De videregående skolene i Møre og Romsdal. Retningslinjer for salg av elevarbeid i videregående skoler i Møre og Romsdal

Transkript

1 rundskriv nr. 15/18 Frå: Utdanningsavdelinga Til: De videregående skolene i Møre og Romsdal Dato: Ref: /2018/ - Retningslinjer for salg av elevarbeid i videregående skoler i Møre og Romsdal 1. Formål 1.1 Formål med retningslinjene Formålet med retningslinjene er å etablere et felles betryggende utgangspunkt for salg av elevarbeid i skolenes regi. Man vil sikre at: 1. Salg av elevarbeid skal skje i henhold til gjeldende lover, forskrifter og internkontrollrutiner 2. Alle inntekter fra salg av elevarbeid blir regnskapsført (med korrekt merverdiavgiftsberegning) i skolens regnskap 3. Ansatte og elever ikke urettmessig blir utsatt for mistanke om misligheter 1.2 Fortolkninger av retningslinjene Spørsmål om fortolkninger av disse retningslinjer behandles av fylkesutdanningssjefen. 1.3 Virkeområde Retningslinjene gjelder produksjon og tjenesteyting utført av elever under opplæring i regi av videregående skoler i MRFK. Disse retningslinjene gjelder ikke for Ungdomsbedrifter. 1.4 Forutsetninger Salg av varer og tjenester som er produsert av elever i opplæring, skal skje i henhold til lover og forskrifter og MRFKs overordnede retningslinjer. Fylkeskommunens faktura- og kundereskontrosystem skal brukes til all fakturering. 1.5 Definisjoner knyttet til salget Elevarbeid: Produkter og tjenester produsert av elever under opplæring i regi av de videregående skolene. Elevarbeid kan være et arbeidsoppdrag eller et kontantsalg. Arbeidsoppdrag: Et oppdrag utført av skolens elever etter henvendelse fra en kunde. Produktet er forhåndsbestilt, og kunden blir belastet for oppdraget. Kontantsalg: Salg der kjøpers betalingsforpliktelse overfor skolen gjøres opp ved levering. Arbeidsoppdrag gjøres opp som kontantsalg der det er naturlig ut fra oppdragets art og vanlig praksis i samfunnet for øvrig. Umiddelbar betaling via bankterminal eller Vipps er kontantsalg. Postadresse: Postboks 2500, 6404 Molde Besøksadresse: Julsundvegen 9 Telefon: Telefaks: e-post: post@mrfylke.no

2 Fastpris: Prisoverslag for håndverkertjenester, inkludert merverdiavgift. Prisen regnes som fast når den ikke skal justeres etter tidsbruk. Kostpris: Prisoverslag for håndverkertjenester, inkludert merverdiavgift, som skal dekke alle kostnader og utgifter skolen har, knyttet til et produkt, uten fortjeneste. 2. Dokumentasjon ved valg av og oppgjør for arbeidsoppdrag, samt salg til ansatte 2.1 Dokumentasjon ved valg av og oppgjør for arbeidsoppdrag Et arbeidsoppdrag må være relevant i forhold til kompetansemål i læreplanen Registrering av arbeidsoppdrag Skolen kan påta seg arbeidsoppdrag etter direkte henvendelser eller avertere etter oppdrag. Det etableres rutiner for registrering av arbeidsoppdrag ved den enkelte skole. Det skal gis begrunnelse for hvorfor et arbeidsoppdrag blir valgt/ikke valgt Utvelgelse av arbeidsoppdrag Rektor eller den/de han bemyndiger, har fullmakt til å godkjenne arbeidsoppdrag. Utvelgelsen skal skje fortløpende, og vurderes primært i forhold til i hvilken grad arbeidsoppdraget samsvarer med kompetansemålene i aktuelle læreplaner. Prioritering av relevante arbeidsoppdrag bør normalt skje etter når de ble meldt inn. Ved stor pågang kan det lages venteliste. Arbeidsoppdrag som krever dokumentasjon og/eller offentlig godkjenning, blir ikke vurdert før dette foreligger Ordrebehandling av valgte arbeidsoppdrag Utvalgte arbeidsoppdrag skal registreres og nummereres fortløpende. De signeres etter hvert av den som godkjenner arbeidsoppdraget. Det er en fordel at hvert programområde har sin registrering. Når arbeidsoppdrag registreres, skal minst følgende opplysninger være med: ordrenummer og dato kundens navn og adresse beskrivelse av hva oppdraget går ut på pris dersom dette avtales (inkl mva) Oppgjør ved arbeidsoppdrag Arbeidsoppdrag gjøres opp som kontantsalg der det er naturlig. For større eller mer langvarige arbeidsoppdrag skal det inngås kontrakt, og oppgjøret skjer ved fakturering. Det skal kreves bankgaranti på ordrer som er på kr ,- (inkl mva) eller mer. Rektor eller den/de han bemyndiger skal også vurdere om det er hensiktsmessig å kreve bankgaranti i tilfeller der beløpet er på under kr ,- (inkl. mva) Krav til kontrakter Kontrakter mellom skolen og kunden bør inneholde: Type oppdrag Oppdragsgivers navn, adresse, telefonnummer, mailadresse og evt. organisasjonsnummer Skolens ansvarlige for oppdraget, navn, telefonnummer, adresse Detaljert beskrivelse av oppdraget og eventuelle forutsetninger eller begrensninger i skolens ansvar Beregnet tidsbruk og leveringssted og tid, med eventuelle forbehold Hva kunden er ansvarlig for, og hva skolen er ansvarlig for Prisberegning, inkludert evt. transport og leie av utstyr + merverdiavgift

