INSTRUKS VEDR. KLARGJØRING AV SALDOBALANSE 31.12

Transkript

1 INSTRUKS VEDR. KLARGJØRING AV SALDOBALANSE KONTO NR TEKST Div. konti 1080 Forretningsverdi Anleggsmidler som bygninger, boliger, tomter etc Inventar, utstyr, biler etc Beregnede avskrivninger Krever ikke vedlegg Aksjer, obligasjoner Fordringer på styre, ansatte etc Depositum /øvrige konti Varebeholdninger / beholdninger av utførte arbeider etc. Disse konti benyttes i liten grad. Generelt dersom det har vært bevegelse så skal det ligge ved en kopi av bevegelsen i regnskapsåret. Hvis saldo lik IB krever denne ikke noe ekstra vedlegg. Skriv på momentlisten Vurdert ja, Kommentarer saldo lik IB. Hvis det har vært tilgang eller avgang skal kopi av faktura/avgangsskjema legges ved som dok. sammen med kontoutskrift for perioden Dersom det har vært avgang i løpet av året forutsettes at avgang med tilhørende tap eller gevinstberegning allerede bokført i økonomisystem. Hvis ingen endring i løpet av året, så skriv på momentlisten: Vurdert ja, Kommentar Saldo lik IB. Da kreves ikke vedlegg. Samme kommentar som konti fra Husk kopier av alle tilganger og avganger, samt utprint fra konto. De som har postert på denne i løpet av året nullstiller denne fordi avskrivningene gjennomføres i årsoppgjørssystemet direkte på det enkelte driftsmiddel. (litt forskjellige praksis her) Hvis endringer, så husk kopi av alle kjøp og salg i løpet av året som dokumentasjon. Vi trenger også kopi av årsoppgaver for aksjene som dokumentasjon av ligningsverdi og markedsverdi. Alle saldi må vurderes. Husk å ta standpunkt til renteberegning. Dette må drøftes med aksjonær/ansatt vedr. rentefot etc. Fordringer/lån på aksjonær skal som hovedregel renteberegnes. Det bør foreligge en låneavtale med aksjonæren som viser løpetid og rentefot. Skjema til dette bruket finnes i KS komplett. Generelt skal alle saldi i balansen pr dokumenteres. Hvis ingen bevegelse; Vurdert ja, kommentar: Saldo er lik IB. Hvis bevegelse. Kopi av bevegelsen + utprint av konto. Hvis mulig innhent denne fra kunden slik at den ligger klar til årsoppgjøret. Husk at kunden på sitt brevpapir bør ha bekreftet

2 1480 Forskudd til leverandør beholdning i henhold til lister, og kunden skal ha signert på bekreftelsen. I noen tilfeller gjør kunden vurderingen sammen med årsoppgjørsprodusenten. Hvis endring, kopi av bilag. Hvis IB saldo: Vurder: Skal beløpet fortsatt stå? Er det noe her som skal avregnes leverandørreskontro? 1500 Kundefordringer 1530 Opptjente ikke fakt. inntekter Øvrige konti gruppe Forskuddsbetalte kostnader Som hovedregel skal følgende jobb gjøres. Legg ved åpen post liste kunder som dokumentasjon. Denne må være så ryddig som mulig. Er det mangler og avvik bør dette avklares før dokumentasjonen vurderes som ferdig. GAMLE kundefordringer må avklares med hensyn til ev. tap. Skjema vedr. dette er sendt kunden i årsoppgjørsbrevet. NB: Sjekk ved en telefon at kunden ikke fortsatt har utg.fakturaer vedr. fjoråret som ikke er levert. Vurder gjerne sammen med kunden hvilke poster som er usikre og merk avsetning for tap bak de aktuelle poster. NB: For kunder med løpende føring: Aldersfordelt saldoliste pr , samt siste åpen post liste som er tilgjengelig. Dette er inntekter som er utført på gammelt år men ikke fakturert før i år. Du må be om en liste fra kunden som viser oversikt over dette. Kanskje må kunden ha hjelp til vurderingen: Tips: Sjekk hva som er fakturert tidlig i januar og drøft med kunden om dette gjelder arbeider utført på gammelt år. Kunden skal bekrefte denne beholdningsstørrelsen. Generelt. Hvis bevegelse, legg ved dok. på bevegelsen. Hvis saldo ta standpunkt til om saldoen fortsatt skal stå. Hvis IB som skal videreføres; Vurdert ja, Kommentar: Saldo= IB. Hvis reskontro er benyttet så er åpen postliste vedr. forskuddsbetalte kostnader glimrende dokumentasjon. Ev. leasingkontrakter kan med fordel vedlegges. Hvis ikke reskontro, legg ved utskrift av kontoutdrag på hver konto fra periode 1-12, samt kopi av leasingkontrakter, forsikringspolise etc.

