AVSTEMMINGSRUTINER SAP HR HØGSKOLEVERSJONEN VERSJON 1.9

Transkript

1 AVSTEMMINGSRUTINER SAP HR HØGSKOLEVERSJONEN VERSJON 1.9 Mange har bidratt til denne rapporten som er utarbeidet på vegne av arbeidsutvalget for TROFAST-samarbeidspartnernes SAP-brukerforum og sammenfattet av Eirin Fjeld Melund, Høgskolen i Narvik. Avstemmingsrutiner versjon 1.9 av desember 2007

2 Endringslogg Rev. Beskrivelse Dato Utarbeidet av 1.0 Avstemmingsrutiner Desember 2007 Side 2 av 86

3 Innhold 1. INNLEDNING AVKLARINGER OG BEGRENSNINGER Kontroll ved lønnskjøringer m.v Avstemminger Arbeidsdeling mellom virksomhet og regionkontor Oppbevaring av avstemmingsskjemaene Krav til regnskapet Informasjon om SAP og grensesnitt mot andre systemer AVSTEMMINGER Generelt om avstemming Reskontrokontiene Trekkoppgjør (1 mnd oppgjør) Lønnslån og lønnsforskudd Reiseforskudd Trekkoppgjør forskuddstrekk (2 månedsoppgjør) Påleggstrekk (2 månedsoppgjør) Arbeidsgiveravgift for virksomheter som innbetaler arbeidsgiveravgift Negativ lønn, tilbakebetalt netto og tilbakeholdt lønn Oppgavepliktige beløp Avstemming feriepenger Avstemming private trekk (blant annet privat telefon) Avstemming av arbeidsgivers tilskudd til Statens pensjonskasse og pensjonstrekk Avstemming av gruppelivsforsikring GENERELT OM AVVIK Generelt om avvik reiseforskyvninger Hvordan finne reiseforskyvningsdifferanser i avstemmingsskjemaene? Hvordan finne avvik ved differanser i forbindelse med avstemming av arbeidsgiveravgift? OVERSIKT RAPPORTER Rapporter ved total avstemming ÅRSAVSLUTN.SAVSTEMMING - INNBERETTET INFORMASJON Utfylling av følgeskrivet til lønns- og trekkoppgavene RF Side 3 av 86

4 1. INNLEDNING Denne rutinen beskriver avstemming av personal- og lønnssystemet SAP, levert av Senter for statlig økonomistyring (SSØ), mot eksternt økonomisystem (Agresso) I dette dokumentet beskrives: 1. Avstemmingsrutinene som skal sikre at innberetninger til offentlige myndigheter samsvarer med informasjon som er bokført i økonomisystemet. Dette gjennomføres i hovedsak ved å avstemme rapporter fra SAP som viser innberetningsinformasjon direkte mot bokført informasjon i økonomisystemet. 2. Hvilke rapporter og spørringer som kan benyttes til avstemming og oppfølgning av balansekonti hvor det er utestående beløp mellom virksomheten og ansatte, eller virksomheten og ulike trekkmyndigheter/offentlige myndigheter 3. Dersom det avdekkes feil er det beskrevet aktiviteter som kan gjennomføres for å kartlegge hva avvikene skyldes. Dokumentet inneholder ikke avstemmingsrutiner knyttet opp mot avstemming av integrerte tidsregistreringssystemer. Side 4 av 86

5 2. AVKLARINGER OG BEGRENSNINGER 2.1 Kontroll ved lønnskjøringer m.v. Kontroller som gjennomføres under lønns- og reisekjøringer samt trekkoppgjørskjøringer er beskrevet i egne sjekklister på Lønn og Personal/SAP-Lønnsrutiner/SAPsjekklister. 2.2 Avstemminger Ulike avstemminger skal foretas månedlig, annen hver måned samt ved årsavslutningen. En oversikt over hvilke avstemminger som skal gjøres og frekvensen for disse finnes i kapittel Arbeidsdeling mellom virksomhet og regionkontor Virksomhetene og SSØ inngår i forbindelse med innføring av SAP HR en tjenesteavtale som regulerer arbeidsdelingen mellom SSØ og virksomhetene. Det fremgår av arbeidsdelingsdokumentet i tjenesteavtalen hvem som har ansvaret for gjennomføring av ulike avstemminger. Virksomheter som har regnskapet selv og hvor SSØ kun leverer lønnstjenester Her har virksomheten selv ansvaret for å utarbeide avstemmingsrutiner og gjennomføre dem. 2.5 Oppbevaring av avstemmingsskjemaene Avstemmingsskjemaene oppbevares som regnskapsmateriale. Hvis rapportene tas ut på papir må de oppbevares sammen med avstemmingsskjemaene som regnskapsmateriale. Rapportene kan lagres som html filer (filer som ikke kan endres på), og som revisor får tilgang til, og det er da ikke nødvendig med oppbevaring på papir. Filene lagres som øvrig regnskapsmateriale som er lagret på maskinlesbart medium. 2.6 Krav til regnskapet For at avstemmingene skal kunne foretas på en enkel og sikker måte, stilles det krav til hvordan regnskapet er innrettet. Bilagsartene Det må opprettes egne bilagsarter for import fra lønnssystemet. Dette vil sikre at det eksisterer muligheter for å skille mellom de posteringene som overføres fra SAP til regnskapet og de posteringene som registreres direkte i regnskapet. Det må ikke registreres manuelle regnskapsposteringer på disse bilagsartene. Dersom det kan gjennomføres i økonomisystemet bør aktuelle konti i økonomisystemet parametersettes slik at manuelle posteringer ikke er tillatt. Side 5 av 86

