Vesentlige endringer fra opprinnelige dokumenter samt forhold som er omtalt i referatdokumentet er merket med gult.

Transkript

1 1. INNLEDNING en fastslår hvilke konkrete krav oppdragsgiver stiller til leveransen. Dersom tilbyder blir oppmerksom på mangler i kravspesifikasjonen som er av betydning for valg av leverandør, skal oppdragsgiver gjøres oppmerksom på dette. Likeså gjelder dette dersom tilbyder blir oppmerksom på mangler som kan få konsekvenser for den praktiske gjennomføringen av avtalen. Vesentlige endringer fra opprinnelige dokumenter samt forhold som er omtalt i referatdokumentet er merket med gult. 2. OPPDRAGSGIVERS BEHOV OG MINIMUMSKRAV Rammeavtalen gjelder kjøp av mat- og drikkevarer til Restaurant og matfag, kantiner, bo- og servicesenter og sykehjem til oppdragsgiver. For oversikt over oppdragsgiver, se Grunndokumentet pkt. 1 og virksomhetsoversikt i vedlegg 5 (a d). Rammeavtale ønskes inngått for 5 ulike varegrupper og vil, i tillegg til de produkter som er oppført i prisskjema, også omfatte mat- og drikkevarer som naturlig hører inn under de ulike varegruppene selv om de ikke er konkret spesifisert. Næringsmidlene deles inn i 5 varegrupper: VAREGRUPPE 1: VAREGRUPPE 4: FRUKT OG GRØNT KOLONIAL a) Frisk frukt og grønt a) Margarin/ vegetabilske oljer b) Bearbeidet frukt og grønt b) Syltetøy, saft og juice c) Skolefrukt c) Bake Off d) Kaffe VAREGRUPPE 2: e) Hermetikk FERSK, LETTSALTET OG RØKT FISK f) Frosne grønnsaker og grønnsaksblandinger a) Fersk fisk g) Egg b) Frossen fisk VAREGRUPPE 3: VAREGRUPPE 5: KJØTT OG KJØTTVARER FISKEMAT a) Fersk kjøtt og kjøttvarer a) Fiskemat b) Frosne kjøttvarer b) Bearbeidet/ panert fiskeprodukter Oppdragsgiver skal som hovedregel alltid gjøre avrop på varer hos den leverandør som er tildelt kontrakt på varegruppen. Oppdragsgiver forbeholder seg likevel retten til å gjøre mindre kjøp og kjøp av økologiske produkter fra f.eks. småskalaleverandører. Dette skal kun skje i særlige tilfeller hvor det ansees som den situasjonsmessige beste løsningen. For virksomheter som har en beliggenhet til avtaleleverandør som medfører en uforholdsmessig lang kjørevei til leverandørs utsalgssted, skal disse unntaksvis kunne stå fritt til å velge leverandør med hensyn på eventuelle hastekjøp. I tilfeller hvor flere leverandører kan dekke samme sortiment (f.eks. en leverandør i varegruppe 4 som kan levere produkter innenfor alle varegruppene), vil de leverandørene som blir tildelt kontrakt være hovedleverandører innenfor sine respektive varegrupper. Arkivsak 11/2506 Side 1 av 13

2 Oppdragsgiver skal m.a.o. vise avtalelojalitet ved å gjøre avrop hos den som har vunnet kontrakten på den konkrete varegruppen i sin region. Kommunene i region Nord - Troms forbeholder seg retten til å kjøpe fersk hel/rund fisk, torsk og sei, hos lokale leverandører. Øvrige produkter i varegruppe 2, skal virksomhetene kjøpe fra avtaleleverandør. Det presiseres at det kun gjelder de kommunale virksomhetene og ikke fylkeskommunens egne virksomheter, Skjervøy vgs. og Nordreisa vgs. Oppdragsgiver forbeholder seg også retten til å bruke andre leverandører når det pedagogiske behovet tilsier dette. Det gjøres spesielt oppmerksom på at pristilbudsskjema er å anse som teknisk skjema og at volum som oppgis, blir noe endret blant annet som følge av de endrede økonomiske rammevilkår og økonomisk aktivitet i Tromsø kommune. Produksjon og distribusjon av mat innen pleie- og omsorgstjenesten legges ut på anbud med krav om virksomhetsoverdragelse og dette kan få følger i forhold til uttaket fra Mortensnes sentralkjøkken og kanskje også Heracleum, som utgjør