Referat fra møte i ledergruppen Sted: møterom E1-118 i fakultetsadministrasjonens lokaler Tid: torsdag 11. juni 2009, kl

Transkript

1 1 av 5 Fakultet for naturvitenskap og teknologi Dato Referanse Referat fra møte i ledergruppen Sted: møterom E1-118 i fakultetsadministrasjonens lokaler Tid: torsdag 11. juni 2009, kl Til stede: Dekanus Bjørn Hafskjold (BH) Prodekanus forskning Åse Krøkje (ÅK) Prodekanus utdanning Anne Borg (AB) Instituttleder Arne Strøm (AS) Instituttleder Berit Kjeldstad (BK) Instituttleder Tor Grande (TG) Instituttleder Sigurd Skogestad (SS) IBT IFY IMT IKP Student FTR realfag Ingvill Marie Moen (IMM) Stipendiat Ragnhild Beate Strand Angelsen (RA) Fra administrasjonen: Fakultetsdirektør Geir Walsø (GW, ref) Rådgiver Martin Fjeldvær (MF, ref) Seksjonsleder Vidar Broholm - Økonomiseksjonen Andre deltakere: Seniorkonsulent Lars Gunnar Indreiten Økonomiavdelingen Rådgiver Richard Ligård Informasjonsavdelingen Prosjektleder Åse Sjømæling Informasjonsavdelingen Administrative ledere: Lena Frostad Sylvi Vefsnmo Tom Helmersen Hans Jakob Jakobsen Trond Einar Hagen IKJ IFY IKP IBI IMT Forfall: Instituttleder David Nicholson (DN) Instituttnestleder Trond Peder Flaten Student FTR siv.ing. Margrethe Nergaard (MN) Instituttleder Eivin Røskaft (ER) Instituttnestleder berit Johansen Prodekanus materialer Hans Jørgen Roven (HJR) Administrativ leder Kjetil Rasmussen (KR) Vara FTR siv.ing Nikolay Rivedal IKJ IKJ IBI IBI IBT Postadresse Org.nr Besøksadresse Telefon Realfagbygget E-post: Realfagbygget D Trondheim postmottak@nt.ntnu.no Høgskoleringen 5 Telefaks Trondheim Tlf: + 47 All korrespondanse som inngår i saksbehandling skal adresseres til saksbehandlende enhet ved NTNU og ikke direkte til enkeltpersoner. Ved henvendelse vennligst oppgi referanse.

2 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet Dato Referanse 2 av 5 Referat fra ledermøtet ble godkjent med redaksjonelle endringer Oppfølging av tidligere saker NTL sak 31/09 råd fra behandling i ledergruppen er ikke tatt til følge i denne omgang og stillingen blir derfor utlyst i samsvar med opprinnelig saksfremlegg. Rådene fra ledergruppen blir vurdert på nytt ved neste tilsetting. O-saker Jubileumsprosjektet ved NTNU orientering og diskusjon Orientering ved Rådgiver Richard Ligård Informasjonsavdelingen og Prosjektleder Åse Sjømæling Informasjonsavdelingen Viser til hjemmesidene for mer informasjon. Mail med eksempler på gode historier sendes ledergruppen. Momenter fra diskusjonen Kunnskapsbyen 250 år mange forskjellige feiringer; Vitenskapsselskapet, NTH, Sintef, NTNUI. Vår oppgave er å fronte NTNU delen. Målsettinger: omdømmebygging og kjennskap, felles NTNU identitet, og markere Trondheim som kunnskapsby. Målgruppe for NTNUs markering er tidligere og fremtidige studenter, ansatte og samarbeidsparter. Prosjektet ønsker å presentere de gode historiene fra fortid, nåtid og fremtid. Det jobbes aktivt opp mot media, både tv, radio og dagspresse. Gemini kommer med spesialutgave 2010 med jubileet som tema. Det er planlagt en utstilling på Vitenskapsmuseet i mars 2010 med jubileet som tema. Det er planlagt en større markedsføringskampanje i TV2 og aviser i Det lanseres et online dataspill på nett i Det planlegges å utnevne ekstra mange æresdoktorer i Det jobbes med å linke jubileet til konferanser. Her kan fagmiljøene bidra med å melde inn mulige samarbeid. F.eks konferanse i numerisk fysikk 2010 og Biologisk mangfold I juni er det åpning av universitetssykehuset. Det åpnes CO 2 laber i juni hvis alt går etter planen September er hovedfeiringsperioden og signaldagene og selve feiringen er lagt til 15 september. Det planlegges en stor installasjon i sentrum av Trondheim i regi av Fakultet for arkitektur og billedkunst.

