilfritt. Når det gjelder selve journalsystemet ble følgende behov avdekket: - Brukergrensesnitt: Ansatte trenger en enkel og intuitiv arbeidsflate - Sykepleieprosess/fag: Ansatte har behov for en standardisert og enkel struktur - Basisfunksjoner: Ansatte har behov for utvidet funksjonalitet - Dataflyt: Dobbeldokumentering fører til økt tidsbruk og frustrasjon hos ansatte - Intuitivitet: Ansatte har behov for veiledning og tips direkte fra systemet - Øvrige funksjoner: Ansatte har i dag behov for mer enn bare å dokumentere helsehjelp Ettersom kartleggingen i Midt-Troms for det meste hadde forgått på sykehjem og i «vanlig» hjemmetjeneste, valgt man å fokusere spesielt på rus, psykiatri og tjenesten til utviklingshemmede i de to siste kommunene. Her deltok igjen en veileder fra PA Consulting Group og fremgangsmåten var den samme som tidligere. Resultatene herfra falt også for en stor del innenfor de samme områdene som den resterende kartleggingen, men med ekstra fokus på et opplevd misforhold mellom faglige behov og journalsystemets muligheter. Totalt i de 10 kommunene ble det gjort intervju med: - 5 ledere - 2 systemansvarlige - 3 sykepleiere - 2 helsefagarbeidere - 4 miljøterapeuter/ miljøarbeidere Journalgjennomgangen, som ble gjort i DokHelseTroms parallelt med innsiktsarbeidet, viste et klart avvik mellom hvordan graden av bruk, og graden av de ansattes tilfredshet ved bruk av systemet, ble beskrevet av journalansvarlige og ledere, og hva man fant ved innsyn. Innsynet viste at systemet, og de mulighetene som faktisk lå der, var brukt i langt lavere grad 10

11 enn beskrevet og at mange ansatte rett og slett ikke brukte det. Basert på denne erfaringen, samt de innspill som var kommet fra referansegruppa, ble det gjennomført besøk i fire nye kommuner som bruker andre typer journalsystemer. Her ble det gjort intervju med tre ledere, fem systemansvarlige og seks sykepleiere. I tillegg ble det gjort innsyn i et ti-talls journaler i hver av kommunene. Både intervjuene og innsynet ble gjort målrettet ut fra en krav-/ sjekkliste basert på funnene i Troms (se vedlegg 2). Resultatet fra disse kommunene viste at de øvrige systemene brukes like variabelt som det som var avdekket i Troms. Systemene har ulike styrker og svakheter ut fra de kriterier som lå til grunn, og det var ingen som utpekte seg spesielt verken i positiv eller negativt retning. Som en avslutning på kartleggingsdelen av prosjektet ble de samlede resultater presentert på en ny nettverkssamling i DokHelseTroms og på møte i prosjektets styringsgruppe. 5.4 Bearbeiding av informasjon Etter kartleggingen og innsiktsarbeidet, satt prosjektgruppa med en stor mengde data. Når det gjaldt de funnene som gikk på organisatoriske og kompetansemessige forhold, ble disse tatt direkte inn i det videre arbeidet i DokHelseTroms. De ble presentert for hver enkelt kommune, og det ble utarbeidet et notat som ble sendt til Midt-Troms regionråd. Resultatene ble også lagt til grunn for den opplæring som ble gitt i alle kommunene høsten Forbedringspunktene for journalsystemet er knyttet til mange ulike funksjoner og behov. Resultatene av innsiktsarbeidet ble derfor ytterligere bearbeidet i en prosess mellom prosjektgruppa og veilederne fra PA Consulting Group. Her var det viktig å få frem behovet for endringer/forbedringer både på kort og lang sikt. Noen av funnene var av en slik art at de både burde, og tilsynelatende også kunne, løses på kort sikt. Vanskeligere var det å få gode beskrivelser av hvordan man kunne se for seg en fremtidig løsning uavhengig av referanser til hvordan de nåværende journalprogrammene ser ut. Alle som hadde bidratt til innsiktene var mest opptatt av det programmet de selv var vant til å bruke, og var ikke selv i stand til å formulere systemuavhengige funksjonskrav. Det var derfor vanskelig å trekke ut konkrete ønsker som umiddelbart kunne generaliseres uavhengig av system. Mye av bearbeidingen ble derfor å prøve å analysere hvilke behov som lå bak de uttalelser