VÅR DATO VÅR REFERANSE 1 18.10.2010 2010/12512 DERES DATO DERES REFERANSE VÅR SAKSBEHANDLER Kjell Arne Johansen tlf 913 25 694 Ål kommune, rådmann Bjørgulv Noraberg 3570 ÅL TILSYNSRAPPORT MED VARSEL OM PÅLEGG VEDRØRENDE SIKRING AV VEDLIKEHOLD OG ET TILFREDSTILLENDE INNEKLIMA I ÅL KOMMUNE SINE SKOLEBYGG Vi viser til tilsynsbesøk den 16.09.2010 hos Ål kommune. Til stede fra virksomheten: Tore Skaalerud, vedlikeholdsingeniør Gunvor Rotneim, personalrådgiver / HMS-ansvarlig Kjersti Granli, verneombud Ål ungdomsskole Anne Marie Stokkedal, rektor Ål ungdomsskole Else Marie Brandlie, hovedtillitsvalgt Utdanningsforbundet Oddvar Staue, ledende vaktmester Til stede fra Arbeidstilsynet: Senioringeniør Kjell Arne Johansen Hensikten med tilsynet I tilsynssatsningen Med skolen som arbeidsplass setter Arbeidstilsynet fokus på hvordan skoleeierne, skoleledelsen og de ansatte arbeider sammen i forhold til å skape et godt inkluderende arbeidsmiljø som er helsefremmede og forebyggende i forhold til sykefravær og utstøting blant skolens ansatte. Et av virksomhetens viktigste redskap for å sørge for dette er gjennom det systematiske helse-, miljøog sikkerhetsarbeidet (HMS-arbeidet). Et HMS- system som avdekker, forbedrer og reduserer risikoforhold kan forebygge arbeidsrelatert sykdom og skade. I denne tilsynssatsingen er bl.a. det systematiske arbeidet med å forebygge et helseskadelig inneklima et sentralt tema. Arbeidstilsynet setter fokus på hvorvidt skoleeierne arbeider systematisk med inneklima og vedlikehold av skolene. Gjennom tilsynsprosessen i 2010 vil Arbeidstilsynet føre tilsyn med hvordan skoleeiere i samarbeid med skolenes ledelse kartlegger inneklima og bygningenes tilstand, planlegger utbedringstiltak, utarbeider og følger opp vedlikeholdsplaner. Godt vedlikehold er nødvendig for å hindre at inneklima får negative innvirkninger på helse og arbeidsevne, og for å opprettholde en tilfredsstillende velferdsmessig standard. Beskrivelse av tema for tilsynet Under tilsynet etterspurte Arbeidstilsynet redegjørelse og skriftlig dokumentasjon i forhold til følgende: Skoleeiers kartlegging og risikovurdering av inneklima og forhold som innvirker på inneklima i de skolene som skoleeier har ansvar for. Skoleeiers overordnede vedlikeholdsstrategi, samt vedlikeholdsplaner som viser hvordan vedlikeholdsstrategien er fulgt opp i praksis i skolene. POSTADRESSE E-POST TELEFON ORGANISASJONSNR Postboks 4720 Sluppen post@arbeidstilsynet.no 81 54 82 22 974771659 7468 Trondheim INTERNETT TELEFAKS Norge www.arbeidstilsynet.no 73 19 97 01
