Veiledning til virksomhetsregnskap etter de statlige regnskapsstandardene (SRS) av august 2015 for regnskapsår 2015

Transkript

1 Dato Desember 2015 Referanse Forvaltnings- og analyseavdelingen, seksjon for statlig regnskapsføring Veiledning til virksomhetsregnskap etter de statlige regnskapsstandardene (SRS) av august 2015 for regnskapsår 2015 Denne veiledningen gir en kortfattet beskrivelse av o utarbeidelse av virksomhetsregnskapet etter de statlige regnskapsstandardene (SRS) av august 2015 o veiledning ved regnskapsføring av periodiseringsposter etter 15. januar Virksomhetsregnskapet etter de statlige regnskapsstandardene (SRS) er en del av virksomhetens årsregnskap. Krav og veiledning til årsregnskap finner du på DFØs nettsider Det presiseres at virksomhetene for årsavslutningen 2015 må følge rapporteringskrav og frister for rapportering til statsregnskapet, jf. rundskriv R-8/2015 Statsregnskapet for 2015 Årsavslutning og frister for innrapportering. Dette notatet omhandler kun virksomhetsregnskapet etter SRS. De oppdaterte statlige regnskapsstandardene (SRS) Finansdepartementet har fastsatt 11 oppdaterte statlige regnskapsstandarder (SRS) av august 2015 med virkning fra 1. januar 2016, jf. rundskriv R-114 Bruk av de statlige regnskapsstandardene (SRS) i virksomhetsregnskapet. For regnskapsår 2015 kan virksomhetene velge enten å benytte regnskapsstandardene av desember 2009 (inkl. SRS 1 av desember 2013) eller de oppdaterte standardene av august Dette veiledningsnotatet gjelder virksomheter som velger å benytte de oppdaterte statlige regnskapsstandardene for virksomhetsregnskapet per Virksomheten må skrive i omtalen av valgt regnskapsprinsipp hvilken versjon av standardene som er benyttet. Virksomhetene kan ikke benytte en blanding av standardene av henholdsvis 2009 og Hovedendringer i de oppdaterte statlige regnskapsstandardene: Endringer i oppstillingsplaner for resultatregnskap og balanse. Bruttobudsjetterte virksomheter trenger ikke å utarbeide kontantstrømoppstilling. Inntektsføring av bevilgning følger prinsippet om motsatt sammenstilling også ved årets slutt. Du kan lese mer om alle endringene i de statlige regnskapsstandardene i notatet Redegjørelse for endringer i de statlige regnskapsstandardene (SRS) per august 2015.