6 Bilagsartene fra SAP identifiserer hvilke typer kjøring de kommer fra: BH - hovedlønn BE - bonuslønn (engangskjøring) BR - reiseoppgjør BT- trekkoppgjør BA avregningsretur Kontoplanen Grunnlaget for å avstemme oppgaveplikten blir mer entydig dersom virksomhetene benytter rene konti. Det vil si at det enten bare posteres oppgavepliktige beløp på en konto eller det bare posteres beløp som ikke er oppgavepliktige. Reskontrokontiene Ved innføring av SAP vil personreskontroen ligge i SAP og ikke i økonomisystemet. Dette medfører at retting av feil samt oppfølgning av utestående beløp nå må følges opp i SAP istedenfor i økonomisystemet, slik mange virksomheter har vært vant til tidligere. I SAP er det opprettet en fullstendig reskontro for utbetalinger til ansatte og til trekkmottakere. Disse kontiene må opprettes i regnskapet som vanlige hovedbokskonti. Det skal ikke gjennomføres manuelle posteringer på disse kontiene direkte i regnskapet. I forbindelse med innføring av SAP vil den enkelte virksomhet måtte sørge for opprettelse av disse konti. Endringer/korrigeringer av lønnsberegning og lønnsutbetaling Det er meget viktig at alle feil og mangler som avdekkes i etterkant av en lønnsutbetaling kun rettes i SAP og ikke korrigeres direkte i økonomisystemet. Alle korrigeringer skal gjennomføres i SAP og endringen vil bli bokført i økonomisystemet ved påfølgende innlesingen av lønnsregnskapsfiler fra SAP til økonomisystemet. Se Opal notat 39 fra Informasjon om SAP og grensesnitt mot andre systemer SAP Moduler og grensesnitt Figuren nedenfor viser sammenheng mellom moduler som benyttes i SAP og integrasjon mot andre systemer. Figuren er begrenset til å gjelde moduler i SAP som har konsekvenser for avstemmingen. Side 6 av 86

7 SAP BANK SAP HUMAN RESOURCES SAP - FINANCE ØKONOMI- SYSTEM SAP - TRAVEL Ekstern integrasjon Intern integrasjon Figuren viser at økonomisystemet mottar informasjon fra SAP fra tre ulike moduler som er integrert med hverandre. Lønnskjøringer (hoved- og bonuslønn) kjøres i SAP HR (SAP- Human Resourses). Dette genererer transaksjoner som overføres til SAP FI (SAP Finance), Fra denne modulen overføres transaksjoner til økonomisystemet. Trekkoppgjør er prosesser som kjøres i SAP for å overføre informasjon fra trekkoppgjørskonti til reskontri for utbetaling til trekkmyndighetene. Dette gjennomføres i SAP-FI. Alle reskontri ligger tilgjenglig i SAP-FI. Dette betyr at filer mellom banken og SAP foregår mot SAP-FI. Håndtering av oppgaveplikt og arbeidsgiveravgift Ved reiseoppgjør overføres reskontroinformasjon og annen regnskapsmessig informasjon til SAP FI for derfra å overføres til økonomisystemet. Oppgavepliktig informasjon overføres til SAP HR. Deretter beregnes arbeidsgiveravgift på reisetransaksjoner i SAP HR ved hovedlønnskjøring. Lønnsrapportering og oppgavepliktig informasjon produseres og lagres i SAP HR. Se figur nedenfor: Side 7 av 86

