Vedlegg 1: KRAVSPESIFIKASJON

Transkript

1 Vedlegg 1: KRAVSPESIFIKASJON 1 GENERELLE KRAV TIL LEVERANSEN Følgende krav gjelder fr levering av matvarer til helsefretakene i Helse Nrd: Alle prdukter må være påført varedeklarasjn på nrsk. Varene må leveres i bruksvennlige frpakninger, g ha en jevn høy kvalitet. Alle prdukter skal være hygienisk innpakket. Varene skal være fritt levert leveringsstedene (se pkt. 8 fr versikt). Leveringsfrekvens vil variere fr de ulike varegrupper g leveringssteder. Fr varegrupper hvr det ikke er presisert leveringstidspunkt frutsettes det levering en til t ganger pr uke, eller etter avtale. Leveranser skal skje innen kl på hverdager eller avtalt leveringsdag. Leverandøren skal garantere at generell leveringstid ikke verstiger 4 dager fra bestillingsdat. Ved større leveranser avtales leveringstid spesielt. Varer/varepartier må leveres frdelt i håndterbare størrelser, g hver enkeltpakning må ikke verstige 12 kg i vekt eller 120 cm i høyde/bredde/lengde. Unntaksvis kan det avtales større enkeltpakninger ved særskilte behv. Med leveringsdag menes den dagen varene blir levert fysisk på sykehuset. Hastebestillinger vil utgjøre mindre enn 10 % av årlig msetning, g skal leveres snarest (etter nærmere avtale) eller blir hentet av ppdragsgiver hs leverandør. Leverandøren skal kunne levere varene i løpet av bestillingsdagen (gjelder dersm bestillingen er mttatt av leverandør før kl samme dag). Henterdrer skal være klare fr avhenting i løpet av 1 time. 2 KRAV TIL PRODUKTENE Nedenfr følger en krt spesifikasjn av de frskjellige varegruppene. Fr nærmere detaljering av prduktene, se gså prisskjemaene vedlegg 2. Generelt gjelder at alle prduktene skal være av gd kvalitet g tilfredsstille gjeldende frskrifter på mrådet. VAREGRUPPE 1: Brød g bakervarer Prduktene skal være prdusert innen 6 timer før levering. Bakervarer må leveres hver dag mellm kl g mandag til fredag, med mulighet fr supplering midt på dagen. Lørdager leveres kl ingen supplering. Dette gjelder dersm ikke annet tidspunkt er avtalt. Knditrvarer skal leveres innen kl på leveringsdagen, dersm ikke annet er avtalt. Alle brød skal veie gram, være ppskjært i skiver g tykkelsen på brødskivene skal være mm. Side 1 av 11

2 VAREGRUPPE 2: Fersk fisk Varegruppen mfatter fersk fisk g fiskemat. Bearbeidede industriprdukter i prsjnsstørrelser. Følgende krav stilles til denne varegruppen: Alle fiskeprdukter skal leveres uten skinn g bein (gjelder både fersk g frssen). Laks g ørret skal være avlivet tidligst 4 døgn før levering. Prduktprøve skal leveres fr både laks g ørret. Laks g kveitekteletter skal være mm tykke, vekt gram. Uten kapp g buklister. Farseprdukter av fisk skal innehlde minimum 55 % ren fisk av filet. Ren fiskefilet, vekt pr filet: Hel trskefilet, fersk Hel trskefilet, røket, fersk Hel trskefilet, salt Hel seifilet, fersk ca g Seifilet, lettsaltet Salt trskefilet, i biter ca g Røkt trskefilet, i biter ca g Uerfilet, lettsaltet ca g Ørretfilet, fersk ca g Laksefilet, fersk ca g Laksebiff ca g Steinbitfilet Kveitefilet Farseprdukter Fiskepudding Fiskebller Fiskekaker ca. 900 g ca g ca g VAREGRUPPE 3: Frssen fisk g fiskemat Varegruppen mfatter frssen fisk g annen fiskemat. Bearbeidede industriprdukter i prsjnsstørrelser skal være frstekt g ha en høy regenereringsevne. Vekt g. Følgende krav stilles til denne varegruppen: Alle fiskeprdukter skal leveres uten skinn g bein Prduktprøve skal leveres fr både laks g ørret. Laks g kveitekteletter skal være mm tykke, vekt gram. Uten kapp g buklister. Farseprdukter av fisk skal innehlde minimum 55 % ren fisk av filet. Frsne farseprdukter Fiskepudding Fiskebller Fiskekaker ca. 900 g ca g ca g Side 2 av 11

