Evaluering av NMBUs organisering av Statsbyggprosjektene

Transkript

1 Nrges miljø- g bivitenskapelige universitet Evaluering av NMBUs rganisering av Statsbyggprsjektene RAPPORT 28. august 2014

2 Oppdragsgiver: Nrges miljø- g bivitenskapelige universitet Rapprt nr.: 8545 Rapprtens tittel: Ansvarlig knsulent: Evaluering av NMBUs rganisering av Statsbyggprsjektene Odd Helgesen Dat:

3 Evaluering av NMBUs rganisering av Statsbyggprsjektene Innhld 1 INNLEDNING MÅLET MED EVALUERINGEN GJENNOMFØRING 7 2 BAKGRUNN SAMLOKALISERING OG SAMORGANISERINGEN SAMFUNNSMÅL OG EFFEKTMÅL FOR NMBU RESULTATMÅL FOR BYGGEPROSJEKTENE PÅ CAMPUS ÅS 10 3 DAGENS ORGANISERING AV STATSBYGGPROSJEKTENE PROSJEKTORGANISERINGEN MØTESTRUKTUREN 12 4 EVALUERINGSFUNN STYRKER OG SVAKHETER I PROSJEKTORGANISERINGEN KOMPETANSEPROFILEN OG RESSURSER AVSATT TIL PROSJEKTET 16 5 ANBEFALINGER FORBEDRINGSOMRÅDER FORSLAG OM NY MODELL FOR ORGANISERING AV STATSBYGGPROSJEKTENE KONSEKVENSER FOR MØTESTRUKTUREN BEHOV FOR RASK GJENNOMFØRING AV NØDVENDIGE ENDRINGER 22 R8545 3

4 Evaluering av NMBUs rganisering av Statsbyggprsjektene Frrd I denne rapprten beskrives funn fremkmmet i evaluering av NMBUs midlertidige rganisering av Statsbyggprsjektene, iverksatt ktber Det har vært frutsatt at evalueringen skulle mhandle prsjektrganiseringen, kmpetanseprfilen i NMBUs prsjektrganisering g NMBUs ressurser avsatt til prsjektet. Det er fremmet frslag m enderinger i NMBUs rganisering av Statsbyggprsjektene. Frslagene hviler på de funnene sm er gjrt i evalueringen, der målene fr samrganiseringen g samlkaliseringen av NVH g UMB gså har spilt en viktig rlle. Arbeidet er gjennmført av Mrten Stenstadvld g Odd Helgesen i periden mai juni Sistnevnte har vært ansvarlig fr gjennmføring av evalueringen. Stabekk, 28. august 2014 Agenda Kaupang AS R8545 5

5 Evaluering av NMBUs rganisering av Statsbyggprsjektene 1 Innledning 1.1 Målet med evalueringen Agenda Kaupang har hatt i ppdrag å evaluere NMBUs rganisering av Statsbyggprsjektene. Evalueringen skal være en kritisk gjennmgang av denne rganiseringen slik at universitetet får en ønsket funksjnalitet i bygg g anlegg drift g frvaltning av bygg g anlegg blir hensiktsmessig bygg g anlegg ferdigstilles innenfr gitte rammer (øknmi g tid) Evalueringen skal gi NMBU nødvendig styrings- g kntrllinfrmasjn fr å sikre tilfredsstillende målppnåelse g effektivitet i det videre arbeidet med Statsbyggprsjektene på Campus Ås: utbygningen, samlkaliseringsprsjektet (SLP), SHFprsjektet g brukerutstyrsprsjektet. Evalueringen har vært knsentrert m tre hvedtemaer: Styrker g svakheter ved prsjektrganiseringen, spesielt m denne er effektiv, relevant g ppnår resultater sm frutsatt? gir NMBU nødvendige evner til både å se helhet g verrdnede prblemstillinger, samtidig sm den skal gir nødvendige, detaljerte tilbakemeldinger? gir NMBU tilstrekkelig innpass i Statsbyggs prsjektrganisering (inkl. PG Campus Ås)? sikrer NMBU tilstrekkelig frankring av innspill g krav sm eier, frvalter g bruker? sikrer at NMBU er beslutningsdyktig, g at det leverer i tide? Kmpetanseprfilen i NMBUs prsjektrganisasjn Har man rigget prsjektrganisasjnen med rett g nødvendig kmpetanse i de ulike leddene eier, frvalter g bruker? NMBUs ressurser avsatt til prsjektet: Har NMBU satt av tilstrekkelig med persnalressurser til prsjektet? Har NMBU satt av tilstrekkelig med støtte til prsjektet i frm av penger, frvaltningsstøtte sv.? 1.2 Gjennmføring Oppdraget er i hvedsak gjennmført ved hjelp av gjennmgang av viktige dkumenter intervjuer tilgjengelig infrmasjn m rganisering av Sykehuset i Østfld, bygging av nytt sykehus på Kalnes, samt infrmasjn fra Hspitalitet. Dkumenter Vi har fått tilgang til følgende dkumenter: Kunnskapsdepartementet. Styringsmdell fr byggeprsjektet Campus Ås. Oktber 2010 Kunnskapsdepartementet. Oppdragsbrev rganisering g gjennmføring av brukerutstyrsprsjektene, inkludert SHF g Veterinærinstitutter R8545 7

