Versjon: 28. mars 2011 KONKURRANSEGRUNNLAG Rammeavtale for anskaffelse av eksterne institusjonsplasser Uprioriterte tjenester, etter forskrinftens del II Konkurranse nr: 11-620 25. mars 2011 Som del av konkurransegrunnlaget inngår følgende: Vedlegg 1. Tilbudsmal Vedlegg 2. Utkast til avtale Vedlegg 3. HMS-skjema Vedlegg 4. Kravspesifikasjon Tilbudsfrist: 25 aprilklokken15.00
1 Generell informasjon 1.1 Oppdragsgiver Ringerike kommune er oppdragsgiver for denne anskaffelsen. Ringerike kommune ligger midt i østlandsområdet, 50 km nordvest for Oslo. Kommunen har 28 941 innbyggere. Ringerike er en av de største bykommunene i landet Mer informasjon om kommunen finnes her: http://www.ringerike.kommune.no/om-ringerike/ 1.2 Informasjon om regelverket Konkurransen er regulert av lov om offentlige anskaffelser (LOA) med tilhørende forskrift (FOA). 2 Generelle betingelser 2.1 Anskaffelsens omfang Denne anskaffelsen gjelder institusjonsplasser som Ringerike kommune enten har selv (eksempelvis sykehjemsplasser), men der behovet til tider er større enn egen kapasitet, eller områder som krever spesialkompetanse som kommunen ikke har selv. Behovet varierer i omfang og har tidligere blitt kjøpt enkeltvis fra sak til sak. Kommunen ønsker nå å inngå rammeavtaler med flere aktører for å sikre tilgjengelighet, gode vilkår og etterlevelse av regelverk. Følgende hovedtyper institusjonsplasser skal anskaffes med forventet uforpliktende behov: Gruppe Type institusjonsplass Forventet behov (antall plasser pr år) 1. Sykehjemsplasser 4 2. Institusjonsplass forsterket demens 0-3 3. Institusjonsplass med spesialkompetanse og tilrettelagt personer med epilepsi eller lignende nevrologiske lidelser 4. Institusjonsplass med tilrettelagte og døgnbaserte tjenester for synshemmede / døvblinde 5. Institusjonsplass med spesialkompetanse og tilrettelagt personer med psykiske lidelser 6. Institusjonsplass med spesialkompetanse og tilrettelagt personer med rusproblemer 7. Kjøp av plass i barnebolig for barn med autisme eller sterk grad av ADHD 2 2 0-4 0-4 1 2 av 8
Tilbydere kan gi tilbud på en eller flere av gruppene ovenfor. Tilbyder kan gi tilbud selv om antall plasser som blir tilbudt er under kommunens behov. Det gjøres oppmerksom på at fremtidig behov for eksterne institusjonsplasser er svært vanskelig å forutse og at kommunen ikke er forpliktet til å anskaffe det antall plasser som er skissert ovenfor. Behovet bygger på forventninger og tidligere erfaringer. 2.2 Flere leverandører Oppdragsgiver tar sikte på å inngå kontrakt med 1 til 3 leverandører for hver gruppe. Samme leverandør kan ha kontrakt på flere grupper. Ved kontraktstildeling vil leverandørene bli rangert fra nr 1 til nr 3. Avrop av plasser vil normalt gå til leverandør nr 1. Dersom denne ikke har kapasitet vil leverandør nr 2 bli forespurt og hvis denne ikke har kapasitet vil leverandør nr 3 bli forespurt. Skulle heller ikke denne ha kapasitet, kan kommunen foreta en direkte anskaffelse fra en tredjepart. Dersom det er spesielle hensyn relatert til brukers behov eller særskilte forhold ved bruker, kan normal rekkefølge fravikes. Det skal da opplyses om grunnene til dette til leverandør som normalt skulle vært avropt. 2.3 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN-databasen i henhold til lov om offentlige anskaffelser. Tilbudet skal inneholde alle de opplysninger som denne tilbudsinnbydelsen stiller krav om, og følge samme inndeling/nummerering som konkurransegrunnlagets Vedlegg 1Tilbudsmal. Ufullstendige tilbud kan bli forkastet. 