Brukerveiledning TidBank Retningslinjer 1
Innledning...3 Retningslinjer ved registrering og oppfølging av arbeidstid...3 TidBank...4 Profil...4 Personalia...6 Menyer og hovedfunksjoner...7 Alarmer...8 Søk...8 Registrering av arbeidstid...9 Registreringsbildet...9 Korrigere...13 Funksjoner og ikoner...13 Feilaktige registreringer...13 Kalender...14 Handlinger...14 Legge inn glemte registreringer...22 Slette en registrering...22 Manglende registreringer...23 Korrigering av feilregistreringer...23 Endring av data i stengte perioder...23 Legge inn fremtidig fravær...23 Søknad om fravær...24 Ansattes søknad...24 Leders godkjenning av fravær...25 Uttak av arbeidstidsrapport...27 Rapport...27 Godkjenning av arbeidstidsrapporten...29 Attestering av arbeidstidsrapporten...29 Leders attestering av arbeidstidsrapporten...29 Feil og mangler i arbeidstidsrapporten...30 Attestering av arbeidstidsrapporten ved langvarig fravær...30 Ansatte/Filter...30 Valg...31 Saldo...32 Begreper i saldobildet...32 Firma...35 Organisasjonskart...35 Tre...35 Avdeling...35 @office...36 Evakueringsrapport...37 Ansattinfo...37 2
Innledning Ved at det nå tas i bruk et nytt tidsregistreringssystem er det nødvendig med noen rutineendringer i forhold til registrering og oppfølging av arbeidstid. Ansatte får nå selv tilgang til å korrigere egne registreringer, legge til glemte, m.v. De månedlige utskriftene av arbeidstidsrapportene blir dermed borte. Dette veiledningsheftet tar for seg de mest sentrale retningslinjene som er knyttet til registrering og oppfølging av arbeidstid og som gjelder fra det nye systemet tas i bruk. De viktigste registreringsrutinene med tilhørende bilder i Tidbank er også tatt med i heftet, sammen med en beskrivelse av den mest sentrale funksjonaliteten i hvert bilde. I tillegg har vi også tatt med en beskrivelse av alle registreringskodene som kan benyttes. Disse kodebeskrivelsene er ikke uttømmende, og er kun ment å skulle inneholde et utdrag av regelverket slik at feil bruk av kodene i størst mulig grad kan unngås. Er det tvil om bruk av kodene må regelverket sjekkes nærmere. Retningslinjer ved registrering og oppfølging av arbeidstid Overtid Utbetaling av overtid skjer på bakgrunn av registrert overtid i TidBank. Avregningsperioden for fleksitidsregnskapet Fleksitidsregnskapet avregnes ved slutten av året. Fleksitid over 45 plusstimer vil automatisk strykes. Minustimer over 10 timer vil bli trukket i lønn. Endring av stillingsprosent m.v. Endring av stillingsprosent, overgang til delvis permisjon, og lignende, skjer på bakgrunn av søknad til Personalseksjonen. Etter innvilget søknad sender Personalseksjonen melding til daglig operatør, som tildeler et nytt årsskjema i tidsregistreringssystemet. Nytt årskjema tar hensyn til endringen, slik at den enkelte kun skal registrere arbeidstiden, og ikke for eksempel den tiden du er i delvis permisjon. Registrering av arbeidstid Registrering av arbeidstid skal primært skje på tidterminal. Det er kun koder med merkede taster samt koder som henger på oppsalg ved tidterminalene, som kan benyttes ved denne registreringsmetoden. Koder du ikke finner på terminalen eller oppslaget, skal registreres på PC. 3
TidBank Når du har lest gjennom teksten på velkomstsiden, klikker du på arkfanen <Profil>. Her skal du velge Startside eventuelt andre innstillinger du ønsker for din TidBank. Dersom du allerede er inne i Tidbank, peker du på <Personlig> med musepekeren. Klikk på <Egen Profil> og du kommer da inn bildet som er vist på neste side. Profil Under Egen profil kan du lagre dine egne valg: 4
Dersom du allerede er inne i Tidbank peker du på <Personlig> med musepeker. Klikk på <Egen profil>. Da kommer du til bildet vist ovenfor. Språk: Velg hvilket språk du ønsker å se TidBank i. Startside: Velg ønsket startside. Neste gang du går inn i TidBank vil du automatisk bli sendt til denne siden. Stilart: Ved å endre stilart og lagre, vil TidBank ved neste pålogging se annerledes ut, for eksempel kan menyene ligge vertikalt til venstre i applikasjonen Størrelse: Ved å klikke på markøren og dra den til høyre eller venstre, vil du kunne endre tekststørrelsen i Standard rapport: Valg av rapport du ønsker å vise som standard når du går inn på <Registrering/rapporter>. Liste ansatte: Ansatte som har tilgang til å se andre, har mulighet til å velge hvordan de ansatte skal vises i rapport-og korrigeringsbildet. Standard sortering: Har du tilgang til å se flere ansatte, kan du velge om de ansatte skal listes ut alfabetisk eller alfabetisk sortert under hver avdeling, som du har tilgang til å se. 5
Brukernavn/passord: For brukere med formspålogging (må legge inn brukernavn og passord i egen påloggingsside) har du mulighet til å endre ditt passord ved å klikke endre brukernavn kan kun endres av systemansvarlig. Fjerne autologin: Dersom du logger deg inn med brukernavn og passord og har haket av for at du skal logges på automatisk neste gang, kan du fjerne denne automatiske påloggingen ved å klikke Nullstill. Personalia Under arkfanen Personalia kan du legge inn data om deg selv systemansvarlig kan åpne for at ansatte selv kan legge inn fødselsdato og kontonummer dette gjøres under <Admin/regelgruppe/rettigheter>. Ansatte har mulighet til å legge inn Bilregistreringsnummeret. Det kan tas ut rapporter i ansattregisteret over disse verdiene. Dersom dere ikke ønsker å benytte all funksjonalitet i bildet, kan systemansvarlig under <Admin/regelgruppe/rettigheter> endre slik at de ansatte ikke har muligheten til å legge inn Bilde/barn/pårørende eller Adresse privat. Du kan også velge om de ansatte skal se, men ikke få lov til å gjøre korrigeringer i bildet. Når feltene under hver arkfane er utfylt klikk knapp for lagre. Bilde: Her kan det legges inn bilde enten av den ansatte selv eller av systemansvarlig avhengig av rettighetsnivået under <Admin/regelgruppe/rettigheter>. Adresse arbeid: Det er viktig at det legges inn e-postadresse på de ansatte dette kan enten gjøres av brukeren selv eller av systemansvarlig under < Admin/ansatte>. Dersom det ikke er lagt inn e-post adresse, mister dere muligheten for å kunne varsle de ansatte, ved bruk av e-post funksjonen som ligger i systemet. For eksempel påminnelse om å godkjenne periode eller sende kommentar. Adresse privat: Her kan du legge inn privat adresse. Barn: Her finnes det mulighet for å legge inn barn med navn og fødselsdato. Klikk 6