3 Bearbeidet/panerte fiskeprdukter Prduktene skal innehlde minimum 50 % ren fiskefilet, være frstekte. Vekt gr. VAREGRUPPE 4: Fersk frukt g grønt Frukt g grønnsaker skal tilfredsstille nrsk standard, klasse 1. Hldbarhet må minimum være 7 dager beregnet fra leveringsdag. VAREGRUPPE 5: Behandlet frukt g grønt Grønnsaksblandinger g rene grønnsaker i terninger/skiver. Gulrt g kålrt i staver (ikke riflet). Pakninger i 1,4 kg 2 kg. Lapskausblanding skal være uten ptet. Frsne salatblandinger bør kunne tilbys. 5.1: Grønnsaker - Susvide / MAP-prdukter Sus Vide: Maten blir ferdigprdusert, man vakuumerer den så i plast g pasteuriserer den. MAP: Pakking i mdifisert atmsfære. Frukt g grønnsaker skal tilfredsstille nrsk standard, klasse 1. Hldbarhet må minimum være 21 dager beregnet fra leveringsdag. Det bes m både grvskrellede g finskrellede grønnsaker. Fr pteter stilles det krav m 19 % tørrstffinnhld. Pakninger i 0,5 kg 1 kg 2 kg. Fr rå/skrellet ptet, kålrt g gulrt skal det være maks. 24 timer fra start på skrelleprsess til levering skjer hs ppdragsgiver Omfatter følgende prdukter: MAP Diverse salater i vakuumpakker MAP Råskrellet, str stk g 2 kg /pk Sus vide Gulrtstuing 1,6 kg /pk Sus vide Ertestuing 1,6 kg/pk Sus vide Kålrtstappe 1,6 kg/pk Sus vide Fløtebakte pteter 2 kg/pk Sus vide Kålstuing 1,6 kg/pk Sus vide Ptet, str. 50/70 frpakning 0,5 1 2 kg pser 5.2: Grønnsaksblandinger i kkepser Prduktene skal være tilsatt smak / krydder etter nærmere avtale. Vekt: 1 kg / pr pse. De skal være pakket i pser sm tåler minimum 120 C Omfatter følgende prdukter: Rmanesk-blanding Rsenkål g babygulrt Blandingsfrhld 50/50 Side 3 av 11

4 Erter, gulrtskiver, mais Blandingsfrhld 40/40/20 Aspargesbønner g paprika Blandingsfrhld 50/50 Blmkål g gulrt Blandingsfrhld 50/50 Selleri/gulrt/aspargesbønner/bambusskudd Blandingsfrhld 25/25/25/25 5.2: Salatblandinger Salatblandinger, ferdig kuttet. Pakket i 1,5 kg g 500 g/pk. Fersk g frsset. VAREGRUPPE 6: Kaffe Kaffe skal være brent g malt med en velbalansert smak. Blandingsfrhld ca 60 g pr. liter vann. Prdukt Ekstra finmalt Fin/filtermalt Kkmalt Kaffebønner hele Eksempler på smaker: Pulverkaffe, frysetørret Pakning/pse 500 g g/eller 1000 g ca 90 g 250 g 500 g 250 g g/eller 500 g 500 g g/eller 1000 g - Nrmal brent % Arabica - Espress - Grand Rberta 250 g g prsjnspakning VAREGRUPPE 7: Mineralvann Omfatter prduktene mineralvann, flaskevann, lettøl g alkhlfritt øl. Gjelder hvedsakelig plastflasker 0,5 liter g 1,5 liter. VAREGRUPPE 8: Ferskt kjøtt g kjøttvarer Det kreves kvalitet i.h.t. gjeldende nrske regelverk g skal tilfredsstille frskrift m kjøttråvarer g kjøttprdukter (Kvernet-kjøtt-frskriften) g frskrift m prdukter fremstilt av blandinger av findelte animalske råvarer eller blandinger av findelte animalske g vegetabilske råvarer (blandingsfrskriften). Ellers skal alle prdukter generelt være av handelsvarekvalitet. Det skal spesifiseres krav til skjæring av kjøtt, dvs. beskrivelser av størrelser. Fr farseprdukter (eks. pølser, kjøttdeig/farse sv.) skal det vedlegges ingrediensliste iht. frskrift. Saltkjøtt, Benfritt bg av lam, ksesmåstek skal være kuttet i 25x25 mm. Det kan frventes at det i leveringsperiden kan kmme frespørsel m tilsvarende prdukter sm er prdusert øklgisk. Side 4 av 11

