Kontrollutvalget i Tjeldsund kommune

Transkript

1 Kontrollutvalget i Tjeldsund kommune Innkalling til kontrollutvalgsmøte torsdag, 24. april 2008, kl ved rådhuset i Hol i Tjeldsund. Sakskart Sak 05/08 Protokoll fra kontrollutvalgsmøte 12. februar Sak 06/08 Arbeid med plan for forvaltningsrevisjon. Sak 07/08 Arbeid med plan for selskapskontroller. Sak 08/08 Regnskap for Tjeldsund kommune for 2007 negativ revisjonsberetning. Sak 09/08 Eventuelt/orienteringssaker Spørsmål og melding om forfall kan rettes til sekretariatet på mail el@halogalandrevisjon.no eller telefon / Tjeldsund, 18. april 2008 Jostein Lunde Kontrollutvalgets leder Narvik, 18. april 2008 Hålogaland Revisjon AS Espen Lund Kontrollutvalgssekretariatet

2 Kontrollutvalgssak 05/08

3 Protokoll FRA: MØTESTED: MØTEDATO: KONTROLLUTVALGET Tjeldsund rådhus, Formannskassalen 24. jan Fra sak: Til sak: 01/ /2008 Fra kl.: Til kl.: Følgende medlemmer møtte: Jostein Lunde (leder) Kirsti Vinje Ann Krin Hoff IKKE MØTT /IKKE MELDT FORFALL: Ingen MELDT FORFALL: Ingen FRA ADMINISTRASJONEN MØTTE: Geir Halvorsen, rådmann Fra sekretariatet møtte: Espen Lund ANDRE: Fra KomRev Nord møtte Jan Egil Dørum 3 av 3 medlemmer møtte. Kontrollutvalget var beslutningsdyktig. Saksliste og innkalling enstemmig godkjent. Sak 01/08 Konstituerende kontrollutvalgsmøte for kontrollutvalgsperioden Leder for utvalget ønsket medlemmene og rådmann velkommen. Utvalget fattet etter dette følgende VEDTAK: Kontrollutvalget i Tjeldsund for perioden 2007 til 2011 anses med dette som konstituert. Enstemmig vedtak.

4 Kontrollutvalget i Narvik Sak 02/08 Fastsetting av møteplan 1. halvår 2008 og kontrollutvalgets arbeidsform, herunder håndtering av habilitetsproblematikk. Møteplan og hyppighet ble kort diskutert, samt distribuering av møteinnkalling og protokoller. Det ble fremholdt at møteplan ville måtte være indikativ og at det kan bli behov for endringer. Kontrollutvalget fattet så slikt VEDTAK: Torsdag 24. april 2008 Torsdag 29. mai 2008 Torsdag 28. august 2008 Torsdag 30. oktober 2008 I utgangspunktet starter alle møtene kl møtedagen. Enstemmig vedtak. Sak 03/08 Gjennomgang av kontrollutvalgets oppgaver i hht. lov og forskrift. Sekretariatet redegjorde for kommunelovens bestemmelser og tilhørende forskrifter med bakgrunn i utsendte dokumenter, og la særlig vekt på de lovog forskriftsbestemte kravene til forvaltningsrevisjon og selskapskontroller. Revisjonen orienterte kort om at KomRev NORD har egen avdeling for forvaltningsrevisjon og at det ligger en pott innbakt i budsjettet for kommunen til forvaltningsrevisjonsprosjekter. Rådmannen orienterte kort om hvordan administrasjonens oppfatning av samarbeidet med kontrollutvalget hadde vært i forrige periode og kom med konstruktive innspill til kommende periodes medlemmer. Etter dette diskuterte kontrollutvalgets medlemmer forholdet til enkeltmedlemmers taushetsplikt i forhold til kontrollutvalgets krav til offentlighet med utgangspunkt i sekretariatets notat om forholdet. Diskusjonen ført frem til følgende VEDTAK: Kontrollutvalget tar orienteringene til etterretning. Sekretariatet får i oppgave å fremskaffe eller utarbeide formular for taushetserklæring tilpasset bruk for kontrollutvalgets medlemmer. Enstemmig vedtak. Protokoll Kontrollutvalgsmøte Tjeldsund docx, sak 01/08 04/08 Side 2 av 3

