Samdok samla samfunnsdokumentasjon

Transkript

1 Samdk samla samfunnsdkumentasjn RAPPORT 2016 PRIORITERT OPPGAVE privatarkiv Utarbeidet av Terje Haram Rapprtdat

2 Rapprt 2016 privatarkiv 1 av 6 OPPGAVE Ansvarlig delprsjekt Arbeidsgruppens leder Arbeidsgruppens medlemmer Målfrmulering Sammendrag privatarkiv Terje Haram (Lkalhistrisk Arkiv i Bergen, leiar) Nina Carlsen (Arkivverket), Cecilie Lintft (LLP), Janet Birkedal Martin (Arkivverket/NOGA), Gunnar Mrsund (IKA Møre g Rmsdal), Tm Oddby (LLP) g Liv Ramskjær (Museumsfrbundet). Utrede frslag fr å få økt satsing på privatarkiv, bl a næringslivsengasjement spesielt fr bedriftsarkiv. Frslag til tiltak: Arkivinstitusjnar eigd av kmmune eller fylkeskmmune, g sm ønskjer statlig stønad, bør rganisere seg på ein slik måte at staten kan gå inn på stønadsida. Det er ønskeleg at staten tar initiativ til ei arkivrefrm, etter mdell av museumsrefrma fr å leggje til rette fr dette. Staten kan gdt sette krav m at kmmune eller fylket/regin skal vere med i spleiselaget fr arbeid med privatarkiv. Staten kan vidare ppmde bransjerganisasjnar til å vere med i dette arbeidet ved å gi tilsvarande sm bransjerganisasjnane gjer. Da må staten gså vise at den pririterer midlar til dette arbeidet ved at institusjnar sm arbeider gdt med bevaring av privatarkiv, får ei uttelling fr dette på sine driftstilskt. Institusjnar bør vurdere andre budsjett, i tillegg til kulturbudsjettet, fr søknader m stønad, slik museumssektren får stønad frå frsvar-, samferdsel-, landbruksdepartement etc. Eit styrka lvverk når det gjeld private verksemder med ffentlig tilknyting, vil nødvendigvis føre til finansiering g bevaring av viktige arkiv. Desse verksemdene/ppgåvene må regulerast på lik linje med ffentlige verksemder når det gjeld plikt til å arkivere. Namsmannen har behv fr tidsbestemt lagring av arkiv frå verksemder sm er under avvikling eller knkursbehandling. Her kan arkivinstitusjnar inngå avtaler med Namsmannen m å vere dept fr denne. Interessante arkiv kan bevarast. Tippemiddel bør vurderast sm finansieringskjelde til bevaring av idrettsarkiv. Riksarkivaren bør få øyremerka tilskt til prsjekt fr arkivinstitusjnar, der bevaring av skriftlege kulturminne blir sett i samanheng med gjenstand, landskap eller bygningar. Oppfølging 2017 Anbefalingene frventes fulgt pp i Arkivverkets linje g av LLP (Nrges arkivfrbund) g NMF (Nrges museumsfrbund) Vedlegg

3 Rapprt 2016 privatarkiv 2 av 6 Rapprt fr arbeidsgruppe Finansieringsmdeller privatarkiv Medlemmer Terje Haram (Lkalhistrisk Arkiv i Bergen, leiar), Nina Carlsen (Arkivverket), Cecilie Lintft (LLP), Janet Birkedal Martin (Arkivverket/NOGA), Gunnar Mrsund (IKA Møre g Rmsdal), Tm Oddby (LLP) g Liv Ramskjær (Museumsfrbundet). Spesielle utfrdringar i arbeid med privat sektr: Det er eit prblem at arbeid med arkiv frå det ffentlige har eit lvverk i ryggen, medan tilsvarande lvverk