Kontrollutvalget i Tysfjord kommune

Transkript

1 Kontrollutvalget i Tysfjord kommune Innkalling til kontrollutvalgsmøte torsdag den 4. desember 2014, kl ved rådhuset i Tysfjord. Sakskart Sak 12/14 Protokoll fra kontrollutvalgsmøte 24. oktober 2014 Sak 13/14 Sak 14/14 Sak 15/14 Sak 16/14 Sak 17/14 Sak 18/14 Sak 19/14 Forvaltningsrevisjon investeringsprosjekter i Tysfjord kommune, del II. Godkjenning av prosjektskisse og igangsetting av forvaltningsrevisjon. Stetindhallen Oppfølging prosjektregnskap investering og regnskap 2013 for Stetindhallen KF. Oppfølging vedtak i KU-sak 07/14 Bilagskontroll Stetindhallen og Drag Vannverk. Oppfølging vedtak i KU-sak 11/14 info vedr. anbudskonkurranse? Selskapskontroll Status HRS, andre aktuelle? Forvaltningsrevisjon; barnevern Hamarøy/Tysfjord Eventuelt/orienteringssaker. - Orientering av oppfølging revisjonsbrev. - Sekretariatsfunksjonen for kontrollutvalget avvikling av samarbeid med Hålogaland Revisjon AS og midlertidig videreføring av avtale med ELU Consult AS. Spørsmål og melding om forfall kan rettes til sekretariatet. Tysfjord, 1. desember 2014 Narvik, 1. desember 2014 Ann Aashild Hansen Hålogaland Revisjon AS Kontrollutvalgets leder Espen Lund Kontrollutvalgssekretariatet

2 Tysfjord Kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 12/14 Sakstittel: Protokoll fra kontrollutvalgsmøte 24. oktober Saksopplysninger: Gjennomgang av protokoll fra forrige kontrollutvalgsmøte. Vedlegg: Protokoll fra kontrollutvalgsmøte 24. oktober 2014

3 Kontrollutvalget i Tysfjord Protokoll FRA: MØTESTED: MØTEDATO: KONTROLLUTVALGET Tysfjord rådhus, 24. oktober 2014 formannskapssalen Fra sak: Til sak: 06/ /2014 Fra kl.: Til kl.: :30 Følgende medlemmer møtte: Ann Aashild Hansen (leder) Bjarne Langmo IKKE MØTT /IKKE MELDT FORFALL: Ingen MELDT FORFALL: Kurt Solstrøm FRA ADMINISTRASJONEN MØTTE: Fra administrasjon: Rådmann i sak 08/14, 09/14, 10/14 Økonomileder i sak 08/14, 09/14, 10/14 Fra sekretariatet møtte: Espen Lund ANDRE: Fra KomRev NORD møtte: Inge Johannessen 2 av 3 medlemmer møtte. Kontrollutvalget var beslutningsdyktig. Protokoll Kontrollutvalgsmøte Tysfjord (2).docx sak 06/14 11/14 Side 1

