HANDLINGSPLAN HMS 2013 Inkludert IA MÅLSETTINGER OG TILTAK KOMMUNALTEKNIKK 25.03.2013
HANDLINGSPLAN HMS 2013 KOMMUNALTEKNIKK 1. INNLEDENDE DEL - FAKTA 1.1. FØRINGER Alta vil (kommuneplanens samfunnsdel) 2004 2015 (vedtatt 23.03.2004) Arbeidsgiverpolitikk 2006 2009 (vedtatt forlenget) Hefte Helse, miljø og sikkerhet av november 2007 Virksomhetsplan DU, arbeidsplan kommunalteknikk 2013 ROS analyser virksomhet kommunalteknikk utført 2008 og 2011 Mal hvordan komme i gang med IA- arbeidet på egen virksomhet Notater fra HMS samling på Skadi 26. 27. mars 2012 HMS møter ved administrasjon, avdeling parkering og drift gjennomført i mars 2013 1.2. MÅLSETTINGER 1.2.1 HMS-mål i kommunens arbeidsgiverpolitikk: HMS-systemet i Alta kommune skal bidra til: - At alle arbeidsplasser og lokaler innrettes slik at arbeidssituasjonen er helsefremmende, sikker og meningsfylt - At medarbeiderne trives og tar medansvar for helse, miljø og sikkerhet. Trivsel måles ved HKI-metoden med målsetting om gjennomsnittlig score på 24 i hele organisasjonen (maks score er 30) - At sykefraværet ikke overstiger gjennomsnitt på 7,6 % - Å sikre at alle med arbeidsgiveransvar innehar nødvendig kompetanse innen HMS - Vern av ytre miljø - Å bygge opp Alta kommunes omdømme 1.2.2 HMS-mål Kommunalteknikk (vedtatt etter prosess på Skaidi april 2008): Det overordnede mål for HMS-arbeidet i avdelingen er: - å utvikle en trygg, sikker, inkluderende og attraktiv arbeidsplass med et godt fysisk og psykososialt arbeidsmiljø - at HMS systemet skal være lett å forstå samt lagt til rette for daglig, enkelt og lystbetont bruk. - At HMS arbeidet skal være med på å bygge avdelingens omdømme og gi oss fornøyde brukere - At vi skal verne om det ytre miljø
1.2.3 IA mål Avdelingen er delt inn i områdene administrasjon, parkering og drift som hver for seg rapporterer på fravær. Områdene har noe ulike nærværstall for 2012 og årsakene bak tallene er forskjellig. Det har derfor vært nødvendig å utarbeide egne nærværsmål på hvert av områdene. Nærværstallet ved administrasjonen skal være på 97% Nærværstallet ved seksjon parkering skal være på 97% Nærværstallet ved seksjon drift skal være på 92% Virksomhetens delmål på praksisarbeidsplasser: vi skal ta inn 2 stk på praksisarbeidsplass Virksomhetens delmål på seniorpolitikk: Følge opp egne definerte seniortiltak 1.3. HMS-ORGANISERING HMS-forskriftens 4 Den som er ansvarlig for virksomheten skal sørge for at det innføres og utøves internkontroll i virksomheten og at dette gjøres i samarbeid med arbeidstakerne og deres representanter. Arbeidstakerne skal medvirke ved innføring og utøvelse av internkontroll. Alle skal bidra til å drifte og dokumentere virksomheten i henhold til HMS-systemet. Øverste ansvarlige: virksomhetsleder kommunalteknikk Trond Einar Uglebakken HMS-ansvarlig administrasjon: virksomhetsleder Trond Einar Uglebakken HMS ansvarlig avdeling drift: avdelingsleder Magne Opgård HMS ansvarlig avdeling parkering: avdelingsleder Stein Are Berg (konstituert leder) Verneombud Øyra: Geir Haldorsen. Vara Stig Gallavara Verneombud rådhuset og parkering: Per Ole Israelsen 1.4. ØKONOMI: Det er ikke i avdelingens budsjett avsatt egen post for HMS tiltak. Opplagte mindre HMS tiltak blir likevel gjennomført og belastet driftsbudsjettet innen andre poster. Avdelingen er delaktig i sektorens årlige rammeavtale med Hemis. Her inngår bla. årlige helseundersøkelse av ansatte som arbeider med avløp. Det åpnes for ytterligere kjøp av tjenester ved behov. 1.5. FAKTA OM AVDELINGEN - 39,5 årsverk - Nærvær 2012: kontoransatte: 97,79% (97,31% i 2011) driftsavdelingen: 91,55% (87,69% i 2011) parkeringsavdelingen: 71,49% (96,30% i 2011) - ingen på særskilte seniortiltak