er svakt eller ikkje er i bruk fr privat sektr. Arkivlva har ein der ein kan hindre eit arkiv i å gå ut av landet. Denne har blitt nytta ein gang. Rekneskapslvgjevinga gir eit midlertidig vern ved å sikre at dkumentasjn sm kan pplyse m eventuelle øknmiske brtsverk blir lagra i 5 år. Likningslva har eit tilsvarande vern i 10 år dersm verksemda har meir enn 250 tilsette g msett fr meir enn 400 millin kr/år. Om ikkje dette er tilfellet, gjelder 5- årsregelen gså her. Utanm dette er der ingen lvgjeving sm pålegg verksemder krav til lagring, verken av dkumentasjn sm kan gi grunnlag fr øknmisk erstatning fr yrkesskade, eller hjelp i frhld til pensjnsspørsmål. Vidare er der heller ingen lvgjeving sm dekker kravet m dkumentasjn av histrie verken i eit lkalhistrisk eller bransjehistrisk perspektiv. Dette er merkelig med tanke på kr sterkt vern ein har av bygg g gjenstandar innan antikvarisk, arkelgisk g museal tenking. Eit lvverk sm i større grad ville ha hindra sletting g makulering ville ha sikra viktige histriske kjelder frå øydelegging. Særlig blir dette eit prblem når det private i str grad, g til dels aukande grad, utfører tenester på vegne av det ffentlige. Dkumentasjn av ffentlig drivne helse- g msrgsinstitusjnar er pålagt i lvverket. Når det ffentlige kjøper slike tenester frå private, er der ikkje eit krav m at kstnaden med å lagre g gi muligheit fr tilgang til tilsvarande dkumentasjn, må med sm eit krav i innkjøpet. Liknande tilhøve er det når det gjeld barnevern, rusmiddelmsrg g psykiatri. Men ikkje berre der. Når det ffentlige ber private m å utføre bygging, planarbeid eller spesialistrapprtar, får bestillar berre sluttprduktet. Dersm det ppstår strid m dette i etterkant, vil ein alltid ha behv fr å gå inn i grunnlagsmaterialet fr rapprten eller planlegginga. Vi kjenner til eksempel på at manglande ffentlig kntrll på dette har gitt alvrlige følgjer fr bestiller. Arkivmeldinga mtalte dette prblemet i 2012 (Meld. St. 7 ( ) Arkiv, side 86) g varsla m ei revidering av virkemrådet fr arkivlva. I ktber i år blei framlegget til ny arkivfrskrift sendt til høyring frå KUD. Trass i signala frå Arkivmeldinga har ikkje prblemet blitt adressert her. Vidare er det eit prblem med det strenge frvaltningsmessige skillet i arkivarbeidet generelt. Nysæter-utvalet av 2005 («Eit nytt reginalt arkivlandskap») peika på gde løysingar fr dette, men sm dessverre ikkje er gjennmførte. Eit anna spesielt kjenneteikn med arbeid med arkiv frå privat sektr, er behvet fr ein akutt beredskap. Dette gjeld i særlig grad arbeid pp mt bedrifter, der knkurs g avvikling litt fr fte kan kmme sm lyn frå klar himmel. Då er tida fr avtale med knkursadministrasjn g henting av arkivet krt. Svært fte skal bygningsmasse g lkale leigast ut til nye frmål kjapt. Det er då heilt avgjerande at ein både kan stille med magasinplass g arbeidsressursar til å ta imt materialet.