5 Benfri fårebg Bgen skal være benet ut. Ved utbeningen skal bgen åpnes i ryggen. Følgende sener skal være fjernet: Ca 10 cm av senen sm dekker bgen mt knken. Ca 5 cm av senen på yttersiden av bgen mt knken. Ca 5 cm av senen under bgbladet. Musklene på fremsiden av verarmsbenet, bldårene, fettet g stemplemerkene skal være fjernet. Reinskav: Rein g reinkalv av klasse 1 g 2. Kjøtt fra bg, bryst, mørbrad g tykkeste del av slagside. Uten fettansamlinger g fritt fr stre sener. Oksebgstek: Bgsteken skal være tatt ut av bgplmmen. Steken skal være fri fr stempelmerker, løst kjøtt, den stre seneknuten mt albueledd g den hardeste senen(hinnen) på innersiden av bgplmmen. Fettet på yttersiden skal være trimmet ned til 0,5 cm. Bgsteken skal være rettskåret i begge ender g nettet. Behvet kan være både rå steik g ferdig stekt prdukt. Oksefrpart: Oppdelt frpart av kse. Stre ben g fettansamlinger er fjernet. Lammestek: Skal være beinet ut. Stre senefester, løse kjøttstykker, fettansamlinger g kjertler skal være skåret brt. Steken skal være nettet. Behvet kan være både rå stek g ferdig stekt prdukt. Alle steker skal være ferdig ppskåret. Svinekteletter: Benfri svinekam uten nakke, uten løse kjøttstykker, snittsår g spekk. Ktelettykkelse 1,8 cm, maksimum fettrand 0,5 cm. Vekt 130/160 gram. Saltkjøtt/småstek av lam/kse: Kkeklart kjøtt fra bg. Skåret i stykker/terninger på 25 mm X 25 mm. Det skal ikke være mer enn maks. 11 % salt i laken Svinestek: Knken skal være skåret av i leddet g skinken benet ut. Flatbiffen skal være skåret fra skinken g gjennm det naturlige skille. Resten av skinken skal være delt i t langs det naturlige skillet mellm rundsteken g bankekjøttet. Den indre harde knkemuskelen skal være skåret vekk. Fettansamlinger, kjertler g den stre senen på bankekjøttet skal være fjernet. Steken skal være trimmet g svren rutet. Steken skal være nettet. Behvet kan være både rå stek g ferdig stekt prdukt. Alle steker skal være ferdig ppskåret. Svinekam u/bein: Svinekam uten nakke, uten løse kjøttstykker, snittsår g spekk. Maksimum fettrand 0,5 cm. Vekt 130/160 gram. Side 5 av 11

6 Kalkunfilet: Fileten skal være ferdig trimmet m/skinn av 1,5 kg pr filet g singelpakket. Grytekjøtt av kse/svin/kylling/kalkun: Svr g flesk, grve sener g bldig kjøtt skal være fjernet. Grytekjøttet skal være av låret g skåret i terninger på mm X 20 mm. Pakket i 2,5 kg. Strimlet kjøtt av kse/svin/kylling/kalkun: Kjøttet skal være av låret strimlet i 0,5 mm x 20 mm. 2,5 kg/pk. Farseprdukter: Skal være uten svin, gluten, sya g melketilsetning. Alle farseprdukter skal ha maks. 10 % fett g maks. 1 % salt. Kjøttkaker Kjøttpudding Karbnader Kjøttbller Kjøttdeig Kjøttdeig, ferdig stekt Karbnadedeig g med grv struktur Frmstekt, skivet i 9-11 mm tykkelse. 2 kg/pk g med grv struktur g Grvmalt g/pk. Fersk/frssen. Grvmalt. Uten salt g/pk. Fersk/frssen. Pølser: Pølsene skal være skinnfrie, vekt gram pr. stk g lengde på mm. Røkt kjøttpølse Røkt pølse Naturpølse Kalkun/kyllingpølser Fett/saltredusert pølse g pr stk g pr stk 80 g pr stk. uten svin, egg, gluten, melk g paprika Skal ikke innehlde gluten, melk g sya Kjøttpåleggsvarer Kjøttpålegg skal være vakuumpakket i prsjnspakker (ca 10-15g), samt pakninger på ca g g ca. 500 g. VAREGRUPPE 9: Frsne kjøttvarer Varegruppen mfatter flere typer kjøttvarer. VAREGRUPPE 10: Melk g melkeprdukter Varegruppen mfatter flere typer melk, yghurt, kremfløte, rømme. VAREGRUPPE 11: Ost g steprdukter Varegruppen mfatter flere typer st g steprdukter. Skal leveres både i stk g kuvert frpakninger. Side 6 av 11

