EKSAMEN BE 203 REGNSKAPSORGANISASJON OG REGNSKAPSSYSTEMER. 16. desember 2011 Kl til 12.00

Transkript

1 EKSAMEN BE 203 REGNSKAPSORGANISASJON OG REGNSKAPSSYSTEMER 16. desember 2011 Kl til Antall sider: Totalt 3 sider (inkl. forside). Antall oppgaver: To oppga er Begge skal besvares (inkl, alle deler) Tillatte hjelpemidler: Kalkulator (minnet skal være tomt) Norges lover, økonomisk skattelovsamling, særtrykk av Regnskapsloven/bokføringsloven (inkl. forskrift), aksjeloven og Skatteloven og/eller Revisors I Iåndbok. Oppgave 1 (70 %) Miljøløsning AS er en produsent av miljøvennlig engangsemballasje, samt poser, beholdere og utstyr for avfallshåndtering. Selskapet har et it-system som blant annet inneholder delsystem for innkjøp og logistikk, ordre- fakturasystem, timeregistrering og lønn, regnskap og årsavslutning. Alle unntatt de 7 produksjonsarbeiderne har full tilgang til it-systemet, men innlogging skjer ved bruk av personlig passord. I virksomheten er det i tillegg til daglig leder Guri Grønn 15 ansatte; 8 i produksjonen, Vidar og Hanne tar seg av ordrebehandling og salg, Jens har ansvar for regnskap, budsjettarbeid, fakturering og inkasso. Signe, Ola og Hans jobber på lager og spedisjon, og i tillegg er Frank ansatt som er kontormedarbeider. Produksjon Av de 8 i produksjonen er det en produksjonsleder som i samråd med Guri Grønn sørger for at det blir kjøpt inn råmaterialer til produksjonen. Innkjøpene godkjennes av Guri Grønn før bestillingen blir gjennomført og det er hun som avtaler pris med leverandørene. Ordrebehandling og salg. Ordrebehandling og salg ivaretas av Vidar og Hanne. Når de behandler ordren registreres varenummer, varenavn og kvantum, samt andre nødvendige kundeopplysninger i ordresystemet. Ordrene mottas per e-post som automatisk styres til et eget område i e- postmottakeren. Hanne sørger for at disse ordrene blir registrert i ordre- fakturasystemet og at alle opplysningene om ordren blir riktig registrert. Ordrer mottas også per telefon og fax. og de registreres fortløpende inn i ordresystemet av Vidar eller Hanne. Ordrene nummereres automatisk i fortløpende rekkefølge etter hvert som de legges inn i ordresystemet. Hvis en 1

2 ordre gjelder en ny kunde foretar ordremottaker kredittvurdering før den registreres i ordresystemet. Det foretas ingen kredittvurdering av kunder som allerede finnes i kunderegisteret Alle ordrer klarmeldes for levering umiddelbart når de er registrert i ordresystemet. Ferdigvarelager: inn- og utlevering av varer Etter hvert som varene er ferdigprodusert blir de overført til lageret og produksjonsleder registrerer varene i lagersystemet. De ansatte på lageret plukker varene i henhold til ordreseddelen og det skrives ut et eksemplar av ordren fra ordresystemet som leggcs ved varene til kunden. Den som plukker og pakker varene signerer elektronisk i ordresystemet for at ordren levert, som betyr at ordren kan faktureres. Samtidig blir lagerbeholdningen oppdatert. Dersom en vare ikke er tilgjengelig på lageret korrigerer lagermedarbeideren den opprinelige ordren og legger inn en restordre i ordresystemet på denne kunden. Plukklisten (ordren) til kunden korrigeres tilsvarende slik at det er samsvar mellom leverte varer og ordren. Når varer sendes til kunden gjennom speditør blir det skrevet et fraktbrev i to eksemplarer som signeres av speditøren som tar seg av forsendelsen. Kopi av fraktbrevet arkiveres etter dato på lageret. De andre leveransene kjøres ut til kunden av en av lagerpersonalet. De ski fter på denne oppgaven for å få variasjon i arbeidsoppgavenc. Kunden kvitterer for mottaket på en kopi av ordren, som arkiveres etter dato på lageret. Daglig leder Guri Grønn tar beslutninger om innkjøp og avtaler pris med leverandøren. Hun registrerer avtalt pris inn i lagersystemet som innkjøpspris for råmaterialer. Salgsprisen for varene som produseres er en kalkulert funksjon av innkjøpspris på råmaterialer, lønnskostnader og andre kostnader tilknyttet produksjonen. Det er den sist registrerte innkjøpspris som benyttes, da lagersystemet kun kan håndtere en pris per artikkelnummer. De andre opplysningene som benyttes i kalkylen er basert på budsjett-tall som er lagt inn i beregningsmodellen av Jens som er økonomiansvarlig. Fakturering, bokføring og oppfølging av utestående To ganger i uken foretar kontormedarbeideren fakturering av klarmeldte ordrer. Det mulig å overstyre faktureringen slik at faktureringen utsettes for enkelte ordrer. Det kan noen ganger være aktuelt hvis det er uenighet med kunden om leveringen. Den kalkulerte salgsprisen hentes automatisk når faktureringsprosessen igangsettes. Salgsprisen kan overstyres ved bruk av ulike rabattkoder som kan legges inn når ordren registreres. Fakturaene bokfores(oppdateres) automatisk i kunderegistret og som salgsinntekt i regnskapet ved hver fakturering. Fakturaliste som viser hva som er bokført for hver fakturcringsomgang finnes i regnskapssystemet og kan når som helst hentes opp. Originalfakturaen sendes til kunden. Kontormedarbeideren har også som oppgave å bokføre innbetalingene fra kundene, samt å utarbeide oversikt over ubetalte og forfalte fakturaer. Oversikten leveres til Jens som sørger for purring og inkasso. 2

