KONKURRANSEGRUNNLAG Matvarer. Skånland kommune

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG Matvarer Felleskjøkken, institusjoner, skoler og barnehager Skånland kommune Oppdragsgiver: Skånland kommune Tilbudsfrist: Kl.14.00

2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 KORT OM OPPDRAGET OG KONKURRANSEN OPPDRAGSGIVER OPPDRAGSGIVERS KONTAKTPERSONER KONTRAKTENS OMFANG OG VARIGHET ANSKAFFELSESPROSEDYRE KUNNGJØRING TILLEGGSOPPLYSNINGER RETTELSER, SUPPLERINGER ELLER ENDRING AV KONKURRANSEGRUNNLAGET OFFENTLIGHET KRAVSPESIFIKASJON KVALITET VAREGRUPPER OMFANG TOTAL RAMME ANBREKK TRANSPORT OG VARELEVERING ØKONOMI KRAV TIL LEVERANDØR GENERELT OM KVALIFIKASJONSKRAV OBLIGATORISKE OG UFRAVIKELIGE KRAV LEVERANDØRENS ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING LEVERANDØRENS ØKONOMISKE OG FINANSIELLE KAPASITET LEVERANDØRENS TEKNISKE OG FAGLIGE KVALIFIKASJONER KRAV TIL TILBUDET TILBUDETS UTFORMING OG LEVERING SPRÅK INNLEVERING AV TILBUDET INNLEVERINGSSTED VEDSTÅELSESFRIST FORBEHOLD OG AVVIK ALTERNATIVE TILBUD TILBUD PÅ DELER AV OPPDRAGET TILBUDSFRIST OPPDRAGSGIVERENS BEHANDLING AV TILBUDENE REGISTRERING AV TILBUD TILBUDSÅPNING AVVISNING AV LEVERANDØRER AVVISNING P.G.A FORHOLD VED TILBUDET UTSKRIFT AV ANSKAFFELSESPROTOKOLLEN AVVISTE OG FORKASTEDE TILBUD AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN AVLYSNING OG TOTALFORKASTELSE GJENNOMFØRING AV KONKURRANSE UTVELGELSESKRITERIER INNSTILLING PÅ TILDELING AV KONTRAKT

3 1 KORT OM OPPDRAGET OG KONKURRANSEN 1.1 Oppdragsgiver Skånland kommune (oppdragsgiver) utlyser anbud for levering av matvarer til det kommunale felleskjøkkenet samt til to institusjoner, 3 skoler og 3 barnehager. Navn Skånland kommune Postadr Boks 240, 9439 Evenskjer Besøksadr Rådhuset, Evenskjer E-post post@skanland.kommune.no Telefaks Telefon Oppdragsgivers kontaktpersoner Navn: E-post: Ole Magnar Jørgensen, kjøkkensjef ole.jorgensen@skanland.kommune.no Navn: E-post: Solgunn Sjøvoll, driftsleder ss@skanland.kommune.no Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver enn nevnte kontaktpersoner. 1.3 Kontraktens omfang og varighet. Kontraktsperioden går fra til Avtalen har oppstart den Avtalens varighet er 2 år med opsjon for oppdragsgiver til å forlenge avtalen med ytterligere år. Forlengelse av avtalen skal varsles senest 3 mnd. før utløp av avtaleperiode. Kun oppdragsgiver har rett til å utløse ovennevnte opsjon. Leverandørene som inngår avtale, er forpliktet til å stå i avtalen hele avtaleperioden. Samme gjelder ved forlengelse. 1.4 Anskaffelsesprosedyre Konkurransen skjer i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr For denne anskaffelsen gjelder forskriftens del I og III. Valgt prosedyre er åpen anbudskonkurranse. Leverandøren må levere etterspurt dokumentasjon på at de er kvalifisert samtidig som de leverer inn tilbud. 1.5 Kunngjøring Anskaffelsen er kunngjort i Doffin, med elektronisk tilgang til dokumentene og kommunens hjemmeside 3