8 SAP SAP HUMAN RESOURCES LØNNS- RAPPORTERING OG INNBERETNING TIL OFFENTLIGE MYNDIGHETER SAP - FINANCE SAP - TRAVEL SAP Systemoppsett Lønn og reiseinformasjon reguleres i SAP via lønnarter. Figuren nedenfor viser at lønnarter knyttes opp mot SD-koder som styrer lønnsinnberetningen. I tillegg knyttes lønnarter opp mot symbolske konti i SAP som styrer den endelige konteringen. SYSTEMOPPSETT SAP - LØNN SD KODER LØNNARTER SYMBOLSK KONTO BOKSTAV I KODE ANGIR OPPGAVEPLIKT KONTO Knyttet til den enkelte ansatte via organisasjonsstruktur i SAP Knyttet sammen i systemoppsettet i SAP Side 8 av 86

9 Den symbolske kontoen har også en bokstav i sitt kodenavn som angir om koden er en oppgavepliktig (og arbeidsgiveravgiftspliktig) ytelse eller ikke: - A både oppgave- og arbeidsgiveravgiftspliktig - O bare oppgavepliktig - B verken oppgave- eller arbeidsgiverpliktig Verdiene O, A og B overføres til en dimensjon i økonomisystemet (dim 7 i Agresso) for å kunne avstemme denne informasjonen mellom SAP og økonomisystemet. Knytning av lønnsinformasjon mot den enkelte ansatte foretas via organisasjonsstruktursoppbyggingen i SAP. Oppbygging av håndtering av lønn og reise er likt med unntak av håndtering av oppgaveplikte og arbeidsgiveravgiftspliktige ytelser. Oppgaveplikt reise er håndtert via gruppering av nummereringen av de symbolske konti for reise: - Symbolske konti = O bare oppgavepliktig - Symbolske konti = A både oppgave- og arbeidsgiveravgiftspliktig - symbolske konti høyere enn 180 = B verken oppgave- eller arbeidsgiverpliktig For illustrasjon se figur nedenfor: SYSTEMOPPSETT SAP - REISE SYMBOLSK KONTO NR PÅ KODE ANGIR OPPGAVEPLIKT KONTO Avstemmingene som er beskrevet i disse rutinene baserer seg på å avstemme at informasjon mellom økonomisystemet og SAP samsvarer. Dersom dette ikke er tilfellet kan avvikene skyldes systemoppsettet i SAP og knytningene mellom oppgavepliktig informasjon og lønnarter og symbolsk konto/konteringskonto og lønnart. Side 9 av 86

10 Figuren nedenfor illustrerer hvilke rapporter som kan tas ut for å få kontrollert oppsettet i SAP samt for å avdekke årsakene til avvik i avstemmingene. SYSTEMOPPSETT SAP - LØNN SD KODER AKK. LØNNARTER LØNNARTER RAPPORTER OFFENTLIGE INNSTANSER LØNNART- RAPPORTER I SAP SYMBOLSK KONTO KONTO BOKSTAV I KODE ANGIR OPPGAVEPLIKT KONTERINGS- KJØRING TIL ØKONOMISYSTEM Knyttet til den enkelte ansatte via organisasjonsstruktur i SAP Knyttet sammen i systemoppsettet i SAP Fra SAP kan følgende rapporter tas ut: - rapporter til offentlige instanser som baserer seg på innberetningspliktig informasjon for den enkelte virksomhet totalt og spesifisert pr ansatt - lønnartrapporter som viser totalsummer for virksomheten samt spesifikasjon pr ansatt - konteringskjøringer som viser kontering pr virksomhet samt spesifikasjon pr ansatt Side 10 av 86

