Kontrollutvalget i Narvik kommune

Transkript

1 Kontrollutvalget i Narvik kommune Innkalling til kontrollutvalgsmøte torsdag, den 27. november 2008, kl i møterommet i 6. etasje ved rådhuset i Narvik. Sakskart Sak 49/08 Godkjenning av protokoll fra møte den 14. november Sak 50/08 Regnskap 2008 status og fremdrift Sak 51/08 Narvik Fredssenter oppfølging KU-sak 39/08 Sak 52/08 Eventuelt/orienteringssaker Spørsmål og melding om forfall kan rettes til sekretariatet. Narvik, 24. november 2008 Anne Rabaas Hagesæther Kontrollutvalgets leder Narvik, 24. november 2008 Hålogaland Revisjon AS Espen Lund Kontrollutvalgssekretariatet

2 Kontrollutvalgssak 49/08

3 Protokoll FRA: MØTESTED: MØTEDATO: KONTROLLUTVALGET Narvik rådhus, Møterommet (6. etg) 14. november 2008 Fra sak: Til sak: 45/ /2008 Fra kl.: Til kl.: Følgende medlemmer møtte: Anne Rabaas Hagesæter (leder) Per Henrik Mørk (nestleder) Per Storlien IKKE MØTT /IKKE MELDT FORFALL: Ingen MELDT FORFALL: Tone Merete Viklem Olsen Anbalagan Ratnasingam FRA ADMINISTRASJONEN MØTTE: Fra sekretariatet møtte: Espen Lund Håvard Nystad ANDRE: Ingen 3 av 5 medlemmer møtte. Kontrollutvalget var beslutningsdyktig.

4 Kontrollutvalget i Narvik Sak 45/08 Godkjenning av protokoll fra møte den 7. november Protokoll fra kontrollutvalgsmøte 7. november ble gjennomgått. Det ble etter gjennomgangen av protokollen fattet slikt VEDTAK: Protokoll fra møte i Narvik kontrollutvalg den 7. november 2008 godkjennes. Enstemmig vedtak. Sak 46/08 Forvaltningsrevisjon plan for forvaltningsrevisjon perioden Som vedtatt i møte 7. november hadde sekretariatet bearbeidet utkastet til planfor forvaltningsrevisjon. Sekretariatet hadde ikke foretatt noen prioritering av de ulike forvaltningsprosjektene, men lot dette være opp til Kontrollutvalget å avgjøre. Kontrollutvalget foretok en avstemming av de ulike prosjektene og kom frem til følgende: - Kommunens finansreglement ble enstemmig valgt som første prosjekt. - Kommunens rutiner for anskaffelser ble enstemmig valg tom andre prosjekt. - Saksbehandling av byggesaker ble valgt som tredje prosjekt med 2 mot 1 stemme. Evaluering av omorganiseringer var foreslått som på tredjeplass men falt med 2 mot 1 stemme. - Evaluering av omorganiseringer ble enstemmig valgt som fjerde prosjekt. - Leasing av biler ble enstemmig valgt som femte prosjekt. - Barnehage- og SFO-situasjonen ble enstemmig valgt som sjette prosjekt - Sentraladministrasjonen ble enstemmig valgt som prosjekt sju Det vises til plan for forvaltningsrevisjon for nærmere beskrivelse av de enkelte prosjektene. Etter en grundig gjennomgang og avstemming fattet kontrollutvalget følgende VEDTAK: A. Kontrollutvalget prioriterer forvaltningsprosjektene i følgende rekkefølge: 1. Kommunens finansreglement. 2. Kommunens rutiner for anskaffelser. 3. Saksbehandling av byggesaker. 4. Evaluering av omganiseringer. 5. Leasing av biler. 6. Barnehage- og Sfo-situasjonen 7. Sentraladministrasjonen. B. Sekretariatet nummererer prosjektbeskrivelsene i samsvar med prioritert rekkefølge av forvaltningsprosjektene. Enstemmig vedtak. Protokoll kontrollutvalgsmøte Narvik Espen.doc, sak 45/08 48/08 Side 2 av 3