4 Kontrollutvalget i Tysfjord Sak 06/14 Protokoll fra kontrollutvalgsmøte 3. juni 2014 Protokoll fra møte 3. juni 2014 ble gjennomgått og kontrollutvalget fattet slikt VEDTAK: Protokoll fra møte 3. juni 2014 ble godkjent. Sak 07/14 Oppfølging vedtak i kommunestyret 12/14 om «Forvaltningsrevisjonsprosjekt - investeringsprosjekter kommunen» - bilagskontrollen. Kontrollutvalget diskuterte innholdet i vedtaket fattet av kommunestyret i sak 12/14 og særlig siste punkt (pkt 5) i vedtaket hvor det er tatt inn at «Det foretas fullstendig bilagskontroll av Drag vannverk og Stetindhallen. Arbeidet iverksettes umiddelbart.» Det vises til kontrollutvalgets vedtak i sak 02/14, pkt. 1 og orientering gitt av rådmann i dagens møte, hvor rådmannen bekrefter at bilagene blir forelagt revisjonen for gjennomgang i tråd med kommunestyrets vedtak. Etter informasjon fra rådmann Konrad Sætra ble det fattet slikt VEDTAK: Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelse til orientering. Enstemmig vedtak Sak 08/14 Stetindhallen prosjektregnskap investering og regnskap Stetindhallen KF negativ revisjonsberetning. Det vises til kontrollutvalgets sak 04/14 vedrørende Stetindhallen. Økonomileder Mari Hegge og rådmann Konrad Sætra orienterte om status for avleggelse av så vel investeringsregnskap som årsregnskap Det ble vist til at det hadde vært uenighet om en faktura som har forsinket regnskapsavleggelsen. Kontrollutvalget diskuterte særlig det forhold at forsinkelsen av investeringsregnskapet medfører forsinkelse av utbetaling i størrelsesorden mnok 0,5 i utestående tilskudd fra Nordland Fylkeskommune/spillemidler. Kontrollutvalget fattet deretter slikt: VEDTAK: Rådmannens og økonomileders redegjørelse tas til orientering. Kontrollutvalget finner det kritikkverdig at regnskapet til Stetindhallen KF ikke er klart til behandling av kommunestyret når en er kommet til november Sak 09/14 Regnskapet for Tysfjord kommune for Protokoll Kontrollutvalgsmøte Tysfjord (2).docx sak 06/14 11/14 Side 2

5 Kontrollutvalget i Tysfjord Kontrollutvalget hadde fått sendt ut regnskap med noter og rådmannens årsmelding i forkant av møtet. Inge Johannessen fra KomRev NORD IKS, rådmann Konrad Sætra og økonomileder Mari Hegge var til stede og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget og redegjorde for regnskapet for Revisor presenterte sine funn fra årets revisjon, og kontrollutvalget kom med spørsmål og synspunkter. Etter en diskusjon i kontrollutvalget ble det avgitt slik UTTALELSE: 1: Kontrollutvalget vil anbefale at regnskap 2013, som viser et regnskapsmessig merforbruk på kr , godkjennes. 2: Kontrollutvalget vil likevel få rette oppmerksomheten mot følgende: 2-1: Kontrollutvalget stiller seg meget kritisk til at regnskapet for Tysfjord kommune for 2013 ikke er avlagt slik at det kan fremlegges for kommunestyret for behandling før november Det vises i denne forbindelse til revisors negative beretning fra 15. april 2014 og under overskriften «Andre forhold» i beretningen fra 23. september Det vises videre til revisjonsbrev nr. 11 hvor det tas opp så store feil og mangler at regnskapet ble tilbakekalt av kommunen. De siste årene har kommunens regnskap vært avlagt og trukket tilbake to eller tre ganger før det har vært av en slik kvalitet at regnskapet kan fremlegges og godkjennes som kommunens regnskap. Kontrollutvalget stiller spørsmål ved om kommunen har tilfredsstillende kapasitet og kompetanse til å klare å avlegge regnskapet innen lovbestemte frister. 2-2: Kontrollutvalget vil rette oppmerksomheten mot at revisjonen tar forbehold knyttet til manglende rutiner for avstemming av sykepengerefusjoner. Det vises til revisjonsberetningens forbehold om manglende rutiner for avstemming av refusjon sykepenger. Videre vises til eget revisjonsbrev nr. 12. fra revisjonen datert 17. september 2014 om at kommunen ikke har tilfredsstillende rutiner for avstemming og oppfølging av sykepengerefusjoner. Det vises særlig til revisjonens merknad om at det er forekommet tilfeller der sykemelding er kommet til lønnsavdelingen så sent at retten til refusjon er bortfall og pengene er tapt. 2-3: Videre vil kontrollutvalget rette oppmerksomheten til revisjonens forbehold i revisjonsberetningen for 2013 om mangler ved avstemming/utfylling av følgeskriv til lønns- og trekkoppgaver. Forholdet er også omtalt i revisjonsbrev nr. 13, datert 23. september : Kontrollutvalget vil henlede oppmerksomheten mot revisors merknader i ovennevnte revisjonsbrev nr. 13 om avvik mellom regnskap og budsjett, for så vel drifts- som investeringsregnskapet. Kontrollutvalget vil anmode Tysfjord kommunestyre å ha et særskilt fokus på budsjettoppfølging i perioden fremover, med rapporteringer av status og avviksrapportering ved hvert kommunestyremøte. 2-5: Kontrollutvalget ber om at de forhold som er tatt opp i revisjonens brev nr. 12 og 13 snarest og senest innen 15. november 2014 besvares direkte til revisjonen, med kopi til kontrollutvalget. 2-6: Endelig vil kontrollutvalget rette oppmerksomheten mot rådmannens kommentar i Tysfjord kommunes årsmelding 2013 s. 25 som viser Protokoll Kontrollutvalgsmøte Tysfjord (2).docx sak 06/14 11/14 Side 3