6 Fellesstyret fr Nrges veterinærhøgskle g Universitetet fr miljø- g bivitenskap. Prtkll 01/13 Fellesstyret fr Nrges veterinærhøgskle g Universitetet fr miljø- g bivitenskap. Prtkll 09/13 NMBU: Innkalling til universitetsstyremøte NMBU: Kunnskap fr livet. Strategi NMBU: Byggeprsjektene på Campus Ås. Status pr. 1. mars 2014 NMBU, VetBi-fakultetets medvirkning i samlkaliserings- g brukerutstyrsprsjektene. Lagt fram fr universitetsstyret 12. juni 2014 NMBUs ppfølging g VetBi-fakultetets medvirkning i byggeprsjektene på Campus Ås. universitetsstyremøte Intervjuer Det er gjennmført intervjuer med rektr Mari Sundli Tveit prrektr Halvr Hekten øknmi- g eiendmsdirektør Siri Margrethe Løksa dekan VetBi Øystein Lie prsjektleder Knut Mksnes prsjektdirektør eiendmsutvikling Terje Hlsen teknisk direktør Kjersti Sørlie Rimer driftssjef Campus Adamstua Kjetil Oftebr delprsjektleder Hans Jørgen Larsen delprsjektleder Jan Sigurd Pettersen delprsjektleder Kristin Kreul instituttleder Olav Reksen seksjnsleder Erik Rpstad senirrådgiver Kai Einar Tilley hvedvernembud Lise Then ass. hvedvernembud Gry Tve Jæger tillitsvalgte ved Arild Espenes, Frskerfrbundet Erling Kppang, Veterinærfreningen Elin Pålerud, Parat ledere i Statsbyggs prsjektrganisasjn Erik Antnsen prsjektdirektør Per Nrby ass. prsjektdirektør Mrten Engh leder prsjekteringen SLP 8

7 Evaluering av NMBUs rganisering av Statsbyggprsjektene 2 Bakgrunn 2.1 Samlkalisering g samrganiseringen Gjennm behandling av St.prp. nr. 30 ( ) samtykket Strtinget i at Nrges veterinærhøgskle (NVH) ble lkalisert til Ås g rganisert sammen med Universitetet fr miljø- g bivitenskap (UMB) når nye bygg fr NVH g Veterinærinstituttet (VI) ble ferdigstilt. De faglige vurderingene bak vedtaket ble bl.a. frmulert på følgende måte: «Lkalisering til Ås g samrganisering med UMB vil innebere ei styrking av eit relativt lite universitet g ein sjanse til å byggje ein heilt ny frskings- g utdanningsinstitusjn med vekt på biprduksjn g matvitskap, inkludert akvakultur. Ei samrganisering med UMB vil òg leggje grunnlaget fr ei vidareutvikling av samarbeidet mellm UMB g NVH g gi meir rbuste fagmiljø ved begge institusjnar.» Om frslag til lkalisering g rganisering het det videre: «Lkalisering av Nregs veterinærhøgskle til Ås g samrganisering med Universitetet fr miljø- g bivitskap inneber ei større investering enn lkalisering av høgsklen på Adamstua. Regjeringa vel likevel å gå inn fr ei lkalisering på Ås g ei samrganisering med Universitetet fr miljø- g bivitskap. Regjeringa meiner at ei samrganisering g samlkalisering av NVH g UMB, samt flytting av VI til Ås, vil medverke til å byggje ei samla g integrert primærnæringsretta verksemd. Lkalisering av Nregs veterinærhøgskle til Ås vil leggje eit grunnlag fr etablering av ei unik nyskaping der NVH g UMB inngår i ei tett samvirke med andre relevante frskingsinstitusjnar innanfr feltet. Satsing på etablering av eit "grønt universitet" inneber nk nytt g innvativt fr nrsk høgre utdanning g frsking g fr veterinærfeltet.» Regjeringen fresl at samrganiseringen med UMB først skulle realiseres når nye bygg std ferdige på Ås. Fusjnen mellm NVH g UMB ble imidlertid gjennmført allerede fra De faglige frventningene til etablering av NMBU ble 1. mars 2011 frmulert på følgende måte av statssekretær Kyrre Lekve i Kunnskapsdepartementet (KD): Internasjnal kvalitet i utdanning g frskning Høyere kvalitet på studieprgrammene Rbuste g knkurransedyktige faggrupper Mer sammenhengende tid til frskning Faglig synergi g nye frskningsmråder Effektivisering av styring g ledelse av faglige enheter g fakultet Bedre mulighet fr samarbeid med andre universiteter g høgskler gjennm bl.a. Oslfjrdalliansen g Universitetsalliansen 2.2 Samfunnsmål g effektmål fr NMBU Evaluering av de pågående byggeprsjektene g utvikling av Campus Ås må sees i lys av mål sm er satt fr NMBU. KD har fastsatt følgende samfunnsmål g effektmål fr samlkaliseringen g samrganiseringen. Samfunnsmål Nrge er et fregangsland innen bitrygghet g bisikkerhet, g innen smitteberedskap fr fisk g dyr gjennm utvikling av det nye universitetet g VI. Det nye universitetet på Ås er blant de ledende eurpeiske frsknings- g undervisningsinstitusjner innen miljø-, bivitenskap g veterinærmedisin R8545 9

