Dokumentasjon ved periodeavslutningen pr. 31. desember 2018

Transkript

1 Dokumentasjon ved periodeavslutningen pr. 31. desember 2018 Versjon: 18. desember 2018 Innhold Introduksjon... 1 Vedlegg iht. Riksrevisjonens standardbrev... 2 Dokumentasjon av avstemminger i DFØs avstemmingsmappe, periode Dokumentasjon av balansekontoer tilknyttet SRS Introduksjon Ved årets slutt er det behov for utvidet dokumentasjon av periodeavslutningen for desember og for året totalt. Dette omfatter blant annet avstemmingene for desember, årsregnskapet for 2018, og ulike regnskapsrapporter og styringsdokumenter. Tilfredsstillende dokumentasjonen av regnskapsinformasjonen vil være resultatet av et samarbeid mellom virksomhetene selv og DFØ som regnskapssentral. Oversikten under tar utgangspunkt i Riksrevisjonens standardbrev for ønsket dokumentasjon ved revisjonen av regnskaps- og årsavslutningen for Her kommer det frem hvordan avstemminger og andre kontroller dokumenteres og hvem som har ansvaret for dokumentasjonen. Oversikten kan benyttes for å forstå hvordan råbalansen, gjennom kontrollene i avstemmingsmappen, er avstemt og dokumentert. Nummereringen følger standardbrevet og kan avvike fra nummereringen i brevet hver enkelt virksomhet har mottatt fra Riksrevisjonen. Arbeidsdeling DFØ vil dokumentere alle kontroller i avstemmingsmappen som utføres av DFØ. Virksomhetene må selv dokumentere de avstemminger de selv utfører, rapportering, ekstern dokumentasjon av avstemminger og dokumentasjon som underbygger balanseposter. Avstemmingsmappen og andre rapporter som tas ut av DFØ vil bli gjort tilgjengelig på opal_con når de er klare. For de kunder som ikke har tilgang til opal_con vil dokumentasjonen bli sendt på e-post. 1

2 Vedlegg iht. Riksrevisjonens standardbrev Vedleggsnummer Årsrapport og årsregnskap 1. Årsregnskap i henhold til R-115, herunder oppstilling av bevilgningsrapportering med noter oppstilling av artskontorapportering med noter ledelseskommentarer (sendes så snart disse foreligger) 2. For hver regnskapslinje i bevilgningsrapporteringen en spesifisering ned på artskontiene med beløp (det vil si koblingen mellom arts- og statskontiene). Browserspørring Kontroll av S-rapport mot kontantregnskap Dokumentasjon Kunde er selv ansvarlig for dokumentasjonen av årsregnskapet med tilhørende rapportoppstillinger og noter. Kunde tar selv ut spørringen som en del av dokumentasjonen av årsregnskapet. Det er utarbeidet en egen spørring som er ferdig tilpasset, Kontroll av S-rapport mot kontantregnskap Spørringen er tilgjengelig under globale rapporter i UBW, se utklipp under: 3. For hver regnskapslinje i oppstillingen av virksomhetsregnskapet, en spesifikasjon ned på artskontiene med beløp, og tilsvarende for noteopplysningene. Ta kontakt med kundesenteret dersom det er behov for bistand med å ta ut rapporten. Kunde må selv dokumentere dette. 4. Utkast til årsrapport så snart denne foreligger. Kunde er selv ansvarlig for å utarbeide virksomhetens årsrapport. 2

