KVARTERSTYREMØTE SAKSPAPIRER Møtenummer 01-11 Orienteringer 1. LEDER Har vært på kontaktutvalgsmøte i Bergen kommune 17. janaur. De sentrale sakene for oss der er plakattavler i byen, og vi har nå levert fra oss et godt bearbeidet prospekt på hvor vi ønsker oss plakattavler rundt om i kommunen. Kommunen har også lovet å følge oss som støttespiller i Vaktvirkomshetssaken, og skal se på hvilke måter de kan påvirke retningslinjene for opplæring som i vår blir satt opp av Direktoratet. Neste møte er 11. april. SKiBAS møte 01-11 er satt opp 18. januar 13:00. Sist uke har blitt brukt til arbeidsmøter med internansvarlig (13.01), eksternansvarlig (14.01), pr-ansvarlig (14.01) og prosjektansvarlig (17.01). Vi har diskutert de enkelte prosjektene i handlingsplanen og har en grei plan på fremdriften videre. Her er det mye å orientere, bla. om promoterings- rekrutteringsplan og plan for Helhusdugnader, samt femårsplaner for rommene på Kvarteret. Dette vil vi se planer for på de nærmeste Kvastmøtene. Første dag med fordelingsmodellen i bruk var torsdag 13. januar (av RF). Satsen er fortsatt ikke endelig fastsatt, men de arrangører som har provisjon til gode vil få dette utbetalt som normalt, og det regnes ikke med forsinkelser for første utbetaling. Kvast sitt utkast til vedlegg 3 interngoder sendes ut 17. januar, forhandlingsmøte er satt opp tirsdag 25. januar kl. 17:00. Har sendt ut årets første nyhetsbrev 13. januar. Planen er å sende dette ut ukentlig, basert på hva som har skjedd i Kvast. Har sendt ut henvendelse til RS om møte om valget til Kvast 10. mai. Dette for å kartlegge roller og legge en hensiktsmessig strategi for å tiltrekke kandidater i god tid før generalforsamlingen. 2. ØKONOMIANSVARLIG Åpningsuken Omsetning på kr 287', med 605 betalende gjester på Helhus lørdag. Vanskelig å sammenligne dette med budsjett. Foreløpige tall for årsresultat Totale salgsinntekter på nesten 13,3'', minus "indirekte" inntekter (post 3097-3400) gir en DG (dekningsgrad, dvs dekningsbidrag dividert på inntekter) mot varekostnader på ca 38%. Grunnet en desember med underskudd på kr 235' ser man en nedgang i RG (resultatgrad, dvs resultat dividert på inntekt, altså andel inntekt som ender som overskudd) fra 8,3% pr. 30.11 til 6,3% pr 31.12. Foreløpig årsresultat er kr 840', dog dette beløpet må justeres for renteinntekter og ymse.
Hvor tjener man penger? Etter elleve måneder er ca 63 % av totale inntekter generert av tankølsalg, og 83 % av inntektene stammer fra normalt salg generelt, dvs. utenom billetter og Salg diverse. Resterende 17 % av inntektene stammer fra andre driftsinntekter og tilskudd. Dette viser at hoveddelen av inntektene genereres i de ulike skjenkepunktene, og ikke fra tilskudd. (Det er disse tallene man kan lese ut av excelarket vedlagt sist). Fordelingsmodell Denne er nesten ferdig. Det gjenstår å justere for tall fra desember, og V&Es avskrivninger. KØR avventer rapport fra V&E. Ellers SKiBAS-møte 18.01. Skjenket i Grøndahls torsdag 13.01 for å bistå Skjenkegruppen i bemanningskrisen. 