8 Effektmål Effektmål 1 utdanning Sikre internasjnal akkreditering av veterinær g dyrepleiestudiene Muliggjøre øking av veterinærstudiet fra 70 til 90 studenter pr. år g utvide dyrepleiestudiet til et bachelrstudium Antall uteksaminerte Ph.D-kandidater fra tverrfaglige miljøer innen Fakultet fr biprduksjn g veterinærmedisin skal økes med minst fem kandidater pr. år innen 2025 Effektmål 2 frskning Øke knkurransekraften innen biprduksjn g veterinærmedisin g gi 20 prsent økning i tildeling av nasjnale g internasjnale frskningsmidler innen fem år etter at nye bygninger er tatt i bruk Frskningsmfanget innen akvakultur g akvamedisin økes med 20 prsent innen fem år etter at nye bygninger er tatt i bruk 10 prsent økning i nasjnale g internasjnale frskingssamarbeidsprsjekter med andre frskningsinstitusjner, industri g næring innen fem år etter ferdigstillelse. Effektmål 3 innvasjn Innvasjn g næringsutvikling på mrådene biprduksjn g veterinærmedisin skal økes med 20 prsent innen 10 år etter at nye bygninger er tatt i bruk Effektmål 4 administrasjn Effektiviseringsgevinst på 20 prsent på administrative ppgaver, g denne besparelsen skal være verført til faglig virksmhet g strategiske satsninger innen fem år etter at bygningen er tatt i bruk Felles utnyttelse g investering i frskningsinfrastruktur mellm NMBU, VI g instituttsektren fr øvrig på Campus Ås gir 10 prsent effektiviseringsgevinst. Det er altså stre frventinger i departementet til at samlkaliseringen g samrganiseringen skal ha betydelige effekter fr utdanning, frskning, innvasjn g bedre utnyttelse av administrative ressurser. Effektene sm kan ppnås gjennm samlkalisering g nye bygg, er selvsagt viktige i denne sammenheng, men målsettingene setter gså betydelige krav til NMBU sm rganisasjn fr å kunne innfri effektmålene satt av KD. 2.3 Resultatmål fr byggeprsjektene på Campus Ås Det er satt følgende resultatmål fr byggeprsjektet: Byggeprsjektet skal gjennmføres innenfr styringsrammen Byggeprsjektet skal gjennmføres med størrelse, kvalitet g funksjnalitet slik det går fram av frprsjektet Byggeprsjektet skal være ferdig til innflytting i 2019 Byggeprsjektet skal gjennmføres på en slik måte at driftskstnadene fr NMBU g VI blir akseptable 10

9 Evaluering av NMBUs rganisering av Statsbyggprsjektene 3 Dagens rganisering av Statsbyggprsjektene 3.1 Prsjektrganiseringen Med virkning fra ktber 2013 har NMBU rganisert Statsbyggprsjektene slik sm vist i figur 3.1. Universitetsstyret Styreleder Siri Hatlen Rektr NMBU Mari Sundli Tveit Rektrs ledergruppe Styringsgruppe Statsbyggprsjektene Prsjekteier Siri Margrethe Løksa Kmmunikasjn Kai E. Tilley Ass. prsjekteier Terje Hlsen Samlkaliseringsprsjektet Knut Mksnes Urbygningen Krisitin Kreul SLP Delprsjektleder H.J. Larsen SHF Delprsjektleder Jan S. Pettersen Brukerutstyr Delprsjektleder Vakant Riving g flytting Delprsjektleder Jan S. Pettersen AV g IT-utstyr Delprsjektleder Håvard Myhrer Møbler g løst inventar Delprsjektleder Leiif Tmaas Figur 3-1 Organisering av Statsbyggprsjektene siden ktber 2013 Universitetsstyrets rlle Universitetsstyret skal hldes løpende rientert m prsjektene g skal knsulteres hvis det ppstår prblemer i leveransene. Styret skal gså fatte beslutninger hvis styringsgruppen ikke blir enige. Styringsgruppens rlle Styringsgruppen har verrdnet kntrll med prsjektene. Styringsgruppen skal i samarbeid med respektive brukere g frvaltere, få utarbeidet styringsdkumenter sm grunnlag fr videre prsesstyring fatte beslutninger av strategisk betydning fr prsjektene g NMBU sørge fr en evaluering av prsjektrganiseringen mt slutten av første prsjektperide Prsjekteiers rlle Prsjekteiers rlle er å sørge fr at prsjektene leverer i tråd med frventningene. Representere NMBU i prsjektrådene fr prsjektene, bistå prsjektlederne med å få tilstrekkelig med ressurser tilgjengelig g utarbeide rganisasjnskart fr prsjektene. Prsjektledernes rlle På vegne av styringsgruppen g prsjekteier skal prsjektlederne levere nødvendige avklaringer til Statsbygg i henhld til framdriftsplanene være kntaktpunkt mt Statsbygg utarbeide en risikanalyse fr prsjektene R

10 sørge fr at beslutninger blir tatt i rett tid, på rett nivå med nødvendig brukermedvirkning g frankring - prsjektlederne er ansvarlig fr at det utarbeides beslutningsgrunnlag sammen med prsjekteier, sørge fr at NMBU ikke er årsaken til at disse prsjektene blir frsinket, gjennm å rganisere prsjektene g knytte til seg fagkmpetanse fra linjen g fra prsjektstaben utarbeide framdriftsplaner, med versikt ver hva NMBU skal levere når, g hvilke avklaringer g beslutninger sm må fattes av prsjekteier g styringsgruppe, eventuelt universitetsstyret. 3.2 Møtestrukturen Det er etablert følgende møtestruktur mellm KD, Statsbygg g NMBU: Prsjektrådsmøter Møter mellm ppdragsgiver (KD), byggherre (Statsbygg) g bruker (NMBU g VI) Møtene er frankret på ledernivå Avhldes 4-6 ganger pr. år Samrdningsmøter Møter mellm byggherre, prsjekteringsgruppe g NMBU/VI Frankret på prsjektledernivå Gjennmføres hver 14. dag Brukermøter Møter mellm byggherre, prsjekteringsgruppe g bruker/frvalter Knkret frankring hs aktuell bruker/frvalter Gjennmføres etter behv 12

