Innhold: Sendes til klienter og forretningsforbindelser hos. Årsoppgjør 2012: Forberedelser til årsavslutningen 2012

Transkript

1 Informasjon fra Revisor nr 1/2012 Sendes til klienter og forretningsforbindelser hos Revisorkompaniet Tromsø AS Innhold: Årsoppgjør 2012: Forberedelser til årsavslutningen 2012 Regnskap: Endringer i Bokføringsloven og bokføringsforskriften Annen informasjon: Jule- og nyttårshilsen Utgitt 21. desember 2012

2 Årsoppgjøret 2012 Regnskapsåret 2012 er snart over og nå starter perioden for årsavslutninger I denne anledning vil vi presisere at det er viktig å komme raskt i gang. I første omgang blant annet med kassetellinger og varetellinger, avlesninger av kilometerstand på firmabiler, utskrifter av omsetningsrapporter og andre regnskapslister (hvis dette ikke kan tas ut i ettertid pr ) etc. I tillegg er det viktig å ha god orden i alle regnskapsbilag og få disse klargjort til regnskapsføring og avstemmingsarbeider. For de som benytter regnskapskontor anbefaler vi at dere tar tidlig kontakt med disse og avklarer fremdrift og antatt tidspunkt for ferdigstillelse av årsregnskapet. I forbindelse med årsavslutningen er det mye arbeid og ulike vurderinger mv. som må gjøres. Vi nevner her blant annet: Anleggsmidler Anskaffelseskost Avskriving Dekomponering (bl.a. når driftsmiddel består av flere komponenter med eks. ulik avskrivningstid) Vedlikehold eller påkostning Nedskriving o Indikatorer basert på ekstern og intern informasjon. Gevinst-/tapsberegninger av solgte driftsmidler Ajourføring av driftsmiddelkartotek Varelager Varetelling pr Kontroll med antall varer Kontroll med verdien av varene Ukuransvurdering Kundefordringer Tap på fordring Usikre fordringer Delkredereavsetning Verdsettelse av aksjer Markedsverdi (omløpsmidler) Varige verdifall (anleggsmidler) Bankinnskudd/bankgjeld: Avstemming mot kontoutskrifter og årsoppgaver fra bank. Kassabeholdninger Kassatelling ved årets slutt Alle kontantbeholdninger skal telles ved årets slutt. Opptellingen skal dokumenteres. Det skal framgå hvem som har foretatt opptellingen og på hvilket tidspunkt. Eventuelle differanser skal forklares Leverandørgjeld: Gjennomgang av leverandørsaldoene iht. om disse er korrekte. Avstemming av leverandørsaldoer mot innhentede kontoutdrag fra leverandørene Avklare Debet-saldoer Skattetrekk/arb.avgift Avstemming av innsendte terminoppgaver mot regnskap og innberetninger Merverdiavgift Avstemming av innberettet avgift gjennom året og saldo i regnskapet pr Periodiseringer: Husk periodiseringer pr av inntekter og kostnader som løper over årsskiftet. Utgitt 21. desember 2012 side 2

3 Egenkapital: Bevegelsene i egenkapital fra inngående balanse til utgående balanse må avstemmes. Underlag for eventuelle egenkapitaltransaksjoner, for eksempel styreprotokoller, må dokumenteres. Som vedlegg til nyhetsbrevet (se bakerst i info-skrivet) fremkommer en ytterligere oppramsing av en del sentrale forhold som dere bør være oppmerksomme på, og som vil bidra til en rask og effektiv årsavslutning. Ordet «Foretaksregisteret» skal fremgå av salgsdokumentet for alle selskaper som er registrert i Foretaksregisteret. F.eks. kan dette gjøres ved at det i tilknytning til opplysning om org.nr (9xx9xx9xx) så kan dette opplyses som følger (for mva-registrerte selskaper): Foretaksregisteret: 9xx 9xx 9xx MVA Skattemessige balanseverdier skal dokumenteres ved utarbeidelse av årsregnskapet og næringsoppgaven. Dette gjelder for alle balanseposter både ift. eiendeler, gjeld og egenkapital. Egenutarbeidet dokumentasjon og spesifikasjoner til regnskapet må være på språkene norsk, svensk, dansk eller engelsk. Unntak kun for selskaper som har filial i land med andre språk enn de nevnte. Ved innførsel av varer skal mva og eventuell toll og særavgifter dokumenteres med innførselsdeklarasjonen. Regnskap Endringer i Bokføringsloven og bokføringsforskriften Det er i 2012 blitt vedtatt flere endringer i Bokføringsloven og forskrift. Dette er endringer som stort sett alle firma/ selskaper i en eller annen grad vil bli omfattet av. Nedenfor har vi listet opp noen av de mest aktuelle vedtatte endringer som er kommet og som dels er trådt i kraft i løpet av 2. halvår 2012 og dels fra Alle regnskapsbilag skal være nummererte. For de som skanner bilag og hvor det gis et eget scannenr så må det være en link mellom scanne-nr og regnskapsbilagets nr. Utarbeidelse av spesifikasjoner til pliktig regnskapsrapportering. Her har man fjernet kravet om at slike spesifikasjoner skal utarbeides og erstattet dette med at dette skal kunne utarbeides (må da ha system for dette også i etterfølgende år). Utgitt 21. desember 2012 side 3