VÅR REFERANSE 2 Tidfestet plan for mer omfattende rehabiliteringer med konkrete tiltak og grunnlaget for prioritering mellom de skolene som skoleeier har ansvar for. Midlertidige tiltak i påvente av rehabilitering der det er kartlagt belastninger på grunn av dårlig inneklima. Skoleeiers vurdering av om planlagt vedlikehold er tilstrekkelig for å oppnå og opprettholde tilfredsstillende inneklima i skolene, eventuelt hva som skal til for å bedre situasjonen. I tilsynet fremkom det blant annet at: Ål kommune har 5 barneskoler og en ungdomsskole. Det opplyses at den generelle tilstanden er relativt god. Vaktmestertjenesten er organiseres med 5 vaktmestere, en snekker og en maler. Disse er underlagt drift- og vedlikeholdsavdelingen. Renhold er organisert som egen enhet og eget budsjett. Renhold gjennomføres i arbeidstiden. Siden denne organiseringen ble etablert, oppleves renholdsrutinene som tilfredsstillende. Vernerunder og vedlikeholdsrunder gjennomføres i den enkelte enhet etter en fastsatt aktivitetsplan eller årshjul. Kopi av vernerunder sendes til drift- og vedlikeholdsavdelingen. Vedlikeholdsrunder utføres av drift- og vedlikeholdsavdelingen sammen med enhetsleder (rektor) og verneombud èn gang pr år. Behov for utbedringer o.l. som oppstår underveis, kommuniseres direkte med vaktmester pr teleforn eller e-post. Felles fastlagt avvikssystem er ikke etablert. I den grad dette finnes, benyttes dette normalt på andre områder enn drift, vedlikehold eller inneklimarelaterte spørsmål/avvik. Det ble opplyst at Ål kommune, sammen med øvrige kommuner i Hallingdal, samarbeider om innføring av et nytt felles data-verktøy for HMS med blant annet system for avviksrapportering. Dette skal etter planen være innført ved årsskiftet 2010/2011. Opplysninger om status på antall godkjente skoler etter forskrift om miljørettet helsevern eller gjennomførte tilsyn fra miljørettet helsevern kunne ikke fremlegges i tilsynet. Fra tilsyn gjennomført på Ål skole og Ål ungdomsskole 6. og 7. september 2010, kom det frem følgende forhold som er relevant i forhold til inneklima: Nedre Ål skole: Størst utfordring i hverdagen ble oppgitt å være trangboddhet (26 elever pr. klasserom, bygd for 22). For små rom, og et ventilasjonsanlegg som gjorde at de måtte sitte på midten av rommet pga kaldt langs veggen. Stor frustrasjon over at det tok så lang tid å få orden på inneklima. Bygningsmasse opprinnelig fra 1963, med påbygg/ombygg i 92, 2000 (SFO), 2002 (adm., og spes. Rom), 2006 (svømmehall), 2010 ( gymsal). All ventilasjon ble oppgradert fra 2000-2010. De ansatte opplever at innelufta blir fort dårlig, og må lufte med vinduene for å kompensere. De melder om store temperatursvingninger, SFO har vært nedi 12 grader forrige vinter og er spent på kommende vinter. Avd. Djup har det for kaldt inntil veggene (må ellers ha det varmt pga spesial elever, noe som er en utfordring for lærerne). Nytt klasserom (tidl. Musikkrom) mangler solavskjerming, altfor varmt.