2 Side 2 Virksomhetsregnskap etter SRS av august 2015 Virksomhetsregnskap etter SRS av august 2015 består av resultat- og balanseoppstilling, kontantstrømoppstilling (for nettobudsjetterte virksomheter), omtale av regnskapsprinsipper og noter. Veiledningsmateriell for utarbeidelse av virksomhetsregnskap etter SRS finnes på DFØs nettsider, Her finner dere blant annet rapporteringsmal for årsregnskapet 2015 (Excelformat) slik som tidligere. I tillegg til resultat- og balanseoppstilling, kontantstrømoppstilling og noter er også oppstilling av bevilgningsrapportering med noter og oppstilling av artskontorapportering lagt inn. Det er utarbeidet to rapporteringsmaler, en som er tilpasset bruttobudsjetterte virksomheter og en som er tilpasset nettobudsjetterte virksomheter. Regnskapsprinsipper Mal for utarbeidelse av regnskapsprinsipper for virksomhetsregnskapet etter SRS finner dere på DFØs nettsider om SRS. Regnskapsprinsippene må tilpasses den enkelte virksomhet og redegjøre for faktisk benyttede regnskapsprinsipper. Regnskapsprinsipper som er beskrevet i malen, men som ikke dekker de faktiske forhold i virksomheten, skal slettes. Dersom virksomheten i enkelte tilfeller benytter regnskapsprinsipper som avviker fra malen på grunn av virksomhetsspesifikke forhold, må faktisk anvendte regnskapsprinsipper beskrives. Det må opplyses om eventuelle avvik fra SRS. Resultat- og balanseoppstilling Det er gjort flere endringer i resultat- og balanseoppstillingen. Det er blant annet satt inn et nytt avsnitt på gjeldssiden i balansen som benevnes statens kapital. Statens kapital består av virksomhetskapital, avregninger og statens finansiering av immaterielle eiendeler og varige driftsmidler. Regnskapslinjer som ikke inneholder beløp kan slettes, men alle overskrifter må beholdes. Hva er nytt med motsatt sammenstilling? Motsatt sammenstilling innebærer at inntekt fra bevilgning, tilskudd og overføringer inntektsføres i takt med at aktivitetene utføres og kostnadene påløper. Tidligere skulle virksomhetene følge motsatt sammenstilling gjennom året, men inntektsføre hele bevilgingen ved årets slutt uavhengig av om hele bevilgningen var benyttet eller ikke. Etter oppdatert SRS 10 skal virksomhetene følge prinsippet om motsatt sammenstilling, også ved årets slutt. Dette betyr at resultatet knyttet til aktiviteter finansiert av inntekt fra bevilgning og inntekt fra tilskudd og overføringer vil være tett opp mot null. Dette innebærer at virksomhetene kan sette inntekt fra bevilgning lik påløpte kostnader knyttet til aktiviteter finansiert av bevilgningen. For nettobudsjetterte virksomheter vil konsekvensen av å benytte motsatt sammenstilling også ved årets slutt være at mottatt bevilgning, tilskudd og overføringer som ikke er benyttet ennå, vil fremkomme som kortsiktig gjeld på regnskapslinjen Ikke inntektsført bevilgning, tilskudd og overføringer.

3 Side 3 Sammenligningstall Tall fra virksomhetsregnskapet for år 2014 skal vises som sammenligningstall. I den grad fjorårstallene er endret som følge av feil og korrigeringer må det opplyses om dette. For nærmere veiledning, se SRS 1 punkt om sammenligningstall og konsistent presentasjon. Endringer i sammenligningstall kan omtales i noten for regnskapsprinsipper. For virksomheter som har utarbeidet åpningsbalanse per skal åpningsbalansetall vises i kolonnen for sammenligningstall. Datoen endres til Det er ikke krav om sammenligningstall for resultatregnskapet. Prinsippendringer i de oppdaterte statlige regnskapsstandardene Av endringene i de oppdaterte statlige regnskapsstandardene er det to prinsippendringer fra standardene av 2009/2013. Endring av regnskapsprinsipp er omtalt i SRS 3 Prinsippendring, estimatendring og korrigering av feil. I henhold til SRS 3 skal fjorårstallene omarbeides for å være sammenlignbare. Dersom det ikke er mulig å foreta omarbeidelse av sammenligningstall uten for store kostnader, og det heller ikke er vesentlig for forståelsen av virksomhetens økonomiske stilling, kan omarbeidelsen utelates. Motsatt sammenstilling Den ene prinsippendringen er knyttet til SRS 10 og det at virksomhetene nå skal inntektsføre bevilgning og tilskudd og overføringer i henhold til prinsippet om motsatt sammenstilling også ved årets slutt. Tidligere skulle hele bevilgingen inntektsføres ved årets slutt, uavhengig av om den var benyttet eller ikke. For prinsippendringen knyttet til motsatt sammenstilling ser vi at det kan være arbeidskrevende å omarbeide regnskapslinjen inntekt fra bevilgning og resultatet. Med bakgrunn i en kostnyttevurdering er det ikke noe krav om å omarbeide sammenligningstallene. Dere kan presentere fjorårets resultat som sammenligningstall (resultatet per ). Statens kapital Den andre prinsippendringen er klassifiseringen av statens kapital. Det er opprettet et nytt avsnitt på gjeldssiden i balansen som benevnes statens kapital. Statens kapital består av virksomhetskapital, avregninger og statens finansiering av immaterielle eiendeler og varige driftsmidler. For denne prinsippendringen mener vi at sammenligningstallene må omarbeides, hvilket innebærer å flytte regnskapslinjene for tidligere ikke inntektsført bevilgning knyttet til anleggsmidler og avregninger til det nye avsnittet statens kapital. Kontantstrømoppstilling Fra regnskapsåret 2015 kan alle bruttobudsjetterte virksomheter unnlate å utarbeide kontantstrømoppstilling, fordi disse virksomhetene utarbeider en artskontorapportering som en del av årsregnskapet. Nettobudsjetterte virksomheter må fortsatt utarbeide kontantstrømoppstilling. Kontantstrømoppstillingen skal utarbeides etter den direkte modell, jf. SRS 2.