5 Kontrollutvalget i Narvik Sak 47/08 Selskapskontroll plan for gjennomføring av selskapskontroller i perioden Etter en generell diskusjon om hva selskapskontroll innbærer foretok man en gjennomgang av listen med alle interkommunale og kommunale foretak, aksjeselskap og stiftelser som kommunen har eierinteresser i. Sekretariatet viste til at flere av selskapene som kommunen har eierinteresser i, revisderes av Hålogaland Revisjon AS, og sekretariatet vil således være inhabil ved selskapskontrollen av disse selskapene. Det ble poengtert at kommunens egen revisor, KomRev NORD IKS kan gjennomføre selskapskontroller på de aktuelle selskapene, forutsatt at de har kapasitet. Ved gjennomgangen av listen over selskaper var Kontrollutvalget enstemmig i valg og prioritering av fem selskaper hvor man ønsker å ha selskapskontroller og vi lister dem derfor direkte opp i vedtaket. Etter en konstruktiv drøfting fattet kontrollutvalget slikt A. Kontrollutvalget prioriterer selskapskontroller i følgende rekkefølge: 1. Narvik Havn 2. Narvikgården 3. Narvik Var KF 4. Agenda 5. Narvikhallen AS Øvrige selskap vurderes løpende uten forhåndsprioritering B. For samtlige selskaper kommunen har eierinteresser i innhenter man følgende: Vedtekter for selskapet. Regnskap for to siste år. Vedtak da kommunen gikk inn på eiersiden. Enstemmig vedtak. Sak 48/08 Eventuelt/ orienteringssaker Ingen saker under eventuelt Møte ble deretter hevet ca. kl Narvik, 25. november 2008 Anne Rabaas Hagesæter Leder kontrollutvalget i Narvik Protokoll kontrollutvalgsmøte Narvik Espen.doc, sak 45/08 48/08 Side 3 av 3

6 Kontrollutvalgssak 50/08 Med utgangspunkt i kontrollutvalgets uttalelser til regnskapet for 2007, samt kommunikasjon mellom administrasjon, kontrollutvalget og revisjon, er administrasjonen invitert for å gi en kort orientering om status og fremdrift for arbiedet med regnskapet for 2008.