og fyll inn barnets navn og fødselsdag (marker dagens dato og skriv inn datoen eks. 010502) i feltet. Klikk deretter lagre. For å endre allerede tilgjengelige opplysninger på et barn, klikk på ikonet. Foreta endringer og klikk deretter på for å lagre. Pårørende: Dersom bruker har tilgang til å legge inn opplysninger om nærmeste pårørende, velg arkfanen Pårørende. Klikk og legg inn data med navn/e-post/telefonnummer/slektskap. Ønsker du å legge til flere personer, er det viktig å legge inn prioritet, i feltet helt til venstre. Hvis du ønsker å endre/slette opplysninger på en kontaktperson, klikk på og deretter for å lagre eller for å slette. Etter å ha lagret personlig opplysninger vil du komme til valgt startside og TidBank er nå klar til bruk. Ønsker du å endre disse innstillingene på et senere tidspunkt velg <Personlig/Egen Profil> endre innstillingene og lagre. Menyer og hovedfunksjoner I registrerings- og korrigeringsbildet har du mulighet til å legge inn en kommentar til registreringen eller dagen. Klikk kommentar og legg inn ønsket tekst. Klikk deretter. Kommentaren vil da komme frem på din rapport på den aktuelle dagen. Ønsker du senere å endre kommentaren, klikker du kommentar på nytt og gjør endring deretter lagre. Ønsker du slette kommentaren klikk for å slette kommentaren. Etter å ha lagt inn kommentar og klikket får du valget mellom å sende kopi 7
av kommentar til egen e-post adresse, leders e-post (definert i Admin/avdelinger) eller valgfri e-post (fyll inn feltet selv). Hak av for de ulike alternativene og klikk knapp for Send. Ønsker du ikke å sende e-post klikker du knapp for ikke send. Dersom du har tilgang til å se/korrigere andre kan du kommentere dager/registreringer til dine ansatte (dette må gjøres i korrigeringsbildet da registreringsbildet kun inneholder dine egne kommentarer). Alarmer Systemet varsler dersom du har glemte registreringer, periode klar for godkjenning. For å behandle de ulike alarmene kan du klikke på det du ønsker å korrigere under Alarmer: du blir sendt til riktig side for å gjøre det systemet varsler deg om. Søk Legg inn for eksempel et fornavn, etternavn eller deler av navn og klikk forstørrelses glass for å søke. I Ved å klikke ansattes navn vil du bli sendt til @Office dersom du ønsker det.hvis du har rettigheter til å se/gjøre endringer i ansattregisteret kan du klikke endre og du vil bli sendttil ansattregisteret. 8
Registrering av arbeidstid Registrering av arbeidstid omfatter innlegging av nye registreringer, herunder glemte, registrering av fremtidig fravær samt korrigering og sletting av tidligere registreringer. Registreringene kan enten gjøres i bildet Registrere, hvor systemet gir sanntid, eller det kan gjøres i bildet Korrigere hvor du selv kan definere tidspunkt eller klokkeslett (forutsetter at du har rettighet til å korrigere egne registreringer). Velg hva slags registrering du har, ut fra funksjonaliteten i bildet velg riktig kode fra nedtrekksmenyen og klikk deretter inn/ut. Registreringsbildet Normal Registrering (standard valg): Inn-/utregistrering skjer ved å klikke på INN- eller UT-knappen. Registreringen lagres umiddelbart og bekreftelse fremgår i det blå vinduet. Fleksisaldo oppdateres ved hver registrering. Bildet viser også brukerens aktuelle status (til stede/ikke til stede) og når forrige registrering ble foretatt. Hjemmekontor: Dette valget er ment brukt for ansatte som er gitt anledning til å registrere seg hjemmefra ved å gjøre dette valget vil systemet registrere deg vanlig inn og ut på den valgte fraværskoden. Tid blir beregnet fra innregistreringstidspunktet. For å avslutte dagen benyttes samme fremgangsmåte. For å få valget synlig må det under <Admin/regelgruppe/rettigheter/registrere> være gitt rettighet for å registrere dobbelt. 9
Inn fra fravær: Velg normal reg., dersom arbeidet starter nå, systemet registrerer deg inn på klokkeslettet. Dersom du har hatt et annet fravær før hjemmearbeidet, kan du velge den aktuelle koden i inn fra fravær. Ut på fravær: Velg Hjemmearbeid koden registrerer deg ut på hjemmekontor. Forventet retur: Dato og klokkeslett når du er tilbake på jobb og informasjon som blir liggende i @Office. Dersom du ikke gjør noe når dagen avsluttes, beregnes tiden til normal arbeidsdag slutt. Når dagen skal avsluttes klikker du hjemmearbeid hva som vises i bildet er avhengig av hvordan du har registrert deg inn. Inn fra fravær: Velg koden Hjemmearbeid for å avslutte arbeidsøkten med hjemmearbeid. Kode ut: Velg Normal reg. dersom du skal avslutte arbeidsdagen. Dersom du skal over på en annen fraværskode velger du den fra nedtrekksmenyen. Forventet retur: Dato og klokkeslett når du er tilbake på jobb, informasjon som blir liggende i @Office. En utregistrering etter ytre rammetid: Fravær i dag: 10
