Administrerende direktør vil følge opp de anbefalingene som revisor har kommet med.

Transkript

1 2. Sammendrag Revisor har i brev av 22. september 2011 til Oslo universitetssykehus HF redegjort for de forhold de ble kjent med under revisjonen av årsregnskapet for 2010 og som i henhold til revisorloven krever skriftlig rapportering fra revisor. Det vises også til den gjennomgang som ble foretatt av revisor i styremøte 31. mars d.å. I denne saken redegjøres det for oppfølging av de forhold revisor har tatt opp i sitt brev. 1. Administrerende direktørs vurdering Administrerende direktør legger stor vekt på at Oslo universitetssykehus HF holder høy standard på foretakets økonomistyring, regnskapsføring og at ansatte etterlever de regler som kreves for å forvalte foretakets og dermed samfunnets økonomiske verdier. Administrerende direktør vil følge opp de anbefalingene som revisor har kommet med. 2. Faktagrunnlag Revisors brev omfatter følgende hoveddeler: I. Interrimsrevisjon Fokus på foretaksstyring og internkontroll II. Avleggelse av årsregnskapet III. Spesielt om enkelte regnskapsposter Selv om revisors brev først er mottatt i september har forholdene som omtales vært kjente, og det er jobbet med forbedringstiltak gjennom Nedenfor gis en oversikt over revisors merknader og de forbedringstiltak som det er arbeides med I. Interrimsrevisjon Fokus på foretaksstyring og internkontroll Anbefaling fra revisor 1. Et dokumentert og avklart ansvarsforhold mellom regnskap og klinikkene i forhold til dokumentasjon og oppfølging av de månedlige inntekts- og kostnadsperiodiseringene. 2. Skriftlige og enhetlige rutiner for lønn, innkjøp, driftsmidler, inntekter og øremerkede midler på tvers av alle klinikker og avdelinger, inkludert beskrivelse av nøkkelkontroller, arbeidsdeling og overvåking av kontrollene. Tiltak i foretaket En overordnet rolleavklaring mellom stab, klinikk og OSS Regnskap er utarbeidet i samarbeid med alle klinikker og arkivert i ehåndbok som en nivå 1-instruks Roller og ansvar i forbindelse med periodeslutt og rapportering. Hver klinikk har utarbeidet en sjekkliste for eget ansvarsområde til bruk ved månedsrapportering. Denne skal fortløpende vedlikeholdes og kobles med gjeldende rutiner og retningslinjer for den enkelte aktivitet. Regnskap har også detaljerte sjekklister for overordnet kontroll av regnskapet.

2 Oslo universitetssykehus HF styresak 115/2011 Side 2 av 5 3. Enhetlige rutiner og systemer for dokumentasjon av avstemminger og analyser av regnskapsposter. Regnskap utarbeider Regnskapsregler, et dokument som beskriver dokumentasjonskrav, kontobruk og gjeldende retningslinjer ved månedsrapportering. Oppdatert versjon av denne sendes til klinikkene i forkant av hver månedsrapportering, sammen med tidsfrister og detaljert rapporteringsplan. II. Avleggelse av årsregnskapet Anbefaling fra revisor 1. Revisor anbefaler at avstemminger og annen dokumentasjon kvalitetssikres før revisjonen starter Tiltak i foretaket Regnskap har gjennom 2011 hatt regnskapsmøter med et utvalg av klinikker etter hver månedsrapportering. Dette er med på å skape en tettere forståelse for hvilke dokumentasjonskrav som foreligger pr og har bidratt til en kompetanseoverføring på områder som var mangelfulle. I tillegg til rolleavklaringen, (ref del I, anbefalning 1) har dette bidratt til en tydeligere arbeidsfordeling. I forkant av oppstart revisjon 2011 går regnskap gjennom og kvalitetssikrer/gjør nødvendige avklaringer mot klinikk, for å sikre at nødvendig dokumentasjon foreligger til rett tid slik at revisjonen kan gjennomføres i henhold til plan. Foretaket har gitt revisor tilbakemeldinger på det som ble oppfattet som en for generell bestilling ved oppstart av revisjonen for Det har vært en dialog mellom regnskap og revisor for å få en bedre planlegging av gjennomføringen av årsoppgjørsprosessen for Revisor anbefaler at arbeidsdelingen mellom regnskap og klinikkene tydeliggjøres Se del I pkt 1. III. Spesielt om enkelte regnskapsposter