hoveddelen av Tromsø kommunens uttak. Ved en eventuell virksomhetsoverdragelse av Mortensnes sentralkjøkken, tillater oppdragsgiver et prosentvis påslag på opprinnelig tilbudspris i alle varegruppene i denne regionen. Hvor stor denne prosentsatsen blir, må vi komme tilbake til når det blir aktuelt. Oppdragsgiver ønsker mulighet for anbrekk på enkelte artikler. Dette gjelder i hovedsak små brukersteder som kun har behov for mindre mengder av varen, f.eks. bakepulver, krydder osv. Der den enkelte deltaker kan ha behov for anbrekk, men leverandør ikke kan innrømme dette, vil det være aktuelt å bruke annen leverandør. Kravene hva angår forpakningsstørrelser, f.eks. vekt og volum, er cirka-angivelser og ikke absolutte størrelser. Nedenfor oppgis oppdragsgivers minimumskrav vedrørende kvalitet, sortiment, transport og levering, bestillingsalternativer, miljøaspekt og service/oppfølging. 2.1 Minimumskrav til kvalitet og sortiment Sortiment: I dette vedlegget listes det opp en del produkter under de ulike varegruppene, med krav som stilles til disse. Mange av disse produktene inngår også som en del av vedlegg 2, Prisskjema. I tillegg til produktene som er spesifisert og etterspurte i vedlegg 2, må leverandør kunne tilby et tilstrekkelig assortiment av produkter som naturlig hører inn under samme varegruppe og som må forventes etterspurt av den enkelte deltaker i konkurransen, selv om disse ikke er konkret etterspurt i konkurransen. Leverandør må i tilbudet beskrive sitt varespekter innenfor den varegruppe det inngis tilbud på. Leverandør må kunne tilby et bredt assortiment (utvalg av varesorter) med varierende pakningsstørrelser og fra flere produsenter, da oppdragsgiver har mange forskjellige virksomheter med ulike behov. Det er ikke nødvendig å legge ved brosjyrer eller annen dokumentasjon, men sortiment er et tildelingskriterium og derfor viktig å utdype. Det må foreligge en oversikt som synliggjør at oppdragsgivers krav (ovenfor) er tilstrekkelig oppfylt. Arkivsak 11/2506 Side 2 av 13

3 Kvalitet: Generelt for alle varegrupper gjelder at produktene skal være av god kvalitet og tilfredsstille gjeldende lover og forskrifter på området. Leverandør skal levere dokumentasjon som viser at de tilbudte varene er iht. forskriftene: Animaliehygieneforskriften (Forskrift om særlige hygieneregler for næringsmidler av animalsk opprinnelse) Næringsmiddelhygieneforskriften (Forskrift om næringsmiddelhygiene) Merkeforskriften (Forskrift om merking mv av næringsmidler) Det er i tillegg ønskelig, men ikke påkrevd at næringsmiddelforetak skal innføre, gjennomføre og opprettholde én eller flere permanente framgangsmåter som er basert på HACCP - prinsippene. For hele sortimentet for alle varegruppene gjelder kravet om at de tilbudte varene skal være av 1. klasses kvalitet og av 1. sortering. VAREGRUPPE 1: FRUKT OG GRØNT a) Frisk frukt og grønt: Frisk frukt og grønnsaker skal tilfredsstille norsk standard, klasse 1. Holdbarhet må være minimum 7 dager beregnet fra leveringsdag, unntatt for banan. Det kan forventes at det i leveringsperioden kan komme forespørsel om produkter som er produsert økologisk. Salat skal være hel og saftspent. Salaten skal være sortstypisk og normalt utviklet. Hodesalatene skal ha sammenhengende hoder, som skal være kuttet like nedenfor bladfestene. Råte, mugg, kuldeskade eller insektangrep skal ikke forekomme. Brokkoli skal være fast i konsistensen og ha friskt grønt utseende. Den skal ha sprø, saftige stilker og blader. Knoppene skal være lukket, uten synlige gule blomster eller misfarging. Tomater skal være hele, rene og fri for fremmed lukt eller smak. De