Ved registrering på fravær angis først koden, som velges fra menyheisen, deretter trykkes INN eller UT. Systemansvarlig kan legge inn eksempel for bruk av ulike fraværskoder i hjelpetekst, illustrert med? ved siden av koden i nedtrekksmenyen. Fremtidig fravær: Planlegg fravær med riktig fraværskode, returdato og tid. Skriv inn eller velg aktuell dato og/eller tidspunkt ved å klikke på ikon for kalender og klokke. Hak av for å legge til fremtidig fravær i Exchange kalenderen (kommer frem dersom dere har integrasjon med Outlook). Klikk til slutt på blå knapp for lagre. Dersom du under <Personlig/egen profil> har haket av for vis kalenderalternativer kan du velge å lagre det planlagte fraværet i en egen valgfri kalender. Enkelte av kodene kan sende deg til en søknadsfunksjon. Overtid: Velg kode og klikk deg inn eller ut. Overtid som begynner før fleksitidsintervallet starter må registreres med kode for å få timene med i overtidsberegningen. Alle koder som skal gi deg noe utenom arbeidstid 11
Kommentar: I registreringsbildet har du mulighet til å legge inn en kommentar til registreringen eller dagen. Klikk kommentar og legg inn ønsket tekst. Klikk deretter. Kommentaren vil da komme frem på din rapport på den aktuelle dagen. Ønsker du senere å endre kommentaren, klikker du kommentar på nytt og gjør endring deretter lagre. Ønsker du slette kommentaren klikk for å slette kommentaren. Etter å ha lagt inn kommentar og klikket får du valget mellom å sende kopi av kommentar til egen e-post adresse, leders e-post (definert i Admin/avdelinger) eller valgfri e-post (fyll inn feltet selv). Hak av for de ulike alternativene og klikk knapp for Send. Ønsker du ikke å sende e-post klikker du knapp for ikke send. 12
Korrigere Figur Viser alle funksjoner i korrigeringsbildet Korrigeringsbildet viser de registreringer som er foretatt i systemet. Her kan du legge inn registreringer tilbake/frem i tid, endre eksisterende registreringer eller slette planlagt fravær. Hold musepeker over de ulike ikonene for å få frem hjelpetekst. Tilgang til de ulike funksjonene i korrigeringsbildet er avhengig av ditt adgangsnivå i TidBank. Funksjoner og ikoner Nedenfor følger foklaring på ulike funksjoner og ikoner du kan se i korrigeringsbildet. Ved å klikke på ulike ikoner vil hovedbildet (midten av korrigeringsbildet ovenfor) endres ut i fra funksjonen du har valgt. Feilaktige registreringer 13
Denne funksjonen er kun synlig i korrigereingsbilde hvis du eller den du er inne på har feilaktige/glemte registreringer. Systemet varsler om dette ved hjelp av alarm. Se punkt for alarm. Det røde flagget symboliserer at feilregistrering forekommer, dato viser for hvilken dag. Hvis du klikker på link for dato, får du opp historikk), hvor du foretar korrigeringen Når glemte registreringer er korrigert, klikker du alltid på knappen, for å oppdatere TidBank. Hvis du har en liste med feilaktige registreringer, kan du gå inn på hver enkelt dato å korrigere, før du klikker på oppdateringsknappen. Hvis du har slettet en registrering på en gitt dag, uten å ha oppdatert, vil et rødt kryss legges til flagget, flagget.. Hvis du derimot har lagt til en registrering, vil et grønt kryss legges til Kalender Denne funksjonen benyttes til og raskt kunne ta seg tilbake i tid for korrigering eller frem i tid for å planlegge fravær. Øverst i kalenderen, kan du bla fra måned til måned. Hvis du velger en dato tilbake i tid, kan du i hovedbildet korrigere eksisterende registreringer eller eventuelt legge til ny registrering. Velger du en fremtidig dato, får du opp en liste over planlagt fravær (hvis dette eksisterer) samt at du kan legge til nye planlagte fraværsdager. Handlinger Dersom du har rettighetsnivå finnes det mulighet til å slette hele perioder, samt beregne saldo. For å kunne slette hele perioder må du ha adgangsnivå som gjør denne funksjonaliteten tilgjengelig. Korrigere : 14
Dersom du har vært inne på noen av de andre handlingene og ønsker å gå tilbake for å gjøre korrigeringer, klikker du på denne funksjonaliteten (for å korrigere registreringer). Detaljer : Hvis du klikker på denne knappen, får du i hovedbildet opp alle detaljer for registreringer, for en gitt dag. Du kan se inn-ut tid, slettede registreringer, om de er lagt inn manuelt (foretatt endringer) og kilden for registrering (web eller terminal). Beregn dag : Dersom en dag ikke har blitt beregnet riktig, kan det tyde på at du ikke har klikket den grønne knappen for <Oppdater > etter at endringer er foretatt. Klikk på kalkulatorer og deretter grønn knapp for oppdatering. Dagen vil da bli beregnet på nytt og saldoer oppdateres. Dersom det gjøres korrigeringer for dagen i dag, kan det være lurt å klikke beregn etter at korrigeringen er gjort og deretter den grønne knappen for oppdater. Slett periode : Ikonet vises for ansatte som har tilgang til og sletter registreringer for en periode. Klikk på ikonet og legg inn til - fra dato for perioden som skal slettes, enten manuelt eller ved å klikke på symbolet for kalender. Velg til slutt (du får da opp en ny boks med spørsmål om du er helt sikker, trykk da OK eventuelt avbryt). Det er ikke mulig å slette perioder som er godkjent/attestert. Kommentar : Hvis du ønsker å legge til en kommentar for dagen du er inne på, så velger du dette ikonet. Legg inn kommentaren som beskrevet ovenfor. Kommentaren vises da for den ansatte i korrigeringsbildet, samt i brukerens arbeidstidsrapport. Rapport : For å se din/den du er inne på sin arbeidstidsrapport, klikk på dette ikonet. du får da opp alle registreringer, så langt i perioden. Ved ønske om å se tidligere perioder, velg riktig periode i heis for dette. For å komme tilbake til korrigeringsbildet, kan du klikke på en dato direkte i rapporten eller ved å klikke på dato i kalenderen til venstre i bildet. Du kommer også til korrigeringsbildet dersom du klikker på ikonet for korrigering. Dersom du har tilgang til andre ansatte og ønsker å se deres arbeidstidsapporter, kan du finne frem til vedkommende øverst i søkefeltet til høyre og deretter klikke på rapport. Returtid : Dersom en ansatt ikke kommer tilbake på jobb til forventet dato, for eksempel på grunn av sykdom,kan du legge inn en ny returtid og -dato. Du får kun lov til å endre returtid på ansatte du har tilgang tilå se rapporter til.klikk på ikonet for returtid og du kommer inn i dette bildet: 15