4 1.6 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget m/vedlegg ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han be skriftlig om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver ved oppdragsgivers kontaktpersoner via e-post. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til kontaktpersoner. 1.7 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Oppdragsgiver har rett til å komme med rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter, inntil 6 døgn før tilbudsfristens utløp. Slike rettelser, suppleringer eller endringer vil umiddelbart bli lagt ut på DOFFIN. 1.8 Offentlighet 1.januar 2009 trådde ny offentlighetslov i kraft. Lovendringen innbærer at Leverandørens tilbud og protokoller bare kan unntas offentlighet fram til oppdragsgiver har fattet vedtak om tildeling av kontrakt, jfr. FOA 3-5. Tilbydere skal derfor i tillegg levere et tilbud hvor det som anses som forretningshemmeligheter er sladdet. Oppdragsgiver har en selvstendig plikt til å vurdere hvilke opplysninger som skal unntas, jf. FOA KRAVSPESIFIKASJON 2.1 Kvalitet Kvalitet blir i stor grad regulert av forskrifter. Animaliehygieneforskriften (Forskrift om særlige hygieneregler for næringsmidler av animalsk opprinnelse) Næringsmiddelhygieneforskriften (Forskrift om næringsmiddelhygiene) Merkeforskriften (Forskrift om merking mv av næringsmidler) Kvaliteten er viktig for at vi skal kunne gi en god tjeneste til våre innbyggere, og det vil bli fokusert på at vi får tilbud om varer som holder den kvaliteten vi er avhengige av for å kunne gi et godt tilbud fra felleskjøkkenet til både institusjoner og hjemmeboende eldre. Felleskjøkkenet har prøvd ut ulike produkter, og forkastet en del som ikke holder de krav vi stiller til kvalitet. Derfor vil vi levere en oversikt/prisskjema over de produktene vi ønsker priser/anbudet basert på innenfor de ulike varegruppene, der vekting av kvalitet vil være større for enkelte varegrupper enn andre. Disse varene er spesielt merket i prisskjemaet med: kvalitetsvare. 4

5 2.2 VAREGRUPPER Anbudet består av 6 ulike varegrupper og det er mulig å legge inn anbud på en eller flere varegrupper. Kommunen vil anta anbud for hver enkelt varegruppe. Varegruppe 1 Fersk frukt og grønnsaker: Frukt og grønnsaker skal tilfredsstille norsk standard, klasse 1. Varegruppe 2 Fersk-/ frossen fisk og bearbeidet fisk: Varegruppen omfatter fersk og frossen fisk og fiskemat. Varegruppe 3 Melk og meieriprodukter Varegruppe 4 Kjøttvarer og egg: Varegruppen omfatter fersk og frossent kjøtt, bearbeidet kjøttmat og kjøttdeig/-farser, samt ferske egg. Varegruppe 5 Kolonial-/ Tørrvarer (inkl. saft/syltetøy/juice og frosne grønnsaker/andre bearbeidete fisk og kjøttvarer): Dette er en samlegruppe som omfatter alle typer kolonialvarer som forbrukes ved kommunens virksomheter. Varegruppen omfatter også frosne grønnsaker og grønnsaksblandinger. Varegruppe 6 Potet, sous vide 2.3 Omfang total ramme Navn Skånland skole Sandstrand skole Grov Skole Evenskjer barnehage Ressan barnehage Sandstrand barnehage Skånland sykehjem Grovfjord Bo- og Servicesenter Felleskjøkken Sandstrand Bo- og Servicesenter Sum per år ekskl mva