7 Narvik kommune ved ordfører SÆRUTSKRIFT Sak 33/2008: Regnskap Narvik kommune 2007 Kontrollutvalget avsa følgende UTTALELSE: 1: Kontrollutvalget vil anbefale at regnskap 2007 godkjennes. 2: Kontrollutvalget vil likevel få rette oppmerksomheten mot følgende: 2-1: Uoverensstemmelser i kommuneregnskapet bør lukes bort før regnskapet avsluttes formelt, slik at unødige forsinkelser unngås. I denne forbindelse vises det til brev av 8. juli 2008, nr. 7 fra KomRev NORD til kontrollutvalget og kontrollutvalget forventer at dette besvares av administrasjonssjefen. 2-2: Kontrollutvalget viser til at det i revisjonsberetningen for 2007er tatt forbehold om at kommunen etter revisjonens oppfatning har utgiftsført ca. kr. 5 millioner for lite i påløpte variable lønnskostnader. Det fremkommer også en presisering av revisjonsberetningen om mangelfull avstemming mellom kommunens regnskap og lønnsregnskap, slik at revisjonen ikke kan underskrive på denne pliktige rapporteringen til Skatteetaten. Kontrollutvalget oppfordrer snarest administrasjonen om å iverksette rutiner og innrette sin regnskapsførsel slik at ovennevnte rapportering lar seg gjennomføre på en tilfredsstillende måte for regnskapsåret Det forutsettes at vesentlige avvik i regnskapet som er kjent på tidspunkt for avleggelse av regnskapet, i fremtiden korrigeres forut for regnskapsavleggelsen. 2-3: Av revisjonsberetningen fremkommer også presisering knyttet til kommunens finansinvesteringer (Terra-saken). Da saken anses informert om i bystyret, nøyer kontrollutvalget seg med å henvise til Fylkesmannens lovlighetskontroll, jfr. også note nr. 13 til regnskapet for :Det vises videre til presiseringer i revisjonsberetningen vedrørende vesentlige avvik mellom budsjett og regnskap. Forholdet er også kommentert i Årsmeldingen for 2007 for Narvik kommune. Kontrollutvalget oppfordrer administrasjonen om snarest å sørge for etablering av rutiner for å fange opp slike avvik slik at fremlagt regnskap viser bedre samsvar mellom regnskap og budsjett. 2-5: Videre vil kontrollutvalget rette oppmerksomheten mot underdekning i investeringsregnskapet på kr ,- for 2007, samt rest fra tidligere år med kr ,-, totalt kr ,-. Kontrollutvalget forutsetter at det utarbeides og fremlegges oversikt/forslag til hvordan dette skal dekkes inn i forbindelse med fremleggelsen av regnskapet for kommunestyret. Kontrollutvalget vil samtidig påpeke den uheldige praksis det medfører at investeringer forutsettes finansiert ved salg av eiendeler som ennå ikke er realisert. 2-6: Det fremkommer av Årsmeldingen 2007 for Narvik kommune, jfr. note nr. 4 til regnskapet, at det er aktivert premieavvik (utsatt kostnadsføring) knyttet til fremtidige pensjoner med totalt kr ,-. Kontrollutvalget ønsker å understreke det som fremkommer av kommentarene i note nr. 4, hvorfra siteres: Siden den nye pensjonsordningen ble innført, har det vært en trend at innbetalt premie har vært større enn beregnet pensjonskostnad. Differansen (premieavviket) blir regnskapsmessig behandlet som inntekt men har ikke motsats i kontantinnbetalinger. Akkumulert premieavvik skal utgiftsføres med 1/15 årlig i kommende år. Dersom utviklingen med store, positive premieavvik fortsetter, innebærer dette et ikke ubetydelig fremtidig kostnadselement. Kontrollutvalget ser det som sentralt å følge opp utviklingen i pensjonskostnader og aktivert premieavvik nøye, og vil foreslå at forventet utvikling utredes og presenteres for bystyret. 2-7: Endelig vil kontrollutvalget rette oppmerksomheten mot at revisjonen har presisert at regnskapet ikke er avlagt innen lovens og forskriftens tidsfrist for avleggelse av regnskapet. Kontrollutvalget forutsetter at det etableres rutiner slik at rettidig regnskapsavleggelse kan foretas i fremtiden. Enstemmig uttalelse. Kontrollutvalget i Narvik den 11. september 2008 Per Henrik Mørk Nestleder

8 Espen Lund Fra: Svein O. Hestdahl Sendt: 14. november :13 Til: Kopi: Wiggo Lauritzen; Sølvi Anita Fridfeldt; Espen Lund Emne: Brev fra Narvik kommune Vedlegg: SKMBT_C pdf; SKMBT_C pdf Vedlagt følger to brev fra Narvik kommune 1. Svar på revisjonsbrev nr. 7 av Svar på KomRev NORDs oppsummeringsbrev til regnskap 2007 av NB! Brevene sendes ikke pr. post. Med vennlig hilsen For rådmannen Svein O. Hestdahl Rådgiver Narvik kommune tlf faks (See attached file: SKMBT_C pdf) (See attached file: SKMBT_C pdf) 1

