INNKJØPSOMRÅDET VAREKJØP/LEVERANDØRGJELD

Transkript

1 INNKJØPSOMRÅDET VAREKJØP/LEVERANDØRGJELD Revisjon INNHOLD 1. PRESENTASJON I REGNSKAPET 2. TO MÅTER Å BOKFØRE PÅ 3. REGNSKAPSPÅSTANDENE 4. RISIKO PÅ OMRÅDET 5. INTERNKONTROLL PÅ OMRÅDET Vedlegg A B Svakhet Konsekvensanalyse - revisjonshandlinger IT-kontroller på innkjøpsområdet Oppgaver 1. PRESENTASJON I REGNSKAPET Resultatregnskapet 3. Varekostnad Balansen D. Gjeld III Kortsiktig gjeld 4. Leverandørgjeld 2. TO MÅTER Å BOKFØRE PÅ Tradisjonelt Varekjøpet føres som kostnad. Ved årsslutt telles varelageret og differanse mellom opptalt varelager og bokført varelager, som ikke er korrigert siden siste varelagertelling, korrigeres slik at bokført varelager blir lik opptalt. Varekost kan ikke beregnes før varelageret er opptalt. Brukes f eks av mindre butikker, som ikke har noe lagerstyringssystem. 1

2 Ved kjøp (som her forusettes å være på kr og uten mva) RESULTATREGNSKAPSKONTI BALANSEKONTI Varekjøp Leverandørgjeld Ved varelagertelling Dersom opptalt varelager er kr større en bokført fra forrige periode: Endring i varelager Varelager Dersom opptalt varelager er kr mindre en bokført fra forrige periode: Endring i varelager Varelager Ved bruk av lagerstyringssystem Varekjøpet bokføres som en økning i varebeholdningen. Varebeholdningen reduseres når varen selges. Fordel: varebeholdningen i balansen og varekostnaden i resultatregnskapet er til en hver tid korrekt. Resultat av varelagertelling bokføres som ovenfor, men gjøres nå kun for kontroll, ikke for å komme fram til varekostnaden. Ved kjøp (som her forusettes å være på kr og uten mva) RESULTATREGNSKAPSKONTI BALANSEKONTI Varebeholdning Leverandørgjeld Ved salg (varene ovenfor forusettes solgt for kr og uten mva) RESULTATREGNSKAPSKONTI BALANSEKONTI Varekostnad Varebeholdning Salgsinntekter Kundefordringer Tenk over dette oppgave Ta utgangspunkt i den tradisjonelle måten å bokføre på vist ovenfor. Hvordan ville du, på bakgrunn av dine kunnskaper om kontrollretning og motpostkontroll, gå fram for å revidere varekjøpet med sikte på å oppfylle de tre mest sentrale regnskapspåstandene fullstendighet, gyldighet og periodisering. Vi har til nå kun brukt de tre viktigste regnskapspåstandene. Samtlige regnskapspåstander framgår av ISA 315 punkt A131: 2

3 3. REGNSKAPSPÅSTANDENE Påstander om registrering av transaksjoner og hendelser i regnskapsperioden (resultatregnskapskontoene) - gyldighet (G) - fullstendighet (F) - nøyaktighet (N) - periodisering (P) - klassifisering (K) - presentasjon (PR) Påstander om kontosaldoer ved regnskapsperiodens slutt (balansekontoene) - eksistens (E) - rettigheter og forpliktelser (RF) - fullstendighet (F) - nøyaktighet, verdsettelse og allokering (NVO) - klassifisering (K) - presentasjon (PR) Innretning Leverandørgjeld primært fullstendighet Varekostnad primært gyldighet Kontrollretning Fullstendighet fra grunnlag til hovedbok/kontoutdrag Gyldighet fra hovedbok/kontoutdrag til grunnlag 4. RISIKO PÅ OMRÅDET Hva kan gå galt? Kjente feilmuligheter. Bevisste feil - feil periodisering (P, G, F) - private utgifter (G) Ubevisste feil Gyldighet, eksistens - mottatte varer ikke bestilt - faktura ikke i samsvar med mottatt - bokføring av ikke godkjent faktura - dobbeltføring av faktura Fullstendighet - ikke mottatt /bokført faktura Periodisering/verdsettelse - feil i pris, utregning, betingelser, valuta - bokført feil beløp - leverandørgjeld feil omregnet 3