4 Side 4 Noter Det er anledning til å foreta endringer i den enkelte note for å øke detaljeringsgraden, som for eksempel i notene for andre driftskostnader, andre kortsiktige fordringer og annen kortsiktig gjeld. Noter som ikke benyttes kan slettes og nummereringen endres. Virksomhetene må utarbeide noter til vesentlige regnskapslinjer. Det er anledning til å utarbeide flere noter enn vist i malen. Notene nummereres fortløpende. Veiledning til utfylling av noter med større endringer Noten for driftsinntekter for bruttobudsjetterte virksomheter Nederst i noten for driftsinntekter er avsnittet Beregning av årets netto tilgang for bruttobudsjetterte virksomheter med inntektsbevilgninger fjernet og erstattet av avsnittet Grunnlag for inntektsføring av utgiftsbevilgning. Alle bruttobudsjetterte virksomheter skal fylle ut dette avsnittet. Dette avsnittet gir tilleggsinformasjon om virksomhetens mottatte bevilgninger etter kontantprinsippet og hva som er virksomhetens maksimale grunnlag for inntektsføring av bevilgning. I kolonnen Utgiftsbevilgning (samlet tildeling) skal alle mottatte utgiftsbevilgninger vises. Samlet tildeling består av bevilgninger overført fra foregående budsjettår og årets bevilgninger, redusert for avgitte belastningsfullmakter. I kolonnen Inntektsbevilgninger vises eventuelle inntektsbevilgninger på samme linje som tilhørende utgiftsbevilgning. I kolonnen for Rapportert inntekt skal dere fylle ut beløpet som er rapportert som inntekt til statsregnskapet (S-rapport). I neste kolonne beregnes maksimalt grunnlag for inntektsføring av bevilgning. Ved beregning av maksimalt grunnlag for inntektsføring er utgiftsbevilgningen redusert med det laveste av beløpene i kolonnen for henholdsvis inntektsbevilgninger eller rapportert inntekt. Dette er informasjon i henhold til kontantprinsippet og er grensen for hva som maksimalt kan inntektsføres som inntekt fra bevilgning i virksomhetsregnskapet etter SRS. Se SRS 10 av august 2015 punkt 6 og 7. Den siste kolonnen i tabellen presenterer tall i henhold til periodiseringsprinsippet og skal vise hvor mye virksomheten har inntektsført som inntekt fra bevilgning i henhold til motsatt sammenstilling i virksomhetsregnskapet. Inntektsført bevilgning spesifiseres ikke per kapittel og post i denne kolonnen. Formålet er å vise tydelig at det er to ulike prinsipper, kontantprinsippet og periodiseringsprinsippet. Tallet som fremkommer som inntektsført bevilgning etter periodiseringsprinsippet skal stemme med summen av konto 390 Inntekter fra bevilgning til ordinær drift og konto 392 Inntekter fra bevilgning til investering. Det er også dette tallet som fremkommer øverst i noten, på linjen Inntekt fra bevilgning fra overordnet departement. Virksomheten kan ikke inntektsføre mer som inntekt fra bevilgning i virksomhetsregnskapet etter SRS enn tallet som fremkommer i summelinjen i kolonnen maksimalt beregnet grunnlag for inntektsføring. Dersom virksomheten har påløpte kostnader som overstiger dette beløpet, vil resultatregnskapet isolert sett vise et underskudd knyttet til aktiviteter finansiert av inntekt fra bevilgning.

