Vedlegg 2 Versjon 2 Tilbuds-/prisskjema og tildelingskriterier. Pristilbudsskjema (vedlegg 2 a - e) skal leveres bak skilleark 4 i tilbudet.

Transkript

1 1. INNLEDNING De aktuelle pristilbudsskjemaene skal fylles ut, dateres, signeres og påføres selskapets stempel. Prisskjemaene skal benyttes slik de fremstår fra oppdragsgiver (se vedlegg 2 a - e). Det gis ikke anledning til å foreta endringer. Tilbyder må oppgi akkurat hva han er bedt om i kolonnene han skal fylle inn. Feilaktig og/eller manglende utfylling kan føre til avvisning av tilbudet. Pristilbudsskjema (vedlegg 2 a - e) skal leveres bak skilleark 4 i tilbudet. Vesentlige endringer fra opprinnelige dokumenter samt forhold som er omtalt i referatdokumentet er merket med gult. 2. OMFANG Geografisk fordeling Intensjonen med områdeinndelingen er å avhjelpe tilbyder med å gi mest mulig korrekt tilbud med hensyn på geografisk distanse. Fylket er inndelt i fire områder, følgende: 1) Nord-Troms 2) Tromsø m/omland 3) Midt-Troms 4) Sør-Troms Se virksomhetsoversiktene (vedlegg 5 a d) for nærmere beskrivelse. Husk å merke i prisskjemaet og i tilbudsbrevet hvilken region(er) tilbudet gjelder for. Næringsmidlene deles inn i 5 produktgrupper. Det vil være mulig å inngi tilbud på en eller flere av gruppene samtidig. Omfanget per varegruppe per region fordeler seg omtrent slik: Region Frukt/Grønt Fisk og fiskemat Kjøtt Kolonial Totalt Nord - Troms Tromsø Midt - Troms Sør - Troms Samlet kontraktsum i avtaleperioden (inklusive opsjon på inntil 2 år) beløper seg til ca millioner NOK eks. mva. NB! Statistikkgrunnlaget er mangelfullt, og anslaget innenfor hver varegruppe er kun estimater, og ikke bindene i forhold til uttak på avtalen. "Antatt behov" i prisskjemaet representerer derfor ikke et korrekt bilde av volumet og en må derfor anta at faktisk uttak vil være noe høyere. Arkivsak 11/2506 Side 1 av 5

2 Det er ikke tatt høyde for at innkjøpsmønsteret kan være forskjellig mellom distrikt og by, samt mellom videregående skoler og sykehjem. 3. PRISTILBUDSSKJEMA 3.1 Generelt for alle pristilbudsskjemaene a) Tilbudsskjema Papirversjon av tilbudsskjemaene skal som minimum alltid fylles ut. Prisskjema skal dateres, signeres og påføres firmaets stempel. Elektronisk versjon av prisskjema (Excel) finnes vedlagt utlysningen for nedlastning på Doffin, og skal leveres ferdig utfylt på CD-ROM eller USB minnepenn. Det er ikke anledning til å levere elektronisk skjema på e-post. Det er tilbyders ansvar å påse at det er samsvar mellom innleverte papirversjon og innleverte elektroniske versjon. Ved avvik mellom disse, er det innlevert papirversjon som gis forrang. Tilbyder må påse at elektronisk versjon av tilbudsskjema ikke er skadet, og kan åpnes, leses og brukes som grunnlag for evaluering av tilbud. All dokumentasjon og beskrivelse skal settes inn under tilbudets skilleark 4 (jf. grunndokumentets pkt. 4.10). b) Frakt-, mva og øvrige kostnader Prisen skal oppgis ekskl. mva. og inkl. eventuelle valutajusteringer, frakt-, gebyr- og avgiftsfri levering til alle institusjoner i sine respektive områder. Det skal således ikke påløpe noen kostnader utover pristilbudene i skjemaene. Frakt kan påløpe med maks. kr. 150 dersom ekstraordinære bestilling skjer utenom fastsatte/avtalte leveringsdager. Leverandøren skal påta seg alle forpliktelser, det være seg utgifter og risiko, helt frem til kjøpers angitte mottakersted. c) Pris Ved fastsettelse av tilbudspris skal prisen knyttes til leverandørens inntakskost for de aktuelle produktgrupper med fast prosentvis påslag (kalkyle). Kalkylen skal være fast for hele rammeavtaleperioden. Leverandørs prisgrunnlag fra uke 40/2011, skal hentes fra: Fersk fisk Norges Råfiskarlag eller lignende. Fersk kjøtt Statens Landbruksforvaltning eller lignende. Frisk frukt og grønnsaker Statens Landbruksforvaltning eller lignende. Prisgrunnlag og kalkyle skal dokumenteres og vedlegges tilbudet. Produkter som tilhører varegruppene, men som ikke eksplisitt er nevnt i pristilbudsskjemaene, skal leveres med samme prisgrunnlag som de spesifiserte varene. Dersom ikke annet er sagt, skal produktene i øvrig sortiment leveres med 10 % rabatt. Eventuelle spesialpristilbud og kampanjepriser skal gjøres gjeldende for oppdragsgiver dersom disse er gunstigere enn avtalen. Tilbyder skal synliggjøre, nederst på prisskjemaet, evt. ekstra rabatter / bonuser som tilbys ved større kjøp eks. over kr 5.000,-, ,-, kr ,- osv. Arkivsak 11/2506 Side 2 av 5