2.4 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres som en anbudskonkurranse med forhandling i henhold tildel II, 5-1i forskrift til lov om offentlige anskaffelser. Konkurransen gjennomføres etter forskriftens Del 2 selv om totalt volum vil overstige EØS terskelverdi, da dette anses som en uprioritert tjeneste under kategori 25-Helse og sosialtjenester, i forskriftens Vedlegg 6. I henhold til 11-8 vil det skje en første reduksjon av tilbydere i forkant av forhandlingene. For hver gruppe vil det inviteres 3 leverandører, hvis tilstrekkelig antall har inngitt tilbud. Aktuelle tilbydere til forhandlingene velges ut etter en evaluering av tildelingskriteriene. Dersom det ikke finnes tilstrekkelig antall leverandører på en gruppe, inviteres den eller de som er kvalifisert. Dersom samme leverandør representerer flere grupper, avholdes bare ett forhandlingsmøte for alle gruppene og denne leverandøren vil telle som en av de tre for hver gruppe. 2.5 Forbehold Det er ikke anledning til å ta vesentlige forbehold mot konkurransegrunnlaget. Tilbud som inneholder slike vesentlige forbehold vil bli avvist. Eventuelle andre forbehold til konkurransegrunnlaget, skal være presise og entydige, og beskrives i eget punkt i tilbudsbesvarelsen. Eventuelle forbehold skal prissettes dersom de har en prismessig konsekvens. 3 av 8
2.6 Tilbudsfrist Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende senest: 25. april 2011 innen kl 1500. For sent innleverte tilbud vil bli avvist. 2.7 Innlevering av tilbud Ett sett av tilbudet og en elektronisk kopi på cd/minnepenn, skriftlig og fullstendig utfylt, sendes/leveres i nøytralt lukket forsendelse merket "Tilbud 11-620, Rammeavtaler institusjonsplasser til: Virksomhet Kontaktperson: Postadresse: Besøksadresse: Ringerike kommune Karl Erik Steinbakk Pb 123 sentrum, 3502 Hønefoss Osloveien 1, 3511 Hønefoss Tilbudet skal være utformet på norsk, men brosjyrer kan leveres på engelsk, dansk eller svensk. Tilbudet skal ikke limes, stiftes, innbindes på en måte som vanskeliggjør kopiering. All kommunikasjon, inklusiv forhandlinger, skal foregå på norsk. Tilbud pr. e-post aksepteres ikke. Dersom tilbudet leveres ved personlig oppmøte skal dette avtales med kontaktperson i god tid før levering. 2.8 Offentlighet I henhold til offentleglova 23 (3) er anskaffelsesprotokollen og tilbudene i konkurransen unnatt for offentlig innsyn frem til valget av leverandør er gjort. Deretter er disse dokumentene offentlig tilgjengelige. Etter FOA 3-6 har oppdragsgiver likevel plikt til å sørge for at opplysninger i tilbudene som for eksempel er å anse som forretningshemmeligheter, ikke gjøres offentlig tilgjengelig, jf. forvaltningsloven 13. Taushetsplikten er pålagt oppdragsgiver og det er derfor oppdragsgiver som til syvende og sist må vurdere hvilke opplysninger som omfattes av bestemmelsen i FOA 3-6. Ved denne vurderingen er oppdragsgiver avhengig av leverandørens synspunkt med hensyn til hva vedkommende selv oppfatter som forretningshemmeligheter i tilbudet. Dersom det er aktuelt å utlevere tilbudet, vil tilbyder bli kontaktet av oppdragsgiver, for avklaring av hva som er forretningshemmeligheter. 2.9 Vedståelsesfrist Tilbyder må stå ved sitt tilbud fram til:1. august 2011 kl 1500. 4 av 8
