SAKSFRAMLEGG. Saksbehandler: Heidi Mathisen Sluttbehandlende vedtaksinstans (underinstans): Kommunestyret Dok. offentlig: x Ja Nei.

Transkript

1 SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Heidi Mathisen Sluttbehandlende vedtaksinstans (underinstans): Kommunestyret Dok. offentlig: x Ja Nei. Hjemmel: Møte offentlig x Ja Nei. Hjemmel: Komm.l 31 Klageadgang: Etter FVL: Ja Nei Etter Særlov: Ja Nei x Ikke klageadgang Arkivsaksnr.: 14/1847 Arkivnr.: 153 SAK: REGNSKAPSRAPPORT MED BUDSJETTENDRINGER OG SYKEFRAVÆRSRAPPORT PR TERTIAL I Saksdokumenter (vedlagt): 1. Regnskapsrapport pr for gruppeansvar 100 Sekretariat/info/arkiv 2. Regnskapsrapport pr for gruppeansvar 110 Rådmannens kontor 3. Regnskapsrapport pr for gruppeansvar 112 IKT 4. Regnskapsrapport pr for gruppeansvar 120 Personalkontor 5. Regnskapsrapport pr for gruppeansvar 130 Økonomiavdeling 6. Regnskapsrapport pr for gruppeansvar 170 Kultur 7. Regnskapsrapport pr for gruppeansvar 2 Undervisning og barnehage 8. Regnskapsrapport pr for gruppeansvar 300 Helse 9. Regnskapsrapport pr for gruppeansvar 310 NAV 10 Regnskapsrapport pr for gruppeansvar 316 Barnevern 11 Regnskapsrapport pr for gruppeansvar 330 Pleie og omsorg 12 Regnskapsrapport pr for gruppeansvar 340 Tjeneste for funksjonshemmede 13 Regnskapsrapport pr for gruppeansvar 400 Bygg og eiendom 14 Regnskapsrapport pr for gruppeansvar 410 Brann og beredskap 15 Regnskapsrapport pr for gruppeansvar 420 Kommunalteknisk enhet 16 Regnskapsrapport pr for gruppeansvar 460 Planavdeling 17 Regnskapsrapport pr for gruppeansvar 470 Landbruk og miljø 18 Sykefraværsrapport samlet 2.tertial Søknad med vedlegg fra Alstahaug kirkelige fellesråd II Saksdokumenter (ikke vedlagt): III Saksutredning: (Bakgrunn / Fakta / LA21/ Beredskapsforhold/ Økonomi/ Vurdering / Konklusjon) I henhold til våre rutiner og økonomireglement legges det opp til fire regnskapsrapporteringer i løpet av året: Pr.28 februar, 30.april, 31.august og 31.oktober.