3 Spørsmål a) Det overordnede formålet for salgsrutinen er formulert slik; Foretaket bokfører og mottar vederlag for alle varer og tjenester som er levert i perioden. Forklar kort hvordan denne målsettingen innvirker på utformingen av den interne kontrollen for en kredittsalgsrutine. Svaret skal ikke knyttes til den beskrevne rutinen i oppgaven. Hvilke regnskapsposter har tilknytning til salgsrutinen, og hvilke kvalitetskrav vil du anse som det/de primære kvalitetskrav for disse regnskapspostene? Gjør rede for eventuelle risikofaktorer du ser i den beskrevne rutinen som kan medføre at kvalitetskravene du har nevnt under b) ikke blir oppfylt. Du skal også komme med forslag til kontrolltiltak og endringer i rutinene som kan bidra til å unngå og/eller redusere uønskede konsekvenser av de risikoene du har nevnt (at kvalitetskravene ikke oppfylt). Oppgave 2 (30%) Spørsmål a) Gi en kort beskrivelse av ansvarsforholdene vedrørende intern kontroll i et aksjeselskap. Nevn tre eksempler på pliktig regnskapsrapportering som kreves etter bokforingsloven, og forklar kort hvilke opplysninger som skal med i rapportene du nevner. Hva er forskjellen mellom å være bokføringspliktig og å være regnskapspliktig? 3

4 13E-263 IbliZe l) Løsningsforslag oppgave 1 Spørsmål a) Det forventes at besvarelsen fokuserer på viktigheten av at: alle varer og tjenester som leveres ut fra foretaket blir registrert på en måte som sikrer at det finnes dokumentasjon for alt som er levert ut. alt som er levert ut blir fakturert til kunden. Det forutsetter at det finnes dokumentasjon for alt som er levert, og at dokumentasjoner er systematisert på en slik måte at det er mulig å kontrollere at det blir utstedt faktura for alt som er levert ut. alt som er fakturert blir bokført og betalt. Det forutsetter at det et etablert rutiner som sikrer at alle fakturaer og mottatte betalinger blir bokført på kunden, på riktig kunde og at registreringen skjer nøyaktig. 1tillegg må det være etablert rutine for oppfølging av at forfalte fakturaer blir betalt, som omfatter purring og inkasso for forfalte beløp. Regnskapspostene er salgsinntekt. kundefordring og tap på fordringer. Det primære kvalitetskravet for salgsinntekt vil være fullstendighet og riktig periodisering, dvs, at all inntekt som tilhører perioden kommer til uttrykk i regnskapet. Det medforer et krav om at alle varer og tjenester som er levert fra foretaket kommer til uttrykk i regnskapet i form av salgsinntekt i den perioden hvor transaksjonen har forekommet. Primært kvalitetskrav for kundefordringer er riktig verdsettelse og cksistens. Tap på fordringer er en kostnad og gyldighet vil være det primære kvalitetskravet. Om it-systemet: Tilgangen til it-systemet må for den enkelte ansatte begrenses til de deler av systemet som den enkelte har bruk for i utforelsen av tillaget oppgaver. Tilgangen må dessuten organiseres slik at det er definert hva tilgangen gir rett til mht å lese, skrive/registrere data og endringibearbeiding/oppdatering. Det må være en logg som viser hvem som har vært inne i systemet, og hva som vedkommende har gjort. Det sentrale i besvarelsen er at det fokusercs på risikoen for at det blir levert ut varer som ikke blir registrer, med den konsekvensen at ikke alle varer blir fakturert. Hvis alt blir fakturert er det liten risiko for at fakturaene ikke blir bokført på kunden, forutsatt at it-systemet fungerer tilfredsstillende og ikke kan manipuleres, ved at for eksempel noen fakturaer holdes utenfor det som blir bokført som salg og kundefordring. Ordremottak: Risikofaktorer: Det foretas kun kredittvurdering a nye kunder, og kan medføre en risiko for at dårlige betalere fortsatt far kreditt med den konsekvens at det oppstår tap på grunn av manglende betaling. Ordremottaker kan bestemme pris ved å legge inn rabattkode når ordren registreres på kunden. Forbedring: før det irmvilges kreditt til tidligere kunder må ordrebehandler sjekke om det står forfalte ubetalte fordringer på den enkelte kunde. Ordremottaker gis kun lesetilgang til kunderegisteretfkundereskontro. Produksjon og lager: Det er ingen spesielle risikofaktorer ut fra det som er beskrevet, som vil påvirke kvalitetsmålene for de aktuelle regnskapspostene. De som har latt være å kommentere dette punktet får ingen trekk ettersom inn lager og produksjon ikke er spurt om. At det er produksjonsleder som registrere inn varene som overføres til produksjonen medfører ingen risiko utover det at det kan skje feilregistrering. Men dette punktet er inngår ikke spørsmålet 4

