Regnskapskurs for attestanter i lønnsprosessen 17. april 2008

Transkript

1 1 Regnskapskurs for attestanter i lønnsprosessen 17. april Variabel lønn og reiseregninger - Fastlønn (personalkonsulenter) Inger Helene Talberg, Lønnstjenesten

2 2 Agenda Tidspunkt Tema LØF-lønnsprosessen, variabel lønn og reiseregninger Generelt om regnskap Lover og instrukser Noen sentrale bestemmelser i Bokføringsloven Innberetningspliktige kjøp Sammenhengen lønnssystem og økonomisystem Oppgaver Kontoplan Praktisk regnskapsføring lønnsposteringer ved NTNU) Gangen i regnskapsarbeidet Kontobegrepet Kontoplaner / kontostreng Lunsj ca Praktisk regnskapsføring forts. Årsavslutning, Ompostering, feilretting mv. Dokumentasjon, sikkerhet og kontroll Oppsummering

3 3 "Hvorfor behov for regnskapskompetanse. Ny prosess variabel lønn og reiseregninger Ny rolle som attestant Endring i arbeidsoppgaver

4 4 "Hvorfor behov for regnskapskompetanse. Ny fastlønnsprosess (vår-2008)> Ny rolle som attestant Endring i arbeidsoppgaver

5 5 Generelt om regnskap, sentrale lover og bestemmelser

6 6 Generelt om regnskap En definisjon. Formålet med finansiell rapportering er å fremskaffe informasjon om en virksomhets finansielle stilling, og endringer i finansiell styrke til et bredt spekter av brukere, for å gjøre dem i stand til å ta fornuftige og velbegrunnede økonomiske beslutninger

7 7 Generelt om regnskap Regnskapet er en del av virksomhetens årsrapport. Regnskapet består av: Resultatregnskap Balanse Noter

8 8 Regnskapets hoveddeler RESULTAT Driftsregnskapet, resultat (Kostnader/Inntekter) (DEBET/KREDIT) BALANSEN Fordringer / Krav Gjeld / avsetninger til utbetaling Egenkapital NOTER

9 9 Hvorfor fører vi regnskap? Gi økonomisk informasjon om virksomheten Grunnlag for rapportering til ulike brukere Ledelsen ved NTNU (sentraladm, fakultet, institutt) Prosjektledere og andre ledere og beslutningstakere ved enheten Departementene og andre finansieringskilder Media Skatte- og avgiftsmyndigheter Et styringsinstrument for ledelsen.

10 10 Hva er bokføring -? - registrering av transaksjoner som direkte påvirker virksomhetens inntekter / kostnader, eiendeler og gjeld i regnskapssystemet. - systematisering av økonomiske transaksjoner - bilagsregistrering / REGNSKAPSPOSTERING - grunnlag for pliktig rapportering - gjenspeile faktiske forhold

11 11 Gangen i regnskapsarbeidet 1. datafangst - innsamling av bilagsdokumentasjon og kontroll av disse 2. registrering av bilag 3. behandling i regnskapssystemet og lønnssystemet 4. lagring av data i systemet 5. rapportering 6. periodeavslutning og avstemminger 7. årsavslutning 8. oppbevaring og arkivering 9. regnskapsanalyse

12 12

13 13 LØNNOMRÅDET Arbeidsgivers ansvar ---

14 14 Plikter pålagt arbeidsgiver: Utbetale lønn, lønnsavregning Gjennomføre forskuddstrekk, påleggstrekk, og andre Beregne og utbetale feriepenger Beregne pensjonspremie, forsikringer mv Beregne arbeidsgiveravgift Oppgave og innbetaling av skattetrekk og arbeidsgiveravgift Lønns- og trekkoppgaver Avstemming av lønn og regnskap Interne kontrollrutiner Behandling av personopplysninger

15 15 Sentrale lover og bestemmelser Regnskapsloven Økonomireglement i Staten / Økonomiinstruks fra rektor Statens personalhåndbok Hovedtariffavtalen Arbeidsmiljøloven Tjenestemannsloven Personopplysningsloven Skatteloven Skattebetalingsloven Ferieloven, særavtaler i Staten. Pensjonsloven Yrkesskadeloven Folketrygdloven Ligningsloven (- Unntak krever spes.behandling. eks. for utenlandske medarbeidere.)

