STYREMØTE: BI STUDENTSAMFUNN Dato: 04.11.2014 Tid: 15.30 Sted: BI Trondheim, U1 TILSTEDE: Leder, UA, ØA, Leder NLD, MA, NA, SPA, ØAss, SA, HR Niels og HR Susanne Sak 143-14: Til behandling: Valg av ordstyrer og referent Forslag til vedtak: Leder som ordstyrer og AK som referent. Endringsforslag: HR som referent Enstemmig vedtatt Sak 144-14: Til behandling: Godkjenning av referat, innkalling og saksliste Forslag til vedtak: Styret godkjenner referatet fra forrige møte, innkallingen og sakslisten. Enstemmig vedtatt SAK 145-14: Til informasjon: Kort orientering fra alle i Styret
Estimert tidsbruk: 20 min UA: Bis Care holder på med stafettpinnen, holder på med opplæring i de andre utvalgene. Leder NLD: Bull invest? UA: Opplæring der og. ØA: Regnskapsført oktober, sender ut status på epost senere så alle kan se hvordan vi ligger ann. Alle må aktivere seg litt og se hvordan vi kan bruke penger fornuftig. Vært med NLD på filminnspilling. Sendt søknad til sentralledelsen om izettle, fått delvis innvilget søknaden. Mangler bare bruker og stativ til ipadene. Kjøpt inn headset til NU. Lisenser og kjøleskap i fremtiden. Leder NLD: Oppfølgning av hovedgruppene. Event planlegge juleaktiviteter og bekledning. Satt farge og form på bekledning. Alle er gira. Vi er tidligere ute i år enn i fjor mtp foto. Marked holder på med nettsiden og promofilm. Kan bli mer effektive mtp film. Foredrag jobber med headliner. Kommer godis senere denne uken. For min del blir det å jobbe med et møte med academic work. Følge opp utvalgene. Lage goodiebags. Leder: Hva skjer med academic work? NLD: Det er i forbindelse med NLD og standplass osv. NA: Mye møter med bedriftskontaktene, ringeworkshops med de nye headsettene. MA: Markedsuka ferdig. Vært i møte med Egon, månedlig quiz med sosialutvalget? Møte med DNB, sendt over en aktivitetsplan med tanker og aktiviteter fremover og evt kontrakt. De er åpne for å fortsette samarbeidet. Leder: Hørt noe fra samarbeidspartnere etter markedsuka? MA: Skal sende mail til dem, hørte ikke noe negativt. SPA: Fått godkjenning om å ha partier på stand. Jobbet med admin om «den optimale student». Ta en selfie-konkurranse, 1 deltaker. Admin. UA: Vara til SPA, Emma var vel interessert?
SPA: Emma var ikke interessert i en varastilling. Henriette ville kanskje dra dersom det trengs. SA: Skjedd mye. Vi hadde oktoberfest forrige torsdag. Over all forventning. God stemning, god promotering, godt oppmøte. Gode tilbakemeldinger fra OlEarys. Julebord på fredag. Har støtt på noen skjær her og der, problemer med Geir Arne. Mat fra Meny ordnet. Planlegger Fylla på Hylla. Møte med grafisk, vil prøve å gå utenom plakater. Revyen godt i gang. Ball har vi fått tema på, har møte med Clarion men ikke satt noen dato. Fifty Shades. «Ingen skal være single til sommeren» - Målet til SU. Faddersjefen er i gang, skal ha møte i nær fremtid. Leder: Har faddersjef sagt noe om når han vil sette fadderstyret? SA: Småsnakket om det, januar/februar-ish. Leder: Anbefaler å sette det ASAP. Snakk med faddersjef og HR om prosessen. HR: Stillingsinstrukser, internevaluering Leder: Mest mail og jobbet en del hjemmefra. Nesten skrevet ferdig søknad om større lokaler til BIS. Frist er på fredag. Etter enstemmig avgjørelse i bystyret, har vi fått møte og stemmerett i Trondheim stundetråd. Har vært i møte med DNB som MA sa, idémyldret litt og satt opp aktivitetsplan for 2015. Sak 146-14: Til diskusjon: Innkjøp av kjøleskap Bakgrunn: Det er satt av penger til kjøp av kjøleskap. Det vil bli lagt frem et konkret forslag til kjøp. Presenteres av: Leder og ØA Estimert tidsbruk: 15 min Leder: Vi har funnet 2 brukte og 2 nye kjøleskap. Leder NLD: NY! Et brukt kjøleskap.. Det kan lukte og bråke osv. Bedre å bruke noen kroner ekstra på et nytt. ØA: Noen som har tanker om størrelse? Leder: Har sett på 85 cm høyt. 127 liter og et 84,5 cm og 96/16 liter med fryser. ØA: Vi kan dele inn i bokser til styret og ledelsen.
