Protokoll FRA: MØTESTED: MØTEDATO: Møterommet, 6.etg. Fra kl.: Til kl.:

Transkript

1 Protokoll FRA: MØTESTED: MØTEDATO: KONTROLLUTVALGET Narvik rådhus, Møterommet, 6.etg Fra sak: Til sak: 01/ /2011 Fra kl.: Til kl.: Følgende medlemmer møtte: Per Henrik Mørk Per Storlien Anbalagan Ratnasingam Tone Viklem Olsen Reidar Stensland (Vara for Anne Rabaas Hagesæther) IKKE MØTT /IKKE MELDT FORFALL: Ingen MELDT FORFALL Anne Rabaas Hagesæther FRA ADMINISTRASJONEN MØTTE: Fra areal og byggesak møtte: Rune Hjallar Anne Elisabeth Evensen Fra sekretariatet møtte: Espen Lund Håvard Nystad ANDRE: Fra KomRev Nord møtte: Ingen 5 av 5 medlemmer møtte. Kontrollutvalget var beslutningsdyktig. Per Henrik Mørk ble valgt til å lede møtet.

2 Sak 01/11 Godkjenning av protokoll fra møte den 2. desember Protokoll fra kontrollutvalgsmøte 2. desember 2010 ble gjennomgått. Det ble etter gjennomgangen av protokollen fattet slikt Protokoll fra møte i Narvik kontrollutvalg den 2. desember 2010 godkjennes.. Sak 02/11 Saksbehandling av Teknisk etat Rune Hjallar og Anne Elisabeth Evensen areal og byggesak var tilstede i møtet og orienterte kontrollutvalget om årsaker til lang saksbehandlingstid og svartid. Areal og byggesak har mange saker som ikke er ferdig behandlet og de har vært nødt å foreta prioritering. De har valgt å prioritere næringslivet og de viktigste sakene. I tillegg har de prioritert de private sakene som har hatt størst omfang og vært vurdert som viktigst. Det kan være mange privatpersoner som opplever lang saksbehandlingstid på mindre saker som er blitt nedprioritert. De har hatt oppe til vurdering å sende ut et standardbrev med orientering om at brev er mottatt og hva som er lovkrav på behandling og svartid. Av hensyn til offentligheten er det vurdert som lite hensiktsmessig å sende ut et slikt brev, da lovpålagt svarfrist anses å være for lang tid og at man ikke ønsker at innbyggerne skal oppfatte dette som normal svartid. Kommunen bestreber seg på å ha kortere svartid enn det som er lovpålagt. I følge Areal og byggesak er det tre hovedårsaker til at saksbehandlingen har tatt lang tid: I 2009 og 2010 kom det en ny todelt plan- og bygningslov som har gjort at avdelingen har fått merarbeid som har forsinket saksbehandling og svartid i kommunen. Det har vært nedbemanning på avdelingen og de har i dag 3,5 årsverk mindre enn det de har hatt tidligere. De nye reglene for eiendomsskatt har i 2010 gitt avdelingen betydelig merarbeid. De har vært nødt til å omdisponere personer for å foreta vurdering av alle eiendommer. Taksering av eiendommene som utgjør ca bygg var ferdig i mars og det var også et betydelig etterarbeid rundt dette. Etter at Hjallar og Evensen hadde forlatt møtet fattet kontrollutvalget slikt VEDTAK Orienteringen tas til etteretning Sekretariatet tar kontakt med administrasjonen og får bekreftelse/ dokumentasjon på at teknisk etat ikke skal sende ut standardbrev. Protokoll kontrollutvalgsmøte Narvik 10_02_11 sak 01/11 04/11 Side 2 av 5