som var gitt og de observasjoner som var gjort, og så prøve å formulere det til funksjonskrav. I denne prosessen spilte det også inn at svært mange av informantene delvis ikke hadde full oversikt over hva som var mulig i de systemene de brukte, og delvis at de stadig refererte til kommende versjoner av systemene som etter sigende skulle løse mange av de utfordringene de hadde. Etter bearbeidingen satt man igjen med punkter innenfor flere bruksområder i systemene, hvorav disse ble ansett som viktigst: Brukergrensesnittet: det er behov for skjermbilder ut fra tilgang og tjenestebehov, felles oversiktsbilder, større skjermbilde, indikator på hvor du er i programmet (søk eller registrering) og på hvor det ligger/mangler data, enklere manøvrering mellom skjermbilder og aktive felt for registreringer. Bruk/opplæring: det er behov for «tause bruksanvisninger» og større intuitivitet i oppsett, innebygd mikro- opplæringssystem og ordbok i fritekstfelt. Basisfunksjoner: det er behov for kalender og varslinger, åpnere interface med mulighet til bruk av spesialprogram/- apper, og utskifting av disse ved endring av behov. 11

12 Sykepleieprosess/ fag: det er behov for standard oppsett for tiltak/planer (kodeverk) basert på Best practice, prosess-støtte inn i journalen (integrerte verktøy som kalkulatorer og prosedyrer), mal for tiltaksplaner, prosesstyring med «tvangsfelt» fra innskriving til ferdig plan og hjelp til prioritering av oppgaver til f.eks ansvarshavende. Gjenbruk av informasjon/ journalelementer: det er behov for spredning av info fra målinger til rapport i den enkeltes journal, samleoversikter på avdelingsnivå som henter informasjon fra, og putter informasjon tilbake til den enkeltes journal og muligheter for datauttrekk for statistikk/ kvalitetssikring. Andre funksjoner utenom helsehjelp: det er behov for å gi beskjed til personalet utenom journal, registrering av tidsbruk inklusive kjøretid, eget område/ oppsett for praktisk bistand og andre nyttige «ikke-helsehjelpområder» Prosjektet hadde ikke tilstrekkelige ressurser til å gå inn i en direkte beskrivelse av mulige løsninger. PA Consulting Group bidro likevel til å få laget noen enkle skisser av mulige brukergrensesnitt («dashbord») sett ut fra sine observasjoner under innsiktsarbeidet (se vedlegg 3). Det viktigste var at innsiktsarbeidet dels avdekket, og dels bekreftet, at mye av dagens situasjon sannsynligvis bunner i at utviklingen av programmene ikke har vært bygd på tilstrekkelig kunnskap om funksjonsbehov. Dette ble også til dels bekreftet i møter med leverandører, til tross for at de alle har en eller annen form for kunde- eller brukerfora som brukes i forhold til programutviklingen. Disse foraene består for en stor del av systemansvarlige, «superbrukere» og andre med spesielle kunnskaper og/eller interesse for systemene. Leverandørenes utfordring er å få en beskrivelse av hvilke funksjoner programmet skal dekke og som bør utvikles/ endres, og ikke bare ønsker om nye knapper, faner eller felter basert på det som alt finnes av løsninger i programvaren eller på papir. I de fleste intervjuene som ble gjennomført, og i samtaler med ansatte underveis i prosessen, har prosjektet avdekket det samme. Selv om de ansatte utfordres på å tenke fritt og beskrive hvordan de skulle ønske at systemet hjalp dem i hverdagen, så er svaret: «jeg har jo ikke sett noe annet» eller «vi vet jo ikke hva som går an». Ingen av de ansatte syntes å føle at systemene er laget for å ivareta de behovene de har. De har bare måttet finne en slags måte å bruke det på, eller de har rett og slett unnlatt å bruke det. Basis for disse funnene støttes av rapporten fra Helsedirektoratet og KS i 2014 (tidligere omtalt i kapittel 2). Her beskrives hvordan programmene opprinnelig var pasientadministrative system som etter hvert er utvidet til også å skulle være pasientjournalsystem. Det innebærer at det sannsynligvis ikke er gjort en tilstrekkelig jobb i forhold til prosess- og fagstøtte, og