HVA VIL DETTE BETY FOR KOMMUNENE? 1
EHOS Elektronisk handel i offentlig sektor Prosjekt i Trondheim kommune (TK) Prosjektstøtte fra Difi, fordelt over 3 år. Digitalisering av hele verdikjeden: Fra bestilling av varer/tjenester (e-handel) Til betaling av varer/tjenester (e-faktura) Kommuner i samhandling Rådgivende overfor kommunene EHOS - Hva vil dette bety for kommunene? 2
Nøkkeltall pr. dato: Innkjøp pr.år E-Handel Papir E-Faktura 2 mill. nok 15% 100% 0% 220 ordrer 25% #Levid 40 stk 6500 4 Reduserte kostnader 10mill Antall enheter = 227 (Bevilgningssted) Antall innkjøpere på e-handel = 1300 EHOS - Hva vil dette bety for kommunene? 3
Måltall i Trondheim kommune Antall enheter = 227 (Bevilgningssted) Antall innkjøpere på e-handel = 1300 EHOS -> 2010 2011 2012 E-handel 15-20% 25% 50% E-Faktura 50% 80% 100% #Levid 40 stk 2000 stk 4 EHOS - Hva vil dette bety for kommunene? 4
Organisering og forutsetninger; Forankring i ledelsen Utviklet egen anskaffelsesstrategi Lojalitet hos innkjøpere Ansvarliggjøring av enhetsledere Opplæring i bruk e-handel Samhandlingsavtale med leverandørene Ordreutveksling via omforent standard EHOS - Hva vil dette bety for kommunene? 5
Plussfaktorer med e-handel Gode innkjøpsavtaler og forhandlingsgrunnlag Effektive arbeidsprosesser Forbedret logistikk og søkbarhet på ordre Smalere produktsortiment Redusert ukurans og feil ved bestilling - internkontroll Redusert antall leverandører Bedre økonomistyring i hele verdikjeden Prisreduksjon kjøp allerede oppnådd, ca. 25% Kostnadsreduksjon så langt er 10 mill pr. år EHOS - Hva vil dette bety for kommunene? 6
E-Handel status Ny e-handelsplattform fra 01.07.2010 EHP II og testing foregår i regi av DIFI. e-handel og Fakturaflyt er to systemer Ordretransaksjon kan ikke matches Kontostreng må kunne utarbeides ved bestilling GLN må inngå i ordre etter hvert EHOS - Hva vil dette bety for kommunene? 7
Fra bestilling til betaling Felt/Info: FELT/INFO Org.Nr Vår ref Deres ref Ordrenr TK.Org Art Funksjon Prosjekt Mva Beløp Beskrivende Både leverandør og Kunde Bestillers nummer og navn Arkiv-nr Bestillingsnummer Bankkonto, KID og Referanse (TK.org kode) 3 siffer (kostra) + interne 3 siffer (kostra) + interne Internt Flere satser varelinjer Varelinjer, en eller flere aggregert EHOS - Hva vil dette bety for kommunene? 8
Kommunikasjon av Felt/info Felt/Info XML XML Mottakssentral (DB-DB, FTP, MAIL) XML-fil ERP (Agresso, SAP, Visma) E-Faktura på flyt: Sentralt fakturamottak (unngås når TK.Org) Lokalt fakturamottak (Bestiller/attestasjon) Godkjennere (Kontroll, Kontering, mva, beløp,++) Anvisere (Kontroll kontering) EHOS - Hva vil dette bety for kommunene? 9
ERP - Fakturaflyt
Gevinstmuligheter Unngå sentral fordeling Unngå konteringspåføring Matche beløp/mva Øke omløpshastighet Miljøgevinster Behandlingskostnader - Produksjonsfaktorer EHOS - Hva vil dette bety for kommunene? 11
Tidsstudier viser: Gevinster noen tall Behandling i snitt pr. faktura, ca. 8 min/faktura Produksjonsfaktorer (lønn) = 30 kr/faktura Produksjonsfaktorer (papir/porto,++) = 25 kr/faktura EHOS - Hva vil dette bety for kommunene? 12
E-Faktura nye behov? Behov: Investering Drift p.a. Infrastruktur 100 10 Tjenestekjøp 100 20 Transkostnad pr. faktura - 2-10kr Controlling pr. faktura - 1 kr Uklart om pris og realisering: - B2B (gjøre i samarbeid med leverandør (Store) - B2C (Små og mellomstore) - Offentlige tjenester forvaltet av Difi (Portal for små). EHOS - Hva vil dette bety for kommunene? 13
E-Faktura utfordringer: Statlige føringer og lovpålegg Intern etablering av prosjekt for overgang til e-faktura ERP-systemer ikke tilrettelagt for mottak, fakturaflyt Konkurranse aktører, kommersielle & offentlige ID og authentisering, pålogging B2B, B2C. Organisatoriske avklaringer ad. revisjonskrav/internkontroll? Valgets kvaler om når & med hvem? Kompetanse på kost/nytte i egen organisasjon? Veiledere fra det offentlige er på gang Løsning for alle? EHOS - Hva vil dette bety for kommunene? 14
Muligheter EHOS/Difi har en omforent kravspesifikasjon EHOS samarbeid mellom kommuner, rådgivende. www.samhandling.difi.no (kommer: www.ehos.difi.no) Ivaretar verdikjeden fra e-handel og e-faktura Løsninger etableres for alle via portaler Optiske arkiver / vedleggsoppslag hos leverandør Åpne arkitekturer blant aktørene SOA. Utveksling av betalingsløsninger (bankkort, inn-/ut-betlinger) og ikke minst store besparelser og mer interessant arbeid EHOS - Hva vil dette bety for kommunene? 15
Noen betraktninger/spørsmål: Faktura match mot ordre, slipper å ha manuell behandling av faktura. Forutsetter e-fakturaflyt i ERP. Forvaltning av felles adresseregister leverandører og kunder, premiss for suksess ved aktivisering? Avtaleforhold med ERP-leverandør, banker m.fl. Hva med varighet? Håndtering av vedlegg til faktura? E2b-format, vil disse kunne benyttes fremtidig? Norstella, meldingstjenester og grensesnitt Altinn vil komme 1.6.2011 som aksesspunkt, hva før det? EHOS - Hva vil dette bety for kommunene? 16
Hva trenger vi ikke tenke på nå? Graden av oppfølging av St.mld. 36 Visjoner utover dagens realiteter Manglende åpenhet og samhandling mellom ERP & meldingssentraler Kommunikasjonssperrer for mottak av filer fra leverandører (FTP, Mail, med mer) EHOS - Hva vil dette bety for kommunene? 17
Oppsummering: Anskaffelsesstrategi Innkjøp Regnskap Gevinstrealisering av digital fornying av verdikjeden, fra bestilling til betaling. Intern forankring - prosessutfordringer, lojalitet Investering i tid, omstilling, infrastruktur, organisasjon E-handel Ordrebestilling - felter & informasjon Samhandling med leverandører katalogoppslag ajour Meldingsutveksling av filer, formater og kanaler - åpen Mottak i ERP Fakturaflyt (fordeling, kontering, betaling) Realiteter og defacto i dag, løsning også fremover? EHOS - Hva vil dette bety for kommunene? 18
Hva gør vi nu, lille du? Spørmål? Kan usannheter bli til sannheter? Viktig å være realistisk når man går om bord,. Det er mange skjær å gå på fortsatt. Jeg har vært på mange allerede.. Takk for meg. Kjell.arntzen@trondheim.kommune.no EHOS - Hva vil dette bety for kommunene? 19