6 Kontrollutvalget i Tysfjord til at årets driftsresultat er justert for inntektsføring av premieavvik med ca. kr. 0,811 millioner i Akkumulert premieavvik pr er kr. 22,757 millioner. Enstemmig uttalelse. Sak 10/14 Revisjonsbrev. Revisjonsbrev. - Revisjonsbrev nr. 11 Årsregnskap 2013 (før revisjonsberetning) - Kommunens svar på revisjonsbrev nr Revisjonsbrev nr. 12 Sykepengerefusjoner - Revisjonsbrev nr. 13 Årsregnskap 2013 (etter revisjonsberetning) Kontrollutvalget gikk gjennom de ovenstående revisjonsbrevene fra KomRev NORD IKS. Brevene ble også diskutert i forbindelse behandling av sak 09/14 over og er tatt inn under kontrollutvalgets uttalelse. Kontrollutvalget viser til uttalelsen til regnskapet 2013 og fattet slikt VEDTAK: Kontrollutvalget ber om at de forhold som er tatt opp i revisjonens brev nr. 12 og 13 snarest og senest innen 15. november 2014 besvares direkte til revisjonen, med kopi til kontrollutvalget. Sak 11/14 Eventuelt/orienteringssaker. - Brev fra Firma John O. Pedersen ang. Anbudskonkurranse - leie av omsorgsleiligheter Kontrollutvalget gikk gjennom brevet fra John O. Pedersen og diskuterte innholdet i brevet. Det ble i diskusjonen fremhevet at kontrollutvalget ikke er et klageorgan i forhold til kommunal saksbehandling. Uten å ta stilling til den konkrete saken, fattet kontrollutvalget følgende VEDTAK: Kontrollutvalget ber sekretariatet innhente vedtak i kommunestyresak 55/13 og legge dette frem for kontrollutvalget til neste møte. - Notater/oppsummeringsbrev fra KomRev NORD IKS til administrasjonen: o Notat om regnskapsføring av formidlingslån o Selvkost på vann, avløp, renovasjon og feiing. o Oppsummeringsbrev Tysfjord kommune 2013 VEDTAK: Kontrollutvalget tar brevene fra KomRev NORD IKS til orientering. - Uavhengighetserklæring fra KomRev NORD IKS Protokoll Kontrollutvalgsmøte Tysfjord (2).docx sak 06/14 11/14 Side 4