4 5. INTERNKONTROLL PÅ OMRÅDET Overordnede kontroller: - budsjettkontroll, rimelighetsvurdering - bruttofortjenesteanalyser - gjennomsnittlig kredittid for leverandører - avstemming av mellomværende - gjennomgang leverandørreskontro - ledelseskontroller Rutinemessige kontroller: - mottakskontroll varer - kontroll mottak av faktura - faktura mottas - faktura registreres - kontroll faktura mot mottak / bestilling - kontroll pris, utregning m.m. - bare godkjente fakturaer bokføres - kontroll mot dobbeltføring - kontroll med bokføringen - konto, beløp, mva, periode - periodiseringskontroller 4

5 Verbal beskrivelse av en innkjøpsrutine Bestilling Varer bestilles etter behov ved signal fra lagerstyringssystemet. Innkjøpssjef fyller ut og signerer bestillingsseddel i tre eksemplarer (original og to kopier). Originalen går til leverandøren, en kopi til eget arkiv i innkjøpsavdelingen sortert etter bestillingsnummer, og en kopi stiftes senere sammen med kopi av pakkseddelen. I de senere år har selskapet kun benyttet en leverandør av plastråstoff. Årsaken er et leverandøren tilbyr varer av meget god kvalitet. Mottak av varer Ved mottak av varer kontrollerer lagermedarbeider mottatte varer nøyaktig mot antall i henhold til pakkseddel. Deretter signeres pakkseddelen, som finnes i en original og en gjennomslagskopi. Originalen brukes som grunnlag for registrering i lagersystemet, mens kopien går til innkjøpsavdelingen, hvor den stiftes sammen med den ene kopien av bestillingsseddelen. Mottak av inngående faktura I postmøte fordeles selskapets post. Alle inngående fakturaer går direkte til innkjøpssjefen, som godkjenner og signerer alle inngående fakturaer. Før han godkjenner den enkelte faktura, sjekker han at det finnes en signert pakkseddel på den aktuelle leveransen/inngående fakturaen. Når fakturaen er signert, sender han den til regnskapsavdelingen. Bokføring av inngående faktura Regnskapsavdelingen bokfører de inngående fakturaene etter hvert som de kommer inn gjennom selskapets internpost. Det har forekommet at fakturaer som ikke har vært signert av innkjøpssjefen har blitt bokført. Betaling av inngående faktura holdes utenfor her. Systemkart over innkjøpsrutinen med 8 sentrale internkontrollpunkt: 6. REVISJON AV VAREKOSTNAD OG LEVERANDØRGJELD - generelt Test av kontroller Revisor skal utforme og utføre test av kontroller.. dersom: (ISA 330 pkt. 8) Substanskontroller Alltid noe substanskontroller for hver enkelt vesentlig transaksjonsklasse, kontosaldo mv 5

