4 RTM LAGEROMRÅDET FORELESNINGSDISPOSISJON

Transkript

1 4 RTM LAGEROMRÅDET Revisjon 1. INNLEDNING/RAMMER FORELESNINGSDISPOSISJON 1.1 Hvor i RES og BAL er vi? 1.2 Hvilke regnskapspåstander har vi? BPG s Referanser i revisors håndbok (RH)/standarder for revisjon: ISA 500 Revisjonsbevis ISA 501 Revisjonsbevis - særlig hensyn knyttet til utvalgte poster Varelager VEDLEGG E ISA 530 Stikkprøver i revisjon ISA 540 Revisjon av regnskapsestimater mm 2. RISIKO PÅ OMRÅDET Regnskapslovens generelle vurderingsregler, 5-2, 5-4, 5-5 og 7-10 NRS 1 varelager - Ikke registrert vareinngang (behandles på innkjøpsområdet) - Ikke registrert vareutgang (behandles på salgsområdet) - Varer som ikke tilhører bedriften tas med i beholdningen - Varer oppbevart hos tredjemann utelates/glemmes - Kvaliteten på lagersystemet (integrert) - Tyveri - Ukurans (varenes kvalitet forringes ved lagring?) - Feil kvantum i lagerlistene - Verdsettelse (kompliserte kalkyler, prissystem, ajourhold) - Tidsavgrensning/feilperiodisering (avhengig av lagersystemet) 3. VARELAGERTELLING Bedriftens egen instruks Eksempel på varelagertelling VEDLEGG A VEDLEGG B 4. INTERN KONTROLL To metoder for regnskapsmessig behandling: - Vareinngang og -utgang føres ikke fortløpende (vareforbruk kun ved varetelling) - Løpende føring av vareinngang og -utgang Lagerstyringssystem Rutinens gang ved hjelp av systemkart Eksempel på intern kontroll svakheter innenfor lagerområdet og forslag til forbedringer og konsekvens for revisjonsprogrammet samt forslag til forbedringer VEDLEGG C VEDLEGG D 5. REVISJON AV OMRÅDET Revisjonsplan 1 Se «Hjelper»

2 Momentliste for varelagertellingsinstruks Vedlegg A 1. Forberedende arbeid. 1.1 Ansvaret for opptellingen Det utpekes en person som har hovedansvaret for gjennomføringen av varelagertellingsinstruks Ansvarlig for fysisk opptelling i avdelingene oppnevnes Vurder om avdelingsleder kan være ansvarlig for opptelling i egen avdeling Ansvarlig for lagerkartotek bør ikke være med i opptelling Vurder om det kan være nødvendig med rotasjon av ansvarlig 1.2 Tidspunkt for opptelling Tidspunktet bør falle sammen med dato for regnskapsavslutning Det bør vurderes om opptelling skal foregå etter stengetid eller om vareopptellingen bør legges til nærmeste helligdag/fridag. Eventuelt tidspunkt for når bedriften kan stenge 1.3 Forberedelser til varetellingen Fortegnelse over hvor lagervarer befinner seg Grupperinger av opptellingen bør settes opp under hensyntagen til regnskapsopplegget Forhåndsskrevne lister med varebetegnelser bør om mulig benyttes Listene skal være forhåndsnummerert. Tellekorpset må opplyses om at kun disse listene skal benyttes Varetellingslisten bør inneholde kolonne for bemerking av varens tilstand. Definere ukurante varer Sikring av at kommisjonsvarer ikke medtas i ordinær varebeholdning må foretas (unngå dobbeltelling) Bekreftede oppgaver over konsignasjonsvarer skal innhentes Det bør settes opp prinsipper for telling av varer i arbeid Det bør tas stilling til kurante/ukurante varer, eventuelt skille ut de ukurante Det bør settes opp en kort beskrivelse av utfylling av overskrift og de kolonnene i vareopptellingslisten 2. Fremgangsmåten ved telling og listeføring av beholdningen 2.1 Instruks og tiltak for å sikre at korrekt skjæringspunkt for mottatte og utleverte varer Dette gjelder varer som: - er fakturert til kunden, men ikke avsendt - er sendt til kunden, men ikke fakturert' - er fakturert av leverandøren, men ikke mottatt - er gått inn på lager, men faktura er ikke mottatt - er mottatt eller utlevert i tidsrommet mellom vareopptellingen og datoen for regnskapsavsl Innkjøpsfakturaer omkring årsskiftet sammenholdes med inngangsrapporter eller pakksedler slik at det blir overensstemmelse mellom registrering og vareopptelling Salgsfakturaer kontrolleres mot dokument for uttak av varelager Varebevegelser i tidsrommet mellom vareopptellingen og datoen for regnskapsavslutningen må registreres spesielt 2.2 Opptelling og listeføring av varene Detaljert instruks for gjennomføring av den fyssiske telling bør settes opp. Denne bør gjennomgås i detalj med de telleansvarlige Vurder om kontrollsystem med feste av lapper eventuelt annen form for merking på varene vil være formålstjenlig (Sikring mot at varer ikke blir talt opp eller talt to ganger, og registrering av ukurante varer dersom lappene fra i fjor fortsatt henger (ulike farger de enkelte år)) Det bør fastsettes hvilke varer som skal telles og hvordan disse skal plasseres på de forskjellige lister Listene skal underskrives av den som har foretatt opptellingen Kontrolltelling av varene (eventuelt ved stikkprøver) bør om mulig etableres ved en uavhengig person. Det skal attesteres for dette. 3. Avsluttende arbeid 3.1 Framgangsmåten ved prising og utregning av vareopptellingslister Prinsipper for verdsettelse av kurante og ukurante varer bør framgå av instruks Verdsettelse skal foretas av ansvarlige under henyntagen til regnskapslovens regler. Listene attesteres Etterregninger bør foretas av regnskapsavdelingen. Listen attesteres Det må foretas kontroll mot lagerlister og eventeulle differanser må føres bort Liste over differanser vareopptelling/lagerlister attesteres av bemyndiget person Svakheter ved gjennomføringen av vareopptellingen noteres, og eventuelle forandringer i varetellingsinstruks foretas Endelig sammendrag av vareopptellingslisten attesteres av firmaets leder sammen med den ansvarlige for gjennomføringen av varetellingen 2