skal være sortstypiske av form og utseende. Skallet skal være stramt og skinnende, uansett i hvilken modningsgrad tomaten er. Den skal ikke ha bløte flekker eller "grønn skulder", som vil si grønnfarge fra stilkfestet og et stykke nedover tomaten. Blomkål. Blomkålhodet skal være fast, tett og sprøtt. Fargen skal være hvit eller kremfarget. Bladene skal være friske og sprø uten tegn til bladløsning eller misfarging. Blomkål må behandles forsiktig, ellers får den lett mørke flekker. Agurk skal være mørk grønn i fargen og fast i konsistensen. Skallet er lett knudret eller glatt. Agurk skal være velformet og ikke sterkt bøyd. Den skal være fri for prikker og bløte flekker. Banan modnes frem her i landet og kan ha ulik modningsgrad etter ønske fra kundene. Banan skal være hel, uten sprekker, mørke flekker eller andre skader i skallet. Modningsgraden i kartongen bør være noenlunde jevn. Druer skal være hele, faste og rene uten støtskade eller sprekker. De skal være saftig og sitte fast på stilken. Arkivsak 11/2506 Side 3 av 13

4 Appelsiner/sitrusfrukter skal være friske og ha jevn farge uten grønne flekker. Fruktkjøttet skal virke fast uten tegn til bløte flekker. Appelsin skal være saftig og velsmakende, ha et skall som løsner lett og inneholde få steiner. Epler skal være fast i konsistensen og fri for støtskader. Det skal være helt blankt, ha stilken på og være uten tegn til innskrumpning eller mørke flekker. Farge og fasong skal være typisk for sorten, og størrelsen i kassen skal være jevn. Pærer skal være faste i konsistensen og fri for støtskader. De skal være hele, ha stilken på, og ikke ha tegn til innskrumpning eller mørke flekker i skallet. Kvaliteten kan variere i forhold til sort og dyrkingssted. Form, farge og smak skal være typisk for sorten, og størrelsen i kassen skal være jevn. Rotgrønnsaker skal generelt være hel, tørr og uten sår eller mekaniske skader. Den skal være velformet og i pakningene skal det ikke være for stort størrelsesavvik. Poteter skal ikke ha groer, skal ikke være grønnfarget og skal være fri for fremmed lukt. Løk skal være hel, ren og fri for frostskader. Mugg og råte skal heller ikke forekomme. Bunteløk skal ha en blank og smidig ytterside og det grønne gresset skal ikke være vissent. Tørket løk skal være fast og vel tørket, velformet og jevn i størrelsen. Løk skal ikke ha spirer. Røttene skal være fjernet. Ytterskallet skal henge på og ikke ha mørke flekker. b) Bearbeidet frukt og grønt Omfatter grønnsaksblandinger og rene grønnsaker i terninger/skiver. Gulrot og kålrot i pakninger på 1,4 kg 2 kg. Lapskausblanding skal være uten potet. Salatblandinger Salatblandinger, ferdig kuttet. Pakket i 1,5 kg og 500 g/pk. Grønnsaker Sous Vide / MAP-produkter Sous Vide: Maten blir ferdigprodusert, man vakuumerer den så i plast og pasteuriserer den. MAP: Pakking i modifisert atmosfære. Frukt og grønnsaker skal tilfredsstille norsk standard, klasse 1. Holdbarhet må minimum være 21 dager beregnet fra leveringsdag. Det bes om både grov skrellede og fin skrellede grønnsaker. For poteter stilles det krav om 19 % tørrstoffinnhold. Pakninger i 0,5 kg 1 kg 2 kg. For rå/skrellet potet, kålrot og gulrot skal det være maks. 24 timer fra start på skrelleprosess til levering skjer hos oppdragsgiver Omfatter følgende produkter: MAP Diverse salater i vakuumpakker MAP Rå skrellet, str stk og 2 kg /pk Sous vide Gulrotstuing 1,6 kg /pk Sous vide Ertestuing 1,6 kg/pk Sous vide Kålrotstappe 1,6 kg/pk Arkivsak 11/2506 Side 4 av 13

