Versjn nr. 1.1 1 HENSIKT Hensikten med SOP-en (Standard Operating Prcedure/retningslinje) er å beskrive den verrdnede rlle, ansvar g ppgavefrdeling i kliniske legemiddelutprøvinger. Retningslinjen skal sikre at den verrdnede rlle, ansvar g ppgavefrdeling i kliniske legemiddelutprøvinger er i henhld til internasjnale g nasjnale lver, frskrifter g ICH Guideline fr Gd Clinical Practice (ICH GCP) spesifisert under pkt. 6.1 i retningslinje - Overrdnet retningslinje. 2 OMFANG Retningslinjen er veiledende fr alle kliniske legemiddelutprøvinger sm gjennmføres ved Osl universitetssykehus HF. Dersm spnsr er ekstern, f.eks. et legemiddelfirma, kan spnsrs retningslinjer eller SOP-er benyttes, frutsatt at disse er i tråd med internasjnale g nasjnale lver, frskrifter g ICH GCP. 3 ANSVAR Spnsr har et verrdnet ansvar fr å utarbeide g vedlikehlde denne retningslinjen. Ved Osl universitetssykehus HF er spnsrs ansvar g plikter delegert til avdelingsleder der hvedutprøver/nasjnal krdinerende utprøver har sitt ansettelsesfrhld. Nærmere beskrivelse av spnsransvaret g videre delegering av spnsrppgaver er beskrevet i denne retningslinjen. 4 ROLLE-, ANSVARS- OG OPPGAVEFORDELING De viktigste funksjner/rller i gjennmføringen av kliniske legemiddelutprøvinger er spnsr, samarbeidende helsefretak, hvedutprøver, nasjnal krdinerende utprøver, studiemedarbeidere g mnitr. En krt beskrivelse av funksjnene g tilhørende rller, ansvar g ppgaver et gitt nedenfr. Spnsr En persn, et firma, en institusjn eller rganisasjn sm er ansvarlig fr iverksetting, ledelse g/eller finansiering av en klinisk studie. Helsefretaket ved øverste leder vil sm hvedregel være spnsr. Dvs.: Helsefretaket der hvedutprøver er ansatt vil være spnsr ved enkeltsenterstudier. Helsefretaket der nasjnal krdinerende utprøver er ansatt, vil være spnsr ved multisenterstudier. Fr legemiddelutprøving på ppdrag fr industrien eller annen ideell rganisasjn/frskergruppe i Nrge eller utlandet, vil ppdragsgiver sm hvedregel være spnsr. Spnsr kan delegere sine ppgaver i frbindelse med kliniske legemiddelutprøvinger til en enkeltpersn, virksmhet, institusjn eller rganisasjn (eks. CRO). Slik delegering må være skriftlig. Det verrdnede ansvaret kan ikke delegeres. Ved Osl universitetssykehus HF er spnsrs ansvar g plikter delegert til avdelingsleder der hvedutprøver/nasjnal krdinerende utprøver har sitt ansettelsesfrhld. ICH GCP kapittel 5, spnsrppgaver definert i frskriften m klinisk utprøving av legemidler g helsefrskningslven 5 g 6 med frskrift. SOP 1.3 Versjn 1.0. Skrevet ut: 12.12.2011 Side 1 av 6
Versjn nr. 1.1 Sørge fr at: - internkntrllsystem med skriftlige retningslinjer etableres g vedlikehldes - det tilrettelegges fr frsvarlig rganisering, igangsetting, gjennmføring, frmidling, avslutning g etterfrvaltning av kliniske legemiddelutprøvinger - ICH GCP krav følges - frskningsdata behandles frsvarlig - det ppnevnes en ansvarshavende persn fr frskningsbibank i henhld til helsefrskningslven 26 - det freligger nødvendig frsikring av frsøkspersnene - utprøvingspreparat inkludert sammenlikningspreparat med eventuelt tilhørende utstyr gjøres gratis tilgjengelig fr pasienten - mnitrering utføres - det i multisenterstudier inngås skriftlig avtale med samarbeidende helsefretak/andre samarbeidsparter fr å sikre direkte tilgang til alle studiesentre, kildedata, dkumenter g rapprter fr mnitrering, auditering g ev. inspeksjner - Ved Osl universitetssykehus er særskilte spnsrppgaver delegert til avdelingsleder: Sørge fr at eventuelle hvedutprøvere har de nødvendige kvalifikasjner til å utføre ppgaver i studien Sørge fr at utprøvingspreparat inkludert sammenligningspreparat med ev. tilhørende utstyr gjøres gratis tilgjengelig fr pasienten Sikre at eventuelle avvik følges pp ved behv i henhld til retningslinje Samarbeidende helsefretak i multisenterstudier Samarbeidende HF der hvedutprøver i multisenterstudier er ansatt. Samarbeidende helsefretak har ansvar fr den del av studien sm fregår i eget HF. Helsefrskningsfrskriften jf. 3, 4 g 6. Hvedutprøver Hvedutprøver er en