16 16

17 17 SAMMENHENGEN - REGNSKAP og LØNN Regnskapsloven Instruks for Økonomiforvaltning i staten / NTNU Lønnssystemet - Økonomisystemet Personal - / Lønnskostnader.

18 18 Instruks for økonomiforvaltningen ved NTNU - Mest aktuelle punkt knyttet til lønnsprosessen: pkt 2 Intern kontroll og rutiner pkt 2.5 Lønnsområdet pkt 2.7 Utbetalingsrutiner pkt 2.8 Regnskapsføring pkt 2.9 Budsjettdisponeringsmyndighet pkt 2.10 Attestasjon

19 19 Økonomi-instruks - fra rektor gjeldende fra pkt 2.5 Lønnsområdet: Økonomiforvaltningen ved NTNU skal forestå effektiv produksjon av korrekte lønnsdata, korrekt beregning og utbetaling av lønn og godtgjørelser, samt korrekt og tidsriktig rapportering av lønns- og personaldata i henhold til krav fra offentlige myndigheter. Økonomiavdelingen er ansvarlig for at det utarbeides nødvendige rutiner og retningslinjer for å tilfredsstille alle krav og retningslinjer fra myndighetene.

20 20 Økonomi-instruksen pkt 2.10 Attestasjon: Attestasjon vil si å gå god for at dokumentasjonen som behandles, gjelder en utgift som virksomheten faktisk skal dekke, og at fastsatte regler om for eksempel avlønning, anskaffelser og tilskuddsforvaltningen er fulgt. Attestasjonen er en viktig del av virksomhetens intern kontroll, og er en del av transaksjonskontrollene som skal utføres. Alle utgifter skal være attestert før utbetaling kan finne sted. Økonomiavdelingen gis ansvar til å fastsette utfyllende retningslinjer vedrørende attestasjonsoppgaven.

21 21 Lønnssystemet og Økonomisystemet Sammenhengen

22 22 Sammenhengen mellom økonomi- og lønnssystem Datafangst, koding Discoverer Internregnskap Lønnssystem Hovedregnskapsystem Lønns- posterings- -rapport Ytelser, trekk og avgifter innberettet terminoppgaver årsoppgave lønns- og trekkoppgaver Personalkostnader rapportert i resultatregnskap balanse noter Personalkostnader fordelt på avdeling/fakultet prosjekt analyse

23 23 Registreringssystem for Lønn og Reise I dag: Fra PAGA2.0 ved sentral Lønnstjenesten PAGA WebWorld - desentral registrering - våren 2008 Tidligere system: fra AS400 (BAS) PR (IBM) SLP (Statens lønns- og pers.system)

24 24 Koder i økonomi- og lønnssystem Regnskapssystemet: Lønnssystemet: Artskonto eller KONTO + Belastningssted (k.stedprosjekt-analyse) =KONTOSTRENG Tillegg-/Trekk-koder = LØNNSBEHANDLINGS- KODE(R) som styrer hvor kostnader/inntekter skal bokføres i regnskapet, og knyttet til budsjettert kostnader. (f.eks: 5081 Overtid, 7122 Tjenestereiser) som styrer lønnsberegningen for hvert element i en lønnstransaksjonen (f.eks: bruttolønn, feriepenger, pensjon, arbeidsgiveravgift, skattetrekk, kontingenttrekk mv.)

25 25 Hva skjer når lønns- opplysninger registreres - LØNNSBILAGET Arbeidskontrakt, fullmakt fra BDM må foreligge, og er grunnlaget for videre behandling/registrering i lønnssystemet KRAV TIL REGISTRERINGEN: Nøyaktige og riktig registrering av lønns- og personalopplysninger. Antall og satser i samsvar med opplysninger om utført arbeid/reise, samt gjeldende avtale og regelverk Konteringen som viser til lønnsbelastning i regnskapet, og kontrolleres at den er i samsvar med BDM-fullmakten Tillegg-trekk-koden styrer hele lønnsbehandlingen/systemberegningen, samt lønnsposteringene.