3 EKSEMPEL PÅ DOKUMENTASJON AV REVISORS DELTAKELSE PÅ VARELAGERTELLING VIKTIG REGEL Registrering av inn- (kjøp) og utganger (salg) rundt lagertelling må være i samsvar med fysisk bevegelse 3 VEDLEGG B a b c d e f g h i j k l Vare IT Tids Avgr Korr Revisors Korr ÅRS REG NSKAP Verdi differ Liste + - Liste Telling eksjon Stk Pris Kr + - A B C D E F G H I Tellelisten (teoretisk varelager) som er grunnlag for varelagertellingen er ført et et IT-lagerstyringssystem. Prinsippene ved lagertelling er de samme også når det ikke føres lagerregnskap gjennom året. Følgende tidsavgrensningsopplysninger foreligger: 1) Av vare C er 3 enheter som ikke er sendt, likevel fakturert kunden før utskrivning av tellelisten 2) Av vare D er det 4 enheter som er sendt kunden, men som ikke er fakturert før utskriving av tellelisten 3) 5 enheter av vare E som ennå ikke er mottatt, er fakturert av leverandøren og registrert inn som varelager før utskriving av tellelisten 4) 6 enheter av vare F er gått inn på varelageret, men det er ikke mottatt faktura for disse Korreksjonen i kollonnene c og d må gjøres for å komme fram til det fysiske lageret revisor skal kontrollere mot. Kvantum i varelageret i årsregnskapet i kollonne i vil frakomme som kvantum i IT-listen i kollonne a korrigert for korreksjonene i kollonne g, da det må forutsettes at bevegelsene vil bli korrekt ført i IT-systemet. A DEKNING Verdi av varelager dekket av revisor Ikke dekket Totalt varelager Varelager ved årsslutt B REVISORS KONTROLLTELLINGER - VERDI Kontrolltellinger av revisor/ % av varelager _62 Plussavvik: verdi / % av kontrollert 20 0,3 Minusavvik: verdi / % av kontrollert _ 10 0,2 C REVISORS KONTROLLTELLINGER - ANTALL Antall vareslag i varelager 100 Antall vareslag som er kontrollert/i % avantall i varelager 9 9