heller ikke i differensiering i forhold til ulike faggruppers behov. Slik dagens journalsystemer fremstår og fungerer, ivaretar de en lang rekke funksjoner ut over det å være en ren pasientjournal med opplysninger om helsehjelp. Her foregår håndtering av korrespondanse med pasienter, saksbehandling, grunnlag for fakturering, administrering av institusjonsplasser, kommunikasjon med spesialisthelsetjenesten osv. Fordelen med en slik felles løsning er åpenbare med at man da kan gjenfinne og gjenbruke felles grunnopplysninger om pasienten og på den måte ivareta hele tjenesteforløpet til den enkelte. Ulempen er at ingen av de ulike faggruppene som ivaretar ulike deler av tjenestetilbudet, får et system som er spesielt tilpasset den funksjonen de jobber med. Dette har særlig blitt påpekt av 12

13 ergoterapeuter, fysioterapeuter og ikke minst leger, men forprosjektet viser med stor tydelighet at behovet er om mulig enda større for de ansatte som skal ivareta pasientene døgnet rundt. Behovet i denne brukergruppen må tillegges enda større vekt når man tar hensyn til en upublisert undersøkelse fra et av sykehjemmene i Tromsø kommune som viser at kommunal omsorgstjeneste tidvis reelt bemannes med over 50 % assistenter. 5.5 Finne bedrifter for videreføring For å komme i kontakt med aktuelle leverandører ble det inngått et samarbeid med NHO sitt leverandørutviklingsprogram. Før kartleggingen var ferdig begynte planleggingen av en leverandørkonferanse der målet var å stimulere til dialog: Prosjektgruppa skulle få presentert sine funn Leverandørene skulle få innsikt i behovene og hvilke krav som kan stilles til løsninger både på kort og lang sikt. Flere kommuner ble invitert til å melde sin interesse for å være med i et videre utviklingsløp Ideer til hvordan utfordringene kan løses kunne bli spilt inn og bli en del av anbefaling om videre arbeid Helsedirektoratet (HD) og KS (Kommunesektorens interesse- og arbeidsgiverorganisasjon i Norge) kunne si noe om sitt engasjement i temaet Konferansen ble overført ved videostreaming og presentasjonene lå tilgjengelige også etter konferansen. Dette skulle sikre at alle interesserte leverandører skulle få den samme informasjonen. På konferansen var det ca 50 påmeldt. 28 deltagere representerte kommunenes interesser, fem kom fra Helsedirektoratet, fem representerte bedrifter og de øvrige representerte prosjekter, programmer og virkemidler innenfor dette området. Etter evaluering og oppsummering av konferansen er det klart at en mulighet er at behovseierne samler en gruppe kommuner som ønsker å stå som krevende kunder i et utviklingsprosjekt. Det kan gi grunnlag for å utvikle et Offentlig Utviklings Prosjekt. Neste steg blir da å finne villig leverandør som kan bistå til å utvikle grensesnitt og funksjonalitet i tråd med behov som er fremkommet. I etterkant av Dialogkonferansen var det mulig for deltakerne å komme med korte innspill til prosjektgruppa om hvordan utfordringene kan løses. Det var kun to leverandører, i tillegg til ett forskningsmiljø, som kom med innspill. Deler av prosjektgruppa deltok også på kunde-/ brukersamlinger for to av journalsystemene der de ble informert om status og planer for videre utvikling av den aktuelle programvaren. I tillegg ble det gjennomført telefonmøte med en tredje leverandør. Felles for den informasjonen som ble gitt var at alle mer eller mindre var i en prosess der de endret og/eller oppgraderte plattformen for programmet, at hovedendringene først og fremst kom på de mobile løsningene, at de jobbet med implementering av medikamentforskrivningsmodulen og at de ellers ville avvente nasjonale føringer før de eventuelt initierte større satsninger. Ingen av leverandørene ga uttrykk for at de ønsket og/eller så behov for å gå inn på noe større utviklingsprosjekt på nåværende tidspunkt. 13

