RAMMEAVTALE FOR LEVERING AV ØVRIGE MATVARER

Transkript

1 RAMMEAVTALE FOR LEVERING AV ØVRIGE MATVARER BILAG 1 OPPDRAGSGIVERS KRAVSPESIFIKASJON FIK_Matvarer - Konkgrl Oppdragsgivers kravspesifikasjon Side 1 av 7

2 Oppdragsgivers kravspesifikasjon 1 Rammeavtalens innhold og omfang Rammeavtalen omfatter leveranse av matvarer unntatt frukt og grønt og ferskt kjøtt til alle typer brukersteder i kommunene, blant annet videregående skoler, ungdomsskoler, SFO, barnehager, eldresenter, omsorgshjem og andre underliggende virksomheter. Private virksomheter eller virksomheter som setter bort sin drift i avtaleperioden vil ikke omfattes av rammeavtalene. Rammeavtalen omfatter både produkter som spesifisert og prissatt i kontraktens bilag 7 vedlegg A, samt leverandørens øvrige sortiment i varegruppene som avtalen omfatter. 2 Kravtabell Kravene i kravtabellen danner grunnlaget for Leverandørens beskrivelse i sitt løsningsforslag, jf. bilag 2. Leverandør må gi en utfyllende beskrivelse på alle krav slik at man har en felles forståelse av hva som leveres, eller som kan gi oss alternative perspektiver til de krav som er uttrykt i våre kravspesifikasjoner. De ulike kravene har ulik prioritet. Prioritet A = Absolutte krav som må tilfredsstilles. Tilbud som ikke tilfredsstiller alle absolutte krav vil bli avvist. Prioritet B = Viktige krav som bør tilfredsstilles, men det er ikke et absolutt krav. Svar vil ha stor betydning for evaluering av tilbudet. Kravet tillegges høyere vekt enn C-krav. Prioritet C = Betingede krav som bør tilfredsstilles, men det er ikke et absolutt krav. Svar vil ha betydning for evaluering av tilbudet. Kravet tillegges lavere vekt enn B- krav. Ved utfylling av tabellen skal Leverandøren sette kryss (X) i kolonne for ja, delvis eller nei under Leverandørens oppfyllelse. Henvisning til relevant dokumentasjon og evt. ytterligere kommentarer skal gjøres i kolonnen Kommentar. Det vises til at Leverandøren plikter å dokumentere at han oppfyller de krav som er satt. Evt. manglende dokumentasjon vil medføre at kravet anses som ikke oppfylt. Krav nr. Prioritet Beskrivelse Leverandørens oppfyllelse Ja Delvis Nei 1 Produktkvalitet 1.1 A Alle tilbudte produkter skal følge den standarden som er gitt i bransjens egne retningslinjer. Kommentar (evt. henvisning til vedlegg) FIK_Matvarer - Konkgrl Oppdragsgivers kravspesifikasjon Side 2 av 7

3 1.2 A Alle tilbudte produkter skal tilfredsstille gjeldende lover og forskrifter. 1.3 A Alle produkter skal være ferske, friske og ha god holdbarhet. De skal være av 1. klasses kvalitet og av 1. sortering 1.4 A Alle tilbudte produkter skal ha en hygienisk innpakning. 1.5 A Alle tilbudte produkter skal være feilfri (ikke utsatt for skade). 1.6 A Alle tilbudte produkter skal ha varedeklarasjon som er på norsk. 1.7 A Alle tilbudte produkter skal ha vedlagt dokumentasjon om opprinnelsen fra samtlige produkter, både råvarer og sammensatte produkter ved forespørsel. Videre skriftlig informasjon som produktets opprinnelsessted (dyrking) og produksjonssted. Med skriftlig informasjon menes sertifikat fra en anerkjent sertifiseringsordning, opprinnelig produksjonsmerking på produktet, leverandørens COS for matproduktet eller tilsvarende. Denne dokumentasjonen skal gjøres tilgjengelig for oppdragsgiver ved forespørsel. 2 Sortiment 2.1 B Det er et ønske at leverandøren kan tilby lokale produkter. Med lokale produkter menes at de har en tilhørighet i Akershus fylke, f.eks. at de er produsert eller høstet i fylket. Tilbyder skal gi en beskrivelse av sitt tilbud på lokale varer. 2.2 A Dersom et produkt i kjernesortimentet mangler eller utgår, plikter leverandøren å erstatte det med et bedre produkt godkjent av kunden, til samme pris eller lavere. 3 Krav til opplæring 3.1 A Leverandøren skal holde minst ett kurs i året for brukerne, der leverandøren stiller med lokale. Leverandøren skal legge ved en liste over ulike kurs som kan tilbys og for hvor mange deltakere, samt en beskrivelse av disse. FIK_Matvarer - Konkgrl Oppdragsgivers kravspesifikasjon Side 3 av 7