7 Kontrollutvalget i Tysfjord Kontrollutvalget har mottatt uavhengighetserklæring fra KomRev NORD IKS for henholdsvis revisjon av Tysfjord kommunes regnskap og for revisjon av regnskapet til Stetindhallen KF. VEDTAK: Kontrollutvalget tar uavhengighetserklæringene til etterretning. - Forvaltningsrevisjon oppfølging av kommunestyrets vedtak 100/12 Økonomisk gjennomgang prosjekter. Kontrollutvalget gikk gjennom prosjektskisse utarbeidet av sekretariatet i tråd med vedtak i kontrollutvalgets sak 2/14, pkt. 2 og etter noen mindre justeringer ble det fattet slikt VEDTAK: Kontrollutvalget vedtar gjennomføring av neste trinn i oppfyllelsen av kommunestyrets vedtak i sak 100/12 og ber sekretariatet oversende vedtatte prosjektskisse slik denne er fastsatt i dagens møte, til KomRev NORD IKS til videre behandling. - Henvendelse til kontrollutvalget fra Kommunedelsutvalget for Kjøpsvik, Hundholmen, Kjelkvik, Haukøy og Skrovkjosen. Kontrollutvalgets leder orienterte om brev fra ovenstående om Tysfjord Marine Farm AS Søknad om klarering av ny lokalitet Teistbærvika i Tysfjord kommune. Kontrollutvalget fattet slikt VEDTAK: Kontrollutvalget tar brevet til orientering. Møtet ble etter dette hevet. Kjøpsvik, 24. oktober 2014 Ann Aashild Hansen Leder i Tysfjord kontrollutvalg Protokoll Kontrollutvalgsmøte Tysfjord (2).docx sak 06/14 11/14 Side 5

8 Tysfjord Kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 13/14 Sakstittel: Forvaltningsrevisjon investeringsprosjekter i Tysfjord kommune, del II. Godkjenning av prosjektskisse og igangsetting av forvaltningsrevisjon. Saksopplysninger: Oppfølging av kommunestyrets vedtak 100/12 og videre behandling av innholdet i kommunestyrets vedtak. Vedlegg: Prosjektskisse fra KomRev NORD IKS Mail fra KomRev NORD IKS v/tone Steffensen

9 Espen Lund Fra: Tone Steffensen Sendt: 10. november :54 Til: Espen Lund Kopi: Inge Johannessen; Lars-Andre Hanssen; Alf-Erlend Vaskinn Emne: Forvaltningsrevisjon i Tysfjord Vedlegg: Overordnet prosjektskisse Tysfjord.pdf Hei, jeg var litt rask på labben da jeg sendte forrige mail den var nemlig ikke helt klar for sending J Vedlegget gjelder overordnet prosjektskisse for behandling i kontrollutvalget. Skissen beskriver hvordan vi vil løse oppgaven og vår planlagte tids- og ressursbruk på jobben. Som kommunen, kontrollutvalget og sekretariatet er klar over, har Tysfjord brukt opp sine forvaltningsrevisjonsressurser for perioden iht. avtale med KomRev NORD, og dette blir derfor et oppdrag kommunen må betale ekstra for. Det framgår av overordnet prosjektskisse at vi anslår vi timeforbruket til 350 timer på oppdraget. Kommunen vil bli fakturert for faktisk timeforbruk iht. fastsatte timesatser som gjelder for våre eierkommuner. P.t. er satsen kr 815 per arbeidet time og kr 300 per time reisetid. I tillegg fakturerer vi faktisk medgåtte utgifter til reise og opphold for våre revisorer ved nødvendige besøk i kommunen. Alternativt kan vi inngå en fastprisavtale om oppdraget. Vi avventer kontrollutvalgets behandling av vedlagte prosjektskisse. Vi ber også om at kommunen tar stilling til om oppdraget skal faktureres etter faktisk timeforbruk og medgåtte utgifter eller om vi skal forhandle oss fram til en fastpris som inkluderer alle kostnader. Vennlig hilsen Tone Steffensen Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor KomRev NORD Telefon: Mobil: E-post: tone.steffensen@komrevnord.no Postadresse: Vestregata 33, 9008 Tromsø 1

