TILSYNSRAPPORT MED VARSEL OM PÅLEGG - BJØRNEVATN SKOLE. Vi viser til tilsyn gjennomført ved Bjørnevatn skole i Sør-Varanger kommune dato

Transkript

1 VÅR DATO VÅR REFERANSE DERES DATO DERES REFERANSE VÅR SAKSBEHANDLER Grete Wikstrand tlf SØR-VARANGER KOMMUNE v/rådmannen Postboks KIRKENES TILSYNSRAPPORT MED VARSEL OM PÅLEGG - BJØRNEVATN SKOLE Vi viser til tilsyn gjennomført ved Bjørnevatn skole i Sør-Varanger kommune dato Til stede fra skolen: Kjersti Øvergaard Dahlberg, rektor Hege Wartiainen, inspektør Alice Sivertsen, arbeidsleder SFO og verneombud 5 ansatte Til stede fra Arbeidstilsynet: jurist Trine Gamst og seniorinspektør Grete Wikstrand Innhold 1.0 Hensikten med tilsynet Tilsynsgjennomføringen Tema for tilsynet Positive trekk ved arbeidsmiljøet Forbedringsområder hvor det ikke er brudd på lov eller forskrift Sammendrag Varsel om pålegg Nødvendig tid til å utføre vernearbeid Planer for å redusere tidspress Rutine for systematisk kartlegging System for avvikshåndtering Håndtering av klager Omstilling Vold- og trusselsituasjoner Opplæring i forebygging av vold- og trusselsituasjoner Rutine for oppfølging av sykefravær Arbeidsgivers opplæring i helse, miljø og sikkerhet Videre saksgang med frist for tilbakemelding Hensikten med tilsynet Tilsynet ved skolen er en del av Arbeidstilsynets nasjonale satsning Med skolen som arbeidsplass. I forbindelse med denne satsingen i 2009, gjennomfører Arbeidstilsynet tilsyn ved skoler i flere av landets kommuner, fylkeskommuner og privatskoler. POSTADRESSE E-POST TELEFON ORGANISASJONSNR Postboks 343 nord-norge@arbeidstilsynet.no Finnsnes INTERNETT TELEFAKS Norge

2 VÅR REFERANSE 2 Arbeidstilsynet ønsker å sette fokus på skolenes og skoleeiers arbeid med å skape godt inkluderende arbeidsmiljø for arbeidstakerne i skolen, og et arbeidsmiljø som er helsefremmede og forebyggende i forhold til sykefravær og utstøting. Målet er et arbeidsmiljø hvor alle ansatte holder seg mest mulig sunne og friske, fysisk så vel som psykisk. Det handler altså om i størst mulig grad å forebygge eller fjerne mulige arbeidsrelaterte årsaker til helseplager og sykefravær. Et av virksomhetens viktigste redskap for å sørge for dette er gjennom det systematiske helse-, miljøog sikkerhetsarbeidet (HMS-arbeidet). Systematisk HMS-arbeid er å forebygge sykdom ved å redusere risikofaktorene som forårsaker sykdom. 2.0 Tilsynsgjennomføringen Tilsynet ved skolen hadde en varighet på ca. 4 timer og ble gjennomført på følgende måte: - Innledende møte med ledelsen og verneombud til stede (ca 1,5 t) - Gruppesamtale 4-8 arbeidstakere (ca 1,5 t) - Oppsummering av tilsynsdagen med ledelsen og verneombud (ca 30 min) I tillegg er det gjennomført et oppsummeringsmøte med skoleeier I dette møtet oppsummerte Arbeidstilsynet funn etter tilsynsbesøkene ved begge besøkte skoler i kommunen, samt det som fremkom av den innsendte skriftlig dokumentasjon fra skoleeier knyttet til inneklima. I dette møtet var følgende til stede: - Terje Johansson, hovedtillitevalgt utdanningsforbundet - Ivar Kaski, virksomhetsleder FDV - Kirkst Ø. Dahlberg, rektor Bjørnevatn