Kontrollutvalget i Ballangen Protokoll FRA: MØTESTED: MØTEDATO: 5. februar 2009 Fra sak: Til sak: 2. etasje. Fra kl.: Til kl.

Transkript

1 Protokoll FRA: MØTESTED: MØTEDATO: KONTROLLUTVALGET Ballangen rådhus, 2. etasje 5. februar 2009 Fra sak: Til sak: 01/ /2009 Fra kl.: Til kl.: Følgende medlemmer møtte: Olav H. Steinland (leder) Kjersti Dalin Simonsen Oddny Bakke IKKE MØTT /IKKE MELDT FORFALL: MELDT FORFALL: Odd Skogvold (nestleder) Karl-Otto Kaati FRA ADMINISTRASJONEN MØTTE: Fra sekretariatet møtte: Espen Lund Håvard Nystad ANDRE: Marit Aronsen Orienterte under sak 03/09 3 av 5 medlemmer møtte. Kontrollutvalget var beslutningsdyktig. Protokoll_Kontrollutvalgsmøte_Ballangen_ sak 01/09 til 04/09 Side 1

2 Sak 01/09 Protokoll fra kontrollutvalgsmøte 29. oktober Protokoll fra kontrollutvalgsmøte 29.oktober 2008 ble gjennomgått. I sak 23/08 ble det vedtatt at kontrollutvalget skal rette en hendelse til administrasjonen og be om tilbakemelding om alder og størrelse på kommunens utestående fordringer/ utlån. Sekretariatet orienterte om at henvendelsen er rettet til kommunen men man har ikke fått tilbakemelding. Forholdet tas opp og blir behandlet under sak 03/09. Etter å ha gjennomgått protokoll fra kontrollutvalgsmøtet 29.oktober 2008 fattet kontrollutvalget slikt Protokoll fra møte i Ballangen kontrollutvalg den 29. oktober 2008 godkjennes.. Sak 02/09 Bestilling forvaltningsrevisjon i hht. plan. Leder for Kontrollutvalget orienterte om at planen for forvaltningsrevisjon ble behandlet i kommunestyret , og ble vedtatt som den lå. Sekretariatet la frem et utkast på bestilling av forvaltningsrevisjon som ble gjennomgått uten at noen hadde korrigeringer på rekkefølge eller innhold. Etter gjennomgang og drøfting av utkast til bestilling av forvaltningsrevisjon fattet kontrollutvalget slikt. Bestilling godkjennes i uendret rekkefølge. Sak 03/09 Oppfølging regnskapsavleggelse 2008-regnskapet. Marit Aronsen var invitert for å orientere om 2008-regnskapet. Hun orienterte om at kommunens målsetning er å ha regnskapet ferdig i løpet av februar. Kontrollutvalget stilte spørsmål om kommunen har gjort noe mer med utestående fordringer i forhold til tapsføring og innkreving. I følge Marit gjelder disse fordringene formidlingslån, sosiale lån og skyldige kommunale avgifter og tjenester. Av utlån vet man at det foreligger et tap på ca kr. Protokoll_Kontrollutvalgsmøte_Ballangen_ sak 01/09 til 04/09 Side 2

3 ,- som gjelder et dødsbo. Ellers er det usikkert på hvor mye som ligger av potensielle tap på utlån. På formidlingslån via husbank og formidlingslån har det ikke vært noen avtale mellom kommunen og bank om innkreving. De har nå hatt møte med banken og det jobbes med hvilke tiltak som skal iverksettes. Når det gjelder kommunale avgifter og tjenester til kommunen ligger det en god del gamle saldoer fra kommunal fakturering, og de har heller ikke her oversikt over hvor mye som må tapsføres. Det er nå innført et nytt fakturasystem og en har fått en ny person som har hatt kurs i innfordring. I forhold til regnskapet for 2008 får lånene ingen innvirkning på resultatet, men tapsføring fra kommunal fakturering vil påvirke resultatet. Når de har fått innarbeidet psykiatri midlene og premieavvik i regnskapet mener Marit at regnskapet for 2008 skal komme i pluss. Etter at Marit hadde forlatt møtet hadde kontrollutvalget en generell drøfting av innholdet i orienteringen. Kontrollutvalget var enige om at det er bekymringsverdig at inntektsføring av premieavviket er avgjørende for at regnskapet skal gi overskudd. Til slutt var kontrollutvalget enige om at Marit hadde en positiv gjennomgang, og fattet slikt Orienteringen tas til etterretning. Sak 04/09 Eventuelt/orienteringssaker - Skatteregnskapet for Ballangen Kommune for Etter en generell gjennomgang fattet kontrollutvalget slikt Skatteregnskapet for Ballangen Kommune for 2008 tas til orientering. - Vurdering av oppdragsansvarlig revisors uavhengighet i forhold til Ballangen Kommune Brevet fra KommRev NORD blir gjennomgått, og kontrollutvalget fattet slikt Protokoll_Kontrollutvalgsmøte_Ballangen_ sak 01/09 til 04/09 Side 3

4 Brevet fra KommRev NORD tas til orientering. - Møteplan for vårhalvåret 2009 Kontrollutvalget kom frem til at det ble vanskelig å fastsette noe mer enn de to neste møtene. Og etter en gjennomgang av kalenderen for de neste månedene fattet kontrollutvalget slikt De to neste møtene i Kontrollutvalget blir 24.mars og 28.april, begge møtene settes til kl Avtaler kommunen har med ikke-kommunale aktører I sak 24/08 ble det vedtatt at sekretariatet skulle rette en henvendelse til administrasjonen og etterspørre avtaler inngått med Elvenes Transport og Maskin AS og ny leasingavtale for biler. Sekretariatet opplyser at henvendelsen er sendt, men har ennå ikke fått svar. I sak 24/08 ble også oversikten over avtaler kommunen har inngått diskutert, men man besluttet at denne skulle gjennomgås på neste møte. Listen med avtaler ble delt ut og Kontrollutvalget tok en relativt grundig gjennomgang og drøfting av innholdet. I gjennomgangen kom man frem til at det var seks avtaler man ønsket å innhente, disse er opplistet i vedtaket under. Under avtale om bedriftshelsetjeneste lurte kontrollutvalget på om det eksisterer noen lovpålegg om at kommunen skal ha bedriftshelsetjeneste. Dette undersøker sekretariatet til neste møte. I tillegg ble det tatt opp at det ble gjort et vedtak i siste formannskapsmøte vedr. en sak på Fornes. Her kom man frem til at protokoll fra siste formannskapsmøte gjennomgås på neste møte og vurderes i forhold til regelverket. Protokoll_Kontrollutvalgsmøte_Ballangen_ sak 01/09 til 04/09 Side 4

5 Kontrollutvalget fattet så slikt 1. Sekretariatet innhenter følgende avtaler: Husleieavtale for leie av lokaler til biblioteket Avtale om septiktømming Innsamling renovasjon Renovasjonsavtale med HRS Avtale med Ballangen Aktiv AS Avtale om bedriftshelsetjeneste. 2. Sekretariatet legger frem oversikt over hvilke bestemmelser som regulerer plikten til å ha bedriftshelsetjeneste. 3. Formannskapets vedtak om behandling av Fornes innhentes og legges frem for Kontrollutvalget. Møtet ble etter dette hevet. Ballangen, 9.februar 2009 Olav H. Steinland Leder i Ballangen kontrollutvalg Protokoll_Kontrollutvalgsmøte_Ballangen_ sak 01/09 til 04/09 Side 5