2 Formannskapet behandler følgende rapporter: Regnskapsrapport pr og Kommunestyret behandler følgende rapporter: Tertialrapport med budsjettendringer pr og Ved behov for budsjettendringer utover tertialrapportering pr og 31.08, legges også disse fram for kommunestyret. Administrasjonssjefen skal uavhenging av disse rutinene rapportere om vesentlige endringer i anslag fra forrige rapportering Saksutredning Rapportering skjer på gruppeansvarsnivå gjennom at ansvarlig etatsleder rapporterer til administrasjonssjefen. Fagsjef for undervisning og barnehage rapporterer for gruppeansvar 2 der kommentarer gis innen de ulike tjenestenivå. Hvert enkelte gruppeansvarområde rapporterer fra lik mal/skjema utarbeidet for regnskapsrapportering. Skjema inneholder en talldel og en kommentardel med konklusjon/tilråding. Det skal også rapporteres anslag avvik ved årets slutt i kroner. Administrasjonssjefen viser til vedlagte rapporter fra det enkelte gruppeansvarsområde, jfr. saksvedlegg. Vurdering Administrasjonssjefen viser til gitte konklusjoner/tilrådinger for den enkelte gruppeansvarsområde, og ut fra dette gir følgende kommentarer: DRIFT: Rammeområde Sentrale styringsorganer Gruppeansvar 100 Sekretariat/info/arkiv, ingen nødvendige oppfølgingstiltak på nåværende Gruppeansvar 110 Rådmannens kontor, ingen nødvendige oppfølgingstiltak på nåværende Gruppeansvar 112 IKT, ingen nødvendige oppfølgingstiltak på nåværende tidspunkt Gruppeansvar 120 Personal, Det er forventet et negativt avvik på kr ved årsslutt. Lønnsutgifter overforbruk, dette skyldes i hovedsak av følgende; Etter adm. vedtak, har en startet et prosjekt der hovedverneombudet skal utvides med 30 % frikjøp for bl.a ivareta kravene i Byggeforskriften, samt oppfølging av kjemikaliehåndtering. Dette vil gi en økning i lønnskostnadene. Etter tilsyn fra Fylkemannen vedr beredskap, er kommunen pålagt å lukke 3 store avvik. Dette er et omfattende arbeid, og vi har måttet kjøpe inn nytt dataverktøy samt at vi må ha ekstern bistand for å fullføre arbeidet. Dette vil gi større utgifter enn budsjettert. Administrasjonsjefen forslår å tilføre gruppeansvar 120 personal. Kr ,-

3 . Gruppeansvar 130 Økonomiavdelingen, ingen nødvendige oppfølgingstiltak på nåværende Gruppeansvar 170 Kultur, Svikt i inntektene på kinoen grunnet driftsavbrudd tekniske problemer dekkes inn over eget budsjett. Ingen nødvendige oppfølgingstiltak på nåværende Rammeområde Undervisning og barnehage Ansvar 20 Undervisningsadministrasjon Ansvar 2002 er i balanse med budsjett med et forbruk på 36 %. Ansvar 23 PP-tjenesten PPT har et avvik i forhold til budsjett på grunn av at refusjon fra samarbeidskommunene ikke er regnskapsførte pr august. Det er behov for å budsjettjustere PPT etter nå etter 1 års erfaring som vertskommune og en avklart situasjon med hensyng til Fylkeskommunens rolle. Overskudd fra 2013 er av samarbeidskommunene ønsket inn i drift for Alternativt må overskuddet fordeles på samarbeidskommunene eller avsettes på fond. Ansvar 24 Barnehage Barnehage er i balanse med budsjett etter budsjettjustering i juni. Kommunale barnehager, inkludert støtteteamet, har totalt et positivt avvik på over 4 %. Tilskudd til ikke-kommunale barnehager er utbetalt for 3 kvartal. Det betyr at utgift for 9 mnd er regnskapsført pr august. Ansvar 25 Skolefritidsordning SFO har et positivt avvik i forhold til budsjett på 3 %. Ansvar 26 Grunnskole Grunnskole har et positivt avvik på 3 % i forhold til budsjett. Lønn, som er den store budsjettposten, er helt i balanse med budsjett. Ingen enheter har større avvik. Ansvar 28 Voksenopplæring Totalt viser regnskap et positivt avvik i forhold til budsjett. Ett overforbruk på gr.art 13 viser til kostnaden ved å leie inn personell for undervisning utenom skoleruta samt innleie på vakanse. Det er forventet et overskudd ved årsavslutning som følge av budsjett til nye lokaler ikke er blitt benyttet. Ansvar 29 Kulturskole Totalt viser regnskap et negativt avvik i forhold til budsjett. Dette skyldes at kontigenter, salg av tjenester, m.m. herunder Leirfjord kommunes andel, - ikke er regnskapsført pr august. Kjøp av tjenester er høy pga utgifter i forbindelse med musikalen Bør Børson. Kulturskolen forventes å være i balanse med budsjett ved årsslutt.