7 VAREGRUPPE 12: Klnialvarer Dette er en samlegruppe sm mfatter alle typer klnialvarer sm frbrukes ved sykehusene i Helsefretakene. 12.1: Te g varme drikker Te i esker med ca stk prsjnspser. Displayesker med assrterte typer te i engangspakninger (ca. 25 prsjner i esken) 12.2: Margarinprdukter/vegetabilske ljeprdukter: Kaldpresset livenlje. Rapslje skal være tilsatt betakarten g smørarma. Margarinprdukter skal leveres i følgende pakninger: kuvert - 0,5 kg - 2 kg. Oljeprdukter skal leveres i 1 l g 10 l. 12.3: Syltetøy, saft g juice Syltetøy Bærinnhld må være minimum 40 %. Sukkerinnhld skal utgjøre mindre enn 60 %. Saft Råsaftinnhld må være minimum 50 %. Tørrstffinnhld må ikke verstige 55 % i sukret saft. Råsaft kan være tilsatt sukker, men ikke vann. Pakninger skal være kuvert, spann g Tetrapak gr. 12.4: Iskremprdukter Assrtert utvalg av is i prsjnspakninger (ispinner, i kjeks.l.) Større prsjnspakninger 2 liter g 5 liter. Leverandør er ansvarlig fr utlån av frysedisk g vedlikehld av dette materiell. 12.5: Dessertprdukter Diverse typer dessert sm frmasj g pudding i hel g prsjnspakning Hermetikk Tørrstffinnhld i følgende prdukter må ppgis av leverandør; Hermetisk frukt g grvhakkede tmater. 3 VOLUM OG LEVERINGSBETINGELSER 3.1 Generelle betingelser Helsefretakene vil frplikte seg til å ta ut sitt estimerte behv av de prdukter sm det inngås avtale m fra den/de leverandør(er) sm det blir inngått avtale med. Tilbudte varer skal gså mfatte butikkfrpakninger. Dersm tilbyder i sitt tilbud inkluderer leveranser fra underleverandører, må tilbyder selv stå ansvarlig verfr disse. Side 7 av 11