5 Sous vide Fløtebakte poteter 2 kg/pk Sous vide Kålstuing 1,6 kg/pk Sous vide Potet, str. 50/70 forpakning 0,5 1 2 kg pose c) Skolefrukt Skolefrukt gjelder kun for skoler i Tromsø kommune. I 2010 kjøpte Tromsø kommune skolefrukt for ca. 1,5 millioner kroner. Kvalitet på skolefrukt skal være som beskrevet under varegruppe 1, pkt. a). Behovet for skolefrukt er innkalkulert i "antatt behov" i prisskjema. Frukt og grønt som ikke er spesifisert i prisskjema, inngår i øvrig sortiment. Frukt som inngår i skolefruktordningen er: Ananas Appelsin Aprikos Banan Druer, fargede stenfri Druer, grønne stenfri Epler, gule Epler, import røde Epler, norske røde Fersken Gulrot, vasket Kiwi Klementin Mango Melon, vannmelon Melon, honning Nektarin Plomme Pære Sharon Avrop på skolefrukt vil i hovedsak skje pr. stykk. Det vil si at skolene bestiller f.eks. 10 stk epler og ikke antall kg. Det må i tillegg være mulighet for å kunne bestille i løs vekt til avtalte kilopriser på frukt og grønnsaker. Levering og evt. innpakning avtales med hver enkelt skole/ mottakssted. VAREGRUPPE 2: FISK (FERSK, LETTSALTET OG RØKT) Varegruppen omfatter fersk og frossen fisk. Det stilles krav om at leverandør følger krav til sporbarhet på fisk iht. Forskrift om merkekrav for fiskeprodukter. a) Fersk fisk Følgende krav stilles til denne varegruppen: Alle fiskeprodukter skal leveres uten skinn og bein (så fremst ikke annet er bestilt). Laks og ørret skal være avlivet tidligst 4 døgn før levering. Gjelder kun for hel/rund fisk. Laks og kveitekoteletter skal være mm tykke, vekt gram. Uten kapp og buklister. Ren fiskefilet, vekt pr filet: Hel torskefilet, fersk Hel torskefilet, røkt, fersk Hel torskefilet, salt Hel seifilet, fersk Seifilet, lettsaltet Salt torskefilet, i biter Røkt torskefilet, i biter Uerfilet, lettsaltet ca g ca g ca g ca g ca g ca g ca g ca g Arkivsak 11/2506 Side 5 av 13

6 Ørretfilet, fersk Laksefilet, fersk Steinbitfilet Kveitefilet ca g ca g ca g ca g Det presiseres at vektrammene overfor ikke er absolutte størrelser, men de gir en indikasjon på hva hoveduttaket vil være. VAREGRUPPE 3: KJØTT OG KJØTTVARER (FERSK OG FROSSEN) Varegruppen inneholder fersk, frossen og bearbeidet kjøtt, inkl. kylling og kalkun. Det kreves kvalitet iht. gjeldende norsk regelverk på kjøttråvarer og kjøttprodukter. Alle produkter skal generelt være av 1. klasses handelskvalitet. For aktuelle produkter (eks. pølser, kjøttdeiger/farser osv.) skal det i tilbudet vedlegges ingrediensliste iht. forskriftene. a) Fersk kjøtt Det kan forventes at det i leveringsperioden kan komme forespørsel om produkter som er produsert økologisk. Saltkjøtt, benfritt bog av lam, oksesmåstek skal være kuttet i 25x25 mm. Hele og halve slakt Leverandør må kunne levere hele slakt. I hovedsak lam, storfe, svin og kalv, men med mulighet til å bestille hele slakt av f.eks. vilt. Behovet vil være av varierende art, hva angår klassifisering. Dette må avtales mellom leverandør og den enkelte virksomhet. Slaktene skal være klassifisert etter gjeldende standarder og pris på hele slakt skal være iht. til denne klassifiseringen. Benfri fårebog Bogen skal være benet ut. Ved utbeningen skal bogen åpnes i ryggen. Følgende sener skal være fjernet: Ca. 10 cm av senen som dekker bogen mot knoken. Ca. 5 cm av senen på yttersiden av bogen mot knoken. Ca. 5 cm av senen under bogbladet. Musklene på fremsiden av overarmsbenet, blodårene, fettet og stempelmerkene skal være fjernet. Reinskav: Rein og reinkalv av klasse 1 og 2. Kjøtt fra bog, bryst, mørbrad og tykkeste del av slagside. Uten fettansamlinger og fritt for store sener. Oksebogstek: Bogsteken skal være tatt ut av bogplommen. Steken skal være fri for stempelmerker, løst kjøtt, den store seneknuten mot albueledd og den hardeste senen(hinnen) på innersiden av bogplommen. Fettet på yttersiden skal være trimmet ned til 0,5 cm. Bogsteken skal være rettskåret i begge ender og nettet. Alle ferdig stekte steker skal være ferdig oppskåret. Arkivsak 11/2506 Side 6 av 13

