Marianne Knutsen Almås Seniorrådgiver Direktoratet for økonomistyring
Agenda Hvorfor elektronisk faktura? Formatene Hvordan levere EHF
Elektronisk faktura Statlige virksomheter og departementer skal kreve elektronisk faktura Gjelder alle kjøp Som leverandør til statlige virksomheter og departementer, må du levere elektronisk faktura Snart er dette gjeldende for kommunene også, mange kommuner krever i dag Ny IKT forskrift
BII vs. PEPPOL BIS vs. EHF EHF er basert på Europeisk arbeid i regi av BII og PEPPOL/OpenPEPPOL CEN BII Europeiske krav PEPPOL BIS En tilpassing av BII Grensekryssende faktura EHF En tilpassing av PEPPOL BIS Tilrettelagt for norsk lovverk
EHF-standard Omfatter faktura, katalog, ordre, pakkseddel og MLR (kvitteringsmelding) Sendes og mottas via aksesspunkt Trenger kun å knytte seg opp til ett aksesspunkt Enklere, raskere og billigere implementering av digital samhandling
EHF faktura 2.0 EHF faktura og kreditnota 2.0 utgis for å imøtekomme krav fra markedet og økt samsvar med BII/PEPPOL Representerer en videreføring av tidligere arbeid Ny funksjonalitet Støtter fakturering av privatpersoner Fakturering i annen valuta eller mva Utvidet varelinje informasjon Periode Produsent Opprinnelsesland
MLR - Meldingskvittering Ny dokumenttype Bruker må registrere mottak i ELMA 2 gyldige tilbakemeldinger: Jeg har mottatt og vil prosessere videre Jeg har mottatt og vil ikke prosessere videre feil melding
Hvorfor elektronisk faktura? Konkurransefortrinn for leverandører Kan du ikke levere EHF, er det stor mulighet for at du blir valgt bort av det offentlige
Ledelsesfokus hos offentlige 56% Ja Nei Vet ikke
Blir du etterspurt elektronisk faktura? 89% Ja, som oftest I blant Nei, sjeldent Nei, aldri
For å lykkes må det offentlige: Øke ledelsesfokus Endre interne innkjøpsrutiner Når skal vi kreve elektronisk faktura? Skal vi godta papirfaktura? Informere leverandører Sende ut informasjon Oppdatere nettsider Organisasjonsnummer (ELMA) Bestillerreferanse (deres ref.)
Hvem kan motta? Kontroller og oppdater kunderegisteret mot ELMA Kan gjøres automatisk, eller manuelt som her:
Hvem kan motta internasjonalt? http://www.galaxygw.com/support/smp-lookup/
PEPPOL identifikatorer
Hvordan sende elektronisk faktura? Det finnes flere muligheter
Sende fra økonomisystem Ta kontakt med din leverandør av økonomisystemet har de allerede en løsning klar? Inngå avtale med aksesspunkt Kan være samme som ERP leverandør Test mot eget aksesspunkt Både DFØ og Difi har web-basert filtester
Økonomissystemer tilpasset EHF Se også: www.anskaffelser.no/e-handel/artikler/erp-leverandorer
Sende fra WEB-portal Finn en løsning som passer for deg Fakturaportal enkel løsning Web-basert økonomisystem
Web fakturaportaler med EHF Se også: www.anskaffelser.no/e-handel/artikler/web-faktura-leverandorer
Pris? Det er stor variasjon på priser og tjenester Integrasjoner kan variere fra kr. 0,- til kr. 20.000,- Portaler (enkle og komplette) kan variere fra kr. 0,- til f.eks. kr. 32,- pr. faktura, eller en fast sum og fri bruk.
Alle kan sende, mange muligheter EHF uten visning Stilark benyttes EHF med visningskopi Vedlagt visning (PDF) vises Begge alternativ kan inneholde andre vedlegg
EHF-fil før innlesing
Faktura med stilarkvisning
Faktura med visningskopi
Faktura med skannet visning
Hvem kan hjelpe? System leverandør: Økonomisystem Fakturasystem Web fakturaleverandør Kommersielle Bankforbindelse Godkjente aksesspunkt Se Difi og DFØ sine sider hvordan leverandørene kan komme i gang
Oppsummering
Utfordringer Finnes gode løsninger / tilbud til de små leverandørene Forståelse av hva en elektronisk faktura er Kvalitet på EHF filene og vedlegg Informasjon til leverandører Ledelsesfokus Mottak av fakturaer uten forhåndstest Nye versjoner av EHF Rett organisasjonsnummer Tolkning av DIFIs veileder
Målrettet jobbing Kunne håndtere EHF Anskaff et aksesspunkt Synliggjør EHF krav på web Informer ansatte om EHF krav Krev EHF i alle kjøp Informer leverandører om EHF kravet Kjør målrettede kampanjer
Hva kan DFØ bidra med? www.dfo.no/efb Informasjon til leverandører Informasjon til kunder Tekstforslag til informasjonsbrev Kravtektst til anbud Anbudsdokumenter til gjenbruk Tilgjengelig kontaktpunkt elfak@dfo.no eller se www.dfo.no/efb
Nyttige adresser hos Difi Kontakt Difi på: elektronisk.faktura@difi.no aksesspunkt@difi.no eller ap@difi.no elma@difi.no ehf@difi.no Adresser: www.anskaffelser.no www.peppol.eu https://github.com/difi/ EHF diskusjon på LinkedIn
Takk for oppmerksomheten