8 Tilbyder bes legge ved en versikt ver varer sm er standard lagersrtiment hs leverandør, g hvilke varetyper sm leverandør anser sm bestillingssrtiment. Leverandøren bes m å ppgi hvilke sykehus/helsefretak tilbudet gjelder fr i Skjema m nøkkelpplysninger m tilbyder g tilbud. Se vedlegg 4. Leverandøren er ansvarlig fr at de varer g tjenester sm leveres er i samsvar med bestillingen. Helsefretakene har fr egen regning g til enhver anledning, rett til å inspisere g kntrllere at så skjer. Hvis en leveranse eller en del av den ikke tilfredsstiller de krav g betingelser bestillingen fastsetter, kan kjøperen avvise, frkaste eller returnere den eller deler av den. Kjøperens kvalitetskntrll g gdkjenning fritar ikke leverandøren fr de frpliktelser leverandøren har påtatt seg iht. bestillingen. Varene skal leveres inne på kjøkkenet, eller på anvist sted, g kvitteres mttatt av kjøkkenpersnale. 3.2 Erstatningsprdukter når leverandør er tm på lager Om en vare ikke kan leveres må bestiller få tilbakemelding m dette snarest. Leverandør skal da kunne tilby et tilsvarende prdukt, men levering kan ikke skje før erstatningsprduktet er akseptert av bestiller hs ppdragsgiver. Kvaliteten skal være tilsvarende sm avtaleprdukt. 3.3 Leveringsvilkår Vedlagte prisskjema innehlder et utvalg av de prduktene sm kjøpes innenfr hver varegruppe. Dette utvalget er basert på statistikk fra benyttede leverandører. Utvalget dekker således ikke hele spekteret av prdukter sm helsefretakene vil kjøpe i avtaleperiden. Levering skal anses å ha skjedd når varen er mttatt fr gdkjennelse, på avtalt sted. 3.4 Bestilling Dette er en avtale m suksessiv levering, g helsefretakene vil ut i fra behv freta det enkelte kjøp i henhld til avtalen. 3.5 Opplæring Leverandøren skal gjennmføre nødvendig pplæring av persnale på det enkelte prdukt, når slik pplæring er nødvendig fr nrmal bruk av prduktet. Eventuelle tilbud ut ver dette til brukere m faglig pplæring/utvikling innen det aktuelle prduktmrådet bes ppgitt. Det må derfr legges ved en beskrivelse av hvilke pplegg leverandøren har på dette. 3.6 Miljø Helsefretakene har sm målsetning at miljøvennlige varer g tjenester skal fretrekkes g at miljømerkede prdukter vektlegges med den hensikt å ppnå mindre frurensing/avfall g økt gjenvinning/resirkulering. Side 8 av 11

9 Tilbyder skal i den grad det er mulig dkumentere følgende krav: Prduktene tilfredsstiller gdkjente miljømerkerdninger. Miljøtiltak i frbindelse med prduksjn. I evaluering av miljø vil følgende elementer bli vurdert i frbindelse med kriteriet miljø: 4 PRISER Beskrivelse av rutiner fr emballasjehåndtering (returrdninger) fr varegruppen. Vedlagte prisskjemaer innehlder et relevant utvalg av de prduktene sm kjøpes innenfr hver varegruppe. Dette utvalget er basert på vlum- g msetningsstatistikk fra nåværende/tidligere leverandører. Utvalget dekker ikke hele spekteret av prdukter sm helsefretakene vil kjøpe i avtaleperiden, men dette er de viktigste prduktene. Om elementene i prisskjema Dersm leverandør har annen salgsenhet enn angitt i prisskjema, bes leverandør ppgi denne salgsenhet i prisskjemaet. Veil.pris, rabattsats g nettpris skal ppgis på alle de prdukter sm er spesifisert i prisskjemaene. En rabattsats eller nettpris skal gså ppgis fr andre prdukter sm naturlig inngår i varegruppene, eller sm naturlig inngår i leverandørens srtiment innen varegruppene. Tilbudskampanjer g andre midlertidige prisreduksjner i periden sm er gunstigere enn de avtalte betingelser, skal autmatisk gjelde fr Helsefretakene. Leverandøren vil være frpliktet til å gjøre slike tilbud kjent fr det enkelte helsefretak eller leveringssted sm mfattes av avtalen. Priser g kalkylegrunnlag fr ferskvarer skal baseres på prdusentprisliste sm angitt nedenfr: Fersk fisk/fiskemat Nrges Råfisklag eller tilsvarende Fersk frukt/grønnsaker Statens landbruksfrvaltning eller tilsvarende Fersk kjøtt/kjøttmat Statens landbruksfrvaltning eller tilsvarende Prdukter sm tilhører varegruppene, men sm ikke eksplisitt er nevnt i prisppstillingsskjemaene, skal leveres med samme kalkylegrunnlag sm de spesifiserte varene. Følgende frklaring gjelder fr prisskjemaene: artikkelnummer prisenhet salgsenhet tilbyders pris pr prisenhet tilbyders salgsenhet tilbyders artikkelnr tilbyders artikkelnavn tilbyders fabrikat/merke ppdragsgivers artikkelnr fr varen (hvis kjent) ppgitt er enheten sm tilbudsprisen skal baseres på den enhet/størrelse sm varen ønskes levert i (eske, kg, kurv) pris pr enhet sm tilbys helsefretakene (ekskl. mva) tilbyders enhet/størrelse sm varen leveres i (eske, kg, kurv) tilbyders artikkelnr fr varen merkenavnet sm varen er kjent under navn på prdusent eller fabrikant sm prduserer varen Side 9 av 11