3 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet Dato Referanse 3 av 5 Det offisielle programmet vurderes lagt til realfagsbygget. En eventkalender er under utarbeidelse og her kan fagmiljøene spille inn egne arrangement. Det påpekes at naturvitenskap og teknologi bør være i fokus og at budskapet ikke må bli så bredt og mangfoldig at hovedbudskapet faller helt bort. Hvordan bidrar jubileet til å gjøre oss internasjonalt fremragende? Det legges opp til flere internasjonale kampanjer som forhåpentligvis vil synliggjøre NTNU. Nasjonal oppmerksomhet er hovedfokus, men internasjonalt arbeid blir en del av helheten. Det har vært utfordrende å få stort engasjement i universitetsbefolkningen - intern PR blir en viktig arbeidsoppgave fremover. De gode historiene om undervisning bør også være med i bildet. Vi kan ikke fremstå som bare forskningsuniversitet. Fagmiljøene oppfordres til å bidra med dette. Det bør synliggjøres hva utdanningen har gjort for utviklingen av norsk næringsliv. Logo må på plass så raskt som mulig og plakater må settes opp ved de fleste lokaliteter. Det bør jobbes opp mot NGOer som jobber med å skaffe næringsvirksomhet til Midt-Norge for samarbeid. Prosjektledelsen kan delta med markedsføring og blesting av fakultære prosjekt eller prosjekt fra fagmiljøene men ikke til selve gjennomføringen. Prosjektledelsen ønsker innspill til hva som kan vises frem på feiringen for ansatte. Prosjektledelsen ønsker en sentral person å forholde seg til ved fakultetet. Grafisk pakke er under utvikling som vi kan bruke. Det vurderes en kortversjon av jubileumsboka på engelsk. LØF (Prosjektprosessen BOA)- orientering og diskusjon Presentasjon vedlagt Orientering ved seniorkonsulent Lars Gunnar Indreiten Økonomiavdelingen Momenter fra diskusjonen Tilbud om kursing bør være en del av introduksjon for vit.nyansatte Kursingen bør ikke være for omfattende. Prosjektleder, LP og Controllere er de som er tenkt omfattet av kursingen. Utviklingen av denne pakken bør samkjøres med instituttlederne og realitetsorienteres. Motviljen/interessen for slik kursing bør vurderes før eventuelle gjennomføring. Det anbefales å lete etter fagmiljøer som har lykkes med dette for å lære av suksesshistoriene. Det blir meget vanskelig å bygge denne kompetansen på prosjektleder nivå. Kanskje bør man rette det mot andre målgrupper f.eks instituttledelsen. Lokal prosjektstøtte bør inn i søknadsfasen på prosjektene

4 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet Dato Referanse 4 av 5 Forankring i ledelsen på alle nivå og hos prosjektleder er viktig for at vi skal lykkes med dette. Kjemiløypa orientering og diskusjon Momenter fra diskusjonen Studentassistentene fikk god påfyll om generell kjemiformidling og de deltakende ungdommene var meget fornøyde. Løypen må anses som en stor suksess. Løypene kan defineres som både formidling og rekruttering, men kanskje bør dette defineres nærmere. Det bør vurderes å sette av en felles pott for løypene som fast budsjettpost. De andre kjemimiljøene bør vurderes inkludert i prosessen. Bemanningsplan tekniske stillinger Skriftlig orientering vedlagt innkalling. Ingen kommentarer. NTL-sak 34/09 Forslag til prosess ifm bemanningsplaner ved NT Momenter fra diskusjonen Ny instituttledelse bør være delaktig i prosessen. Konklusjon Tidsplanen er urealistisk og bør skyves frem i tid hvis det lar seg gjøre. Det oppfordres til å dele prosessen i to (2010 og langtidsplan) Bestillingen bør ses i sammenheng med økonomisk situasjon og ambisjonsnivå. Også endringer som har skjedd de siste ukene i modifisering av den økonomiske situasjonen. Eventuelt - Fødselspermisjon - praksis på hele NTNU Det stilles spørsmål om felles retningslinjer på NTNU ved håndtering av dette det vises til eksempel fra HF som synes å være forskjellig fra NT. Det er en diskusjon på gang sentralt ved NTNU for å få helhetlige ordninger på dette området. - Stor infrastruktur søknader evaluering av prosess Det bør være en gjennomgang av prosessen opprette en evalueringsgruppe som ser på samspill mellom aktørene og selve gjennomføringen. Da kan det utarbeides et erfaringsgrunnlag for å bedre neste års prosess. BK skisserer et forslag til evaluering som oversendes dekanus.