6 2.4 Anbrekk Kommunen har ulik størrelse på enhetene og dermed ulikt behov for varebestilling slik at det må være mulig å få anbrekk på de varegruppene der dette er mulig. Det må merkes i tilbud der det ikke er mulig med anbrekk. Kommunen vil ikke være bundet av innkjøp i store kvanta hos valgt hovedleverandør for den enkelte varegruppe dersom det ikke er mulig å få anbrekk på angjeldende varetype, og behovet for varen er lite på en enhet. 2.5 Transport og varelevering Anslått leveringsfrekvens: Varegruppe Antatt leveringsfrekvens 1. Frukt, grønnsaker og poteter En gang i uka 2. Fisk og fiskeprodukter To ganger i uka 3. Melk og meieriprodukter To ganger i uka 4. Kjøttvarer og egg En gang i uka 5. Kolonial og tørrvarer En gang i uka 6. Potet En gang i uka Det stilles krav til at varene leveres direkte inn til avtalt sted hos den enkelte enhet innenfor normal dagarbeidstid. Transport av kjøle og frysevarer skal gjøres innenfor de retningslinjer som foreligger med hensyn til forsvarlig temperatur etc. Det blir også stilt krav til service og oppfølging. Det innebærer bl.a. å ha en kontaktperson hos leverandør og tilgang til statistikker. Tilbudet må inneholde en beskrivelse av hvordan reklamasjoner og retur skal håndteres. Retur vil omfatte reklamasjon på produkter av for dårlig kvalitet, feilleveringer og feilbestillinger og produkter som ikke har tilfredsstillende holdbarhet. Retur av feil leverte varer og varer av dårlig kvalitet skal skje kostnadsfritt, og tas i retur ved første levering etter feilen oppsto, dersom annet ikke avtales. Eventuell kostnad ved retur av feilbestillinger må oppgis i tilbudet. Ved behov skal leverandøren kunne delta på evaluerings- og oppfølgingsmøter. Leverandøren må dekke egne kostnader ved møtene. 6

7 Enhet - Adresse Kontaktperson Telefon Felleskjøkken Sandstrand Bjønnshågen 37, 9445 Tovik Grovfjord Bo- og Straumshågen 6, Servicesenter 9446 Grovfjord Skånland Sykehjem Asphaugen 4, 9440 Evenskjer Grov Skole Astafjordveien 56, 9446 Grovfjord Sandstrand Skole Sandstrand 142, 9445 Tovik Ressan Barnehage Stormyrveien 13, 9446 Grovfjord Sandstrand Barnehage Sandstrand 169, 9445 Tovik Skånland Sentralskole Skoleveien, 9440 Evenskjer Evenskjer Barnehage Skoleveien 24, 9440 Evenskjer Ole Magnar Jørgensen / Nina Pedersen / Rita Ryeng Vanja Elvenes Marit Stene Solbjørg Borgan / Vigdis Hågensen Sunniva Gabrielsen Astrid Pia Stensaker Faktura merkes med enhetens navn. Skånland kommune foretrekker faktura i EHF- format. Vår adresse i ELMA-registeret er : 9908: Dersom leverandør ikke har mulighet til dette sendes ordinær papirfaktura til: Skånland kommune, postboks 240, 9438 Evenskjer Bestillingsrutiner Ukentlig bestilling enten via internett eller telefon. 2.6 Økonomi Pristilbud Oppdragsgiver ønsker pristilbud i forhold til vedlagt prisskjema komplett utfylt for hver enkel varegruppe, med generell rabatt for øvrig sortiment innenfor de enkelte produktgruppene Endring i avtaleperioden Her vises til Alminnelige kontraktsvilkår, spesielt pkt 2.0 prisendringer. Første året gjelder tilbudt pris i innlevert prisskjema, og kan deretter justeres hvert halvår i tråd med ordinær prisstigning. En slik justering må varsles i rimelig tid Betalingsvilkår Forfall per 30 dager 7