3 Regnskapsrapporter og avstemmingsmappen 5. S-rapport pr (CAN06) Signert S-rapport oppbevares av kunden. 6. Likviditetsrapport pr Likviditetsrapport oppbevares av kunden. 7. Saldobalanse/Råbalanse pr (GL09) Rapporten tas ut ved start av avstemming. Ved eventuelle endringer tas ny råbalanse ut som dekker de endrede kontoene, ev. inkludert periode Kapitalregnskapets beholdning av aksjer og eventuelt andre kapitalposter som skal underbygges med dokumentasjon 9. Dersom det har vært gjennomført omposteringer til foreløpig bevilgningsregnskap i periode 13; en avstemming som viser forskjellen mellom den signerte S-rapporten for periode 12 og endelige regnskapstall, dokumentert med en S-rapport for periode 13 fra UBW. 10. Utskrift fra UBW som dokumenterer at alle perioder i 2018 er terminert (Endring i faste registre AG31). 11. Oversikt over registrerte, men ikke ferdig behandlede fakturaer i fakturabehandlingssystemene Contempus / Basware per 31.12, med forklaring til eldre poster. For Contempus - utestående kjørt Kunde må selv dokumentere dette Omposteringer i foreløpig bevilgningsregnskap er omtalt i rutine 9.3 Ompostering i foreløpig bevilgningsregnskap og posteringer i periode 13. Rutinen omtaler også kontroll og dokumentasjon av posteringene i periode 13. Denne kontrollen utføres av DFØ, og dokumenteres på S-rapporten for periode 13. Rapporten tas ut når alle perioder er terminert. Rapporten tas ut pr. årsslutt og sendes hver enkelt virksomhet pr. e-post. Ta kontakt med DFØ dersom den ikke er mottatt. 3

4 12. En oversikt over (to spørringer) inngående faktura ført i kontanthovedbok på kontiene ; 1. I periode med fakturadato 2. desember og senere. 2. I periode med fakturadato 15. desember og tidligere. Som følge av begrensinger i UBW er det ikke mulig å lage spørringer basert på fakturadato i kontantregnskapet. Som et alternativ er det laget to spørringer i leverandørreskontroen som vi gi tilsvarende informasjon om fakturaer basert på fakturadato og betalingsdato. Dette er avklart med Riksrevisjonen. Spørringene er tilgjengelig under globale rapporter i UBW: Arbeidsdeling: Delservicekunder: Kunde tar selv ut spørringene. Fullservicekunder: DFØ tar ut spørringene og lagrer disse på opal_con. 13. En oversikt over (spesifisert kontoutskrift av) inngående faktura ført i regnskapshovedbok på kontiene ; med registreringsdato og senere 4. periode DFØ kommer tilbake med mer informasjon om dette punktet. 4

5 14. En oversikt over (spesifisert kontoutskrift av) utgående faktura ført i regnskapshovedbok på kontiene ; 5. periode periode DFØ kommer tilbake med mer informasjon om dette punktet. 15. Aldersfordelt leverandørreskontro per med forklaring til eldre poster (SU29). Rapporten tas ut når alle perioder er terminert. Forklarer eldre poster som ikke er utbetalt. 16. Aldersfordelt kundereskontro per med forklaring til eldre poster (CU29). Rapporten tas ut av DFØ når alle perioder er terminert. Forklarer eldre poster som ikke er innbetalt. 17. Rapporter fra SIAN over status fra inntektsføring: Aldersfordelt saldoliste med status per og saldoliste detaljert per Saldolister dokumenteres av kunden i form av rapportert fra SIAN. NB! Kun aktuelt dersom virksomheter benytter Statens Innkrevingssentral til innkreving. 18. Oversikt over eventuelle ettergitte krav i Oversikt over og dokumentasjon av vurderinger foretatt ved ettergivelse av krav utarbeides av kunden. 19. Kopi av årets avstemmingsmappe i Excel (utarbeidet av DFØ) med virksomhetens signerte avstemmingsoversikt, samt avstemmingene som er utarbeidet av virksomheten selv. For avstemminger, spesifikasjoner og forklaringer som er satt opp av virksomheten selv, er disse signert av annen person enn den som har produsert innholdet i avstemmingsmappen. Avstemmingsmappen er alltid tilgjengelig på opal_con, og kan hentes ned derfra. Kunde må selv dokumentere signerte avstemmingsoversikter. Fristen for endelig avstemmingsoversikt for 2018 er 15. mars