11 3. AVSTEMMINGER 3.1 Generelt om avstemming I avsnitt i Bestemmelser om økonomistyring i staten står følgende: Avstemming Det skal foretas en periodisk spesifikasjon av bokførte lønnsoppgavepliktige ytelser pr konto, som skal avstemmes mot tilsvarende beløp som skal rapporteres. Videre skal det utarbeides en periodisk balansespesifikasjon av lønnsrelaterte balanseposter og skyldige trekk og avgifter. Periodens lønnsberegningsbekreftelse skal være avstemt mot periodens lønnsutbetaling. Avstemmingsrutinene som er beskrevet i dette dokumentet skal sikre at: 1. Alle hovedbokskonti i økonomisystemet avstemmes mot tilhørende reskontro eller mot annen spesifikasjon. 2. Løpende oppfølgning av reskontro og eldre transaksjoner gjennomføres og kommenteres. 3. Økonomisystemet og lønnsystemet avstemmes mot hverandre blant annet for å sikre at beløp som innbrettes samsvarer med det som er bokført i økonomisystemet. Avstemming av periodens lønnsberegningsbekreftelse mot periodens lønnsutbetaling gjennomføres som en del av kontrollene som utføres ved lønnskjøring- og lønnsutbetaling. Informasjonen skal dokumenteres i avstemmingsskjemaer. Malverket består av flere avstemmingsskjema som er tilgjengelig. De ligger i en Excel fil med en arkfane for hvert avstemmingsskjema. Forutsetning for avstemmingsarbeidet: 1. Alle filer for perioder til og med avstemmingsperioden må være lest inn og bokført i SAP og økonomisystemet. Vær oppmerksom på at filene må være lest inn i samme periode i SAP og økonomisystemet. Reisekjøringer vil forskyves i perioder mellom SAP og økonomisystemet. Se Opal notat 04/ Rapporter og spørringer til bruk ved avstemmingen må hente ut data med samsvarende periode i SAP og i økonomisystemet. Merk at SAP definerer både forog i-periode. I-periode samsvarer med perioden i økonomisystemet. I avstemmingssammenheng må det tas utgangspunkt i i perioden Dersom det avdekkes avvik under avstemming må det avklares om forutsetningene for avstemmingsarbeidet er ivaretatt. Bruk av Solman dersom det avdekkes avvik i avstemmingsarbeidet: Det er for hver av avstemmingene som skal gjennomføres skissert enkelte kontroller som skal avdekke årsakene til at det er avvik mellom økonomisystemet og SAP. Dersom disse Side 11 av 86

12 sjekkpunktene ikke avdekker feilen og det er sannsynlig at avviket skyldes systemoppsettet skal feil meldes inn til SolMan etter normal rutine. Det presiseres at avtalt arbeidsdeling mellom virksomheten og SSØ styrer ansvaret for avstemmingen. Følgende konti skal avstemmes: De konti som er listet opp nedenfor er hentet fra høgskolesektorens standard kontoplan. Hver virksomhet må gjennomgå denne oversikten og komplettere listen med konti som eventuelt mangler. Alle brukte balansekonti skal avstemmes. Reskontrokonti 2409 Ansatte 2408 Trekkmyndigheter Interimskonti trekkoppgjør (1. mnd) 2651 Medlemskontigenter 2621 Bidragstrekk 2692 Utleggsforretning? Komm./off. rettslige krav 2699 Andre trekk i lønn som skal utbetales til trekkmottaker Interimskonti skatteoppgjør (2. mnd) 2601 Forskuddstrekk 2611 Påleggstrekk Arbeidsgiveravgift 2771 Skyldig arbeidsgiveravgift 5401 Arbeidsgiveravgift 2783 Skyldig arbeidsgiveravgift av arb.givers pensjonsinnskudd 5431 Arbeidsgiveravgift av arb.givers pensjonsinnskudd Forskudd 1571 Reiseforskudd 1572 Lønnsforskudd 1573 Lønnslån Pensjon og forsikring 2631 Pensjonsinnskudd 2632 Arbeidsgiverstilskudd til statens pensjonskasse 2633 Betaling til Statens Pensjonskasse 2641 Gruppelivsforsikring 2691 Avgift til Folketrygdkontoret for utenlandske saker Diverse 2931 Netto utbetalt 2932 Negativ netto Side 12 av 86

13 2933 Tilbakebetalt netto 2934 Utbetalt lønn og godtgjørelse manuelt 2935 Tilbakeholdt lønn 2695/5282 Trekk hjemmepc 2698 Rekalkuleringsdifferanser 2699 Diverse private trekk 6901 Trekk Privat telefon Feriepenger og arbeidsgiveravg. av feriepenger 2942 Skyldig feriepenger (avsatt foregående år) 2943 Utbetalte feriepenger 2944 Avsatte feriepenger (inneværende år) 2945 Utbetalte feriepenger løpende 5081 Kostnadsførte feriepenger 2782 Arbeidsgiveravgift av avsatte feriepenger 5411 Kostnadsført arbeidsgiveravgift av avsatte feriepenger I tillegg skal bankkonti avstemmes månedlig. Dette håndteres via avstemmingsrutine for avstemming av bank i økonomisystemet. Oversikt over avstemmingsskjemaer, frekvens og loggføring: Avstemmingsskjema mn d 2. mnd Pr Avstemming reskontro X X Oppfølgning reskontro X X Avstemming trekkmyndigheter X X Oppfølging av trekkmyndigheter X X Avstemming lønnslån og lønnsforskudd X X Avstemming reiseforskudd X X Oppfølgning av forskudd (lønnslån, forskudd og X X reiseforskudd) Avstemming forskuddstrekk X X Avstemming påleggstrekk X X Avstemming arbeidsgiveravgift X X Avstemming av arb.g. tilskudd til pensjonskassen X Avstemming diverse (negativ netto, tilbakebetalt X X lønn og tilbakeholdt netto) Avstemming oppgaveplikt X X Avstemming feriepenger X X Avstemming trekk av private telefon og andre X X private trekk Avstemming av netto utbetalt X X Avstemming av gruppelivsforsikring X X Kontroll av følgeskriv X Kontroll av oppgaveplikt i regnskapet X Avstemming av forskuddstrekk X Side 13 av 86

