KontrollutvalgetiEvenes kommune

Transkript

1 KontrollutvalgetiEvenes kommune Innkallingtil kontrollutvalgsmøtetorsdag 5. juni 2014 kl ved Evenes rådhus. Sakskart Sak 01/14 Godkjenningav protokoll fra kontrollutvalgsmøte den 3. desember 2013 Sak 02/14 Oppfølgingregnskap Evenes kommunefor Sak 03/14 Forvaltningsrevisjonsprosjekt -Sykefravær. Sak 04/14 Eventuelt/orienteringssaker Spørsmål ogmelding om forfall kan rettestil sekretariatet på mail ellertelefon / Evenes, 27. mai 2014 Åse Elvemo Kontrollutvalgetsleder Narvik, 27. mai 2014 Hålogaland Revisjon AS Espen Lund Kontrollutvalgssekretariatet

2 EvenesKommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 01/14 Sakstittel: Godkjenning av protokollfra kontrollutvalgsmøte den3.desember 2013 Saksopplysninger: Gjennomgangav protokoll fraforrige kontrollutvalgsmøte. Vedlegg: Protokoll fra møtet 3. desember2013

3 KontrollutvalgetiEvenes Protokoll FRA: MØTESTED: MØTEDATO: KONTROLLUTVALGET Evenesrådhus 3. desember 2013 Fra sak: Til sak: 5/2013 9/2013 Frakl.: Til kl.: 15:00 16:30 Følgende medlemmer møtte: Åse Elvemo (leder) LeifJørgenJakobsen AinaHeimdal Rolf Moholt IKKE MØTT /IKKE MELDT FORFALL: Ragnar Fronth MELDTFORFALL: FRAADMINISTRASJONENMØTTE: Espen Lund,Hålogaland Revisjon AS,møttefra sekretariatet ANDRE: Ingen 4av 5 medlemmermøtte.kontrollutvalget var beslutningsdyktig. Saksliste oginnkallingenstemmiggodkjent etter endring av saksrekkefølgetil at alle saker flytteset nummer fremover, slikat sakslisten starter med sak nr. 05/13 og avsluttesmed sak nr. 09/13. Sak 05/13 Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgsmøteden 20. mars 2013 Protokoll fraforrigemøte ble gjennomgått ogetteren korreksjonav deltakere ble det fattet slikt VEDTAK: Protokoll frakontrollutvalgsmøte den 20. mars2013 godkjennes. Enstemmigvedtak. Sak 06/13 Oppfølgingregnskap Eveneskommune 2013 Det følger avforskrift til kommuneloven at kommunen er pliktigtil å utarbeideregnskap forkommunens virksomhet innen Årsregnskapet skal væreavlagtinnen 15. februar iåret etter regnskapsåret. Regnskapet for.doc

4 KontrollutvalgetiEvenes Evenes kommunefor 2012er fremdelesikke avlagt forbehandlingi kontrollutvalget den 6. desember Med bakgrunn i de diskusjoner som fulgte fattetkontrollutvalget følgende VEDTAK: Kontrollutvalget ser meget alvorligpåat kommunenetter gjentatte purringer fra så vel revisjon somfra kontrollutvalget ikke klarer å avleggeet regnskap innenfor frister somgjør detmuligfor kommunestyret å brukeregnskapet som et beslutningsgrunnlag.pådennebakgrunn ser kontrollutvalget seg nødt til å fremme oppfølgingav regnskapsavleggelsen i Evenes kommune som egen sakfor kommunestyret med slik INNSTILLING: Kommunestyret i Evenes ber administrasjonen om en redegjørelsefor hvorfor regnskapet for 2012 er avlagt så sent at det ikke har latt seg gjøre for kommunestyret å behandledetteinnen utgangenav Videre ber kommunestyret om en tidfestet planfor hvilketiltak administrasjonen vil iverksettefor å sikrerettidig regnskapsavleggelse forfremtidigeregnskap. Slik plan skalfremlegges kommunestyret senest innen utgangen av januar Kopi av plan oversendes kontrollutvalget Administrasjonen bes om snarest,ogfor fremtiden innen rimeligtid, om å besvare de henvendelser som er kommet og kommer fra revisjonen.. Enstemmigvedtak. Sak 07/13 Orienteringomkommunens situasjon etterlandsomfattende serviceundersøkelse. Kontrollutvalget gjennomgikk notat fraog sekretariatet refererte telefonsamtalemed rådmann. Saken var oppe som orienteringssak. Med bakgrunn gjennomgangen,fattet kontrollutvalget følgende VEDTAK: Presentasjonentastil orientering. Enstemmigvedtak. Sak 08/13 Orienteringomforvaltningsrevisjonsprosjekt Sykefravær. Sekretariatet gaen orientering om statusi saken,hvorpå kontrollutvalget fattet følgende VEDTAK: Presentasjonentastil orientering..doc

