Kontrollutvalet i Vik kommune Møtebok Møtedato: 14.02.2017 Møtetid: Kl. 14:00 17:00 Møtestad: Møterom NAV, kommunehuset Saksnr.: 1/17 6/17 Følgjande medlem møtte Leidulv Finden Oddvar Tryti Agnar Fosse Marit Aafedt Fjærestad Odette Gurukwayo Parti H Ap V Sp KrF Forfall meldt frå følgjande medl. Parti Følgjande varamedlem møtte Parti Andre møtedeltakarar Parti Rådmann Oddbjørn Ese Under sak 2 Oppvekstsjef Bjarnhild Samland Under sak 2 Rektor Flatbygdi skule Ole Jørgen Under sak 2 Øygarden Ugilde Sak Følgjande varamedlem møtte Møteleiar: Frå sekretariatet møtte: Frå revisjonen møtte: Dokument utlevert i møtet: Synfaring: Merknader: Leidulv Finden Bente Hauge og Harald Mo Oversikt over fylkesmannen sine planlagde tilsyn og forvaltningskontrollar i 2017 vart delt ut i møtet. Underskrifter:
Sakliste Sak nr. Sakstittel Gradering Ope/Unnateke Offentlegheit 1/17 Godkjenning av møteprotokoll O 2/17 Drøftingssaker, skriv og meldingar O 3/17 Orientering om kontrollutvalet sitt budsjett for 2017 O 4/17 Årsmelding for kontrollutvalet 2016 O 5/17 Forvaltingsrevisjon 2017 O Sak 1/2017 Godkjenning av møteprotokoll Bente Hauge 14.02.2017 1/2017 Møteprotokoll frå møtet 12.12.2016 vert godkjent. SAK 1/17 VEDTAK: Møteprotokoll frå møtet 12.12.2016 vert godkjent.
Sak 2/2017 Drøftingssaker, skriv og meldingar Bente Hauge 14.02.2017 2/2017 Kontrollutvalet tek orienteringar, skriv og meldingar til vitande. Refererte skriv og meldingar: Vedlegg Dok. Dato Avsendar Tittel Nr. 1 19.01.17 Skatteoppkrevjaren i Vik Årsrapport 2016 2 20.12.16 Vik kommune Rapport om finansforvaltning 2 tertial 2016, sakspapir og vedtak (inkl gjeldsrapport som vedlegg) sak 108/16 i 3 20.12.16 Vik kommune Budsjett 2017 og økonomiplan 2017-2020, sakspapir og vedtak sak 115/16 i 4 20.12.16 Vik kommune Revidert investeringsbudsjett 2016, sakspapir og vedtak sak 109/16 5 20.12.16 Vik kommune Delegerings- og innstillingsreglement for Vik kommune, sakspapir og vedtak 112/16 i 6 02.02.17 Vik kommuen Reguleringsplan Tenål, sakspapir og vedtak 003/17 i formannskapet 7 02.02.17 Vik kommune Fusjon Sogneprodukt, Balestrand Industrier og Vik ASVO, sakspapir formannskapet sak 005/17 8 20.12.16 Vik kommune Fritak frå politiske verv (vara for Venstre i kontrollutvalet), vedtak i sak 110/16 i 9 16.12.16 SF Revisjon Møtereferat omorganisering av kommunerevisjonen i Sogn og Fjordane 10 10.01.17 Fylkesmannen Oppsummering etter møte mellom sekretariata og Fylkesmannen 11 Sekretariatet Revidert møteplan 2017 kontrollutvalet 12 02.01.17 Vik kommune Møteplan 1 halvår 2017, vedtak 113/16 i
Orienteringar: Orientering om kommunen sine tiltak og rutinar ved mobbesaker i Vik kommune. Resultatet av elevundersøkingane vart lagt fram. Møtet var lukka under denne orienteringa. Andre orienteringar frå rådmannen Legevaktordning Ny ordning under arbeid og ventar ny løysing iverksett frå hausten. Tenold Reguleringsplan skal torsdag opp til til handsaming Terra Buet og forsikring knytt til styret står att. Ikkje klart når desse blir avslutta Skulebruksplan/skulestruktur - status Tilsyn/beredskap Kommunen sitt arbeid med lukking av tilsynet er ikkje avslutta, men blir arbeidd med gjennom rullering av den