6 Kunde må selv dokumentere de avstemminger de selv foretar i egen avstemmingsmappe. Dette inkluderer spesifikasjoner og forklaringer til avstemmingene. Styringsdokumenter/møtereferater 20. Mottatte og avgitte belastningsfullmakter Kunden er ansvarlig for denne dokumentasjonen. 21. Tildelte og brukte tilsagnsfullmakter Kunden er ansvarlig for denne dokumentasjonen. 22. Etatsstyremøtereferat for 2018 Kunden er ansvarlig for denne dokumentasjonen. 23. Styreprotokoller for 2018 Kunden er ansvarlig for denne dokumentasjonen. Dokumentasjon av avstemmingene 24. Saldospesifikasjoner av kunder per (CU05) Rapporten tas ut når alle perioder er terminert. 25. Saldospesifikasjoner av leverandører per (SU05) Rapporten tas ut når alle perioder er terminert. 26. Loggrapport leverandører (XIK11) DFØ kommer tilbake med mer informasjon om denne rapporten. 27. Dokumentasjon av vurdering og avstemming av eventuelle sannsynlige, men ikke konstaterte tap på fordringer. Kunde dokumenterer dette selv. 6

7 28. Status for spesifiserte prosjekter pr som viser en oversikt over: budsjett eventuelt ubenyttede forskuddsbetalte midler eller merutgift på prosjekt per årets innbetalinger og årets utgifter prosjekt fremdrift i % finansieringskilde starttidspunkt beregnet slutt-tidspunkt avregning for avsluttede prosjekter Kunde dokumenterer selv prosjektregnskap, og tilhørende vurderinger og oversikter vedrørende pågående prosjekter. 29. Virksomhetsspesifikke avstemminger: Avstemming mellom forsystem og UBW hovedbok. Avstemming av DFØs forsystemer og UBW dekkes av avstemmingsmappens kontroller. Kunde må selv dokumentere avstemming mellom virksomhetens egne forsystemer og UBW. 30. Underdokumentasjon for hvert punkt i avstemmingsmappen som beskrevet under: a) All dokumentasjon og spesifikasjon av avstemmingene er arkivert i virksomheten og håndteres som øvrig regnskapsdokumentasjon. Det vil bla si at alt vedrørende avstemmingene, som er produsert av DFØ for virksomheten, må lastes ned fra opal_con og arkiveres hos virksomheten selv, og gjøres tilgjengelig for revisor. b) Viser arkfanen i avstemmingsmappen feil eller differanser, må feilen eller differansen både forklares og underbygges med tilstrekkelig dokumentasjon, Avstemmingsmappen som fylles ut av DFØ ligger på opal_con, sammen med underliggende dokumentasjon. Dokumentasjon av avstemmingene er forklart i avsnitt Dokumentasjon av avstemminger i DFØs avstemmingsmappe, periode i dette dokumentet. Dateringen av den aktuelle fanen viser når avstemmingen er utført. Kunde må selv hente ned avstemmingsmappen fra opal_con som beskrevet til venstre. 7

8 Andre punkter 38. Eventuelle andre kontospesifikasjoner eller avstemminger Kunde må selv dokumentere eventuelle andre avstemminger som etterspørres som del av revisjonen. Dokumentasjon av avstemminger i DFØs avstemmingsmappe, periode Oversikten under viser dokumentasjon av avstemmingene i avstemmingsmappen pr. fane for desember måned. Den spesifiserer hvordan de ulike tallene dokumenteres avhengig av om tallene hentes fra UBW, SAP eller andre steder. I noen tilfeller må kundene selv utarbeide deler av dokumentasjonen på avstemminger som utføres av DFØ. Dette er kommentert for de aktuelle fanene, markert med grønn skrift. DFØ vil dokumentere avstemmingene i henhold til oversikten for de avstemminger DFØ foretar. Kunder må selv dokumentere de avstemminger de selv utfører. Avstemmingsveiledningene på våre kundesider forklarer hvordan avstemmingene utføres. Avstemming Dokumentasjon Del A Avstemming før rapportering A1 Bankavstemming av alle bankkonti som virksomheten disponerer per Bankutskrifter for henholdsvis oppgjørskonto og arbeidskonto per Avvik skal ikke forekomme. Kunde må selv dokumentere kontoutdrag på konti i Norges Bank og avtalebankene. Dersom virksomheten har bankkonti utenfor statsregnskapet skal disse også inkluderes i avstemmingen og dokumenteres med bankutskrifter. Det skal bekreftes at det ikke foreligger noen manuelle bankfullmakter for disse bankkontiene. (Eventuelt at de manuelle bankfullmaktene som eksisterer for disse kontiene dokumenteres sammen med denne avstemmingen). 8