5 KontrollutvalgetiEvenes Sak 09/13 Eventuelt/orienteringssaker Sekretariatet lafrem dokumentasjon mottatt frak-sekretariatetmed henvendelse om Evenes kommune ønsker å delta iet felles forvaltningsrevisjonsprosjekt for gjennomgangav Hålogaland Ressursselskap IKS med tanke på selskapets håndteringav selvkostproblematikk. Med bakgrunn i sekretariatets orienteringog den fremlagte dokumentasjonenfattet kontrollutvalget følgende VEDTAK: Orienteringen tas tiletterretningog kontrollutvalgetinnstiller overfor kommunestyret som følger: INNSTILLING: EvenesKommune vil deltai den planlagte forvaltningsrevisjonenav HålogalandRessursselskap. Andel kostnader dekkes lik Evenes kommunesandelihrs IKS Enstemmigvedtak. Møtet bleetter dette hevet. Evenes, 20. mars 2013 Åse Elvemo Leder i Evenes kontrollutvalg.doc

6 EvenesKommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 2/14 Sakstittel: Oppfølgingregnskap Evenes kommune Saksopplysninger Detfølger avforskrift til kommuneloven at kommunen er pliktigtil å utarbeideregnskapfor kommunens virksomhet innen Årsregnskapet skal væreavlagt innen 15. februar iåretetter regnskapsåret. Regnskapetfor Evenes kommunefor 2012 medrevisjonsberetninger fremdeles ikke klar forbehandlingi kontrollutvalget. Vedlegg: Revisjonsbrev nr. 3 frakomrev NORD IKS (sendt ut tidligere) Saksutredningtil kommunestyretiforbindelsemed oversendelseavku-sak 05_13 Kopi av utskrift fraprotokoll fra kommunestyret PS 57/2013

7

8

9 Til Eveneskommunestyre Fra kontrollutvalget Saksfremlegg Av kommunelovens 48, nr. 1fremkommer at Kommunerog fylkeskommunerskal for hvert kalenderår utarbeide årsregnskap og årsberetning. Viderefølger det av Forskrift om årsregnskap og årsberetning(for kommunerog fylkeskommuner), 10at Årsregnskapet skal være avlagt innen 15.februariåret etter regnskapsåret (2.ledd) og (å)rsberetningen skalavgis uten ugrunnet opphold,og senestinnen 31. mars (3.ledd,2.pkt.) Av 1. ledd iregnskapsforskriften følger at (å)rsregnskapet og årsberetningen skal vedtas av kommunestyret ogfylkestinget selvsenest seksmåneder etterregnskapsårets slutt. Det vises til vedlagtenegativerevisjonsberetningfrakomrev NORD IKS. Kommunen hariflere år hatt planerom å revidere rutinehåndboken.dettearbeidet erifølge det revisjonener kjent med,ikkestartet. Revisjonen vedkomrevnord IKS har tidligere vurdert kommunens rutiner rundt utbetalingavfaktura ogkontroll av lønnsutgifterogtatt opp detteibrevtil rådmannen.danyekontroller viserat detikkeer gjort endringeriinterne rutiner ogarbeidsdeling, er detteihenholdtilforskrift om revisjon påpekt skriftligtil kontrollutvalget. Det vises til vedlagtebrev nr 3fra KomRevNORD IKS. Med bakgrunniovenståendevil kontrollutvalget rettefølgendeinnstillingom vedtak til kommunestyret. INNSTILLING Kommunestyret ievenesber administrasjonen omen redegjørelsefor hvorfor regnskapetfor 2012 ennå ikkeeravlagt snart6månederetterfrist forbehandlingikommunestyret. Videreberkommunestyret omen tidfestet planfor hvilke tiltak administrasjonen viliverksette for å sikrerettidigregnskapsavleggelseforfremtidigeregnskap. Slikplan skal fremlegges kommunestyret senest innen utgangen avjanuar Kopi av plan oversendes kontrollutvalget Administrasjonen besomsnarest,ogfor fremtiden innen rimeligtid,om å besvarede henvendelsersomerkommet ogkommerfrarevisjonen. Evenes,den 6.desember 2013 ÅseElvemo Leder kontrollutvalget ievenes