8 3 KRAV TIL LEVERANDØR 3.1 Generelt om kvalifikasjonskrav Kravene skal sikre at leverandøren er i stand til å kunne oppfylle forpliktelsene i kontrakten. Dersom noen av disse kravene ikke oppfylles/er dokumentert av leverandør, vil tilbudet avvises. Oppfyllelse av de obligatoriske kravene er en forutsetning for videre deltakelse i konkurransen. 3.2 Obligatoriske og ufravikelige krav Kun de tilbydere som tilfredsstiller de nedenstående kvalifikasjonskrav vil bli vurdert som leverandør. Skatteattester: Krav Tilbyder må være à jour med innbetaling av skatter og avgifter. Tilbydere skal dokumentere dette med attester som ikke er eldre enn 6 måneder. For utenlandske leverandører: Bevis for å ha oppfylt sine forpliktelser vedrørende innbetaling av trygdeavgifter, skatter og avgifter i samsvar med lovbestemmelser i den stat hvor leverandøren er etablert, eller i Norge. HMS-egenerklæring: Krav Leverandøren må ha et fungerende HMSsystem. Dokumentasjon Skatteattest for skatt Skatteattest for merverdiavgift (skjema RF-1244) Godkjent dokumentasjon fra offentlig myndighet/statlig myndighet. Dokumentasjon Utfylt HMS-egenerklæring (skjema for HMS-egenerklæring følger som vedlegg) 3.3 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Det kreves at tilbyderen er et lovlig etablert foretak. Dokumentasjon Firmaattest Utenlandske selskap: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister og foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. 8

9 3.4 Leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet Krav Det kreves at leverandøren har evne til å gjennomføre oppdraget i tråd med oppdragsgivers behov og har erfaring fra lignede oppdrag. Tilbyder må ha tilfredsstillende soliditet, slik at oppdragsgiver kan føle seg trygg på at han kan overholde kontraktbetingelsen. Det kreves tilfredsstillende soliditet for de 2 siste år. Dokumentasjon Foretakets siste 2 årsregnskap med årsberetning. Dersom det finnes opplysninger av nyere dato, som har relevans til foretakets regnskapstall, og som ikke fremgår av offentlige registre, forplikter leverandøren å informere om og dokumentere dette. 3.5 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav 1) Det kreves relevant erfaring fra tilsvarende oppdrag. 2) Det kreves meget god gjennomføringsevne for oppdraget. Dokumentasjon Følgende dokumentasjon skal foreligge i tilbudet: Tilbyder bes beskrive egen organisasjon gi ei vurdering av evne til å gjennomføre oppdraget oversikt over andre leveringsavtaler de siste tre år. 9

10 4 KRAV TIL TILBUDET 4.1 Tilbudets utforming og levering Leverandøren skal besvare alle spørsmålene i anbudsdokumentene. Rekkefølgen på svardokumentene skal følge den oversikt som skisseres nedenfor i dette punkt. Svarskjema skal være fullstendig utfylt og skal fremstå med tydelige referanser til tilbudet for øvrig. Skilleark 1: Skilleark 2: Skilleark 3: Skilleark 4: Tilbudsbrev datert og signert og stemplet med firmaets navn.. Eventuelle forbehold skal tydelig fremkomme i tilbudsbrevet. Dokumentasjonskrav på kvalifikasjoner, jf. punktene: 3.2 Obligatoriske og ufravikelige krav til leverandør 3.3 Leverandørs organisatoriske og juridiske stilling 3.4 Leverandørs økonomiske og finansielle kapasitet 3.5 Leverandørs tekniske og faglige kvalifikasjoner Beskrivelser/dokumentasjon for kvalitet, jf. Kapittel 2 kravspesifikasjon 2.1 Kvalitet 2.2 Varegrupper 2.4 Anbrekk 2.5 Transport og levering 2.6 Økonomi Utfylt prisskjema, jfr vedlegg 1, angitt varegruppe Manglende dokumentasjon fører til at tilbudet vil bli avvist. 4.2 Språk Alle dokumenter, eller annen kommunikasjon som omhandler dette tilbudet, skal være på norsk. 4.3 Innlevering av tilbudet Tilbudet skal leveres direkte til leveringsadressen eller per post. Tilbudet skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for leverandør. Tilbudet skal leveres i lukket forsendelse, tydelig merket: Anbudskonkurranse matvarer. Tilbudet skal leveres i en (1) komplett papirversjon, inndelt i henhold til struktur på tilbudets utforming, jf. pkt 4. I tillegg skal det leveres elektronisk utgave av tilbudet på en minnepenn eller CD/DVD. Sladdet versjon: Det skal legges ved en sladdet versjon på CD/DVD eller minnepenn. Tilbudet må sladdes for mulige taushetsbelagte opplysninger om anses som forretningshemmeligheter. 4.4 Innleveringssted/adresse Innleveringssted: Skånland kommune, Rådhuset Evenskjer. Postadresse: Skånland Kommune, postboks 240, 9439 Evenskjer 4.5 Vedståelsesfrist Tilbudet skal være bindende i 3-tre måneder fra tilbudsfristens utløp. 10