- ved avdeling drift har flere medarbeidere periodevis hatt behov for tilrettelagt arbeid. 1.6. UTVIKLINGSTREKK SOM PÅVIRKER HMS-ARBEIDET: - virksomheten er desentralisert ved at vi er lokalisert til driftsavdelingen på Øyra, parkeringsavdelingen i Skoleveien og administrasjonen for øvrig på rådhuset. - vi har mange forskjellige arbeidsoppgaver - vi har et stort arbeidspress som kan medføre at HMS arbeidet blir nedprioritert - vakanser og problemer med å rekruttere ny kompetent arbeidskraft - for lavt nærvær ved seksjon drift - endring og innskjerping i lov og regelverk. - Kommunens fokus på nærvær og IA - Utfordrende kommuneøkonomi 2. KARTLEGGINGSDEL. 2.1 Risikovurdering Det ble i 2008 gjennomført risiko og sårbarhetsanalyser for hele virksomhetens virkeområder. Det ble kjørt særskilte analyser ved administrasjonen, avdeling drift Øyra og avdeling parkering. Det var stor medvirkning fra alle medarbeiderne på dette arbeidet. I mars 2011 ble disse analysene under bred medvirkning fra alle ansatte systematisk gjennomgått. Resultatene av denne gjennomgangen fremkommer i notat fra møtene og ble medtatt i tiltaksplanen for 2011. For 2013 er det gjennomført egne områdevise gruppearbeider med fokus på HMS tiltak og nærværstiltak for 2013. 2.2 Vernerunder I 2010 ble det gjennomført egen vernerunde på verkstedet og VA kontor på Øyra, samt på anleggsområde på Aronnes. Egen handlingsplan for verksted ble utarbeidet i etterkant som nå er gjennomført. Vernerunde skal gjennomføres ved seksjon drift på aktuelt anleggsområde i 2013. 2.3 Medarbeiderundersøkelser Mai 2012 ble det gjennomført medarbeiderundersøkelser ved bruk av spørreundersøkelse gjennom bedre kommune.no. Virksomheter som er målt er hele kommunalteknikk, kontoransatte, avdeling drift og avdeling parkering. Handlingsplan med basis i resultatene er innarbeidet og er tatt inn både under nærværstiltak og HMS handlingsplan. 2.4 HMS-møter HMS skal være tema jevnlig på personalmøter. 2.5 Personalmøter: - gjennomføres ukentlig ved adm. kommunalteknikk
- gjennomføres hver 14. dag ved avdelingene På disse møtene skal det jevnlig settes av tid på tema HMS og arbeidsmiljø 2.6 Medarbeidersamtaler Det gjennomføres årlige medarbeidersamtaler med alle medarbeiderne i virksomheten. 2.7 Skader og ulykker: I 2010 oppstod det en arbeidsulykke på verkstedet ved avdeling drift som har blitt rapportert gjennom meldeskjema for skader og ulykker. Arbeidstilsynet og politiet har vært involvert. Arbeidstilsynet har gjennomført både befaring og gjennomgang av IK systemet. Arbeidstilsynet lukket hendelsen i brev av 10. mars 2011. Selv om vi nylig hadde gjennomført både ROS analyser og vernerunde ved verkstedet oppstod ulykken. Hendelsen ble en tankevekker for oss alle og bør anspore til målbevisst HMS arbeide. Potensielt farlige arbeidsoperasjoner ble også drøftet på samling i Skaidi 26. 27. mars 2012. Alle skade- og ulykkeshendelser skal rapporteres på standard meldeskjema og i ht. våre rutiner. 2.8 Avviksbehandling: Etterfølgende definisjon fremkommer som et resultat fra arbeid som ble gjennomført med bred medvirkning ved avdelingssamling i 2008: Hva mener vi med et avvik? Enhver uønsket hendelse eller mangler ved utstyr som kan føre til personskade, miljøskade eller materiell skade. Når skal avvik føres? Når avvik oppstår. Hvem skal føre avviket? Den som er berørt eller oppdager avviket. Målsetting: Alle avvik skal føres Hvordan bli avviket videre behandlet? I samsvar med IK systemet 2.9 Tilsynsbesøk: Det ble gjennomført tilsynsbesøk fra Arbeidstilsynet ved seksjon drift den 26.11.2009 Arbeidstilsynets konklusjon: Arbeidstilsynet mener at driftsavdelingen arbeider godt med helse, miljø og sikkerhet. Man har gode lokaler, og god kunnskap om eget arbeidsmiljø, samt at det er fokus på temaet. Det gis ikke pålegg på de forholdene som er påpekt i rapporten da arbeidstilsynet har tro på at driftsavdelingen godt greier det uten pålegg.