Sett markøren i feltet og legg inn dato og klokkeslett manuelt eller klikk på ikonene og. Lagre til slutt endringen. Endring av returtid har ingen innvirkning på koden som er valgt. Koden ansatte registrerte seg ut på blir liggende og må eventuelt endres når den ansatte kommer tilbake. Returtiden er kun til informasjon i @Office. Sykemelding : Når en ansatt er sykmeldt må det legges inn dato fra og til samt sykemeldingsgrad. Dette for at systemet skal kunne beregne riktig antall sykemeldingstilfeller i sykefraværsstatistikken. I tillegg kan den ansatte, leder eller systemansvarlig (de med rettighet til å se vedkommendes registreringer), få oversikt om den ansatte har vært nok til stede i sykemeldingsperioden. Spesielt der hvor den ansatte har hatt gradert sykemelding. Det er fra til datoen på sykemeldingsblanketten som legges inn. Dette kan gjøres av den ansatte selv, leder eller andre som har tilgang til å korrigere på vedkommende. Bildet viser automatisk inneværende år men med mulighet til for å velge tidligere år. Dersom du har tilgang til å se andre ansatte kan de velges under navn. Bildet inneholder følgende felter:fra: dato for når sykemeldingen startettil: dato for når sykemeldingen sluttersykmeldingsgrad: Sykemeldingsgraden som står på sykemeldingen.faktisk fravær: Viser hvor stor fraværsprosenten faktisk er i forhold til registreringer i TidBank.(Dersom vedkommende har mer fravær enn det som står i sykemeldingsgraden bør vedkommende gå til lege å få en høyere sykemeldingsgrad.)kommentar: Mulighet for å legge inn valgfri informasjon.skjemalagt arbeid: Viser hvor mange timer vedkommende skulle ha vært på jobb i forhold tilårsskjema.faktisk arbeid: Viser hvor mange timer vedkommende har vært på jobb med betalte fraværskoder.faktisk fravær: Viser hvor mange timer sykefravær vedkommende har hatt i perioden. Sykemeldingsperioden legges inn ved å klikke. Bildet hvor du kan legge inn perioden og sykemeldingsgraden åpnes. Fyll inn de riktige verdier for sykemeldingen, det er mulighet for å legge 16
Dersom du ønsker å endre på verdier i en sykemeldingsperiode som er lagt inn tidligere, klikker du på og bildet hvor du kan gjøre endringer, åpner seg. Det er ikke mulig å endre perioden dersom det ligger feil periode inne må den tidligere perioden slettes og deretter legges inn på nytt med riktig periode. Det er kun mulig å endre kommentaren eller sykemeldingsgraden. Klikk lagre når de ønskede endringer er gjort. Planlegg fravær : I denne funksjonen kan du se allerede planlagt fravær, planlegge eller slette. Når du klikker planlegg fravær kommer du inn i bildet for å planlegge: 17
Sett markør i feltene og legg inn til fra dato, for det planlagte fraværet, eventuelt klikk på ikon for kalender. Om heldagsfraværet skal legges i kalender for eksternt e-post system, hak av for dette (forutsetter integrasjon). Velg deretter fraværskode i kodeheis, samt dato og klokkeslett for når du forventer å være tilbake. Klikk til slutt. Dersom du skal legge inn flere fravær legg inn nytt datointervall og kode for fraværet. Husk dersom du har flere ulike sammenhengende fravær er Tilbake dato den dagen du faktisk er tilbake på jobb og som vises i @Office. Du har også mulighet til å planlegge fravær ved å klikke på en dato frem i tid, i kalenderfunksjonen til høyre i korrigeringsbildet eller ved å bla seg frem i tid (ved hjelp av pil-knapp) i hovedbildet. Enkelte koder kan være satt opp slik at den ansatte må søke om fravær til en leder, før fraværet skal avvikles. 18
Status på søknaden kommer også frem i rapporten for den ansatte. Kommentar : Du kan legge inn kommentar til registreringer frem i tid kontroller at du har klikket på riktig dato ikalenderen, dersom du skal legge inn kommentar på en bestemt dag. Slette fravær (periode) : Dersom du ønsker å slette planlagt fravær klikk på ikonet. Du får da opp dette bildet. Sett markør i felter for fra - til dato og legg inn verdiene eller klikk på ikon for kalender. Klikk til slutt på. Du får opp en ny boks som spør om du er sikker på at du ønsker å slette, klikk OK eventuelt avbryt. 19
1. Legge inn INN-registrering med tidspunkt: Finn aktuell dato ved å velge fra kalenderen til venstre i bildet eller klikk på dato under status Klikk på knapp for Normal reg. Retning: INN Årsakskode: La stå til Normal registrering (eller velg aktuell fraværskode) Tid: aktuelt klokkeslett (for eksempel 0745) Klikk dersom du skal legge inn en registrering til eller klikk korrigeringer denne dagen. dersom du ikke har flere 2. Legge inn UT-registrering med tidspunkt og fraværskode: Finn aktuell dato ved å velge fra kalender Klikk på knapp for Normal reg. Retning: Ut Årsakskode: Tjeneste (eller annen aktuell fraværskode) Tid: aktuelt klokkeslett (for eksempel 13.00) Klikk dersom du skal legge inn en registrering til. Klikk dersom du ikke har flere korrigeringer denne dagen 20
3. Korrigere Heldagsfravær: Finn aktuell dato ved å velge fra kalender eller klikk på dato under status. Klikk på knapp for Heldagsfravær Legg inn til og med dato manuelt i feltet eller klikk på kalender Kode: Finn årsaken til fraværet (eks tjeneste) Klikk 4) Korrigere Heldagsfravær iht. angitt tid: Dvs. fravær som avviker fra din normale daglengde. Dersom det er planlagt heldagsfravær i forkant må denne slettes før dette kan legges inn. Finn aktuell dato ved å velge fra kalender eller klikk på dato under status Klikk på knapp for Heldagsfravær iht. angitt tid Kode: Årsak til fraværet (for eksempel tjeneste) Fra kl.: Legg inn klokkeslett manuelt i feltet eller klikk på ikonet for klokke Til kl.: Legg inn klokkeslett manuelt i feltet eller klikk på ikonet for klokke HUSK ALLTID Å KLIKKE OPPDATER TIDBANK NÅR DU HAR FORETATT ALLE ENDRINGER! 21