2.10 Tilbudsåpning Det vil ikke bli foretatt offentlig tilbudsåpning. De innkomne tilbudene vil bli åpnet av to representanter fra oppdragsgiver. Tilbudene vil bli protokollført. Tilbud som ikke er i samsvar med konkurransegrunnlaget kan bli forkastet. 2.11 Omkostninger Omkostninger som tilbyderen pådrar seg ved utarbeidelsen av tilbudet vil ikke bli refundert av oppdragsgiver. 2.12 Kontraktstildeling og kontrakt Oppdragsgivers beslutning om innstilling til valg av leverandør/er vil bli skriftlig meddelt alle deltakerne i konkurransen i rimelig tid før kontrakt inngås. Meddelelsen vil inneholde en begrunnelse for valget og angi frist for leverandører til å klage over beslutningen. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å forkaste alle tilbud samt å avlyse konkurransen, dersom det foreligger saklig grunn. Det vil bli inngått kontrakt med den leverandør som får sitt/sine tilbud antatt. 2.13 Orientering til tilbyder Alle spørsmål i forbindelse med tilbudet skal rettes til: Kontaktperson: Karl Erik Steinbakk Avd./adresse: Rådhuset, Osloveien 1, 3511 Hønefoss Telefon: 32 11 74 31 / 48 03 94 83 Telefaks: [evt fax] E-post: Karl.erik.steinbakk@ringerike.kommune.no Spørsmål i forbindelse med tilbudet skal være fremsatt skriftlig (gjerne e-post) i god tid før tilbudsfristens utløp. De spørsmål som medfører svar som kan ha betydning for leverandørenes tilbud, vil bli anonymisert og likelydende svar vil bli sendt til alle som har bedt om konkurransegrunnlaget. Alle leverandører skal melde sin interesse på Doffin.no, selv om man har mottatt konkurransegrunnlaget direkte fra oppdragsgiver. Dette er viktig for å få oppdateringer og endringer i tilbudsperioden. Kontaktperson er behjelpelig for spørsmål og avklaringer i forbindelse med slik registrering av interesse. 3 Kvalifikasjonskrav til leverandør Leverandørens kvalifikasjoner vil bli vurdert ut fra følgende dokumentasjon (vedlegges tilbudet): 3.1 Attest for betalt skatt og trygdeavgift (Lovpålagt) Attest utstedt av den kompetente myndighet i medlemslandet (*), som bekrefter at leverandøren har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter og trygdeavgifter (henvendelse 5 av 8
til kemner/kommunekasserer for skjema RF-1244) i samsvar med lovbestemmelsene i landet (*). Attesten må ikke være eldre enn 6 måneder. (*) hvor leverandøren/entreprenøren hører hjemme. 3.2 Attest for betalt merverdiavgift (Lovpålagt) Attest utstedt av den kompetente myndighet i medlemslandet (**), som bekrefter at leverandøren har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av merverdiavgift (henvendelse til skattefogd for skjema RF-1244) i samsvar med lovbestemmelsene i landet (**). Attesten må ikke være eldre enn 6 måneder. (**) hvor leverandøren/entreprenøren hører hjemme. 3.3 HMS-erklæring (Lovpålagt) HMS-erklæring i henhold til forskrift om offentlige anskaffelser 5-16 og 12-10 (skjema vedlagt). Manglende dokumentasjon av økonomiske og tekniske minstekrav kan føre til at tilbudet blir avvist. Merk at skjema RF-1244 i pkt. 3.1. og 3.2 må fremskaffes fra to instanser. 4 Krav til tjenesten 4.1 Generelle krav Tilbyder har ansvar for at tjenestene som tilbys til enhver tid er i overenstemmelse med krav i norsk lovgivning og reguleringer/retningslinjer gitt på området. Oppdragsgiver har rett til å avlegge tilbyder besøk både som del av evalueringsprosessen og i en eventuell kontraktsperiode. Se eget vedlegg 4 for krav til tjenesten. Dersom tilbyder ikke kan/vil imøtekomme noen av disse kravene, må dette spesifiseres klart som et forbehold i tilbudsmalen. 