7 Okseforpart: Oppdelt forpart av okse. Store ben og fettansamlinger er fjernet. Svinekam u/bein: Svinekam uten nakke, uten løse kjøttstykker, snittsår og spekk. Maksimum fettrand 0,5 cm Lammestek: Skal være beinet ut. Store senefester, løse kjøttstykker, fettansamlinger og kjertler skal være skåret bort. Steken skal være nettet. Behovet kan være både rå stek og ferdig stekt produkt. Alle ferdig stekte steker skal være oppskåret. Svinekoteletter: Skal være av svinekam, uten nakke, uten løse kjøttstykker, snittsår og spekk. Behovet kan være både med og uten bein. Kotelettykkelse ca. 1,8 cm, maksimum fettrand 0,5 cm. Vekt 130/160 gram. Saltkjøtt/småstek av lam/okse: Kokeklart kjøtt fra bog, uten bein. Skåret i stykker/terninger på 25 mm x 25 mm. Det skal ikke være mer enn maks. 11 % salt i laken Svinestek: Knoken skal være skåret av i leddet og skinken benet ut. Flatbiffen skal være skåret fra skinken og gjennom det naturlige skille. Resten av skinken skal være delt i to langs det naturlige skillet mellom rundsteken og bankekjøttet. Den indre harde knokemuskelen skal være skåret vekk. Fettansamlinger, kjertler og den store senen på bankekjøttet skal være fjernet. Steken skal være trimmet og nettet. Behovet kan være både rå stek og ferdig stekt produkt. Alle ferdig stekte steker skal være oppskåret. Kalkunfilet: Fileten skal være ferdig trimmet m/skinn av, 750g - 1,5 kg pr filet og singelpakket. Grytekjøtt av okse/svin/kylling/kalkun: Svor og flesk, grove sener og blodig kjøtt skal være fjernet. Grytekjøttet skal være av låret og skåret i terninger på mm x 20 mm. Pakket i 2,5 kg. Strimlet kjøtt av okse/svin/kylling/kalkun: Kjøttet skal være strimlet i 5 mm x 20 mm. 2,5 kg/pk. Farseprodukter: Farser/deiger: Alle produkter skal ha maks. 14 % fett og maks. 1 % salt. Produktene nedenfor skal være uten svin, gluten, soya og melketilsetning. Kjøttpudding Kjøttkaker Karbonader Kjøttboller Kjøttdeig Karbonadedeig Formstekt, 2 kg/pk g med grov struktur g med grov struktur g Maks. 14 % fett og maks. 1 % salt Uten salt. Maks. 6 % fett Arkivsak 11/2506 Side 7 av 13

8 Pølser: Alle produkter skal ha maks. 17 % fett. Røkt kjøttpølse g pr stk Røkt kjøttpølse, skinnfri g pr. stk Naturpølse 80 g pr stk. uten svin, egg, gluten, melk og paprika Kalkun/kyllingpølser Skal ikke inneholde gluten, melk og soya Kjøttpåleggsvarer: Kjøttpålegg skal være skåret og vakuumpakket i pakker på 10 15g og 100g. Pålegg i øvrige pakningsstørrelser, skal være pakket på mest hensiktsmessige måte som ikke forringer kvaliteten og iht. gjeldende forskrifter. Frosne kjøttvarer: Må kunne tilby frosne produkter tilsvarende fersk produktsortiment. Frosne produkter skal være iht. til gjeldene forskrift. VAREGRUPPE 4: KOLONIAL OG FROSSEN/BEARBEIDET FISK Dette er en samlegruppe som omfatter alle typer kolonialvarer/ tørrvarer som forbrukes ved kommunale og fylkeskommunale virksomheter. Varegruppen omfatter ikke ferske brød og bakervarer og meieriprodukter. Det kan forventes at det i leveringsperioden kan komme forespørsel om produkter som er produsert økologisk. Følgende spesielle krav gjelder for enkeltprodukter i gruppen: a) Margarinprodukter/ vegetabilske oljeprodukter Rapsolje skal være tilsatt betakaroten og smøraroma. Margarinprodukter skal leveres i følgende pakninger: kuvert, 0,5 kg og 2 kg. Oljeprodukter skal leveres i 1 L, 5 L og 10 L. b) Syltetøy, saft