skole - Hege Wartiainen, inspektør, Bjørnevatn skole - Alice Sivertsen, Bjørnevatn skole - Arne Risan, inspektør Kirkenes skole - Michael Berstad, verneombud, Kirkenes skole - Robert Nesje, tillitsvalgt, Kirkenes skole - Inge Svendsen, kommunalsjef, Sør-Varanger kommune 3.0 Tema for tilsynet Under tilsynet hadde Arbeidstilsynet fokus på følgende tema: - Verneombud/sikring av arbeidsmiljøkompetanse - Kartlegging, risikovurdering og oppfølging av arbeidsmiljøutfordringer - Kommunikasjon og medvirkning i HMS-arbeidet - Rapportering av avvik (uheldige forhold) - Utvalgte arbeidsmiljøfaktorer: konflikter, omstillinger, vold og trusler - Organisering og tilrettelegging av arbeidet - Rutiner og prosedyrer for sykefraværsoppfølging - Oppfølging av sykemeldte arbeidstakere

3 VÅR REFERANSE Positive trekk ved arbeidsmiljøet I tilsynet fremkom det blant annet at skolen har følgende: - Både ansatte og leder opplyser at det er generelt et godt arbeidsmiljø på skolen. - Ansatte kjenner til hvem som er verneombud - Ansatte kjenner for det meste til hvilke oppgaver/rolle verneombudet har - Verneombudet har nødvendig opplæring - Verneombudet får tid til å gjøre verneombudsarbeid, selv om det enkelte ganger kan være vanskelig å ta seg tid - Man gjennomfører personalmøter - Ansatte og ledere sier at de har god nok medvirkning på skolen - Det finnes HMS-utvalg på skolen - Det gjennomføres medarbeidersamtaler, for de fleste, ikke alle har gjennomført dette - Skolen har skriftlige rutiner for hvordan man følger opp avvik og man har vaktmesterbok - Skolen har skriftlig rutine for konflikthåndtering - Man gjennomfører oppfølging av sykemeldte, for eksempel oppfølgingsplan innen 6 uker og dialogmøter innen 12 ukers sykefravær. - Det gjøres tiltak for tilrettelegging for delvis sykemeldte arbeidstakere 5.0 Forbedringsområder hvor det ikke er brudd på lov eller forskrift - Skolens internkontrollhåndbok kan revideres - Skolen kan benytte seg mer av kommunens IA-kontakt og kommunens policy, bant annet når det gjelder tiltak for tilrettelegging for sykemeldte og kanskje tilretteleggingstilskudd. 6.0 Sammendrag - Arbeidstilsynet har inntrykk av at det er godt arbeidsmiljø på Bjørnevatn skole - Det gjøres mange gode tiltak for å fremme godt arbeidsmiljø og for å hindre at folk blir syke. - Bjørnevatn skole har oppfølging av sykemeldte. - Det systematiske arbeidet med helse, miljø og sikkerhet har flere mangler. - Det ble opplyst at de største utfordringene i arbeidsmiljøet var tidspress og utagerende elever. 7.0 Varsel om pålegg Arbeidstilsynet har hjemmel til å gi pålegg og til å sette vilkår i arbeidsmiljøloven 18-6 (1) og (6). Arbeidstilsynet vurderer å gi følgende pålegg: 1. Nødvendig tid til å utføre vernearbeid Virksomheten må påse at verneombud får avsatt nødvendig tid til å utføre vernearbeidet på forsvarlig måte. I alminnelighet skal oppgavene utføres innenfor vanlig arbeidstid, jfr. arbeidsmiljøloven 6-4 (2). Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har fått skriftlig tilbakemelding som bekrefter hvordan organiseringen av vernearbeidet er tilrettelagt.