overordna ROS analysen. Budsjettet for 2017 Vedtaket til er ikkje innarbeidd i budsjettet. Budsjettet for 2017 er ikkje godkjent av fylkesmannen. Frist i april for å senda over nytt budsjett til fylkesmannen. Det vart orientert om kontrollutvalskonferansen og status for ny avtale om sekretariat for kontrollutvalet. SAK-2/17 VEDTAK: Orienteringane vert tekne til vitande. Kontrollutvalet tek årsrapport frå arbeidsgjevarkontrollen til vitande og merkar seg at tal kontrollar i 2016 heller ikkje dette året er utført etter planen. Kontrollutvalet ber om at det vert sett i verk tiltak som gjer at arbeidsgjevarkontrollen framover vil fungere tilfredsstillande. Kontrollutvalet ynskjer følgjande orienteringar frå rådmannen i neste møte: Status Vik kommune sitt budsjett og økonomiplan ny handsaming og godkjenning frå fylkesmannen Status for prosjekt «sunn kommuneøkonomi» Spørsmålet om felles fagdag saman med dei andre kontrollutvala i fylket vart drøfta, og dette er av interesse for kontrollutvalet i Vik dersom det vert teke opp aktuelle tema. Skriv og meldingar vert elles tekne til vitande.
Sak 3/2017 Orientering om kontrollutvalet sitt budsjett for 2017 Bente Hauge 14.02.2017 3/2017 Kontrollutvalet tek budsjettet for 2017 til vitande. SAK-3/17 VEDTAK: Kontrollutvalet tek budsjettet for 2017 til vitande. Sak 4/2017 Årsmelding for kontrollutvalet 2016 Bente Hauge 14.02.2017 4/2017 - Kontrollutvalet vedtek vedlagde årsmelding for 2016, med eventuelle korrigeringar som kjem til i møtet. - Årsmeldinga vert sendt til til orientering SAK-4/17 VEDTAK: - Kontrollutvalet vedtek vedlagde årsmelding for 2016 - Årsmeldinga vert sendt til til orientering
Sak 5/2017 Forvaltningsrevisjon 2017 Bente Hauge 14.02.2017 5/2017 Saka vert lagt fram utan tilråding men for drøfting i kontrollutvalet. KON-5/17 VEDTAK: Kontrollutvalet vil gjennomføre forvaltningsrevisjon av pleie omsorg som har prosjekt nummer ein i plan for forvaltningsrevisjon. Tema for prosjektet er tilpasning til samhandlingsreformen. I overordna analyse er dette omtalt slik: Rekruttering og tilgang på kompetanse vert trekt fram som ei utfordring. Rekruttering av kompetanse som følgje av nye oppgåver til kommunane, som krev meir spesialisert kompetanse, og rekruttering av kompetanse som følgje av generasjonsskifte og ei vriding av tenestene til meir tenester i eigen heim. Det er og ei utfordring med mangel på personell, og ein må gjere bruk av vikarbyrå for å sikre kvalifisert bemanning. Organisering og bemanning (kompetanse og turnus) oppimot forsvarleg kvalitet i tenesta kan vere eit område for revisjon. Har kommunen ei grunnbemanning som sikrar god kvalitet på tenestene og sikrar pasientrettigheitane samt lover og forskrifter på området? Har tenesta ei organisering og ein samansetning av ressursar og kompetanse som er tilpassa dagens oppgaver og pasientsamansetning og nye krav til kommunane? Kor gode er ein på overordna planlegging og korleis planlegg ein for framtida? Kontrollutvalet ynskjer at rådmann og leiar for pleie og omsorg Marit Andersen skal vere med i neste møte for å spisse spørsmålstillinga. Sekretariatet lagar til utlysing for råmeavtale på forvaltningsrevisjon.