3 De ekstra rabattene/ bonusene er kun til informasjon, og skal ikke brukes under tilbudsevaluering. d) Prisjusteringer Oppdragsgiver er innforstått med at det forekommer sesongvariasjoner på pris i de enkelte varegruppene, men tillater kun en prisjustering per år (jf. pkt. 4 i vedlegg 4). Unntaket er varegruppe 1 Frisk fukt og grønt, der variasjonene er så store og mange. For varegruppe 1 tillates derfor 6 prisjusteringer i året. Prisene endres den 1. i hver annen måned (jan., mars, mai, osv.) basert på priser første uken i foregående måned (des., feb., april, osv.). e) Prislister Prislister som inneholder veiledende pris, rabattsats og nettopris for alle produkter, inkl. produkter i øvrig sortiment, skal være tilgjengelig for oppdragsgiver på web eller i papirversjon umiddelbart etter signering av kontrakt. (jf. pkt. 5, vedlegg 4). 3.2 Forklaring til pristilbudsskjema Veiledende pris, rabattsats og nettopris skal oppgis på alle de produkter som er spesifisert i prisskjemaene. En rabattsats eller nettopris skal også oppgis for andre produkter som naturlig inngår i varegruppene, eller som naturlig inngår i leverandørens sortiment innen varegruppene. Følgende forklaring gjelder for prisskjemaene: Artikkelnummer Prisenhet Salgsenhet pris pr prisenhet salgsenhet artikkelnr. artikkelnavn fabrikat/merke Oppdragsgivers artikkelnr. for varen (hvis kjent) Oppgitt er enheten som tilbudsprisen skal baseres på Den enhet/størrelse som varen ønskes levert i (eske, kg, kurv) Pris pr enhet som tilbys oppdragsgiver (ekskl. mva) enhet/størrelse som varen leveres i (eske, kg, kurv) artikkelnr. for varen Merkenavnet som varen er kjent under Navn på produsent eller fabrikant som produserer varen Dersom leverandør har annen salgsenhet enn angitt i prisskjema, bes leverandør oppgi denne salgsenhet i prisskjemaet. Prisskjemaene har ferdigdefinerte formler, slik at tilbyder kun legger inn listepris/ veiledendepris og rabatt i prosent. Kolonnene I og J ( pris pr. enhet og sum tilbudspris) vil automatisk oppdateres i forhold til rabatt og antall enheter. Det er derfor svært viktig at tilbyder legger inn riktig enhetspris sett i forhold til oppdragsgivers oppgitte prisenhet (kolonne E). Tilbud hvor dette ikke er utført slik det er beskrevet, vil bli vurdert forkastet. Eksempel på utfylling av prisskjema: A B C D E F G H I J K L M N Prod. område Art.nr Undervaregruppe/Varenavn Antatt behov Prisenhet Salgsenhet Listepris (veil.) Rabatt i % pris pr prisenhet Sum tilbudspris salgsenhet artikkelnr. artikkel-navn fabrikat/ merke Kolonial Servietter 500 STK STK kr 15,00 24,00 % kr 11,40 kr pk Carvatte Duni Arkivsak 11/2506 Side 3 av 5