4 Rammeområde Helse og velferd Gruppeansvar 300 Helsesektor, ingen nødvendige oppfølgingstiltak på nåværende Gruppeansvar 310 NAV, Det anslås et mindreforbruk ved årets slutt på til sammen kr ,- Det forventes et mindreforbruk på kr ,- for posten økonomisk sosialhjelp. Det er forventet mer integreringstilskudd enn budsjettert. Det skyldes i hovedsak familiegjenforening som gir mye tilskudd dette året, men som kan gi økonomiske utfordringer på sikt. Forventer økte tilskudd på vel kr Noen etableringsutgifter må påregnes, men de vil ikke bli i nærheten av samme størrelsesorden. Det foreslås å redusere budsjetterte utgifter for økonomisk sosialhjelp med kr ,- og øke budsjetterte inntekter for integreringstilskudde med kr ,- Gruppeansvar 316 Barne- og ungdomsvern, Viser til vedlagte regnskapsrapport for barnevern Alstahaug fra Leirfjord kommune. Gruppeansvar 330 Pleie omsorg, ingen nødvendige oppfølgingstiltak på nåværende Gruppeansvar 340 Tjeneste for funksjonshemmede, Det anslås et negativt avvik ved årsslutt kr Ved inngang til høsten 2014 ble det nødvendig å styrke bemanning på flere brukere, blant annet som resultat at søknad om et ekstra opplæringsår ved SVGS ble avslått. Dette innebærer behov for tilrettelagt aktivitet på dagtid. Både bemanning og kjøp av tjenester ved HIAS må utøkes. Dette vil innebære en utøkning på ca på sektoren. Noe vil imidlertid bli spart inn ved at stillinger ellers har blitt holdt vakant ved mulighet, slik at estimert underskudd anslås per i dag til å bli på ca kr Det er ingen mulighet for å finne midler til å dekke dette opp innet eget budsjettområde. Det er etterslep på inntekter som følge av reglementet for refusjon av utgifter knyttet til ekstra kostnadskrevende brukere. Administrasjonssjefen foreslår å tilføre gruppeansvar 340 TFF kr ,- Rammeområde Plan og utvikling Gruppeansvar 400 Bygg eiendom, ingen nødvendige oppfølgingstiltak på nåværende tidspunkt Gruppeansvar 410 Brann og beredskap, ingen nødvendige oppfølgingstiltak på nåværende

5 Gruppeansvar 420 Kommunalteknisk enhet, ingen nødvendige oppfølgingstiltak på nåværende Det foretatt reperasjon av skulptur «Vindenes Hus» med en kostnad på ,- Kr foreslås dekket inn av avsatte fondsmidler til skulpturen. Gruppeansvar 460 Plansektor, ingen nødvendige oppfølgingstiltak på nåværende Gruppeansvar 470 Landbruk miljø, ingen nødvendige oppfølgingstiltak på nåværende tidspunkt Rammeområde 499 Tilskudd Henviser til vedlagte søknad og kostnadsoverslag fra Alstahaug kirkelige fellesråd der det søkes om tilleggsbevilgning til drenering av Sandnessjøen kirkegård. Administrassjonssjefen foreslår at Alstahaug kirkelige fellesråd får tilført kr som tilleggsbevigning til fullføring av prosjekt 128 drenering Sandnessjøen kirkegård. Rammeområde 500 Finansieringstransaksjoner Gruppeansvar 500 Finans. Frie inntekter. Budsjetterte frie inntekter er på kr Anslaget ble regulert ned med 4 millioner kroner ved budsjettreguleringen i juni. Nytt anslag for frie inntekter for 2014, vil foreligge ved framlegging av Statsbudsjettet 8. oktober. Renter/ avdrag. Grunnet et lavere rentenivå enn budsjettert og erfaringstall knyttet til renteinntekter, foreslås det å redusere budsjetterte renteutgifter med 1,3 millioner kr. fra kr til kr , samt å øke anslaget for renter av bankinnskudd fra kr til kr Netto renter reduseres således med 2 millioner kroner. Grunnet omlegging av rutiner i våre finansieringsinstitusjoner, må reduksjon i avdrag i forhold til avtalte betalingsplaner, nå avtales på forhånd (før budsjettåret), mens det tidligere har blitt avtalt fortløpende gjennom budsjettåret. Dette trådte i kraft i år. Dette resulterer i at avdragsutgiftene for 2014 må økes med 2 millioner kroner fra til Investeringer Bygg/eiendom Kulturbadet, 5 % over budsjett i forhold til framdrift Div prosjekt bygg 50 % Andvågen, tilretteleging omsorgsbolig 1 % (regulering vedtatt k.styret sept 14) Ombygging Tjøtta eldresenter 0 % ikke startet /350, Avlastningsbolig 10 % Under utførelse base Ungdomsskolen 1 % Igangsatt høst 14 Prosjekt følges spesielt opp,