6 Vedlegg A EKSEMPLER PÅ SVAKHETSUNDRESØKELSER INNKJØPSOMRÅDET SVAKHET KONSEKVENSANALYSE REVISJONSHANDLINGER Betaling ikke adskilt fra bokføring. Kan bokføre fiktive fakturaer eller kopier og underslå pengene, feil vareforbruk i regnskapet Kontroll bankavstemminger 4 ganger i året. Omfattende tester fra betaling mot fakturaer, attestert? 3. Gransking av leverandørreskontri for dobbelposteringer (bokføring av kopier). 4. Innhenting av kontoutdrag i stort omfang. 5. Analyse av BFO. Utbetaling på grunnlag av reskontro. Dårlig kontroll med input. Som ovenfor. Som ovenfor. Ingen etterkontroll inngående faktura. Fakturaen kan være feil uten å bli oppdaget, feil vareforbruk i regnskapet Stikkprøver på utregning av store fakturaer. Analyse av BFO. Ingen kontroll av faktura mot pakkseddel/ mottaksseddel. Som ovenfor Stikkprøver fra faktura mot pakkseddel/mottaksseddel. Stikkprøver fra faktura mot bestillingsseddel, varekartotek o.l. Analyse av BFO. Originalfaktura blir ikke påført bilagsstempel i postmøtet. Dobbelføring og dobbelbetaling kan forekomme, feil vareforbruk Gransking av reskontro for dobbelføring. Analyse for BFO. Ingen kontroll mot bestilling. Uautoriserte innkjøp, for stort lager, ukurant lager. Problemer i produksjonen på grunn av at vi har mottatt mindre varer enn bestilt. 1. Gransking av varelageret. Ingen mottakskontroll. Fakturaen kan være feil uten å bli oppdaget, feil vareforbruk Stikkprøver fra faktura mot bestilling. Omfattende innhenting av kontoutdrag. 3. Analyse av BFO 6

7 Vedlegg B IT-KONTROLLER PÅ INNKJØPOMRÅDET INPUT-KONTROLLER 1. Kun autorisert og godkjent input skal behandles * arbeidsdeling mellom godkjenning av faktura og registrering * kun attesterte fakturaer registreres * identifikasjonskode på terminal hindrer uautoriserte registreringer 2. Innlesningsprogrammet skal kontrollere alle vesentlige koder * kontrollsiffer i leverandørreskontronummer, hovedbokskonto og varenummer (aktuelt ved integrert lagerføring) * kontroll av leverandørnummer mot reskontroregister (gyldig nr?) 3. Kontroll over konvertering av data til maskinlesbar form a) Kontrolltotal på antall fakturaer som skal registreres (batch-kjøring) b) Bunttotaler * beløpstotaler * nonsenstotaler (reskontronummer) c) Programmerte kontroller * rimelighetstest (f eks fakturabeløp < 5 mill, forfall < 3 mndr) * logiske tester (sammenheng mellom leverandørnummer og varegruppe eller avdelingsnummer) * kontroll av felt (f eks at mva-kode utfylt, avdelingskode er utfylt mv) * kontrolltotaler (maskinen skriver ut evnt differanser mellom inntastet (manualt utregnet) bunttotal og det den selv har summert opp) d) Kontrollpunching på "intelligent" skjermterminal eller ved on-line gir maskinen straks beskjed om feil som oppfanges i innlesningskontrollen e) Feilrapport feil som fanges opp av programmet bør skrives ut på fortløpende feilliste 4. Feilretting forkastede fakturaer må, sammen med feillisten,sendes tilbake til den som har godkjent transaksjonen (i store organisasjoner) 5. Endring faste data må ikke være mulig å slette en leverandør som det har vært bevegelser på inneværende år 7

8 BEHANDLINGSKONTROLLER 6. Kontrolltotaler * avvik mot innlest total skrives ut * debet = kredit 7. Hindring av behandling mot feil register (reskontro) * eksterne merkelapper på magnetplater og tapes * intern informasjon ("header label") som kontrolleres av programmet 8. Programmerte grense- og rimelighetskontroller (se punkt 3 foran) 9. Kontrolltotaler mellom kjøringer a) Sum leverandørreskontro IB + fakturaer kjørt nå = Sum leverandørreskontro UB b) Sum antall leverandører IB + nyinnlagte leverandører denne kjøring = sum antall leverandører UB OUTPUTKONTROLLER 10. Avstemming av kontrolltotaler * output totaler fakturabeløp avstemmes mot input totaler * endring i reskontrosum skal avstemmes mot sum transakjsoner denne kjøring og mot hovedbokskonto for leverandører 11. Endring faste data * all endring i opplysninger i leverandørregisteret må skrives ut på fortløpende nummer lister * alle lister over endrede opplysninger skal signeres av en bemyndiget person 8