5 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet Dato Referanse 5 av 5 - NTNU og SINTEFs Teknologipris - kandidater Forslag bør meldes inn så fort som mulig senest

6 1 Arbeidsprosesser (1) Prosjektprosessen (Bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet - BOA) Verktøy (3) Organisasjon (2) Informasjonsmøte ved NT-fakultetet Lars Gunnar Indreiten Prosessleder, Prosjektprosessen Økonomiavdelingen - NTNU

7 2 Prosjektprosessen (Bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet - BOA) Formål med møtet: Lederforankring: - Viktig tiltak ifm implementering av prosjektprosessen ved NTNU - Hva er prosjektansvarligs rolle og ansvar? BOA ved NTNU: - Viktig del av NTNUs strategi innen forskning - Nytt reglement fra Kunnskapsdepartementet - BOA-området ved NTNU evaluert gjennom eksternt revisjonsfirma og økt fokus på BOA fra Riksrevisjonen Prosjektprosessen ved NTNU - Hovedgrep i ny prosjektprosess - Tiltak for implementering av ny prosjektprosess

8 3 Prosjektprosessen (BOA) Prosjektprosessen

9 4 Forholdet mellom grunnbevilgning (BFV) og BOA ved NTNU Forholdet mellom grunnbevilgning og BOA Mill. NOK BFV BOA År Grunnbevilgning (BFV) BOA Sum inntekter Andel BOA 25% 25% 26% 26%

10 5 Omfang, BOA-prosjekter ved NTNU BOA-prosjekter ved NTNU (hovedprosjekter) Antall jun.06 mai VM AB HF IME IVT DMF NT SVT Enhet Juni 2006: 1972 hovedprosjekter totalt ved NTNU (2526 inkl. delprosjekter) Mai 2009: 2339 hovedprosjekter totalt ved NTNU (4428 inkl. delprosjekter)

11 6 BOA-inntekter ved NTNU BOA-inntekter Mill. NOK VM AB HF IME IVT DMF NT SVT Enhet

12 7 BOA retningslinjer/regelverk Rundskriv F fra Kunnskapsdepartementet Hovedregler for økonomiforvaltningen ved NTNU (kap. 5 om BOA vedtatt revidert av NTNUs styre ) Rektors økonomiinstruks (kap. 5 om BOA er under revidering) Grunnleggende regler, BOA: Kontrakter/avtaler skal foreligge ved alle BOA-prosjekter For alle BOA-prosjekter skal det utarbeides budsjett som omfatter alle direkte og indirekte kostnader - Oppdragsfinansierte prosjekter: Oppdragsgiver skal dekke alle direkte og indirekte kostnader - Bidragsfinansierte prosjekter: NTNU må vurdere hvorvidt prosjektet er av slik faglig interesse at NTNU kan delfinansiere prosjektet med egne midler Habilitet: Etiske retningslinjer for staten skal følges

13 8 Status Prosjektprosessen ved NTNU i dag Intern revisjonsrapport fra Ernst & Young (Januar 2009): - NTNUs rutiner og prosesser innen BOA ivaretar gjeldende lov- og regelverk - Prosesser og rutiner er ikke implementert fullt ut i NTNUs organisasjon - Varierende grad av etterlevelse av prosesser og rutiner - Rutiner for kontroll og rapportering innen BOA ikke utarbeidet NTNUs styre : Tilslutning til å iverksette tiltak innen BOA-området Riksrevisjonen (revisjon av NTNUs årsregnskap 2008): - Kontrakter, klassifisering av prosjekter og budsjettering håndteres iht reglement - Mangelfull belastning av både direkte og indirekte kostnader på enkelte prosjekter - Ber om redegjørelse for NTNUs planer om implementering av nye rutiner innen BOA