10

11

12

13

14

15

16

17 EvenesKommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 03/14 Sakstittel: Forvaltningsrevisjonsprosjekt -Sykefravær. Saksopplysninger Sekretariatet orienterer. Vedlegg: Ingen

18 EvenesKommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 04/13 Sakstittel: Eventuelt/orienteringssaker Saksopplysninger Uavhengighetserklæring oppdragsansvarlig revisor Revisjon skal tilenhvertid overholde krav til uavhengighet oggir årligen orientering om dettetil kontrollutvalgene. Vedlegg: Vurderingav oppdragsansvarligrevisors uavhengighet iforhold til Evenes kommune. Forvaltningsrevisjonsprosjekt HRS K-sekretariatet Kontrollutvalget i Evenes har mottatt en henvendelsefra K-sekretariatet med henvendelse om Evenes kommune ønsker å delta iet felles forvaltningsrevisjonsprosjektfor gjennomgangav HålogalandRessursselskap IKS medtanke på selskapets håndteringav selvkostproblematikk. Spørsmålet ble behandlet iku-møte 3. desember 2013 og oversendt kommunestyret for behandling. Saken ble behandlet i kommunestyremøteden 17. desember Saken ble utsatt av kommunestyret ved vedtaki sak PS 57/2013med krav omat kostnadsoverslagmåtte foreliggefør saken fremmes på nytt. Vedlegg: Saksutredningtil kommunestyret iforbindelsemed oversendelseav KU-sak 08_13 Kopi av utskrift fraprotokoll fra kommunestyret PS 57/2013

19 Til Eveneskommunestyre Fra kontrollutvalget Saksfremlegg Av kommunelovens 77, nr. 4fremkommer at Kontrollutvalget skal påseatkommunens ellerfylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggendemåte.kontrollutvalget skal videre påseat det føres kontroll med at den økonomiskeforvaltning foregår isamsvar med gjeldendebestemmelser og vedtak,og at det blirgjennomført systematiske vurderingerav økonomi,produktivitet,måloppnåelseog virkningerut frakommunestyrets ellerfylkestingetsvedtakogforutsetninger (forvaltningsrevisjon). Forvaltningsrevisjonersystematiskevurderinger av økonomi, produktivitet,måloppnåelseog virkninger ut frakommunestyretsvedtakogforutsetninger Detteinnebærer et ansvar foratfølgendeoppgaver utføres: regnskapsrevisjon forvaltningsrevisjon selskapskontroll Kontrollutvalget harfor perioden utarbeidet plan for forvaltningsrevisjon. Planene er forelagt kommunestyret oggodkjent. Gjennomføringav forvaltningsrevisjonsprosjekterforetasderetter etter kommunestyrets,evt. delegert til kontrollutvalget,prioriteringer ut fra aktualitet og økonomi. Av vedtakikommunestyret heterdet at «Eventuell gjennomføring av nyeprosjekter skal fremlegges forkommunestyret forbehandling.» Det vises til vedlagtehenvendelsefrak-sekretariatet om vedtakiharstad kommunes kontrollutvalghvor alle eierkommuneneihålogaland Ressursselskap IKS besvurdere å delta iet forvaltningsrevisjonsprosjekt for å gjennomgå selskapets rutiner forrapporteringav selvkost. Kontrollutvalget behandlet henvendelsenfra K-sekretariatet imøteden 3.desemberogvil med dette rettefølgendeinnstillingtil kommunestyret: INNSTILLING: EvenesKommune vil delta iden planlagteforvaltningsrevisjonen av Hålogaland Ressursselskap. Andel kostnader dekkes likevenes kommunes andel ihrs IKS Evenes,den 6.desember 2013 ÅseElvemo Leder kontrollutvalget ievenes

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31

32

33

34

35

36

37

38

39

40

41

42

43

44

45

46

47

48

49

50

51

52

53

54

55

56

57

58

59

60

61

62

63

64

65