4 VÅR REFERANSE 4 I tilsynet fremkom det at verneombudet ved virksomheten ikke hadde tilstrekkelig avsatt tid til verneombudsarbeidet. Selv om det var velvilje for at verneombudet kunne bruke tid, ble det ofte ikke avsatt tid slik at det faktisk ble tid til dette arbeidet. Verneombudet måtte selv finne tid mellom annet arbeid, noe som kunne være en utfordring, særlig dersom det var mye annet å gjøre. Til sammenligning har tillitsvalgt har fastsatte tider og er frikjøpt 2 timer. Tillitsvalgt har også faste møtetider med rektor, men ikke verneombud. Arbeidstilsynet mener ikke at verneombudet skal være frikjøpt, men arbeidet må organiseres slik at det blir tid til å utføre vervet. I henhold til arbeidsmiljøloven 6-4 (2) skal verneombud få nødvendig tid til å utføre vernearbeidet på forsvarlig måte. I alminnelighet skal oppgavene utføres innenfor vanlig arbeidstid. 2. Planer for å redusere tidspress Virksomheten må utarbeide skriftlige planer for tiltak for å redusere risikoforhold i henhold til arbeidsmiljøloven 3-1 (2) c, jfr. internkontrollforskriften 5, 2.ledd nr.6 Pålegget anses oppfylt når Arbeidstilsynet har fått tilsendt kopi av plan for tiltak, utarbeidet på bakgrunn av kartlegging og risikovurdering av tidspress. Planen må inneholde tiltak, tidsfrist og ansvarlig for gjennomføring Virksomheten mangler skriftlige planer for tiltak for å redusere relevante psykososiale og organisatoriske risikoforhold. I henhold til arbeidsmiljøloven 3-1 (2) c, jf. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 6 har arbeidsgiver plikt til å kartlegge farer og problemer og på den bakgrunn vurdere risiko, samt utarbeide tilhørende planer og tiltak for å redusere risikoforholdene med hensikt å forebygge arbeidsrelatert sykdom og skade. Det ble under tilsynet sagt at det er en utfordring å organisere hverdagen fordi det er mange forutsette og uforutsette oppgaver som skal gjøres. Ofte tar oppgavene mye tid, og det kan bli lite tid til rene læreroppgaver. Det er en utfordring at det er mye sykefravær og annet fravær. Temaet tidspress er noe man ikke får tid til å diskutere i teamene, og det kartlegges ikke regelmessig av arbeidsgiver. De enkelte teamene diskuterer ikke dette med hverandre, og ikke med ledelsen på skolen. Skoleeier får heller ikke signaler om at tidspress kan være en utfordring. Det ble gjennomført en kartlegging av psykososiale faktorer i 2006, og man har gjort noen tiltak etter det. Man har blant annet fått gjennomført helseundersøkelser gjennom bedriftshelsetjenesten, man har opprettet HMS-utvalg og man har ca 5 personalmøter i året. Det ble imidlertid ikke oppsummert og laget en handlingsplan som kunne ferdigstilles, og man har ikke planer for å kartlegge det psykososiale arbeidsmiljøet videre framover.

