STYREMØTE: BI STUDENTSAMFUNN Dato: 28.01.2014 Tid: 15.30 Sted: BI Trondheim, U1 TILSTEDE: FA, NA, ØA, MA, leder NLD, KVK, Leder, HR, KA, VK Annelie. SAK 11 14 Til Behandling: Valg av ordstyrer og referent Forslag til vedtak: Leder som ordstyrer og AK som referent Forslag til endring: KA som referent. Enstemmig godkjent av styret. SAK 12 14 Til Behandling: Godkjenning av referat, innkalling og saksliste Enstemmig godkjent av styret. SAK 13 14 Til Informasjon: Kort orientering fra alle i Styret Estimert tidsbruk: 15 min HR: Vært i prat med admin ang. booking av rom til GF. Admin ønsker å flette GF inn med åpendag for videregående på BI Trondheim. KA: Daglig drift av nettsiden og facebook. Jobbet med utkast til engasjerte mail. VK: Jobbet med promoteringsfilm for GF. FA: Jobbet med NLD uka. Samarbeid ang. temakvelden som var den 23. Januar. Jobbet med klasserepresentantene ang. kursevaluering. Skal på fagseminar. NA: Jobber med programmet for NLD. Fått inn så og si det de skal av bedrifter. Ligger godt over budsjettet. ØA: Likviditeten er fortsatt god. Mellom 960 000 980 000NOK på konto. Brukt mye tid på regnskapsføring i det siste. Litt frustrer over en sak hvor det er fem uklare bilag som han ikke kan plassere. Kontaktet de som er berørt men får ingen svar. Ellers mye dagligdrift og fakturering som omhandler NLD.
MA: Hatt møte med utvalget forige tirsdag. Virker motivert og positive for å møte ansvar og nye oppgaver. Jobber med kontrakten med Eplehuset de har ikke vært i kontakt på en god stund. Ønsker å få til et opplegg med Trondheim Kino, da telefonselskapene slutte med dealen de har med kinoer rundt omkring, kan vi på BI ha sjanse for å få til en god deal. Kanskje en fast dag i uken hvor det blir billigere el. Jobber med markedsuken satt opp en del forslag og ønsker å arrangerer en fest på kvelden. Har signert ny kontrakt med DNB til 1. Januar 2014. Skal i møte med DNB neste uke, sammen med NLD og NA for å planlegge arrangement i 2014. Leder NLD: Gjennomført NLD uken. Føler det gikk greit, noe dårlig oppmøte og bilett salget gikk ikke så bra som vi ønsket. Hatt møte hvor det ble tatt opp kommunikajson internt og jobbet med å få alle 100% motivert for siste innspurt. KVK: Litt planlegging og forhåndsarbeid for GF. Ønsker at alle i styret som har utvalg snakker om disse ang. tellekorps og andre frivillige på GF. Leder: Jobbet mye med mail og disk. Ellers vært i flere møter. SAK 14 14: Til diskusjon: Behov for nytt styreverv v/vt representant Etter å ha satt i VT siden september har jeg sett behovet for at BIS utnytter sin rolle i Velferdstinget i større grad enn i dag. Arbeidsbyrden som VT representant er såpass stor at det ikke lar seg kombinere med annet verv. Jeg vil høre deres synspunkter på å utnevne stilling som Studentpolitisk ansvarlig / Velferdsansvarlig ved vårens GF. Presenteres av: Leder NU Estimert tidsbruk: 15min NA: For å utnytte situasjonen vi er i, nettop medlem av SIT og VT, ønsker jeg at den som sitter i VT kan bruke all sin tid for å få til saker på best mulig måte. Er mye arbeid, så jeg ønsker at en person uten et annet krevende verv kan få en slik stilling. Innlegg fra FA: Negativ av at styret skal bestå av flere personer. Ønsker heller å slå sammen et verv som har mindre arbeidsoppgaver enn andre. Kommentar fra NA: Jeg mener at et verv som knytter oss så nærme SiT er viktig. Føler at dette vervet bør kun konsentrere seg på å være binneleddet mellom BI og
SiT. Innlegg fra MA: Liger tanken. Vervet er aktuelt og faglig orientert. Det trenger vi her i styret. Føler vervet har mye potesialet med tanke på at vi har lite fokus på politikk. Innlegg fra KVK: Først en kommentar til FA, vi er fortsatt færre styremedlemmer enn det var i fjor. Kommentar fra FA: Vil bare legge til at sentralledelsen hadde studentpolitisk verv i fjor, som nå har blitt lagt ned. Forstår likevel at dette ikke hadde noe med VT å gjøre. Ønsker at vi tar kontakt med andre organisasjoner som har lignende stilling. Hva med at denne personen sitter i ledelsen og ikke i styret? Innlegg fra Leder: Jeg tror at det av de store utviklingspotensialet til neste år er fokuset på politikk og media. Har selv gjort meg noen tanker rundt dette. Studentpolitisk ansvarlig som styreverv med stemmerett stiller jeg meg selv ikke veldig positiv til. Men vi burde enten ha et eget verv i ledelsen, tett ogg til styret, eller evt. legge det på et verv vi allerede har. Vi har, etter GF, tre som HR. Kanksje vi kan utnevne en av stillingene innenfor HR til GF med litt mer fokus på studentpolitikk eller, som nevnt, ett nytt verv i ledelsen. Kommentar fra NA: Syns det blir feil å legge det på HR, denne personen må være 100% tilstede i sin stilling. Om det faller under styret eller ledelsen har jeg ingen formening om. Kommentar fra KVK: Jeg føler heller det bør være et styreverv. Et slik verv må verdsettes høyt. Kommentar fra FA: Skal det være under noe, føler jeg set bør være underlagt meg. Men sånn sakene er nå, går vår tid mer på planlegging av fester osv. Føler det kan bli feil å få et slik verv under meg når saken er som de er pr. dags dato. Kommentar fra NA: spørsmålet er vel hvor viktig et sånt verv er? Jeg mener det absolutt bør verdsettes høyt, og ikke ligge under andre. Også at personen har stemmerett. Innlegg fra MA: Vervet i seg selv er veldig gunstig med tanke på den integreringsprosessen vi er i med tanke på de andre organisasjonene og skolene i Trondheim. Tenker derfor at personen bør på et styreverv.