26 26 Arbeidsavtale (Fastlønn) Art: K-sted: Prosjektnr.: Prosjektnavn: Analyse Tidsrom/kommentar

27 27 Fastlønn: Eksempel på Kontostreng og Tillegg/Trekk-kode KONTOSTRENG (i regnskapsposteringen) TILLEGG/TREKK-KODE (Lønnsbehandlingskode)

28 28 Variabel lønn /Reise: Eksempel på Kontostreng og Tillegg/Trekk-kode KONTOSTRENG (i regnskapsposteringen) TILLEGG/TREKK-KODE (Lønnsbehandlingskode)

29 29 Mest brukte TilleggTrekk-koder - Variabel lønn og reiseregninger TT (nye kommer i 2008) - Klimakvoter TT-KODE-OVERSIKT finnes på nettsiden her:

30 30 Mest brukte TilleggTrekk-koder -Fastlønn TT TT-KODE-OVERSIKT finnes på nettsiden her:

31 31 Bokføringsprinsipper for lønn, reise mv

32 32 Regnskapstekniske prinsipper - Grunnleggende betingelser Fullstendighet Realitet Nøyaktighet Ajourhold Dokumentasjon av opplysninger Sporbarhet Oppbevaring Sikring God bokføringsskikk

33 33 Regnskapstekniske prinsipper Fullstendighet Alle transaksjoner og regnskapsmessige disposisjoner skal bokføres på en fullstendig måte i regnskapssystemet. Realitet Bokførte opplysninger skal være resultat av faktisk inntrufne hendelser eller regnskapsmessige vurderinger. Nøyaktighet Opplysninger skal bokføres og spesifiseres korrekt og nøyaktig. Ajourhold Lønnskostnader skal bokføres fortløpende etter hvert som disposisjonen oppstår. Dokumentasjon av opplysninger Bokkførte opplysninger skal være dokumentert på en måte som viser deres berettigelse.

34 34 Regnskapstekniske prinsipper Sporbarhet Det skal foreligge toveis kontrollspor mellom dokumentasjon, spesifikasjoner og pliktig regnskapsrapportering. Oppbevaring Dokumentasjon, spesifisasjoner og pliktig regnskapsrapportering skal oppbevares så lenge det er saklig behov for å kontrollere pliktig rapportering. Oppbevaringen skal skje i en form som opprettholder muligheten for å lese materialet Sikring Regnskapsmaterialet skal på en forsvarlig måte sikre mot urettmessig endring, sletting eller tap. God bokføringsskikk Bokføring, spesifikasjon, dokumentasjon og oppbevaring av regnskapsopplysninger skal skje i samsvar med god bokføringsskikk.

35 35 BOKFØRINGS-elementer FAST- og VARIABEL LØNN, Reiser: - bruttolønn, mnd-/timelønn - feriepenger - skatt og avgifter - pensjonspremie, forsikring - fordeler/godgjørelser i arbeidsforhold - reiseregninger - reiseforskudd (- lønnsforskudd / lønnslån) (- refusjoner fra trygden)

36 36 Bokføringsprinsipper - generelt for lønn Lønnsposteringer foretas løpende etter hver lønnskjøring Kjøreplan for lønnsposteringer, se Lønnskostnader består av: Brutto lønn Feriepenger Arb.giv.avgift av bruttolønn Arb.giv.avgift av feriepengeavsetningen Pensjonspremie Arb.giv.avgift av arbeidsgivers pensjonspremie = Total lønnskostnad + Gruppelivspremie (fastlønn)+ Arb.giv.avg. = Naturalytelse Fordringer / Krav består av: Lønnsforskudd og Lønnslån Feilutbetalt lønn krav om tilbakebetaling Gjeld består: Ubetalt forskuddstrekk, - avgifter, -premie, -kontingenttrekk mv., - feriepenger mv.