5 Side 5 Noten for lønnskostnader Her er det satt inn en linje for lønn balanseført ved egenutvikling av anleggsmidler. Denne skal vises med minusfortegn. Flere statlige virksomheter balansefører utgifter vedrørende bruk av egne ansatte ved egenutvikling av programvare. Dette skal nå fremkomme på denne linjen i noten. All lønn vises på linjen lønninger, så trekkes det som balanseføres ut på den nye linjen lønn balanseført ved egenutvikling av anleggsmidler. Noten for andre driftskostnader Her er det satt inn et nytt avsnitt for å dekke kravene til noteopplysninger i SRS 13 Leieavtaler. Det skal gis en oversikt over årlige leiebeløp i henhold til leieavtaler, fordelt på leieavtaler med varighet over og under fem år. Noten for sammenheng mellom avregnet med statskassen og mellomværende med statskassen (bruttobudsjetterte virksomheter) Her er nå hele balansen tatt med, også immaterielle eiendeler, varige driftsmidler og finansieringen av disse. Notene som kun er aktuelle for nettobudsjetterte virksomheter Notene for virksomhetskapital, avregnet bevilgningsfinansiert virksomhet og ikke inntektsført bevilgning, tilskudd og overføringer er kun aktuelle for nettobudsjetterte virksomheter. Noten for virksomhetskapital er som tidligere. Tidligere note 15 er nå delt i to noter: Avregnet bevilgningsfinansiert virksomhet og Ikke inntektsført bevilgning, tilskudd og overføringer. Unntak fra de statlige regnskapsstandardene Tidligere var det slik at virksomheten kun skulle sende en redegjørelse for eventuelle avvik fra SRS til DFØ. Nå er ikke dette lenger tilstrekkelig. Nå må virksomheten sende begrunnet unntakssøknad via overordnet departement, jf. rundskriv R-114. Veiledning ved regnskapsføring av periodiseringsposter etter 15. januar I tillegg til ordinær innsendelse av S-rapport/likviditetsrapport skal virksomhetene utarbeide virksomhetsregnskapet etter de statlige regnskapsstandardene. De statlige regnskapsstandardene er basert på periodiseringsprinsippet. Dette innebærer blant annet at det gjøres avsetninger for påløpte kostnader og opptjente inntekter. Anleggsregistre må ajourføres og avskrivninger må beregnes og regnskapsføres. Formålet med et virksomhetsregnskap etter SRS er å gi et fullstendig kostnadsbilde. Virksomhetene kan derfor ha behov for å foreta periodiseringsposteringer i regnskapet i perioden etter 15. januar. Virksomhetene bør være mest mulig à jour med bokføringen per 15. januar Alle aktiviteter og forbruk som vedrører 2015 skal regnskapsføres i Etter 15. januar 2016 kan det ikke foretas føringer som påvirker eller endrer rapporteringen til statsregnskapet. Hvis man skal gjøre endringer på kontoer som inngår i rapporteringen til statsregnskapet (S-rapporten/likviditetsrapporten) etter 15. januar 2016, må den ordinære rutinen for dette benyttes, jf. R-8/2015.

6 Side 6 Som ved tidligere rapporteringer bør virksomheten benytte en egen bilagsserie, memorialbilag eller lignende, som kun benyttes til å føre periodiseringsposteringer. Regnskapssystemet må være satt opp slik at ingen posteringer i denne bilagsserien påvirker rapporteringen til statsregnskapet. Dette kan for eksempel ivaretas ved at bilagsserien ikke inkluderes ved genereringen av rapporteringen til statsregnskapet. Alle posteringer i denne bilagsserien vil følgelig være fullt ut sporbare og representere elementer i avstemmingen mellom rapporteringen til statsregnskapet og det periodiserte virksomhetsregnskapet. Alle posteringer må være dokumentert ved bilag og underdokumentasjon, som avstemminger og vurdering av avsetninger. En slik bilagsserie kan det posteres på frem til virksomhetsregnskapet er avlagt. Kontaktinformasjon Ved spørsmål om de statlige regnskapsstandardene (SRS) kan du kontakte Forvaltnings- og analyseavdelingen, seksjon for statlig regnskapsføring på e-postadressen faggruppesrs@dfo.no.