14 5.6 Konseptutvikling av ny løsning Forprosjektet har vist at kommunene som tjenestebestillere ikke har gjennomslagskraft eller kompetanse nok til å kunne definere systemstøttens funksjonalitet og brukervennlighet. Helsepersonell har gjennomført overgangen fra papir til elektronisk journal i en prosess som for en stor del har vært underlagt leverandørenes premisser. Etter hvert som de teknologiske mulighetene utvikler seg synes endringspotensialet i eksisterende løsninger å være lite. Nye funksjoner fundamenteres på eksisterende plattformer og på eksisterende tankegods for mulige løsninger, noe som fører til at bl.a. brukergrensesnittet fortsatt blir uoversiktlig og lite intuitivt. Med dagens muligheter, vil en kravspesifikasjon for en løsning som leder helsepersonellet gjennom dokumentasjonsprosessen være mulig å få til, gjennom utviklingsprosesser basert på sluttbrukers opplevelser og arbeidskrav. Utfordringen blir da om man skal bygge videre på den etablerte tankegangen og forvente at journalleverandørene i overskuelig fremtid skal kunne ivareta alle enkeltgruppers behov på en tilfredsstillende måte. Gjennom prosjektperioden har det heller ikke vært mulig å finne ut av hvordan regjeringens satsning Én innbygger én journal er tenkt løst i praksis, og når en eventuell felles journalløsning er tenkt å være i funksjon. Dette sett opp mot alvorligheten i de funn som er gjort, og som i sum avdekker at helsepersonell daglig bryter lovgivningen, gjør at det er ønskelig å gå videre med tanke på utvikling av et annet konsept. Her vil det for eksempel være mulig å tenke seg overgripende applikasjoner som baserer seg på informasjonsflyt til og fra eksisterende programvarer, men som i sin presentasjon tilpasses ulike ansattes behov. Poenget må uansett være en løsning som gir reell prosess og fagstøtte basert på en grundig kartlegging av hvilke funksjoner en pasientjournal i omsorgssektoren skal ha. 5.7 Markedsvurdering av ny løsning Markedet for EPJ i omsorgstjenesten er delt mellom tre hovedleverandører. Det er Tieto med Gerica (ca 30% av kommunene), Visma med Profil (ca 45% av kommunene) og Acos med CosDoc (ca 20% av kommunene). I tillegg kommer fagspesifikke journalsystemer som benyttes blant annet hos fastlegen, hos fysioterapeut og på helsestasjon. Fordelingen av systemene i forhold til størrelse på kommunene, er litt ulik. Tieto har mange av de store kommunene og hevder at de dekker over 48 % av befolkningen i kommunene. DIPS har overtatt systemet GBD som man finner igjen som DIPS sykehjem. Det er i hovedsak Bergen kommune som bruker det. Kommunen var med å utvikle systemet gjennom et OFU prosjekt med Emetra AS som fusjonerte med DIPS i oktober For å få et interessant marked for eventuelt nye løsninger som utvikles, bør de ikke være knyttet for tett til eksisterende EPJ. Leverandørene har allerede delt markedet mellom seg, og en tett kobling til EPJ system vil begrense markedsmulighetene. Kontakt med leverandørene gjennom dette prosjektet gir inntrykk av at de ikke umiddelbart har ønske om å utvikle noe nytt ut over det de allerede har i prioritert i sine utviklingsplaner. Dette virker ikke tilfredsstillende i forhold til de utfordringer som er avdekket i kommunene. For å bli mindre avhengig av de leverandørene som har kontroll på markedet, kan det defineres et prosjekt der man spesifiserer og tester nye brukerflater og delfunksjoner for dokumentasjonsprosessen. Brukerflaten samler og presenterer informasjon i skjermbilder som understøtter prosesser og registrering av data i daglig arbeid og kan differensieres til 14