utprøver sm leder utprøvingen ved det enkelte utprøvingssted (HF). Hvis det er en enkeltsenterstudie har hvedutprøver tilsvarende rlle, ansvar g ppgaver sm beskrevet under avsnittet nasjnal krdinerende utprøver. Hvedutprøver skal enten være lege eller tannlege. Hvedutprøver skal i tillegg ha tilstrekkelig kvalifikasjner fr å kunne lede g gjennmføre utprøvingen i eget HF. Hvedutprøver skal kunne dkumentere ICH GCP-kunnskap. Hvedutprøver kan delegere ppgaver til studiemedarbeidere g samarbeidsparter. Slik delegering må være skriftlig. Det verrdnete ansvaret kan ikke delegeres. ICH GCP kapittel 4 g (hved) utprøverppgaver definert i frskriften m klinisk utprøving av legemidler samt helsefrskningsfrskriften 5 så langt den passer. SOP 1.3 Versjn 1.0. Skrevet ut: 12.12.2011 Side 2 av 6
Versjn nr. 1.1 Sørge fr: - å frankre studien i eget helsefretak jf. interne rutiner. - å inngå avtaler med lkale samarbeidsparter i studien g skriftlig delegere ppgaver til medarbeidere, se Retningslinje fr samarbeidsavtaler, infrmasjnsrutiner g delegering av ppgaver - at etiske, medisinske, helsefaglige, vitenskapelige, persnvern- g infrmasjnssikkerhetsmessige frhld ivaretas i den daglige driften ved utprøvingsstedet - at utprøvingen gjennmføres i henhld til gdkjent frskningsprtkll - å tilrettelegge fr mnitrering, ev. audit g inspeksjn - å melde avvik i henhld til interne retningslinjer Nasjnal krdinerende utprøver Nasjnal krdinerende utprøver krdinerer de nrske sentrene sm deltar i en multisenterutprøving. Nasjnal krdinerende utprøver er ansvarlig fr krdineringen av utprøvingen nasjnalt, herunder å sørge fr REK gdkjenning g rapprtering. Nasjnal krdinerende utprøver skal være et bindeledd mellm spnsr g de nrske sentra. Nasjnal krdinerende utprøver kan være hvedutprøver ved eget HF g vil da ha samme ansvar sm beskrevet under avsnittet hvedutprøver. Nasjnal krdinerende utprøver har samme ansvar sm prsjektleder etter helsefrskningsfrskriften 5 g 6. Sørge fr: - å innhente gdkjenning fra REK g SLV g sørge fr rapprtering g melding av endringer - å frankre studien i eget helsefretak jf. interne rutiner. - å infrmere samarbeidende helsefretak - å søke ytterligere gdkjenning fr spesielle utprøvinger sm f.eks. genmdifiserte rganismer, genterapi, genetiske undersøkelser - at etiske, medisinske, helsefaglige, vitenskaplige, persnvern- g infrmasjnssikkerhetsmessige frhld ivaretas i den daglige driften - at utprøvingen gjennmføres i henhld til gdkjent frskningsprtkll - å tilrettelegge fr mnitrering, ev. audit g inspeksjn - å melde avvik i henhld til interne retningslinjer Ved utprøverinitierte legemiddelutprøvinger utgått fra et HF er følgende spnsrppgaver delegert til nasjnal krdinerende utprøver (multisenterstudier) eller hvedutprøver (enkeltsenterstudier): - Utfrme prtkllen, pasientinfrmasjn g samtykkeerklæring, ev. Investigatr s Brchure g/eller farmasøytisk-kjemisk dkumentasjn, CRF/spørreskjema samt studiespesifikke retningslinjer, jf. Retningslinje SOP 1.3 Versjn 1.0. Skrevet ut: 12.12.2011 Side 3 av 6
Versjn nr. 1.1 fr søknadsprsess, gdkjenninger g ppstart, Retningslinje fr utarbeidelse av Case Reprt Frm (CRF) g spørreskjema, g Retningslinje fr randmisering, blinding g avblinding. - Nytte- g risikfrhldet ved å gjennmføre studien skal frtløpende vurderes under frsøket. - Vurdering av alvrlige uønskede medisinske hendelser, Serius Adverse Events (SAE) g melding av Suspected Unexpected Serius Adverse Reactin (SUSAR) til SLV jf. Retningslinje fr rapprtering av uønskede medisinske hendelser g bivirkninger. - Legemiddelhåndtering jf. Retningslinje fr legemiddelhåndtering - Infrmere alle samarbeidsparter i studien m endringer i prtkll, infrmasjnsskriv, framdrift g andre vesentlige endringer i frbindelse med gjennmføring av den kliniske utprøvingen, jf. Retningslinje fr samarbeidsavtaler, infrmasjnsrutiner g delegering av ppgaver. - Sørge fr nødvendig pplæring av alle utprøvere g studiepersnell i henhld til prtkll g retningslinjer i den enkelte studie, jf. Retningslinje fr pplæring. - Infrmere alle hvedutprøvere m mistenkte