4.2 Avstand til institusjonsplass Av praktiske hensyn vil sykehjemsplasser (gruppe 1 og 2) som ligger lengre unna enn 0,5 timer med bil eller offentlig transport (avhengig av hva som går raskest)eller lenger unna enn 40 km, ikke bli vurdert og vil bli avviste. Ved utregningen er utgangspunktet Rådhuset i Hønefoss, Osloveien 1. Kjøretid vil hentes ut fra google maps og gulesider.no. Nøyaktig adresse til institusjonsplass må derfor oppgis. For andre institusjonsplasser enn sykehjemsplasser (Gruppe 3 til 8), vil transporttid bli vurdert som en del av tjenestens kvalitet. Dette skyldes de ulemper som transport medfører både ved flytting og ved besøk fra kommunen eller pårørende. 5 Tildelingskriterier Det økonomisk mest fordelaktige tilbudet vil bli valgt basert på kriteriene angitt nedenfor: 6 av 8
5.1 Priser og kostnader - Vekt 50% Priser skal oppgis i tilbudsmalen som pris pr døgn, ex mva for hver tilbudt gruppe. Dersom leverandøren gir rabatter ved lengre tids opphold, skal dette opplyses om som en merknad, men det er ikke sikkert dette vil få betydning for evalueringen. Leverandøren kan kreve regulering av fastprisen en gang i året, første gang etter at avtalen har løpt i minimum ett år. Reguleringen skal kun gjenspeile dokumenterbare endringer i det generelle prisnivået, basert på kjente indekser. Relevant lønnsindeks skal utgjøre 80 % av endringene og konsumprisindeksen skal utgjøre de resterende 20 %. For øvrig er ikke vederlaget gjenstand for regulering. Utlegg dekkes bare i den grad de er avtalt. Leverandøren kan ikke fakturere Oppdragsgiver for annet enn det som er avtalt, eksempelvis fakturagebyrer, gebyr for administrasjon, internkopiering, telefon, telefaks, porto eller lignende. Tilsvarende gjelder Leverandørens utgifter til deltakelse på møter og befaringer som er nødvendige for å gjennomføre oppdraget, med mindre annet er avtalt. 5.2 Kvalitet relatert til tilbudt institusjonsplass- Vekt 50 % 5.2.1 Organisasjon, bemanning og ekspertise Tilbyder bes vedlegge informasjon som er relevant for den tilbudte gruppen institusjonsplass. Eksempler på informasjon som vil være relevant og som vi anbefaler å beskrive er: Organisasjonsbeskrivelse med bemanningsplan fordelt på dag, kveld, natt og helg. Pleiefaktoren pr. bruker Sykepleieandelen pr. bruker (hvis relevant) Antall minutter legetilsyn pr. bruker i uka (hvis relevant) Andel fysioterapeut pr. bruker (hvis relevant) Andel av annen pleiefagligutdannet personell pr. bruker. Andel/tid med oppfølging/behandling av personell med spesialkompetanse (hvis relevant) 5.2.2 Tjenestebeskrivelse Tilbyder bes vedlegge informasjon/dokumentasjon relatert til: Kvalitetshåndbok eller relevant utdrag fra denne, jf forskrift om internkontroll i helse- og sosialtjenesten Alternativt kvalitetshåndbøker og rutiner som går utover forskriftens minimumskrav Andel enerom Andel rom med toalett/bad Antall timer pr. uke med sosiale aktiviteter Hvordan pasientopplysninger oppbevares og sikres Hvordan den løpende dokumentasjonen føres 7 av 8
5.2.3 Praktisk beliggenhet i forhold til pasientgrunnlaget Vurderes ut fra oppgitt adresse og beregnet kjøretid. 5.2.4 Antall tilbudte plasser i forhold til behov Tilbudte plasser eller beskrivelser om forventede tilgjengelige plasser. 8 av 8