37 37 Bokføringsprinsipper - brutto fastlønn Bokføres som lønnskostnad - belastes for hele måneden ved hovedlønnskjøring - juni-lønn: verdien antall feriedager opptjent med lønn gir positiv belastning, dvs mindre-belastning denne mnd. - Innberetningspliktig. Lønnsregulering - sentrale justeringsoppgjør etterregulering foretas ved godkjent resultat (dep) - lokale justeringsoppgjør etterregulering foretas ved godkjent NTNU-protokoll

38 38 Bokføringsprinsipper - timelønn, overtid, honorar mv Bokføres som lønnskostnad - belastes løpende i henhold til registrerte lønnsbilag på hovedlønnskjøring (unntak overtid og honorar i tillegg på ekstrakjøring) - Innberetningspliktig. Lønnsregulering - sentrale justeringsoppgjør manuell- og maskinell etterregulering av timelønn - lokale justeringsoppgjør (gjelder normalt fastlønn)

39 39 Bokføringsprinsipper fordeler i arbeidsforhold Naturalytelser i arbeidsforhold, dvs. Avlønning i form av gjenstander og tjenester i stedenfor penger REGNSKAPSPOSTERING - Faktura posteres som kostnad direkte i regnskapssystemet - Oppgavepliktige betalte faktura/refusjoner skal i tillegg registreres i lønnssystemet. LØNNSPOSTERING - Mottatt bilag for registrering av oppgavepliktige godtgjørelser, naturalytelser betalt av NTNU - Fordelsbeløpet posteres til Debet/Kredit (+/-) i Resultatregnskapet - Arbeidsgiveravgift av trekkpliktige ytelser/godtgjørelser beregnes og posteres maskinelt ut fra TT-koden.

40 40 Bokføringsprinsipper feriepenger Feriepengeberegningen er knyttet til periodens lønnskostnad og avsetningen bokføres løpende ved lønnskjøringer i OPPTJENINGSÅRET = (året før ferieåret). Feriepengeutbetalingen posteres ved utbetaling på juni-lønn i FERIEÅRET (= året da den opptjente ferien avvikles), eller ved dokumentert avsluttet arbeidsforhold ved NTNU.

41 41 Bokføringsprinsipper skattetrekk og arbeidsgiveravgift ARBEIDSGIVERAVGIFT beregnes på grunnlag av brutto lønn, andre trekkpliktige godtgjørelser Lønnskostnad i regnskapet - Bokføres etter hver lønnskjøring ARBEIDSGIVERAVGIFT UTLAND beregnes og posteres MANUELT FORSKUDDSTREKK Ingen lønnskostnad kun balanseføring - Innbetaling foretas ved 2-mnd.oppgjør - Innberetningspliktig PÅLEGGSTREKK og BIDRAGSTREKK (Fastlønn) Ingen lønnskostnad kun balanseføring - Innbetaling av påleggstrekk 2-mnd.oppgjør, - bidragstrekk 1-md. oppgjør - Bidragstrekk er innberetingspliktig

42 42 Bokføringsprinsipper pensjonspremie PENSJONSPREMIE Arbeidstakers andel Ingen lønnskostnad kun balanseføring - Trekkes likt over 12 mnd for fastlønte, og variabel lønte trekkes i samsvar med timelønnsregistreringen - Innbetales til SPK hver 2. mnd PENSJONSPREMIE Arbeidsgivers andel Lønnskostnad i regnskapet, - fordeles over 12 mnd - Bokføres etter hver lønnskjøring - Innbetales til SPK hver 2. mnd Gruppelivsforsikring + arbeidsgiveravgift (Fastlønn) - bokføres for hele året på desember-lønn. Yrkeskadeforsikringspremie (Fastlønn) betales av arbeidsgiver og bokføres direkte i regnskapssystemet. (Kostnaden posteres ikke pr. ansatt)