3 Øvrige konti i 17.. serien Påløpt bonus (Bonuser til gode.) Aksjer, obligasjoner etc Kontanter Div. bankinnskudd 1950 Bank skattetrekk Aksjekapital, egenkapital, utsatt skatt osv. KUN VED ENDRING Div. lån 2380 Kassakreditt 2400 Leverandørgjeld Bruk sunn fornuft. Ikke heng dere opp i bagateller. Generelt ; Hvis bevegelse legg ved dokumentasjon. Ta stilling til saldo. Skal IB endres? Dersom selskapet får årsbonuser fra sine leverandører, så må du innhente en dok. fra vår kunde eller vår kundes leverandør(er) vedr. dette. Det kan være tilstrekkelig dersom kunden har oversikt og setter opp en oppstilling over dette. Mottatt dok. er vedlegg. Dokumentasjon ved kopi av alle tilganger og avganger. Standpunkt til gevinst eller tap ved salg. Vi trenger også kopi av årsoppgaver for aksjene som dokumentasjon for ligningsverdi og markedsverdi. Ved fast kasse. Krever ingen spesiell dok. Ved kassabok, kopi av siste side som viser at saldo stemmer. Vurdert ja, Kommentar: Fast kasse. Uansett: Husk kundens bekreftelse på korrekt beholdning: Også ved fast kasse. Hvis avvik mellom saldo og kontoutdrag; Alltid bankavstemming i excell + kopi av årsoppgave/kontoutdrag. Skjema finner du i KS komplett. Hvis ikke avvik: Kopi av årsoppgave, kontoutdrag fra bank alene er tilstrekkelig dok. NB: Dersom det er mangler i bank, må DU rydde opp i dette. Det skal generelt ikke avsluttes regnskaper pr med mangler i bank. Bestill kopier avklar mangler. MEGET VIKTIG. Kontroller alltid at saldo er tilstrekkelig jfr. konto Svært ofte er det her saldo lik IB. Du gjør det da enkelt og skriver Vurdert ja, kommentar Saldo lik IB. Hvis bevegelse: Kopi av endring. Generelt. Kopi av årsoppgaven/kontoutdrag er tilstrekkelig dokumentasjon. Hvis lån fra aksjonær husk å dokumentere renteberegning ved skjema. Låneavtale. Samme kommentar som NB: Sjekk ved en telefon at kunden ikke fortsatt har fakturaer vedr. fjoråret som ikke

4 Skatter, ilignet og betalbar Forhåndsskatt KREVER NORMALT IKKE Forskuddstrekk, andre trekk MVA konti Skyldig arbeidsgiveravgift Påløpt arb.giv.avgift 2800 Avsatt utbytte. KREVER IKKE. er levert. Det er utrolig hva man kan finne i januar og februarmappen for neste år. De mest ustrukturerte: Ta alltid en gjennomgang av bilag for januar og eller februar, og få med det som skal føres på gammelt år. Kontroller at skatteseddelen er bokført dersom det er skattbart overskudd i selskapet fra året før. Legg ved en kopi av selskapets skatteseddel. Normalt skal denne kontoen i forbindelse med føring av skatteseddel være nullet mot konto Disse konti skal normalt være dokumentert bl.a. gjennom utfylling av skjema for skattetrekk. Ta stilling til om saldi er korrekt, skriv om nødvendig ut konto fra periode Hent ut sjekklister fra Alt inn vedr. innsendte A MELDINGER (A07) Disse skal avstemmes via eget avstemmingsark i KS komplett. Vedlegg kopi av mva for skyldige terminer. Denne skal inneholde skyldige terminer pr Fyll ut skjema i KS komplett, og kontroller saldo. Skjema fra KS komplett vedlegges. Hent ut sjekklister fra Alt inn vedr. innsendte A MELDINGER (A07) Inneholder normalt avsatt arbeidsgiveravgift av skyldige feriepenger. (jfr. konto 2941) Vurdert: ja, kommentar: Saldo ok = 14.1% av konto Konto skal ikke inneholde saldo pr Ev. resterende utbytte som ikke er hevet, men vedtatt i generalforsamling skal overføres til aksjonær(er) som gjeld. Husk valuteringsdato jfr. generalforsamlingdato vedr. renteberegning av lån Gjeld til aksjonærer, ansatte og konsernforhold Skyldig lønn osv. Husk å ta standpunkt til, og gjennomfør renteberegning. Det skal foretas renteberegning av lån vedr. aksjonær og ansatte. Husk dokumentasjon på dialog med kunden vedr. dette. MEGET VIKTIG. Er det foretatt lønnsutbetaling vedr. desember som har gått ut av banken i januar? I så fall husk å avsette skyldig lønnskostnad i regnskapet Skyldig Vurder forholdet, og bokfør ev. avsetning.