VÅR REFERANSE 3 Plagsom akustikk på Sfo`s lekerom (tidligere gymsal). Ansatt får hodepine etter 2 timer der. Kaldt i resepsjonen. Ål ungdomsskole: Bygning fra 1963, renovert for 4 år siden. Nyoppussede lokaler som de var stolte av. Verken leder eller VO nevnte noen spesielle arbeidsmiljøutfordringer i forbindelse med inneklima pr nå. De hadde brukt mye tid på å kjøre inn ventilasjonsanlegget i samarbeid med vaktmester. De jobber nå med å få opplevelsene til å passe med innstilt anlegg. Anlegget har ikke kjøling. De aksepterte at justering av anlegget/innreguleringsperiode var pågående og greit. Ansatte var kjent med at i skolen sine kartlegginger og risikovurderinger inngikk luft, innemiljø og lydnivå. Maskiner blir kartlagt og risikovurdert. Ellers var ikke inneklima noe stort tema. For øvrig en sjelden stille skole!!! Tydelig at de er opptatt av lydmiljø, og inneklima. Det ble benyttet innesko og besøkende måtte bruke overtrekksplast på skoene. Arbeidstilsynet registrer at meldinger om avvik ikke er benyttes i særlig grad, og de meldinger som sendes "forsvinner" noe i systemet. Ål kommune kunne ikke dokumentere skriftlig at det er gjennomført kartlegging og risikovurdering av inneklima og forhold som innvirker på inneklima. Utover hva som fremkommer på vernerunder og vedlikeholdsrunder, ble det opplyst at inneklima ikke har vært tatt opp som eget tema. Kunnskap om inneklima (både gjennom god kartlegging og generell kompetanse på hva som påvirket inneklima) er viktig for å kunne forebygge. For å kunne forebygge, er det derfor nødvendig med kartlegginger og verktøy som kan sette funn inn i en større sammenheng, slik at det er mulig å både risikovurdere, prioritere og lage gode planer for tiltak. Kommunen opplyser at de ikke har gode verktøy for drifts og vedlikehold. Det som pr i dag brukes er et excel-dokument hvor hver bygning er oppført med aktuelle tiltak som det er behov for, en prioritering og kostnader. Utover den tilstandsvurderingen som gjennomføres som vedlikeholdsrunder èn gang pr år, kunne ikke kommunen redegjøre for følgende forhold: brukernes rapporterte opplevelse og erfaringer (vernerunder, arbeidsmiljøundersøkelser, medarbeidersamtaler) meldte helseproblemer målinger av inneklimafaktorer i nødvendig grad (CO2/luftmengder, temperatur, fuktmåling i materialer, radon, belysning/synsforhold og støy). Rutiner for hvordan kartlegging og risikovurdering, som blant annet ivaretar disse nevnte forhold, kunne ikke fremvises. Fordeling av roller og ansvar for drift- og vedlikehold virket ellers svært ryddig. Innenfor et tildelt budsjett for drift- og vedlikehold, planlegges neste års tiltak. Dette baserer seg på de tilstandsvurderinger som gjøres i forkant. Det foreligger derimot ingen bevisst vedlikeholdsstrategi bak denne planprosessen. Kommunen kunne ikke redegjøre for følgende forhold som ansees som grunnlag en slik strategi bør bases seg på: målsetting for tilfredsstillende standard for bygning og inneklima, i overensstemmelse med brukernes behov for å ivareta helse, miljø og sikkerhet Kunnskap om verdibevarende vedlikehold, jf NS 3424, NS 3454 og rapporten Vedlikehold i kommunesektoren. Fra forfall til forbilde. Rapporten er utarbeidet for KS 2008 og er tilgjengelig på: http://www.ks.no/upload/115033/074034vedlikehold_rapp.pdf kunnskap om normal levetid og nødvendig forebyggende vedlikehold av