14 Det er opprettet en egen arkfane i Excel-filen som heter avstemmingsoversikt (se ovenstående skjema). I dette skjemaet skal den personen som har utført avstemmingene skifte ut X med sine initialer når de ulike avstemmingene er gjennomført. Bank og innlest lønn skal være avstemt før innrapportering til statsregnskapet. Det øvrige avstemmingsarbeidet skal være ferdig i løpet av måneden avstemmingen gjennomføres. Dette betyr at for avstemminger som gjennomføres månedlig skal avstemmingene være ferdig i løpet av påfølgende måned. 3.2 Reskontrokontiene Konti som avstemmes: 2409 Ansatte (reskontro) 2408 Trekkmyndigheter (reskontro) Formål: Å avstemme at lønnsystemet og økonomisystemet skal inneholde samsvarende informasjon. Å avdekke og forklare åpne poster i reskontroen Hva avstemmes: Det skal avstemme at saldo på hovedbokskontoen i økonomisystemet stemmer med reskontrosaldoen for kontoen i SAP. Saldoen på disse reskontrokontiene skal i en normal situasjon gå i null da forfallsdato normalt er innenfor samme perioden som lønnskjøringene foretas. Dersom det er åpne poster på reskontroen må årsaken avklares. I disse situasjonene vil det kunne være åpne poster: 1. Et reiseforskudd har vært større enn den tilhørende reiseregningen. I slike tilfeller vil det oppstå en åpen post som automatisk blir trukket inn dersom det registreres en ny reiseregning for den samme personen. I SAP brukerdokumentasjon er det beskrevet hvordan slike differanser kan gjøres opp. 2. En utbetaling er avvist av banken. I dette tilfellet må dere finne ut av hvorfor, rette feilen og remittere på nytt. 3. Ikke hevede utbetalingskort SKJEMA nr 2-A AVSTEMMING RESKONTRO Side 14 av 86

15 Økonomisystemet Saldo på kontoen hentes fra rapport eller spørring som viser saldoer pr konto ved utgangen av aktuell perioden. Saldoen føres inn i skjemaets kolonne B. Spørring konto eller spørring saldotabell kan benyttes. Spør på periode fra og med 00 (eks ) til og med aktuell avstemmingsperiode. SAP: Transaksjonskode: FBL1N - detaljpostliste Framgangsmåte: Bruk den oppgitte transaksjonskoden for å få frem bestillingsbildet for denne rapporten: Oppgi firmakode. Kryss av for åpne poster og oppgi dato som den siste datoen i måneden. Kjør rapporten ved å trykke på (Utfør (F8)). Side 15 av 86

16 Rapporten viser åpne poster per person/trekkmottaker sortert på navn, samt en totalsum i bunnen. Alle redigeringsmulighetene i SAP kan benyttes på denne rapporten. Dersom det ikke er åpne poster i reskontroen vil resultatet av spørringen i SAP komme med følgende beskjed: ingen poster ble valgt Denne meldingen betyr altså at saldo på reskontroen er null. Totalsummen føres opp i avstemmingsskjemaet. Dersom det ved avstemming ønskes å avstemme personreskontro og reskontro for trekkmyndigheter hver for seg kan dette gjennomføres ved å definere intervaller i feltet for kreditorkonto i bildet for definering av rapporten. Saldo i Agresso skal være like saldo i SAP. Differanser må forklares. Avvik: Dersom det oppstår et avvik må avviket forklares og følges opp: Sjekk at alle filer frem til aktuell avstemmingsperiode er lest inn i korrekt periode i økonomisystemet og SAP samt at rapporter og spørringer er for samme periode i systemene. Sjekk om det er foretatt posteringer i økonomisystemet som ikke er registrert i SAP. Spør på konto og bilagsart. Dersom det er postert på andre bilagsarter enn de som overføres fra SAP, må årsaken til bokføringene avklares. Vedrører transaksjonene informasjon som skal innberettes må registreringer foretas i SAP. Side 16 av 86