5 bilgodtgjørelse skyldig andre lønnskostnader 2941 Påløpt ferielønn 2950 Påløpne rentekostnader 2960 Påløpt bonus (Skyldig bonus) 2961 Påløpt husleie KREVER NORMALT IKKE 2964 Andre påløpte kostnader Andre gjeldsposter Lønnsområdet Alle lønn kl. 5 og 7 korrekt. MVA Totalkontroll av mva for alle terminer. Legg ved vedlegg som dokumentasjon. Feriepengelisten med ev. kommentarer på avvik direkte på listen må være ok dok. Dette må vurderes av deg. Spesielt viktig er det å vurdere dersom det er kvartalsvise lån, hvor forfall ikke er nær Poster skyldige renter jfr. kontoutskrift fra bank. (= fradragsberettiget rente) Dersom selskapet utbetaler bonus i en eller annen form, må du ta stilling til dette. Dersom selskapet leier lokaler, så må du kontrollere husleiekonto og kontrollere om leiene er utgiftsført for 12 måneder. Er ikke all leie/bokostnad betalt avsettes beløpet her. Tilstrekkelig å skrive i momentliste; Vurdert ja, Kommentar: Saldo er nov + des ikke betalt. NB: HUSK at dette også kan være motsatt vei; Forskuddsbetalt husleie for kommende år. Blir i så fall forskuddsbetalt kostnad jfr.kto Ta standpunkt til om selskapet kan skylde andre kostnader pr Disse kan du ofte finne bilag på i janaur neste år, dersom bilagene er levert. Hvis ikke bør du muligens innhente disse. Bruk kopi av bilag som dok. Bruk sunn fornuft: Vurder! Ta standpunkt til disse i hvert enkelt tilfelle. Avstemmingsgrunnlaget skal allerede ligge klart og vedlegges som dokumentasjon fordi fristen for dette var i januar. Hele lønnsområdet må avstemmes mot innsendte A meldinger. En grundig gjennomgang av at alle sammenstillingsoppgaver (tidl. Lønns og trekkoppgave) inneholder korrekte opplysninger. Bestill avstemmingsinformasjon A 06 Kontroller A7 A-melding avstemming Dokumenter avstemmingen ved hjelp av skjema i KS Komplett. Fyll ut mva for 6 termin (de øvrige skal allerede være ferdig utfylt) og kontroller at selskapets omsetning klasse 3 stemmer med totaloppgaven. NB: Bokførte tap på fordringer slår ut på

6 oppgaven. Påkost/vedlikehold En vurdering av aktivering kontra utgiftsføring. Har det vært betydelige kostnader på eget bygg/leiegård etc. skal du ha vurdert forholdet påkost eller vedlikehold gjennom året. Vesentlige resultatposter En ytterligere kontroll av enkelte betydelige poster: Eksempel: Har selskapet store leasingkostnader er det selvfølgelig naturlig å være spesielt nøye med å få med også desemberleasing. Sjekk at det er 12 måneders utgiftsføring. (ikke 11 og ikke 13), eller kanskje leasing bare del av året. ØVRIGE VIKTIGE FORHOLD SOM BØR TILRETTELEGGES FOR ÅRSOPPGJØRSPRODUSENT; SE 45 PUNKTERS LISTE FOR Å MEMORERE DEG GJENNOM ALLE FORHOLD RUNDT VURDERINGEN AV REGNSKAPET. Lykke til!