Som følge av arbeidsulykken som er nevnt under pkt 2.7 har arbeidstilsynet gjennomført befaring og gjennomgang av IK systemet ved avdelingen. Pr dato foreligger det ingen anmeldte HMS tilsynsbesøk i 2013. 2.10 Kompetanse Den enkelte medarbeiders kompetanse blir kartlagt gjennom egen kompetansemodul på web. Hver enkelt må selv melde inn endring i sin kompetanse som følge av kurs, utdanning etc.
3. PLAN-/TILTAKSDEL 2013 3.1 HMS Handling / tiltak HMS som tema på personalmøter Årlig HMS handlingsplan virksomhet Kommunalteknikk, Forventet resultat/effekt HMS fokus Aktivt og levende HMS system Ansvar Ressurs Frist,, Medarbeid ere Jevnlig 1. april Gjennomgang, evt revisjon og etterlevelse av våre HMS rutiner Oppfølging av våre egne HMS rutiner Melde avvik Vurdere lydisolering mellom kontorene v/adm Inngjerding av vårt område på Øyra Arbeidsvarslingskurs del 1 Alle bør ha gjennomført kurset Trygge arbeidsplasser Trygge arbeidsplasser Lære av hendelser med målsetting om trygge arbeidsplasser Bedre arb miljø Unngå tyveri og farlige situasjoner for uvedkommende Kunnskap om arbeid på veg og farer i den forbindelse Alle!! Alle!! BEFJ Medarbeid ere Snarlig Snarlig Umiddelbart Snarlig 1. okt Rutiner for kontanthåndtering ved avdeling parkering Inneklima ved administrasjonen Sikkerhet og etterprøvbarhet i systemene Rådm Snarlig
Spesielt for driftsavdelingen H P HANDLING/TILTAK FORVENTET. R RESULTAT/ N I EFFEKT R ANSVAR RESSURS STATUS ELLER FRIST 2 Registrere og reparere kummer. Senke kummer. 1 Forbedre opplæringsrutinene for ansatte. Gjennomføre tiltak med å la alle ansatte være med på de forskjellige arbeidsoppgaver. 1 Bygge om de gamle pumpestasjonene. Aronnes 8-03 og 8-04 1 Merking/skilting av kummer med registrert Unngå skader på personell og materiell. Bli bedre kjent med forskjellige arbeidsoppgaver pga vaktordningen. Forhindre skader pga ukyndig bruk av utstyr. Lettere ankomst til pumpesump. Hindre uhell ved arbeid i kum gass 1 Sertifisering av løfteutstyr Hindre skade ved bruk av ikke godkjent utstyr 2 HMS som eget tema på møter Bevisstgjøring av HMS arbeidet 2 Arbeid med snerydding på Minske risiko for City fortrinnsvis når det er påkjørsel av andre lite trafikk trafikanter 1 Førstehjelpskurs Opplæring i førstehjelp hvis uhellet er ute 1 Opplæring i bruk av utstyr (Sagførerkurs, etc.) 2 Vask av verksted/vaskehall ved behov Opplæring og bevisstgjøring av faremomenter Forhindre skliskader 1 Vernerunder Bevisstgjøring og avdekking av farlige forhold. 3 Gjennomfører sammenkomster og turer i regi av arbeidsgiver. Bedre samhold og trivsel på arbeidsplassen. Alle Dette gjøres nå kontinuerl ig LEJO Gjøres så langt det er mulig CIKA 2013 ÅGMA Sommer 2013 Inngått egen avtale om årlig kontroll LEJO Innarbeid es 2013 KNLI Innleie Egenregi Alle Verne. Alle ansatte Ivaretas 2 Revidering av ROSanalyser Avdekke risikomomenter Alle