17 Eksisterer det fortsatt avvik etter at ovennevnte kontroller er foretatt må avviket dokumenteres og meldes inn via SolMan etter normal rutine. Dato for når avstemmingen er gjort og initialene til den som har utført avstemmingen, føres inn på skjemaet. SKJEMA nr 2-B OPPFØLGNING AV RESKONTRO Dersom saldo på reskontroen ikke er i null må årsaken avdekkes og følges opp. Saldoen på reskontroen fra SAP føres opp i skjemaet og spesifiseres. For høye reiseforskuddsutbetalinger og avvisninger av utbetalinger fra banken følges opp i henhold til rutiner i SAP brukerdokumentasjon. Dato for når avstemmingen er gjort og initialene til den som har utført avstemmingen, føres inn på skjemaet. 3.3 Trekkoppgjør (1 mnd oppgjør) Konti som avstemmes: 2651 Medlemskontingenter 2621 Bidragstrekk 2699 Andre trekk i lønn 2692 Utleggsforretning/inkasso Formål: Å kontrollere at trekk samsvarer med konteringsinformasjon som overføres til økonomisystemet. Hva avstemmes: Det skal avstemmes at saldo trukket ved lønnskjøringen stemmer overens med konteringskjøringen. Konteringskjøringene danner grunnlaget for verdiene som overføres til økonomisystemet. Avvik mellom økonomisystemet og SAP avdekkes primært ved gjennomføring av avstemming av reskontroen for trekkmyndigheter. Korrekt utbetaling kontrolleres som en del av rutinene knyttet til sjekklistene for månedsoppgjøret. SKJEMA NR 3-A AVSTEMMING TREKKMYNDIGHETER Totalbeløp for alle trekkmyndighetene kan fylles inn i skjemaene. Eventuelt kan et skjema benyttes for hver trekkmyndighet. Økonomisystemet Side 17 av 86

18 Saldo på kontoen/ene hentes fra økonomisystemet og føres inn i avstemmingsskjemaet. Spørring konto eller spørring saldotabell kan benyttes. Spør på periode fra og med 00 (eks ) til og med aktuell avstemmingsperiode. SAP: Transaksjonskoder Framgangsmåte: YHR_PAALEGGSTREKK Norsk påleggstrekksrapport. YHR_PAALEGGSTREKK- Norsk påleggstrekkrapport er en oversikt over lønnstrekk pr person med totalsum pr trekkmottaker. Rapporten skal være tatt ut i forbindelse med månedsoppgjøret og er arkivert på kundens område på opal_con. Dersom det er nødvendig å ta ut rapporten på nytt er kjøring av YHR_PAALEGGSTREKK Norsk påleggstrekksrapport beskrevet under rapporter. Rapporten vil se ut som under med en samle sum nederst. Total trukket beløp føres i skjemaet. Avvik: For avvik som skyldes oppsett i SAP, se brukerdokumentasjon i SAP og rutine for avvik avstemming påleggstrekk. Kontroller at det ikke er bokført direkte posteringer på kontoen i økonomisystemet. Dato for når avstemmingen er gjort og initialene til den som har utført avstemmingen føres inn på skjemaet. SKJEMA nr 3-B OPPFØLGNING AV RESKONTRO Dersom saldo på reskontroen ikke er i null må årsaken avdekkes og følges opp. Saldoen på reskontroen fra SAP føres opp i skjemaet og spesifiseres. Side 18 av 86