43 43 Bokføringsprinsipper lønnsforskudd / lønnslån (Fastlønn) LØNNSFORSKUDD - Bokføres i balansen: Fordring/Krav Merk ingen postering som lønnskostnad! - Bokføres ved utbetaling, dvs. direktepostering i regnskapssystemet. - Registreres i lønnssystemet og trekkes ved første lønnsutbetaling, og posteres i balansen etter lønnskjøring LØNNSLÅN - Bokføres i balansen som Fordring/Krav - Bokføres når lånet utbetales, dvs. postering direkte i regnskapssystemet. - Månedstrekk registreres i lønnssystemet, og posteres i balansen etter hovedlønnskjøring. - Rentefordel, rentebeløpet bokføres som lønnsfordel (Debet=Kredit) + beregnet arbeidsgiveravgift bokføres som lønnskostnad. (posteringene skjer løpende i låneperioden ved lønnskjøring)

44 44 Bokføringsprinsipper trygderefusjoner REFUSJONSKRAV fremsettes av fakultetene - inntektsposteres når refusjonsmottaket kommer MOTTAK AV REFUSJON - Bokføres som inntekt ved mottak av posteringsfil fra NAV, som viser innvilgede refusjoner. Posteres innen 15. i måneden etter refusjonsperioden. - Lønnstjenesten foretar fordeling av refusjonene i henhold til personens tilhørighet (k.sted-prosjekt-analyse) - Avvik mellom fremsatt krav og refundert beløp avstemmes og følges opp ved fakultetene. (?)

45 45 Bokføringsprinsipper tjenestereiser, tilskuddsreiser Bokføres som driftskostnad - belastes løpende i henhold til registrerte reiseregnings- /oppgjørsbilag på alle lønnskjøringer - Trekkpliktige godtgjørelser omfattes av forskuddstrekk og arbeidsgiveravgift, se posteringsprinsipper ovenfor. - Innberetningspliktig. (Unntak spesielle bestemmelser og dokumentasjonkrav)

46 46 Bokføringsprinsipper reiseforskudd REISEFORSKUDD Bokføres i balansen: Fordring/Krav Merk ingen postering som drifts- / reisekostnad - Bokføres i balansen ved utbetaling, dvs. direktepostering i regnskapssystemet. - Rutine for oppfølging av at det blir levert reiseregning/-oppgjør knyttet til forskuddet. - Reiseforskuddet kravet reverseres når forskuddsbeløpet er fratrukket i reiseoppgjøret.

47 47 KONTOPLAN - Lønnsområdet KONTOPLAN - Art/Kostnadssted/ + forklaringer, se

48 48 Kontobegrepet Bilagene registreres på konti i regnskapet Konti brukes for å samle, gruppere og summere transaksjoner med like egenskaper Beløp bokføres til debet og kredit på konti i regnskapet. Summen av debet og kredit for et bilag skal alltid være 0 Eksempler på konto: Konto 5011 Lønn organiserte stillinger Konto 5021 Lønn ekstrahjelp Konto 7122 Reiseutgifter, adm. formål

49 49 NTNUs Kontoplan - oppbygging Regnskapet: RESULTAT > Kontoklasse 5 - Kostnader for arbeidskraft > Gruppe 50 - Lønn i tilsettingsforhold arbeidsavtaler (Fastlønn) > Gruppe 51 - Honorar, styrer, råd og utvalg > Gruppe 52 - Fordeler i arbeidsforhold > Gruppe 55 (trekkfrie) - Selvstendig næringsdrivende, stipend > Gruppe 58 - Refusjon, omposteringer > Kontoklasse 7 - Andre driftskostnader > Gruppe 71 diett mv - Kostnader og godtgjørelse vedr. reise og Posteringskonti BALANSE Kontoklasse 1 Kontoklasse 2 - (registreringskonti fast- og variabel lønn) - Eiendeler - Gjeld

50 50 Bruk av KONTOPLAN kontoklasse 5 Kontoklasse 5 Kostnader for arbeidskraft - alle posteringer er knyttet til personer - alle forhold som posteres her er normalt innberetningspliktig - alle posteringer i gruppe skjer kun via lønnssystemet