11 Evaluering av NMBUs rganisering av Statsbyggprsjektene 4 Evalueringsfunn Funnene i evalueringen er knyttet til hvedtemaene gitt av ppdragsgiver. Det er prsjektrganisasjnen slik den ble satt pp i ktber 2013, sm har vært evaluert. Målene fr byggeprsjektene har gså vært sentrale i denne sammenheng. KD har sm nevnt fastsatt samfunnsmål, effektmål g resultatmål fr byggeprsjektene. I tillegg har universitetsstyret gjrt flere vedtak sm gir retning m NMBUs rganisering av Statsbyggprsjektene. Viktig i denne sammenheng er at NMBUs brukermedvirkning skal rganiseres slik at universitetet kan bidra til at målene nås. Statsbyggs byggeprsjekter skal sees i et helhetlig perspektiv, dvs. hele NMBU g hele Campus Ås, inkludert instituttsektren. Statsbyggprsjektene har til dels spesifikke mål knyttet til deler av NMBUs ansvarsmråder g dels generelle mål sm gjelder fr universitetet sm helhet. Uavhengig av dette har styret understreket at det er hele universitetets ansvar å få gd medvirkning g sørge fr at hele universitetet kan nyttiggjøre seg nye fasiliteter g ny bygningsmasse. 4.1 Styrker g svakheter i prsjektrganiseringen Prsjekteierrllen I gjeldende prsjektmdell er eierskapet til Statsbyggprsjektene lagt til øknmi- g eiendmsdirektøren. Rllen sm prsjekteier er tydelig definert. Derimt er det utfrdringer knyttet til utøvelse av prsjekteierrllen. Dette handler i særlig grad m kapasitet til å utøve rllen g frutsetninger fr å ta stilling til spørsmål av faglig karakter knyttet til planlegging av nybyggene. Det er krevende å utøve eierskapet til Statsbyggprsjektene i kmbinasjn med å være linjeleder fr øknmi- g eiendmsfunksjnen ved NMBU. Prsjekteier skal være prsjektets ppdragsgiver g leder av styringsgruppen. Prsjekteier skal rapprtere til rektr g universitetsstyret ha verrdnet ansvar fr prsjektet g dets resultater sikre at ansvar g myndighet er klarlagt i prsjektgruppen følge pp prsjektets framdrift g resultater støtte prsjektledere g prsjektteamet i deres gjennmføring av prsjektet sørge fr at prsjektet leverer i tråd med frventningene ha løpende ansvar fr at prsjektet har midler til gjennmføring ha ansvar fr frankring mt linjerganisasjnen sikre hensiktsmessig verføring av prsjektet til drift g frvaltning i linjerganisasjnen være kntaktpunkt mt Statsbyggs prsjektdirektør fr Campus Ås Ivaretakelse av rllen sm prsjekteier i kmbinasjn med annet linjeansvar, ppleves altså å være svært krevende. Risiken er at beslutninger trekker ut i tid g at det ikke blir tilstrekkelig kapasitet til å følge pp prsjektrganisasjnen. Prsjekteierskapet mfatter i dag både ansvar fr brukermedvirkning i byggeprsjektene g ansvar fr ppgavene knyttet til fremtidig drift g utvikling av Campus Ås. Det er enighet m at ppgavene knyttet til drift g utvikling av Campus Ås rganisatrisk hører inn under direktør fr øknmi g eiendm. Utvikling av selve nybyggingene krever imidlertid en str grad av brukermedvirkning fra veterinærfaglig hld g kmpetanse til å treffe beslutninger basert på faglige verveielser. Dette er beslutninger sm har betydning både fr rmprgram g utstyrsprgram. R

12 Vi har registrert at det internt i NMBU-miljøet er ulike ppfatninger m hvr eierskapet til Statsbyggprsjektene bør høre hjemme. Veterinærmiljøets ppfatning er at eierskapet til Statsbyggprsjektene bør ligge til fakultet fr VetBi, mens ansatte innenfr den administrative linjen har vært mer tydelig på at ansvaret bør frankres der, altså under direktør fr øknmi g eiendm. Frem til fusjnen var NVHs arbeid med planlegging av nye lkaler frankret i den veterinærfaglige linjen hs daværende rektr ved høgsklen. Klarhet i rller g ansvar Det hersker en del uklarheter i prsjektrganisasjnen. Dette gjelder bl.a. i spørsmålet m hvem sm skal delta i møter med Statsbygg, g ansvarsdelingen mellm assisterende prsjekteier g prsjektleder fr samlkaliseringsprsjektet. Det er en alminnelig ppfatning at prsjektleder har fr lite ressurser rundt seg g får dermed fr lite tid til å være prsjektleder. Møtestruktur i prsjektgruppen Etter det vi har erfart, er det ikke faste møtedager i prsjektgruppen, altså mellm prsjektleder, delprsjektledere g andre heltidsansatte i prsjektet. Oppfatningen er at prsjektgruppen sitter fr lite sammen, bl.a. frdi medarbeiderne har sin faste arbeidsplass på t ulike steder. Risiken er at prsjektgruppen kan bli ukrdinert. Opprettelse av felles prsjektkntr kan redusere denne risiken. Det etterlyses gså referater fra møter i prsjektgruppen. Brukermedvirkningen Ansatte på Adamstua har i lang tid vært mye invlvert i planleggingsprsessen fr nytt universitetsbygg på Ås. Mange beskriver dette sm tunge prsesser, særlig arbeidet med å kmme til enighet m mindre areal enn man km fram til i innledende fase. Brukermedvirkningsprsjektene er rganisert med 15 brukergrupper fra Campus Ås. Delprsjektleder fr brukermedvirkning har ansvar fr krdinering av brukerbehvene mt Statsbygg. Det har helt fra starten av i 2008 vært lagt ned betydelig innsats fra dem sm har deltatt i brukergruppene. Det anslås at innsatsen har ligget på årsverk pr. år. Campus Ås har inntil fusjnen i liten grad vært engasjert i byggeprsjektene. Det har kmmet fram ulike synspunkter på hvrdan brukermedvirkningsprsessene har fungert, særlig i SLP-prsjektet. Brukergruppene har gitt ansatte rik anledning til å delta i prsessene g var inntil fusjnen gså svært gdt infrmert m framdriften i arbeidet gjennm A til Å-møtene på Adamstua. Det rapprteres imidlertid m flere mkamper i frbindelse med endringer i arealdispnering g i frbindelse med nedskjæringene sm er fretatt. Håndtering av veterinærfaglige spørsmål knyttet til plassering g dispnering av areal ppleves å ha blitt mer kmplisert etter fusjnen. Det har ikke vært en tydelig veterinærfaglig frankring av prsjektet. Knsekvensen er at flere beslutninger tas på et lavt nivå. Dette er beslutninger sm kan ha stre øknmiske virkninger fr den fremtidige driften av det nye bygget g den effekten sm trengs. Mange pplever gså at beslutningsstrukturen har vært lite transparent. Det har til tider vært vanskelig å vite hvem sm har tatt viktige beslutninger. Fra Statsbyggs side blir det etterlyst en tydeligere veterinærfaglig frankring av spørsmål knyttet til utfrming g drift av selve bygget. Til tider ppleves det gså at beslutningene sm tas, ikke er klare nk. Det er behv fr at nen tar de faglige, strategiske valgene. I NVH-tiden var det lettere å få prinsippavklaringer på plass. 14