4 3.2 A Leverandøren skal gi opplæring i elektronisk bestillingssystem for hvert enkelt brukersted. 4 Statistikk 4.1 A Oppdragsgiver skal ha tilgang på relevant statistikk vedrørende sine innkjøp. Statistikken skal fordeles på brukersted, produktområder og produkter. Statistikk skal inneholde totale kvantum og totale verdi målt i kr pr. produkt. 4.2 C Oppdragsgiver bør ha tilgang på statistikk over feilvarer og varer som ikke er levert som avtalt. 4.3 C Leverandøren bør kunne tilby andre typer statistikk og rapporter. Leverandøren bes om å vedlegge en beskrivelse av øvrige uttrekk av statistikk, utover det som allerede er beskrevet. 5 Statusmøter og oppfølging 5.1 A Det skal avholdes årlige statusmøter med FIK. 5.2 A I implementeringsfasen vil det avholdes hyppige møter og kontakt for å sikre god bistand og kundeoppfølging. Vennligst beskriv deres rutiner for å sikre en god implementeringsfase. 5.3 A Det skal være en systematisk oppfølging av kontrakten fra leverandørens side 5.4 A Når FIK kaller leverandøren inn til ekstraordinære møter plikter leverandøren å møte på 1 ukes varsel. 6 Krav til bestilling 6.1 A Bestillinger skal primært gjøres gjennom elektronisk bestillingssystem, men skal også kunne gjøres via e-post og telefon. 6.2 A Dersom bestilt vare ikke kan leveres, skal bestiller tilbys et alternativt produkt. Leverandøren skal aktivt gjøre bestiller oppmerksom på dette, enten gjennom systemet eller ved kontakt via e-post eller telefon kort tid etter bestilling og i god tid før levering. Alternativt produkt skal ha samme eller bedre kvalitet til samme eller lavere pris som ønsket produkt. FIK_Matvarer - Konkgrl Oppdragsgivers kravspesifikasjon Side 4 av 7

5 6.3 A Frist for bestilling før levering skal være gunstig for oppdragsgiver. Vennligst beskriv deres bestillingsfrister og eventuelle fleksibilitet rundt disse. 6.4 C Leverandøren bør kunne håndtere hastebestillinger. Leverandøren bes om å levere en beskrivelse av rutiner for hastebestillinger utover ordinære bestillingsrutiner. 7 Netthandel (elektronisk bestillingssystem); innhold 7.1 A Leverandøren skal tilby oppdragsgiver å benytte et elektronisk bestillingssystem som er tilpasset behovet for hvert enkelt brukersted, med lagret plankjøp og favoritter. 7.2 B Det bør være lett å finne frem til glutenfrie produkter. Vennligst beskriv. 7.3 B Det bør være lett å finne frem til allergifrie produkter. Vennligst beskriv. 7.4 B Det bør være lett å finne frem til kortreiste produkter. Vennligst beskriv. 7.5 A Hvert brukersted skal ha eget brukernavn og passord for innlogging. 7.6 B Alle produkter bør ha visuelt bilde 7.7 A Alle produkter skal kategoriseres, beskriv hvordan disse er kategorisert. 7.8 A Produktene skal vises med beskrivende tekst, produktnummer, antall pr. pakning, størrelse/vekt, og til enhver tid gjeldende avtalepriser (ekskl. og inkl. mva.) 7.9 A Det skal være enkelt å velge produkter. Vennligst beskriv B Handlekurven bør ha en oppdateringsfunksjon og mulighet for å legge bestillingen klar for senere fullføring, ved eksempelvis midlertidig avbrudd i bestillingen B Handlekurven bør enkelt gi muligheten for å slette varer fra bestillingen før innsendt bestilling. FIK_Matvarer - Konkgrl Oppdragsgivers kravspesifikasjon Side 5 av 7

6 7.12 A Dersom varer i hovedsortimentet (produkter angitt i prismatrisen bilag 7 vedlegg A) må utgå, skal varen erstattes av en tilsvarende vare med samme eller bedre kvalitet til samme eller bedre pris. Slik endring skal godkjennes av oppdragsgiveren. Leverandøren skal erstatte varen i plankjøp etter godkjenning. 8 Levering 8.1 A Levering skal skje minst to dager i uken: én hovedbestilling, og én suppleringsbestilling. Leveringstidspunkt for hvert enkelte brukersted skal gjøres etter fast avtale mellom oppdragsgiver og valgt leverandør etter kontraktsignering. Vennligst beskriv, ut i fra deres tidligere erfaring med liknende kunder, hvordan dere vil sikre en god logistikk av varer til rett sted og tid. 8.2 A Produktene skal leveres på anvist sted fra oppdragsgiver. 8.3 A Levering skal skje i bur eller paller. Den enkelte bestiller velger selv hvordan de vil ha leveransen levert. 8.4 A Levering skal være fraktfritt uansett størrelse på bestilling 8.5 A Leverandøren skal levere utskrift/dokumentasjon av temperatur på varene ved levering 8.6 A Ikke alle brukerstedene har muligheten til å oppbevare bur og paller frem til neste levering. Hos disse brukerstedene skal dette tas med igjen etter leveranse. 8.7 B Leverandøren bør tilby retur av pant. 9 Retur av varer 9.1 A Leverte varer som har fort kort holdbarhet eller ikke oppfyller krav til matkvalitet skal erstattes av leverandøren. 9.2 A Leverandøren skal ta med seg varer som er skadet eller som ikke oppfyller krav til matkvalitet uten kostnad. 10 Miljøkrav 10.1 A Emballasje/innpakning skal ikke inneholde halogenholdig plast 10.2 A Leverandøren skal informere oppdragsgiver om produkter som kan redusere miljøbelastningene. FIK_Matvarer - Konkgrl Oppdragsgivers kravspesifikasjon Side 6 av 7

7 10.3 A Leverandøren skal være tilknyttet en returordning for kildesortering 10.4 A Leverandøren bes om å legge ved sin miljømessige handlingsplan 10.5 A Produkter skal tilfredsstille gjeldende krav til miljøvennlighet, både ved fremstillingsprosess, emballering, distribusjon, i bruk, og ved avfallshåndtering. 11 Kvalitetskontroll 11.1 A Leverandøren skal være behjelpelig med å gjennomføre kvalitetskontroller i avtaleperioden. 12 Kundeservice 12.1 A Kundeservice som kan overta og hente opp bestilling og besvare spørsmål vedrørende produkter. FIK_Matvarer - Konkgrl Oppdragsgivers kravspesifikasjon Side 7 av 7