4 Rapprt 2016 privatarkiv 3 av 6 Ein føresetnad fr å kunne ha eit privatarkivarbeid med eit minimum av beredskap g kvalitet er ein viss stabilitet i finansiering. Arbeidet må vere del av eit miljø der arkiv har ein sentral plass. Miljøet må vere så strt at det har drift kvar dag g har persnalressursar sm er spesielt fkuserte på denne type arbeid g kan vise kvalitet i dette arbeidet. Eksisterande arkivinstitusjnar utanfr Arkivverket Ein heilt nødvendig premiss fr å få kvalitet g ressursar til eit slikt arbeid er ei grunnfinansiering frå det ffentlige. Mange institusjnar arbeider med privatarkiv, men svært få har dette sm primærppgåve. Vi har i dag fem reine privatarkivinstitusjnar sm klarer å drive tenlig arbeid mt private i Nrge. Alle disse har eit felles premiss: dei har ei grunnfinansiering frå det ffentlige. Fire av dei fem har si grunnfinansiering frå staten, via statsbudsjettet: Arbeiderbevegelsens arkiv g biblitek (ARBARK), VID histriske arkiv (tidlegare Misjnsarkivet), Nrsk lje- g gassarkiv (NOGA), sm er ein del av Arkivverket, Statsarkivet i Stavanger, g Skeivt arkiv, sm er ein del av spesialsamlingane ved Universitetsbibliteket i Bergen. Den femte privatarkivinstitusjnen, Lkalhistrisk Arkiv i Bergen (LAB), får si grunnstønad frå Bergen kmmune. Alle desse institusjnane vil hevde at dei neppe ville ha verlevd i mange år utan ei ffentlig grunnfinansiering. Fire av disse fem hentar i tillegg inn vesentlige inntekter frå miljøet dei tener, via sal av tenester. Det er gså verdt å merke seg at fire av dei fem institusjnane har eit tematisk fkus, medan den femte har eit gegrafisk fkus. Institusjnen med eit gegrafisk fkus får støtte frå kmmunen, altså ein gegrafisk avgrensa del av det ffentlige, g samlar inn pengar frå nærings- g rganisasjnslivet i nærmrådet. Arbeidsgruppa meiner gså at det er viktig å styrke samarbeidet med musea sm ønskjer å satse på arbeid med bevaring av privatarkiv, g at det er viktig å synliggjere verfr styresmaktene at dette er eit viktig arbeid sm krev ressursar. Støtterdninga fr privatarkiv fr museum g arkiv bidrg til økt samarbeid mellm arkiv g museum, ne arbeidsgruppa ser på sm svært psitivt. Arbeidsgruppa ser derimt ikkje dette sm tilstrekkelig fr å danne eit meir slid fundament fr innsamling, bevaring g tilgjengeliggjering av privatarkiv. Det trengs gså ei styrking av driftstilskt. Av dei fem reine privatarkivinstitusjnane er t lkalisert til ein arkivinstitusjn g ein til eit universitetsbiblitek sm har drive arkivarbeid i mange år. Arbark g Misjnsarkivet er «fr seg sjølve», men har drive eit gdt arbeid i mange år. I tillegg har vi t fylkesarkiv sm er del av knsliderte museum, Vestfldmuseene g Aust-Agder museum g arkiv, sm har både museum g arkiv sm del av sine rganisasjnar. Begge desse har i hvudsak eit gegrafisk fkus. Dessutan har vi Arkivverket, alle type kmmunearkivinstitusjnar g fagbiblitek, så vel sm reine museum, sm i ulik grad har budsjett avsett til privatarkivarbeid. Fleire av musea har ppretta arkivarstillingar i nyare tid, mens andre har lange tradisjnar fr privatarkivarbeid. Østfldmuseene har til dømes t avdelingar sm gjennm mange år har arbeidd med privatarkiv g har bevart 4,5 km med privatarkiv. Felles fr mange av desse arkiv, bibliteka g musea er at deler av deira arkivmateriale har betydelig nasjnal interesse. Framtidig privatarkivarbeid Arbeidsgruppa ser eit uutnytta ptensial fr samarbeid m styrking av etablerte institusjnar, men at det i nen tilfelle kan vere behv fr å etablere tematiske arkiv fr særlige tema, sm eksempelvis Skeivt Arkiv. Slike bør så langt sm mulig knytast pp mt tilgrensande miljø fr å styrke den faglige prfilen. Dette kan gså vere ein måte å auke ulike departement sine tilskt til arkivbevaring.