VÅR REFERANSE 4 o bygningen (konstruksjon) o materialer/overflater o installasjoner og utstyr kunnskap om særskilte forhold som kan påvirke vedlikeholdsbehovet behov for å tilpasse vedlikeholdsarbeid til den ordinære driften av skoler medvirkning fra skoleledelse og verneombud behov for å rette feil som oppstår eller problemer som rapporteres budsjettmessig dekning av forutsigbart vedlikehold, budsjettfordeling etter ansvar og kriterier for prioritering/anvendelse av vedlikeholdsmidler at planer for forebyggende vedlikehold dekker en periode på minst 4 år Vedlikeholdsplanen som ble fremlagt er et notat; "Vedlikehaldsprosjekter 2010/ 2011", som ble fremlagt til "Strategikonferanse April 2010". Arbeidstilsynet kan ikke se at denne planen ivaretar følgende forhold: Hvilke forhold som skal kontrolleres, krav til kompetanse og hvem som utfører Avtaler med virksomheter som har vedlikeholdsoppdrag Plan for rutinemessig utskifting/rengjøring av komponenter Eventuelle tilstandskriterier for tiltak (eks. gulvbelegg, vinduer, takbelegg) Rutiner for registrering og oppfølging av rapporterte feil eller avvik fra skoleledelse Dokumentasjon av kontroller, gjennomførte reparasjoner/utskifting Rutiner for oppfølging av avviksmeldinger når nødvendige tiltak overskrider vedlikeholdsbudsjettet Ål kommune kan ikke dokumentere sammenheng mellom en reell kartlegging som ivaretar alle aspekt ved inneklima, inkl. bred medvirkning mv., via en strategi som er basert på målsettinger, kunnskap og kriterier, til en plan for løpende vedlikehold og plan for nødvendig rehabilitering/nybygg. Ål kommune hadde ingen vurderinger om vedlikeholdet som pr i dag er planlagt er tilstrekkelig for å oppnå eller opprettholde tilfredsstillende inneklima i skolene. Basis i en slik vurdering kan kommunen finne i generell kunnskap om hva det verdi bevarende vedlikeholdet bør ligge på mangler (jf NS 3424). På bakgrunn av tilsynsbesøket vurderer Arbeidstilsynet derfor å gi pålegg. Begrunnelsen for varsel om pålegg er listet opp nedenfor, men må også sees i sammenheng med de omtalte forhold som er nevnt ovenfor. Begrunnelse for varsel om pålegg: 1. Ål kommune har ikke dokumentert tilfredsstillende kartlegging og vurdering av risiko knyttet til inneklima og forhold som innvirker på inneklima i de skolene som skoleeier har ansvar for. I henhold til arbeidsmiljøloven 3-1 (2) c, jfr. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 6 har arbeidsgiver plikt til å kartlegge farer og problemer og på den bakgrunn vurdere risiko, samt utarbeide tilhørende planer og tiltak for å redusere risikoforholdene med hensikt å forebygge arbeidsrelatert sykdom og skade forårsaket av uheldige inneklimaforhold. Se varsel om pålegg nr. 2 2. Det å kartlegge arbeidsmiljøutfordringer og farer, risikovurdere disse og på bakgrunn av dette iverksette nødvendige tiltak og planer, er ikke et arbeid som utføres bare én gang. Internkontrollforskriften krever systematikk i HMS-arbeidet og det betyr at HMS-
VÅR REFERANSE 5 aktivitetene må gjentas. Hvor ofte og hvordan HMS-aktivitetene gjennomføres, er avhengig av de utfordringer og det risikobildet som finnes i virksomheten. Internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7 krever at det utarbeides skriftlige rutiner som beskriver de ovennevnte aktiviteter tilpasset virksomhetens risikoforhold. Arbeidstilsynet har ikke blitt forelagt dokumentasjon som viser at Ål kommune har skriftlige rutiner for kartlegging og risikovurdering av inneklima og forhold som innvirker på inneklima. Det ble bekreftet under tilsynet at man ikke har rutiner for kartlegging. Slike rutiner ansees som nødvendige for at internkontrollsystemet skal fungere som forutsatt, og være det styringsverktøyet på HMSområdet som loven krever. Se varsel om pålegg nr. 2 3. Det ble bekreftet under tilsynet at Ål kommune ikke har en overordnet vedlikeholdsstrategi. Ål kommune må derfor i samarbeid med arbeidsgiver og ansatte utarbeide vedlikeholdsstrategi og planer for systematisk vedlikehold som er nødvendige