og juice Syltetøy Bærinnhold må være minimum 40 %. Sukkerinnhold skal utgjøre mindre enn 60 %. Saft Råsaftinnhold må være minimum 50 %. Tørrstoffinnhold må ikke overstige 55 % i sukret saft. Råsaft kan være tilsatt sukker, men ikke vann. Pakninger skal være kuvert, spann og Tetrapak gr. c) Bake Off Produktgruppen omfatter flere typer lettstekt brød, baguetter og rundstykker. I tillegg til et variert utvalg av deigemner. Produktene kan leveres fersk og frossen. d) Kaffe Kaffe skal være brent og malt med en velbalansert smak. Blandingsforhold ca. 60 g pr. liter vann. Kaffen skal være brent og malt i Norge. Arkivsak 11/2506 Side 8 av 13

9 Produkt Pakning/pose Ekstra finmalt 500 g og/eller 1000 g Fin/filtermalt ca. 90 g 250 g 500 g Kokmalt 250 g og/eller 500 g Kaffebønner hele 500 g og/eller 1000 g Espressobønner, hele 500 g og/eller 1000 g Pulverkaffe, frysetørret 250 g og porsjonspakning Eksempler på smaker: - Normal brent % Arabica - Espresso - Grand Roberta e) Hermetikk Omfatter blant annet hermetisk frukt og hermetiske grønnsaker. Tørrstoffinnholdet i produktene skal være iht. gjeldende forskrift (Vegetabilieforskriften). f) Frosne grønnsaker og grønnsaksblandinger Omfatter alle typer frossen frukt og grønnsaker. Grønnsaksblandingene skal være pakket i poser som tåler minimum 120 C. Ca. vekt: 1 kg / pr pose. Salatblandinger, ferdig kuttet. Pakket i 1,5 kg og 500 g/pk. g) Egg Må kunne levere: Egg M Egg L Omelettmiks Kokte skrellede egg Pk à stk Brett à 30 stk Kanne à 5 kg VAREGRUPPE 5: FISKEMAT OG FISKEPRODUKTER Varegruppen inneholder alle typer fersk og frossen fiskemat og panerte fiskeprodukter. a) Bearbeidet/panerte fiskeprodukter Bearbeidede industriprodukter i porsjonsstørrelser skal være forstekt og ha en høy regenereringsevne. Vekt g pr. stk. Produktene skal inneholde minimum 50 % ren fiskefilet. b) Fiskemat (Fersk og frossen) Farseprodukter av fisk skal inneholde minimum 55 % ren fisk av filet. Produkter uten melk bør kunne tilbys. Farseprodukter Fiskepudding Fiskeboller Fiskekaker ca. 900 g ca g ca g Holdbarhet må minimum være: 60 dager for vakuumerte/atmospakkede produkter (kjøl), og 200 dager for frosne produkter. Arkivsak 11/2506 Side 9 av 13

10 2.2 Minimumskrav til leveranse og transport Følgende krav gjelder for levering av matvarer til oppdragsgiver: Alle produkter må være påført varedeklarasjon på norsk. Alle produkter skal være hygienisk innpakket. Varene skal være fritt levert bestillerens mottakssted (se pkt. 3.1.b i vedlegg 2 og vedlegg 5 (a d) Virksomhetsoversikt). Leveranser skal skje innen kl på hverdager eller avtalt leveringsdag. Ferske kjøtt- og fiskevarer og frisk frukt og grønnsaker skal leveres avkjølt og i henhold til gjeldende regelverk, uten brudd i kjølekjede. Varene skal leveres inne på kjøkkenet, eller på anvist sted, og kvitteres mottatt av kjøkkenpersonale. Leveringssted skal avtales med den enkelte virksomhet. Under ingen omstendighet skal leveransen settes igjen uten at transportøren gir beskjed om at varene er ankommet. Hvordan slik beskjed skal gis, uten at virksomhetens hygienereglement brytes, skal avtales med den enkelte virksomhet. Leverandøren er ansvarlig for vareleveringen, også om denne settes bort til transportør eller underleverandør. Dette ansvaret omfatter også å gi den oppfølging som er nødvendig for at alle kravene til punktlighet, hygiene og forsvarlig behandling av forsendelse dekkes. Leveringen er ikke avsluttet før varemottaket er kvittert på fraktbrev. Varer/varepartier må i hovedsak leveres fordelt i håndterbare størrelser, og hver enkeltpakning må ikke overstige 12 kg i vekt eller 120 cm