Fylkesmannen i Telemark

Transkript

1 Fylkesmannen i Telemark Rapport fra tilsyn med avtalespesialister 2013 Spesialist i øyesykdommer Kirsti Grødum Virksomhetens adresse: Kirkebakken. 13, 3921 Porsgrunn Tidsrom for tilsynet: Kontaktperson i virksomheten: Kirsti Grødum Sammendrag Tilsynet er et av de egeninitierte tilsyn fra Fylkesmannen i Telemark i Fagområde øye er det største fagområde i avtalepraksis i spesialisthelsetjenesten. I nasjonal sammenheng står fagområdet alene for nær 1/3 av alle spesialistkontaktene i avtalepraksis. I Telemark er det fra tidligere ikke tilsynserfaringer fra tilsyn med avtalespesialister på dette fagfeltet. Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de aktuelle områdene for tilsynet: Mottak og håndtering av henvisninger Hvordan forsvarlighet i pasientbehandlingen sikres ved samhandling med henvisende instans/fastlege/sykehus, og i utredning og behandling av pasientene Helsepersonells oppfyllelse av plikter knyttet til føring av journal og oppbevaring av pasientopplysninger Opplysninger/meldinger til fylkesmannen vedrørende manglende oppfyllelse av førerkortforskriftens helsekrav Organisering og rutiner som sørger for at disse forhold kvalitetssikres Ved tilsynet ble det ikke funnet forhold som ga grunnlag for avvik. Det ble gitt 2 merknader: Merknad 1: Epikriser til henvisende instans (optiker, helsestasjon) bør gå med kopi til pasientens fastlege, med mindre pasienten motsetter seg det, uavhengig av om det er funn eller tilstander som skal følges opp eller ikke. 1

2 Merknad 2: Spesialisten bør på mer systematisk måte dokumentere i journal at førerkortvurderinger er foretatt ved alle former for svikt påvist ved synsfeltundersøkelser, selv om konklusjonen er at førerkortforskriftens helsekrav er oppfylt. Dato: Yngve Holmern leder av tilsynsteamet Steffen Torsnes medlem av tilsynsteamet 2

3 Innhold Sammendrag Innledning Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold Gjennomføring Hva tilsynet omfattet Funn Regelverk Dokumentunderlag Deltakere ved tilsynet

4 1. Innledning Rapporten er utarbeidet etter tilsyn med avtalespesialisten i perioden Tilsynet inngår som en del av Fylkesmannens planlagte, egeninitierte tilsyn i Øyesykdommer er det største fagområde i avtalepraksis i spesialisthelsetjenesten. I nasjonal sammenheng står fagområdet for nær 1/3 av alle spesialistkontaktene i avtalepraksis, og for flere kontakter enn sykehuspoliklinikker. I Telemark er fordelingen 50:50 mellom avtalepraksis og sykehuspoliklinikker mht. spesialistkontakter på øyefeltet. (Kilde: IS-2013 Aktivitetsdata for avtalespesialister 2011). Det er tidligere ikke gjennomført planlagte tilsyn til somatiske avtalespesialister i Telemark. Ved dette tilsynet er de forhold som søkes belyst: Mottak og håndtering av henvisninger Hvordan forsvarligheten i pasientbehandlingen sikres ved samhandling med henvisende instans/fastlege/sykehus, og i utredning og behandling av pasientene Helsepersonells oppfyllelse av plikter knyttet til føring av journal og oppbevaring av pasientopplysninger Opplysninger/meldinger til fylkesmannen vedrørende manglende oppfyllelse av førerkortforskriftens helsekrav Organisering og rutiner som sørger for at disse forhold kvalitetssikres Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med helsetjenesten etter lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten 2. Formålet med tilsynet er å vurdere om kravene i lovgivningen ivaretas, og om avtalespesialisten på systematisk måte sikrer kvalitet i tjenesten ut fra prinsipper som er nedfelt i internkontrollforskriften. Tilsynet er gjennomført ved granskning av forhåndsinnhentet informasjon og stedlig dokumentgjennomgang, intervju med avtalespesialisten og besiktigelse av praksislokalene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under tilsynet og gir derfor ingen tilstandsvurdering av spesialistens arbeid utenom de områder tilsynet omfattet. Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring 2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold Avtalespesialisten er cand. med. fra Universitet i Oslo og har legeautorisasjon fra Er godkjent spesialist i øyesykdommer siden Hun er dr. med. fra Universitetet i Lund i 2004, disputerte på tema glaukom-epidemiologi. Gjeldende avtale med Helse SørØst RHF er fra , stillingsstørrelse 100 %, driftsklasse 3. Spesialisten kom inn i aktuelle avtalepraksis i 2005 etter senior-overgangsbestemmelsene i Rammeavtalen mellom Regionale helseforetak og Legeforeningen, og har drevet den selv som enepraksis siden 2007/08. 4