10 Prisene skal ppgis i nrske krner, inkl. emballasjekstnader, eksklusiv merverdiavgift g skal være fritt levert helsefretakets leveringssteder (se liste i pkt. 8). Prisendringer fr alle varegrupper Prisene skal justeres 1. mars hvert år i henhld til knsumprisindeksen fr Matvarer g alkhlfrie drikkevarer per 15. februar i fregående år. Første justering skjer 1. mars 2011 basert på endring fra 15. februar februar Leverandør skal varsle m de avtalefestede prisendringer senest 15 dager før de trer i kraft. Oppdragsgiver skal gdkjenne prisendringene før nye priser kan tas i bruk. 5 BESTILLING, LEVERING OG STATISTIKK Det frutsettes et enkelt g driftssikkert bestillings- g rapprteringssystem, ryddig fakturering g effektiv transprt til brukerstedene. Leverandøren bes gi en dkumentert beskrivelse ver hvrdan disse interessene vil bli ivaretatt. Helsefretakene vil i samarbeid med leverandør utarbeide et plankjøp, dvs. en versikt ver varer sm skal kjøpes fr en tidsbestemt peride. Vareutvalget vil dermed bli avgrenset fr å gi en enklere lgistikk. Leverandøren skal ved behv fremstille IT-baserte bestillingsskjema fr prduktene i plankjøp, g gi nødvendig pplæring i bruk av disse. Det skal være ppfølgingsmøter hs helsefretaket mellm leverandør g brukere 2-4 ganger pr år. Ved behv kan ett årlig møte avtales hs leverandør. Leverandørene frplikter seg uppfrdret til å levere uttaksrapprt kvartalsvis på alle prdukter med fakturert pris g antall leverte enheter (leveres pr. e-pst). 6 INTEGRASJON AV VAREKATALOG TIL INNKJØPSSYSTEM Leverandøren skal videre utarbeide katalger g prislister i samarbeid med den enkelte institusjn g hlde disse à jur. Materialet skal være versiktlig g priser på prdukter til helsefretakene skal være lette å finne. Det bes m at det blir gitt eksempler på slike katalger g lister. Helsefretakene har tatt i bruk det IT-baserte innkjøpssystemet Clckwrk, g vi har til hensikt å benytte dette sm bestillingsverktøy fr mat- g drikkevarer. Elektrnisk varekatalg skal leveres pr. e-pst eller CD innen 21 dager etter kntraktsinngåelse, eller etter nærmere avtale med hvert helsefretak. Side 10 av 11

11 7 SYKEHUS MED ANGITTE LEVERINGSSTEDER Leveranser skal skje fraktfritt levert til følgende leveringssteder: Helse Finnmark HF 1. Hammerfest Sykehusveien 35, 9613 Hammerfest 2. Kirkenes Dr Palmstrøms vei 15, 9915 Kirkenes Universitetssykehuset Nrd-Nrge HF 3. Trmsø a) Sykehusveien 38, 9019 Trmsø b) Åsgård sykehus, Åsgårdvegen, 9016 Trmsø 4. Harstad St. Olavsgate 70, 9480 Harstad 5. Narvik a) Sykehusveien 3, 8504 Narvik b) Nrdlandsklinikken, Buveien 75, 8520 Ankenesstrand Nrdlandssykehuset HF 6. Bdø a) Prinsens gate 164, 8005 Bdø b) Psykiatrisk sykehus, Kløveråsveien 1, 8010 Bdø 7. Stkmarknes Søndregate 19, 8450 Stkmarknes 8. Gravdal Sykehusbakken 23, 8370 Leknes Helgelandssykehuset HF 9. Msjøen Vefsnveien 25, 8656 Msjøen 10. Sandnessjøen Prestmarkveien 1, 8800 Sandnessjøen Levering til andre leveringsadresser Leveranser til andre leveringsadresser (klinikker/institusjner) skal skje fraktfritt ved bestillinger med høyere verdi enn kr 5.000,- ekskl. mva. Fr leveranser med lavere verdi til slike adresser kan frakt faktureres med maks. kr 150,- pr. bestilling. Side 11 av 11