3.2 Mål og tiltaksplan for 2013 for IA-avtalens delmål 1. Nærværstallet for 2013 skal ved administrasjonen være på 97% Nærværstallet for 2013 skal ved avdeling parkering være på 97% Nærværstallet for 2013 skal ved avdeling drift være på 92% For å nå målet om dette nærvær skal vi gjennomføre følgende tiltak: Tiltak Kommentarer/utfyllende tiltak Tidsplan Ansvarlig Kardemomme Vær mot andre som du vil Alle loven at andre skal være mot deg Sosiale tiltak Eksempelvis sammenkomst, skitur, kanotur, høsttur, fotballtur og avdelingssamling Fokus på HMS Delta på messer og seminarer HMS handlingsplan Eksempelvis maskinmesse, kommunalteknikkmessa, parkeringsseminar etc Felles lunsj en gang pr kvartal Med lotteri Kake Alle som ønsker slik kontrakt og vil oppfylle betingelsene vil få det Tas opp månedlig i. møtene I løpet av året Hele tiden Hver måned KIMH MAYQ og KIMH Den som har bursdag, Alle for virksomhetssamling + alle som har fått ansvar i HMS handlingsplan Lønningslunsj Fredagsavslutning Bursdagsfeiring Trimkontrakt Fortløpende Nærværsstatus Nærværs statistikk Sendes ut på e- post etter hver rapportering Hver måned Verdigrunnlaget Ha fokus på dette Hele Alle tiden Tur Isfiske og premier CIKA/ MAYQ Status/evaluering Ergonomi Tilrettelegging Tilpasning av kontorinnredning Tilrettelegge arbeidsoppgaver hvis arbeiderne føler at de er på tur å bli syk. Ved behov Snarlig Den enkelte tar opp dette med Dette betinger at arbeidstakerne sier i fra om at det er noe de sliter med.
3.3 Mål og tiltaksplan for 2013 for IA-avtalens delmål 2: Kommunalteknikks delmål: vi skal ta inn 2 stk på praksisarbeidsplass Tiltak Gi melding til Aksis Ta inn 2 stk Kommentarer/utfyllende tiltak Ved adm; vurdere når kontorplass ledig og egnet arbeidsoppgaver finnes å kontakte Aksis Det vil for 2013 være ett mål at driftsavdelingen skal ha 2 praksisplasser fra Aksis Tidsplan Ansvarlig Status/evaluering Når anledning Sommeren 2013 Det vil være viktig at praktikantene for en god oppfølging og blir inkludert på arbeidsplassen
3.4 Mål og tiltaksplan for 2013 for IA-avtalens delmål 3: Virksomhetens delmål: Følge opp egne definerte seniortiltak Tiltak Oppfølging/ markering seniorer Mulighet for redusert arbeidstid fra 62 år Tilretteleggingstiltak fra 58 år Kommentarer/utfyllende tiltak Ha oversikt over ansattes bursdager og ansiennitet i kommunen - 50 og 60 års dager - 25 års ansiennitet - Ekstra ferieuke fra 60 år (følges opp) Gjeninnføre tidligere ordning Individuell tilrettelegging Tidsplan Ansvarlig Rådmannen Rådmannen Status/evaluering Disse dagene skal markeres av arbeidsgiver