Spørsmål fra Leder: Skal denne personen ha kontroll over mediadekning? Skal denne personen arrangere diskusjoner osv.? Kan det ikke starte litt brutalt ved å sette denne personen i et styreverv? Det vil tat tid for en person å opprette en politisk mening for en hel organisasjon/skole. Ser fortsatt kritisk på tanken på å sette dette som styreverv. Innlegg fra FA: Føler at dette vervet har bedre funksjon enn i styret. Det er smart å promotere dette som ledelse verv, ihvertfall for en prøverunde til senere, evt. oppgradere til styreverv senere. Innlegg fra MA: Tenker at denne personen trenger stemmerett, men trenger kanskje ikke dette før senere. Innlegg fra ØA: Ansvaret ang. vervet kan man starte rolig med. Ellers mener jeg det er naturlig at denne personen kan arrangere debatter ol. på skolen. Det er tross alt representanten for BI Trondheim, ergo han/hun trenger å kartelegge meningene til studentene. Innlegg fra VK: Hva med å lage en undergruppe på flere personer? Kommentar fra KVK: Problemet er at det kun er 1 rep. i VT. Evt. må de andre stille som observatører. Kommentar fra ØA: Er det ikke flere komiteer i VT? som disse kan være styremedlemmer i? Saksopplysning fra NA: Er ikke garantert noen verv der, må delta i GF og bli valgt inn om det skal være mulig. Leder avslutter diskusjonen: Det er kort tid til GF. Dette er en viktig avgjørelse å ta. Denne personen bør kjenne BI/BIS godt. Han/Hun må både være politisk engasjert, må være i samarbeid med så og si hele styret og ledelsen. Ønsker å utarbeide et lite forslag på saken. MÅ komme som en behandlingssak til neste styremøte dersom ønket er et nytt styreverv. SAK 15 14: Til diskusjon: Evaluering av NLD uken. Leder av NLD ønsker innspill rundt NLD uken, og hvordan det gikk.
Presenteres av: Leder NLD Estimert tidsbruk: 10 min Leder NLD: Tok dette opp på møte med min komite, men vi sitter så tett på dette prosjektet så ønsker å høre deres kommentarer, tanker og meninger ang. arrangementet. Innlegg fra FA: Syns den burde blitt promotert tidligere. Kanksje før jul? Innlegg fra KVK: Litt enig med FA, kom kanskje litt brått på. Føler at poenget, at vi nærmer oss NLD, kom godt frem. Innlegg fra ØA: Kunne pirret nyskjerrigheten litt mer. Flere spørsmål og diskusjoner på forhånd ang. arrangement og foredragsholdere ut mot studentene. Kanskje det er mulig å sette opp en tavle hvor studentene kan komme med forslag osv.? Innlegg fra MA: Syns dere kunne stuntet. Det pirrer nyskjerrigheten og er en god markedsføringsform. Her finnes det mange muligheter. Man må skille seg litt ut. Innlegg fra FA: Funket bra for å promotere NLD, men NLD uka skulle blitt mer promotert. Ang. billettsalget tror jeg studentene føler de har fortsatt god tid. Tror dere må komme med flere markedsføringstiltak ang. billettsalget. Innlegg fra leder NLD: Hva syns dere om type program? type arrangement? klokkeslett? Innlegg fra leder: Arrangementene var gode. Masterdagen var kjempe bra! Absolutt noe vi trenger å vite. Mange gode navn som var på skolen denne dagen kanksje få enda større navn til neste år? CBS osv. Temakvelden var veldig bra. Programmet og arrangementene var relevant til konseptet dette var bra. Innlegg fra FA: Med tanke på hvor mye penger vi bruke på NLD uka, og at vi ikke får noen inntekter, er det synd at ¼ av studentene møter opp. At ikke alle setter av disse fire dagene/ettermiddagene/kveldene. Innlegg fra HR: Ønsker å gi litt ros. Syns videoen var kjempebra! Også at arrangementene var gode. Innlegg fra MA: Ønsker også å skryte av NLD uken. Det er ikke deres feil at student vi