10 KomRev NORD Interkommunalt selskap Overordnet prosjektskisse KOMREV Unntatt offentlighet, jf. offentleglova 13 første ledd, jf. kommuneloven 78 nr. 7 NORD Prosjekttittel: Økonomisk gjennomgang prosjekter Kommune: Bakgrunn: Tysfjord kommune I møte (sak 11/14) vedtok kontrollutvalget i Tysfjord kommune «gjennomføring av neste trinn i oppfølgingen av kommunestyrets vedtak i sak 100/12.» Prosjektleder: Prosjektmedarbeider: Truls Siri Astrid Indrebø Formål: Slik vi oppfatter bestillingen er formålet med forvaltningsrevisjonsprosjektet iverksetting av kommunestyrets vedtak fra 2012: Kommunestyret ber om at kontrollutvalget foretar en total gjennomgang av alle prosjekter med overskridelser de siste årene. Dette i forhold til rapportering, mandater, økonomi og ansvarsforhold. Arbeidsbeskrivelse: Etter oppstartmøte med administrasjonen vil revisjonen samle inn skriftlig dokumentasjon som finnes på området. I tillegg vil vi intervjue personer i Tysfjord kommune om forhold rundt planleggingen og gjennomføringen av prosjektene som kan forklare de økonomiske overskridelsene som har oppstått. Funn fra undersøkelsen vil bli sammenfattet og beskrevet, og sendt på verifisering til informantene i kommunen. Deretter vil vi vurdere funnene tilknyttet problemstilling 1a) opp mot revisjonskriteriene før vi konkluderer på problemstillingen. Da de øvrige problemstillingene er beskrivende/kartlegginger, vil revisjonen ikke gjøre vurderinger opp mot revisjonskriterier, men avslutningsvis sammenfatte/oppsummere funnene. Rapporten forelegges administrasjonssjefen på høring. Deretter sender vi endelig rapport, vedlagt administrasjonssjefens høringssvar og revisjonens eventuelle anbefalinger, til sekretariatet for behandling i kontrollutvalget.

11 Foreløpige problemstillinger (arbeidstitler, kan bli endret underveis 1 ): På bakgrunn av bestillingen tar vi utgangspunkt i følgende problemstillinger: 1a) Foreligger tilfredsstillende prosjektbeskrivelser for alle påbegynte prosjekter? 1b) Hvordan er prosessen med innhenting av priser og utarbeidelse av budsjett for de ulike prosjektene, herunder aktuell finansiering? 2) Er alle påbegynte prosjekter basert på vedtak i kommunestyret, basert på investerings- og finansieringsplan? 3) Foreligger fullstendige kontrakter for alle prosjekter, herunder avtaler/kontrakter for tilleggsarbeider? 4a) Hvordan er mandater og fullmakter organisert mellom byggekomité og administrasjon hva gjelder inngåelse av hovedavtale/-kontrakt i prosjekter? 4b) Hvordan er mandater og fullmakter organisert mellom byggekomité og administrasjon hva gjelder avtaler/kontrakter om tilleggsarbeider? 4c) Hvordan er fullmakter organisert mellom byggekomité og administrasjon hva gjelder attestasjon/anvisning? 5) Er det stilt krav om entreprenørgarantier? 6a) Hvilke av disse prosjektene har kommunen overtatt som ferdig? 6b) Hvordan er prosedyrene for overtakelse, herunder krav om etterarbeid? 7) Er det foretatt etterkalkyler på prosjektregnskapene, og hvordan er disse eventuelt rapportert? Revisjonskriterier (foreløpige): Revisjonskriterier er krav, normer og/eller standarder som kommunens praksis på det reviderte området skal vurderes i forhold til. For denne undersøkelsen utleder vi en beste praksis som revisjonskriterier fra følgende kilde: Beste praksiskrav Westhagen, Harald, Ole Faafeng, Kjell Gunnar Hoff, Tore Kjeldsen og Erik Røine (2008): Prosjektarbeid. Utviklings- og endringskompetanse. Oslo, Gyldendal akademiske forlag. En prosjektbeskrivelse er en sammenfattende skriftlig dokumentasjon og omtales av Westhagen som et meget viktig dokument, både i presentasjonen utad og i bevisstgjøringen og styringen innad i prosjektet. Prosjektbeskrivelsen skal dokumentere resultatene av målsetting- og planleggingsarbeidet (Westhagen, 2008:85). Westerhagen har utarbeidet en mal prosjektbeskrivelse som «viser en hensiktsmessig måte å sette opp prosjektbeskrivelsen på». 1 Dersom vi underveis i prosessen ser behov for å gjøre vesentlige endringer av problemstillingene, vil vi avklare dette med kontrollutvalget. 2