5 I avtalen med RHF er normtall 3300 konsultasjoner pr. år. Av tilbakemelding fra NPR (norsk pasient register) for 2011 framgår at det i aktuelle år var 3473 kontakter fordelt på 2283 pasienter. Spesialisten opplyser at det er stor pågang ev pasienter, og at det er lange arbeidsdager. Spesialisten legger prioriteringsveilederen for øyesykdommer (IS-1632) til grunn, og dette medfører at det kan bli inntil 6 måneders ventetid for voksne med uprioriterte lidelser. For hastesaker, vil det som regel være mulig å komme til i løpet av samme eller påfølgende kontordag. Praksisen drives fra lokaler i tilbygg fra 1970-årene til gammel villa i stor hage sentralt i Porsgrunn. Spesialisten bor på stedet. Lokalene er tilgjengelig for rullestolbrukere. Oppslag om egenandeler og lignende fins på venterommet Praksisen har etablert journalsystemet Apertura-Eye, som er et integrert oftalmologisk IT journalsystem. Nær alle henvisninger fra fastleger kommer elektronisk, og de øvrige henvisninger scannes inn. Epikriser klargjøres vanligvis umiddelbart etter avsluttet konsultasjon og sendes via Helsenett, - eller i papirversjon ved kontordagens slutt. Kontormedarbeider er ansatt i 80 % stilling. Det blir beskrevet et tett faglig samarbeid med øyeavdelingen ved Betanien hospital i Skien. Det er månedlige faste møter mellom sykehuset og avtalespesialistene, for gjensidige informasjoner og faglig oppdatering. Avtalespesialisten har i løpet av 2011 laget skriftlige prosedyrer for sentrale deler av driften av praksisen, med tanke på sårbarhet ved eventuelle behov for vikarer. 3. Gjennomføring Tilsynet omfattet følgende aktiviteter: Tilsynsvarsel ble utsendt Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag. Åpningsmøte ble avholdt Intervjuer 1 person ble intervjuet. Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under tilsynsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag. Det ble gjennomført befaring ved virksomhetens lokaler i Kirkebakken 13, 3921 Porsgrunn. Sluttmøte ble avholdt Hva tilsynet omfattet Tilsynet omfattet følgende områder: Mottak og håndtering av henvisninger. 5

6 Hvordan forsvarlighet i pasientbehandlingen sikres ved samhandling med henvisende instans/fastlege/sykehus, og i utredning og behandling av pasientene. Helsepersonellets oppfyllelse av plikter knyttet til føring av pasientjournal og oppbevaring av pasientopplysninger. Opplysninger/meldinger til fylkesmannen vedrørende manglende oppfyllelse av førerkortforskriftens helsekrav Organisering og rutiner som sørger for at disse forhold kvalitetssikres. 5. Funn Ved tilsynet framkom ikke forhold som ga grunn til å fastslå avvik i forhold til lover eller forskrifter på de områdene tilsynet omfattet. Det ble gitt 2 merknader: Merknad 1: Epikriser til henvisende instans(optiker/helsestasjon) bør gå med kopi til pasientens fastlege, med mindre pasienten motsetter seg det, uavhengig av om det er funn eller tilstander som skal følges opp eller ikke. Merknaden baseres på følgende: Ved journalgjennomgang framkom at epikrise ikke alltid ble sendt fastlegen når henvisningen kom fra optiker eller helsestasjon, og det ikke var forhold ved undersøkelsen som tilsa noe fastlegen skulle følge opp. Av intervju framgikk at spesialisten som hovedregel sender epikrisekopi til fastlegen, når henvisningen kom fra optiker. For henvisninger som kom fra helsestasjon og det ikke er funn spesialisten ikke ser behov for at fastlegen skal følge opp, har hun ikke sendt epikrise til andre enn helsestasjonen. Kommentar til merknad 1: Av journalforskriften 9 framgår at epikrise skal sendes det helsepersonell som trenger opplysningene for å kunne gi pasienten forsvarlig oppfølging. Tilsynsteamet mener at selv om spesialisten ikke finner forhold som gir grunn til oppfølging fra fastlege, bør kopi av epikrise til henvisende instans også gå til fastlegen, så sant ikke pasienten motsetter seg det. Dette fordi fastlegen har rollen som koordinator av helsehjelpen til pasienter på sin liste. Også negative funn fra en spesialist, kan ha betydning for fastlegens seinere vurdering av symptomer som måtte oppstå. Merknad 2: Spesialisten bør på mer systematisk måte dokumentere i journal at førerkortvurderinger er foretatt ved alle former for svikt påvist ved synsfeltundersøkelser, selv om konklusjonen er at førerkortforskriftens helsekrav er oppfylt. Merknaden baseres på følgende: Journalgjennomgang viser eksempel på undersøkelse hvor forandringer er beskrevet i deler av synsfeltet, uten at det konkret framgår av journal vurdering av om funnet har konsekvenser for førerkort. 6