9

10

11

12

13 Kontrollutvalgssak 51/08 Sakspapirer sendt ut i forbindelse med kontrollutvalgssak 39/08, men følger også her.

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24 Sak 39/08 Eventuelt/ orienteringssaker Tilskuddsordning Narvik Fredssenter. På spørsmål fra sekretariatet erklærte Per Henrik Mørk seg innhabil i denne saken da han tidligere har vært styreleder for Narvik Fredssenter. Per Henrik Fratrådte under behandling av saken. Det var ikke innkalt vararepresentant. Kontrollutvalget inkl. Per Henrik var enige at om at Kontrollutvalget var beslutningsdyktig selv om han fratrådte uten vararepresentant. Saken dreier seg om at Narvik Fredssenter ikke har fått utbetalt tilskudd for 2. halvår Kontrollutvalget fattet slikt VEDTAK 1. Kontrollutvalget ber om en skriftlig tilbakemelding fra Randi Melgaard. 2. Randi Melgaard inviteres til kontrollutvalget for å orientere om saken. Enstemmig vedtak.

25 Kontrollutvalgssak 52/08 Vedlagt følger Revidert økonomisk internkontroll/økonomistryingshåndbok. Her følger kun forside og innholdsfortegnelse. Resten sendes i egen forsendelse. Papirutgave utleveres til kontrollutvalgsmedlemmene i møte.

26 Espen Lund Fra: Svein O. Hestdahl Sendt: 24. november :24 Til: Espen Lund Kopi: Wiggo Lauritzen; Wenche Folberg; Sølvi Anita Fridfeldt; Randi Randal; Karen Margrethe Kuvaas Emne: Revidert økonomisk internkontroll/økonomistryingshåndbok Vedlegg: SKMBT_C pdf; Narvik kommune øk.internkontroll 2008.doc Vedlagt oversende brev til kontrollutvalget vedlagt revidert økonomisk internkontroll/økonomistryingshåndbok. Rådmannen ønsker kontrollutvalgets uttalelse i saken. Revisjonen må også gjerne komme med innspill. Dokumentet er på 117 sider, og sendes ikke pr. post. God lesning Med vennlig hilsen For rådmann Wiggo Lauritzen Svein O. Hestdahl Rådgiver Narvik kommune tlf faks (See attached file: SKMBT_C pdf)(See attached file: Narvik kommune øk.internkontroll 2008.doc) 1

27

28 NARVIK KOMMUNE ØKONOMISKE INTERNE KONTROLLRUTINER/ ØKONOMISTYRINGS- HÅNDBOK

29 INNHOLDSFORTEGNELSE INNLEDNING LØNN Fast lønn/godtgjørelse Variabel lønn Reiseregninger Meldinger til Arbeidstakerregisteret Lønnsansiennitetsberegning Kontroller som foretas av Enhet Personal og Lønn før utbetaling Utarbeiding av refusjonskrav/kontroll av sykepengerefusjon Sykepengerefusjoner registrering av mottak Ferieregistrering Oppgjørsrutiner vedr inkasso/påleggstrekk (trekkeiere) INNKJØP Innledning Planleggingsfasen - Behovsverifikasjon Planleggingsfasen - Markedsundersøkelse Planleggingsfasen Strategi og spesifikasjon Gjennomføringsfasen Konkurransegrunnlag Gjennomføringsfasen Leverandørvalg Gjennomføringsfasen Kontrakt / bestilling Oppfølgingsfasen Produktoppfølging Oppfølgingsfasen Utfasing REGNSKAP Kommuneregnskapet - innledning Regnskapsføring registrering og bokføring av inngående fakturaer Aktivering og avskrivning av anleggsmidler Regnskapsavslutning og avstemming Oppbevaring og makulering av regnskapsmateriale Regnskapsføring registrering og bokføring av kontantbilag Avstemming bankkonti FAKTURERING/ INNTEKTER/INNFORDRING Innledning Ajourhold vareregister Ajourhold variable data fast fakturering Tilfeldig fakturering Utskrivning av regninger Kontantsalg - salg av vare/tjeneste - mottak av betaling Kontantsalg - oppgjør av kasse registrering i regnskap Refusjonskrav - utarbeidelse av krav og fakturagrunnlag Innbetalingene registreres og posteres Kortsiktige fordringer Avskriving, utgiftsføring og ettergivelse Barnehage og SFO Forsinkelsesrenter Oppsigelse av tjeneste pga manglende betaling Rekvisisjonsblokker FINANSFORVALTNING Vurdering av finansiell risiko DELEGASJONREGLEMENT OM PLAN OG ØKONOMFORVALTNING