15 ulike tjenestetyper og faggrupper. En slik type løsning kan utvikles av leverandører innen utviklings- og integrasjonstjenester som retter seg mot flere segmenter og som gir disse leverandørene flere muligheter til å oppnå interessante markedsposisjoner. 5.8 Bistand i etablering av hovedprosjekt Arbeidet i dette prosjektet har vist at journalleverandørene ikke planlegger å utvikle de endringer som kan dekke alle de behov som er kartlagt. Situasjonen er den samme for de fleste typer kommuner uavhengig av journalsystem. I tillegg finner kartleggingen at helsehjelp ikke blir dokumentert og helsearbeiderne har problemer med å beskrive hva slags løsning som vil underlette og øke dokumentasjonen. Dagens nye løsninger i andre bransjer, og i spesialisthelsetjenesten, blir utviklet for å bli prosesstøttende og en integrert del av arbeidsprosessene. Brukergrensesnitt blir kontekstavhengig og arbeidsflaten er tilpasset hvilken bruker som er pålogget. Slik tenking er ikke en gang utforsket til bruk i omsorgssektoren. På grunn av manglende forståelse blant brukerne, og tilsynelatende manglende vilje hos leverandørene til å prøve nye veier, ønsker prosjektgruppen at det skal utvikles kunnskap og bedre forståelse for hva som trengs og hvilke typer løsninger som vil stimulere og understøtte dokumentasjon av helsehjelp i denne delen av helsetjenesten. Et slikt prosjekt vil bære mer preg av forskning og utprøving enn av utvikling og anskaffelse. Prosjektgruppen vil anbefale å forsøke å etablere et prosjekt der man sammen med engasjerte kommuner kan prøve ut nye verktøy og utforske hvilke typer løsninger som kan skape en målbar forbedring i kvaliteten på dokumentasjon av gitt helsehjelp. For å engasjere leverandører i arbeidet bør man frigjøre seg fra dagens journalleverandører. Det bør åpnes opp for applikasjonsleverandører som kan lage nye arbeidsflater og integrere mot flere av systemene som benyttes i sektoren. Prosjektgruppa vil videre: Sjekke leverandører, FoU miljø og brukermiljø sin interesse for å gå videre med et mer forskningspreget prosjekt rettet mot Forskningsrådet eller tilsvarende virkemidler. Prosjektet må involvere flere faggrupper for å sikre at løsninger og teknologi dekker behovene. Skape allianser med KS og Helsedirektoratet, samt andre interessenter om behov for en slik fremgangsmåte. Skissere og forankre et forskningsprosjekt i miljøer som ønsker å ta eierskap til dette. Finne kommuner i Troms som er interessert i å delta. Finne kommuner som representerer flere typer journalsystemer. 6 Konklusjon Prosjektet har bekreftet at dokumentasjon av gitt helsehjelp i kommunene er et problemområde. Situasjonen er preget av de samme problemer i store og små kommuner og i kommuner som har forskjellige typer journalsystemer. 15

16 Det er i prosjektet utviklet en liste over krav og en spesifikasjon av ønskede funksjoner. Disse må bearbeides videre for å komme frem til løsninger som bedrer graden av dokumentasjon av helsehjelp i kommunene. Kommunene jobber (i samarbeid med Helseforetak) med Helhetlig pasientforløp. Fremtidens EPJ-system må understøtte dette. Pasientjournalen skal ha sitt utgangspunkt i pasienten, ikke eies av faggrupper eller enheter definert i systemet, og helsepersonell skal gis nødvendig tilgang til informasjon ut fra den/de tjenester de yter til pasienten. I tillegg må arbeidsflaten/ brukergrensesnittet forenkles betraktelig. Helsepersonell skal kunne se det de har bruk for ut fra hvilke roller de har. Eksisterende leverandører virker bundet opp i dagens løsninger og det ser ut til at ny tenking, ny teknologi og nye løsninger må prøves ut uavhengig av leverandør i denne sektoren. Det er diskutert om det er manglende opplæring og sviktende IT kunnskap blant de ansatte, eller dårlig tilpassede IT-løsninger, som er årsaken til at dokumentasjon ikke skjer. Prosjektgruppa mener at en bedre funksjonalitet, med større grad av støtte for arbeidsflyt og større tilpasning til den enkeltes behov og arbeidssituasjon, vil bedre situasjonen. Problemet vil ikke forsvinne av seg selv når de nye og bedre utdannede generasjonene tar over. Prosjektgruppa ønsker at det kan brukes ressurser for å prøve ut nye løsninger som gir større grad av støtte for arbeidsoppgaver og arbeidsflyt enn dagens løsninger. Først når ITløsningene blir prosesstøttene og mer tilpasset den enkelte bruker, vil vi oppnå den grad av dokumentasjon av helsehjelp som kreves. 7 Referanseliste Elektronisk pasientjournal i omsorgstjenesten Status, utfordringer og behov (2014). Rapport IS-2221 KS og Helsedirektoratet Dokumentasjon Helsehjelp (2014) Prosjektrapport fra Utviklingssenter for sykehjem og hjemmetjenester i Troms Dokumentasjon av sykepleie Et aksjonsforskningsprosjekt i Setesdal. Universitetet i Agder, Setesdal regionråd og Senter for omsorgsforskning Sør. Rapportserie nr 1/ Vedlegg 1. Utsnitt av Tjenestereise 2. Krav-/ sjekkliste 3. Utkast «Dashbord» /brukergrensesnitt 16