3 Sak 03/11 Vurdering av nytt forvaltningsprosjekt Plan for forvaltningsrevisjon ble gjennomgått og kontrollutvalget vurderte igangsettelse av et nytt forvaltningsprosjekt. Forrige gang kontrollutvalget valgte forvaltningsprosjekt ble det vurdert å igangsette et forvaltningsprosjekt om kommunens finansreglement. Den gang var et nytt reglement under utarbeidelse og det ble da besluttet at kontrollutvalget avventer til det nye reglementet er ferdig. Det nye finansreglementet til kommunen er nå ferdig, men kontrollutvalget var enige i at man avventer med å lage et forvaltningsprosjekt på dette til det nye reglementet har fått virke en stund. Etter å ha vurdert de andre prosjektene i planen var det to prosjekter kontrollutvalget kunne tenke seg å igangsette. Dette var evaluering av omorganiseringer/ nedbemanninger og leasing av biler. Ved avstemming stemte to av fem for prosjektet om evaluering av omorganisering/ nedbemanning. Tre av fem stemte for prosjektet om leasing av biler På bakgrunn av avstemmingen fattet kontrollutvalget følgende VEDTAK Forvaltningsprosjektet leasing av biler settes i bestilling. Sak 04/11 Eventuelt/orienteringssaker. - Status i kommunens håndtering av Terra-saken. Sekretariatet orienterte om tilbakemelding fra enhetsleder på økonomi om status i bystyrets vedtak i sak 166/ 08. Sekretariatet har fått tilsendt saksdokumenter rundt vedtak og oppfølging i Terrasaken. I tillegg er det mottatt nytt reglement for Narvik kommunes finansforvaltning og administrative rutiner for finansforvaltningen. Alle dokumentene ble delt ut til kontrollutvalget for gjennomlesning slik at dette kan behandles som en egen sak i neste kontrollutvalgsmøte. Det ble stilt spørsmål om hvem som har utarbeidet finansreglementet, om dette er kvalitetssikret og om det finnes noen uttalelse på kvalitetssikringen. Kontrollutvalget ønsket at dette ble undersøkt til neste møte. Kontrollutvalget ønsket også å invitere ordfører til neste møte og be om en orientering om siste utspill i Terrasaken og en generell orientering. Etter en grundig diskusjon fattet kontrollutvalget følgende Protokoll kontrollutvalgsmøte Narvik 10_02_11 sak 01/11 04/11 Side 3 av 5

4 Terrasaken behandles som en egen sak i neste møte Sekretariatet undersøker hvem som har utarbeidet finansreglementet og om dette er kvalitetssikret av ekstern part som ikke tilbyr andre tjenester til kommunen. Ordfører inviteres til neste møte for å gi en orientering om Terrasaken. - Fradeling av hyttetomter på Bjørnfjell. Per Henrik Mørk tok opp saken om festekontrakter på Bjørnfjell som ble tatt opp under eventuelt i forrige møte. Per Henrik har sendt henvendelse til rådmann om å få opplysning om saksnummer på denne saken hos Narvik kommune. Det er ikke kommet noe svar enda fra rådmann, og det ble stilt spørsmål til Rune Hjallar og Anne Elisabeth Evensen om de kjente til denne saken. Saken er kjent og det dreier seg om en gammel hytte på ca. 100 m 2 på Bjørnfjell som besto av fire seksjoner på rundt 25 m 2. Det ble her gjort en reguleringsendring hvor det ble gitt tre erstatningstomter for å bygge nye hytter på og det opprinnelige festet ble beholdt av den fjerde eier. Den gamle hytten er ikke revet og det er noen som føler seg lurt i denne prosessen. I følge areal og byggesak er det ikke noe de kan gjøre i denne saken, men at dette dreier seg om en privatrettslig sak. Kontrollutvalget ønsket mer opplysninger om saken og ønsker at dette blir tatt opp som en egen sak i neste møte med gjennomgang av saksdokumentene i forbindelse med reguleringsendringen. Etter å ha drøftet innholdet i saken fattet kontrollutvalget følgende Sekretariatet innhenter saksdokumentene for reguleringsendringen og behandler dette som en egen sak i neste møte. - Drift av brukerhuset Per Henrik Mørk orienterte kontrollutvalget om at SV har sendt brev til Narvik kommune om reduksjon i åpningstiden for brukerhuset. I brevet fremkommer det at bystyret vedtok 16. desember 2010 at driften av brukerhuset skal være uforandret inntil rådmannen fremmer forslag til politisk behandling omkring brukerhusets fremtid. På bakgrunn av innholdet i brevet fattet kontrollutvalget følgende Kontrollutvalget ber administrasjonen om tilbakemelding på om de anser at bystyrets vedtak av 16. desember er oppfylt. Protokoll kontrollutvalgsmøte Narvik 10_02_11 sak 01/11 04/11 Side 4 av 5

5 - Status på behandling av forvaltningsprosjekt offentlige anskaffelser. Det ble stilt spørsmål om rapporten fra forvaltningsprosjektet offentlige anskaffelser er behandlet av bystyret. Ingen av kontrollutvalgets medlemmer eller sekretariatet hadde noen kjennskap til at denne har vært oppe til behandling. På bakgrunn av dette ble det fattet følgende Sekretariatet følger opp behandling og status for forvaltningsrapporten Offentlige anskaffelser. Møte ble deretter hevet kl Narvik, 11. februar 2011 Per Henrik Mørk Nestleder kontrollutvalget i Narvik Protokoll kontrollutvalgsmøte Narvik 10_02_11 sak 01/11 04/11 Side 5 av 5