5 Kontrollutvalget i Narvik Sak 04/08 Eventuelt/orienteringssaker - Brev av fra KomRev NORD om oppdragsansvarlig revisors uavhengighet - Brev av fra KomRev NORD om årsoppgjøret 2007 frister og formalia Sekretariatet refererte brevene fra KomRev Nord. Sekretariatet orienterte om mulig kurs for kontrollutvalgsmedlemmene i Ofotsamvirkets kontrollutvalg. Kontrollutvalget fattet etter dette følgende VEDTAK: 1. Brevene fra KomRev NORD tas til orientering. 2. Sekretariatet jobber videre med arrangering av kurs for kontrollutvalgene i Ofotsamvirke. Enstemmig vedtak. Tjeldsund, 17. mars 2008 Jostein Lunde Leder kontrollutvalget i Tjeldsund Protokoll Kontrollutvalgsmøte Tjeldsund docx, sak 01/08 04/08 Side 3 av 3

6 Kontrollutvalgssak 06/08

7 Notat om forvaltningsrevisjon i hht. kommunelovens 77, nr. 4 Sekretariatet ved Espen Lund Notat om forvaltningsrevisjon i hht. kommunelovens 77, nr. 4. Innledning Forvaltningsrevisjon er systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Av kommunelovens 77, nr. 4 fremkommer at Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon). Kommunelovens definisjon av forvaltningsrevisjon er likelydende med tilsvarende definisjon i lov om Riksrevisjon. Det er gitt utvidede beskrivelser av kontrollutvalgenes oppgaver ved forvaltningsrevisjon i Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner kapittel 5. Forvaltningsrevisjon kan utføres av andre enn den som er ansvarlig for revisjon av kommunens årsregnskap eller et kommunalt foretaks årsregnskap. Kontrollutvalgets ansvar for gjennomføring av forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen skal vedtas av kommunestyret. Dette kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. For at slike planer skal være tidsaktuelle, effektive og inneha nødvendige kvaliteter for gjennomføring av forvaltningsrevisjon, kan det være hensiktsmessig at slike planer utarbeides årlig eventuelt at planen hvert år undergis en vurdering med henblikk på behov for endringer. Det kan også være hensiktsmessig å samordne planen av forvaltningsrevisjon med planleggingen av selskapskontrollen, se eget notat. Hvilke endringer kontrollutvalget kan gjør i disse planene vil avhenge av hvilke rammer kommunestyret setter. Det stilles ingen krav til planens utforming mht innhold og detaljeringsgrad. Planen bør nok likevel være detaljert nok til at kommunestyret har et tilstrekkelig grunnlag til å fatte et forsvarlig vedtak. Også hensynet til finansiering stiller krav til innholdet i planen. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. Hensikten med den overordnede analysen er å fremskaffe relevant informasjon om kommunens virksomhet, slik at det er mulig for kontrollutvalget å legge en plan for forvaltningsrevisjon og å prioritere mellom ulike områder hvor det kan være aktuelt å gjøre forvaltningsrevisjon. Målet er å avdekke indikasjoner på avvik eller svakheter i forvaltningen sett i forhold til lover, forskrifter, kommunestyrets vedtak og forutsetninger.