Legge inn glemte registreringer Dersom du har glemte registreringer vil dette bli listet opp i feltet til venstre i korrigeringsbildet samt i alarm. Hvis du klikker på en glemt registrering, får du opp aktuell dato og oversikt over de registreringene som eventuelt er lagt inn. Legg inn registreringen, som i de to første eksemplene ovenfor. Oppdater TidBank, grønn knapp øverst i venstre i korrigeringsbildet, og markering for glemt/glemte registreringer forsvinner. Slette en registrering Finn aktuell dato og klikk på den Klikk på til høyre for registreringen for å slette den. Du får da opp en boks som spør om du virkelig vil slette registreringen, klikk da OK eventuelt avbryt. OBS! Ved å klikke på vil alle registreringer som finnes den dagen vises, også de som er slettet. Registreringer som er slettet oppbevares kun som historikk og blir ikke tatt hensyn til ved beregninger av dagens saldo Endre kode for en registrering: Finn aktuell dato ved å klikke på kalenderen. Da vil du se registreringer for den gitte dagen Klikk på til høyre for registreringen og du kommer inn i dette bildet 22
Velg ny kode i kodeheisen og klikk på ikonet til venstre i korrigeringsbildet, vil du se alle registreringer om finnes den dagen. Også de som er slettet. Registreringer som er slettet, logges kun som historikk og blir ikke tatt hensyn til ved beregninger av dagens saldo. Manglende registreringer Manglende registreringer medfører trekk i fleksisaldo. Bakgrunnen for dette er at det ønskes en raskest mulig ajourføring av registreringene i Tidbank. Noen koder gir imidlertid ikke trekk i fleksisaldo på etterfølgende dager. Dette gjelder for eksempel ved bruk av koden Ferie. Da vil systemet automatisk registrerer ferie frem til det gis beskjed om noe annet. Korrigering av feilregistreringer Alle ansatte har tilgang til å korrigere egne registreringer, legge til glemte registreringer, osv. Hovedregelen er at ansatte foretar korrigering for egne registreringer. Unntaket er ved langvarig fravær og arbeidstidsrapporten er klar for attestering. Da kan leder eller eventuelt daglig operatør, korrigere feilregistreringer eller legge inn manglende registreringer for en ansatt. Endring av data i stengte perioder Arbeidstidsrapporter som er attestert av leder kan ikke korrigeres av ansatte. Dersom en ansatt har behov for å gjøre korrigeringer, etter at leder har attestert, må leder få beskjed. Leder avattesterer da rapporten, slik at den ansatte kan avgodkjenne og deretter gjøre de nødvendige korrigeringer. Etter korrigeringer er foretat, godkjenner den ansatte igjen perioden. Leder må da inn på ny og attestere arbeidstidrapporten til den ansatte. Inntil dataene er låst av Personal, kan leder avattestere og den ansatte avgodkjenne og korrigeringer kan gjøres. Legge inn fremtidig fravær Finn aktuell dato ved å klikke på kalenderen til venstre eller klikk på Planlegg fravær under Handlinger. Legg inn fra dato til dato manuelt i feltene eller ved å klikke på kalender 23
For de som har ekstramodulen for overføring av heldagsfravær til mailsystemet, hak av for legg til exchange kalender. Velg kode i kodeheis (for eksempel ferie) Legg deretter inn dato og klokkeslett for forventet retur, altså når du forventer å være tilbake på jobb Klikk til slutt OBS I: Fravær hele dager registreres kun med aktuell fraværskode uten klokkeslett. OBS 2: Dersom det fremtidige fravær ikke blir som planlagt, overstyrer en ny registrering den planlagte registreringen. Søknad om fravær Ansattes søknad Legg inn dato fra og til og velg fraværskode for ditt fravær. Klikk Er koden aktivert for søknad kommer søknadssiden opp Legg eventuelt inn en kommentar på ditt fravær som krever søknad. Som normalvalg kommer den ansattes 24
leder som valgt navn på avdelingsleder, hvis annen leder skal hasøknad klikk på linken Velg (da kommer det frem navnliste på ledere).marker om du vil ha kopi av søknad, du vil da få tilsendt den samme søknad som sendes til leder. Hvis det skal planlegges flere perioder eller på ulike koder, benyttes samme prosedyre. Leders godkjenning av fravær I e-posten står det fra hvem og hva søknaden gjelder. Ved å klikke linken i e-posten blir lederen sendt i søknadsbildet. Her får leder oversikt over de ansatte som har søkt på fravær og som ikke er behandlet (ubehandlet). Ansatte vil ligge i denne listen til de er enten er godkjent/avslått. PS! Søknader som ikke er behandlet i tide, anbefales godkjent, da søknader som ikke er behandlet vil anses som godkjent og aktivert som fravær. 25
Velg den ansatt som har sendt søknad, klikk Godkjenne/avslå til høyre for den søknaden du vil behandle. Legg inn evt. en kommentar til søknaden.hak av for kopi, om du vil ha kopi av denne behandling.leder klikker Godkjenne eller Avslår søknadansatt får e-post hvor det informeres om søknad er godkjent eller avslått E-post til den ansatte som inneholder svar på søknaden. Deretter får den ansatte oversikt over sine planlagte fravær i korrigeringsbildet under planlagt fravær i korrigeringsbildet med status på søknadene. 26
Eller i rapport, hvor det også gis status/informasjon om søknadene i form av kommentarer. For å få frem status på søknaden må det hakes av for kommentar under valg i rapporten. Uttak av arbeidstidsrapport I TidBank vil alle ansatte kunne hente ut en arbeidstidsrapport som gir oversikt over registreringene en valgt periode. Rapport Ved å klikke i nedtrekksmenyen øverst i bildet for rapporter under menyen <Registrering/rapport>, kan du velge mellom tilgjengelige rapporter. Hvilke rapporter som vises er avhengig av ditt rettighetsnivå i systemet.dersom du har tilgang til rapporter for Fødselsdagskalender (rapporttype 16) og pårørende 27