6 Øvrige prosjekt har ingen avvik i forhold til framdrift Kommunalteknisk Veier infrastruktur, under utførelse Forbruk 8 % Miljøtiltak i sentrum, under prosjektering Forbruk 0 % Stamnes kunstgress - nytt dekke, under utførels Forbruk 88 % Innløsning veiskrape, avsluttet Forbruk 100 % Innløsning lastebil, under utførelse Forbruk 0 % Asfaltering, under utførelse Forbruk 65 % Fortau Botnveien - del 1, under prosjektering Forbruk 15 % Grunnerverv "Tårekanalen", under prosjektering Forbruk 0 % Rehab Snorres gate, under utførelse Forbruk 60 % Boligfelt Haugerud, under utførelse Forbruk 69 % Rehab vann/avløp 2014, under utførelse. Forbruk 90 % Rehab Torolvs gate, under utførelse, Forbruk 37 % Rehab Per Gnts gate - del 1, under prosjektering Forbruk 10 % Planavdelingen Prosjekt Div. reguleringsplaner: pr ) Forbruk: 38,2 % (timefordeling Finansreglement Rapportering i.h.t. finansreglement. Det henvises til kommunestyrets vedtak den , i sak 5/11, reglement for finansforvaltning som inneholder regler for rapportering om gjeldsportefølje og ledig likviditet. Gjeld: I 1000 kr. % Dur. % Dur. % Dur. NOK NOK Lån med pt rente Lån med NIBOR basert rente Lån med fastrente Rentebytteavtaler: Avtaler med mottatte renter Avtaler med avgitte renter Finansiell leasinh Samlet langsiktig gjeld (unntatt etableringslån)

7 Effektiv rentekostnad siden x-1 Avkastning (kostnad) Bencmark (ST4X) Antall løpende enkeltlån Ved opptak av nye lån tas de opp med henblikk på å tilfredsstille finansreglementets krav om minimum 1/3 som fastrentelån. Likviditet Konsernkonto pr Konsernkonto pr Referanserenter er Nibor 1.mnd pr var 1,60 Budsjettendringer drift 2. tertial RAMMEOMRÅDE Opprinnelig Utg. opp Utg.ned Nytt Budsjett budsjett innt.ned innt.opp ) 120 PERSONAL 4081 a) Lønn/ dataverktøy ) 310 NAV 6634 a) Økonomisk sosialhjelp 400 b) Økt integreringstilskudd ) 340 TFF a) Lønn/kjøp av tjenester ) 420 KOMM. TEKNISK 6072 a) Rep. av "vindenes hus" 20 b) Bruk av bundne fond ) 499 TILSKUDD a) Tilsk. Kirkelig fellesråd 118