4 Det er gitt anledning til at tellelister fra varetellinger som opprinnelig har foreligget på papir nå kan scannes og oppbevares elektronisk. Dette forutsetter at alle opplysningene i tellelistene er med og godt lesbare. For nærmere oversikt og utdypning av samtlige endringer som er vedtatt i Bokføringsloven og forskriften i 2012 så viser vi bl.a. informasjon lagt ut av Revisorforeningen på følgene nettadresse: /endringer-i-bokforingslov-og-forskrift Vi vil anbefale at alle sammen setter seg inn i de nye bestemmelser og tilpasser seg disse så snart som mulig. Avslutningsvis ønsker vi alle våre kunder og foretningsforbindelser en riktig god jul og et godt nyttår! Med vennlig hilsen Revisorkompaniet Tromsø AS Signe Dørum Tlf signe@revisorkompaniet.no Ellen Nordstrøm Tlf ellen@revisorkompaniet.no Geir Rønneberg Tlf geir@revisorkompaniet.no Tom H. Haugan Tlf tom@revisorkompaniet.no Ronald Seglsten Tlf ronald@revisorkompaniet.no Tone Seppola Tlf tone@revisorkompaniet.no Lars Heggdal Hans-Martin Vaeng Tlf Tlf lars@revisorkompaniet.no hans-martin@revisorkompaniet.no Utgitt 21. desember 2012 side 4

5 VEDLEGG Effektiv årsavslutning momenter å passe på Bilag: Påse at alle regnskapsbilag (og evt. annen pliktig dokumentasjon) for året er til stede og at disse blir bokført og arkivert så snart som mulig. Påse korrekt periodisering rundt årsskiftet. Vær oppmerksom blant annet på: o periodisering av kostnader (eks. forskuddsbetalinger for lengre perioder mv), o at inngående fakturaer og mottak av varer rundt årsskiftet hensyntas i samme regnskapsår, o likeledes også ved varesalg rundt årsskiftet at utgående faktura og varelevering hensyntas i samme regnskapsår. Ha god orden. Avstemminger: Start opp med avstemming av sentrale regnskapsposter så tidlig som mulig, helst mot eksterne bekreftelser (der dette er mulig, eks. for kunder og leverandører, bankinnskudd og lån). Alle avstemminger bør så langt som mulig også være dokumentert. Det skal foreligge dokumentasjon av alle balanseposter med mindre disse er ubetydelige. Dersom det avdekkes avvik i avstemmingene må disse undersøkes og avklares snarest mulig. Varelager: For de selskaper som har varelager må varetelling pr planlegges snarest mulig, både i forhold til tidspunkt, ressurser, telleinstruks, varetellingslister etc. Husk her at verdi på varelageret bygger både på riktig antall og riktig pris. Hovedregelen er at varelager skal være dokumentert ved fysisk opptelling ved regnskapsårets slutt. Bokføringspliktige som fører et betryggende lagerregnskap, har anledning til å foreta opptelling i løpet av året forutsatt at tilgang og avgang frem til årets slutt kan dokumenteres på en tilfredsstillende måte. Dokumentasjonen skal inneholde en spesifisert oppstilling over - Varens art - Kvantum - Verdi for hver enkelt vare - Summeringskolonne for de spesifiserte verdiene Som vedlegg (bakerst i skrivet) ligger en huskeliste for hva som er sentralt å vite samt hensynta i forbindelse med varetellingen og et eksempel på hvordan en telleliste kan være. Utgitt 21. desember 2012 side 5