5 VÅR REFERANSE 5 De ansatte fremhevet at man har færre timer, flere elever, flere spesialelever i skolen. De ansatte mente at ledelsen og også teamledere har et særlig tidspress fordi de har mye papirarbeid. 3. Rutine for systematisk kartlegging Virksomheten skal utarbeide og iverksette skriftlige rutiner for å sikre systematisk kartlegging og risikovurdering av relevante arbeidsmiljøutfordringer, og at dette er en del av internkontrollsystemet for å sikre at HMS aktivitetene gjennomføres reglemessig jfr. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har fått tilsendt kopi av rutinen/prosedyren, samt en beskrivelse av hvordan man tenker å implementere internkontrollen blant de ansatte. Det å kartlegge arbeidsmiljøutfordringer og farer, risikovurdere disse og på bakgrunn av dette iverksette nødvendige tiltak og planer, er et arbeid som skal gjøres regelmessig. Internkontrollforskriften krever systematikk i HMS-arbeidet og det betyr at HMS-aktivitetene må gjentas. Hvor ofte og hvordan HMS-aktivitetene gjennomføres, er avhengig av de utfordringer og det risikobildet som finnes i virksomheten. Internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7 krever at det utarbeides skriftlige rutiner som beskriver de ovennevnte aktiviteter. I tilsynet fremkommer det at virksomheten ikke hadde rutiner som sikrer kartlegging og risikovurdering av relevante arbeidsmiljøutfordringer. Slike rutiner ansees som nødvendige for at internkontrollsystemet skal fungere som forutsatt, og være det styringsverktøyet på HMS-området som loven krever. Det ble i tilsynet sagt at skolen ikke har kartlagt arbeidsmiljøet de siste årene, med unntak av kartleggingen som ble gjort sammen med bedriftshelsetjenesten i Medarbeidersamtaler KAN sees på som en kartlegging, men er alene ikke godt nok. Temaer som kom fram i tilsynet var at man ønsket kartlegging av ergonomiske forhold, særlig for de som har fysisk tungt arbeid. Det manglet også en generell kartlegging av det fysiske arbeidsmiljøet, som for eksempel en vernerunde eller lignende. 4. System for avvikshåndtering Virksomheten må utarbeide en skriftlig system for avvikshåndtering, jfr. arbeidsmiljøloven 4-1 (2) og Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har mottatt en beskrivelse av avvikssystemet som er etablert samt en Virksomheten skal ha et system for avvikshåndtering, jfr. arbeidsmiljøloven 4-1 (2) og

6 VÅR REFERANSE 6 Systemet skal sørge for at arbeidstakerne kan melde fra om uønskede hendelser og uakseptable forhold. I tillegg til meldeplikten skal det være fastlagt hvordan meldingene skal følges opp og hvem som er ansvarlig for dette. Arbeidsgiver plikter å sørge for at avvikssystemet fungerer som forutsatt, jfr. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 8. Det fremkom i tilsynet at virksomheten HAR rutiner og system for avviksbehandling, men at dette systemet egner seg lite for psykososiale og organisatoriske faktorer. Man har et avviksskjema som den enkelte skal fylle ut og signere. Det finnes rutiner for hvordan man skal bruke avviksskjemaet. Skolen har også en vaktmesterbok som verneombudet følger opp. Det er stort sett fysiske avvik som meldes slik. Man kan anta at en god del avvik kommer gjennom medarbeidersamtaler(?) og i teammøter, men det blir ikke håndtert systematisk, og det er ikke forutsigbart. Arbeidstilsynet mener ikke at medarbeidersamtaler og teammøter er uforutsigbare, men det å melde avvik er det. Det var ikke kjent for de ansatte hvordan man skulle melde avvik av for eksempel ergonomisk, psykososial og organisatorisk art, og hvordan man kunne forvente at saksgangen skulle være. De ansatte nevnte ikke avviksskjema og det er derfor uvisst for arbeidetilsynet om de kjenner til det. Det vil være nyttig for de ansatte at man lager rutiner for hvordan man kan melde alle typer avvik, og at man vet hvordan saksgangen videre blir. 5. Håndtering av klager Virksomheten må utarbeide skriftlig rutine for håndtering av elev- og foreldreklager, jfr. arbeidsmiljølovens 4-1 (2) jfr. Virksomheten bør ha en rutine for håndtering og behandling av klager fra elever eller foreldre, som bl.a. omhandler arbeidstakere, jfr. arbeidsmiljølovens 4-1 (2) jfr. Det ble under tilsynet opplyst at lærere kunne være usikre på hva som er en klage, og når skal skolen eller læreren besvare klagen. 