7 I intervju opplyser spesialisten at hun i det aktuelle tilfellet mente det ikke var brudd på førerkortforskriftens helsekrav, men at hun ikke hadde funnet grunn til å presisere dette i journalen. Kommentar til merknad 2: Under henvisning til helsepersonelloven 34 og IS-1437 (Veileder for utfylling av helseattest for førerkort m.v.) skal lege, psykolog og optiker melde fra til fylkesmannen dersom pasient ikke oppfyller helsekravene i førerkortforskriften, og tilstanden forventes å vare mer enn 6 måneder. Dette er personlig plikt, også for spesialister. Disse bestemmelsene begrunnes med trafikksikkerhet. Ved siden av svikt i synsstyrke, som oftest meldes av fastleger eller optikere, er lidelser som medfører synsfeltutfall de viktigste når det gjelder å kunne føre kjøretøy på trygg måte. Har man førerkort, vil det å vite om man fortsatt oppfyller helsekravene vil være av betydning for pasienter med øyensykdommer som affiserer synsfelt. Når helsekrav ikke er oppfylt, får pasienten beskjed om det, det går melding til fylkesmannen og dette journalføres. Fyller man kravene i slike tilfeller, vil også det være viktig for pasienten å få vite, - og at det er gitt en slik informasjon til pasienten forventes journalført. 6. Regelverk Lov av nr 15 om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenester mm. Lov av nr 64 om helsepersonell mv. Lov av nr 61 om spesialisthelsetjenesten mm. Lov av nr 63 om pasient- og brukerrettigheter. Lov av om helseregistre og behandling av helseopplysninger. Forskrift av nr 1385 om pasientjournal. Forskrift av nr 1731 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten. 7. Dokumentunderlag Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av tilsynet: Kopi av oppdatert individuell avtale med gyldighet fra med Helse Sør-Øst RHF. Avtalespesialistens skriftlige beskrivelse av sin praksis, sin faglige kompetanse og faglige vedlikehold. Dokumentasjon som ble gjennomgått under tilsynsbesøket: Kopi av tilbakemelding til spesialisten fra Norsk pasientregister (NPR) på innrapportering for året pasientjournaler, fordelt på pågående og avsluttede pasientkontakter. Praksisens skriftlige prosedyrer for henvisninger, prioritering, fordeling av timer, påminnelser, helsenett, dagens pasienter, utgående henvisninger, epikriser, oppbevaring av persondata, telefon/fax, oppbevaring/håndtering av kontorrekvisita, hygiene, sikkerhet, driftsopphold, taushetsplikt, avviksrapportering. Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen: Varselbrev av Dokumentasjonsoversendelse datert fra avtalespesialisten Programbrev av

8 8. Deltakere ved tilsynet I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet. Deltaker fra Åpningsmøte Intervju Sluttmøte virksomheten Avtalespesialisten x x x Fra tilsynsmyndighetene deltok: Seniorrådgiver/jurist Steffen Torsnes Ass.fylkeslege/spes. psykiatri Yngve Holmern (leder av tilsynsteamet) 8