bivirkninger sm er alvrlige g uventede, jf. Retningslinje fr samarbeidsavtaler, infrmasjnsrutiner g delegering av ppgaver. - Sørge fr at frskningsansvarlig ved øvrige samarbeidende HF/part(er) er tilstrekkelig rientert m studien g at det inngås skriftlige avtaler med alle hvedutprøvere/ senter, jf. Retningslinje fr samarbeidsavtaler, infrmasjnsrutiner g delegering av ppgaver. - Opprette en Trial Master File (TMF) fr studien sm inkluderer dkumenter fra hvert enkelt helsefretak (studiesenter). I tillegg pprettes en Investitgatr s Site File (ISF) ved hvert studiesenter, jf. Retningslinje fr studiearkiv. - Avslutte g arkivere studien jf. Retningslinje fr avslutning av kliniske legemiddelutprøvinger. Fr studier med ekstern spnsr, skal ev. delegering av spnsrppgaver til nasjnal krdinerende utprøver reguleres i en egen avtale mellm spnsr g deltakende HF/nasjnal krdinerende utprøver. - Ved Osl universitetssykehus HF er i tillegg følgende spnsrppgaver delegert til hvedutprøver ved enkeltsenterstudier/nasjnal krdinerende utprøver ved multisenterstudier: Vurdere hvrvidt uavhengige data-/sikkerhets-mnitreringskmité skal pprettes i studien Underskrive på vegne av spnsr (Osl universitetssykehus HF) på alle søknader, meldinger g rapprter, m ikke annet er spesielt nevnt. Sørge fr at det blir tegnet nødvendig frsikring via legemiddelansvarsfreningen Studiemedarbeider Studiemedarbeidere, eksempelvis utprøvere g studiesykepleiere, utfører ppgaver i kliniske utprøvinger etter skriftlig delegering fra hvedutprøver. Utprøver er lege eller tannlege sm utfører klinisk utprøving. Utføre ppgaver etter nærmere delegering fra hvedutprøver. Studiemedarbeidere sm er helsepersnell har fr øvrig et selvstendig ansvar etter helsepersnellven 4 m krav til frsvarlighet. Skal spesifiseres i delegeringslgg eller tilsvarende dkument. SOP 1.3 Versjn 1.0. Skrevet ut: 12.12.2011 Side 4 av 6
Versjn nr. 1.1 Mnitr Den persn sm utfører mnitrering i henhld til definisjnen av mnitrering i ICH GCP. Enhver legemiddelutprøving skal ha en mnitr. Mnitr er en representant eller utøver sin virksmhet på ppdrag fra spnsr. Mnitr skal ha kjennskap til alle relevante lver g regler fr legemiddelutprøving. Mnitr kan ikke være hvedutprøver eller studiemedarbeider i den aktuelle studien. Utføre mnitrering etter gjeldende mnitreringsplan/avtale fr den enkelte studie g i henhld til ICH GCP 5.18. Gjennmføre mnitreringsbesøk jf. gjeldende Retningslinje fr mnitrering, gjeldende mnitreringsplan/avtale fr den enkelte studie samt rapprtere til spnsr/hvedutprøver gjennm mnitreringsrapprter. 5 AVVIKSBEHANDLING Avvik vedrørende behandling av helsepplysninger skal skje i samsvar med sykehusets interne avvikssystem i virksmhetsprtalen (lenken virker kun fra Intranett). Avviksbehandling fr øvrig skal skje i samsvar med Retningslinje Lukking av avvik. 6 REFERANSER 6.1 EKSTERNE REFERANSER Helsefrskningslven særlig 5 g 6 Helsepersnellven særlig 4 Frskrift m klinisk utprøving av legemidler til mennesker 2009-10-30-1321 Frskrift m rganisering av medisinsk g helsefaglig frskning 2009-07-01-955 særlig 3, 4, 5 g 6. ICH Guideline fr Gd Clinical Practice (GCP) E6 (R1) - særlig kapittel 4 g 5 Veiledning til frskrift av 30. ktber 2009 m klinisk utprøving av legemidler til mennesker versjn 2.0./8.-sept- 2011. 6.2 INTERNE REFERANSER Retningslinje fr samarbeidsavtaler, infrmasjnsrutiner g delegering av ppgaver. Mal ekstern avtale i multisenterstudier Retningslinje Søknadsprsess, gdkjenninger g ppstart. Retningslinje Utarbeidelse av Case Reprt Frm (CRF) g spørreskjema. Retningslinje Randmisering, blinding g avblinding. Retningslinje Rapprtering av uønskede medisinske hendelser g bivirkninger. Retningslinje Legemiddelhåndtering Retningslinje Plan fr pplæring SOP 1.3 Versjn 1.0. Skrevet ut: 12.12.2011 Side 5 av 6
Versjn nr. 1.1 Retningslinje Studiearkiv Retningslinje Avslutning av kliniske legemiddelutprøvinger. Retningslinje Mnitrering Retningslinje Lukking av avvik 7 VEDLEGG 8 DEFINISJONER Retningslinje Definisjner SOP 1.3 Versjn 1.0. Skrevet ut: 12.12.2011 Side 6 av 6