6. Omstilling Virksomheten skal etablere skriftlige rutiner for å sikre at det gjennomføres en vurdering av arbeidsmiljøkonsekvenser i forkant av endringer og omstillinger i virksomheten, jfr. arbeidsmiljøloven 3-1(2) d, jfr. Arbeidsgiver plikter å forebygge at omstillinger fører til negative konsekvenser for arbeidsmiljøet jfr. arbeidsmiljøloven 3-1(2) d. Plikten til å dokumentere aktivitetene skriftlig følger av internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr.6. Forhåndsvurderinger vil omfatte alle

7 VÅR REFERANSE 7 arbeidsmiljøfaktorer som kan påvirkes av endringen, både fysiske og psykiske faktorer. For å sikre at aktivitetene gjennomførers når det er nødvendig, er det påkrevd med rutiner som sikrer dette, jfr. For at de ansatte skal mestre/ bearbeide omstillingsprosesser på en god måte, vil det være avhengig av graden av informasjon, kommunikasjon, medvirkning og medbestemmelse. Rutinen må derfor sikre at dette ivaretas på en god måte, jf arbeidsmiljøloven 4-2 (2) c) og e) og 4-2 (3). Det fremkom i tilsynet at virksomheten mangler en slik rutine. Nye læreplaner de siste årene har endret arbeidsmiljøet for ansatte i skolen, og man kan anta at det fortsatt vil komme endringer som påvirker arbeidsmiljøet. En annen endring er at det skal bygges nye og renoveres skoler i Sør-Varanger, og det vil ganske sikkert medføre endringer i arbeidsmiljøet for ansatte. (Det kan nevnes at i kommunens saksfremlegg for å avgjøre ny skolestruktur i kommunestyret , er det ikke nevnt noe om ansattes arbeidsmiljø. Dokumentet (42 sider) er hentet fra Sør-Varanger kommunes hjemmeside.) Skolene og skoleeier må sikre ansatte tilstrekkelig medvirkning i alle faser av planlegging og bygging (anleggstid) av nye skoler. Vi viser også til brosjyren Omstilling? Har du husket det viktigste? som kan lastes ned fra arbeidstilsynets hjemmeside, under stikkord omstilling Vold- og trusselsituasjoner Virksomheten må utarbeide en skriftlig beredskapsplan / rutine som beskriver hvordan vold og trusselsituasjoner skal håndteres og hvordan berørte arbeidstakere følges opp, jfr. arbeidsmiljøloven 4-3 (4) og 3-1(2) og Arbeidsgiver plikter å planlegge arbeidet slik at arbeidstakerne ikke utsettes for psykiske eller fysiske belastninger, jfr. arbeidsmiljøloven 4-1(2). Arbeidsmiljøloven setter også direkte krav til at arbeidstakere skal, så langt det er mulig, beskyttes mot vold, trusler og uheldige belastninger som følge av kontakt med andre, jfr. arbeidsmiljøloven 4-3 (4). Vi forventer derfor at skolene har utarbeidet beredskapsplaner som beskriver hvordan vold og trusselsituasjoner skal håndteres og berørte arbeidstakere følges opp, og at arbeidstakeren er kjent med dem. Plikten til å etablere rutiner og instrukser følger av arbeidsmiljøloven 3-1(2) og Det fremkom i tilsynet at virksomheten mangler en slik rutine. Skolen har en rutine som omhandler utagerende elever, men den sier hvordan man tilrettelegger for elevene, men ikke hvordan ansatte skal følges opp etter at de utsatt for vold og/eller trusler om vold. Bjørnevatn skole har hatt flere alvorlige tilfeller der ansatte har vært utsatt for vold og/eller trusler om vold. Det har også vært arbeidsrelatert sykefravær i tilknytning til disse episodene.