19 Dato for når avstemmingen er gjort og initialene til den som har utført avstemmingen, føres inn på skjemaet. 3.4 Lønnslån og lønnsforskudd Ny rutine for lønnsforskudd medfører at lønnsforskudd som utbetales via SAP registreres med info type 0267 eller Deretter må lønnsforskuddet registreres med info.type 0045 som et forskudd som er utbetalt fra kasse/annet system. Lønnsforskudd som er utbetalt fra økonomisystemet registreres med info.type 0045 som utbetalt fra annet system. Konti som avstemmes: 1572 Lønnsforskudd 1573 Lønnslån Formål: Å avstemme at lønnsystemet og økonomisystemet inneholder samsvarende informasjon. Å følge opp at avdrag på lønnsforskudd og lønnslån blir trukket inn. Særskilt om kontoen: Når det skjer utbetalinger av forskudd direkte fra økonomisystemet vil utbetalingen registreres i infotype som et forskudd som er betalt fra en kasse eller fra et annet system. Når transaksjoner registreres på denne måten dannes det ikke transaksjoner i hovedboken i SAP. Årsaken til dette er blant annet at transaksjonen allerede er bokført i økonomisystemet og ikke skal overføres igjen. Dette betyr at i hovedboken i SAP vil bare transaksjoner for inntrekk av lån og forskudd registreres. Disse transaksjonene overføres økonomisystemet slik at saldoen i økonomisystemet vil være korrekt. Denne saldoen skal stemme overens med reskontroen i SAP. Konsekvensen av dette er at saldoen på hovedbokskontoen i SAP vil akkumuleres med kreditposteringene som har sin motpost i Agresso. Hva avstemmes: Saldo på hovedbokskonti i økonomisystemet skal avstemmes mot reskontrosaldoen for lønnsforskudd og lønnslån i SAP. Oppfølgning av at utbetalte lån og forskudd nedbetales og trekkes i lønn. SKJEMA NR 4-A AVSTEMMING LØNNSLÅN OG LØNNSFORSKUDD Økonomisystemet Saldo på kontoen hentes fra rapport eller spørring som viser saldoer pr konto ved utgangen av aktuell perioden. Saldoen føres inn i skjemaets kolonne B. Spørring konto eller spørring Side 19 av 86

20 saldotabell kan benyttes. Spør på periode fra og med 00 (eks ) til og med aktuell avstemmingsperiode. SAP: Transaksjonskode: S_AHR_ Oversikt over arbeidsgiverlån CusOpal 01 Framgangsmåte: MERK! FOR AVSTEMMING AV LØNNSFORSKUDD, SE BRUKERDOKUMENTASJON I SAP AVSTEMMING;DIVERSE RAPPORTER; LØNNSFORSKUDD. Bruk den oppgitte transaksjonskoden for å få frem bestillingsbildet. Oppgi riktig lønnsperiode: Spesifiser firmakoden ved å trykke Side 20 av 86

21 Rapporten viser hvilket beløp som er utbetalt i lønnsforskudd/lån, hva som er nedbetalt og hva som står til rest. Beløpene er fordelt pr. person/ansattnummer. Ansattnummer er ikke med i rapporten nedenfor for å anonymisere aktuelle personer. Totalsum for utestående lønnslån og lønnsforskudd registreres i kolonne A. Side 21 av 86

22 Merk! For å få med navnet gå inn på følgende ikon på verktøymenyen: Hent opp oppsett: /CUS&OPAL1. Nå kommer navn med i tillegg til ansattnummeret (bare headingen på rapproten er tatt med i dette tilfellet). Avvik: Dersom det oppstår et avvik må avviket forklares og følges opp: Sjekk om det er utbetalinger som er foretatt fra økonomisystemet som ikke er registrert i SAP via infotype Spør på konto og bilagsart. Dersom det er postert på andre bilagsarter enn de som overføres fra SAP, må det kontrolleres at dette er bilag som vedrører forskudd eller lønnslån. Disse skal finnes igjen i SAP på den ansattes konto. Eventuelle mangler rettes opp ved å benytte rutinen for haste utbetalinger av forskudd i brukerdokumentasjonen. Dersom posteringene ikke vedrører forskudd må korrigeringer foretas i økonomisystemet. Sjekk om det er utbetalinger som er registrert med infotype 0267 og intotype 0015 som ikke er registrert med infotype 0045 som utbetalt fra annet system/kasse. Kjør ut en lønnart rapport (transaksjonskode PC00_M99_CWTR variant andre forskudd) som viser bevegelser med lønnart Velg transaksjonskode PC00_M99_CWTR Lønnartrapport eller gå til rollen lønnskjøring og velg transaksjonskoden derfra. Velg variant CUS&OPAL41 andre forskudd fra variantlisten. Side 22 av 86