13 Evaluering av NMBUs rganisering av Statsbyggprsjektene En av hvedutfrdringene i brukermedvirkningsprsjektet har vært at krdineringen internt ved NMBU har vært en «bttm-up»-prsess, g ikke en «tp-dwn»-prsess. Et eksempel på dette var at det fr hesteklinikken ikke var planlagt et halthetsdiagnstisk senter. Brukergruppene mente at dette var så viktig at de ville få det uansett, g unnlt å legge det inn i rmprgrammet, med de utfrdringene det skapte i ettertid. Etter fusjnen har vi ikke hørt eksempler m tilsvarende uheldige sider ved planlegging av arealbehv. På den annen side rapprteres det gså m at beslutninger er tatt høyere pp i rganisasjnen uten å være frankret lkalt eller lenger ned i rganisasjnen. Behvet fr en bedre dialg internt i prsjektrganisasjnen synes derfr åpenbar. Drift av nytt bygg g utvikling av Campus Ås Både KD g styret har frventninger m at nybyggene på Ås skal kmme hele universitetet til gde. Inntil nå har mye av hvedaktiviteten i prsjektrganisasjnen vært rettet mt planlegging av et funksjnelt g tidsriktig bygg fr NVH-miljøet g VI. Tiltak fr å ppfylle byggeprsjektenes effektmål g styrets frventinger til Statsbyggprsjektene synes å ha hatt mindre ppmerksmhet. «Man har prøvd å jakte på synergieffekter ved å bygge et strt bygg på Ås, men primært har man vært pptatt av å skaffe et bygg fr NVH g VI», blir det bl.a. sagt. Gjennm intervjuene har vi registrert at det hersker ulike ppfatninger m frmålet med bygget. Er dette bare et bygg fr å ta imt NVH, eller er det et bygg sm gså skal være et løft fr hele NMBU? Vi kmmer tilbake til denne uklarheten senere i rapprten. Evalueringen viser at NMBU har stre utfrdringer knyttet til videreutvikling av Campus Ås med tanke på å trekke ut frventede synergieffekter av samlkaliseringen g samrganiseringen. Dette handler bl.a. m utnyttelse av lkaler g persnalressurser, g bygging av felles kultur fr hele NMBU. I tillegg gir evalueringen ss grunnlag fr å mene at NMBU gjennm prsjektrganisasjnen må ha større ppmerksmhet m viktige ppgaver i byggefasen, slik sm riving, infrastruktur (veier, stier, brakkerigger, parkering mv.), g gradvis ta større ansvar fr å sikre en effektiv drift av nybygget. Infrmasjn Flere av infrmantene sm ikke har eksplisitte rller i prsjektene, frteller ss at Statsbyggprsjektene er lite gjennmsiktige. Ansatte sm ikke er en del av prsjektrganisasjnen, får lite infrmasjn, g det kmmer sjelden nyheter m hva sm skjer. Deltakere i brukergruppene har naturlig nk fått mer infrmasjn m planer g framdrift enn øvrige ansatte ved NMBU. Før fusjnene ble det på Adamstua gjennmført A til Å-møter, sm fungerte sm en gd møteplass fr dem sm ville hlde seg ppdatert m utviklingen. Disse møtene hldes ikke nå lenger, g det ppleves sm et savn. Fra enkelte hld etterlyses det en tydeligere strategi fr hvrdan kmmunikasjn kan bidra til å nå prsjektenes samfunnsmål g effektmål, herunder medvirke til at hele NMBU får nytte av det nye bygget. Bedre kmmunikasjn med lkalbeflkningen på Ås blir gså etterlyst: «Vi har krevende innbyggere på Ås sm ønsker infrmasjn, særlig når byggingen starter», blir det bl.a. sagt. R