3 Oslo universitetssykehus HF styresak 115/2011 Side 3 av 5 Revisor har kommentert enkelte regnskapsposter. I tabellen under redegjøres for foretakets tiltak/vurdering på de punkter som krever oppfølging. Kommentar fra revisor Driftsmidler Det var problemer med å få utarbeidet en konsolidert anleggsmiddelnote for den samlede virksomheten. Varelager Revisor opplevde at foretaket ikke hadde tilstrekkelig rapporter på kapitaliserte balanseposter under anlegg under utførelse. Det var mangelfull dokumentasjon på bokført verdi på flere av lagrene. Gjennomføring av varetelling ble ikke gjennomført ifht instruks i alle tilfeller. Tiltak / vurdering Siden fusjon av anleggsregistret fra Aker, Ullevål og Rikshospitalet, har man forsøkt å benytte eksisterende rapporteringssystem FA (anleggsregister) i Oracle. Det har siden våren 2011 vært jobbet med nye rapporter i anleggsregistret, som skal tilpasses et fusjonert OUS. Testkjøring pr 31/ viser en betydelig bedring i dokumentasjons grunnlag og avstemning var det første året med OUS felles lager, med nye lageransvarlige og forkjellige retningslinjer. Det er i 2011 definert felles retningslinjer og rutiner rundt lagertelling, og samkjørt frister for telling som skal gjennomføres hvert tertial. Det ble gjennomført telling alle lager pr 31/ Regnskap har nå direkte kontakt med lageransvarlig pr klinikk. Gaver og øremerkede midler Det har gjennom 2010 vært mangelfull oppfølging og kontroll av prosjektregnskaper. Revisor opplever varierende forståelse av rutiner knyttet til behandling av øremerkede midler. Svakheter i rutiner knyttet til overvåking av prosesser knyttet til øremerkede midler. Regnskap har i 2011 i tillegg til fortløpende opprydning, gjennomført flere tiltak som i sum skal bedre fokus og felles forståelse for dette omfattende området. Det kan nevnes: LIS rapporter med alle detaljer og oppdatert prosjektsaldo på intranett. Klinikk organisering med prosjekt ansvarlig/koordinator. Regnskap har ryddet gavetilskudd i henhold til nye NRS retningslinjer. Regnskap har ryddet mindre prosjektsaldo for alle klinikker. Regnskap har satt på ressurser og jobber fortløpende med større prosjekt saldo i samråd med klinikk, som fortsatt har resultatansvar for egne prosjekt.

4 Oslo universitetssykehus HF styresak 115/2011 Side 4 av 5 Inntekter Lønn Innkjøp Vanskeligheter med å henføre DRGinntekter korrekt til de enkelte klinikker løpende gjennom året. Ikke mottatt tilfredsstillende avstemminger og forklaringer på de enkelte inntektspostene i form av avtaler eller annet kvalifiserbart underlag. Revisor opplevde i flere tilfeller at oppgavefordeling og grensesnitt gjerne er definert i inngåtte leveranseavtaler, men at ansvaret og den praktiske oppfølgingen kan være uklar. Grensesnitt og ansvarsdeling mellom Sykehuspartner og OUS bør gjennomgås. Tre forskjellige fakturabehandlingssystemer gjør det vanskelig å overvåke innkjøpsprosessen og nøkkelkontrollen med korrekt attestant og anviser overholdes. Revisor anbefaler at det innføres beløpsgrenser i systemet som velges for det fusjonerte foretaket. Det er avdekket flere brudd på protokollføring i forbindelse med offentlige anskaffelser. Gjennom dokumenter og møter med klinikk, er det presisert at resultat- og analyseansvaret for inntektene ligger på klinikk. I tillegg har regnskap ansatt (22/9) en inntektscontroller, som sammen med klinikk skal bidra til felles forståelse på overordnede avvik på inntektsområdet og ikke minst inn mot sentrale poster. For noen klinikker bidrar usikkerhet om intern DRGfordeling til ulik forståelsen av det samlede resultatet. Det arbeides med å gjennomføre en enhetlig registreringspraksis i hele foretaket. På området som ble avdekket rundt Sykehuspartners manglende oppfølgning av sykelønnsrefusjoner, har det vært en tett dialog med SP, OUS og NAV gjennom hele Det er fortsatt store beløp fra tidligere år som ikke er innbetalt, noe som SP og Nav jobber med og som OUS fortløpende vurderer som en regnskapsmessig tapsavsetning. OUS har startet prosjektet felles fakturaløsning som innebærer at OUS får et system når dette implementeres i Q1 eller Q2 i Prosjektet har måttet vente på oppstart i forhold til avgjørelsen rundt avvikling av NPSS fra HSØ. Foretaket har følgende nivå-1 prosedyrer innenfor innkjøpsområdet: 1)Bestilling av varer og tjenester fra eksterne leverandører, hvor formålet med prosedyren er å sikre god intern kontroll, at fullmaktstrukturen blir fulgt, at etiske retningslinjer for innkjøp og

5 Oslo universitetssykehus HF styresak 115/2011 Side 5 av 5 leverandørkontakt i Helse Sør-Øst etterleves, samt å unngå brudd på inngåtte rammeavtaler 2) Saksbehandling anskaffelser mindre enn eks mva, hvor hensikten med prosedyren er bla å sikre enhetlig gjennomføring av anskaffelser under eks. mva, å sikre sporbar dokumentasjon for disse anskaffelser, og å sikre at det føres anskaffelsesprotokoll for alle anskaffelser over eks. mva. 3) Innkjøpsdefinisjoner: som blant annet omtaler bruk av kjøpsprotokoll og oppsumerer anskaffelsesprosedyrer iht. gitte terskelverdier