9 INNKJØPSOMRÅDET: OPPGAVER Revisjon OPPGAVE 1 (3 ILA) Nedenfor følger to situasjoner som du står ovenfor under planlegging av tre revisjonsoppdrag for regnskapsåret 20X7: Situasjon A) Selskap A eies 100 % av administrerende direktør, men vil bli solgt til et investeringsselskap i løpet av sommeren 20X8. Situasjon B) Selskap B sin administrerende direktør eier i dag 25 % av selskapet, men vil i løpet av sommeren 20X8 kjøpe resten av selskapet. Oppgave: Nevn eksempler på bevisste feil med formål å pynte på regnskapet og eksempler på revisjonshandlinger som kan avdekke disse feilene innenfor postene: - Vareforbruk - Leverandørgjeld OPPGAVE 2 (3 MTI) Eksamen 2013 V oppgave 1 For AGENDA AS foreligger følgende regnskapsposter (i kr): Resultatregnskap Driftsinntekter Varekostnader Lønnskostnader Andre driftskostnader Driftsresultat Netto finansposter Ordinært resultat før skatt Balanse Totalkapital Egenkapital Leverandørgjeld I tillegg foreligger følgende opplysninger: Selskapet eies av ekteparet Agnes og Endre Danielsen. Agnes eier 40 %, mens Endre eier 60 %. Selskapet er et handelsselskap basert på agentur og import og opererer i en stabil bransje når det gjelder økonomi og teknologi. Endre er daglig leder og står for alle innkjøp, mens Agnes står for all regnskapsføring. Øvrige ansatte består av selgere og lagermedarbeidere som sørger for mottak av bestilte varer og ekspedering og utsendelse av varer bestilt av kunder. Inngående faktura føres som kostnad, og vareforbruket framkommer først ved varetelling i slutten av perioden. Agnes og Endre er begge 56 år, uten barn, og ønsker å pensjonere seg etter å ha brukt mange år av sitt liv på å bygge opp selskapet. Selskapet planlegges derfor solgt i løpet av forsommeren 2013, og forberedelser til salg av selskapet er allerede i gang. Spørsmål a) Foreslå totalvesentlighetsgrense for revisjon av regnskapet for Begrunn beløpet og svaret. Spørsmål b) Foreta en risikovurdering knyttet til innkjøpsområdet, basert på foreliggende opplysninger. 9