11 4.6 Forbehold og avvik Det er ikke anledning til å ta vesentlige forbehold mot konkurransegrunnlaget. Tilbud som inneholder slike vesentlige forbehold, vil bli avvist. Det samme gjelder for avvik 4.7 Alternative tilbud Alternative tilbud aksepteres ikke. 4.8 Tilbud på deler av oppdraget Det er adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. Leverandør som gir tilbud på flere skal gi disse etter vedlagt prisskjema slik at de ulike varegruppene blir summert hver for seg. 4.9 Tilbudsfrist Tilbudet må være oppdragsgiver i hende innen kl For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 11

12 5 OPPDRAGSGIVERENS BEHANDLING AV TILBUDENE 5.1 Registrering av tilbud Tilbudene skal påføres tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn. På anmodning skal oppdragsgiver skriftlig bekrefte når et tilbud er mottatt. 5.2 Tilbudsåpning Det vil ikke bli avholdt offentlig tilbudsåpning. 5.3 Avvisning av leverandører Oppdragsgiver har plikt til å avvise leverandører som ikke har sendt inn etterspurt dokumentasjonskrav innen tilbudsfristens utløp. Det samme gjelder for de leverandører som ikke oppfyller fastsatte og kunngjorte kvalifikasjonskrav. 5.4 Avvisning p.g.a forhold ved tilbudet Obligatoriske avvisningsgrunner: Det vises til FOA 20-13, pkt 1 Valgfrie avvisningsgrunner: Det vises til FOA 20-13, pkt Utskrift av anskaffelsesprotokollen Leverandørene vil ikke få tilsendt utskrift av anskaffelsesprotokollen 5.6 Avviste og forkastede tilbud Avviste og forkastede tilbud vil ikke bli returnert. 12

13 6 AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN 6.1 Avlysning og totalforkastelse Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn Oppdragsgiver kan forkaste alle tilbudene dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det, jf. forskriftens Gjennomføring av konkurranse Denne konkurransen følger forskriftens del I og III og gjennomføres etter prosedyre «åpen anbudskonkurranse». Ved behandling av saker som omfattes av denne forskrift, gjelder reglene om habilitet i forvaltningsloven. 6.3 Utvelgelseskriterier Vekting kvalitet og pris: Vekting % Varegruppe Omhandler Kvalitet Pris 1 Fersk frukt og grønnsaker Fersk-/frossen fisk og bearbeidet fisk Melk og meieriprodukter Kjøttvarer og egg Kolonial- og tørrvarer Potet Kvalitetsindikatorene blir vurdert etter følgende skala: Karakter Kvalitativ beskrivelse 0 Mangelfull oppfylling av krav jfr kap 2 tilbud avvises 2 Dårlig smak/konsistens 4 God smak/konsistens 6 Meget god smak/konsistens Punkt 2-6 vil bli vurdert etter testing av vareprøver av nye og ukjente produkter. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å kall inn tilbydere til presentasjon og demonstrasjon. Oppdragsgiver har ingen plikt til å gjennomføre slike møter. 6.4 Innstilling på tildeling av kontrakt Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt, skal skriftlig meddeles samtidig til alle berørte leverandører. Med kontrakt er inngått menes tidspunkt for undertegning av kontrakt av begge parter. Det gis en karenstid på 15 dager, jf. FOA

14 14