9 A2 Avstemming av reskontro SAP FI mot Agresso hovedbok pr Eventuelle poster eldre enn to mnd skal dokumenteres med avtaler, mailkorrespondanse eller lignende som underbygger eksistens av post. A3 Gjennomgang av feilkonto pr Kunden må dokumentere eldre poster. A7 A8 A9 - Spesifikasjon av åpne poster per Relevant underdokumentasjon for hver åpen post. - Eksempler på dokumentasjon kan være fakturaer, e-post, mv. Foreligger ingen relevant skriftlig dokumentasjon kan det i noen tilfeller være nødvendig å utarbeide og signere skriftlige forklaringer på postene. Avstemming av NAV-refusjoner - Rapport K27 fra NAV for desember. - Eventuelle avvik /differanser forklares skriftlig og underbygges med relevante bilag. Kontroll av kontogruppe 52 Naturalytelser og gruppelivsforsikring - Skriftlig forklaring som underbygges med relevante bilag dersom kontogruppen ikke går i 0 per Andre periodiske kontroller - UBW rapport AG08. o Eventuelle hull i bilagsrekkefølge forklares skriftlig. - Browserspørring DFØ15-A09 Parkerte leverandørbilag og parkerte kundebilag. o Eventuelle parkerte bilag forklares skriftlig. Utklipp fra interimsavstemming for spesifikasjon av saldo. Kunde må dokumentere de aktuelle postene i interimsavstemmingen. NB! Saldo på feilkonto skal i utgangspunktet være null ved årets slutt. Kunde må dokumentere K27-rapportene for året. AG08 legges ut som vanlig måte. UBW: Utklipp fra browsere for kunde og leverandør. Dersom det ikke er parkerte bilag vil ikke spørringen gi noe resultat. I disse tilfellene legges det dermed ikke ut utklipp. Kunde forklarer årsaken til eventuelle parkeringer. Del D D1 Internkontroll Spesifikasjon av balansekontoene for lønn (inkl. trekk i lønn) Utklipp fra interimsavstemming for spesifikasjon av saldo. 9