i høyde/bredde/lengde. Unntaksvis kan det avtales større enkeltpakninger ved særskilte behov. Med leveringsdag menes den dagen varene blir fysisk levert hos bestiller. Hastebestillinger vil utgjøre mindre enn 10 % av årlig omsetning, og skal leveres snarest (etter nærmere avtale) eller blir hentet av oppdragsgiver hos leverandør. - For kunder i Tromsø skal leverandøren kunne levere varene i løpet av bestillingsdagen (gjelder dersom bestillingen er mottatt av leverandør før kl samme dag). - Henteordrer skal være klare for avhenting i løpet av 1 time. Oppdragsgiver krever god hygiene og renhold i forbindelse med transport og lagring. Tilbyder skal redegjøre for hele transportkjeden og spesielt i forhold til hvilke krav tilbyder stiller for transport av matvarer med åpen emballasje. Oppdragsgiver stiller krav til at både leveringssikkerhet, servicegrad og leveringspålitelighet skal være minimum 97 %. Dvs. at feil i leveransen eller ødelagte varer, skal i utgangspunktet ikke forekomme og vil kun bli akseptert i ubetydelig grad. Om en vare ikke kan leveres må bestiller få tilbakemelding om dette snarest. Leverandør skal kunne tilby et tilsvarende eller bedre produkt til samme pris, men levering skal ikke skje før erstatningsproduktet er akseptert av bestiller. Leveringsfrekvens For å ivareta både mottakers og leverandørs interesser samt miljø og produktkvalitet, vil oppdragsgiver at hver region skal ha sine faste dager for varebestilling og varelevering. Leveringstid, inkl. restleveranser, skal ikke overstige 4 virkedager fra bestillingsdato dersom ikke annet er avtalt. Ved større leveranser avtales leveringstid spesielt. Oppdragsgiver ønsker at de leverandørene som tildeles kontrakt, samordner vareleveransene slik at flere leverandører benytter samme distribusjonskanal/ distribusjonsnett. Arkivsak 11/2506 Side 10 av 13

11 Dette stiller krav til god lagerstyring og bestillingsrutiner hos oppdragsgivers virksomheter. Antatt leveringsfrekvens vil være slik tabellen under beskriver: Varegruppe Antall fraktfrie leveringer pr. uke. 1. Frukt, grønnsaker og poteter To til tre ganger i uken 2. Fisk og fiskeprodukter, ferskt Daglig (5 dager) 3. Kjøtt og kjøttvarer, ferskt Daglig (5 dager) 4. Kolonialvarer En til to ganger i uken 5. Fiskemat/fiskeprodukter En til to ganger i uken For Restaurant og Matfag ved Breivika vgs, ønskes mulighet for daglige fraktfrie leveringer av frukt og grønt. For region Midt Troms gjelder fraktfri levering av kjøtt og kjøttvarer 2 ganger i uken, men med mulighet for en ekstra levering/supplering ved behov. 2.3 Minimumskrav til service og oppfølging Tilbyder må ha minimum en kontaktperson som skal stå for kvalitetssikring og oppfølging av avtalen. Kontaktpersonen skal være innforstått med avtalens innhold og skal kunne utarbeide rutiner i samarbeid med oppdragsgiver. Klager fra oppdragsgiver skal straks medføre aktiv innsats og problemløsning fra kontaktpersonen. Oppdragsgiver vil utarbeide et avviksskjema som skal brukes for å dokumentere avvik i forhold til blant annet avrop, levering og produktkvalitet. Leverandørene forplikter seg uoppfordret til å levere uttaksrapport kvartalsvis på alle produkter med fakturert pris og antall leverte enheter (leveres pr. e-post). Det skal være oppfølgingsmøter mellom oppdragsgiver, brukere av avtalen og leverandør 2-4 ganger pr. år. Ved behov kan ett årlig møte avtales hos leverandør. Dette koordineres av oppdragsgiver. 2.4 Minimumskrav til miljøaspekt Det skal brukes forskriftsmessig resirkulert forpakningsemballasje, bruk av plastkasser med retur/ og refill-løsninger der hvor dette er aktuelt. Ingen overflødig emballasje skal benyttes. Leverandøren skal ta med seg deres egen returemballasje som kasser, isoporesker, paller og lignende ved hver varelevering kostnadsfritt for virksomhetene ved påfølgende levering. Dersom tilbyder leverer økologiske produkter skal det foreligge en prisliste over disse produktene i tilbudet. Oppdragsgiver stiller krav til at leverandørene er medlemmer i en returordning for emballasje, f.eks. Grønt Punkt. Kopi av eventuelle miljøsertifiseringer skal legges ved tilbudet. Arkivsak 11/2506 Side 11 av 13