51 51 Posteringskonti for fast månedslønn Gruppe Lønn organiserte stillinger 5021 Lønn ekstrahjelp 5031 Bistillinger 5032 Time-/faglærere 5071 Sykevikarer 5072 Vikarer, fødselspermisjon 5073 Vikarer, forskningspermisjon 5079 Andre vikarer

52 52 Posteringskonti mest brukte for variabel lønn Gruppe Lønn ekstrahjelp 5022 Eksamensinspektører 5024 Feltarbeidere 5032 Time-/faglærere 5033 Veiledere 5051 Lønn renholdspersonale 5056 Overtid renholdspersonale 5058 Vikarer renholdspersonale 5059 Andre tillegg renholdspersonale 5061 Valgte verv, styrer, råd, utvalg 5081 Overtid 5091 Andre tillegg 5092 Felt-/øvingstillegg

53 53 Posteringskonti fastlønn Gruppe Avsatte feriepenger Gruppe 52 -Fordeler i arbeidsforhold (jfr.arbeidsavtalen) 522x Elektroniske kommunikasjonstjenester (Tjenestetelfon, bredbånd mv) 5231 Fri avis 5241 Fri losji og bolig 5251 Rentefordel 5261 Gruppelivsforsikring 5271 Fritt arbeidstøy 5291 Andre fordeler i arbeidsforhold (5299 Motpost ved postering av fordeler)

54 54 Posteringskonti både fast og variabel lønn Gruppe Honorar, styre, råd og utvalg 5122 Sensurhonorar - uspesifisert 5123 Sensurhonorar lavere grad 5124 Sensurhonorar høyere grad 5125 Sensurhonorar dr.grad 5132 Bedømmelse - stillinger Undervisningshonorar 5152 Stipend, trekkpliktige 5161 Andre godtgjørelser 5193 Avsatte feriepenger (maskinell postering)

55 55 Posteringskonti både fast og variabel lønn Gruppe 52 -Fordeler i arbeidsforhold (jfr.arbeidsavtalen) 522x Elektroniske kommunikasjonstjenester (Tjenestetelfon, bredbånd mv) 5231 Fri avis 5241 Fri losji og bolig 5251 Rentefordel Gruppelivsforsikring 5271 Fritt arbeidstøy 5291 Andre fordeler i arbeidsforhold (5299 Motpost ved postering av fordeler)

56 56 Posteringskonti lønn Gruppe 54 Arbeidsgiveravgift og pensjonskostnader 5411 Avsatt arbeidsgiveravgift av godtgjørelser 5412 Avsatt arbeidsgiveravgift utland 5414 Avsatt arbeidsgiveravgift av feriepenger 5421 Avsatt pensjonsinnskudd, arbeidsgivers andel

57 57 Posteringskonti lønn Gruppe 55 Selvstendig næringsdrivenede, avgiftsfrie stipend mv. (Trekkfrie) 5512 Selvstendig næringsdrivende 5513 Sensurhonorar selvst. næringsdrivende 5514 Bedømmelse selvst. næringsdrivende v/tilsettinger 5561 Stipender, trekkfrie 5592 Andre oppgavepliktige trekkfrie utbetalinger Gruppe 58 58xx Refusjoner 5899 Ompostering av lønn

58 58 Bruk av KONTOPLAN kontoklasse 7 Kontoklasse 7 Kostnader og godtgjørelse vedr reise og diett og lignende - posteringer som registreres via lønnssystemet er alltid knyttet til person-opplysninger - innberetningspliktige posteringer skal alltid registreres via lønnssystemet, gjelder både trekkpliktig og trekkfrie godtgjørelser. - trekkpliktige godtgjøringer/-posteringer skal alltid registreres via lønnssystemet.