8 VÅR REFERANSE 8 8. Opplæring i forebygging av vold- og trusselsituasjoner Virksomheten må utarbeide en rutine som sikrer de ansatte regelmessig opplæring og trening i å forebygge og håndtere vold og trusler, jf arbeidsmiljølovens 3-2 (1) a) jfr. 4-3 (4) og I skolene der det er fare for trusler og vold, er det nødvendig at arbeidstakerne gjennomgår opplæring og trening i å forebygge og håndtere trusler og vold. Plikten til å innføre et system som sikrer regelmessig opplæring og trening følger av arbeidsmiljøloven 3-2 (1) a) og Internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. I følge arbeidsmiljøloven 4-3 (4) skal arbeidstaker så langt det er mulig, beskyttes mot vold, trusler og uheldige belastninger som følge av kontakt med andre. Det fremkom i tilsynet at virksomheten mangler en slik rutine. På grunn av at man tidligere har opplevd episoder, vil det være nødvendig å forebygge slik at ansatte er best mulig rustet dersom det skjer igjen. 9. Rutine for oppfølging av sykefravær Virksomheten må i samarbeid med verneombudet utarbeide skriftlig rutine for oppfølging av sykefravær, jf. arbeidsmiljøloven 3-1 (2) bokstav f, og internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. Virksomheten kunne ikke legge frem skriftlige rutiner for oppfølging av sykefravær. I henhold til arbeidsmiljøloven 3-1 (2) bokstav f skal arbeidsgiver sørge for systematisk arbeid med forebygging og oppfølging av sykefravær. For å sikre at virksomheten systematisk arbeider med sykefravær, vil det være nødvendig å ha rutiner for dette arbeidet. Dette skal inngå som en del av virksomhetens systematiske arbeid med helse, miljø og sikkerhet. Det er viktig at verneombud/ansattes representanter deltar i dette arbeidet. Det vises til Under tilsynet kom det frem at man legger til rette for sykemeldte, for eldre og for gravide og at man følger reglene for oppfølgingsplan og dialogmøte. Det er imidlertid ikke laget en beskrivelse av hvordan skolen har tenkt at oppfølging av sykemeldte skal være. Ansatte ga uttrykk for at de ikke kjente til alternative måter å tilrettelegge på, eller hvor i kommunen man kunne få mer informasjon om det å være sykemeldt. Enkelte mener også at man må snakke godt for seg. 10. Arbeidsgivers opplæring i helse, miljø og sikkerhet

9 VÅR REFERANSE 9 Arbeidsgiver må gjennomgå opplæring i HMS-arbeid, jfr. arbeidsmiljøloven 3-5. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har fått dokumentasjon på at arbeidsgiver har gjennomgått opplæring eller bekreftelse for påmeldt kurs. Arbeidsgiver mangler nødvendig HMS-opplæring. I henhold til arbeidsmiljøloven 3-5 plikter arbeidsgiver å gjennomgå opplæring i HMS-arbeid. 8.0 Videre saksgang med frist for tilbakemelding Hvis virksomheten har kommentarer til det som er beskrevet eller til de pålegg med frister som er vurdert, ber vi om en skriftlig tilbakemelding innen Hører vi ikke noe fra virksomheten innen fristen, vil det gis pålegg i tråd med det som er beskrevet i dette varselet. Vedtaket vil deretter bli sendt virksomheten. Med hilsen Arbeidstilsynet Nord-Norge Hallgerd Sjøvoll tilsynsleder (sign.) Grete Wikstrand seniorinspektør (sign.) Dette brevet er godkjent elektronisk i Arbeidstilsynet og har derfor ingen signatur. Kopi: - Bjørnevatn skole v/rektor Kirkst Ø. Dahlberg, Grubeveien 10, 9910 Bjørnevatn - Bjørnevatn skole v/verneombud Alice Sivertsen, Grubeveien 10, 9910 Bjørnevatn - Sør-Varanger kommune, v/hovedverneombud Bjørn Svalastog, Postboks 406, 9915 Kirkenes