12 2.5 Bestillings- og faktureringsbetingelser a) E - handelssystem Oppdragsgiver er inne i en prosess der elektronisk handel er i ferd med å bli tatt i bruk på våre rammeavtaler. Det innebærer at ansatte hos oppdragsgiver ved behov skal kunne gå inn på en web - basert elektronisk portal og foreta avrop. Leverandører til varegruppene 1 og 4 skal ha et e handelssystem som oppdragsgiver kan implementere på Markedsplassen. For leverandører i varegruppene 2, 3 og 5 kreves det at bestilling av varer som et minimum skal kunne gjøres pr e-post, telefon og telefaks. Det er ønskelig, men ikke påkrevd med et e handelssystem. Vi ønsker derimot at disse leverandørene skal beskrive hvordan de er forberedt til denne type handel. Det forventes at tilbyder er aktiv i samarbeidet med oppdragsgiver vedrørende innføring av elektronisk handel. Leverandører som blir tildelt kontrakt må undertegne en samhandlingsavtale når kontrakt signeres (se vedlegg 6). For utdypning og mer informasjon kan en lese om Markedsplassen på departementets hjemmeside som har følgende adresse: b) Elektronisk faktura 1. juli 2012 skal kommunale og fylkeskommunale virksomheter kunne motta elektronisk faktura og kreditnota på standard format Elektronisk handelsformat EHF-. Dette er et XML-format som inneholder: Obligatoriske felt som må fylles inn for å oppfylle norsk regnskapsplikt Anbefalte felt felt som bruker vil ha stor nytte av, spesielt når det finnes en ordre i forkant Valgfrie felt som gir informasjon om fakturaens innehold For mer informasjon, se Troms fylkeskommune og Tromsø kommune skal kunne motta elektronisk faktura på E2b format. For mer informasjon om E2b formatet, se Den tilbyder som innstilles i konkurransen må: Produsere økonomi- og forbruksrapporter som skal kunne hentes -/ leveres elektronisk. Levere elektronisk faktura etter format som beskrevet ovenfor Troms fylkeskommune og Tromsø kommune skal ha e faktura umiddelbart. Kommuner/deltakere som ikke har fått på plass systemer for e faktura, skal ha faktura tilsendt fortløpende til den enkelte virksomhet. Kommunene skal ha e faktura etterhvert som de kan motta disse. Arkivsak 11/2506 Side 12 av 13

13 3. KRAV TIL DOKUMENTASJON Tilbyder skal benytte vedlagte respons- og kommentarskjema (vedlegg 1 a - f) å bekrefte at minimumskrav er oppfylt. Det er også ønskelig med utfyllende informasjon/dokumentasjon direkte knyttet til de enkelte krav. For de øvrige kravene som er stilt, vil et innlevert tilbud være en bekreftelse på at tilbyder aksepterer disse. Hvis leverandøren ikke garanterer - eller dokumentasjonen ikke sannsynliggjør at alle kravene er oppfylte, medfører det avvisning av tilbud. All dokumentasjon og beskrivelse skal settes inn under tilbudets skilleark 3 (jf. grunndokumentets pkt. 4.10), med tydelig henvisning til hvilke punkt i kravspesifikasjonen/responsskjema dette gjelder. Generell informasjonsmateriell vedrørende produktene, som ikke relaterer seg direkte til oppfyllelse av minimumskravene, skal settes inn under skilleark 5 (jf. grunndokumentets pkt. 4.10). Arkivsak 11/2506 Side 13 av 13