8 Notat om forvaltningsrevisjon i hht. kommunelovens 77, nr. 4 Sekretariatet ved Espen Lund I uttrykket risiko- og vesentlighetsvurdering ligger at det skal gjøres en vurdering av på hvilke områder av kommunens virksomhet det er risiko for vesentlige avvik i forhold til de vedtak, forutsetninger og mål som er satt for virksomheten. Gjennom analysen skal det samles nødvendig informasjon om det aktuelle området, identifiseres mulige avvik eller svakheter og legges grunnlag for beslutningen om hvor det skal iverksettes forvaltningsrevisjon. Med utgangspunkt i planen for gjennomføring av forvaltningsrevisjon, skal kontrollutvalget avgi rapport til kommunestyret om hvilke forvaltningsrevisjoner som er gjennomført og om resultatene av disse, jf. 8 i forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner. Endelig skal kontrollutvalget påse at kommunestyrets vedtak i tilknytning til behandlingen av rapporter om forvaltningsrevisjon følges opp. Kontrollutvalget skal gi rapport til kommunestyret om hvordan kommunestyrets merknader til rapport om forvaltningsrevisjon er blitt fulgt opp. Det skal også rapporteres om tidligere saker som etter utvalgets mening ikke er blitt fulgt opp på en tilfredsstillende måte. Avslutning I 2004 fikk kommuneloven ved en lovendring et eget kapittel som omhandler internt tilsyn, kontroll og revisjon. I høringsutkastet som lå til grunn for lovendringen, fremgår det at forvaltningsrevisjon er et nyttig virkemiddel i kommunestyrets kontroll og tilsyn med administrasjon. Denne typen undersøkelser gir de folkevalgte i kommunen informasjon om administrasjonens oppfølging og resultatene av vedtak i kommunestyret. Forvaltningsrevisjon kan virke som en kontrollmekanisme mellom kommunestyret og administrasjonen og i tillegg ha effekter knyttet til læring. I en tolkningsuttalelse fra departementet, slås det fast at forvaltningsrevisjon bør gjennomføres hvert år. I siste instans påhviler det kommunestyret å sørge for at det blir gjennomført forvaltningsrevisjon årlig i kommunen. Dette krever at det blir stillet tilstrekkelige budsjettmidler til rådighet for kontrollutvalget, da det nærmere ansvaret for å påse at forvaltningsrevisjon blir gjennomført ligger til kontrollutvalget. Norges kommunerevisorforbund har fastsatt en egen standard for forvaltningsrevisjon. Denne ligger vedlagt. I tillegg har NKRF gitt ut en egen bok om forvaltningsrevisjon, Veileder i forvaltningsrevisjon. For at kontrollutvalget skal kunne etterkomme bestemmelsene i kommunelovens 77, er det viktig at de har forstått innholdet i begrepet forvaltningsrevisjon. Det vil derfor være behov for at kontrollutvalgene arbeider kontinuerlig med planlegging og gjennomføring av forvaltningsrevisjon og at medlemmene underveis skaffer seg kunnskap om og innsikt i de ulike prosjektene som gjennomføres.

9 Kontrollutvalgssak 07/08

10 Notat om selskapskontroll i hht. kommunelovens 77, nr. 5 og 80 Sekretariatet ved Espen Lund Notat om selskapskontroll i hht. komm.lovens 77, nr. 5 og 80. Innledning Eierskaps- og selskpaskontroll spiller en økende rolle i kommunal sektor. Begrunnelsen for å innføre selskapskontroll i kommuneloven, er erkjennelsen av at kommunal sektor blir stadig mer fragmentert. Dette skjer gjennom organisasjonsformer som ligger utenfor kommunestyrets instruksjonsmyndighet. I selskaper og organisasjoner som har samfunnsmessige formål, mener lovgiver at kommunestyret har behov for å føre tilsyn med hele sin virksomhet, inklusiv virksomhet som utføres av andre. Slikt tilsyn kan bare gjennomføres når kommunen har rett til innsyn i selskapene. Kommunelovens 77, nr. 5 lyder som følger: Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Bestemmelsen i 77, nr. 5 må ses i sammenheng med 80 som gir kontrollutvalget adgang til å kreve informasjon i slike selskaper. Nærmere regler om innholdet av selskapskontrollen er gitt i kontrollutvalgsforskriften, kapittel 6. Det er viktig å skille mellom begrepene eierskapskontroll og selskapskontroll. Det er kun i heleide selskaper kommunen kan kreve de opplysninger som finnes påkrevd for sin kontroll. Dette fremkommer av 80, 1. ledd der det heter: I interkommunale selskaper etter lov 29. januar 1999 nr. 6 og i aksjeselskaper der en kommune eller fylkeskommune alene eller sammen med andre kommuner eller fylkeskommuner eier alle aksjer, og i heleide datterselskaper til slike selskaper, har kommunens eller fylkeskommunens kontrollutvalg og revisor rett til å kreve de opplysninger som finnes påkrevd for deres kontroll, så vel fra selskapets daglige leder som fra styret og den valgte revisor for selskapet. I den utstrekning det finnes nødvendig, kan kontrollutvalget og kommunens revisor selv foreta undersøkelser i selskapet. I proposisjonen forut for kommunelovens 77, er forholdet til selskapenes egne organer diskutert. I et aksjeselskap utøver eierne sin påvirkning gjennom generalforsamlingen, mens ansvaret for driften av selskapet ligger til styret. Tilsvarende modell ligger til grunn for interkommunale selskaper. Innføringen av selskapskontroll i kommuneloven er ikke ment å endre dette forholdet. I kontrollutvalgets tilsynsrolle må det derfor skilles mellom tilsynet med kommunens utøvelse av sin eierrolle, eierskapskontroll, som følger av kommunelovens 77, nr. 5 og innsynsmulighetene som følger av kommunelovens 80 (selskpaskontroll). Kontrollutvalgets ansvar for gjennomføring av selskapskontroll Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av