10 OPPGAVE 2 (4 TIL) REGN OG SKRIV AS er en handelsbedrift som selger kontormaskiner: Omsetningen i 20X7 er budsjettert til 100 millioner og årsoverskuddet er budsjettert til 3 millioner. Mesteparten av omsetningen er knyttet til varer som har en enhetsverdi større enn kr 5 000, og kun i liten grad til rekvisita mv. Selskapet fører et lagerstyringssystem ved bruk av IT. Kontrollhandlinger utført på salgsområdet og lagerområdet viser at det er god kontroll med føring i lagersystemet og at det er samsvar mellom dette og fysiske beholdninger. Innkjøpene skjer i all hovedsak fra 6 hovedleverandører. Selskapet har inngått pris- og bonusavtaler med hovedleverandørene. Av avtalene framgår det at selskapet får 3 % bonus på innkjøp over et avtalt beløp fra den enkelte leverandør i løpet av året. Kreditnota for årsbonusen mottar man vanligvis i 20. januar året etter. I selskapet er det 20 ansatte. Daglig leder, sekretær, innkjøpssjef, økonomisjef og kontorsjef. 7 personer er ansatt i salg/utlevering, mens 8 selgere tar seg av salg ved bedriftsbesøk o.l. Nedenfor finner du beskrivelse av innkjøpsrutinen i REGN OG SKRIV AS. Beskrivelse av innkjøpsrutinen 1. Innkjøpssjef skriver ut en bestilling i 2 eksemplarer på grunnlag av signal fra lagerstyringssystemet. Bestillingene er forhåndsnummererte, og blir påført leverandørens navn, varetype- og nummer, antall, pris, leveringstid og leveringsbetingelser. Etter at innkjøpssjefen har signert bestillingen sendes originalen sendes til leverandøren, mens kopien sendes til sekretæren. 2. Sekretæren registrerer bestillingen i et eget IT-system for innkjøp, lager og salg. Bestillingskopien påføres registreringsdato og arkiveres i et nummerarkiv. 3. Ved varemottak kontrollerer lagermedarbeider mottatt kvantum mot pakkseddel som finnes i en original og en gjennomslagskopi. Pakkseddelsettet signeres for mottakskontroll, tildeles registreringsnummer og registreres i lagersystemet og attesteres for dette. Originalen blir arkivert i et eget nummerisk arkiv på lagerkontoret, mens kopien går til innkjøpsavdelingen hvor den arkiveres alfabetisk pr. leverandør. Ved registrering i lagersystemet oppdateres også status på bestillinger som er levert. Innkjøpssjefen kan dermed via IT-systemet følge opp om bestilte varer er mottatt og om mottatte varer avviker fra bestillingen. 4. Inngående faktura kommer også i 2 eksemplarer: Original og kopi. Ved ankomst registreres de inngående fakturaene i en egen bok før de sendes innkjøpsavdelingen, hvor innkjøpssjefen kontrollerer fakturaen mot pakkseddelkopi for riktig kvantum før den attesteres og sendes regnskapsavdelingen for bokføring. Etter attestasjon sendes kopien til lageret for arkivering i et eget alfabetisk arkiv pr. leverandør. 5. I regnskapsavdelingen bokføres inngående fakturaer en gang pr uke. Etter bokføring arkiveres de i et nummerarkiv etter bilagsnummer gitt av IT-systemet. 10

11 6. Betaling til leverandør skjer ved at man kjører ut et betalingsforslag fra IT-systemet. Alle forfalte poster kommer frem på dette. Økonomisjefen gjennomgår forslaget og plukker ut de som eventuelt ikke skal betales. Listen endres, signeres av økonomisjefen og sendes deretter til banken som foretar overførsel til de respektive leverandører. 7. Betalingen bokføres på grunnlag av kopi mottatt fra banken og arkiveres deretter på bilagsnummer. Du er ansatt som revisormedarbeider i REVI AS som har vært valgt revisor for REGN OG SKRIV AS siden regnskapsåret 20x3. Av ansvarlig revisor for oppdraget bli du bedt om å gjøre følgende i forbindelse med revisjonen av årsoppgjøret for 20X7: SPØRSMÅL A: Utarbeid en oversikt over svakheter i intern kontrollen i den beskrevne innkjøpsrutinen. For hver svakhet skal du nevne hvilke tap for selskapet og/eller feil i regnskapet svakheten kan forårsake og komme med forslag til forbedringer. SPØRSMÅL B: Utarbeid en revisjonsplan for innkjøpsområdet (varekjøp og leverandørgjeld) for regnskapsåret 20X7. Forutsett at dine forslag til forbedringer i forrige spørsmål ikke er gjennomført. SPØRSMÅL C: Ved din revisjon avdekker du at inngående fakturaer ikke blir signert for kontroll mot pakkseddel. Beskriv hvilke endringer dett medfører for revisjonsprogrammet. SPØRSMÅL D: Se bort fra forholdet nevnt i bokstav C. Ved stikkprøverevisjon avdekker du dobbelføring og dobbelbetaling av en del fakturaer. Besvar følgende: D1) Hvilke konsekvenser får dette for revisjonsplanen. D2) Hvilke endringer vil du foreslå i den beskrevne rutinen vedrørende denne svakheten SPØRSMÅL E: Bruttofortjenesten (salgsinntekter varekostnad) har vært stabil på ca 35 % de fem siste årene. Et foreløpig utkast til årsregnskap viser en bruttofortjeneste på 31 %. Besvar følgende: E1) Hvilke årsaker kan dette ha? E2) Hvilke revisjonshandlinger ville du foreta for å avdekke årsakene? 11