8 6) 500 FINANS a) Renteutgifter reduseres b) Renteinntekter økes c) Avdrag økes d) Red. i bruk av disp.fond Sum Administrasjonssjefen foreslår: 1 a) En økning i rammeområde 120 Personal med kr ,- til dekning av 30 % utvidelse av stilling som hovedverneombud, samt innkjøp av dataverktøy i forbindelse med tilsynssak. 2 a-b) Det er forventet et positivt avvik på NAV stort kr ,-. Det foreslås å redusere budsjetterte utgifter for økonomisk sosialhjelp med kr ,- og øke budsjetterte inntekter for integreringstilskudde med kr ,- 3 a) Gruppeansvar 340 Tjeneste for funksjonshemmede tilføres kr ,- til styrking av bemanning, samt utøkning i kjøp av tjenester fra HIAS. 4 a) Det er foretatt reperasjon av skulptur «Vindenes Hus» med en kostnad på ,- Kr foreslås dekket inn av avsatte fondsmidler til skulpturen. 5 a) Gruppeansvar 499 tilskudd. Alstahaug kirkelige fellesråd får tilført kr i tilskudd til fullføring av prosjekt 128 drenering Sandnessjøen kirkegård. 6 a-b) Det foreslås å redusere budsjetterte renteutgifter med 1,3 millioner kr. fra kr til kr , samt å øke anslaget for renter av bankinnskudd fra kr til kr Netto renter reduseres således med 2 millioner kroner. 6 c) Grunnet omlegging av rutiner i våre finansieringsinstitusjoner, må reduksjon i avdrag i forhold til avtalte betalingsplaner, nå avtales på forhånd (før budsjettåret), mens det tidligere har blitt avtalt fortløpende gjennom budsjettåret. Dette trådte i kraft i år. Dette resulterer i at avdragsutgiftene for 2014 må økes med 2 millioner kroner fra til d) Reduksjon i bruk av fond med kr til avbalansering av budsjettet. Budsjettendring investering 2.tertial Nr. Utvidelse Sandnes kirkegård Oppr.budsjett Utg.opp/ Utg.ned/ Rev. budsjett Prosjekt innt.ned innt.opp Overføringer til andre 670

9 Bruk av lån Det er gjort en feil i skjema for låneopptak i 2012 som gjelder finansiering av utvidelsen Sandnes Kirkegård. Totale kostnader i 2012 var satt til kr , mens låneopptaket er vedtatt med kr ,- Det foreslås et låneopptak på kr for manglende finansiering i 2012 av prosjekt Sandnes kirkegårdsutvidelse. SYKEFRAVÆRSRAPPORT 2. TERTIAL 2014 Som et av flere tiltak for å nå målet om redusert sykefravær, skal enhetene rapportere om sykefravær tertialvis. På noen enheter har langtidssykefraværet økt en del, dette skyldes ansatte med store helseplager og som er sykemeldt i 100 % over lang tid. Bruken av egenmelding går noe ned, og det totale sykefraværet i perioden har gått ned i forhold til 1. tertial. Sykefraværet for 1. tertial 2014 er 5 % legemeldt og 2,7 % egenmeldt. Samlet sykefravær er 7,7 %. Sykefraværet for 2. tertial er 4,6 % egenmeldt og 1,9 %. Samlet sykefravær er 6,5 %, en nedgang på 1,2 % fra forrige periode. Dette sees på som en god utvikling, og Alstahaug kommune vil fortsette sitt målretta arbeid for å redusere sykefraværet. IV Saksbehandlers innstilling: Alstahaug kommunestyre tar foreliggende regnskapsrapport med budsjettendringer og sykefraværsrapport pr tertial til etterretning. Det tas opp et lån stort kr ,- til utbedring Sandnes kirkegård. Avdragstid 20 år. Administrasjonssjefen gis fullmakt til å godkjenne øvrige lånevilkår. Sandnessjøen, den V Enhetsleders innstilling: Heidi Mathisen Økonomikonsulent Saksbehandlers innstilling tiltres. Sandnessjøen den VI Administrasjonssjefens innstilling: Enhetsleder innstilling tiltres. Frank Pedersen Økonomisjef

10 Sandnessjøen den Børge Toft Administrasjonssjef