3. EKSTERNANSVARLIG Møte med leder 14.januar Arbeidsmøte med Lars på Villaen. Har i ettertid jobbet med booking av Helhusdugnadene, så alt skal være klart til videre arbeid med disse. DORGemøte 18.januar Muntlig orientering gis på møtet. Møte med Jørgen fra BRAK 18.januar Daglig Leder og Administrativ Leder er også med på dette. Muntlig orientering på møtet. Riderkurs med Kraft 18.januar Skal på riderkurs med arrangører og Kraft. Etter dette deltar jeg kanskje på diskusjonen rundt sanskjsonsbruken for sene ridere, om det er ønsket av Kraft og Dorgene. Annet Fått forespørsler fra Eggstockfestivalen og videre forespørsel fra Mini-midi-maxi teaterfestival. Avventer videre arbeid med dette til vi har hatt en diskusjon på styremøtet. 4. INTERNANSVARLIG Personalsaker Har nå laget et fullstendig arkiv for personalsaker, som vil oppbevares på Kvastkontoret på Villaen. Rekruttering Har begynt på en overordnet rekrutteringsstrategi, som vil være ferdig innen 26. januar. Møte med leder for PG Har hatt møte med leder for PG, hun skal sende meg en oversikt over årsfesten som jeg kan presentere på møtet onsdag. Vi har også planlagt trykking av dorgekort, og venter for øyeblikket på at dorgene skal sende inn medlemsinfomasjon. Har vært på dorgemøte for å forklare prosessen med trykking til lederne for Dorgene. Har jobbet med omstrukturering av GLEM
Deltar på pg-møte i dag, der vi skal blant annet planlegge undersøkelser i arbeidsgrupper, rekruttering og trykking av internkort til dorgene. 5. PR-ANSVARLIG Møte i info Infoetaten er klar for eit nytt semester. Treng litt fleire folk i nokon av gruppene, men er i grei stand. Held på å utarbeide retningslinjer for oppdatering av heimeside. Ekspo Har gjort ekspo oppmerksom på at dei må ha ting, og gitt dei frist til å ta bilete av romma. Har ikkje fått svar. Møte med SiB Var i møte med SiB saman med JKF. Skal få legge ut ein generell kvarteret-slide på skjermane på studentsenteret, får eiga side under "studentliv" på sib.no, og kan legge ut viktige ting under aktuelt på sib.no. I tillegg vil dei linke om viktige events på facbook gjennom deira facbookside. 6. PROSJEKTANSVARLIG Foreligger ikke 7. SKJENKEANSVARLIG Foreligger ikke 8. ADMINISTRASJONEN Samtaler med UiB og andre studenthus om HMS-kurs. Det blir lagt opp til at SKiBAS bekoster et normalt kurs for Daglig Leder, hvorpå adm. leder blir inkludert i UiBs HMS-system. Oppfølging av oppstart av gjennomgang av dagsoppgjør fra praktikant. Oppfølging av åpne poster. Fått inn de største savnene. Administrasjonen har bestilt hyller. ET skal bestille cover-pc, samt maskiner til kjøkkensjef og praktikant.
Fra Eirik Magnar Høydal, PR-ansvarleg, Kvarterstyret Til Kvarterstyret 18.01.2011 AD: Fokus for Marknadsgruppa Formål: avgjere kva type undersøkingar marknadsgruppa skal fokusere på i vår. Marknadsgruppa har fått i oppdrag å ha klar ei intern trivselsundersøking innan 1. februar. Spørsmålet vidare er kva den neste undersøkinga skal i fokusere på: brukarar eller marknad. Ei brukarundersøking har som mål å kartlegge kva våre brukarar tykkjer om Kvarteret, styrker og svakheiter. Brukarar kan evt. delast inn i kundar og arrangørar. Ei vidare marknadsundersøking vil vere retta mot studentar generelt i Bergen, og tek sikte på å finne ut kva studentar generelt tykkjer om Kvarteret.