arbeider med er vanskelig å nå fram til. Alt dere gjorde var bra, og det er synd at vi ikke kan engasjere flere. Kommentar fra FA: La merke til at arrangementene på dagtid førte til mye større oppmøte enn de på kveldstid. Forslag at faglige foredrag osv. holdes på dagtid og at kveldstidsarrangementene utelukkende blir i temakveld stil. Innlegg fra KVK: Hadde vært spennende å filmet en snutt fra foredragene, for å vise de som ikke møtte opp hvor bra det egentlig var. SAK 16 14: Til diskusjon: kjøp av et sambandsystem (sammen med sosialt). Presenteres av: Leder NLD Estimert tidsbruk: 10 min Leder NLD: Både jeg og SA ønsker å leie sambandsystem. Man slipper løping osv. mellom deltakerne av komiteen. Sambandsystemet vi har tenkt på er en øremic. Dette både ser profesjonelt ut, og vil hjelpe oss mye på de store eventene som NLD, Ball osv. Innlegg fra ØA: Har dere ca. pris? Kommentar fra NLD: Har ikke fått noen prisantydning. Innlegg fra MA: Husk å se på både prisen av leie og prisen på kjøp. Er det en god invistering å kjøpe kontra leie når vi kommer til å bruke det 2 ganger i året? Innlegg fra KVK: Ser for meg at vi ikke trenger det beste på markedet, tvert om. Om kostnaden er stor ser jeg ingen poeng i kjøp. Men er kostnaden ok, kan dette systemet bli tatt i bruk på langt flere arrangementer enn 2 i året. Innlegg fra Leder: Kan være nyttig å bruke under flere anledninger. Men vi må huske at vi er betydelig færre mennesker enn f.eks Samfundet og BI Nydalen. Hva med å se på andre løsninger? Bluetooth? BIS telefoner? Innlegg fra NLD: Er det ønske å se på priser kjøpe kontra leie? Også tar vi det opp som behandlingssak til neste styremøte?
SAK 17 14: Til informasjon: HR ønsker å gi kort info om samlinga som var fredagen. Fredag 24.01 var HR på samling som representant for BIS Trondheim, der en skal danne et nettverk og ta tak i problemstillingen rundt studenter og rus. Presenteres av: HR Estimert tidsbruk: 5 min Innleg fra HR: Dro som representat for BI. Det vi til slutt ble eninge om er å ha to møter pr. semester og ellers jobbe individuelt. Har blitt mye press ang. alkohol men også andre rusmidler. Fokuset er å lage arrangementer og rette fokuset på rusfrie saker. Målet er til slutt å samle studentforeningene i Trondheim i samarbeid med politiet, sjenkeloven osv. for å rette fokuset på muligheten og kontaktpersonene studenter kan kontakte om de har rusproblemer. Innlegg fra FA: Føler at BIS ikke har synliggjort dette godt nok. Hva med å få ut noe på hjemmesiden? Egen fane med holdninger til akohol osv. Evt. legge ut kontakinformasjon til hjelp. Også legge mer vekt på våre faglige arrangement. Innlegg fra Leder: Hjemmesiden var et godt forslag. Skal jobbe mye med dette og ønsker flere alkoholfrie arrangement. SiT har i samarbeid med flere studentorganisasjonsledere, jobbet med en hvit måned. Der personen som har hvit måned skriver ned sine opplevelser under måneden. Nesten som en blogg. Veldig innteressant og morsomt opplegg! Innlegg fra HR: Det ble også nevnt at i fadderuken bør det bli mer fokus på å finne gode kanditater å danne kollokviegruppe med, enn gode kammerater å drikke sammen med. Ønsker å få til flere alkoholfrie dager og arrangement i fadderuken. Innlegg fra NA: Liten idé til neste fadderuke: Danne avholdsgrupper. Det er flere studenter som ikke drikker, de skal ikke behøve å skule dette. SAK 18 14 Styrets oppfølgingssaker v/kvk og HR KVK: Det meste er ok. Mangler noen arrangementrapporter (Les: MA, SA og NLD uken). Minner på at disse er 14. uker etter arrangement. SAK 19 14 Kritikk av møtet
Innlegg fra KVK: Bra at mange deltok i diskusjonen. Innlegg fra MA: Godt at ingen pratet i munnen på hverandre. Innlegg fra FA: Syns det tok litt lang tid. Innlegg fra Leder: God styremøtefølelse. Ønsker at flere leser oversikten over hvordan man skal bruke tegn. Møtet vil vare rundt 70 min og vil være ferdig ca kl.16.40