14 Oppsummert Ett av spørsmålene sm skulle besvares, var m prsjektrganisasjnen er effektiv, relevant g ppnår resultater. Våre undersøkelser tyder på at Campus Ås leverte bidrag til PG/Statsbygg i tråd med behv. Etter fusjnen g etablering av ny mdell fr rganisering av Statsbyggprsjektene, har det vært et økende prblem med å respndere med avklarte g frankrede beslutninger. Mangel på frankring av beslutninger i den faglige linjen - altså fra fakultetet - ppleves av mange sm en str utfrdring. I tillegg øker behvet fr avklaringer, i takt med prsjektets gjennmføring. Evalueringen skulle gi svar på m prsjektrganisasjnen gir NMBU nødvendige evner til å se helhet g verrdnede prblemstillinger, samtidig sm den skal gi detaljerte tilbakemeldinger. Brukergruppene har fram til nå levert betydelig innsats til arbeidet med prsjektering av nybygget på Ås. Det synes å ha vært et prblem at frslag fremmet fra de ulike brukergruppene ikke er tilstrekkelig frankret i den faglige linjen ved NMBU. Beslutninger treffes i nen tilfeller på et fr lavt nivå. Risiken er at det tas avgjørelser sm det ikke er øknmisk dekning fr, eller sm bidrar til prsjektenes effektmål. Liten kapasitet i prsjektledelse har medvirket til at helhetsperspektivet har vært vanskelig å ivareta. Samtidig er det - sm nevnt venfr -gitt eksempler på at det er tatt beslutninger sm ikke er frankret blant dem det angår lkalt. NMBUs rganisering av Statsbyggprsjektene har etter vår vurdering gitt mulighet til å ivareta brukerperspektivet fr Campus Adamstua-delen av NMBU. Campus Ås har inntil å nå vært lite invlvert i brukermedvirkningen. Dette kan ha sammenheng med at det i de innledende fasene var mest ppmerksmhet m å skaffe NVH g VI et funksjnelt bygg fr dem etter flyttingen til Ås. Driftsperspektivet har fått mindre ppmerksmhet inntil nå. Med "drift" frstås i denne sammenheng utfrdringer knyttet til drift av hele Campus Ås fr å utnytte synergieffektene av fusjnen, drift av Campus Ås i byggefasen g ivaretakelse av en effektiv drift av nytt bygg. NMBU er inne i en krevende fase med planlegging g snart igangsetting av det største ffentlige byggeprsjektet i Nrge. Spørsmålet har vært m NMBUs rganisering av byggeprsjektene gir tilstrekkelig innpass i Statsbyggs prsjektrganisering. Hvedinntrykket sm frmidles er at det på ledernivå er et gdt samarbeid mellm NMBU g Statsbygg. Kmmunikasjnen er gd. K-punktene er definert, men vi har registrert at Statsbygg tar direkte kntakt utenm de definerte K-punktene. Sm mtalt venfr er prsjektledelsen i NMBU til tider verbelastet, g den klarer dermed ikke å følge pp henvendelse fra Statsbygg så raskt g gdt sm ønskelig. Brukergruppene har i hvedsak gså hatt et knstruktivt samarbeid med PG/Statsbygg. Det meldes imidlertid m en viss frustrasjn fra brukerhld m at de blir utsatt fr krte tidsfrister på endringsfrslag sm bryter med planer man trdde det var enighet m. Statsbygg har i økende grad pplevd at NMBU pga. manglende kapasitet ikke har klart å levere avklaringer g beslutninger i tide g gdt frankret i NMBU. Statsbygg pplever at interesseknflikter mellm instituttene i nen tilfeller ikke er avklart internt. Beslutningene var bedre avklart i NVH-tiden. Ifølge Statsbygg er dette et prblem sm begynner å bli kritisk med hensyn til fremdriften av prsjektet. 4.2 Kmpetanseprfilen g ressurser avsatt til prsjektet Spørsmålene relatert til kmpetanseprfil g ressurser avsatt til prsjektet, er nært knyttet til hverandre, g vi har valgt å se dem i sammenheng. 16

15 Evaluering av NMBUs rganisering av Statsbyggprsjektene I den frbindelse ble medvirkningsprsjektet i anledning bygging av Østfld-sykehuset brukt sm et grunnlag fr våre vurderinger: rganiseringen av medvirkningsprsjektet, mfanget av prsjektrganisasjnen g møtestruktur med utbygger. Hvedinntrykket sm frmidles fra alle intervjubjektene, er at NMBUs prsjektrganisasjn er fr lavt bemannet g mangler kmpetanse på vesentlige mråder. Dette gjelder i særlig grad SLP-prsjektet. Ressurser Pr. i dag består prsjektrganisasjnen av følgende faste bemanning: Tabell 4-1 Dagens faste bemanning - Statsbyggprsjektene Stilling Årsverk Prsjekteier 0,50 Assisterende prsjekteier 0,60 Senirrådgiver kmmunikasjn 0,50 Prsjektleder - SLP 1,00 Delprsjektleder - SHF 0,80 Delprsjektleder - brukermedvirkning 1,00 Delprsjektleder - brukerutstyr 1 1,00 Prsjektleder Urbygningen 0,60 Sum 6,00 Prsjektrganisasjnen er satt pp med en samlet bemanning med 6 årsverk, når delprsjektleder fr brukermedvirkningsprsjektet regnes med. I tillegg er årsverk ved NVH hvert år i periden fra 2008 g fram til i dag trukket inn sm ressurser i brukermedvirkningsprsjektene. Dette er ressurser sm i hvedsak ikke er hnrert innsats, men tatt fra den rdinære driften - g ved at nøkkelpersner har strukket seg langt i å bidra i den innledede planfasen. Innsatsen er anslått å utgjøre i størrelsesrden 15 mill. krner pr. år. Framdriften i prsjektet vil frtsatt være avhengig av bistand fra brukermedvirkningsgruppene g fra brukergrupper sm skal delta i planlegging av brukerutstyr. Kmpetanse- g ressursbehv Evalueringen viser at det er behv fr å styrke prsjektrganisasjnen med kmpetanse på en rekke mråder. De viktigste behvene synes å være følgende: Kmpetanse i håndtering av stre utbyggingsprsjekter av denne typen i brukerrganisasjnen. Dette handler altså m bedre kapasitet g kmpetanse m gjennmføring av stre prsjektprsesser. Statsbygg har pplagt denne kmpetansen, men det anses sm betryggende g viktig at gså NMBU selv har denne kmpetansen i et så strt investeringsprsjekt sm det her er snakk m. Mer teknisk/ingeniørkmpetanse innen VVS, elektr, byggfag, IKT, styringssystemer avanserte bygg mv. Prsjektrganisasjnen synes å være gdt bemannet med veterinærkmpetanse. Det er behv fr teknisk-/ingeniørkmpetanse i selve prsjektrganisasjnen g gradvis ppbygging av slik kmpetanse fr å kunne frberede den tekniske driften av bygget. Lgistikkmpetanse. Fra flere hld har det vært pekt på lgistikkmpetanse både i frbindelse med planlegging av varestrømmer (varer, levende dyr g kadaver) ut g inn av nybygget, g i frbindelse med gde transprtløsninger under 1 Stillingen er ennå ikke besatt R