Fra Eirik Magnar Høydal, PR-ansvarleg, Kvarterstyret Til Kvarterstyret 18.01.2010 AD: Oppdatert datoplan for Sommerkvarteret Me kom litt seinare i gang med annonsering enn planlagt, og ser oss difor nødt til å forskyve planen med eit par veker frå byrjinga av 2011. Prossessen for å skaffe styre til SK har blitt forskjøve med to veker, og prossessen for å skaffe medarbeidarar til SK har blitt forskjøve med ei veke. 03. november 2010 første møte der Sommerkvarteret blir tatt opp Diskusjon rundt hva vi vil med Sommerkvarteret. Formålet er å sette en målsetning for hva Sommerkvarteret 2011 skal være. Innen 11. november Utforming av utlysningsnotat 16. november Utlysning og kortfattet informasjon om Sommerkvarteret I forbindelse med Generalforsamlingen vil vi reklamere for Sommerkvarteret 2011, utlyse vervene til styret og invitere til et infomøte for interesserte. 17. november gjennomgå avtaleutkast og retningslinjer for intervjukomité Sommeravtalen 2010 gjennomgås og det foreslås eventuelt endringer. Disse endringene sendes til neste SKiBAS møte for godkjenning. Vi utarbeider også retningslinjer for intervjukomiteen, og velger en intervjukomité 7. desember SKiBAS møte Sommeravtalen 2011 sendes til SKiBAS for behandling. Forskjøve to veker: 19. januar reklame i StudVest 31. januar 18:00 Infomøte. På dette møte vil vi dele ut et kortfattet skriv om Sommerkvarteret (flyer) og dele våre erfaringer. Det bør delta folk fra styret i Sommerkvarteret 2010, samt medarbeidere og Kvarterstyremedlemmer. 03. februar 18:00 Infomøte 5828 Bergen E-postkontakt@kvarteret.no
15. februar Søknadsfrist for styret 16. februar -27. februar intervjukomiteens arbeid Intervjukomiteen avtaler intervjuer med alle interesserte. 28. februar intervjukomiteen sender innstilling til Kvast 2. mars Kvast behandler innstilling 2. mars 6. mars Daglig leder Kvast behandler Sommeravtalen 2011 med det innstilte styret. 7. mars Daglig leder sender avtale til behandling i Kvast 9. mars Kvast vedtar Sommeravtalen 2011 med det innstilte styret Forskjøve ei veke: 16. mars Reklame i StudVest for medarbeidere Det reklameres for medarbeidere til Sommerkvarteret internt og eksternt 8. april Frist for medarbeidere å søke Sommerkvarteret 8. april 24. april Intervjuprosess av medarbeidere 25. april Utvalgte medarbeidere blir tilbudt jobb 25. april-2. mai Ansettelseskontrakt med medarbeidere undertegnes Innen 2. mai Det innstilte Sommerkvarterstyre presenterer en plan for implementering av Sommerkvarteret 2011, med strategi og handlingsplan. Fastsetter også en dag for planlegningsmøte med alle på Sommerkvarteret. 2. mai Sommeravtalen 2011 innstilt styre og medarbeidere sendes til Kvast 4. mai Sommerkvarteret 2011 endelig vedtak av Kvast 10. mai Sommerkvarteret 2011 endelig vedtak SKiBAS 5828 Bergen E-postkontakt@kvarteret.no
Fra Linn Karlsen, Driftsansvarlig, Kvarterstyret Til Kvarterstyret 13.01.2011 Vedtak: Internpris - Bierstube I forbindelse med RF sitt arrangement torsdag 10.februar ønske de å kunne selge øl til internpris til betalende gjester. VEDTAKSFORSLAG Kvarterstyret vedtar å tillate salg av øl til internpris til betalende gjester på Bierstube, 10. Februar.
Fra Lars Arnesen, daglig leder, Kvast Til Kvast 14.01.2011 Vedtak: Datoer for Påskekvarteret Under påsken vil det være vanskelig med ordinær drift grunnet ganske stor ferieavvikling blant våre frivillige. Det vil derfor være hensiktsmessig å legge opp en egen driftsmodell for påskeperioden. Følgende vedtaksforslag legger opp overgangen fra ordinær periode til påskeperioden. Innen midten av februar vil vi legge opp en hensiktsmessig modell for påskeperioden, som inkluderer åpningstider og andre rammevilkår for de engasjerte. VEDTAKSFORSLAG Kvarterstyret vedtar overgang fra ordinær drift til påskeperioden fra søndag 17. april til mandag 25. april
Fra Lars Arnesen, daglig leder, Kvast Til Kvast 14.01.2011 Vedtak: Datoer for Sommerkvarteret Det er fint å få stadfestet hvilke datoer den ordinære driften av Kvarteret sidestilles. Følgende vedtaksforslag legger opp til siste åpningsdag for Kvarteret, første åpningsdag for Sommerkvarteret, siste åpningsdag for Sommerkvarteret samt første åpningsdag for Kvarteret igjen til høsten. Det er lagt inn en dag mellom både åpning og stenging av Sommerkvarteret for varetelling og annet nødvendig dugnadsarbeid. VEDTAKSFORSLAG Kvarterstyret vedtar å legge siste ordinære åpningsdag til lørdag 28. mai, første åpningsdag for Sommerkvarteret mandag 30. mai, siste åpningsdag for Sommerkvarteret lørdag 13. august, og første ordinære åpningsdag for Kvarteret mandag 15. august.