Mulige valg: Rapport (1): Her har du mulighet til å velge hvilken rapport du ønsker å se. Hvilke rapporter som kan velges er avhengig av hvilken rettighet du har i systemet. Systemansvarlig (som definerer rapporter) lager rapporter og tildeler hvem som skal kunne se de ulike rapportene. Periode (2): Her velger du hvilket tidsrom du ønsker å se rapport for. Hak av for dato for å legge inn til - fra dato, enten manuelt eller ved å klikke på, for valg av dato. For forhåndsdefinert periode, hak av for periode og klikk 28
nedtrekksmenyen for å velge aktuell måned. Du kan også velge å se en rapport pr kvartal eller år. Valgene vil være forskjellig ut fra hvilken rapport som er valgt. Alle rapporter kan tas ut i excel-format, som gjør det enkelt å lage interne statistikker eller word-format som forenkler sending av rapport per e-post. Godkjenning av arbeidstidsrapporten Ansatte godkjenner egne registreringer for en måned. Godkjenningen innebærer å bekrefte overfor nærmeste leder, at registreringene er korrekte innenfor den gitte perioden. Har du planlagt fravær som ferie eventuelt permisjon legges dette inn i TidBank i forkant og godkjenner perioden før fraværet begynner. Du kan knytte kommentarer til registreringer. Denne funksjonen bør brukes aktivt ved godkjenning av rapporten, for å gi leder meldinger som kan forklare enkelte registreringer. På den måten kan misforståelser unngås, og attesteringsarbeidet blir effektivt. Attestering av arbeidstidsrapporten Det er ansattes nærmeste leder, lederens faste stedfortreder eller annen nærmere bestemt leder i avdelingen, som attesterer den enkeltes arbeidstidsrapport. Ved attestering blir arbeidstidsrapporten stengt, slik at den ansatte ikke lenger har mulighet til å foreta korrigeringer. Leder har mulighet til å avattestere rapporten, slik at ansatte kan avgodkjenne og gjøre korrigeringer, så lenge dataene ikke er låst av Personal. Systemet har en e- post funksjon, som gir leder mulighet til å sende påminnelse til ansatte som ikke har godkjent egen rapport ennå. Leders attestering av arbeidstidsrapporten Lederne skal attestere ansattes registreringer for foregående måned. Attesteringen innebærer en aksept fra leders side på at registreringene er i orden. Attesteringsprosedyren skjer med utgangspunkt i <Registrering/attest>. Når du klikker på Attest kommer du inn i bildet som gir det oversikt over de ansatte som du har ansvar for å attestere: Fargekodene viser hvem som ennå ikke har godkjent egen rapport (hvit), hvem som har godkjent egen rapport (grønn) og hvem som hittil er attestert (blå). De med feilaktige registreringer markeres rød. Hvis lønnsarter fra en periode er overført til lønnsystem vil fargekoden være rosa. Ønsker du å sende en automatisk påminnelse til ansatte som ennå ikke har godkjent egen periode eller til de som mangler registreringer, så kan du klikke på ikonet/linken Send påminnelse (post). 29
Dersom det er enkelte ansatte du ikke ønsker å sende påminnelse til f.eks. pga sykdom, kan du ta bort haken i kolonnen under for de dette måtte gjelde. Det som ligger under avvik, markert med gult, sier noe om hvem som har avvik fra normalen, i den perioden som skal godkjennes. Hva som rapporteres som avvik blir definert (satt opp av systemansvarlig) under <Admin/regelgrupper/lønnsartgrupper/11 Attest avvik> og vil variere fra kunde til kunde. Det er ment som en indikasjon på at det her forekommer avvik fra normalregistreringer. Vi anbefaler ikke at det legges for mange koder inn som avvik (når vi leverer systemet, settes overtidskoder opp som standardavvik). For å attestere en ansatt, klikk på <Rapport> utenfor navnet til gjeldende bruker, du ønsker å attestere. Arbeidstidsrapporten til den ansatte vises under listen av ansatte du skal attestere, i tillegg vises verdier fra saldobildet. I bunnen av rapporten finner du en blå knapp som du klikker på for å attestere registreringene for den gitte perioden. Se over innholdet i rapporten og vær enig at det er korrekte registreringer den ansatte har foretatt innenfor perioden, før du klikker på. Du blir da sendt tilbake til attesteringsbildet og kan foreta samme prosedyre på neste ansatt. Hvis du ikke er enig i rapportens registreringer, kan du som ledere legge inn en kommentar. Klikk på dato for å komme inn i korrigeringsbildet på den aktuelle dagen og legg inn kommentar og hak av for sendt kopi for e-post. Eieren av rapporten får da opp kommentaren i e-posten sin. Den ansatte må fjerne sin godkjenning under <Registrering/godkjenne>for å kunne gjøre korrigeringer.dersom du er gitt anledning til å attestere uten å måtte se gjennom den ansattes rapport, kan duattestere ved å klikke attestere utenfor navnet til den du ønsker å attestere. Ved å klikke Attestere utvalg i attestbildet vil leder kunne attestere alle som har godkjent seg selv, uten å måtte gå gjennom rapporten. Dersom det er noen av de ansatte lederen ikke ønsker å masseattestere, kan du ta bort haken fra kolonnen under ikonet. Feil og mangler i arbeidstidsrapporten Dersom leder ved attestering oppdager feil eller mangler i rapporten, er det den ansatte selv som skal foreta korrigeringer. Leders oppgave er å gjøre den ansatte oppmerksom på forholdet og be om at feil og mangler rettes opp innen en gitt frist. Systemet gir ledere mulighet til å legge inn kommentarer til registreringer i arbeidstidsrapporten, og sende melding til den ansatte om å foreta korrigeringer eller avklare forholdet. Attestering av arbeidstidsrapporten ved langvarig fravær Ved langvarig sykdom og lignende kan det noen ganger være behov for å attestere en arbeidstidsrapport, uten den ansattes medvirkning, for eksempel for å få utbetalt overtid. I slike tilfeller vil rapporten vanligvis mangle registreringer for en del dager. Manglende registreringer legges inn av leder, som deretter godkjenner og attesterer rapporten. Dette skal kommenteres i rapporten før den godkjennes/attesteres og melding sendes den ansatte på arbeidstidsrapportens e-post funksjon, slik at den ansatte blir oppmerksom på forholdet når han eller hun er tilbake. Ansatte/Filter Det er mulighet for å søke frem ansatte dette gjøres ved å sette markøren i feltet Ansatte da får du frem en liste. Marker navnet som ligger i feltet fra venstre mot høyre begynn deretter å skrive navnet på den ansatte du er ute etter og navnet vil vises evt. foreslå navn som er tilsvarende det du skriver. Under Ansatte, vil du finne ditt eget navn. Ledere vil få opp sine ansatte i nedtrekksmeny, som vist over. Er du inne på en annens arbeidstidrapport blir navnet til vedkommende markert gult, for lettere å holde oversikten. I rapporter hvor du kan se flere ansatte, for eksempel ferie, sykemelding etc. kan du hake av for flere ansatte 30