16 byggeperiden. Dette handler gså m ivaretakelse av HMS-ansvaret i byggeperiden Kapasitet g kmpetanse i videreutvikling av Campus Ås. Oppgaven med å ta ut effekten av sammenslåingen g gd utnyttelse den nye bygningsmassen, krever ekstra ressurser utver den kapasiteten g kmpetanse man har i dag Kapasitet g kmpetanse fr å ivareta driftsppgaver i selve byggefasen. Det synes å være behv fr økt kapasitet knyttet til håndtering av infrastruktur i byggefasen, både med hensyn til byggeplass g fr Campus Ås generelt: veier, transprt av byggematerialer, plass til brakkerigger, midlertidig veier i byggeperiden, riveprsjekt g planlegging av selve flyttingen Innkjøpskmpetanse når tiden fr anskaffelse av brukerutstyr nærmer seg Kmmunikasjn. Sm nevnt i kapittel 4.1 etterlyses det kapasitet g kmpetanse fr å ivareta kmmunikasjns- g infrmasjnsbehvet rundt planlegging g gjennmføring av Statsbyggprsjektene. Kmmunikasjn anses dessuten sm viktig i arbeidet med mdømmebygging g ppfylling av prsjektets samfunnsmål. Det er vanskelig å gi et eksakt anslag fr hvr mye ressurser sm bjektivt sett bør tilføres prsjektene. Anslagene sm er gitt, ligger i størrelsesrden 10 årsverk utver den faste bemanningen i dag. I tillegg kmmer utgifter knyttet til frikjøp av ressurser ved VetBis institutter både på Adamstua g Ås. Fakultet fr VetBi har anslått at dette behvet beløper seg til ca. 6 årsverk g en samlet kstnadsramme på vel 6 mill. krner pr. år i periden fram til innflytting. 18

17 Evaluering av NMBUs rganisering av Statsbyggprsjektene 5 Anbefalinger 5.1 Frbedringsmråder Med bakgrunn i de funn sm er gjrt i evalueringen, vil vi peke på viktige frbedringsmråder knyttet til gjennmføring av NMBUs Statsbyggprsjekter. Sørge fr at byggeprsjektene ppleves sm et strt løft fr hele NMBU. Både departementet g universitetsstyret har vært klare i sin tale at Samlkaliseringsprsjektet skal være til nytte fr hele universitetet. Evalueringen har vist at det internt i NMBU frtsatt er ppfatninger m at dette kun er et bygg fr veterinærene. Universitet synes derfr å ha en utfrdring i å skape større ppslutning m de verrdnede målene med prsjektet. Det handler m å vise hvilke muligheter sm ligger i samlkaliseringen, g hvrdan dette kan styrke NMBUs mdømme g sikre ppfylling av universitetets samfunnsmål. Dette er frbedringer sm ikke nødvendigvis kan løses gjennm rganiseringen av Statsbyggprsjektene, men heller påhviler universitetsledelsen å ta tak i. Styrke prsjektet med kapasitet g kmpetanse. Evalueringen har vist at prsjektene må styrkes med både kapasitet g kmpetanse. Dette gjelder kmpetanse i styring g gjennmføring av stre byggeprsjekter samt drift av disse, ingeniørkmpetanse innen VVS, elektr, byggfag, IKT, styringssystemer m.m. Det er gså behv fr lgistikkmpetanse g innkjøpskmpetanse. Anslagene ligger i størrelsesrden 10 årsverk. I tillegg kmmer utgifter knyttet til frikjøp av ressurser ved VetBi-instituttene tilsvarende 6 årsverk. Prsjektet kan gså styrkes med kmmunikasjnsfaglig kmpetanse fr øke innsikten i prsjektet fr resten av Campus Ås. Frankre byggeprsjektet i den faglige linjen, dvs. under fakultet fr VetBi. Mange beslutninger i SLP-prsjektet krever en faglig frankring. Dette er beslutninger sm krever «rt i faglige verveielser» g strategier, g sm vanskelig kan tas av nåværende prsjekteier uten tett samrdning med fakultet fr VetBi. Det at byggeprsjektet nå går ver i en fase der Statsbygg vil kreve raskere beslutninger g tilbakemeldinger, taler fr en sterkere faglig frankring av byggeprsjektet. Statsbygg er av samme ppfatning. Driftsppgavene frankres under avdelingsdirektør fr øknmi g eiendm. NMBU synes å stå verfr stre driftsmessige ppgaver i frbindelse med planlegging g gjennmføring av Statsbyggprsjektene. Dette er ppgaver sm etter vår vurdering bør legges til øknmi- g eiendmsdirektøren. Sentrale ppgaver er å legge til rette fr at effektmålene fr samlkaliseringen kan tas ut, bl.a. gjennm effektiv bruk av arealer, lkaler g utstyr å ivareta viktige driftsppgaver på Campus Ås i byggeperiden - byggeprsjektet setter stre krav til Campus Ås i byggeperiden sm det må være en midlertidig driftsrganisasjn fr: rivingsprsjektet, infrastruktur i byggefasene g flytte prsjektet å ivareta universitetets behv fr en effektiv g gd drift av nybyggene, krdinert med resten av Campus Ås Det kreves gd krdinering mellm byggeprsjektet g driftsprsjektet. Bedre intern g ekstern kmmunikasjn. Evalueringen har vist at det er behv fr mer infrmasjn m byggeprsjektene, både internt ved NMBU, til samarbeidspartnere g til beflkingen på Ås. Manglende infrmasjn ppleves å være skadelidende fr ppslutning m prsjektet. R