5 Rapprt 2016 privatarkiv 4 av 6 Arbeidsgruppa meiner at ein ikkje skal satse berre på tematiske, eller berre gegrafiske arkiv, men at det skal vere rm fr begge delar. Også at institusjnar sm i utgangspunktet er gegrafiske, kan ha eit særlig ansvar fr eit landsdekkande tema ved at denne næringsgreina er særlig sterkt representert i denne reginen. Etablering av synlige spesialarkiv kan ha den frdelen at det kan vere lettare å få støtte til slike institusjnar frå andre aktuelle finansieringskjelder eller faggrupper. Særgrupper innan NHO, idrettsfrbundet eller miljørøyrsla kan vere aktuelle støttespelarar. Samtidig ser vi at lkalt engasjement gså kan vere nyttig. Dersm t.d. fiskeriet i Nrge skal dkumenterast gjennm arkiva, ville det vre vanskelig å få støtte til dette frå det nrdnrske miljøet dersm institusjnen blei lagt til Vestlandet. Og vice versa. Dette grunngitt i ein til dels ulik tradisjn i måten å drive fiskeri på. Slike frskjellar mellm landsdelar finn ein gså i jrdbruket. Andre næringsgreiner vil derimt kunne vere sterkt dminerande i ein regin, t.d. skgbruk g ljeindustrien. Arbeidsgruppa meiner at finansiering av privatarkivarbeidet må ha eit ffentlig fundament, g sm må supplerast med midlar frå bransjerganisasjnar, interesserganisasjnar g andre aktørar innan deira fkusmråde. Vidare vil stiftelsar, dnrar g andre aktuelle kjelder nasjnalt eller lkalt gså kunne bidra finansielt. Både rettigheitsdkumentasjn g kulturarvsperspektivet må kunne brukast til å legitimere behva, i tillegg til bevaring av breiare samfunnsdkumentasjn. Arbeidsgruppa meiner det er nesten umgleg å få til eit arbeid av akseptabel kvalitet g vlum utan ei ffentlig finansiering i btn. Denne finansieringa bør kmme både frå stat, fylke g kmmune. Samtidig ser vi at det er eit prblem at staten ikkje vil gi støtte til kmmunale g fylkeskmmunale institusjnar, g kmmune/fylkeskmmune ikkje vil gi støtte til statlige institusjnar. Dette skaper eit prblem pp mt privatarkivarbeidet fr ein str del av landet. Arbeidsgruppa meiner at ein bør sjå til museumssektren sm har hatt si museumsrefrm der ei rekke museum er samla i knsliderte driftseiningar sm er stiftelsar, AS, IKS mm. Vi meiner derfr at aktørar sm søker støtte frå fleire frvaltningsnivå må rganisere seg på ein måte sm gjer dette mgleg. Det tidlegare mtalte Nysæter-utvalet av 2005 var inne på same prblemstilling g lanserte Arkivsentermdellen g Reginalarkivmdellen. Slike mdeller baserer seg på stiftelsar eller aksjeselskap. Kriterier fr statsstøtte Arbeidsgruppa meiner at det fr å kunne få statlig støtte bør stillast faglige g praktiske krav: Institusjnen må tilfredsstille Riksarkivarens krav til privatarkivarbeid. Dei institusjnane/miljøa sm har vist i praksis at dei satsar på arbeid med privatarkiv bør pririterast. Institusjnen må ha tilgjengelig plassreserve. Institusjnen må kunne vise til tilgjengelige persnalressursar g fagkunnskap i sine strategidkument eller fagplanar.

6 Rapprt 2016 privatarkiv 5 av 6 Finansieringsfrmer Statsstønad ver statsbudsjettet. Dei fleste arkiv- g museumsinstitusjnane sm har privatarkiv sm hvudfkus får i dag støtte direkte frå statsbudsjettet. Dei få sm ikkje får det, bør få det. Fylkeskmmunal støtte. Dei fleste musea under KUD får støtte frå fylket g aktuelle kmmunar. Om lag halvparten av desse har eit aktivt privatarkivarbeid g meir enn ein tredel har eit strt mfang av privatarkiv i sine samlingar. Musea har bevart 22 % av alt bevart privatarkivmateriale. T fylker har rganisert fylkesarkiva sine i rganisasjnar sm er kmbinert arkiv g museum. Ein privatarkivinstitusjn, Stiftelsen LAB i Bergen får kmmunal grunnstønad. Andre (fylkes)kmmunale arkivinstitusjnar brukar gså ein gd del ressursar på privatarkiv. Desse har økt engasjementet sitt på privatarkivfeltet g ppbevarer nå heile 26 % av alt bevart privatarkivmateriale. Kulturrådet har øyremerka tilskt til prsjekt fr museum. Arkivverket har ei tilsvarande rdning fr