23 Aktuell periode velges. Rapporten viser flere lønnarter for aktuell periode, men det er bare transaksjoner med lønnart 5565 som er aktuelle. Kontroller at bevegelser på den ansattes konto finnes på rapporten/utskriften over lønnsforskudd og lønnslån. Avvik rettes opp ved å gjennomføre den delen av rutinene for utbetaling av forskudd som ikke er gjennomført. Eksisterer det fortsatt avvik etter at ovennevnte kontroller er foretatt må avviket dokumenteres og meldes inn via SolMan etter normal rutine. Dato for når avstemmingen er gjort og initialene til den som har utført avstemmingen, føres inn på skjemaet. SKJEMA NR 4-B OPPFØLGNING AV FORSKUDD Oversikt over arbeidsgiver lån kontrolleres for at alle personer som skal trekkes er trukket. Personer som det ikke er foretatt planlagt trekk på følges opp og dokumenteres i skjemaet oppfølgning av forskudd. Dato for når avstemmingen er gjort og initialene til den som har utført avstemmingen, føres inn på skjemaet. 3.5 Reiseforskudd Konto som avstemmes: 1571 Reiseforskudd Formål: Å avstemme at reiseforskudd, både utbetalinger og inntrekk, har samsvarende informasjon i lønnsystemet og økonomisystemet. Å følge opp at reiseforskudd blir trukket inn ved reiseoppgjør. Hva avstemmes: Det skal avstemmes at saldo på hovedbokskontoen i økonomisystemet samsvarer med reskontrosaldoen for reiseforskudd i SAP. Kvalitetssikring av at utbetalte reiseforskudd trekkes i reiseoppgjør og at for mye utbetalt trekkes i lønn eller innbetales. SKJEMA NR 4-C AVSTEMMING REISEFORSKUDD Økonomisystemet Saldo på kontoen hentes fra rapport eller spørring som viser saldoer pr konto ved utgangen av aktuell perioden. Saldoen føres inn i skjemaets kolonne B. Spørring konto eller spørring saldotabell kan benyttes. Spør på periode fra og med 00 (eks ) til og med aktuell avstemmingsperiode. Side 23 av 86

24 SAP: Transaksjonskode: YHR_REISEDATA Framgangsmåte: Bruk den oppgitte transaksjonskoden for å få frem bestillingsbildet for den rapporten som viser oversikt over alle reiseforskuddstransaksjoner. Fyll inn firmakode og perioden avstemmingen skal foretas pr. Ved å gjøre datovalget på denne måten vil alle beløp fra oppstart av systemet komme med. Dersom oppfølgning gjøres løpende fylles startdato for når det eksisterer åpne beløp inn. På denne måten vil rapporten inneholde mindre data når datamengden blir stor. Ha feltet for vis også reiser med null i saldo blank, men kryss av for Avstemming oppgaveplikt. Side 24 av 86

25 Spørringen gir følgende resultat: Det viser kontering knyttet til alle lønnarter for firmakoden det er spurt på innenfor spurt konteringsintervall. For å finne utestående reiseforskudd i SAP, velg, og Velg rapport variant /CUSOPAL04 Reiseforskudd SAP Side 25 av 86

26 Alle transaksjoner merket med kryss er utbetalt fra økonomisystemet. Tilhørende debetpostering finnes i økonomisystemet. Disse transaksjonene er fra spørringen for å få reell SAP saldo på utestående reiseforskudd. Før totalbeløpet på riktig linje i kolonne A. Beløp i kolonne A redusert med sum i kolonne B skal gå i null. Eventuelle differanser fremkommer i kolonne C. Dato for når avstemmingen er gjort og initialene til den som har utført avstemmingen, føres inn på skjemaet. Avvik: Avviket vil skyldes at det er foretatt utbetalinger av reiseforskudd som er bokført manuelt i økonomisystemet/utbetalt fra økonomisystemet og som ikke er trukket inn igjen i reiser via SAP enda. Virksomheten må holde oversikt over hvilke personer dette gjelder og følge opp at forskuddene blir registrert i SAP når tilhørende reiseregning blir gjort opp. Merk! Virksomhetene som utbetaler reiseforskudd fra økonomisystemet må ha kontroll på disse forskuddene utenom SAP slik at de sikrer at forskuddene trekkes inn igjen. Det er laget en rapportvariant /CUSOPAL05 Reiseforskudd eksternt system som viser hvilke reiseforskudd som er utbetalt fra et annet system (økonomisystemet) og som er trukket inn igjen i SAP. Øvrige avvik må avklares og følges opp. Dato for når avstemmingen er gjort og initialene til den som har utført avstemmingen, føres inn på skjemaet. SKJEMA NR 4-D OPPFØLGNING AV FORSKUDD Oversikt over reiseforskudd følges opp for å sikre at alle personer som skal trekkes i reiser faktisk blir trukket. Personer som det ikke er foretatt planlagt trekk på følges opp og dokumenteres i skjemaet oppfølgning av forskudd. Dersom reiseoppgjør ikke er blitt innlevert en måned etter at reisen skulle vært utført må den ansattes purres med hensyn til innlevering av reiseoppgjøret. SAP: Merk det er to rapporter som kan brukes til å følge opp reiseforskudd: Transaksjonskode: YHR_REISEDATA Framgangsmåte: Side 26 av 86