4 4. TILDELINGSKRITERIER OG TILBUDSEVALUERING Leverandørene må oppfylle kvalifikasjonskravene beskrevet i grunndokumentet, pkt og de obligatoriske kravene til kvalitet som er stilt i vedlegg 1 og i responsskjema, vedlegg 1 a e. Tildelingen skjer på grunnlag av hvilket tilbud som er økonomisk mest fordelaktig i hver varegruppe i hver region, basert på følgende to kriterier: Pris 70 % Sortiment 30 % Konkurransen avgjøres gjennom beste score på tildelingskriteriene, sammenholdt med pris. 5.1 Pris Sum av leverandørens tilbudspris på de etterspurte produktene i tilbudsskjemaene, i den enkelte varegruppe og i den enkelte region, legges til grunn for evalueringen av tilbudet. Dersom enkelte produkt ikke er prissatt pga. at leverandør ikke har disse produktene i sitt sortiment, vil oppdragsgiver benytte den høyeste enhetsprisen på produktet gitt av en konkurrerende tilbyder. På denne måten kan det settes en totalpris på tilbudet og den blir sammenlignbar med øvrige tilbud. 5.2 Sortiment og karaktersetting Totalt kan man oppnå seks poeng på tildelingskriteriet sortiment. Fem poeng på spesifikt sortiment og ett poeng på øvrig sortiment. Sortiment jf. prisskjema: Det blir satt karakter etter hvor stor grad av det spesifiserte sortimentet i hver varegruppe, leverandør kan oppfylle. Dvs. at en leverandør som f.eks. tilbyr kun 48 av 100 etterspurte produkter (48 %), vil få karakteren 0 og bli avvist pga. mangelfull sortiment. Dersom leverandør kan tilby samtlige produkter som er spesifisert i varegruppen det inngis tilbud på, vil leverandør oppnå karakteren 5 på det spesifiserte sortimentet. Karakterene blir fordelt etter følgende kriterium: Karakter Beskrivelse 0 Mangelfull oppfylling av sortiment < 50 % Tilbud avvises 1 Oppfyller 60 % av spesifikt sortiment 2 Oppfyller 70 % av spesifikt sortiment 3 Oppfyller 80 % av spesifikt sortiment 4 Oppfyller 90 % av spesifikt sortiment 5 Oppfyller 100 % av spesifikt sortiment Maksimalt to desimaler blir brukt på poengscoren Arkivsak 11/2506 Side 4 av 5

5 Øvrig sortiment (sortiment som ikke er spesifisert i prisskjema): Leverandør må kunne tilby et bredt assortiment (dvs. utvalg av varesorter) med varierende pakningsstørrelser og fra flere produsenter, jf. grunndokument pkt Oppdragsgiver vil evaluere leverandørens produktutvalg slik at det tilbudet som har det beste utvalget av produkter, både av antall, pakningsstørrelser og produsenter, maksimalt vil bli gitt 1 poeng for øvrig sortiment. Øvrige tilbud får karakter mellom 0 og 1, forholdsmessig fordelt der dårligste vil bli gitt karakteren 0. Arkivsak 11/2506 Side 5 av 5