17 Vedlegg 1: Utsnitt av Tjenestereise 17

18 Vedlegg 2: Krav/ sjekkliste Andre funksjoner utenom helsehjelp: - Beskjed til personalet utenom journal - Tidsbruk pr pasient - Kunne definere reisetid - Egne områder for praktisk bistand og andre nyttige «ikke-helsehjelpområder» Innlogging / system: - Skjermbilde ut fra hvilken tilgang du har unngå inaktive felt - Ingen oppdateringer må være avhengig av at man må logge ut og logge inn igjen for å se - Registreringer for IPLOS, f.eks. tvang, må kunne gjøres rett fra plan og rapport - ALLE IPLOS-variabler i felles bilde for kontroll - Pil tilbake for å komme til forrige bilde - Automatisk dag, aften, natt etter klokkeslett - Raskt system ikke sek for åpning av skjema - Enklere og raskere innlogg single sign-on kort pålogging helt ned til avdelingsnivå Basisfunksjoner: - Kalenderfunksjon og klokkeslett - Varsling pr pasient og pr avdeling - Fylle skjermen med oversikter og info - Scrolling på tiltak og rapport - Interaktive felt for å lese og skrive - Tilpasse ikoner etter kjent standard (f.eks. blyanten) - All dokumentasjon inn samlet f.eks. målinger - Mulighet til å «låse opp» f.eks. tiltak/ sammenfatning uten å slette Gjenbruk av info/ kvalitet - Rapporter og gjenbruk til kvalitetssikring og fagutvikling f.eks sår, fall, infeksjoner - Mulighet for datauttrekk - Modulbasert for mulighet til bruk av spesialprogram/- apper, og utskifting av disse - Spredning av info fra f.eks målinger til rapport i den enkeltes journal jfr legenes konsultasjonsbilde. - Smalelister på avd.nivå som høster fra, og sår til, den enkeltes journal - Integrerte verktøy som kalkulatorere, prosedyrer osv. Sykepleieprosess/ fag - Brukergrensesnitt og oppsett må kunne tilpasses tjenestetype (akutt, PU, Rehab) - Standard oppsett for tiltak/ planer (kodeverk) basert på Best practis - Indikator på hvor du er i programmet (søk eller registrering) og på hvor det ligger data, og hvor det mangler. - Prosess-støtte inn i journalen, mal/oppskrift for tiltaksplaner (subjektivt, objektivt, tiltak) - Prosesstyring fra innskriving til ferdig plan - Oversikt over enkeltpasienters planer og over alle pasienter på avd. Ukeplaner, samlelister (medisin, dusj, avf, injeksjoner, andre oppgaver) - Kunne registrere f.eks vekt på flere pasienter i samme bilde - Hjelp til prioritering av oppgaver som f.eks ansvarshavende. (f.eks rapport/ liste over alle obs/oppfølging og prioriterte rapporter) - «Obs» eller «Oppfølging» som følger tiltaket til det er avsluttet/ fjernet Bruk/opplæring - Intuitivt og selvforklarende som nettbank, nettbrett, - Mikroopplæringssystem for alle nyansatteog alle nye funksjoner, inkl Quis/ kontrollspørsmål - Tause bruksanvisninger - Ordbok i alle fritekstfelt. Faktisk bruk: - Fagprosess i planer - Rapportering opp mot tiltaksplaner - Struktur på rapporter (flat struktur? Bruk av generelle «samleområder») - Områder for ernæringsoppfølging, kartlegging og plan - Områder for medikamenthåndtering, plan og rapportering 18

19 Vedlegg 3 Enkelt å skifte mellom brukere Nedtrekksmenyer hvor man velger hva man ønsker å se på Ved å klikke på bruker kommer man til deres journal Dashboardet «sår» og «høster» alt som legges inn i realtid f.eks. fra/til kalender slik at man kontinuerlig har oppdatert informasjon og har full oversikt bare ved å se på dashbordet Enkelt og oversiktlig dashboard på brukere Enkelt å bla mellom faner Brukervennlig søke-motor Varsel om at noen har endret viktig informasjon Formler som automatisk regner indikatorer Kompatibelt med ulike enheter Varsler ved store avvik 19

20 Helsebasert verdiskaping til beste for pasienter og samfunnet 20