18 Øke mtivasjnen fr frtsatt brukermedvirkning. Intervjuene sm er gjennmført, gir ss grunnlag fr å mene at det er behv fr å øke mtivasjnen fra brukermiljøene fr frtsatt aktiv deltakelse i SLP-prsjekter. Det er lagt ned betydelig innsats i brukergruppene ver lang tid, g det ppleves nå slitasje blant dem sm har deltatt mye g lenge. Tydelighet g transparens i beslutningsstrukturen i SLP-prsjektet. Det er etterlyst større tydelighet g transparens i beslutningsstrukturene. 5.2 Frslag m ny mdell fr rganisering av Statsbyggprsjektene I figur 5.1 presenteres frslag til ny mdell fr NMBUs rganisering av Statsbyggprsjektene. Styret Rektr Prsjekteier Styringsgruppe Avdeling fr øknmig eiendm Hvedprsjektleder Fakultet fr VetBi v/dekan Prsjektleder driftsprsjektet Drift campus Ås i byggefasen Frberede effektiv drift av nybygg UR-bygningen Prsjektleder byggeprsjektet Brukermedvirkning Brukerutstyr Uttak av effektmål SHF Figur 5-1 Frslag til mdell fr rganisering av NMBUs Statsbyggprsjekter Under driftsprsjektet hører ppgaver knyttet til drift av Campus Ås i byggefasen, medvirke til felles utnyttelse av lkaler g arealer, frberede effektiv drift av nybygget g sluttføring av byggearbeider knyttet til UR-bygningen g SHF. Byggeprsjektet skal sørge fr at man får den frventede effekten av SLP gjennm delprsjektene brukermedvirkning g brukerutstyr. I tillegg har vi freslått at ansvaret fr uttak av effektmålene legges her. Viktige kjennetegn ved mdellen er følgende: Prsjekteierskapet legges til rektr Det pprettes en egen stilling sm hvedprsjektleder, sm ivaretar prsjekteierskapet etter delegasjn fra rektr Byggeprsjektet blir faglig frankret i Fakultet fr VetBi ved dekan. Prsjektleder fr byggeprsjektet ppretthldes på samme måte sm i dag Driftsprsjektet frankres faglig under avdelingsdirektør fr Øknmi g eiendm 20

19 Evaluering av NMBUs rganisering av Statsbyggprsjektene Det tilsettes en egen prsjektleder med verrdnet ansvar fr de ppgavene sm fremgår av figur 5.1 Mdellen krever at det er gd samrdning mellm byggeprsjektet g driftsprsjektet. Hvedprsjektleder har et særlig ansvar her Ved anbefaling m mdell har vi lagt vekt på at det er behv fr en helhetlig styring g rganisering av samlkaliseringsprsjektene. Etter vår vurdering kan dette best ivaretas ved å løfte prsjekteierskapet til rektr, men der det daglige prsjekteierskapet utøves av hvedprsjektleder etter delegasjn fra rektr. Anbefalingene med å gjøre et tydeligere skille mellm byggeprsjektet g driftsprsjektet er gså i tråd med Statsbyggs behv. Mdellen bidrar til en tydeliggjøring av den interne ansvarsdelingen internt i NMBU. I mdellen tegnet pp i figur 5.1, er ikke ansvaret fr kmmunikasjn tegnet inn. Det kan være naturlig at kmmunikasjnsressursene legges i stab under hvedprsjektleder. Organisasjnen vil gså ha grenseflater mt endre rganisasjnsledd ved NMBU sm ikke er tegnet inn her. Disse grenseflatene vil måtte avklares nærmere. 5.3 Knsekvenser fr møtestrukturen Innføring av endret mdell fr rganisering av NMBUs Statsbyggprsjekter vil gså kunne medføre behv fr endringer i møtestrukturen. Nen av endringene sm freslås er gså begrunnet med behvet fr flere krdineringsmøter. Det freslås følgende frslag til møtestruktur: Prsjektrådsmøter sm før Styringsgruppemøter sm før Prsjektstyringsmøter NMBU hver 14. dag. Deltakere: hvedprsjektleder prsjektledere byggeprsjekt g driftsprsjekt direktør øknmi g eiendm dekan VetBi kmmunikasjnsrådgiver Prsjektstyringsmøter mellm NMBU g Statsbygg hver måned. Deltakere: prsjekteier hvedprsjekteier prsjektdirektør Statsbygg prsjektledere fr bygg- g driftsprsjektene ved NMBU delprsjektledere ved NMBU kmmunikasjnsrådgiver Krdineringsmøter ukentlig. Deltakere: hvedprsjektleder prsjektledere bygg g drift delprsjektledere R

20 5.4 Behv fr rask gjennmføring av nødvendige endringer Etter vår vurdering haster det med å gjøre nødvendige endringer g frsterkninger i NMBUs rganisering av Statsbyggprsjektene. Frsinkelser i gjennmføring av endringene kan øke risiken fr at prsjektets mål ikke innfris i tråd med frventningene. 22