eller avdeling utvalg av avdelinger. Ansatt: Mulig for å velge en enkelt ansatt. Ansatte: Mulighet for å markere flere ansatte og få ut rapport på disseavdelingsnivå: Mulighet for å velge å rapportere på alle du har rettighet til å se.avdelingsnivå: Mulighet for å velge å se rapporter på lavere nivå. Eks. En avdelingen med tilhørende seksjoner.avdelinger: Mulighet for å markere de avdelingene/seksjonene du vil rapportere på.kontorsted: Dersom du har knyttet ansatte til ulike kontorsteder i systemet kan det tas ut rapport for ansatte knyttet til et bestemt kontorsted. Valg I valg under rapporter, kan du hake av ulik informasjon du ønsker med i arbeidsrapporten. For eksempel dersom du ønsker å vise kompsaldo, kommentarer, rapportdetaljer, signaturfelter eller saldo i rapporten må det hakes av for det. Når du har gjort de valgene du ønsker må du klikke for og frem data i rapporten. Det vises forskjellige valg avhengig av hvilken rapport du har valgt. Hvis du haker av for en annen periode, - ansatt eller for andre valg, så må du klikke knapp for rapport, for å få oppdatert arbeidstidsrapporten ut i fra nye valg du har foretatt. 31
Utrops- og stjernetegn bak klokkeslettene forteller om registreringen er lagt inn manuelt eller om den i ettertid er oppdatert med annen kode. Dette gjelder også registreringer som er lagt inn i systemet som fremtidig fravær i TidBank. Saldo Gir oversikt over personlige data. Tilgang til andre ansattes data defineres ut i fra rettighetsnivået til den gitte bruker. For å se andre ansattes saldo bilde, klikk på nedtrekksmenyen for navn til høyre i bildet. På høyre side i Saldobildet får du også tilgang til data fra tidligere år, søylediagram som illustrerer normal arbeidstid versus faktisk arbeidstid samt grafisk framstilling av fravær i prosent. Etter hvert som den ansatte har fravær/overtid etc. vil denne listen utvide seg. Klikk på blå tall for å få en oversikt over hva som danner grunnlaget for timene og dagene. En liste med aktuelle dager med antall timer fravær vil da dukke opp på høyre side i bildet. Deler av dataene er akkumulert natt til innværende døgn. Begreper i saldobildet Fleksisaldo: Viser den aktuelle saldoen dagen du går inn i bildet. Dersom systemet er satt opp slik at ansatte blir trukket fleksitid for dager med feilaktige registrering, vil saldoen i bildet vise feil saldo dersom du har gjort en korrigering i dag. Timene vil komme tilbake når du registrerer seg ut. Dersom du har kompsaldo vises denne i linjen under: 32
Arbeid: Normal arbeidstid: Viser hvor mange timer du skal ha vært på jobb ut fra det som ligger i årsskjemaet ditt (til og med i går). Timer totalt: Viser hvor mange timer totalt du har vært på jobb hittil i år. Inneholder alle betaltefraværskoder i tillegg til overtidstimer. Om kodene er definert som betalt eller ubetalte sjekkes dette itimecon/regelgrupper/koder.avvik: Viser hvor mange timer du har vært mer/mindre til stede enn det som er forventet ut fraårsskjema.gjennomsnitt pr. dag: Viser hvor mange timer du er til stede pr. dag i gjennomsnitt.fremmøteprofil: Viser perioden du normalt er på jobb. Overtid: Viser hvor mange timer som du har arbeidet overtid hittil i år. Statistisk overtid vises foransatte som har arbeidet overtid i henhold til Arbeidsmiljølovens bestemmelser. Akkumulert fravær: Her ligger dine akkumulerte verdier for de ansatte (dvs. verdier der du har etmaks antall dager du kan ta ut). For eksempel ferie, avspasering fleks og sykt barn. Er det gjort manuelle korrigeringer som berører kodene som ligger under akkumulert fravær, vildagene oppdateres om natten slik at det neste dag vil komme frem med riktig antall brukte dager. Egenmelding: Her vil det komme frem hvor mange tilfeller og dager du har benyttet egenmelding desiste 12 måneder. Betalt fravær: Her vises betalt fravær med antall tilfeller, antall timer og minutter kodene er benyttethittil i år. Ubetalt fravær: Her vises ubetalt fravær med antall tilfeller, antall timer og minutter kodene erbenyttet hittil i år Øvrig fravær: Her vises annet fravær med antall tilfeller, antall timer og minutter kodene er benyttet hittil i år. Hvilke koder som skal vises som betalt fravær settes under godkjenne.ved periodeslutt varsler TidBank brukerne ved hjelp av en alarm øverst i applikasjonen om at perioden er klar for godkjenning. Godkjenningen innebærer en bekreftelse overfor nærmeste leder på at registreringene er gjennomgått og er korrekte. Når en periode er over kommer det frem en alarm: Periode klar for godkjenning. For å godkjenne perioden, klikk på linken. Du vil da bli sendt inn i bildet hvor du kan godkjenne perioden, i tillegg se tidligere perioder inneværende år. 33