4 4 Vedlegg C

5 Vedlegg D EKSEMPEL PÅ INTERN KONTROLL SVAKHETER INNENFOR LAGEROMRÅDET, DERES RISIKO OG KONSEKVENSER FOR REVISJONSPROGRAM SAMT FORSLAG TIL FOBEDRINGER A: RISIKO SOM SVAKHETEN MEDFØRER B: KONSEKVENS FOR REVISJONSPROGRAMMET C: FORSLAG TIL FORBEDRINGER 1. Mange pakksedler blir ikke signert for mottakskontroll A: Ingen bevis i ettertid for at varemottaket er kontrollert. Manko/skade blir ikke registrert => Varelageret blir overvurdert B: Varelagertellingen blir enda viktigere. C: Det bør signeres for kontroll av at de mottatte varer på pakkseddel (mottaksseddel9 2. Ingen merking/signering på pakkseddelen for at den er lagerført A: Innganger kan bli registrert i hovedbok uten at den er lagerført. Råvarelageret vil da vise for lav verdi. B: Varelagertellingen blir enda viktigere. C: Ved lagerføring bør det merkes/signeres på pakkseddelen at den er lagerført 3. Ingen merking på pakkseddelen at den er kontrollert mot inngående faktura A: Dobbelføring/betaling av inngående faktura B: Varelagertellingen blir enda viktigere. Revisor må selv foreta kontrollav pakkseddel mot lagerkartotek C: Merking på pakkseddel at inngående faktura er kontrollert mot pakkseddelen 4. Faktura blir ikke signert for at kontroll mot pakkseddel har funnet sted A: Ugyldige fakturaer (dvs uten mottak/pakkseddel) blir bokført B: Gjennomgå reskontro/hovedbok for å se etter dobbelføringer C: Ved kontroll av inngående faktura mot pakkseddel, bør fakturaen signeres for denne kontrollen 5

6 5. Ingen etterkontroll av arkiv for at alle nummer er tilstede A: Inngang og utgang fra lageret kan unnlates å bli lagerført. Varelagerlisten vil da vise feil verdi B: Foreta selv etterkontroll C: Kontroll av kontinuitet i arkivene bør gjennomføres periodisk 6. Dårlig fysisk sikring av varelageret A: Tyveri/sinn => Varelageret er overvurdert B: Varelagertellingen blir enda viktigere. C: Etabler fysisk sikring 7. For unøyaktig/for sjelden prising av varene A: Varelageret er under-/overvurdert B: Utvid antall pristester => I verste fall foreta "omigjenprising" av hele varelageret. C: Etabler et tilfredsstillende prissettingssystem (i samsvar med regnskaps-/skatteloven). 6

7 Vedlegg E ISA 501 Revisjonsbevis særlige hensyn knyttet til utvalgte poster Krav 7

8 ISA 501 Revisjonsbevis særlige hensyn knyttet til utvalgte poster Veiledning og utfyllende forklaringer Varelager Tilstedeværelse ved den fysiske varetellingen (A1-A3) Evaluere ledelsens instrukser og rutine (A4) Observere utførelsen av ledelsens tellerutiner (A5) Inspisere varelageret (A6) Utføre kontrolltellinger (A7-A8) Fysisk telling gjennomført på annen dato enn datoen for regnskapet (A9- A11) Når det ikke er gjennomførbart for revisor å være tilstede ved den fysiske varetellingen (A12-A14) Varelager som oppbevares og kontrolleres av en tredjepart (A16) Andre revisjonshandlinger (A17) 8

9 9

10 BØK510/BBRR3015 Revisjon Lagerområdet - OPPGAVER (4 ILA) OPPGAVE 1 (Manko på lager «Hjelper» side 39) SPORTSLAGERET AS selger sportsutstyr. Ved varelagertellinger i selskapet har det vært en klar tendens til at antallet i det fysiske (opptalte) varelageret har vært 5 % lavere enn i det IT-førte lagersstyringssystemet. Besvar følgende: - Hva kan årsakene til avviket være? - Hva kan gjøres for å forebygge varelagermankoen i framtiden? OPPGAVE 2 (5 TIL) Eksamen 2013 H 10

11 OPPGAVE 3 (5 TIL) (Prising, verdsettelse, omarbeidet versjon av 2001 V oppgave 1) KONTORSTOL AS hadde pr følgende varelager (i kr): Råvarer (ubehandlet treverk, beslag, skruer mv) Varer i arbeid (behandlet og formet treverk, delvis sammensatte stoler) Ferdigvarer standardvarer (faste artikler) Ferdigvarer bestilte varer (laget i henhold til forhåndsbestillinger) Nedenfor følger en beskrivelse av hvordan KONTORSTOL AS verdsetter sitt varelager: Råvarer: Lagerpriser ligger som faste data i IT-systemet og endres til pris i henhold til siste inngående faktura ved mottak av faktura med endrede priser. Varer i arbeid: Varer i arbeid verdsettes til varekostnad (for råvarene) pluss et fast prosentvis påslag på 50 % for arbeid og andre direkte og indirekte kostnader. Ferdigvarer: Ferdigvarene vurderes til full tilvirkningskost hvor det tas utgangspunkt i salgspriser og fratrekkes kalkulert fortjeneste. a) Foreta en risikovurdering av verdsettelsen av varebeholdningen b) Nevn hvilke revisjonshandlinger du ville foreta i forbindelse med verdsettelsen av varebeholdningen. 11