11 Notat om selskapskontroll i hht. kommunelovens 77, nr. 5 og 80 Sekretariatet ved Espen Lund selskapskontroll. Planen skal vedtas av kommunestyret. Dette kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. For at slike planer skal være tidsaktuelle, effektive og inneha nødvendige kvaliteter for gjennomføring av selskapskontrollen, kan det være hensiktsmessig at slike planer utarbeides årlig eventuelt at planen hvert år undergis en vurdering med henblikk på behov for endringer. Det kan også være hensiktsmessig å samordne planen av selskapskontrollen med planleggingen av forvaltningskontrollen, se eget notat. Hvilke endringer kontrollutvalget kan gjør i disse planene vil avhenge av hvilke rammer kommunestyret setter. Det stilles ingen krav til planens utforming mht innhold og detaljeringsgrad. Planen bør nok likevel være detaljert nok til at kommunestyret har et tilstrekkelig grunnlag til å fatte et forsvarlig vedtak. Også hensynet til finansiering stiller krav til innholdet i planen. Kontrollutvalget skal påse at det gjennomføres kontroll med forvaltningen av eierinteressene i de selskaper som er omfattet av slik kontroll, herunder å kontrollere om den som utøver kommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll). Selskapskontrollen kan også omfatte forvaltningsrevisjon, jf. forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner kap. 3. Kontrollutvalget fastsetter selv hvordan utført selskapskontroll skal rapporteres til utvalget, herunder hvilket innhold slik rapport skal ha. Et selskap som er omfattet av selskapskontrollen, og den som utøver kommunens eierfunksjon, skal alltid gis anledning til å gi uttrykk for sitt syn på de forhold som omtales i rapporten. Eventuelle kommentarer skal fremgå av rapporten. Med utgangspunkt i planen for gjennomføring av selskapskontroll skal kontrollutvalget avgi rapport til kommunestyret om hvilke kontroller som er gjennomført samt om resultatene av disse. Avslutning Som nevnt innledningsvis, er selskapskontroll inntatt i kommuneloven for at kommunestyret skal kunne ha innsyn i hele sin virksomhet. Det er likevel viktig at en har klart for seg skillet mellom full innsynsrett i eide kommunale foretak og foretak hvor andre eiere er representert. Dersom et selskap er 99 % kommunalt eid, og 1 % er eid av andre, kommer ikke reglene i kommunelovens 80 inn, og kommunene er henvist til de regelsett som regulerer eiernes innsynsrett i andre bestemmelser, jfr. for eksempel aksjelovens bestemmelser i kapitlene 5 og 6. Det er satt ned en egen organisasjon, NUES (norsk utvalg for eierstyring og selskapsledelse) som har utarbeidet en anbefaling for eierstyring og selskapsledelse som etter hvert flere kommuner har adoptert og omarbeidet til å passe egne forhold. I de tilfeller kommunen allerede har utarbeidet retningslinjer for god eierstyring og selskapsledelse, bør en følge med på utviklingen av denne anbefalingen, da denne er i kontinuerlig utvikling. Har en ikke utarbeidet slike retningslinjer, kan anbefalingen være en hjelp til dette arbeidet. En må da være oppmerksom på at anbefalingen som utgangspunkt er utarbeidet for børsnoterte foretak.

12 Kontrollutvalgssak 08/08

13

14

15 Kontrollutvalgssak 09/08 Ingen saksdokumenter