arkivinstitusjnar utanfr Arkivverket. Fast årlig støtte frå bransjerganisasjnar. Berre Landsrganisasjnen gjer det i dag, g gir støtte til Arbark. Den viktigaste støtta er ein fast ffentlig grunnstønad sm nemnt vanfr. I tillegg er det mgleg å sjå fr seg andre frmer fr støtte: Ein liten del av tippenøkkelen kan vere øyremerka til kulturvern/arkivfrmål. Riksarkivaren har øyremerka tilskt til prsjekt fr arkivinstitusjnar, der bevaring av skriftlege kulturminne blir sett i samanheng med gjenstand, bygningar eller landskap. Ein kan søkje m øyremerka tilskt til enkelte stiftelsar sm Fritt rd, Sparebankstiftelsen g andre. Namsmannen har behv fr tidsbestemt lagring av arkiv frå verksemder sm er under avvikling eller knkursbehandling. Her kan arkivinstitusjnar inngå avtaler med Namsmannen m å vere dept fr denne. Gåvefrsterkingsfndet Crwdfunding blir brukt i finansieringa av ei rekke tiltak. Nkre museum har brukt dette til å finansiere kjøp av samlingar mm. Dette kan vere aktuelt å frsøke fr bevaring g tilgjengeliggjering av arkivmateriale, men vil neppe egne seg fr alle typar arkivmateriale. Dette vil krevje at materialet har ein appell hs ulike typar persnar eller har svært gd lkal frankring. Det har i praksis vist seg både frå Bergen g Stavanger, at dersm der finns ei grunnfinansiering, er lkale bedrifter g rganisasjnar villige til å legge pengar i ptten fr å ivareta arkiva sine. Det viser seg her at fr kvar krne det ffentlige gir, får dei % meir i inntekter. Sverige har etter kmiteens syn ei langt betre finansiering på dette mrådet enn Nreg har. Her blir arbeidet strt sett finansiert gjennm reginale arkivinstitusjnar sm handterer både privatarkiv g ffentlige arkiv frå dei frskjellige frvaltningsmråda. I tillegg er der finansieringsavtaler med næringsrganisasjnar g ei hyllemeteravgift sm rganisasjnar g verksemder må betale. Dei kallar dette samvirkemdellen. Bevaring av

7 Rapprt 2016 privatarkiv 6 av 6 arkiv etter privat verksemd, sm del av eit mål m ein ttal samfunnsdkumentasjn, er eitt av sju kulturmråde sm bruker den såkalla samvirkemdellen. Nylig blei utdelinga av desse midla flytta frå sentralt nasjnalt nivå, til det reginale nivået. I dei fleste tilfelle ser ein at det reginale nivået står fr den største delen av finansieringa. Frslag til tiltak Arkivinstitusjnar sm er eigd av kmmune eller fylkeskmmune, g sm ønskjer statlig stønad, bør rganisere seg på ein slik måte at staten kan gå inn på stønadsida. Det er ønskeleg at staten tar initiativ til ei arkivrefrm, etter mdell av museumsrefrma fr å leggje til rette fr dette. Staten kan gdt sette krav m at kmmune eller fylket/regin skal vere med i spleiselaget fr arbeid med privatarkiv. Staten kan vidare ppmde bransjerganisasjnar til å vere med i dette arbeidet ved å gi tilsvarande sm bransjerganisasjnane gjer. Da må staten gså vise at den pririterer midlar til dette arbeidet ved at institusjnar sm arbeider gdt med bevaring av privatarkiv, får ei uttelling fr dette på sine driftstilskt. Institusjnar bør vurdere andre budsjett, i tillegg til kulturbudsjettet, fr søknader m stønad, slik museumssektren får stønad frå frsvar-, samferdsel-, landbruksdepartement etc. Eit styrka lvverk når det gjeld private verksemder med ffentlig tilknyting, vil nødvendigvis føre til finansiering g bevaring av viktige arkiv. Desse verksemdene/ppgåvene må regulerast på lik linje med ffentlige verksemder når det gjeld plikt til å arkivere. Namsmannen har behv fr tidsbestemt lagring av arkiv frå verksemder sm er under avvikling eller knkursbehandling. Her kan arkivinstitusjnar inngå avtaler med Namsmannen m å vere dept fr denne. Institusjnar bør vurdere fleire typar statlig stønad enn ein pst på statsbudsjettet. Tippemiddel bør vurderast sm finansieringskjelde til bevaring av idrettsarkiv. Riksarkivaren bør få øyremerka tilskt til prsjekt fr arkivinstitusjnar, der bevaring av skriftlege kulturminne blir sett i samanheng med gjenstand, landskap eller bygningar.