14 9 Hovedgrep, ny prosjektprosess ved NTNU Enhetlig og standardisert prosjektprosess med beskrivelse av: - Rutiner i hver enkelt fase i prosessen - Utøvende roller med egne rollebeskrivelser: Prosjektleder (PL) Lokal prosjektstøtte (LP, inkl. EU-LP) Sentral prosjektstøtte (SP) Prosjektansvarlig - Ansvar og oppgaver for hver enkelt rolle beskrevet Mål: PL og LP skal utøve et samarbeidende team fra søknadsfase til avslutning av prosjektet hvor PL får nødvendig bistand til gjennomføring av prosjektet. Markedsovervåkning Søknad/tilbud - Prosjektklassifisering - Budsjettering - Avklare evt egeninnsats og bruk av ressurser Kontrakt - Juridisk bistand - Ivaretakelse av NTNUs rettigheter Oppstart - Prosjektopprettelse - Oppstartsmøte PL/LP Gjennomføring - Regnskapsoppfølging - Tilsettinger/anskaffelser - Arkivering - Fremdriftsrapportering Avslutning - Sluttrapportering - Regnskapsavslutning

15 10 Økonomiportalen Egen nettlenke for oppfølging av BOA-prosjekter

16 11 Tiltaksplan, Prosjektprosessen Obligatorisk kurs/informasjon til prosjektledere - Fokus på prosjektleders ansvar og rolle - Verktøy og rutiner/prosess i prosjektgjennomføringen - Samhandling mellom prosjektleder og prosjektstøtte Ferdigstille rutiner og verktøy - Budsjettmaler - Kontraktsmaler - Utarbeide eget system for prising av tjenester på prosjekter ved NTNU - Utarbeide egen prosjektportal på nett Kompetanseutvikling, LP-rollen - Nettverksmøter, samarbeid på tvers - Bedre samhandling mellom prosjektledere og LP - Utvikle spisskompetanse innen større og komplekse prosjekter (Eks: EU-prosjekter, SFF/SFI/FME)

17 12 Hva er leders (prosjektansvarligs) rolle? Ansvar: - Vurdere og godkjenne at prosjektene er tråd med enhetens mål og strategier (faglig interesse) i søknader og kontrakter - Godkjenning av enhetens ressursbruk på prosjekter (personell, bruk av lab-virksomhet, utstyr og annen infrastruktur: BOA er en del av enhetens totaløkonomi) - Rapportering til overordnet ledelse for enhetens BOA-virksomhet Risikoforhold ved mangelfull vurdering/beslutning (BOA): - Feil prosjektklassifisering: bidrag eller oppdrag? (kontrakter/avtaler) - Økonomiske konsekvenser for enheten - Feil ressursbruk ved enheten

18 13 Hva er leders (prosjektansvarligs) rolle? Lederkrav for å lykkes med gjennomføring av prosjektprosessen: - Legge til rette for bruk av LP-funksjonen og at LP i størst mulig grad oppnår samhandling med prosjektleder - Ansvar for at retningslinjer/reglement kommuniseres internt i egen enhet - Oppfølging av avvik fra rutiner og retningslinjer (rapportering) - Være positive endringsagenter!

19 14 Prosjektprosessen - Samhandling Finansieringskilde Myndigheter Prosjektleder Prosjektansvarlig Prosjektstøtte

20 15 Arbeidsprosesser (1) Spørsmål? Kontaktpersoner: Prosjektleder LØF 2010: Olav Holden - olav.holden@ntnu.no Verktøy (3) Organisasjon (2) Prosessledere: BtB: Kristin Overvik kristin.overvik@ntnu.no Lønn: Inger Talberg inger.talberg@ntnu.no BOA: Lars Gunnar Indreiten lars.gunnar.indreiten@ntnu.no PBO: Trude Bersvendsen trude.bersvendsen@ntnu.no PBO: Turid Vollan Riset turid.vollan@ntnu.no Innkjøp: Helge Mathiesen helge.mathiesen@ntnu.no