30 7. BRUDD PÅ RUTINENE Prosedyre ved brudd på rutinene Skjema for avviksrapportering ved økonomisk internkontroll INNLEDNING I henhold til forskrift om kommunale regnskaper 15, plikter kommunen å utarbeide rutiner for økonomisk intern kontroll. Med økonomisk internkontroll menes: Intern kontroll er en prosess gjennomført av virksomhetens styre, ledelse og annet personell, og som er lagt opp slik at det gir en rimelig grad av sikkerhet for å nå mål innen følgende kategorier: Måleffektiv og kostnadseffektiv drift Pålitelig regnskap og økonomisk informasjon Overholdelse av lover og bestemmelser Kommunal revisjonsmetodikk, Norges Kommunerevisorforbund Bakgrunn Bystyret fattet i sak 88/04 følgende: 1. Bystyret konstaterer at Narvik kommune har latt utarbeide et sett med internkontroll rutiner innenfor den frist som var satt av bystyret i sak 113/ Bystyret er tilfreds med at rutinene i stor grad bygger på de hovedmål og delmål som kontrollutvalget vedtok i dens sak 05/ Ved revisjon av de nye interne økonomikontroll rutinene, bør standardskjema for risikovurdering søkes benyttes så langt som det er praktisk mulig. Dette for å få et enda mer helhetlig system av økonomirutiner. 4. Der må utpekes en sekundæransvarlig for alle refusjonskrav, slik at Narvik kommune er sikret mot potensielle bortfall av refusjonsinntekter. 5. Bystyret ber om at der utarbeides et sanksjonsreglement for forsettlige brudd på de nye økonomiske internkontroll rutinene. Reglementet forelegges bystyret for godkjenning innen 1. september Sanksjonsreglementet ble vedtatt høsten 2004 og tatt inn i reglementet. Det er en forutsetning at rutinene oppfølges og blir løpende oppdatert. Rutinene skal oppbevares samlet i ringperm. I tillegg vil alle rutinene være tilgjengelig elektronisk (skrivebeskyttet) på fellesområdet i nettverket til Narvik kommune. Rutinene for økonomisk intern kontroll skal være lett tilgjengelig i intranettet. Organisering av arbeidet I forbindelse med arbeidet med innføring av en flat organisasjonsstruktur i Narvik kommune ble det satt ned et delprosjekt som skulle arbeide med å lage en økonomistyringshåndbok for Narvik kommune.

31 Mandatet som prosjektet jobbet ut fra var: Revidere, komplettere og systematisere økonomistyringshåndbok for Narvik kommune. Organisering av prosjektet Oppdragsgiver Styringsgruppe Prosjektansvarlig Medlemmer Representerer Svein O. Hestdahl (delprosjektleder) Arne Woldstad Helge Lagaard Sølvi Fridfeldt Svein Sandsleth Karin Sneen Bjørn Barth Hofstad Mette Olsen Eli Svarholt Åshild Amundsen Heidi Eriksen Liv Solvang Narvik Bystyre Administrasjonssjefen Ass. Adm.sjef Plan og Strategi Sentraladministrasjon Oppvekst og kultur HOS Teknisk Regnskap Innkjøp Avdelingsleder sentraladministrasjon Lønn Enhetsleder Oppvekst og kultur Avdelingsleder HOS FUTV Følgende enkeltprosjekter ble satt ned: Prosjekt Lønn Innkjøp Regnskap Fakturering/inntekter/innfordring Økonomirapportering Finansforvaltning Budsjett/økonomiplan Økonomiforvaltningsreglement Brudd/sanksjonsreglement Ansvarlig Mette Olsen Bjørn Barth Hofstad Arne Woldstad Karin N. Sneen Helge Lagaard Svein Hestdahl Svein Sandsleth/Svein Hestdahl Helge Lagaard/Sølvi Fridfeldt Svein Hestdahl Økonomirapportering og budsjett/økonomiplan ble tatt ut da dette lå i prosjektet Plan- og styringssystemet. Økonomiforvaltningsreglement ble også tatt ut da dette lå i delegasjonsreglementet. Dette var tidligere en del av den økonomiske internkontrollen. I og med at mye materiell allerede lå der ble gruppen enig om følgende arbeidsmetodikk i de enkelte prosjektene: Gjennomgå vedtatte rutiner med sikte på revidering Hvilke rutiner mangler/må kompletteres Andre områder med mangelfulle rutiner Hvordan ser man for seg digitaliserte løsninger på intranett?