Fra Linn Karlsen, Driftansvarlig Til Kvarterstyret 12.01.2011 Vedtak: Stillingsbeskrivelse - Driftansvarlig I forbindelse med vedtaket som ble fattet høsten 2010 om å endre navnet fra skjenkeansvarlig til driftansvarlig kommer her en vedtaksak om å endre ordlyden i stillingsbeskrivelse for det som tidligere var skjenkeansvarlig. Stillingsbeskrivelsen er den samme som vedtatt 19.09.2010, samt endret av V0102 på møte 0111. Det er kun navnet driftansvarlig som blir endret i dette vedtaksforslaget. VEDTAKSFORSLAG Kvarterstyret vedtar å endre ordet Skjenkeansvarlig med ordet Driftsansvarlig ved samtlige instanser i stillingsbeskrivelse for skjenkeansvarlig. Nytt navn er Stillingsbeskrivelse for Driftsansvarlig.
Fra Anne-Lise Breivik, internansvarlig, Kvarterstyret Til Kvarterstyret 17.01.2011 Vedtak: Tidsfrister i forhold til behandling av personalsaker Vi i Kvarterstyret har i det siste behandlet en god del personalsaker, og har da oppdaget at det er en mangel i forhold til personalsaksreglementet, nemlig at vi må ha tidsfrister for en del ting. For det første hvor lenge etter hendelsen har skjedd man kan behandle saken, hvor lang tid en person har til å anke og hvor lang tid representantskapet har på å behandle ankesaker. Jeg ser for meg at fristene kan være slik: Behandlingstid etter en hendelse 2 uker (behandling i arbeidsgruppestyrene, eller hos Kvarterstyret, dersom saken sendes direkte til oss). Ankefrist etter behandling 2 uker Behandlingstid for ankesaker sendt til Kvarterstyret 2 uker Ankefrist for ankesaker behandlet av Kvarterstyret 2 uker Behandlingstid for Representantskapet 4 uker VEDTAKSFORSLAG Kvarterstyret vedtar følgende tidsfrister til inkludering i personalsaksreglementet: Behandlingstid etter en hendelse: 2 uker. Ankefrist etter behandling: 2 uker. Behandlingstid for ankesaker sendt til Kvarterstyret: 2 uker. Ankefrist for ankesaker behandlet av Kvarterstyret: 2 uker. Behandlingstid for Representantskapet: 4 uker.
Fra Kjetil Lund Hansen, økonomiansvarlig, Kvarterstyret Til Kvarterstyret 17.01.2011 Vedtak: Transportrefusjoner Se vedlegg. PG og GA tildeles midler under nevnte budsjettpost ved første mulige anledning. VEDTAKSFORSLAG Kvarterstyret vedtar rutineskriv for transportrefusjoner datert 19.01.11
RUTINESKRIV TRANSPORTREFUSJONER Vedtatt 19.01.2011 Beskrivelse Kriterie Refusjon for utgifter i fm. hjemtransport etter sisteskift ved DAK tilbys medlemmer av Skjenkegruppen, Vaktetaten, Kraftetaten, SK, PG og GA. Refusjonsbestemmelsene under trer bare i kraft dersom vedkommende medlem må betale nattakst på buss/bybane eller drosje. Det forutsettes at billigst mulige reisemåte anvendes, og at hjemreisen skjer umiddelbart etter at skiftet er over. Refusjon tilbys dersom avstanden mellom OK49 og hjemadresse er minimum 3 km. Øvre grense Refusjonens øvre grense er kr. 300.- Ansvar Det pålegges den enkelte gruppes økonomiansvarlig sammen med personalansvarlig(e), så langt det praktisk lar seg gjøre, å sørge for at begrensningene i budsjettpost 5995 Transportrefusjoner overholdes. Annet I den grad det er mulig og økonomisk fordelaktig for DAK, skal medlemmene samordne hjemtransport når drosje anvendes.