Leder NLD: Kjør på. MA: Skal det brukes av hele BIS? Leder: Det er vel fellesareal, så alle skal kunne bruke det, men hovedsakelig til styret og ledelsen. MA: Det er ikke ønskelig at ingen andre enn oss skal bruke det. Leder NLD: Dette er til styret og ledelsen, hvis alle andre får tilgang blir det mye søl og rot. HR: Istedenfor å bruke bokser, kjøpe ziploc-poser. Leder: Jeg og ØA går nok til innkjøp av nytt kjøleskap SA: Skal vi selge det gamle? Leder: Lurer på om det er redbull sitt? NLD: Det kan jo bare stå der. Sak 147-14: Til diskusjon: Styringsgruppemøte i november Bakgrunn: Leder skal på styringsgruppemøte 14-16.november og ønsker å høre om det er noe han skal ta opp på vegne av BIS Trondheim. Presenteres av: Leder Estimert tidsbruk: 15 min SA: Hva skal taes opp der? Leder: Styringsgruppen sitter jo over sentralledelsen, så alt kan taes opp der og man får kraftigere gjennomslag der. Leder: Eksempel på sak som er tatt opp der er medlemskap i NSO og sak om attester. Leder: Jeg ønsker reforhandling av Google-avtalen, vi trenger bedriftspakke (større). Flere mailadresser, mer plass på disk, etc. Skal ta opp hvordan nettsiden er. Skal lufte en tanke rundt nestleder i BIS. Har vært tatt opp tidligere, skal diskutere det løst. Leder NLD: Tanker om arbeidsområde for nestleder? Leder: Fortsatt veldig tidlig. Nestlederen kan få arbeidsoppgaver til UA og SPA, vil ha en klar rollefordeling mellom leder og NL. SA: Jeg vil gjerne ha tilgang til Bergen sin disk. Vil også ha generelle retningslinjer for diskbruk på kryss av LA. Vil ha lik struktur.
Leder: Kan bare ta kontakt med LA. Sak 148-14: Til informasjon: Fotografering av styret og ledelsen Bakgrunn: I forbindelse med julekort ønsker leder en felles fotografering av styret og ledelsen. Presenteres av: Leder Estimert tidsbruk: 10 min Leder: Vi har ikke hatt en felles fotografering enda. Vi skal ha julekort, tenker å gjøre det bedre enn i fjor. Når har folk tid til bilde, hva slags tema skal vi ha. Dresscode, dato? Leder NLD: Vil gjerne ha noe kult, ikke bare dress. SA: Var det ikke snakk om å ta nye bilder? JEG ER EN KJEKKAS. Leder: Venter på svar fra Jan Egil. Leder NLD: Vi kan ta dem selv. Leder: Da stiller alle opp i finstas på fredag. Sak 149-14: Til diskusjon: Dagsplan julebordet Bakgrunn: Leder ønsker en redegjørelse fra SA om hva som er planlagt og diskutere aktiviteter som skal stå på programmet. Presenteres av: Leder Estimert tidbruk: 15 min SA: Programmet: Starte 19:00. finne partnere osv. Liten askepott-greie. Hemmelig vennkonkurransen. Velkomsttale ved SA. Videre setter vi i gang med mat fra Meny. Damenes tale ved Erik og herrenes tale ved Anne Mette. Dessert. Sondre sier hei og hå. I forhold til det økonomiske kommer vi enten til å runde av 00.00 eller 02.00. Pris på lokale har steget, pris på mat har steget mye. 125 per pers. 80 pers = 10000,-. Revyen har ikke vært med på julebord tidligere. Leder og nestleder har vært med tidligere. Revyen burde vel få være med, men de er 20 stk, og er ikke tatt med i budsjettet. Leder NLD: Må vi ikke invitert idrettslagene også da? Leder: Revyen legger ned ganske mange timer for BIS, men idrett har ikke samme arbeidsinnsatsen for BIS.
SA: Det vil da komme på omtrent 3000 på julebordet der. ØA: Budsjettet øker vel en del. Vi har budsjettert med 20.000 og nå blir det rundt 27.000. Leder: Vi har søkt til admin tidligere og fått 10.000 derfra, så vi kan unngå budsjettsprekk. MA: 00:00 eller 02:00? SA: Vi har basically en timespris på frimurerlogen. Hvis det økonomiske går rundt så holder vi på til 02:00. Skal ta en prat med ØA og Leder etterpå. SPA: Er ikke sikkert at mange blir igjen til 02:00 når folk begynner å vorse tidlig. Leder: Alltid noen som vil vorse tidlig, men det er greit å ha muligheten til å bli der til 02:00. Kjipt å bli kastet ut 00:00. Leder NLD: Hvis vi avslutter 00:00 burde vi ha et mer spikret opplegg og dra kollektivt på byen osv. Fått spørsmål om mat, drikke, sted osv. Leder: Lokale og tidspunkt er satt og lagt ut på facebook. SA: Det blir vel ribbe og juletallerken, har ikke sett noe på allergier enda. Leder: Ja, vi burde ha mat til de som har allergier. Sak 150-14: Til diskusjon: Opprettelse av "Næringslivsforum BI Trondheim". Bakgrunn: NA, MA og NLD orienterer styret og ledelsen om opprettelsen av Næringslivsforum og ønsker innspill om arbeid og tiltak rundt dette. Presenteres av: Leder NLD Estimert tidsbruk: 10 min Leder NLD: Vi har opprettet næringslivsforum, MA, NA, Leder NLD og Admin. Vil skape engasjement rundt det. Leder: Bruk karriereservice mer! Det er et godt supplement for studentene. Leder NLD: Det er ingen aktivitet videre. Internship, masterpresentasjoner, jobb osv. Dette er et ledd for å bedre forholdet til admin også. SAK 151-14: Kritikk av møtet Leder: Småpjatt og moroheter, ellers ganske konstruktivt og effektivt. Grei tidsbruk.
SA: Hyggelig å ha god tone. Møtet var ferdig 16:38.