for å sikre at inneklima til enhver tid er tilfredsstillende. Vedlikeholdsstrategien skal dokumenteres skriftlig og det skal lages vedlikeholdsplaner for den enkelte skole. Jfr. arbeidsmiljøloven 3-1 (2) c) jfr. forskrift om systematisk helse, miljø og sikkerhetsarbeid 5 (2) nr. 6. Se varsel om pålegg nr. 3 Varsel om pålegg: Arbeidstilsynet har hjemmel til å gi pålegg og til å sette vilkår i arbeidsmiljøloven 18-6 (1) og (6). På bakgrunn av ovennevnte vurderer Arbeidstilsynet å gi følgende pålegg: 1. Skoleeier skal utarbeide og iverksette skriftlige rutiner for å sikre jevnlig og systematisk kartlegging av helsefarer og problemer knyttet til bygninger og installasjoner med hensyn til forhold som kan påvirke inneklima. Dette for å kunne sikre at inneklima til enhver tid er tilfredsstillende, jfr. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7 Frist for gjennomføring: 15.01.2011 Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har fått tilsendt kopi av rutinen. 2. Ål kommune skal i samarbeid med arbeidsgiver og ansatte kartlegge helsefarer og problemer knyttet til bygninger og installasjoner med hensyn til forhold som kan påvirke inneklima for derved å kunne sikre at inneklima til enhver tid er tilfredsstillende. I tillegg skal det utarbeides en handlingsplan /skriftlige planer med tiltak for å redusere de risikoforhold som er avdekket jfr. arbeidsmiljøloven 3-1 (2) c, jfr. internkontrollforskriften 5, 2.ledd nr.6. Frist for gjennomføring: 15.01.2011 Pålegget anses oppfylt når Arbeidstilsynet har fått tilsendt kopi av kartlegginger / risikovurderinger og kopi av plan for tiltak som er utarbeidet på bakgrunn av kartlegging og risikovurdering av relevante utfordringer. Planen må inneholde tiltak, tidsfrist og ansvarlig for gjennomføring. 3. Skoleeier skal i samarbeid med arbeidsgiver og ansatte utarbeide vedlikeholdsstrategi og planer for systematisk vedlikehold, og gjennomføre de tiltak som er nødvendige for å sikre at inneklima til enhver tid er tilfredsstillende. Vedlikeholdsstrategien skal dokumenteres skriftlig
VÅR REFERANSE 6 og det skal lages vedlikeholdsplaner for den enkelte skole. Jfr. arbeidsmiljøloven 3-1 (2) c) jfr. forskrift om systematisk helse, miljø og sikkerhetsarbeid 5 (2) nr. 6. Frist for gjennomføring: 15.01.2011 Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har mottatt kopi av skoleeiers (utleiers) skriftlige vedlikeholdsstrategi og denne viser at de forhold som er nevnt i begrunnelsen for pålegget ivaretas. Videre saksgang Hvis virksomheten har kommentarer til det som er beskrevet eller til de pålegg med frister som er vurdert, ber vi om en skriftlig tilbakemelding innen 10.11.2011 Hvis virksomheten ikke har kommentarer til det som er beskrevet eller til de pålegg med frister som er varslet i dette brevet, så vedtar vi pålegg i tråd med det som er beskrevet i dette varselet. Vedtaket om pålegg vil deretter bli sendt virksomheten. Vi ber om at virksomheten henviser til sak 10/12512 ved eventuelle henvendelser til Arbeidstilsynet. Med hilsen Arbeidstilsynet Indre Østland Jan Wulfsberg Muggerud tilsynsleder (sign.) Kjell Arne Johansen senioringeniør (sign.) Dette brevet er godkjent elektronisk i Arbeidstilsynet og har derfor ingen signatur. Kopi til: Ål kommune v/ Gunvor Rotneim 3570 ÅL Ål kommune, teknisk drift 3570 ÅL Ål ungdomsskule, verneombud Kjerst Granli Sundrevegen 42 3570 ÅL Ål ungdomsskule, rektor Anne Marie Stokkedal Sundrevegen 42 3570 ÅL Ål kommune, hovedverneombudet 3570 ÅL Ål kommune, hovedtillitsvalgt Else Marie Brandlie 3570 ÅL Nedre Ål skule, verneombudet 3570 ÅL Nedre Ål skule, rektor Kjell Arne Haavaldsen 3570 ÅL Ål kommune, kommunalsjef oppvekst Eldgrim Springgard 3570 ÅL