59 59 Posteringskonti reisekostnader, tilskuddsreiser, flytting mv. Gruppe Reiseutgifter, undervisning/faglig 7113 Reiseutgifter med fradrag for mva, faglig formål 7122 Reiseutgifter, adm. formål 7123 Reiseutgifter med fradrag for mva. adm formål 7132 Reiseutgifter, sensur og eksamen 7133 Reiseutgifter, bedømmelse ved tilsetting 7141 Tilskuddsreiser, studenter 7151 Tilskudd, vitenskap./faglige reiser 7152 Tilskudd, forskningstermin 7153 Tilskuddsreiser, andre 7161 Flyttegodtgjørelse 7199 Andre godtgjørelser, kostnader i forbindelse med reise

60 60

61 61 Lønnsposteringer - variabel lønn og reise Eksempel Bokføring

62 62 Bokføringseksempel Ordinær lønnspostering pr person

63 63 Ompostering og korrigering, rutiner

64 64 Bokføringsloven - retting av opplysninger, posteringer Er det tillatt å endre, slette og/eller rette bokførte opplysninger? Hovedregelen er at bokførte opplysninger ikke skal slettes eller endres Retting av bokførte opplysninger foretas ved at den opprinnelige posteringen reverseres fullstendig og ny postering gjennomføres NTNU gjør dette i form av omposteringer. NB husk krysshenvisning mellom opprinnelig bilag og omposteringsbilag

65 65 Ompostering av lønn, reise Hva kan omposteres, og hvordan: Det er kun inneværende år som kan omposteres. Ompostering som gjelder endringer i allerede bokførte posteringer, må utføres manuelt og vurderes i hvilket system posteringen skal registreres. Ompostering knyttet til intern fordeling av lønnskostnader, må utføres manuelt. Ekstern finansierte prosjekt kan ompostering foretas for foregående år, dette må skje manuelt ved direkte bokføring i regnskapssystemet. Må kontakte Lønnstjenesten hvis endringer omfatter: - Ompostering som gjelder forrige år. - Ompostering knyttet til kostnadsfordeling mv. - Korrigering av TT-kode, - innberetningsendring - Ompostering knyttet til overgang fra/til annen statlig etat

66 66 Ompostering av lønn, reise Hva gjelder omposteringen? Velg riktig metode: 1. Feil belastningssted (kostnadssted, prosjekt eller analyse), - men riktig art/konto. Bruk skjema: Ompostering-lønn (endring i belastningsted Feil art/konto, - men riktig belastningssted, eller feil både ved art/konto og belastningssted. Bruk skjema: Ompostering av variabel lønn/reiseregninger 3. Feil TT-kode Bruk skjema: Ompostering av variabel lønn/reiseregninger Se veiledning her;

67 67 Ompostering - rutiner Omposteringsbilaget fylles ut og vedlegges dokumentasjon av opprinnelig postering, samt begrunnelse for hva omposteringen gjelder. NB! BRUK ET OMPOSTERINGSSKJEMA FOR HVERT POSTERT BILAG!

68 68 Eksempel: Ompostering - Feil art, TT-kode

69 69 Eksempel Ompostering - Feil belastningssted (Ta ut Discoverer-rapport som vedlegg.)

70 70 Discoverer-rapport dokumentasjon for ompostering Bruk av Discoverer-verktøy, se Pålogging avklares med enhetens økonomiansvarlig. Ved tilgangskode/passord: - Åpne arbeidsbok, velg Database - Velg arbeidsbok / rapport: 1. Lønnsposteringer_person 2. Posteringsjournal_lønn

71 71 Discoverer-rapporter Discoverer er rapportbasen til økonomisystemet. Web-versjon fra 1. halvår 2007? Må installeres av lokal IT-kontakt Passord er NT03NU

72 72 Eksempel på Discoverer-rapport Lønnsposteringer_person Posteringsjournal_lønn

73 73 Feilutbetaling / For mye utbetalt lønn Årsaken til feilutbetalingen må dokumenteres. Ulike prosedyrer for - retting, - tilbakebetaling, - oppfølging. Merk! Bokføringsrutinene for oppretting av feil er meget kompliserte for lønnsområdet, og Lønnstjenesten må derfor kontaktes!