5 Tilgangen til it-systemet for lagerpersonalet må begrenses til det de har bruk for, og at produksjonsleder kun har anledning til å registrer varer inn og har lesetilgang til lagersystemet. Levering av ordrer: Risikofaktorer: Det bør være arbeidsdeling mellom de som plukker varene og de som pakker og leverer ut varene. Uten arbeidsdeling er det risiko for at det ikke er samsvar mellom de fysiske varene som leveres og pakkseddel/ordre, som igjen vil medføre at dt som faktureres ikke er i samsvar med varene som er levert. Feil kan også oppstå når det mangler en vare og ordren endres. Det er også risiko for at varer som leveres ikke er i samsvar med det som står på pakkseddelen, i og med at også de som kjører ut varene kan være de samme som har plukket og pakket varene, selv om kunden kvitterer for varemottaket. Det er mulig å levere mer varer enn det som står på pakkseddelen uten at det blir oppdaget av noen i foretaket. Forslag til forbedringer: Tilgang til IT-systemet for lagerpersonalet begrenses til ordreregisteret, med rett til å lese, skrive ut ordrer, og legge inn restordrer og endre på eksisterende ordrer. Det må fremgå av endringslogg hvem som har gjort hva. Fakturering, bokforing og oppfølging av kundefordringer. Risikofaktorer: Det er kun klarmeldte fakturaer som vil bli fakturert. Dersom lagerpersonalet har glemt å markere leverte ordrer for levert skjer det ingen fakturering, og medfører risiko for tap. Det er også risiko forbundet med at fakturering utsettes ved at fakturaprosessen overstyres. Det er risiko for tap på grunn av at det kan bli benyttet for lave priser, ettersom prisene justeres fortløpende med prisene ved siste innkjøp. Hvis prisene har gått ned blir salgspris nedjustert tilsvarende, og denne prisen benyttes ved faktureringen selv om varene er produsert med en høyere råvarepris. Det er uheldig at kontormedarbeideren både kan bestemme hva som skal faktureres og gjennomføre den. Det er også uheldig at det også er han som registrerer betalinger i kunderegisteret, og utarbeider lister over hva som er forfalt og ikke betalt. Dette åpner for muligheter for å manipulere med kundekontoene ved at det bokføres tiktive betalinger for å unngå at det blir purret på kunden. Forbedringer: Det må jevnlig foretas kontroll av fullstendigheten i faktureringen Nied at ordreregisteret gjenomgås slik at ufakturerte ordrer eldre enn en viss dato, fleks tre-fire uker, blir gjennomgått med sikte på å få avklart årsaken til manglende fakturering. Arkivet for fraktbrev og ordrekopier med kundens kvittering benyttes for å kontrollere faktureringen, og vil kunne gi svar på hvilke ordrer som er levert. Denne gjennomgangen bør foretas av Jens. Det er også han som bør foreta gjennomgang av kundekontoene for å få frem hva som er forfalt og ubetalt, samt at han foretar etterkontroll av at betalingene som er bokført er reelle. Det må foretas endringer i kalkylemodellen for å unngå tap når råvareprisen går ned. Det bør legges inn en fast pris på ramaterjalene som for eksempel er basert på erfaringstall for kjøpspris for råvarer. Behovet for prisjustering vurderes og gjennomføres av Guri fortløpende. 5

6 Løsningsforslag oppgave 2 Spørsmål a) Det forventes at studentene knytter besvarelsen til bestemmelsene i aksjeloven 6-12 og Det forventes at studentene har funnet frem til bokføringsloven 3 som definerer hva som er pliktig rapportering, og forskriften 2-1 som henvisert til aktuelle lover som krever rapportering. Hvem som er regnskapspliktige fremgår av regnskapsloven 1-2. Dessuten kan regnskapsplikt pålegges i særlovgivning. Hvem som er bokføringspliktige følger av 2 i bokføringsloven, og omfatter blant annet alle regnskapspliktige, alle merverdiavgiftspliktige og alle som er pliktige til å levere næringsoppgave. Bokføringspliktige må følge reglene i bokføringsloven om bokføring, utarbeidelse av spesifikasjoner, dokumentasjon og oppbevaring. Regnskapspliktige må følge reglene om utarbeidelse av årsregnskap i samsvar med reglene i årsregnskapsloven. 6