10 D2 D3 D4 D5 D6 D7 - Saldospesifikasjon av de aktuelle kontosaldoene. - Åpne poster eldre enn to måneder forklares. Spesifikasjon av andre balansekontoer - Saldospesifikasjoner av de aktuelle kontosaldoene. - Åpne poster eldre enn to måneder skal forklares. Spesifikasjon av lønns- og reiseforskudd - Saldospesifikasjoner for de aktuelle kontiene under 154x. - Åpne poster eldre enn to måneder skal forklares. Oppfølging/spesifikasjon av arbeidsgiverlån Eventuelle lån som ikke det ikke har vært aktivitet på de siste 12 månedene forklares. Månedlig avstemming av konto Nettoføringsordningen for inngående MVA - Eventuelle avvik forklares skriftlig og underbygges med relevant dokumentasjon. Terminvis avstemming av omsetning på omsetningsoppgaven til skattekontoret/altinn - De terminvise skattemeldingene merverdiavgift (RF 0002). - De terminvise avgiftsoppgavene tatt ut av UBW (GL 04). - Kopi av spørringene under Avgiftsrapportering i UBW: o MVA-transaksjoner omsetningsoppgaver. o Virksomhetens grunnlag for kontroll av brukt avgiftskode (f.eks. GL 05 dersom denne er brukt). - Dokumentasjon som viser at skyldig per er betalt. Kvartalsvis avstemming av omsetningsoppgave for tjenesteimport til skattekontoret/altinn - De terminvise skattemeldingene for omvendt avgiftsplikt (RF 0005). - De terminvise avgiftsoppgavene tatt ut av UBW (GL 04). - Grunnlaget for avstemmingen, f.eks. uttrekk fra UBW som viser periodens grunnlag for avgiftskode 3T (for ikke innenfor nettoføringsordningen) eller Kunde må forklare eldre poster i interimsavstemmingen. Utklipp fra interimsavstemming for spesifikasjon av saldo. Kunde må forklare eldre poster i interimsavstemmingen. Utklipp fra interimsavstemming for spesifikasjon av saldo. Kunde må forklare eldre poster i interimsavstemmingen. Kunde må forklare eventuelle lån det ikke har vært aktivitet på de siste 12 månedene. Kunden er ansvarlig for å utføre disse avstemmingene med henvisning til underdokumentasjon. Kunden er ansvarlig for å utføre disse avstemmingene med henvisning til underdokumentasjon. 10

11 D8 7T (for innenfor nettoføringsordningen) og inngående merverdiavgift, med tilhørende beregnet avgiftsbeløp, fordelt på de konti i regnskapet avgiftene referer seg til. - Dokumentasjon som viser at skyldig per er betalt. Årssammendrag omsetningsoppgaven til skattekontoret/altinn - Mottatt skattemelding fra skattekontoret (RF 0002). - Eventuelle akkumulerte avvik forklares skriftlig og underbygges med relevant dokumentasjon. Kunden er ansvarlig for å utføre disse avstemmingene med henvisning til underdokumentasjon. D9 Del F Årssammendrag omsetningsoppgaven for tjenesteimport til skattekontoret/altinn - Mottatt skattemelding fra skattekontoret (RF 0005). - Eventuelle avvik forklares skriftlig og underbygges med relevant dokumentasjon. Årsoppgjørskontroller Kunden er ansvarlig for å utføre disse avstemmingene med henvisning til underdokumentasjon. F1 Kontroll av overføringen av UB 2017 til IB S-rapport periode S-rapport periode De tre Browserspørringene under DFØ15-F01: o DFØ15-F01 Kontroll av UB mot IB. o DFØ15-F01 Kontroll av UB mot IB kontant. o DFØ15-F01 Saldo på konto (1980). - Dokumentasjonen skal omfatte både kontant- og virksomhetsregnskapet UBW-Agresso: Utklipp fra browserspørring DFØ15-F01 Kontroll av UB mot IB. Utklipp fra browserspørring DFØ15-F01 Kontroll av UB mot IB kontant. Utklipp fra browserspørring DFØ15-F01 Saldo på konto (1980). CAN06 S-rapport pr. periode og F2 Avstemming av mellomregnskapet mot statsregnskapet - Rapport med mellomværende mottatt fra departementet. - S-rapport periode Saldo konto 1980 periode Kunden er ansvarlig for å utføre disse avstemmingene med henvisning til underdokumentasjon. 11

12 Dokumentasjon av avstemminger tilknyttet SRS Punkt i Riksrevisjonens standardbrev omtaler kontroller i Avstemmingsmappen SRS knyttet til anleggsmidler, inntektsføring av driftsbevilgning og påløpte lønnskostnader (fane S01-S07 og S14-S16). Kunde er selv ansvarlig for bokføring av bilag og andre posteringer etter de statlige regnskapsstandardene (SRS). Dette inkluderer også avstemminger og dokumentasjon av balanseposter som gjelder periodiseringer etter SRS. Avstemmingsmappen SRS og tilhørende avstemmingsveiledninger er tilgjengelige på våre kundesider. 12