Brukeren godkjenner sin periode ved å klikke på Godkjenne. Hvis vedkommende ønsker å se igjennom rapporten før godkjenning, klikk da rapport. Perioderapporten med alle registreringer for den valgte perioden kommer da opp og nederst i rapporten finner den ansatte en blå knapp. Hvis alle registreringer er riktige, klikk da på for å godkjenne perioden. Hvis du har korrigeringer, klikk da på datoen du ønsker å endre registreringer ved. Deretter går du inn på <Registrering/godkjenne> igjen og klikker på Godkjenne. Dersom du ønsker å se dataene i rapporten på nytt klikker du rapport og deretter Godkjenne i bunnen av rapporten. Siden vil nå vise at du har godkjent data for foregående periode. Det er mulig å fjerne godkjenningen og foreta korrigeringer frem til leder har attestert, ved å klikke på Fjern godkjenning for perioden. Arbeidstidsrapporter som er attestert av leder kan ikke korrigeres av ansatte. Dersom du har behov for å gjøre korrigeringer etter at leder har attestert, må det gis beskjed til leder, slik at han/hun fjerner attesteringen. Du kan da fjerne din godkjenning og gjøre de nødvendige korrigeringer, før du igjen godkjenner perioden. Leder må da inn på nytt og attestere for den ansatte. Inntil dataene er låst av Personal, kan leder avattestere og den ansatte avgodkjenne og korrigeringer kan legges inn. Dersom du ønsker å godkjenne perioder før perioden er ferdig kan du legge inn ditt planlagte fravær og deretter gå inn på <Registrering/godkjenne> marker for <Vis fremtidige perioder> ved siden av valgt år. Fremtidige perioder for valgt år kommer da frem. Ved å holde musepekeren over Hjelp godkjenne øverst i bildet til høyre kan du lese hjelpetekst om rutiner og frister for godkjenning av rapport. 34
Firma Organisasjonskart Organisasjonskart er delt inn i to underkategorier, <Org.kart/tre > og <Org.kart/avdelinger>. Tre Modulen gir oversikt over bedriften. De ansatte ligger under den avdelingen som de er definert under i arbeidsforholdsbildet under <Admin/ansatte/arbeidsforhold>. Kartet viser avdelinger og seksjoner hierarkisk. Avdelingens ledere blir markert med parentes til høyre for de ulike avdelingene lederne defineres under <Admin/avdelinger>. For å utvide organisasjonstreet, klikk på bokser med plusstegn og for å redusere treet, klikk på boks med minustegn. Avdeling Her får du listet opp avdelinger/ansatte og eventuelt e-postadresse. Du kan sende e-post til en ansatt ved å klikke på e-postadressen til vedkommende. E-post legges inn under <Admin/ansatte/personalia/adresse arbeid>. Du kan redusere inn og utvide listen som du ønsker ved å klikke på pilen. Pil som peker nedover viser ansatte i avdelingen, pil som peker til høyre viser kun avdelingens navn. Listen kan dessuten tas ut i Excel, Word, Pdf. 35
@office Ansatte som har tilgang til @office, kan enkelt sjekke hvem som er til stede og eventuelt når de somikke er til stede, er forventet tilbake (forutsetter at den ansatte har lagt inn returdato og/eller returtid).grønt felt foran navnet indikerer at ansatte er til stede, rødt felt indikerer at ansatt ikke er til stede ogoransje viser at siste registrering var inn, men på en annen dag en dagens dato. Det er dermed litensannsynlighet for at den ansatte er til stede. For å se ytterligere informasjon om de ansatte, som avdeling/e-post/stilling/telefon, kan du hake av fordette nederst til høyre på siden. Når haken for e-post er valgt kan du sende e-post til ansatte ved åklikke på e- postadressen. Dersom den du søker ikke er til stede kan du ved å hake av for avdeling klikke på avdelingsnavnetfor å få frem hvem ved avdelingen som er til stede. Det samme gjelder stilling. Søk: Navn (avhengig av valg i innstillinger under <Personalia/egen profil>, standard er "starter med ).Starter med: Skriv inn begynnelsen av navnet til vedkommende du ønsker å sjekke status på.innholder: Gir "fritekst" søk. Eksempel: Hvis du skriver "hans" i feltet, vil ansatte med fornavnet hansog etternavn Hansen vises i resultatet (eventuelt andre som har navn som inneholder hans).avdeling (som starter med): Skriv inn begynnelsen av avdelingsnavnet. Søketeksten "se" vil f.eks.returnere alle ansatte i avdelingen "sentralbord" og "service".) Den alfabetiske listen (A B C etc.) gir, ved klikk, status for samtlige ansatte hvor navn begynner påvalgt bokstav. Under arkfanen Min avdeling kan du lage eget utvalg av ansatte. For eksempel egen avdeling eller deavdelingene du er mest i kontakt med. For å gjøre et utvalg klikk på: klikk for å tilpasse nederst tilvenstre i bildet. Legg til eller ta bort avdelinger etter eget ønske. Etter å ha klikket på link for å tilpasse siden, kommer du inn i bildet som er vist nedenfor. I boksen til venstre vises de avdelingene, som er synlig i din @office/min avdeling. For å legge til avdelinger klikk på tilgjengelige avdelinger i boksen til høyre i bildet. Ønsker du å ta bort avdelinger fra boks på venstre 36
side i bildet, klikker du på avdelingen og den havner i boks for alle tilgjengelige avdelinger. Når utvalget er utført, vil du kunne se endringen i @office neste gang du går inn på min avdeling. Oppdateringsintervall: Dersom du har @Office åpen kan du velge om @Office skal oppdatere seg automatisk eller ikke. Ved å legge inn oppdateringsintervall vil siden oppdatere seg automatisk (hvor ofte er avhengig av intervallet du velger). Systemet lukker seg dersom du ikke har vært inne og gjort noe på 20 minutter. Dette gjelder ikke dersom du står inne i @Office. Evakueringsrapport Arkfanen Evakueringsrapport gir en liste med samtlige INN-registrerte ansatte. Du vil også få frem ansatte som er markert oransje dette er ansatte som sannsynligvis ikke er til stede (siste registrering er inn, men på en annen dag en dagens dato). Ansattinfo En oversikt over innlagt informasjon om den ansatte, den ansattes status samt mulighet for å sende e-post. Dersom du klikker på ansattes navn vil du få opp en oversikt over informasjon om den ansatte. Hva som vises av telefonnummer etc. er avhengig av informasjon den ansatte har lagt inn om seg selv eller systemansvarlig har lagt inn som informasjon på den ansatte i ansattregisteret. 37
38