32 Arbeidet med intern kontroll er en prosess som skal gi sikkerhet for at de definerte målene blir oppnådd. Internkontrollarbeidet er lagt opp som en prosess der første fase omhandler utforming av rutinene. Opplæring og implementering har startet opp parallelt. Omfang, roller og ansvar Bystyret har det øverste ansvar for tilsyn med forvaltningen. Kontrollutvalget gjennomfører på bystyrets vegne det løpende tilsynet. Rådmannen har hovedansvar for at det iverksettes en betryggende administrativ kontroll som fungerer i organisasjonen. Administrasjonssjefen skal utvikle lokale målsettinger som den interne kontrollen skal rettes mot og være en katalysator i arbeidet med å utvikle og formidle holdninger i organisasjonen. Revisjonen pålegges gjennom forskrift å påse at den interne, administrative kontroll er organisert og virker på en betryggende måte. Rutinene for økonomisk internkontroll gjelder for Narvik kommune. Narvik KF VAR, Narvik havn og Kirkelig Fellesråd inviteres til å benytte kommunens system Oppbygging av rutinene Rutinene er bygget opp etter en vurdering av de sentrale elementene i en kvalitativt god internkontroll. Intensjonene med rutinene er at de skal gi en samlet beskrivelse av de risikoene som finnes, konsekvenser av avdekkede risikoer og hvem som har ansvar for de enkelte oppgavene slik at risikoen holder på et akseptabelt nivå. Rutinene er utformet som følger: Utforming av mål for de enkelte delområdene Definering av de aktuelle rutinene for de enkelte delområdene Vurdering av risikofaktorer innen de enkelte rutinene Arbeidsbeskrivelse og ansvarsfordeling innen de enkelte rutinene Henvisninger til lover, forskrifter, interne vedtekter/rutiner, system og aktuelle skjema Revidering og ajourhold Kontrollskjema Rutinene er bygget opp gjennom et sentralt fokus på utforming av mål og risikovurdering. Arbeidsbeskrivelsene tar videre utgangspunkt i dagens rutiner med viss grad av utvikling og videreutvikling. Noen av de foreslåtte rutinene er endret vesentlig etter nøye vurdering av dagens praksis. De enkelte rutinene er utformet ut i fra de sentrale målsettingene innen internkontrollen. Sentrale rutiner/prosesser innen de enkelte målkategoriene er : Måleffektiv og kostandseffektiv drift: Lønnsrutiner Innkjøp Fakturering av varer og tjenester Oppfølging av fordringer

33 Finansforvaltning Pålitelig regnskap og økonomisk informasjon: Regnskapsføring kommuneregnskapet Overholdelse av lover og bestemmelser: Generell oppfølging av lover og bestemmelser Oppfølging av kommunale vedtak Etiske retningslinjer Internkontrollrutinene er strukturert innen følgende områder Lønn Innkjøp Regnskap Fakturering/Inntekter/Innfordring Finansforvaltning