6 Driftsmidler: Påse at avskrivninger av varige driftsmidler er foretatt, samt klargjør og ferdigstill driftsmiddelkartoteket. Det er krav om at det som vedlegg til driftsmiddelkartoteket skal ligge kopi av bilag for de tilganger og avganger som har vært i året. Andre regnskapsposter / forberedelser I tillegg til ovennevnte må også følgende forberedelser blant annet gjennomføres: Gjennomgå usikre kundefordringer og vurder/foreta tapsføringer av de fordringer som ikke er mulig å inndrive. Påse at eventuelle renteberegninger av lån mellom selskap og ansatte/eiere eller andre parter er renteberegnet pr årsskiftet. Km-stand på biler i næringsvirksomhet må avleses pr årsskiftet. Fremskaff ligningsverdier på aksjeposter i balansen. Innhent oppgave over garanti og kausjonsansvar Osv, Overholdelse av frister Innlevering av lønns- og trekkoppgaver for 2012: o På papir: Frist o Via ALTINN (maskinelt): Frist Likningsfrister (likningspapirer): o Likningspapir for selskaper (på papir): Frist o Likningspapir for næringsdrivende (på papir): Frist o Likningsskjemaer for selskap og næringsdrivende (på Altinn): Frist o Aksjonærregisteroppgaver: Frist (på papir) og (elektronisk) Årsregnskapet: o Avlegges senest o Sendes Regnskapsregisteret innen hhv (på papir) og innen (elektronisk via Altinn). Utgitt 21. desember 2012 side 6

7 VEDLEGG HUSKELISTE TIL VARETELLINGEN / FORENKLET TELLEINSTRUKS Detaljert liste over varebeholdningen pr må utarbeides Planlegg tellingen i god tid rydd gjerne lageret og kast de verdiløse varene før du teller opp Varetellingsinstruks er viktig dersom flere personer skal delta i tellingen det er viktig at alle har fått tilstrekkelig opplæring Sørg for et godt system for holde oversikt over hva som er talt til en hver tid Vær nøye med periodiseringen av innkjøp og salg omkring Teller du før , må du huske å gjøre tillegg for varer innkommet mellom telling og , mens det må gjøres fradrag for varer solgt mellom telling og Teller du etter , må det gjøres fradrag for varer innkommet mellom og telling, mens det må gjøres tillegg for varer solgt mellom og telling. Alle varer skal føres opp i lista, også ukurante varer Varene skal som hovedregel verdsettes til inntakskost (innkjøpspris i følge faktura med tillegg for eventuell frakt) Ukurante varer skal regnskapsmessig verdsettes til det laveste av inntakskost og virkelig verdi (salgsverdi minus salgskostnader), men skattemessig skal også disse varene verdsettes til inntakskost (ukurante varer må altså føres opp med 2 forskjellige verdier i varelista) Bruk forhåndsnummererte lister, eventuelt bøker Listene skal inneholde en beskrivelse av varen, mengde, enhetspris og utregnet verdi (evt. verdi ved ukurans) husk også dato og signatur - eksempel på liste(sammendratt) finner du nedenfor I produksjonsbedrifter er det viktig å dele varelageret inn i råvarer, halvfabrikata, varer i arbeid og ferdigvarer egentilvirkede varer skal verdsettes til tilvirknings(mer)kost (for småbedrifter vil det normalt innebære råvarekostnad + produksjonslønn) Generelle kommentarer: Verdien kan enten beregnes til anskaffelseskost eller varens kalkulerte utsalgsverdi dersom varelagerets anskaffelseskost på tilfredsstillende måte kan beregnes på grunnlag av denne verdien. Når varens kalkulerte utsalgsverdi brukes ved opptellingen skal varelagerlistene deles inn etter varer med forskjellig bruttofortjeneste. Varer som er fritatt for merverdiavgift ved salg eller som avgiftsberegnes med forskjellige satser, skal skilles ut og vises som egne grupper. Både den regnskaps- og den skattemessige verdien av varelageret skal fremgå av dokumentasjonen. Varer som regnskapsmessig er verdsatt til virkelig verdi skal vises som egen gruppe. Dokumentasjonen skal være ordentlig og oversiktlig, dateres og det skal fremgå hvem som har foretatt opptellingen. Dersom manuelle lister benyttes, skal de være nummerert før tellingen foretas. Utgitt 21. desember 2012 side 7