12 Vi konkretiserer og bearbeider revisjonskriterier underveis, og de kan bli endret etter hvert som vi framskaffer informasjon i prosjektet. Metode: - Dokumentanalyse - Kvalitative intervju med utvalgte personer i spesielt relevante roller/posisjoner/stillinger Prosjektstart: Primo 2015 Forventet ressursbruk: Forventet ferdigstillelse : 350 timer høst 2015 Kritiske faktorer: Kritiske faktorer for revisjonens gjennomføring av forvaltningsrevisjonsprosjektet er knyttet til: Samarbeidet med kommunen i fremskaffing av skriftlig dokumentasjon og muntlig informasjon At all aktuell og relevant dokumentasjon er å finne i kommunens arkiver Dato: Sign: Lene Zahl Johnsen 2 Under forutsetning av at planlagte aktiviteter holdes, jf. kritiske faktorer 3

13 Tysfjord Kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 14/14 Sakstittel: Stetindhallen Oppfølging prosjektregnskap investering og regnskap 2013 for Stetindhallen KF. Saksopplysninger: I sak 04/14 tok kontrollutvalget opp forholdet rundt investeringsregnskap og årsregnskap for Stetindhallen KF. Som kommunalt foretak er Stetindhallen pliktig til å avlegge eget regnskap som underlegges revisjon og behandling i kontrollutvalg og kommunestyre på samme måte som kommuneregnskapet. Pr. 1. desember 2014 er slikt regnskap ikke fremlagt for kontrollutvalget til behandling. Saken var også oppe til behandling i kontrollutvalget i sak 08/14, hvor det fra administrasjonens side ble gitt uttrykk for at regnskapet var klar til oversendelse til revisjon. Vedlegg: Ingen

14 Saksnr.: 15/14 Sakstittel: Oppfølging vedtak i KU-sak 07/14 Bilagskontroll Stetindhallen og Drag Vannverk Saksopplysninger: Orientering om status i arbeidet med bilagskontroll som nevnt over. Vedlegg: Engasjementsbrev fra revisjon til kommunen

15

16 Saksnr.: 16/14 Sakstittel: Oppfølging vedtak i KU-sak 11/14 info vedr. anbudskonkurranse? Saksopplysninger: Med bakgrunn i brev fra Firma John O. Pedersen ang. Anbudskonkurranse - leie av omsorgsleiligheter, fattet kontrollutvalget følgende vedtak i sak 11/14: VEDTAK: Kontrollutvalget ber sekretariatet innhente vedtak i kommunestyresak 55/13 og legge dette frem for kontrollutvalget til neste møte. Vedlegg: Sakspapirer for sak 55/13 ettersendes/leveres ut i møte.

17 Saksnr.: 17/14 Sakstittel: Selskapskontroll Status HRS, andre aktuelle? Saksopplysninger: Sekretariatet orienterer om tilbakemelding fra K-sekretariatet om status i forvaltningsrevisjonsprosjektet HRS. Vedlegg: Ingen.

18 Saksnr.: 18/14 Sakstittel: Forvaltningsrevisjon; barnevern Hamarøy/Tysfjord Saksopplysninger: Hamarøy har gjennomført sin revisjon og har ferdig rapport, deres del av Nord-Salten Barnevern. Sekretariatet orienterer om kontakt med sekretariatet for Hamarøy kontrollutvalg. Vedlegg: Ingen.

19 Saksnr.: 19/14 Sakstittel: Eventuelt/orienteringssaker. - Orientering av oppfølging revisjonsbrev. - Sekretariatsfunksjonen for kontrollutvalget avvikling av samarbeid med Hålogaland Revisjon AS og midlertidig videreføring av avtale med ELU Consult AS. Saksopplysninger: Ovenstående gjennomgås i møte for eventuell videre oppfølging. Vedlegg: - Brev fra Hålogaland Revisjon med oppsigelse av oppdrag som sekretariat for kontrollutvalget.

20