74 74

75 75 RAPPORTERING, ÅRSAVSLUTNING, ÅRSREGNSKAPET - lønnsrelatert

76 76 Rapportering til eksterne Pliktig rapportering til offentlige: - årsregnskap (resultat og balanse) - terminoppgaver for skattetrekk - terminoppgaver for arbeidsgiveravgift - lønns- og trekkoppgaver - årsoppgave over arbeidsgiveravgift og kontrolloppstilling over bokførte og innberettede lønns- og trekkbeløp. NTNUs instruks for økonomiforvaltningen: Regnskapsføringen er grunnlaget for økonomisk rapportering.

77 77 Årsavslutning periodisering av lønnsposteringer Postering av: - Påløpte kostnader, som ennå ikke er bokført, dvs. arbeid/reise som er utført i aktuelle regnskapsåret men utbetales etter Husk at ÅRSOVERGANGEN til nytt ÅR starter medio DESEMBER!!

78 78 Årsregnskapet lønnsrelaterte poster RESULTAT Sum Lønnskostnader (dette år) (forrige år) Andre driftskostnader (dette år) (forrige år) BALANSE Eiendeler: - utestående fordringer, eks forskuddsbetalinger, lønnslån mv. Gjeld: - skyldig skattetrekk (6.termin) - skyldig arbeidsgiveravgift (6. termin) - skyldige offentlige trekk (des.) - avsatte feriepenger NOTER Spesifiserer detaljer i hovedpostene, eksempel: Lønnskostnader = Lønninger Feriepenger Arbeidsgiveravgift Pensjonskostnader Sykepenger og andre refusjoner Andre ytelser.

79 79 NTNU Regnskap for 2006

80 80 NTNU Regnskap 2006-noter

81 81 Dokumentasjon, kontroll og sikkerhet Oppbevaring av bilag, arkivering

82 82 Kvalitet i regnskapet Betingelser for at regnskapet anses pålitelig, er at det tilfredsstiller visse KVALITETSKRAV: - Informasjon må være FULLSTENDIG - De bokførte transaksjonene må være GYLDIG - Balansepostene må EKSISTERE og KORREKT VERDSATT - Inntekter og Kostnader må være riktig målt. - Både resultatpostene og balansepostene må være RETT PRESENTERT og KLASSIFISERT, (- kontogruppe 5 og 7) + (klasse 1 og 2) God intern kontroll er viktig for å sikre tilstrekkelig kvalitet i regnskapet

83 83 Konsekvenser ved feil - Svakheter / feil i en eller flere av de regnskapstekniske prinsippene medfører risiko for feil i sluttproduktet Eventuelle feil i regnskapet vil gi feil informasjon til brukerne, og kan medføre bl.a: Feil beslutninger i ledelsen Feil i utbetaling av lønn og refusjoner Feil i rapportering og betaling av skatter og avgifter til myndighetene Skatte- og avgiftskrav fra myndighetene

84 84 Risikomoment for - lønnsposteringer - lønnsbilag ikke blir kontrollert og godkjent av bemyndiget person - fiktive lønnsbilag blir utstedt, og registrert - fiktive lønnstransaksjoner blir bokført som lønnskostnader - feilregistrering av personer/-lønn/-betingelser,(eks dato, antall, sats) - transaksjoner bokføres i feil periode, herunder forskyvning av lønnsutbetaling - gjeldende lover og regler for regnskapsføring ikke blir fulgt - manglende tiltak for faglig oppdatering Kompetansen vil påvirke risikoen for en/flere feil i lønnsbehandling og regnskapsrapporteringen.

85 85 Oppbevaring, arkivering - lønnbilag Lønnsbilag, variabel lønn Reiseregninger Skattekort Rapporter, lønns- og trekkoppgaver mv. Oppbevaringsmedium: (Bokføringsloven) Papir eller elektronisk fra første dag Oppbevaringstid: (Bokføringsloven) - 10 år for primærdokumentasjon og 3,5 år for sekundærdokumentasjon

86 86 Bokettersyn Hva er det? Hvem utfører det? Problemstillinger under ettersyn Rettigheter og plikter Økonomiske konsekvenser

87 87 Oppsummering og avslutning Har vi lært noe? FLERE SPØRSMÅL? KURSBEVIS vil bli utstedt