3 Regler for ansvarsbegrensninger Betalingsmåte, betalingsplan og betalingsfrist Dato og underskrift av de to partene 2.2 Salg og arbeidsoppdrag til ansatte Salg til ansatte skal skje på samme premisser som til andre kunder, og ansatte ved skolen skal behandles likt. Elevarbeider kan selges internt på skolen uten å være lagt ut for salg til eksterne kunder. Salget skal da være kunngjort på forhånd til alle ansatte. 3. Prissetting av varer og tjenester produsert eller utført av elever Utgangspunktet er at det skal tas betaling for alt salg av elevarbeid. Skolen skal imidlertid ikke være en konkurrent til lokalt arbeidsliv. For at skolene skal få oppdrag, må de i sin prissetting være billigere enn markedspris. Kundene må akseptere at kvaliteten kan variere, og at tidsforbruk er større enn normalt. Alt salg av elevarbeid, uavhengig av om det er salg til eksterne kunder eller ansatte, er avgiftspliktig, og det skal beregnes utgående merverdiavgift av salgssummen. GENERELLE REGLER: 1. Rektor eller den/de han bemyndiger, kan fastsette pris på elevprodukt 2. Det må gjøres påslag for bruk av rekvisita og slitasje på bygninger og utstyr 3. Man skal ikke pris-sette varer og tjenester ut fra medgåtte elevtimer. Skal det beregnes timepris, tar man utgangspunkt i normalt tidsforbruk, men priser arbeidet med en «elevsats». Da kan prisoverslaget ende ut i en fastpris. Utleie av stillaser og annet hjelpemateriell prises som påslag i forhold til antatt tidsforbruk 4. Elevarbeider som ikke lar seg selge, kan i spesielle tilfeller gis bort, men bare rektor eller den/de han bemyndiger, kan godkjenne dette 5. Svinn på grunn av feil som oppstår i elevarbeidet, skal ikke belastes kunden 6. Tidsfrister er på oppdragsgivers risiko 7. Når tjenester utføres utenfor skolen, sørger oppdragsgiver for materialer og andre nødvendige tjenester. Skolen kan bistå med material-lister 8. Redusert pris kan avtales når: dette er nødvendig for å sikre at varen blir omsatt dette er nødvendig for å få tilgang på relevante oppdrag leveringstiden blir vesentlig lengre enn forventet 4. Varelager og bestilling av materiell og råvarer 4.1 Generelt om bestilling av materiell til elevarbeid All bestilling og alt forbruk av materiell og råvarer skal dokumenteres. Det skilles mellom varer ment for videresalg, varer som inngår i opplæringen og varer til bruk i skolens virksomhet. Skillet er nødvendig for å sikre korrekt avgiftsbehandling i forhold til merverdiavgiftsloven. Alle innkjøp skal skje ihht MRFKs retningslinjer og konteres i henhold til gjeldende kontoplan. 4.2 Varelager Skolen må ha tilfredsstillende rutiner for lagerstyring. Alle uttak som tas fra varelager av nevneverdig verdi skal dokumenteres og kunne tilbakeføres til konkrete arbeidsoppdrag eller elevarbeid.

4 4.3 Bestilling og salg av varer ved oppdrag Det skal være avtalt og framgå av ordren at kunden selv skaffer materiell eller råvarer til arbeidsoppdrag (i særskilte tilfeller kan skolen foreta bestillinger til arbeidsoppdrag, og det skal da spesifiseres hvilket arbeidsoppdrag det gjelder). Fylkets innkjøpsavtaler kan verken benyttes av ansatte eller andre kunder. 5. Retningslinjer for fakturering Fylkeskommunens fakturasystem brukes til all fakturering. Faktura registreres i Visma i samråd med den ansvarlige for oppdraget, og økonomiseksjonen i MRFK sender faktura til kunden. Fakturaen skal inneholde opplysninger om: 1. Nummer og dato for utstedelse av dokumentasjonen 2. Angivelse av partene selger og kjøper 3. Ytelsens art og omfang spesifiseres mht arbeidsinnsats, medgått materiell, transport mm 4. Tidspunkt og sted for levering av ytelsen 5. Pris og betalingsforfall 6. Merverdiavgift og andre avgifter knyttet til salget Salget konteres under artskonto «salg av elevarbeid», mens ansvar, ramme og tjeneste påføres av den enkelte skole. Ved store kontrakter kan det være aktuelt med delfakturering underveis. Det må eventuelt framgå av kontrakten. Skolen må følge opp at oppdraget blir fakturert ihht vilkår i kontrakt. 6. Dokumentasjon av kontantsalg Kontantsalg skal følge bokføringslovens bestemmelser, og kasseapparat skal benyttes dersom omsetning overskrider beløpsgrensen for dette. Skolen må etablere rutiner som er i samsvar med forskrift om bokføring paragraf 5-3. Skolen oppfordres til å bruke bankterminal eller Vipps ved alt kontantsalg. 7. Sikring av korrekt og fullstendig registrering av inntektene i regnskapet Det må sendes inn posteringsbilag til økonomiseksjonen som inkluderer alt kontantsalg minst en gang per måned. Inntekter bokføres ihht gjeldende kontoplan. 8. Reklamasjoner Ved arbeidsoppdrag gis kunden rettigheter til reklamasjon ihht inngått arbeidskontrakt. Med helsing Erik Brekken fylkesutdanningssjef Tove Kolberg rådgivar

5